MINISTERIO DE FOMENTO, INDUSTRIA Y COMERCIO (MIFIC) NORMATIVAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD Direccién General Administrativa Financiera Desarrollo Organizacional Managua, 25 de Mayo de 2007 a a es sh iBGobierno de Recencitiacién _Normativa de Control Interno del ip SF teisad taciona! Area de Tesoreria y Contabilidad for MIFIC CONTENIDO INTRODUCCION OBJETIVO DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS, POLITICAS FINANCIERAS NORMATIVAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA DE TESORERIA Registro y Depésito de los Ingresos Apertura de Cuentas Bancarias (Ver Ley 550) Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias y Firmas Autorizadas Confirmacién de Saldos en Bancos Programacién Finanéiera Fondos Rotativos Normas de Control en el Area de Caja Requisitos para el pago de un Cheque vvvyYvyvY NORMATIVAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA CONTABLE Fondos Fijos de Caja Chica Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores Conciliaciones Bancarias Compra de Bienes y Servicios De las Rendiciones de Cuenta Pagos y/o Desembolsos con Cheques u otros Documentos de Respaldo, Clasificacién y Autorizacién de Desembolsos Soportes de las Solicitudes de Pago o Cheque Atributos de un Cheque De las Facturas Notas a los Estados Financieros en relacién a los Rubros de Caja y Banco Archivos de Documentacién Disposicién Final VV VV VV VVVV VV Direceién General Administrativa Financiera Sigue. 2 12 12 13 14 16 17 18 19 19 20 20 20 21¥ Unided Nacsonal ., Area de Tesoreria y Contabilidad A Pas, Paatderts: Direccién General Administrativa Financtera Gobierno de Reconciliacion Normativa de Control Interno del oo MIFIC Viene CONTENIDO FORMATOS E INSTRUCTIVOS PARA SU USO > “SOLICITUD DE CHEQUE” © Formato © Instructivo para su Uso MPROBANTE DE PAGO” * Formato © Instructivo para su Uso v > “CONSTANCIA DE RETENCION EN LA FUENTE, LR.” Formato + Instructivo para su Uso GLOSARIO 23 24 or 28 30 31 33m Gobierno de Reconcitiacién Normativa de Control Interno del ¥ Unidad Nacionsl ve’ Area de Tesoreria y Contabilidad 20 Paxitte, Pascal Direccién General Administrativa Financiera cancaaenall MIFIC INTRODUCCION a existencia de un adecuado sistema de control, da como resultado, mejorar las bases fundamentales en los sistemas de trabajo y ordenar sistematizadamente las operaciones financieras. Partiendo de este concepto y a fin de cumplir con los ajustes a las nuevas Normas de Control Intemno emitidas por la Contraloria General de la Republica hemos elaborado esta propuesta de Politicas, Normas y Procedimientos de la Administracién Financiera Este documento servira de apoyo para el fortalecimiento de los controles internos existentes, con cl fin de lograr Optimos resultados, facilitando la toma de decisiones, mejoras en los métodos de trabajo y fortalecimiento de los canales de comunicacién {Las politicas financieras detalladas en este documento, estardn supervisadas por la Direccién de Finanzas y Presupuesto de acuerdo a su especialidad y responsabilidad directa Por considerarlo de importancia, hemos ineluido dentro de este documento, un conjunto de normas relacionadas a la Compra de Bienes y Servicios, a fin de reforzar lo establecido en la en {a Ley No.323 “Ley de Contrataciones del Estado” y su Reglamento, Normativas y Reglamentos mitidos por los Entes Rectores, y las Normas de Control Interno ya emitidas por el MIFIC. asi como por lo establecido por las Leyes vigentes relacionadas Este documento podra suftir futuras reformas que sean necesarias del proceso de mejoramiento de los controles internos de ta misma, Todas las modificaciones de este documento, deberan ser autorizadas por la Maxima Autoridad de la Institucién o quien el delegue. OBJETIVOS |. Fortalecer los controles internos existentes en el Ministerio de Fomento, Indusiria y Comercio, Lograr una mayor eficiencia y eficacia en el funcionamiento de las diferentes etapas y proceso en la Administracién Financiera Controlar el manejo de los fondos y evitar erogaciones innecesarias ¢ incorrectas a la naturaleza de las operaciones propias de la Institucién, 4. Lograr una adecuada segregacién de funciones en las operaciones contables de la Insttucténey Gobierno de Reconciliacién Normativa de Control Interno del 1 aes ee ed Area de Tesoreria y Contabilidad ye i, Soe Direcctén General Administrativa Financiera ~ MIFIC DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS |. La Direccién General Administrativa Financiera, a través de la Direceién de Finanzas y Presupuesto deberd responder por la presentacién en tiempo y forma de los Estados Financieros mensualmente, asi como demas informacién financiera requerida por la Direccién General Administrativa Financiera 0 Direccién Superior, Contraloria General de la Repiiblica, Ministerio de Hacienda y Crédito Pablico Es obligacién de la Direccién General Administrativa Financiera, a través de la Direccién de Finanzas y Presupuesto velar por el cumplimiento estricto de las normas y procedimientos financieros y contables que existan o sean emitidos por la Direccién General Administrativa Financiera, Entes Rectores, Leyes de la Republica, asi como las contempladas en el presente ‘manual. 3. Los registros contables, financieros y de presupuesto o cualquier registro que contenga valores y que incurran en transacciones y operaciones de la Institucién, estardn adaptadas a las normas de Control Interno y Presupuestarias establecidas por la Institucidn 0 por los Entes Rectores; Contraloria General de la Republica y Ministerio de Fomento, Industria y Comercio y estas deberan garantizar una informacién completa, sencilla y detallada con suficiente claridad. 4, La Direccién de Finanzas y Presupuesto deberd conservar la documentacién, registros contables, financieros, de presupuesto y econémicos, con los soportes adjuntos que sustenten dichos registros, debidamente ordenados en archivos adecuados y preservados , de acuerdo a disposiciones reglamentarias emitidas por la C.G.R. 5. La Oficina de Contabilidad efectuard los registros de las correspondientes operaciones financieras, inmediatamente después de recibir los documentos respectivos y cuando esta informacion no sea recibida en su oportunidad, deberd hacer las gestiones con fa instancia respectiva para su obtencién y registro, a fin de que los Estados Financieros contengan su registro correcto y su presentacién en los Estados Financiero mensualmente.aay Gobierno de Reconciliaciéa Normativa de Control Interno del my Unidad Nacional | Area de Tesoreria y Contabilidad MPH a Pachta, Paatesrte ‘Direccién General Administrativa Financiera MIFIC POLITICAS FINANCIERAS Evaluar periédicamente la eficacia de los sistemas de control interno. Implementar mecanismos de evaluacién, para Ia gestién y el control de los recursos financieros. Disponer de informacién contable — financiera, confiable, oportuna y relevante, para la toma de decisiones Propiciar y velar por una correcta administraciGn y uso racional de los recursos financieros con que cuenta la Institucién. No se debe incurrir en gastos que no sean de la actividad propia de la Institucién. Eyvitar gastos que por su naturaleza sean innecesarios ¢ incorrectos a la naturaleza de las ‘operaciones de la Institucién Preparar la informaciént financiera con los niveles de detalle para la toma de decisiones. Evitar en la medida de lo posible la acumulacién de adeudos a cargo de la Institueién. Practicar Inventario Fisico de Activos Fijos una vez al affo e Inventarié de Materiales y Suministros mensualmente, de acuerdo a las Normas emitidas por los Entes Rectores. 