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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN

SHIRLY ALDANA ALBA CLAUDERH CHAVEZ

Presentado a: JADER GELIS En la asignatura de. CONTROL INTERNO

COORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON CREAD SAHAGUN- CORDOBA FACULTAD DE CONTADURA PBLICA SAHAGUN CORDOBA NOVIEMBRE DE 2011

TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO..........................................................................2 INTRODUCCION.....................................................................................3 PROPOSITOS DEL MANUAL...................................................................4 OBJETIVOS DEL MANUAL.......................................................................5 MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN...................................................6 HISTORIA DE LA EMPRESA.................................................................6 MISION.............................................................................................6 VISION...............................................................................................7 VALORES...........................................................................................7 POLITICAS..........................................................................................7 PRODUCTOS Y SERVICIOS.................................................................7 FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS.......................................................8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS...........................................................10 PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA.................................10 PROCEDIMIENTO: Compras..........................................................10 PROCEDIMIENTO: Ventas.............................................................16 CONCLUSION......................................................................................21 BIBLIOGRAFIA.....................................................................................22

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INTRODUCCION

Por Manual de Procedimientos se puede entender la coleccin sistemtica de todos procesos realizados al interior de la organizacin, que le indique a los empleados cules son las actividades que se deben cumplir y cul es la mejor forma de realizarlas. Permite adems establecer los ejecutores (pudiendo ser dependencias o empleados segn sea el procedimiento), las responsabilidades, los tiempos de ejecucin, los controles y las formas de utilizacin general1. Por esa razn en el presente trabajo se realizara el manual de procedimientos de MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGN con el fin de suministrar a la empresa una herramienta indispensable que les permite a sus empleados familiarizarse de una mejor manera con las actividades que realizan.

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PROPOSITOS DEL MANUAL


El propsito del manual es describirle a MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN los procedimientos, procesos y/o rutinas de trabajo; stas ltimas deben ser agrupadas de manera tal, que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor; as se busca que cada trabajo que se lleve a cabo al interior de la organizacin sea divulgado para conocimiento y utilizacin del individuo o grupo de individuos responsables del mismo.

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OBJETIVOS DEL MANUAL


Coadyuvar a la ejecucin correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones. Servir de medio de integracin y orientacin al personal nuevo, que facilite su incorporacin al trabajo. Facilitar la supervisin y evaluacin del trabajo. Propiciar el mejoramiento de la productividad de MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN

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MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN


HISTORIA DE LA EMPRESA
Machimbre y Molduras sahagn fue fundada en el ao 2004 por el seor Elkin Santos, l cual provena de Medelln y vio en Sahagn la necesidad de este tipo de negocio, en aquel tiempo se conoca con el nombre de Machimbre y Molduras Medelln, A finales del 2005 entra como socio del negocio el seor Alberto Ruiz como peticin del seor Elkin el cual deseaba ampliar su negocio y no contaba con el capital suficiente. Una de las fallas que en ese entonces tena el negocio era que no estaba legalizado por lo que el seor Alberto Ruiz, al ser empresario y conocer del tema decide hacerlo, sin embargo esta decisin no le gusto mucho a su fundador por lo que decide venderle todo el negocio al seor Ruiz, quien el 24 de abril de 2006 lo legaliza y decide cambiarle la razn social por Machimbre y Molduras Sahagn, de igual manera lo traslado para un lugar ms cmodo. Con su nueva razn social Machimbre y Molduras sahagn decide incursionar con mejores productos y de diferentes variedades para ofrecerle al pueblo sahagunense mejores alternativas

MISION
Machimbre y Molduras Sahagn se dedica a la comercializacin y venta de molduras y Machimbre as como de todos aquellos productos que se usan para el cielo raso y la marquetera. Provee al municipio de Sahagn con productos de buena calidad y al precio ms competitivo, cubriendo los requerimientos en calidad y tiempo, brindando paralelamente el mayor servicio a los clientes.

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VISION
Llegar a ser en el 2015 una pequea empresa que maneje productos al por mayor para el cielo raso y la marquetera con el fin de llegar a ser mas competitivos en cuanto a los precios.

VALORES
Compromiso Responsabilidad Honestidad Igualad Solidaridad

POLITICAS
Satisfacer al cliente brindndole una excelente atencin Comprar los constituidas Atender de forma inmediata las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes. productos ofrecidos a empresas legalmente

PRODUCTOS Y SERVICIOS
Productos Machimbre de Pino y Chingale (medidas de 1, 1.5, 2; 2.5 y 3 Molduras para cuadros, puertas, ventanas, cielo rasos de diferente estilos y calidad Baretillas de pino de 3m y de madera amarga de 4.5m Sellador

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Barniz Tinner Lijas Puntillas Fresas Triple Tejas Guaduas Servicios Ofrecemos un servicio, para su comodidad, de presupuesto de colocacin de cielos rasos Asesoramos a nuestros clientes sobre la mejor alternativa para su necesidad Brindamos informacin sobre los mejores marqueteros y ebanistas de nuestro municipio.

FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS


ADMINISTRADOR Buscar y manejar a los proveedores Controlar el inventario Administrar la cartera, las ventas, y las compras Controlar el presupuesto Atender y resolver reclamos de los clientes

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Hacer devoluciones y cambios de mercancas Contratar personal Controlar las entradas y salidas del dinero Pagar a los empleados

VENDEDOR Brindar informacin telefnica y personal a clientes sobre artculos, servicios, horarios y precios; Contestar preguntas de clientes procese la informacin

requerida para optimizar la prestacin del servicio Brindar un servicio eficiente al cliente Recibir mercanca Manejar el inventario Realizar ventas. Mantener en buen estado las instalaciones del negocio CONTADOR Elaborar los informes financieros Diligenciar los formularios de IVA y retencin a la fuente as como todos aquellos que sean exigidos al negocio Pagar en el banco los impuestos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA
PROCEDIMIENTO: Compras CODIGO: CVO1 OBJETIVO: Buscar proveedores confiables en cuanto a calidad, precio y oportunidad de entregas. ALCANCE: Este procedimiento tales como aplica a toda adquisicin de

requerimientos

materiales,

equipos,

insumos,

herramientas, papelera, entre otros. DEFINCIONES: Proveedor: aquella entidad o persona que ejecuta una obra o suministra algn producto (bien o servicio) por contrato, a cambio de una contraprestacin econmica. Calidad: La calidad de un producto o servicio es la percepcin que el cliente tiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades

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Servicio: es importante el soporte tcnico, asesora, y servicio al cliente que abarca el valor agregado de los insumos o productos adquiridos. Precio: Se denomina precio al valor monetario asignado a un bien o servicio. Conceptualmente, se define como la expresin del valor que se le asigna a un producto o servicio en trminos monetarios y de otros parmetros como esfuerzo, atencin o tiempo, etc. Para asegurar este requisito, se requiere manejar un listado de proveedores confiables y competitivos a fin de tener alternativas de productos.

ACTIVIDADES ACTIVID AD 1. 2. DESCRIPCIN Se verifica las cantidades de cada producto Enva la informacin al administrador de las existencias y requerimientos de cada producto Se empieza a revisar si se cuenta con un proveedor que pueda surtir el requerimiento que se solicita Si no se cuenta con un proveedor, se hace indispensable empezar la bsqueda de proveedores que puedan cumplir con la exigencia de proporcionar el requerimiento que se presenta. Esto se puede efectuar mediante el directorio telefnico, contactos del sector, etc. Se hace un anlisis de los proveedores nuevos en funcin de calidad, servicio y precio, a fin de seleccionar con cules se desea establecer una relacin comercial. Estos se registran o se actualizan en un listado de proveedores RESPONSABLE Vendedor Vendedor

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Administrador

4.

Administrador

5.

Administrador

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disponibles. Siempre se le pide una muestra al proveedor para examinar el producto. 6. Se solicitan cotizaciones a los proveedores (tanto nuevos como antiguos). En la cotizacin se manifiesta las especificaciones de los productos que se ofrece, la calidad y garanta de los materiales, y las condiciones de pago y de entrega. Se escoge la mejor alternativa Se verifica que se disponga de recursos para la obtencin del producto Si se dispone de los recursos se hace el pedido. Si no se dispone de recursos se negocia con el proveedor si financia el producto si acepta se hace el pedido sino se espera obtener recursos disponibles para realizar el pedido Se elabora la orden de compra, en la cual se especifica la identificacin y las cantidades de producto requerido por medio de fax o internet y se enva al proveedor Se consigna el dinero estipulado y se enva copia de consignacin al proveedor y de la orden de compra El proveedor recibe consignacin y enva la mercanca de acuerdo a las condiciones previamente acordadas Se inspecciona y revisa la mercanca, a fin de verificar que cumple con las especificaciones. Si no las cumple se devuelve a manos del proveedor. Se efecta la entrada del material al almacn. Se hace el registro en el libro de egresos por el valor de la factura correspondiente. Los soportes de la Administrador

7. 8. 9. 10.

Administrador Administrador Administrador Administrador

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Administrador

12.

Administrador

13.

Proveedor

14.

Vendedor

15. 16.

