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NDICE:
i. Introduccin .. ii. qu es reingeniera? .. iii. Liderazgo . iv. el equipo .. v. staff-consultora . vi. la destruccin precede la creacin . vii. inmerso en el cambio.. viii. resistencia .. ix. el marketing de la reingeniera x. valorando la reingeniera . xi. la reaccin .. xii. consideraciones finales . xiii. bibliografa . Pgina 2 Pgina 2 Pgina 5 Pgina 8 Pgina 11 Pgina 12 Pgina 14 Pgina 14 Pgina 15 Pgina 17 Pgina 18 Pgina 21 Pgina 21
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INTRODUCCIN
Reingeniera es un concepto nuevo, contemporneo y revolucionario. A principio de los 90, es cuando mayor toma fuerza y popularidad con los aportes de Michael Hammer. Hoy por hoy forma parte de nuestra cultura, sin la necesidad definirlo. Tambin conocida como Reingeniera de Procesos o BPR (Business Process Reeingeniering), es una herramienta de gestin revolucionaria. A diferencia de las herramientas tradicionales, no busca mejoras para lograr una mayor eficiencia en un proceso, sino reinventarlo, poniendo en evidencia y descartando los paradigmas que restringe el mejor aprovechamiento del recurso. No se trata de mejores de un 5 por ciento, sino dar saltos cuantitativos, espectaculares, verdaderas conquistas. En la reingeniera importan ante todo los resultados, no los medios, se piensa en el qu y no el cmo. Se plantean los objetivos en base a los clientes, de disea los procesos para satisfacerlos. Como partida el xito radica en eso, en poseer un buen diseo de procesos. Esto nsita a revisar, repensar, replantear y reinventar toda la organizacin. Hay dificultad de implementar por la estructura y cultura vigente de la empresa. Hay que romper con todo eso y lograra la alineacin de lo miembros al proyectos. Un equipo formado por los mejores hombres, y con un lder capaz de soportar los tropezones y retrocesos, llevaran adelante esta lucha.
ii. QU ES LA REINGENIERA?
Reingeniera es un trmino nuevo, pero que utilizado en exceso y mal interpretado. Ante de todo se debe que no se puede llamar as a una simple mejora. Se debe aplicar a los procesos y sistema, no se limita a un departamento o una tarea, no se debe estrechar la visin. Definicin: es una revisin fundamental y un rediseo radical de los procesos empresariales con el fin de provocar mejoras espectaculares en los rendimientos y resultados. Se trata de dar grandes saltos, cuantitativos, en el rendimiento. Radical, es llegar a la raz, no es simplemente una mejora, sino que se vuelve a empezar. Los procesos son tareas interrelacionados, no son puntos hurfanos. Reingeniera no son cambios, retoques, sino reinventar todo. Con ella, las empresas se pueden salvar del desastre, pasan de nmeros en rojo a obtener grandes de beneficios. Esta restructuracin total logra reducir costo, eliminar gastos estriles, y las medianas empresas logran un crecimiento sostenido. Segn las consultoras ms importantes, por lo menos el 70 % de las empresas norteamericanas lo practicaron, realizando inversiones millonarias en capacitacin, formacin, educacin y entrenamiento en esta nueva herramienta.
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iii LIDERAZGO .