6m Gobierno de Reconciliacién Normativa de Control Interno del s/f ¥ Unidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad Z rol PX @ Pablo, Pasatdert Direccién General Administrativa Financiera pea MIFIC NORMATIVAS DE CONTROL INTERNO * DEL AREA DE TESORERIA Registro y Depésito de los Ingresos |. Todo ingreso debe ser registrado el mismo dia de recibido, para-lo cual, el Area de Caja otorgard por cada operacién un recibo oficial de Caja que contenga la informacién necesaria para su identificacién, clasificacién y registro contable dentro de las 24 horas de recibidos. 2. Igualmente los ingresos en efectivo del dia, deben depositarse total e integramente en las | cuentas bancarias autorizadas por tipo de transaccién, en forma inmediata el mismo dia, a més tardar, al siguiente dia hal Copia de la minuta de depdsito debe pasar al departamento de contabilidad para su verificacién y registto posterior 3. Por ningiin motivo el dinero proveniente de los ingresos se empleard para cambiar cheques 0 para efectuar desembolsos de fa Entidad u Organismo. 4. Los Recibos de Caja elaborados por ingresos de efectivo o a través de minutas de banco recibidas, deben ser remitidos a la Oficina de Contabilidad con su respectiva minuta de depésito al siguiente dia de su elaboracién para efectos de registro en el Sisterna Contable y agilizacién de las Conciliaciones Bancarias respectivas, Apertura de Cuentas Banearias (Ver Ley 55@) 5. Se deberd obtener la autorizacién previa de la Tesoreria General de la Repiiblica TGR, sobre ‘cualquier cuenta bancaria que cl MIFIC, pretenda aperturar en el Sistema Financiero del pais. Una vez aperturada la cuenta se deberd suministrar a la TGR, los datos relativos a la ‘misma para su respectivo registro. (Arto. 106, Ley 550). i 6. La apertura y cierre de toda cuenta cortiente bancaria debe ser autorizada formalmente por la Maxima Autoridad, a fin de que esta, tenga control v conocimiento ce a anertiira v cierre de las cuentas bancarias. 7. Toda cuenta bancaria debe ser abierta exclusivamente a nombre del MIFIC y/o sus Proyectos ¥ en amero limitado a lo estrictamente necesario. en los bancos y medianje la autorizacion 1 que dispongan las normas legales vigentes. Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias y Firmas Autorizadas 8. Las facultades de firmas autorizadas, la designara la Méxima Autoridad de la [nstitucién.Gobierno da Reconciliacion Normativa de Control Interno del bY Ueised Nacional. Area de Tesoreria y Contabilidad 2 Auchlo, Parais Direccién General Administrativa Financtera MIFIC 9. El Area de Tesorerfa en coordinacién con la Direccién de Presupuesto y Finanzas, gestionara ante las instancias correspondientes (TGR, MHCP, Bancos u otros) y llevara control del Manejo de Cuentas Bancatias. 10. El Area de Tesoreria'del MIFIC, dispondra de un registro actualizado de firmas autorizadas, debiendo informar oportunamente a las Sucursales bancarias, cualquier cambio en estas. 11. Los Funcionarios designados para el manejo de fondos en el MIFIC, deben ser acteditados legaimente ante los, bancos depositarios; los cheques que se expidan llevarén firmas mancomunadas tipo “A” y “B” de dichos Funcionarios. 12. Las expresiones tipo “A” y “B” se utilizan para indicar que son firmas de diferentes Funcionarios, los cuales no deben depender directamente el uno del otro. Excepto en “Ios casos en que la firma tipo “A” es de la Maxima Autoridad Ejecutiva. 13. Toda emisién de cheque o autorizacién de débitos contra los saldos en las cuentas bancarias de la Institucién, deberd efectuarse mediante dos firmas mancomunadas: + Dos firmas clase “A? ~ Una firma clase “A” y una “B” 14. En cl caso de los Proyectos mancjados por unidades ejecutoras individuales 0 por Unidades Administrativas que manejen fondos, es indispensable que wna de la firmas “A” sea la del Director Administrativo Financiero del MIFIC y una firma “BY, sea la del funcionacio que coordina la Unidad Ejecutora o la del Responsables de la Unidad Administrativa, con el fin de manejar con mayor transparencia estos fondos. 15. Los Funcionarios que tengan asignada la responsabilidad de firmar cheques, indistintamente del tipo de firma serdn responsables por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de las Normas de Control relativas a los pagos. 16. Las personas autorizadas para firmar cheques no deberan ejercer las siguientes funciones: a) Actuar como cajero ni tener acceso a los ingresos de caja; 5) Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; ©) Elaborar cheques o comprobantes de pago; ©) Prepatar conciliaciones bancarias, recepcién o distribucién de inventacios, mat suministros. les y 17. Cuando se produzca el retiro o trasiado de cualquiera de los Funcionarios acreditados se debera notificar al Barico inmediatamente y cancelar las firmas autorizadas, procediendo a realizar un nuevo registro para mantener la condicién de firmas mancomunadas ayGebiexno de Reconciliacsén Normativa de Control Interno del ofp ¥ Uridad Nacional ~/ Area de Tesoreria y Contabilidad JAN 2 Ret, bade Direceién General Administrativa Financiera —_— MIFIC '8, Diariamente deberén guardarse las chequeras en archivo o caja de seguridad para evitar su uso indebido, '9. Todas las personas responsables del manejo de efctive, asi como las que fieman cheques, ceberin estar debidamente afianzadas. Para ello la Insttucién debera adquitir una péliza de fidelidad Confirmacién de Saldos en Bancos 20. Para mantener la confiabilidad de la informacién un funcionario del Area de Tesoreria e independiente del manejo de ingresos y egresos, deberd confirmar periédicamente con log Bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la Entidad. "Ft el caso de las cuentas que son administradas directamente por la Tesorerta General de la Repiiblica (TGR), el Area de Tesoreria, deberd coordinarse con esta dependencia del MHCP, @ fin de obtener esta informacién. Programacién Finaneiera 22. El MIFIC debera realizar 1a programacién de sus flujos financieros, tendiente a optimizar la utitizacién y productividad de los recursos El Area de Tesoreria de! MIFIC es responsable de elaborar una disponibilidad diaria de las cons orrentes, cuyo informe deberd ser remitido al Director de Finanzas y Presupuesto con copia a la Direccion General Administrativa Financiera y a la Oficina de Contabilidad para los respectivos controles de emisién de Cheques, 24, El Area de Tesoreria del MIFIC es responsable de integrar las necesidades de efectivo de las demas Unidades y preparar la programacién de caja. La periodicidad del flujo de caja (cash flow), sera definida en funcién de las necesidades Y las caracteristicas de la Institucién. 