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PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA
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PROPÓSITO
Proporcionar y estandarizar las actividades necesarias para gestionar los servicios de recepción, radicación, y
distribución oportuna de las comunicaciones oficiales a través de los canales dispuestos por la UNP.
ALCANCE
Inicia desde la recepción de las comunicaciones, ingreso al sistema y termina con la distribución de las mismas
para el trámite respectivo, teniendo en cuenta la planificación, seguimiento, control y mejora de las actividades
desarrolladas. Este procedimiento es de aplicación para todas las dependencias que administran o gestionan
documentación de la UNP.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLES
RESPONSABILIDADES
• Apoyar los recursos para dar cumplimiento a las diferentes
Coordinador de Correspondencia y Archivo
actividades.
• Seguimiento y control de las diferentes actividades que se
Coordinador de Correspondencia y Archivo. llevan a cabo dentro del grupo de radicación y gestión
documental en la UNP.
• Apoyo en las diferentes actividades que hacen parte de la
Técnico Administrativo y / o contratistas.
gestión de correspondencia de la UNP.
• Todos los servidores públicos como productores y usuarios
de la información son responsables de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
información, así como la organización y conservación del
Servidores públicos de la UNP.
acervo documental de la Entidad.
• El Jefe de cada dependencia es responsable de controlar que
se lleve a cabo la administración de las comunicaciones
oficiales y documentos.

DEFINICIONES
TÉRMINO DEFINICIÓN
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
(Acuerdo 027 de 2006).
Certificación de Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos
documentos: (Acuerdo 027 de 2006).
Es aquel documento creado, producido y/o tramitado por un funcionario público en
Documento público
ejercicio de las funciones de su cargo o con su intervención.
Es el comprobante de envío y recibo en original y copia que queda como constancia
Guía de recibo del servicio postal en el que se registran los datos del remitente y destinatario. Es
usado para el correo recibido o enviado hacia fuera de la Unidad.
Puntos de radicación
Lugar físico donde se reciben y radican los documentos dirigidos a la Unidad.
de Correspondencia:
Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo
Radicación a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o envío.
Derechos de petición, Acciones de tutela, notificaciones, recursos, invitaciones y
Trámite Especial: documentos de los Entes de Control y Corporaciones públicas que son de entrega
inmediata.
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Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

Comunicaciones
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado (Acuerdo 027 de
oficiales:
2006).
Copia: Reproducción exacta de un documento (Acuerdo 027 de 2006).
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
Correspondencia: personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones. (Art 2, Acuerdo 060 de 2001).
Correspondencia Es la dirigida a entidades, organismos o personas naturales o jurídicas diferentes a La
externa: UNP, que no tienen subordinación con respecto a la entidad.
Correspondencia Se realiza entre las dependencias u órganos internos instituidos en la estructura
interna: orgánica o con grupos de trabajo establecidos o reconocidos en la entidad.
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de
Digitalización: manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, películas, microfilm y otros)
en una que solo puede leerse o interpretarse por computador (Acuerdo 027 de 2006).
Distribución de Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario
documentos: (Acuerdo 027 de 2006).
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado (Acuerdo 027
Documento:
de 2006)
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por
Documento
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
Electrónico de
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
Archivo:
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Es el procedimiento por medio del cual se asigna un número consecutivo a las
Radicación de comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
comunicaciones recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
oficiales: de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir
del día siguiente de radicado el documento (Art 2, Acuerdo 060 de 2001).
Reasignar: Volver a fijar la dependencia a que corresponde al asunto del comunicado.
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
Recepción de
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
documentos:
jurídica. (Acuerdo 027 de 2006).
Registro de Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
comunicaciones manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas
oficiales: o recibidas (Art 2, Acuerdo 060 de 2001).
Unidad
Unidad técnico-operativa de una institución (Acuerdo 027 de 2006).
administrativa:
Unidad administrativa que gestione de manera centralizada y normalizada, los
Unidad de
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. (Art 3,
correspondencia:
Acuerdo 060 de 2001).
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MARCO LEGAL
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1369 de 2005. Presidencia de la República. Por medio de la cual se establece el régimen de los
servicios postales y se dictan otras disposiciones.