Para que a reingeniera tome forma y se plasme se necesita un elenco. Para llevar adelante un proyecto de esta envergadura es necesaria una visin totalizadora, global, la cual el personal de nivel medio y bajo carecen. Por otro lado para el xito de la reingeniera es fundamental el esfuerzo desde la cspide. El Lder, una persona de la alta direccin, es quien tiene la obligacin y autoridad de iniciar el proyecto. Desde arriba ve el proceso completo y no se limita a su ubicacin. El lder es el encargado de buscar el compromiso requerido para el xito, que necesita grandes y rpidos esfuerzos. Funcionar como facilitador para el trabajo en equipo y gua, que coordinar los diferentes esfuerzos. En las empresas podemos encontrar candidatos para lderes. Estn arriba de todo, el Director General Ejecutivo (DGE), que se encarga de los asuntos externos, el entorno; y el Director Operativo Ejecutivo (DOE), que es el encargado de las operaciones, lo interno. Independientemente de cual sea, es indispensable el apoyo de ellos para lograr la reingeniera. El apoyo del mximo directivo se requiere para que no lo boicoteen y trabajar con los niveles ms bajos sin que se den los dilemas sobre a quin responder. Otros candidatos posibles para liderar el proyecto, pueden ser un Director General de una unidad estrategia de negocio, o el Vicedirector Ejecutivo con autoridad sobre un rea importante de la empresa. Controlar todos los procesos y las personas involucradas. Un jefe de una divisin solo podra manejar la reingeniera en su rea. Al no tener la responsabilidad, autoridad ni control no le permiten llevar un proyecto global ya que no disponen el apalancamiento para imponer. El lder, autoridad del proceso global, tiene que tener poder para exigir el apoyo de otras reas, que se adapten a las nuevas necesidades. Solo se lograr los cambios e innovaciones con el compromiso y participacin del resto de la organizacin. El nivel medio es quien controla los recursos y lleva las polticas a la realidad. Estos han alcanzado su mejor lugar, y ante un cambio la alta jerarqua peligra su logro, y se opondrn al cambio contrarrestando la reingeniera. Eh aqu la importancia del liderazgo, obligando a actuar a todas las partes implicadas en la reingeniera. Un lder se autoalimenta, nadie le dice que debe hacer. Nace de l aplicar la reingeniera, y no se llega por anlisis, sino ms bien por intuicin. Una empresa signada por la incertidumbre, la
iv. EL EQUIPO
El liderazgo slo no puede, no garantiza lograr la implantacin. La reingeniera requiere mucho trabajo, es imposible para una sola persona, es necesario un equipo. Los mejores y ms brillantes miembros de la empresa Cmo se integra? El talento, la experiencia y el conocimiento que reflejen la naturaleza del entorno. Para definir el equipo se debe tener en cuenta: Contenido del trabajo a realizar: 1. Comprensin: de los viejos procesos y las exigencias de los clientes, identificar las debilidades y resultados esperados. 2. Inventar: procesos nuevos que anulen y eliminen todo el proceso anterior. 3. Estructurar: procesos nuevos, detalles operativos, implantacin en todas las reas, la formacin del personal, etc. 4. Vender: la forma de trabajo y vida. El contexto en que se implanta: 1. Incertidumbre: solo se sabe que lo viejo es inadecuado, y requiere algo mejor y nuevo. Se reduce gradualmente. 2. Experimentacin: interactivo, lo diseado se comprueba en la realidad, inevitablemente sucedern errores. 3. Presin: necesidad inmediata de resultados, extrema urgencia y ritmo rpido. En las organizaciones tradicionales esta todo definido y claramente planificado. La reingeniera, como se dijo, es un viaje a lo desconocido, hay que explorar, descubrir e improvisar. Hay avalanchas de opciones y alternativas. Las ideas deben ser formuladas antes de los hechos, comprobadas antes de que el entorno sea estable y evaluado antes que los resultados sean
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En algunas ocasiones se presentan actitudes incorrectas, disfuncionales para la qumica del equipo: No escuchar: es frustrante y destruye al equipo. Matar ideas: hay que analizar, revisar pero no eliminar por ms estpidas que sean. Ataques personales: evitar discusiones y peleas, las crticas se dirigen a la idea y no a la persona. Silencio: no participar, priva al grupo de sus aportes, y el resto puede generar un cierto resentimiento. Hablar demasiado: saber cundo deben dejar de hablar. No mencionar los asuntos personales.