5. Los periodos de programacién se establecerdn, controlarén y reprogramarén en funcién dela Cantidad y cuantia de las transacciones que involucren movimientos de fondos, 26. Mensual y Trimestralmente se deberd fijar el nivel de fondos disponibles para atender los Bastos devengados y pagar las obligaciones de la Institucién, 27-La programacién Financiera es elaborada por el Area de Tesoretia del MIFIC, a fin de determinar tas necesidades de Efectivo de las Cuentas Bancarias en coordinacién con el Area correspondiente fyGobierno de Reconcitiacion Normativa de Control Interno del sf 2, ¥ Uaidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad y/o eaten! y Contabitida cy \ 2 Austto, Pasatae Direccién General Administrativa Financiera aoe MIFIC Fondos Rotativos 28,Las Normas y regulaciones administrativas para la Constitucién, Funcionamiento y Rendicién de Cuenta de los Fondos Rotativos, estarén regidas por lo establecide en las Normas y Procedimientos de Ejecucién y Control Presupuestario que cada ano son dictades Por el Ministerio de Hacienda y Crédito Piblico, a propuesta de la Tesoreria General de Is! Repiiblica. (Ley 550) 29. Todo Fondo Rotatorio creado para un fin especifico, ser manejado a través de una cuenta corriente bancaria, a nombre del MIFIC. Dichas regulaciones deberan especificar, entre otros aspectos: a) Nombre de la Institucién a la cual se asigna el Fondo. +8) El funcionario con facultades para disponer egresos y pagos con cargo al mismo, el eual se denominara Responsable del Fondo. : ©); El monto del Fondo Rotativo y el importe maxinio de cada gesto individual a realizar con el mismo. &) Los conceptos de egresos que pueden atenderse con cargo al Fondo Rotativo ©) El procedimiento de solicitud, desembolso, uso y rendicién de cuentas de los ingresos asignados al Fondo. Normas de Control en el Area de Caja 30. Los Cajeros deben mantener fuera del alcance de personas ajenas al érea de Caja, clientes y t empleados, los sellos, efectivo y documentos que tienen a su cargo 31. Los documentos, cheques pagados, minutas de retiros, ordenes de pago, etc, deben manejarse como si fuera efectivo, ya que constituyen las entradas y salidas de Caja %. Siempre que el eajero se tenga que ausentar de su ventanilla, deberd dejar la misma cerrada, asegurdindose que la gaveta del efectivo quede bajo lave. 35. Cuando el cajero necesite hacer cualquier transaccién u operacién de cardcter personal, debera realizarla con otro cajero, (si lo hay) o en su caja, previa autorizacién del Responsable de Tesoreria 34. Cuando el eajero tenga que ausentarse por mas de un dia, ya sea por motivos de subsidio, vacaciones, reposo, deberd entregar su saldo de caja al Responsable de Tesoreria en el momento en que se retire.iacién Normativa de Control Interno del Gobierno de Recon f2\.¥ sidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad EON 2 fatto, retort! ac cton Gonerat Administration Meanctoe ae MIFIC 35. El acceso al drea de caja, queda restringido solo para su personal. Cuando se hagan arqueos, tendrén autorizacién transitoria, los delegados de Auditoria Interna, personal de contabilidad ‘ylo delegados de Contraloria que realizan el arqueo. con su debida autorizacién de la misién de trabajo asignada. 36. No es permitido utilizar los ingresos recibidos en Caja General de fa Institucién, pata cubrir gastos, pagos. Asi mismo no deberan efectuarse cambio de cheques personales. cambio de moneda u otras transacciones, por no ser el MIFIC, una Institucién Bancaria 37. Los Recibos Oficiales de Caja que se hayan emitido con error, deben anularse en todo sus tantos (0 juegos) con el sello de ANULADO, y archivarse en el legajo de las operaciones de caja del dia, 38.'El efectivo, cheque, minutas de depésitos y valores recibidos no depositados en el dia, deben quedar debidamente resguardado en caja fuerte para su custodia 39, La Cajera deberd utilizar los Recibos, manteniendo la secuencia numérica, 40. No se aceptarn Recibd, ni minutas con borrones, alteraciones o mutilaciones, 41.La Cédula de Identidad, es el tinico medio de identificacién autorizado para todo tipo de transaccién efectuada por ciudadanos nicaragilenses. Para personas que son Residentes Nicaragiienses, deberdn presentar carnet de Residente. Cuando se trate de Extranjeros, deberdn presentar su Pasaporte Oficial Vigente, 42, La Cajera no deberi dejar operaciones pendientes de registrar hasta el final del dfa, estas deberan registrarse al momento de la transaccién. 43. El Area de Caja es parte de la imagen de la Institucién, El Cajero nunca debe discutir con el usuario o acerca de este con otro cajero o colega, sea que el cajero esté dentro o fuera del area de caja 0 de la Institucién, Cajero debera atender al usuario con toda educacién y cortesia, para que se leve una excelente imagen de fa Institucién, tratando siempre de guardar la distancia con el mismo. 45. El Cajero deberd tomar en'cuenta las siguientes reglas con los usuarios ~ Llamar al usuario por su nombre (lo veri en la identificacién que presente) ~ Sonreirle = Escucharlo con atencién - Darle las Gracias ~ Mostrarle serenidad ~ No discutir eon él 46. El Cajero deberd utilizar dos expresiones que son fundamentales para la buena atencién: “Por favor” y “Gracias”,& Av Gobierno de Reconciliacién Normativa de Contrel Interno del 2 Y beisad waciona\ ./ Area de Tesoreria y Contabilidad yh Pucble, Paral Direcctén General Administrativa Financiera MIFIC Requisitos para el pago de un Cheque 47. Al momento de entregar el Cheque, la cajera deberd exigir al beneficiario - Presentar la Cedula de Identidad 0 Identificacién fequerida en la Norma No.4! de este documento. ~En caso de que represente a una persona natural 0 juridica, deberi presentar documentacién legal por escrito que fo acredite como tal ~ Factura y recibo original. En el easo de Cheques emitidos para pags de Consuitarins, se podré aceptar solo el Recibo ~ Cuando se trate de Cheques emitidos a nombre de Empleados por pago de Salaros, Prestaciones, Préstamos y/o Adelantos de Salarios, requeriré solo la Cédula de (dentidad ~ Firma de la documentacién correspondiente (comprobante de cheque, factura, liquidacisn de prestaciones sociales, entre otros). 48. Cuando los cheques en custodia tengan antigiiedad mayor de 90 dias, el Area de Caja y/o Tesoreria, deberd Wamar al Beneficiario para el retiro del mismo. en caso de que no se Presenter a retirarlo, deberin ser anulados. Estos podrin ser reactivados con la autorizacién de la Dircecién de Finanzas y Presupuesto, 49. El Area de Caja, remitira diasiamente a la Oficina de Contabilidad, los Comprobentes de Pagos, cuyos cheques ya hayan sido entregado a sus benefi originales y debidamente invalidados. iarios, con todos sus soportes) NORMATIVAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA CONTABLE Fondos Pijos de Caja CI 50. El uso, administracién y control de las compras con fondos de Caja Chica de la Institucién, SQawe potmado por el “Reglamento para Compras con Fondo de Caja Chica” y ol “Complemento al Reglamento de Caja Chica”, vigente en la Institucién, Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores 51. La existencia de fondos y valores de la Entidad, cualquiera sea su origen, deberd estar sujeta de Care acione’ fisieas mediante arqueos sorpresivos periédicos, practicados por a Ofidina de Contabilidad, y/o Auditoria Interna independientes de quienes tienen la responsabilidad de Su custodia y registro,Gobierno de Reconcitiacion Normativa de Control Interno del ni OG Nacional an’ -Avea de Tesoreria y Contabilidad 0, Pasta, Paseit Direcetén General Administrativa Financtera MIFIC iaciones Bancarias i S2.EL Area de Contabilidad, deberi practicar conciliaciones bancarias mensualmente, equiriendo al Banco, los estados de cuenta, oportunamente, lo mismo que las notas de debit yo créditos y cheques pagados que no estén adjunto al estado de cuenta, a fin de efectuar analisis y aclaraciones de las diferencias entre los registros contables de las Cuentas Bancarias y los estados de cuenta enviados por los Bancos y otras Entidades Financieras, 53. El Area de Contabilidad, deberd coordinarse con fa Tesoreria General de Ja Repablica, a fin de obtener duplicados de los Estados de Cuenta, de las cuentas corrientes, mancjadas por esa dependencia 94. Las conciliaciones deben efectuarse dentro de los diez (10) primeros dias habiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores 2 fin de permitit la toma de decisiones y aplicacién de acciones correctivas. 