Decreto 4485 de 2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Por medio de la cual se adopta la
actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Decreto 2150 de 1995. Ministerio de Justicia y del Derecho. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,
procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001 Archivo General de la Nación – AGN. Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11, 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones
recibidas y entidades.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

Código Contencioso Administrativo. Artículo 44. Deber y Forma de Notificación Personal. Las demás
decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, o a
su representante o apoderado.

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del
conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.

ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

Decreto 4485 de 2009. Adopta la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública NTCGP 1000, documento trabajado y desarrollado por el Departamento Administrativo de la Función
Pública (DAFP) en conjunto con diferentes empresas.

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000. Manual de Implementación

Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005.

Modelo de requisitos para la gestión de documentos MOREQ I y II

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Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad
en la Función Pública.

CONSIDERACIONES GENERALES
1. La administración, radicación y seguimiento de la correspondencia se hará a través de la plataforma de
Administración Documental vigente en el momento. En caso de ausencia del Sistema, no se realizará
radicación de la correspondencia, tan solo se hará recepción indicando fecha y hora sin asignar número de
radicado.

2. Toda la documentación recibida y radicada por la oficina de Correspondencia será digitalizada y mantenida
en la base de datos del sistema.

3. En el Nivel Central la UNP debe mantener una Oficina de Correspondencia,. En las Unidades Operativas se
debe designar una persona responsable de radicar y distribuir internamente la correspondencia.

4. El líder de radicación de la UNP realizará un informe trimestral de indicadores de radicación y

correspondencia a quien lo solicite.

5. El registro de comunicaciones oficiales se debe hacer conforme al Artículo 2 del Acuerdo 060 del Archivo
General de la Nación: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

6. La correspondencia de la UNP puede ser interna o externa y a su vez la externa puede ser de llegada o de
salida. La correspondencia interna se produce y tramita de forma digital a través de la Plataforma de
Administración Documental vigente y solo se presenta de forma física cuando no se pueden adjuntar los
anexos o normalmente cuando proviene de las Unidades Operativas.

7. En el recorrido se recibe la correspondencia producida por cada dependencia, la cual debe asignar un
funcionario responsable para la recepción y despacho de la documentación, este registra cada documento
generando una planilla que entrega al Mensajero Interno y este a su vez a la Oficina de Correspondencia.

8. El Mensajero Interno recibe la planilla y los documentos registrados en ella, éste confronta la información de
la planilla contra los documentos entregados por el funcionario responsable. El Mensajero luego de la
verificación firma la planilla como acuse de recibido, esté escribe anotaciones o comentarios si así lo amerita.

9. La administración y mantenimientos del Plataforma de Administración Documental vigente en el momento,

está a cargo del Grupo de Gestión Informática y de Soporte Técnico.

10. La recepción se realiza en la ventanilla de la Oficina de Radicación de Correspondencia, se debe tener en

cuenta si es correspondencia interna o externa. Si es correspondencia externa también se debe considerar
si es llegada o salida.

11. El procedimiento de correspondencia incluye 2 etapas: Recepción y Distribución, independientemente si las

comunicaciones y los documentos son internos o externos. La recepción consta de las siguientes partes:
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1. RECEPCIÓN CORRESPONDENCIA EXTERNA – LLEGADA

2. RECEPCIÓN - CORRESPONDENCIA EXTERNA – SALIDA

3. RECEPCIÓN - CORRESPONDENCIA INTERNA EN MEDIO FÍSICO

La distribución aplica para todos los tipos de recepción.

12. El Líder de Correspondencia, realiza la planificación y gestión de las actividades y recursos tanto de personal
como de la infraestructura necesaria para el desempeño de las actividades, como también debe realizar
seguimiento continuo del cumplimiento de las actividades tal como se han establecido, atiende las consultas
que se presenten, atiende tanto las auditorías internas como externas y reporta las no conformidades o
situaciones de riesgo que se presenten. Prepara los informes requeridos y hace seguimiento de riesgos e
indicadores. Así mismo el Coordinador de Correspondencia y archivo solicitará las acciones correctivas y de
mejora a las no conformidades y situaciones de riesgo que se presenten, asigna las responsabilidades y
gestiona los recursos para lograr las metas propuestas.

13. No se recibirán documentos en la ventanilla para entregas posteriores una vez radicados.

14. Quien entregue documentos para ser radicados, debe esperar a que le sean devueltos en el sitio, no se
recibirán documentos para ser recogidos en otro momento.