Ante estas situaciones hay que estar alerta, y en casos extremos ser necesaria la intervencin para salvar el equipo. Es relevante que sepan administrar el tiempo, que sea distribuido en los diversos temas que se abordan. Para poder obtener una retroalimentacin y controlar, se usan los objetivos. La reingeniera debe promover la carrera profesional de los reingenieros, esto es una excelente y necesaria motivacin. No se recomienda que regresen a su antiguo puesto, ya que puede limitar su accionar. La diversin y distracciones refuerzan el sprint y eliminan las tensiones. Se deben cuidar y comprender a los integrantes ya que la reingeniera los puede atrapar y afectar sus vidas privadas. La reingeniera, a diferencia de lo tradicional, no se basa en las finanzas (costo-beneficio), sino en la investigacin, desarrollo e innovacin (I+D+i). Es una experiencia difcil, intensa, exigente y agotadora al mismo tiempo que es excitante, gratificante., importante y divertida. Presin y al mismo tiempo libertad para trabajar en equipo.
v.
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STAFF-CONSULTORA
El mercado presenta diversos servicios brindados a la medida de los clientes. Los Alumnos que practicaron la reingeniera venden su experiencia, aportando conocimiento y capacidades mentales, ayudando a romper las fronteras y miedos a travs de flujos de nuevos conceptos. Se evocan principalmente a lo conceptual: visin modelos de procesos, diagnostico de lo existente, o comunicacin. Brindan apoyo a los lderes y promotores de la reingeniera, ayudan a pasar las transiciones, brindando optimismo, entusiasmo y seguridad, un empujn para salir del pantano. Algunos caso disea todo el nuevo proceso. Pero en estas ocasiones se da mucha importancia al diseo, pero no a la implementacin, lo que representa una importante dificultad. Estas las que se orientan a la Tecnologa Informtica, lo referido a software y hardware, diseo de sistemas e infraestructuras. Algunas consultoras venden reempaquetado, frutos de experiencia e investigaciones. Contratar externo depende de cada uno, fruto de la reflexin de los pros y las contras. La principal razn para ir a una consultora es la falta de experiencia en reingeniera, para evitar los errores y advertir de los baches y peligros, para que avanzar ms rpido y recibir antes los beneficios. Recurrir al apoyo de un Staff es importante, pero si se contrata una capacidad externa vital genera dependencias, y con ello altos costos, y no se puede profundizar la reingeniera sin su ayuda. Las consultoras aplican la metodologa de analizar el flujo de trabajo a realizar, identificar las tareas principales y las actividades relacionadas. Se usan calendarios-presupuestos con los tiempos y recursos para cumplir cada tarea. Sugieren los apoyos necesarios de reas claves como Recursos Humanos o de Tecnologa Informtica. Las consultoras ofrecen amplias y variadas habilidades. Entre ellas se destaca que son muy tiles para destruir esquemas, ayudan al equipo con la ruptura del paradigma prevaleciente que los bloquea, y a su vez estimulan la creatividad. Otra ventaja destacable es en el rea de la tecnologa, el conocimiento especializado y la tecnologa especfica, una utilidad difcil de igualar. Los costos de las consultoras son altsimos. En las consultoras de primer nivel, se debe desembolsar importante sumas por cada profesional del staff. Un personal novato es ms barato, pero estn haciendo sus primeras armas y carecen de experiencia. Como sea, se debe evaluar en funcin a los benficos, los cuales muchas veces son muy atractivos, pero el calendario de inversin y la incertidumbre dificultan la decisin, ms teniendo en cuenta que los costos pueden llegar a anular los beneficios. Es un tpico caso, pague ahora y disfrute despus. Los primeros aos debido a la importante inversin habr problemas de liquidez y del uso del capital. Un punto positivo de lo externo es la objetividad. No protege el proceso actual, y ayuda a neutralizar o al menos menguar la oposicin interna. En cambio cuando se habla de responsabilidad ellos no la tienen en el xito o fracaso del proyecto, a lo sumo pueden llegar a
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No es sencillo, la baraja presenta dificultades, errores, prdidas, disgustos, conflictos. Pero esencialmente hay que buscar las que mejor que se ajustan a las necesidades y requisitos, y luego seleccionar la que ms alto se puede pagar. Se tiene que conseguir una relacin eficaz y provechosa. Se los debe gestionar a los consultores para exprimir cada centavo invertido. Es importante un contrato donde detalle las funciones y responsabilidades de cada parte, los controles y mecanismos de avance, y la forma resolver los conflictos. El personal puede revelarnos importantes puntos sobre el avance y lo que sucede, saber si es valioso. Si se escucha slo cosas buenas de los consultores, quizs no estn exigiendo lo suficiente. No olvidar que la empresa es la duea del proyecto, y no el staff quien no puede despedir o dar rdenes, solo se limita a sugerir y persuadir. Para cerrar el tema un ltimo punto, las consultoras quieren que funcione la reingeniera como experiencia, prestigio y adems prolongar la relacin con el seguimiento de la misma.