55. Las conciliaciones deben comprender los siguientes aspectos: a) Control de la secuencia numérica de los cheques; b)_Investigacién de las partidas de conciliacién, las cuales deben contener: ~ _ Debitos y eréditos de! banco no anotados en los registros de la Entidad; - Débitos y créditos de la Entidad no anotados en los estados de cuentas del banco; ~ _Listado de los cheques emitidos por la Entidad y no cobrados al banco en a fecha de los estados de cuentas; ~ _ Obtencién de los documentos comprobatorios de las partidas del banco no registradas por la Entidad; - En relacién con tas partidas de fa Entidad no compensadas por el banco, deberd comprobarse debidamente ©) Examen de las firmas y endoso de los cheques devueltos por el banco; 4 Comparacién de las fechas y los valores de los depésitos diario, septin los registios de la Entidad contra el estado de cuenta del banco; ©) Los cheques no presentados al cobro durante un periodo de tiempo (6 meses) deben investigarse a fondo, determinar las causas correspondientes y revertir la operacién contable; 4) Investigacion de traspasos entre bancos con el objetivo de verificar si su registro ha sido el adecuado;Gobierno de Reconciliacién Normativa de Control Interno det rfp! “ides Nacional, Area de Tesoreria y Contabilidad ore €h Pushte, Pacals Direcctén General Administrativa Financiera ae MIFIC 56. Las Conciliaciones Bancarias deberan ser firmadas por ef Auxiliar Contable que las elabord! en el “Elaborado por”, y por el Contador General en el “Revisado por” para efectos de soporte del control por cada cuenta. Asi mismo, las Conciliaciones que soportan los Estados Financieros, seran firmadas por el Responsable de Contabilidad en el “Revisado por” y autorizadas por el Director de Presupuesto y Finanzas. 57. No deberén permanecer en las conciliaclones bartcarias partdas sin aclarar y ajustar por més de treinta (30) dias después de haber sido incluida dentro de una coneiliacién. Las Coneiliaciones bancarias estarén bajo la responsabilidad de personas que no tengan responsabilidad por el manejo de efectivo ni en el registro o emisiin de cheques. 58. Todo ajuste proveniente de conciliaciones bancarias que afecte los resultados de una Entidad, deberd tener autorizacién escrita de la Maxima Autoridad Compras de Bienes y/o Servicios 59. La adquisicién, arrendamientos de bienes, construccién de obras, consultorias y contratacién de servicios de cualquier naturaleza que efectiia el MIFIC y sus Proyectos, estarin normadas Por lo establecido en la Ley No.323 “Ley de Contrataciones dei Estado” y su Reglamento, las Normativas y Reglamentos emitidos por los Entes Rectores, y las Normas de Control Intemo emitidas por el MIFIC, asi como por lo establecido por las Leyes vigentes relacionadas. Lo que no esté Normado especificamente par los Convenios emitides por los Coopecrantes, se regirén por lo que establezca la Ley 323 60. Solamente la Unidad Central de Adquisiciones de! MIFIC, esta facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, obras 0 servicios segin corresponda, que se requiera en la Institucién, mediante el procedimiento ordinario de Compra por Cotizacion, Licitacidn u otras formas 61. Los Proveedores deberin estar inscrito en el Registro de Proveedores del Estado, y constar con Solvencia Fiscal. 62. Se debera retener la tasa correspondiente de Impuesto sobre la Renta en las compras de bienes y/o servicios que se adquieran en la Institucién por compras iguales o mayores a $1,000.00 (Un mil cérdobas netos), por factura emitida, segin lo establecido en la Ley de Equidad Fiscal, Arto.81 y 82 de su Reglamento, Se exceptiian las Empresas que son exentas de este Impuesto, mediante presentacion de la correspondiente Constancia de Exencidn. 63. Se debera extender Constancia de Retencién debidamente prenumeradas a los Proveedores de Biznes y/o Servicios, cuando se les retenga Impuesto sobre la Renta segtin lo establecido en el Arto.86 del Reglamento a fa Ley de Equidad Fiscal. Dicha Constancia debera contener como minimo la informacién siguiente:yr ee ee ee i MIFIC — 65, 66. 67, 68. 69, Gobierno de Reconciliacien Normativa de Control Interno del v Usicad Nacional, Area de Tesoreria y Contabilidad LL Able, Paralderc Direccién General Administrativa Financtera a) No. RUC, nombre o razén social y direccién de la Institucién b) Nombre y No. RUC del Proveedor o Retenido ©) Concepto del Pago d) Valor de la compra sin incluir el IVA ©) Suma Retenida £) Tasa de Retencién aplicada 2) Firma de Autorizado y Sello de Contabilidad Queda terminantemente prohibido la emisién de cheques sujetos a Rendicién de Cuenta a nombre de personal ajeno a la Unidad Central de Adquisiciones, para la adquisicién de bienes y/o servicios, salvo en casos especiales que deberan ser autorizados por la Direccion General Administrativa Financiera previa valoracién del caso. Cuando se emitan cheques sujeto a rendicién de cuenta, para efectuar compra de bienes y/o servicios, el funcionario que efectué la compra, deberd asegurarse de retener Ia tasa correspondiente de Impuesto sobre la Renta, a las compras iguales o mayores de CS1,000.00. Para tal efecto, deberé coordinarse con el Area de Contabilidad, a fin de que le suministren la correspondiente Constancia de Retencin y le orienten sobre los célculos a efectuar para el llenado de este formato. ! En las adquisiciones efectuadas a través de Anticipos sujetos a rendicién de cuenta, se deberin cumplit y observar lo establecido en las Leyes y Normativas relacionadas a las Contrataciones de Bienes y/o Servicios y Ley de Equidad Fiscal, asi también si el funcionario no retuviese el IR correspondiente, esta cantidad, le sera deducida de su salario y enterada a la DG, a fin de cumplir con lo establecido por la Ley de Equidad Fiscal, La Unidad Central de Adquisiciones debera claborar Orden de Compra cuando se trate de compra de bienes. En el caso de las Compras por Servicio, deberd elaborar Orden de Trabajo. En ambas se deberd especificar, si es Compra de Contado 0 de Crédito. La distribucién de las Ordenes de Compra y de Trabajo sera la siguiente: Original: Proveedor Copia Verde: Adjunta a la Solicitud de Cheque Copia Amarilla: Bodega de Materiales y Suministros Copia Rosada: — Contabilidad Copia Celeste: Unidad de Adquisiciones. Si es un pago por servicio, se deberd examinar que estos fueron recibidos satisfactoriamente, ‘mediante la firma de Recibi Conforme en la factura, del funcionario y/o Empleado que recibe | a conformidad dicho servicio. Toda adquisicién de Activo Fijo, deberd constar con su correspondiente “Entrada de Activo Fijo”,a reno de Reconciliacien Normativa de Control Interno del sUs. ¥ Unidad Nacional Area de Tesoreria Contabilidad . facaiente ( ¥ IP, Pashto, Pact Plrecetén General Administrativa Financlere oe MIFIC De las Rendiciones de Cuenta 73. No se extenderdn cheques sujetos a Rendicién de Cuenta, a aquellos funcionarios que tengan Pendientes cheques por rendir. 