15. La marcación de los sobres debe contener como mínimo la siguiente información:

a). En la parte superior izquierda se diligencia la información de la persona que remite. Los datos mínimos
requeridos son Nombre, Entidad, Dirección, Ciudad y Teléfono.

b). En la parte central del sobre se diligencia la información del destinatario. Los datos mínimos requeridos
son, Nombre y apellidos completos, Entidad, Dirección y Teléfono. Cuando el destinatario es una entidad se
diligencia el nombre completo de la misma, Dirección, Ciudad y Teléfonos.

c). Todos los datos se deben diligenciar con letra clara y legible, de lo contrario no serán recibidos.

16. La radicación de la correspondencia recibida y producida por la UNP se realiza el mismo día que se recibe.

17. Igualmente, la distribución se hace diariamente, se distribuye internamente en el nivel central, en recorridos
diarios en horas de la mañana.

18. Se realizan dos recorridos diarios uno en la mañana y otro en la tarde. Estos se realizan entre las 9:00 am –
11:00 a.m. y entre las 2:30 p.m. y 4:00 p.m. respectivamente o las veces que sean necesarias.

Control del Riesgo.

Se identificarán en el mapa de riesgos los posibles aspectos que puedan afectar las comunicaciones radicadas
y distribuidas correctas y oportunamente conforme a las necesidades de la UNP y la normatividad vigente.
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Compromiso Ambiental.

Observar la legislación ambiental asociada al desarrollo de las actividades del proceso que permitan controlar los
aspectos e impactos ambientales relacionados con agua, aire, energía, tierra, manejo de residuos sólidos y uso
inadecuado de herramientas técnicas y tecnológicas, entre otros.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO Y
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUNTOS DE
CONTROL
CORRESPONDENCIA EXTERNA
Técnico de
correspondencia en Registro:
Se reciben las comunicaciones en la ventanilla planilla o guía de
el Nivel Central y/o 1. Recibir
de la Oficina de Radicación. Se sella la planilla entrega del
Asistente correspondencia
o guía de entrega del mensajero o la copia del mensajero o la
Administrativo en las Externa
usuario con el radicado respectivo. copia del usuario
áreas de Radicación con el radicado
y Correspondencia a respectivo
nivel local y nacional
Técnico de
correspondencia en Se revisa el contenido y se verifica las
el Nivel Central y/o condiciones físicas del sobre o del paquete y se
Asistente 2. Revisar el valida que este dirigido a la entidad, detectando Punto de
Administrativo en contenido de situaciones de riesgo tanto para las personas control:
sobres y como a la infraestructura. Revisar el
las áreas de
paquetes contenido del
Radicación y sobre o paquete.
NOTA: Todos los sobres o paquetes que llegan
Correspondencia a
a la Oficina de Correspondencia son abiertos.
nivel local y
nacional.
Técnico de
correspondencia en
Se lee el contenido para verificar cual es el
el Nivel Central y/o
asunto de la comunicación, ya que puede estar
Asistente
Administrativo en 3. Revisar el dirigida a una oficina pero describir un tema de Registro:
asunto otra; se verifica que el documento sea Documentos
las áreas de
competencia de la Unidad Nacional de externos
Radicación y
Protección.
Correspondencia a
nivel local y
nacional
Técnico de Se clasifica por cada una de las oficinas según
el organigrama actualizado de la entidad y de Registro:
correspondencia en Plataforma de
el Nivel Central y/o 4. Clasificar y
acuerdo al asunto.
Administración
Asistente radicar Documental
Una vez se ha revisado el asunto, se procede a
Administrativo en Punto de
radicar el documento ingresándolo en la control:
las áreas de
Plataforma de Administración Documental
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Radicación y diligenciando todos los campos de acuerdo con Verificar en la

Correspondencia a la información del documento, para que el Plataforma de
nivel local y sistema asigne el número consecutivo único. Administración
Documental la
nacional
correcta
radicación e
ingreso de
información.
Técnico de Se imprime un sticker para el documento
correspondencia en original y para cada una de las copias.
el Nivel Central y/o
Asistente Este sticker con el número de radicado contiene
Administrativo en 5. Imprimir el la fecha, la hora, nombre del radiador y el Registro:
Sticker con
las áreas de sticker destino. número de
Radicación y radicado.
correspondencia a Se ubica preferiblemente en la esquina superior
nivel local y derecha, cuidando de no tapar ninguna
nacional evidencia escrita.