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vii.
INMERSO EN EL CAMBIO
Se debe vivir inmerso en el cambio, una cosa para nada fcil. Abandonar los viejos quehaceres y formas, adoptar en la organizacin y sus integrantes los nuevos procesos, que se modifican en su totalidad, y obligatoriamente afectan a los puestos de trabajo. Ms all de la estructura y puestos, las actitudes y estilos de las personas deben ser realineados para que concuerden con los nuevos procesos que exigen un nuevo personal. Los individuos no deben preocuparse solo por su puesto y agradar a su jefe, tienen que pensar como crear valor para el cliente y la responsabilidad que le corresponde en la consecucin de los objetivos globales. Cambia la forma de gestin, organizacin y evaluacin del personal, ya no se va a remunerar como antes. No se puede esperar resultados diferentes haciendo lo mismo. Una empresa tradicional se basa en la estructura y los departamentos, lo que hay que sustituir por el nfasis en los equipos de procesos. Afectan las carreras personales, el papel de los directivos y las relaciones interpersonales. Las remuneraciones reconocen, motivan y estimulan el trabajo, mientras que los supervisores pasan de controladores a facilitadores. La estructura de achatan.
viii.
RESISTENCIA
La transicin es una experiencia difcil, se presentan temores y ansiedad. Los principales problemas se presentan en relacin al personal, su reaccin al cambio importante. Los directivos temen perder autoridad e importancia al interrelacionarse los departamentos, y van a tratar de matar el proyecto, le molesta compartir el poder. Pueden emplear una agresin pasiva o la hipocresa, dicen una cosa y hacen otra (o no la hacen). Desde el sector financiero se desparraman rumores sobre redimensionamiento y despido, que el trabajo se aumentar en cada puesto, y que la empresa est al borde de la quiebra. Los sindicatos critican que se modifican las categoras y las normas laborales. El viejo diseador del antiguo proceso tiene un apego emocional al mismo, y presentar crticas infundadas para poner piedras en el camino. La resistencia es natural e inevitable. Es menester la paciencia para lidiar con ellas. En todo caso su aparicin es signo inequvoco de un cambio importante, de magnitud que afecta toda la organizacin. Las resistencias explicitas son fciles de combatir. En cambio la resistencia implcita produce daos indirectos, son astutas y sutiles. Muestran una cara, pero el terror y el pnico les invaden. La resistencia niega el problema existente. Pueden tomar diversas formas. Toman
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La falsa experiencia del personal, que cree haber pasado por esto antes, ya que sucedieron varios cambios, que no son sostenibles y sin sinceridad. Ven a la propuesta como simples modas, y esperan que pase. La inseguridad y el desempleo afectan a la comunicacin, hay miedo a ser despedido, se ve como una amenaza desde el peor ngulo. Por esto mismo, el tema del despido, deber ser comunicado alto y claro, si se hacen o no se harn. La informacin en cualquier caso es mejor que la incertidumbre. Siempre se tiene que mantener el buen trato y comunicar con antelacin en el caso que sea necesario la separacin Se tiene que usar un lenguaje claro y sencillo por parte de los directivos, de otra manera puede generar inquietud. Ser claros y concisos, hablar de cosas y experiencias, no de ideas y conceptos, plasmar los objetivos de forma tangible y especfica, no de manera genrica. Un buen comunicador, es un narrador de historias, utiliza ejemplos sencillos y metforas