74.La Rendicién de Cuenta por Anticipo para Gastos y/o compras, deber ser efectuada por el {uncionario correspondiente, a mas tardar 72 horas habilac Siguientes a la entrega del cheque, Adminiow satis la Oficina de Contabilidad informata por eccrine a la Direccién General ‘Administrativa Financiera, la cual podré cargarselo a la persona respectiva, 75.En el caso de las Rendiciones de Cuenta por Anticipo para Vidticos al Exterior, se deberd Sr AwIit 0m lo establecido en el “Reglamento de Vidtices af Exteri el MIFIC, 76, Cuando se trate de Rendiciones de Cuenta por Anticipo para Visticos al Interior del pais, los [uneionarios tendrén un plazo méximo de 72 horas hase Posterior a la fecha de regreso de ja misién de trabajo reslizada. La fecha de reyreso deberd ser respaldada con la debida Histficacién escrita y/o copia de su tarjeta de marcne (Norma complementaria ala Normativa de Viaticos al Interior), 77. Toda Rendicién de Cuenta como minimo, deberd estar soportada con: 2) Memorando de Rendicién, especificando: DB ge Rendicion, ie 7 fecha, y No. de Cheque (Fecha del Cheque recibido). ~ No. del CUC- tramitado para Cheque (En case de haberlo recibido a través de cheque tseal. Este dato se refleja en el mismo cheque fiscal) ~ Monto entregado en cantidad y en letras 5) Detalle de los Gastos efectuados, que Contenga entre otros, fecha y No, de la Factura, Detalle de los Gastos efectuados, > onto de la factura, monto retenido de IR, y cualquier otro dato adicional de ee importancia,Gebiexno de Reconcitiacion Normativa de Control Interno del 2 \, ¥ Unidad Nacional Area de Tesoreria Contabilidad S rhe | y . ro. Racblo, Pacabis’ Direccién General Administrativa Financiera ae MIFIC <) Facturas y/o Recibos soportes en originales, sin manchones ni enmendaduras, cada una debera contener el Vo.Bo. del Director de Area y razonado el concepto del gasto @) Recibo Oficial de Caja del MIFIC, en el caso de sobrantes del cheque de anticipo 78. Cuando la Rendicién de Cuenta es por Anticipo para Visticos al Interior, debera contener, ademas de lo establecido en el inciso anterior, lo siguiente: (Norma complementaria a la Normativa de Viaticos al Interior). a) En el Memorando de Rendicién, ademés de lo ya establecido se debe especificar: ~ Fecha del periodo de viaje y/o misién de trabajo ~ Destino del Viaje y/o misién de trabajo ~ _ Autorizacion del Director de Area y Director General de Area b) Formato de Solicitud de Viaticos al Interior. 6) Recibos y/o Facturas soportes originales. Los Recibos deberin describir el nimero de Cédule de las personas que firman el entregue y recibi conforme. 5) Cuando se efectiien gastos por compra de combustible, lubricantes o por reparacién de vehiculo, la factura y/o recibo, deberd detallar en niimero de placa del vehicula, Pagos y/o Desembolsos con Cheque u otros 79.A excepcidn de los pagos por Caja Chica y de los casos en que ia ley exija el pago de remuneraciones 0 transferencias en efectivo 0 cuando no existe una agencia bancariaen la localidad, todos los desembolsos por pagos a Proveedores de Bienes y/o Servicios y cualquier tipo de pago, se efectuardn mediante cheque, ya sea a través de las cuentas corrientes autorizadas por la Tesoreria del MHCP, Fondos rotativos a través de los CUE (Comprobante Unico de Unidad Ejecutora) y los Pagos directos de Cheques Fiscales a través de CUC (Comprobante Unico Contable), 50. Las Solicitudes de Pago. deberin ser dirigidas por fas Areas Solicitantes, a la Direccién General Administrativa Financiera, mediante Memorindum, adjunto con el Formato olicitud de Cheque” debidamente elaborado, cuyo Instructivo de llenado, se encuentra en esta misma Normativa, St. Toda emisién de pago, se efectuard contra los documentos originales respectivos, debidamente autorizados, el cheque debera estar .a nombre del bencficiario y/o Proveedor, Sea este persona natural o juridica y deberd estar expedico contra las cuentas bancarias del MIFIC 0 de sus Proyectos, debidamente prenumerados y emitidos en forma secuencial 82. Las personas que firman cheques (revisado o autorizado) deberan cerciorarse que se haya cumplido el control previo antes de firmar, No deberin firmarse los cheques cuanco v ZO. Shicamente estén respaldados por copia de la documentacién. ayGobierno de Reconciliacien Normativa de Control Interno del afr t Ticad Nacional, Area de Tesoreria y Contabilidad BOT a Aashbo, Paral Direccién General Administrativa Financiera i MIFIC 3. Los Proyectos, que resguardan los originales de los Comprobantes de Pago y/o soportes de los mismos de forma transitoria, son responsables por el uso y manejo de estos documentos, debiendo quedar constancia escrita al respecto. 84. La legalidad y veracidad de las erogaciones deben quedar establecidas en cada documento que soporte un desembolso con cheque, a fin de facilitar su identificacién y revision posterior. 85. Ningiin cheque sera firmado sin haberse determinado previamente la disponibilidad de fondos. 86. Por ningun concepto se girardn cheques en blanco, al portador ni con fechas post-datadas, 87. El Area de Contabilidad, deberd elaborar los Comprobantes de Pago (Comprobantes de Cheques) por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo, Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario, 88. Toda recepcién y enirega de cheque debe efectuarse tnicamente a través de la Unidad de Caja, para tal efecto, la emisién y entrega de cheques, sera controlados a través de registros correspondientes. 89. Las personas que autorizan el pago y las que firman los cheques, preferiblemente deberin ser distintas 90. Queda terminantemente prohibido firmar cheques sin antes haberse cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso, y que la documentacin no esté totalmente completa. 91. Todo cheque anulado, debe ser registrado contablemente y notificar al banco en los casos de cheques certifieados, dejando constancia en los comprobantes originales mediante memorando, cartas al banco, autorizaciones y justificaciones de los motivos de la anulacién. Documentos de Respaldo, Clasificacién y Autorizacién de Desembolsos 92. Todo desembolso por gastos, ya sea a través de cheque de Fondos en Avance (CUE), (C.U.C), 0 Cheque Fiscal (CUC), (C.U.E.), tendré la documentacién de respaldo suficiente y con la informacién que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente y deberd ser autorizado por el Director de Finanzas y Presupuesto.ge Seconcitiacién Normativa de Control Interno del | iad Waciona Area de Tesoreria y Contabilidad ered 2 Pasta, Pasatderte: Direccién General Administrativa Financiera MIFIC 93.La Documentacién de respaldo de los Cheques, una vez cancelados a su beneficiatio, sebetén ser inutlizados por el Area de Caja, con un sello que contenga la leyenda de "CANCELADO" 9. “PAGADO” indicando Fecha, Namero de Cheque y Banco, al momento de efectuarse el desembolso, afin de evitar duplicidad en su pago Soportes de tas Solicitudes de Pago o Cheque %4, Los soportes de las Solicitudes de Pago, estardn en dependencia del tipo de pago que se este efectuando, entre otros, deberd contener: ~ Solicitud de Cheque elaborada por el Area Solicitante ~ Memo de Solicitud del Area que requiere el bien 9 Servicio, con el Vo.Bo. de la Direccién General Administrativa Financiera, j ~ 3 cotizaciones de diferentes proveedores, en el caso de adquisicién de materiales y Yiministros y/o servicios. (En caso contrario, aclaracién en Memo de Solicitud, con Vo.Bo. del Director General Administrativo Financiero, del porque no van las 3 cotizaciones y cualquier nota aclaratoria). Ficado de-Registro de Proveedor del Estado (Compra de Bienes y Servicios) (ade comparativo de las cotizaciones elaborado por la Unidad de Adquisiciones (Compra de Bienes y Servicios) | piden de Compra ylo Orden de Trabajo (Compra de Bienes y Servicios) ~ Enwada a Bodega o Entrada de Active Fijo (En el case de compras al Crédito). Compras al Contado, la entrada se hard posteriormente al ago. ~ Factura de Crédito (Si este es el caso) Una vez hecho el Pago, se adjuntara Factura de Contado. ~ Constancia de no Retencién en la Fuente o Constancia de Exoneracién del IVA 7 Contrato Original de Servicio o de Servicios Profesionales ~ Evidencia de pago del Seguro Facultative (Pago de Servicios Profesioneles), > Producto Final del Servicio prestado cuando este sea eancelado en varios pagos. ~ Fotocopia