Vendedor Administrador

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compra se archivan. 17. Fin del proceso

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCA PROCEDIMIENTO: COMPRAS VENDEDOR ADMINISTRADOR PROVEED OR

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INICIO
Verifica las cantidades de cada producto Enva informacin al administrado r Revisa si cuenta con proveedor

Existen proveedo res registrad os SI Busca proveedor Pide cotizaciones a los Compara y escoge mejor alternativa

NO

Se empieza bsqueda de proveedor nuevo

Hace el anlisis de proveedores Diligencia el registro de actualizado de proveedores

Espera recursos

obtener NO

Verifica si hay recursos econmic os SI Recibe, inspecciona y verifica la mercanca Hace el pedido Elabora orden de compra y consigna

NO

Negoci a con el provee dor SI Enva copias de consignacin y orden de compra

Recibe orden de compra y consignaci

Enva mercanca

Cum ple SI Se efecta la entrada al almacn

NO

Devuelve al proveedor

Archi va sopo rtes

Recibe y la cambia

Registra en libro de egresos

FIN

DOCUMENTACION RELACIONADA Formato de registro de proveedores CV0101 Formato tabla comparativa de proveedores CV0102 Formato de orden de compra CV0103 Formato entrada del material CV0104

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MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN REGISTRO DE PROVEEDORES CV0101 ARTICUL O PROVEEDO R NOMBRE CONTACTO DIRECCI N TELEFON O FA X

MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN TABLA COMPARATIVA DE PROVEEDORES CV0102 N PROVEEDO R PRECIO FORMA DE PAGO CALIDAD SERVICIO TIEMPO DE ENTREGA TOTA L

Se califica de 1 a 5 siendo 1 la calificacin ms baja y 5 la ms alta

MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN ORDEN DE COMPRA CV0103 FECHA DIA ORDEN DE COMPRA N: PROVEEDOR: DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDADES REQUERIDAS CANTIDAD SOLICITADA VALOR UNITARI O

AO

VALOR TOTAL

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TOTAL IVA TOTAL A PAGAR

M C IM R YM L U A S H G N A H B E OD R S A A U E T A AD LM T R L N R D E A E IA C 00 V 14 O D ND C MPR N: RE E O A PR VE D R O EO: D S R IO D L E C IPC N E AR IC L T UO U AD S NID E C ID ANT AD R FE E IA E R NC VAL R O U NITAR IO VAL R O T T O AL D IA FC A EH ME S AO

E R G OPO : NT E AD R R C ID PO : E IB O R

PROCEDIMIENTO: Ventas

CODIGO: CV02 OBJETIVO: Satisfacer a los clientes en cuanto a calidad y precio ALCANCE: este procedimiento aplica a toda la venta de los productos ofrecidos por el negocio. DEFINICIONES: Cliente: es quien accede a un producto o servicio por medio de una transaccin financiera (dinero) u otro medio de pago.

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Producto: es cualquier cosa que se puede ofrecer a un mercado para satisfacer un deseo o una necesidad. Factura: es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar.

ACTIVIDADES ACTIVID AD 1. 2. 3. Recibir al cliente Preguntar por un producto especifico Atender al cliente mostrndole el Vendedor Cliente Vendedor DESCRIPCIN RESPONSABLE

producto solicitado 4. Se observa el producto. Si es el buscado y gusta si negocia no con el administrador, observa otro Cliente

producto y si no lo encuentra se retira

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del negocio 5. 6. Comprar el producto Se expide la factura con los Cliente Administrador

descuentos realizados. La original se le entrega al cliente, una copia para la DIAN y otra para el negocio 7. 8. 9. Se Cancela la factura Se empaca el producto Se entrega factura y producto al Cliente Vendedor Administrador

cliente 10. Se recibe y verifica el producto y factura si esta todo correcto se marcha satisfecho si no devuelve el producto 11. Fin del proceso Cliente

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCA PROCEDIMIENTO: VENTAS VENDEDOR CLIENTE ADMINISTRA DOR

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INICI O
Pregunta por un producto Recibe al cliente Observa el producto NO Le gusta? SI Negocia SI NO Le gusta? Observa otro producto

Atiende al cliente

Llega an acuerd o? SI Compra Verifica el producto Despach a el producto Empaca el producto NO

NO No compra

Expide factura venta

de

Cancela la factura Entrega producto y factura al cliente

Recibe y Verifica el producto y factura

Est bie n?

SI Se va satisfech o

FIN

DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato de factura CV0201


MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN NIT. 15.038.379-5 FACTURA DE VENTA CV0201 FECHA

FACTURA N:

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DIA CLIENTE: DIRECCIN DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDADES

AO

TELEFONO: IVA VALOR UNITARI O VALOR TOTAL

TOTAL DESCUENTO TOTAL A PAGAR

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CONCLUSION
Una vez realizado el manual de procedimientos de MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGN del proceso de compra y venta de la mercanca nos podemos dar cuenta que esta es una herramienta importante que nos permite detallar paso a paso cada procedimiento dentro de la empresa, lo que facilita al empleado desempear de una mejor manera sus funciones

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BIBLIOGRAFIA
www.google.com.co www.wikipedia.org

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