para ganarse el inters. No es conveniente emplear mensajes repetitivos y/o prefabricados, tampoco provocar un exceso de comunicacin que no permite hacer llegar el mensaje. En el marketing se aplican tcnicas para atacar y conquistar los mercados, y se pueden adaptar para mejorar y hacer ms eficaz la comunicacin: Segmentacin: dividir la audiencia especficamente, cada uno reaccionar de forma distinta segn sus caractersticas y necesidades. Se puede utilizar diferentes medios para hacer nfasis. Esencial preguntarse Quin lo integra? Cmo los afecta la reingeniera? Qu reaccin tendrn? Cmo deben comportarse? Qu mensaje deben escuchar? Cundo? Quin? Por qu medio? Multiplicidad de canales: no basta con un artculo en el boletn o una conferencia, hay que recurrir a distintos medios para diferentes personas segn lo necesiten. Videos, simulacin, presentacin. La variedad y originalidad es necesario, y no se debe ser tan extenso ni aburrir. Usar tambin formas no verbales, como logos, bolgrafos, remeras o tasas que sirven para reforzar el mensaje.
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x.
VALORANDO LA REINGENIERA
Somos en lo que creemos. Los valores son las creencias bsicas respecto al trabajo, determinan el comportamiento y la forma de trabajar y hacer las cosas. Por esto mismo la reingeniera requiere que los valores organizacionales sean alterados y cambiados. Es necesario para llevar adelante la tarea y cumplir con los objetivos. No basta con comunicarlos, el personal debe adoptarlos, que se interioricen y lo integren a sus vidas profesionales. Una slida y profunda creencia genera pasin y compromiso requerido para aplicar la reingeniera. Tratar de aplicar reingeniera sin cambiar los valores lleva al caos y la confusin.
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xi.
LA REACCIN
La tercera ley de Newton dice que a cada accin le corresponde una reaccin contraria de igual fuerza. La reingeniera, para sus devotos, es una revolucin, por lo tanto provoca una contrarrevolucin para impedirla y hacerla retroceder. Lo que impulsa esta reaccin es que todo estaba mejor antes. Individualmente pudo hacer sido, pero no para el colectivo. Estos contrarrevolucionarios son los que salen perdiendo en la reingeniera. La oposicin tiene variedad de motivos y se expresa diversamente. Los pragmticos son los que se oponen lisa y llanamente. Otros la aceptan, pero dicen que est mal planteada y no resultar. A continuacin se exponen los argumentos y las respuestas a los mismos, planteadas por Hammer y Santon: 1. No funciona: repetir una mentira hasta que sea verdad, es audaz pero no eficaz. Cientos de empresas como American Express, Pepsi, Hallmark, entre otras, han logrado resultados espectaculares. Tratan de descontextualizar, usan el ndice del fracaso (70%), que slo es una observacin histrica y no una norma, que se da por que la reingeniera no fue aplicada correctamente. Si se aplica con voluntad, inteligencia y pasin el xito est asegurado. Se recomienda no estar a la defensiva ante estos reaccionarios. 2. No es nuevo: dicen que simplemente es un bonito envoltorio, no es tan radical y ya se ha visto antes: la Ingeniera Industrial, la Automatizacin, y la Calidad Total. Hay dos respuestas, es nuevo, o si no, a quin le importa?
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xii. BIBLIOGRAFA
Hammer, Michael y Stanton, Seteven A., La revolucin de la reingeniera, Madrid, Ediciones Daz de Santos S.A., 1995 Sez Vacas, Gracia, Palao y Rojo, Innovacin tecnolgica de la empresa, Catedrtico ETSIT-UPM
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