de tos Primeros pagos cuando la cancelacign de te compra 0 Servicio recibido se realice a través de varios pagos, ~ Otros soportes de acuerdo al gasto, i Atributos de un Cheque 95. Los atributos de un cheque son: ~ Fecha ~ Beneficiario (Nombre y dos Apellidos) - Numero de Cheque ~ Sobre escribir ef nimero de cheque y nimero de comprobante ~ Valor (en niimeros y letras)Gebiezno de Reconciisacién Normativa de Control Interno del fr puta Patent) Area de Tesoreria y Contabilidad 2 Pashto, Parais Direccién General Administrativa Winanciera MIFIC ~ Proteger valor del cheque con maquina protectora ~ Deseribir concepto claro y conciso, referenciando el nimero de los documentos que se estén pagando ~ Autorizacién del cheque (Dos firmas autorizadas) ~Documentos soportes los cuales deben ser originales, a nombre del MIFIC yo sus proyectos De las Facturas 96. Le factura se debe expedir con los siguientes requisitos: ~ Estar denominada expresamente como factura de venta. ! ~ Numeracién‘en orden consecutivo. (preimpreso), ~ _ Raz6n Social o Nombres y Apellidos del duetio del Negocio (pre - No. RUC del Vendedor 7 Razin y Apellidos y nombre o razén social del adquiriente los bienes o servicios, > Fecha de emisién de la Factura > Deseripcién especifica o genérica de los articulos vendidos 0 servicios prestados. ~ Elnombre o tazén social y RUC del impresor de la factura (preimpreso). ~ Indica la calidad de retenedor del impuesto, Si es exento del IR npreso). Nofas a los Estados Financiers en relacién a los Rubros de Caja y Baneo. 97. Los Estados Financieros deben estar acompafiados de las correspondientes notas explicativas. - Cuando las “notas:contengan explicacién adicional relativa a un rubro en particular de los «stados financieros debe hacerse referencia junto al rubro correspondiente, 98 Cuando se efectien cambios en las politicas contables, la Diteccién de Finanzas y Presupuesto deberan indicar los cambios introducidos en los métodos Y criterios utilizados para la prepar: aplicados en la gestién anterior, fundamentando las razones de los cambios y cuantificando los efectos que ellos produjeron Archivo de Documentacién 99. La documentacién de respaldo de las operaciones que se realizan en la Direccién Financiera ¥ Ge Presupuesto, registros contables ¢ insirumentos contentives de ciftas, las Comunicaciones y cualesquiera otros documentos pertinentes a la actividad financier: Gctera ser archivada en un archivo especial, siguiendo un orden ldgies, de teil acceso y utlizacién y deberd ser conservada adecuadamente, preservandola de cualquier contingencia, por un tiempo minimo de 10 aitos (Art0.105 L.O.CGR) bw!‘i. Re Gy, Gobierno de Reconeiliacién feometivn de Control Interno del Jb \ Unidad Hactonad. rea de Tesoreria y Contabilidad PIN ah fats hee cba Generel aaa eee erent MIFIC ——— 100.Todos los documentos relatives a una transaccién especifica, serin archivados justos y/o debidamente referenciados. 10l.la Oficina de Contabifidad, Tipo de Paget : Papel Bond. q > Tamatio de Papel + 1 Pagina, tamafo carta, ' > Presentacicn + Impresa a una cara q DISTRIBUCION: { Original: Contabilidad |i Am, Feoeee acces neers c fery afr € Pashto, Paraicerte! dad Nacional MIFIC FORMATO “COMPROBANTE DE PAGO” MINISTERIO DE FOMENTO, INDUSTRIA ¥ COMERCIO ‘OMPROBANTE DE PAGO [AQUI ANOTAR NOMBRE DEL PROYECTO} ne de Reconciliscién Normativa de Control Interno del Area de Tesoreria y Contabilidad Direcetén General Administrattva Financiera ARCS: aE NOMBRE DE LA CUENTA cea | suf suo] sa rarctat| | pene | | rane ib] sub] sua pees P. EB HABER, TOTALEY PREFARADO: REvisapo, APROBADO: SERS DeGobierno de Reconciliacion Normativa de Control Interno del pein ree Area de Tesoreria y Contabilidad €, Pastihe, Pak Direccién General Administrativa ‘Financiera te MIFIC Ss “COMPROBANTE DE PAGO” INSTRUCTIVO PARA SU USO. OBJETIVO DELAFORMA — : Soportar Ia emisin de un cheque adjuntando el cheque fisico a este documento y deseribir Ia contabilizacién de las cuentas contables a afectar. INSTRUCTIVO DE LLENADO. 1. Aqui ‘anotar el nombre del Anotar “MIFIC”, si el Cheque seré elaborado de las cuentas — === Proyecto corrientes que maneja directamente el MIFIC 0 Anotar el nombre del Proyecto o Programa Presupuestario que asumird el pago del cheque, | 2. Adjuntar cheque en este : En este recuadro en blanco, el Area de Tesoreria, adjuntard | stpesigny | ance (eecuadro Cheque fisico que se esta emitiendo antes de su llenado, con superior) un papel carbén. Luego, llenara los datos del cheque con [ maquina de escribir (fecha, Beneficiario, sobrescribira niimero de cheque, valor en nimeros y letras) y protegerd el valor del cheque con maquina protectora. Cuenta No. + Anotar el ndmero de cuenta de la cual se emitird el cheque 4. BANCO * Anotar el nombre del Banco donde se maneja la cuenta corriente del cheque a emitir. Ck + Anotar el niimero del cheque que se esta emitiendo. 6 Concepto * Anotar en forma breve, precisa, concisa y de forma clara, el concepto por el cual se esté emitiendo el cheque. En este mismo espacio, se podré detallar cualquier nota aclaratoria que el solicitante considere oportuno mencionar respecto a esta emision de cheque. 7. Cita; Sub; Sub; Sub * Cédigo de la cuenta contable que se afecta segtin el gasto, hasta 4 niveles en forma separada. 8. Nombre de la Cuenta Contable Nombre de la cuenta contable afectada, 9. Parcial Anotar cantidades Parciales o Sub Totales de la casilla del Debe 0 Haber. SBS)ee ee ee ee Gebiezno de Reconeitiacisn Normativa de Control Interno del eae eee arnere AS Area de Tesoreria y Contabilidad S[P— 2 Pashto, Pasaterd Direccién General Administrativa Financiera | ne MIFIC INSTRUCTIVO DE LLENADO 10. Debe, Haber + Anotar el monto del Débito o Crédito que se afecta contablemente, I. Totales + Suma Total de las columnas, Parcial, Debe y Haber. 12. Preparado Area Tesoreria : Nombre y firma del empleado del Area Tesoreria que elabora el cheque. 13. Revisado + Firma del Contador General del MIFIC y/o Responsable Comtable de Proyecto, en sefial de revisado. 14. Aprobado + Firma del Director de Presupuesto y Finanzas y/o Resp. Financiero de Proyecto. 15. Recibi Conforme + Firma, Nombre Completo e Identificacién del Beneficiatio del Nombre Cheque 0 Represente Legal de es ID# En caso de que el cheque emitido sea a nombre de persona Juridica, serd la firma y datos del colector de la misma o persona natural autorizada para tal efecto. FRECUENCIA DE USO: Uso Frecuente, Cada vez que se realice la emisién de un Pago a través de cheque fisico. LLENADO POR: Sers elaborado por el Area de Contabilidad exceptuando los datos correspondientes al cheque fisico, el cual es adjuntado y llenado por el Area de Tesoreria, FUENTE DE INFORMACION: ~ Solicitud de Cheque, soports adjuntos ata Solicitud (Memo de Solicitud, Factura, Orden de Compra, etc.) CARACTERISTICAS: ~ Prenumerado No + Tipo de Papel Papel Bond. + Tamafo de Papel 1 Pagina, tamafio carta DISTRIBUCION: Original Contabitidad Copia: Tesoreria MIFIC ss) ihGobierno de Reconcitiaeién Normativa de Control Interno del pf 2), ¥ Taided Meciona) Area de Tesoreria y Contabilidad SP 2 Peabo, Pasatdante Pirecetén General Administrativa Financiera MIFIC FEsee are ESC Ceca aee RESSSTeCS Sees ec PE FORMATO “CONSTANCIA DE RETENCION EN LA FUENTE LR” « MINISTERIO DE FOMENTO, INDUSTRIA ¥ COMERCIO (uric) {AQUI ANOTAR NOMBRE DEL PROYECTO), [Au sncter el nme RUC dul MIFIC o cel Proyecio) SNES CONSTANCIA DE RETENCIONEVEAFUENTELR SUITES e-o0000 |] Wo. RUC FECHA: [Wel Proveedar equa sale votene] aoe ove Joe ely NOMBRE Y/0 RAZON SOCIAL os RETENCION EFECTUADA DEACUERDO A LEY DEEQUDDAD FISCAL, TPO DERETENCIONES MONTOPAGADO [ve RETENCION MONTORETERIDO. Isopre comps JSOBRE ALQUILERES (*) -RVICIOS PROFESIONALES TOTAL RETRO FIRMA AUTORIZADA ‘SELLO AUTOREZADO (OPetonasNotuses.no residents en e1Pais. Aso. 77 det Regementoy Avo. 15 dela Lay de Egudad Fecaly Unidad Nacional 2 Pacts, Pasatiante/ Gseiezne de Reconcsiiacién Normativa de Control Interno del | Area de Tesoreria y Contabilidad Direccién General Administrativa Financiera MIFIC “CONSTANCIA DE RETENCION E LA FUENTE LR.” INSTRUCTIVO PARA SU USO OBJETIVO DELAFORMA ; INSTRUCTIVO DE LLENADO 16, 19. 21 22. 23, (Aqui anotar el nombre del: Proyecto) {Aqui anotar el nimero ; RUC del MIFIC 0 del Proyecto} No.0000 No. RUC (Del Proveedor al que se le retiene] Fecha Nombre y/o Razén Social cucO cue cxO. No. Tipo de Retenciones : Extender Constancia por retenciones de Impuesto sobre la Renta, efectuada a Proveedores de bienes y/o servicios, Esta casillaserd utilizada solamente en el caso de que sea un Proyecto quien extienda la constancia, bajo su propio numero RUC. Anotar el mimero RUC del MIFIC o del Proyecto, segin quien extienda la constancia de retencién, En este espacio, se sustituirin los ceros, por el nimero Gonsecutivo de las Constancia de Retencién, emitida por el Area Contable y la cual iniciara con el ntimero 0001. De esta numeracién se deberd llevar control Anotar el nimero RUC, de la persona natural o juridica, ala cual se le esté efectuando la retencién y a la que se le esta extendiendo la Constancia de Retencién. Dia, mes y afio en que se extiende la Constancia de Retencién de LR. Anotar el nombre de la persona natural o juridica, a la cual se le estd efectuando la retencién, Marear con una “X" si el documento emitido donde se efectia la retencién de IR, es un CUC, CUE o Cheque y anotar el niimero de este documento, En el formato se encuentran descrtos, los tipos de retencfones mas frecuentes que se presentan, Retenciones sobre compras, sobre alquileres Y sobre Ser Profesionales.a Gobiezno de Reconciliacién Normativa de Control Interno det Ty Unidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad y Sy: Reakto, eraldorte Direccién General Administrativa inanciera INSTRUCTIVO DE LLENADO : 24. Monto Pagado + Anotar la cantidad de la factura y/o Recibo antes de | impuestos. 25. % de Retencién ¥ Anotar de acuerdo al tipo de retencion a efectuar, el porcentaje aplicado en la retencién det IR. a * Resulta de multipicar el monto pagado por el porcentaje de 26. Monto Retenidi : i 6, Monto Retenido retencin aplicado, Es la cantidad retenida al proveedor de bienes ¥Y servicios y por la cual se le extiende la constancia de retencidn, 27, Total Retenido Sumatoria de cada casilla de monto pagado y de monto retenido. | 28. Firma Autorizada : rma del Contador General del MIFIC y/o Responsable Contable de Proyecto, que autoriza la Constancia de Retencidn 29. Sello Autorizado * Aqui se estampard el sello de Autorizado del Area Contable que autoriza la Constancia de Retencién. FRECUENCIA DE USO: Uso Frecuente. Cada vez que se extienda una Constancia de Retencién, LLENADO POR: Sera elaborado por el Area de Contabilidad del MIFIC 0 Area Contable de Proyectos. FUENTE DE INFORMACION: ~ Solicitud de Cheque y/o Comprobante de Pago, Factura, Recibo, Contratos de Trabajo, Etc. CARACTERISTICAS: ' > Prenumerado ; Si ~ Tipo de Papel Papel Bond, ~ Tamao de Papel V2 Pagina, tamafio carta DISTRIBUCION: Original: Proveedor al que se le etiene. Copia : Contabilidad. Como soporte del comprobante de pago,Gobierno de Reconciliacion Normativa de Control Interno del By Unidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad Pm". Atte, Pacaiterte/ Direceién General Administrativa Financiera ren MIFIC GLOSARIO Para a adecuada interpretacién y aplicacién de estas Normativas, se deberd tener en cuenta el significado de los siguientes conceptos: ADMINISTRACIO} Es un término genérico que se usa para definir-a la persona o conjunto de personas que tienen) auloridad y responsabilidad para planificar, dirigir y controlar los recursos de une Entidad, en incloge st namisterio de Fomento, Industria y Comercio. En este sentido, la Administrcian [ncluye a la méxima autoridad representada por el Ministro y a los demas Servidews or los que se les han delegado dichas funciones. ANTICIPO Pago parcial que se efectité por adelantado. APROBACION Implica que un nivel apropiado ha verificado y validado que la actividad o transaccién esta de acuerdo con las politicas y procedimientos establecidos, AUDITOR Es un miembro de la Unidad de Auditoria Interna del MIFIC, a quien se le ha asignado la responsabilidad de desempertar funciones propias de la Auditoria, conforme a las NAGUN (Normas de Auditoria Gubernamental), AUDITORIA INTERNA Es una funcién de evaluacién a la organizacién. El objetivo Para tal fin los Auditores intemos se proven de anilisis, evaluaciones, recomendaciones, Tausties ¢ informacién concerniente a las actividades revisadas, Los objetivos ce la Auditoria Interna incluyen promover controles efectivos a costos razonables,a the Ahem th = Gobierno de Reconciliacien Normativa de Control Interno del wt EEG ectonel ie) Area da Tesoreria y Contabilidad AYP N | & Pastta, Pasatsterte: Direccién General Administrativa Nnanctera eae MIFIC AUTORIZACION Aprobar mediante una firma, un documento. CONTABILIDAD Area del MIFIC ubicada dentro de la Direccién General Administrativa Financiera y que depende jerdrquicamente de la Diteccién de Presupuesto y Finanzas, Ciencia que registra, clasifica y resume de manera sistematica y on términos monetarios, ab de eangeianes ¥ eventos (0 sucesos) que realiza la Institucién y que son, cuando menco wn parte, de cardcter financiero, CONTROL Es cualquier accién tomada por la Administracién para mejorar la probabilidad de que los objetivos y las metas establecidos sean alcanzados. La Administracton planifica, organiza y dirige el desempetio de actividades suficientes para proveer seguridad rezonabie ce que los cbjetivos y melas serén alcanzados. Entonces, el control es el resultado de ave apropiada planeacién, organizacién y direccién, CONTROL CONTABLE CONTROL FINANCIERO Sinonimo de Control Contable. CONTROL INTERNO Comprende el Plan de Organizacién y el conjunto de medidas adaptadas para salvaguardar los leona a itstitucton, verifier Ta exactitud y Ia veracidad de su informacion financlersVe te Gebiezno de Reconciliacisn Normativa de Control Interno del fp” ans Macsons) ,, Area de Tesoreria ¥ Contabilidad S(O ™ | Aasbta, fasattoree Direcetén General Administrativa Minanciera eae MIFIC CONTROLES PREVENTIVOS Son accfones tomadas para evitar que ocurran eventos indeseados, CRITERIO Es el estindar, medida o expectativa utilizada al hacer una evalugeiin ylo verificacién (lo que Geberia exist). Los eriterios estén conformados por normas razonables ce desempefio y control Registro formal de un activo, obligacién, ingreso, gasto o transaccién Patrimonial, en la cual los efectos de las operaciones son indicados en términos monetatios o alguna otra unidad de medida. Una declaracién mediante ta cual se informa en forma resumida un desempefio, el cual puede estar expresado en forma cuantitativa, cu.c Comprobante Unico Contable. Es un Comprobante de Pago generado a través del SIGFA, en el Sub Sistema SIEP (Sistema Integrado de Ejecucién Presupuestaria) Eee documento se elabora a ombre de un proveedor de bienes y/o servicios, indieando la esirueun, Programatica, La aprobacién de este documento se solicita electrénicamente la Direccién General de Contabilidad Gubernamental del MHCP y el producto final, e¢ un cheque fiscal. CULE, EFICACIA 0 EFECTIVIDAD Que logra hacer efectivo un intento 0 propésito. Es el logro de los objetivos propuestos, o de las ear Programadas, o de los resultados deseados por una Entidad, Unidad, programa, operacién © actividad. G Ay Unidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad , kPa, Pacateerte Direcctén General Administrativa Nnanciera aeotuail MIFIC EFICIENCIA Gobierno de Reconciliacién Normativa de Control Interno del or Virtud y facultad para lograr un efecto determinado, Resultado de comparar la relacién entre los objetivos, metas o resultados y los insumos invertidos para lograrlos, con un estindar de desempefio o medida de comparacién. ENTIDAD {Simino utlizado genéricamente en el documento para denominar a todo el Sector Publico, IRcluidas Empresas privadas con partcipacién de capital publico, en concordaveis con el num. 3 Gel An. 155 de la Constituci6n Nacional y el Art. 178 de la Ley Organica de la CGR. En este documento es el Ministerio de Fomento, Industria y Comercio, ERROR Es ‘una equivocacién u omisién no intencional que afecta la informacién o las operaciones. El error Se diferencia de la irregularidad porque esta Gltima incluye la intencionalided que no est presente en el error. ESTADOS FINANCIEROS Informacién que presenta diversos aspectos de la situacién financiera y econémica de la Entidad, lo sus proyectos, de acuerdo a principios de contabilidad generalmene aceptados. La informacion y actualizacién permanente de los estados financieros, indispensable para la toma de decisiones en la Institucién. FACTURA Comprobante formal de pago que el Proveedor de Bienes y/o Servicios otorga a la Institucién y/o sus Proyectos, en el que se consignan los bienes vendidos o servicios prestados, detallando su fantidad, calidad y precio, monto de los impuestos y otros datos nevesariee establecidos por la ley. FONDOS ROTATIVOS Son fondos ereados por la Tesoreria General de la Repiiblica, los cuales son deducidos de la Suotd financiera asignado a nuestra Institucidn, con el propésito de faciliter ta adquisicién de determinados bienes y servicios aprobados por el Presupuesto General de la Reptiblica, que por su naturaleza y cuantia, requieren de un tramite expedito de compraGobserne de Resonciliacién Normativa de Control Interno del ¥ Unidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad Pct, Pasaidinte! Direccién General iareeceees Financiera MIFIC I IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Tributo clésico al consumo que grava la enajenacién de bienes, la prestacién de servicios ¢ importacién de mercancias. Actualmente la tasa del IVA, es del 15%, IMPUESTOS SOBRE LA RENTA Gravamen fiscal que afecta la renta neta originada en Nicaragua de toda persona natural 0 juridica, residente 0 no e nel pais. INGRESOS Todo lo que se percibe a favor de la Institucién, en términos monetarios, Cantidad que se carga a favor de una cuenta bancaria. En téiminos generales, ingreso es la coniene de dinero 0 de bienes que acumula un individuo, un grupo de individuos, una empresa o la economia durante cierto periodo, INVENTARIO Existencia de Materiales y Suministro o Activo Fijo con que cuenta la Institucién. Inventario fisico: nos da a conocer el nimero de existencias en almacén. Es obligatorio al ‘menos una vez al afio. nventario permanente: Tendremos controladas las existencias cada vez que entren o salgan de almacén, MALVERSACION [2 malversacién es un tipo de conducta fraudulenta, mediante la cual un Servidor Pablico toma les dineros de una Entidad, y teniendo el poder para decidir sobre elise utiliza en fines Pstintos a aquellos para los cuales estén destinados. En la mayor Parte de los casos para peneficio personal o de terceros que le generan un beneficio directo 9 indicate a dicho Servidor Publico. MAXIMA AUTORIDAD En nuestra Institucién, la Maxima Autoridad esta representada Por el Ministro del MIFIC, con la responsabilidad de dirigir a la Institucién al mas alto nivel gerencial,acién Normativa de Control Interno del rea de Tesoreria y Contabilidad Direcct6n General Administrativa Minanciera 2) ¥ Unidad Nacion: Pasko, Pacaiert! Son objetivas especificos de Sistemas especificos y pueden estar referidos a operaciones 0 Programas, estindares de operacisn, niveles de desempetio, propésitos 0 resultadoe esperados, Los objetivos especificos 0 metas para un Sistema o subsistema, deberdn ser claramente definidos, medibles, aleanzables y consistentes con los objetivos generales. Ademas, debera ‘econocerse claramente el riesgo asociado si no se aleanzan tales objetivos especificos 0 metas, N NORMAS Reela sobre la manera como se debe hacer o esti establecido que se haga una determinada cosa, Es un conjunto de normas aplicables a una determinada materia. En ae caso, son las formas Soro deben hacerse 0 llevar a cabo politicas financieras de acuerdo @ une mene ordenada sistémica y secuencial NORMATIVAS Conjunto de normas aplicables a una determinada materia 0 Actividad, oO OBJETIVOS py Pronunciamientos generales de lo que un Ente o Unidad Organizacional se propone lograr. El gstablecer objetivos es anterior a la seleccién de metas y al diene de procedimientos necesarios para alcanzarlos. OPERACIONES Son los componentes basicas de los procesos de una Entidad Y Se refieren a las actividades servertes de una organizacién encaminados a la fabricacién de productos o generacién de Finance Tales actividades pueden incluir pero no limitarse a: Compras, Reeussss Humanos y Finanzas. ORDEN DE COMPRA. Es un formulario que se elatora para solar la adguiscin de bienes ante un Proveedor, el cual facita ‘obtener una mejor ejecucién ¥ control en su uso y tramitacion.sisacién Normativa de Control Interno del rea de Tesoreria y Contabilidad Direcctén General Administrativa Financiere Gobierno de Recon ORDE! DE TRABAJO. Es un formulario que sirve para soficitar un servicio ante un Proveedor. P POLITICA [as normas previstas por la Maxima Autorided para toda Emtidad » para Unidades operativas dentro del Ente. Es la manera de alcanzar objetivos. PROCEDIMIENTOS Bon los métodos para procesar las operaciones. (Ejemplo: la autorizacién det pago, la Preparacién del comprobante de egreso, etc.) RIESGO, Probabilidad de que ocurra un evento no deseado, Generalmente relacionado con impedimentos Para alcanzar los objetivos de una Entidad o del SCI que es Parte de ella. Ss SEGREGACION DE FUNCIONES Es la disposicidn de deberes entre personas 0 dependencias, de tal manera que se evita la dependenci' 9 f0d0s los trimites de autorizacion, registro y custodia en wa vale persona o dependencia. SIGFA Sistema integrado De Gestién Financiera, Administrativa y Auditor Es un conjunto de conse ne legales, reglamentarias y procedimentales que tiene como funcién establecer pomroles intemos, a través del cual se administra y contabiliza la ejecuci Presupuesto General de la Republica, asi como de los recursos bajo la resp Tesoreria General de la Republica.— —— =: Gebiezno de Reconcitiacién Normativa de Control Interno del Unidad Nacional Area de Tesoreria y Contabilidad . aiderte! Gh Pashto, Paratde Direccién General Administrativa Financiera MIFIC u UNIDAD ORGANIZACIONAL Término usado para denominar indistintamente una Direccién, Divisién, Oficina, Departamento, Seccién;o equivalentes. La caracteristica de la Unidad Organizacional es que comprenda un Conjunto de responsabilidades y funciones asignadas a un grupo de personas, quienes las Cimplen, desarrollando actividades dirigidas al logro de objetivos y metas homogeneos, La Unidad Organizacional debe formalmente figurar dentro de un Organigrama, tener ana Unidad de Mando y formalizadas las funciones y responsabilidades ca