Técnico de
correspondencia en
el Nivel Central y/o
Asistente
Administrativo en Se pasa el documento con sus respectivos Registro:
6. Digitalizar Digitalización
las áreas de anexos por el escáner y se adjunta al radicado.
correspondencia
Radicación y externa
correspondencia a
nivel local y
nacional

Técnico de
correspondencia en
el Nivel Central y/o
Asistente El encargado relaciona los radicados en las Registro:
Administrativo en 7. Trasladar a los planillas y los ubica por dependencias en los Planilla entrega de
las áreas de casilleros casilleros según corresponda, aquí espera correspondencia
Radicación y hasta el momento de los recorridos. a destinatarios
correspondencia a GDT-FT-15
nivel local y
nacional

Técnico de
correspondencia en Se realiza el recorrido para transferir las Registro:
el Nivel Central y/o Planilla entrega de
8. Entregar comunicaciones oficiales a las dependencias
correspondencia
Asistente encargadas. a destinatarios
Administrativo en GDT-FT-15
las áreas de
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Radicación y Las Tutelas se envían directamente a la Oficina

correspondencia a Asesora Jurídica.
nivel local y
nacional La correspondencia que no tiene nombre, que
refiere varios asuntos o que se clasifica como
mixta, es remitida a la Oficina de Atención al
Usuario.

Las PQRS son remitidas por competencia a

cada dependencia, con copia a la Oficina de
Atención al Usuario para el correspondiente
seguimiento.

Las comunicaciones oficiales que pertenecen a

otras sedes, se entrega al mensajero o
motorizado en valijas para ser entregadas al
enlace de cada sede (Américas y Automotores),
quien luego de recibir y verificar los documentos
firma la planilla y la entrega de inmediato.

Recibir la comunicación y reasignar a su equipo Registro:

9. Recibir y dar
Jefes de de trabajo a través del formato direccionamiento Direccionamiento
trámite a las
dependencia correspondencias por áreas, para dar trámite y correspondencia
comunicaciones por áreas GDT-
respuesta si se requiere.
FT-17
Técnico de
correspondencia en
el Nivel Central y/o El enlace de correspondencia entrega a la Registro:
Asistente Oficina de Correspondencia, las planillas de Planilla entrega de
10. Realizar
Administrativo en recibido firmadas, estas son escaneadas y correspondencia
trazabilidad y/o
las áreas de enviadas por correo electrónico a las a destinatarios
seguimiento. GDT-FT-15
Radicación y dependencias emisoras para verificación de
correspondencia a entrega o consulta.
Correo electrónico
nivel local y
nacional

CORRESPONDENCIA INTERNA
Producir las comunicaciones internas o
externas, de acuerdo a las necesidades de cada Registro:
una de las dependencias. Comunicación
Funcionario o
1. Producir interna GDT-FT-
contratista de la
comunicaciones Las comunicaciones oficiales deben ser 04
dependencia
elaboradas en la Plataforma de gestión de Comunicación
correspondencia, la cual asigna un número externa GDT-FT-
consecutivo único. 03
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Enviar la comunicación a través de correo

electrónico al Jefe de dependencia para su
validación y aprobación.

Validar la comunicación solicitada, verificando la

Registro:
coherencia y pertinencia de la información. Comunicación
interna GDT-FT-
Si la comunicación cumple con las condiciones 04
de información, se solicita la impresión de la Comunicación
Jefes de 2. Validar y aprobar
comunicación para su aprobación. externa GDT-FT-
dependencia la comunicación 03
En los casos que no cumpla con las Punto de
condiciones, se solicita la corrección de la Control:
comunicación a través de correo electrónico, de Firmar la
aprobación de la
lo contrario continua con la siguiente actividad.
comunicación.
Si la comunicación es interna, se radica en la
dependencia receptora, y se diligencia el
formato entrega correspondencia interna,
Funcionario o haciendo firmar la planilla por parte del receptor. Registro:
3. Radicar la Finaliza el procedimiento. Entrega
contratista de la
comunicación correspondencia
dependencia
Si la comunicación es externa, se radica en la interna GDT-FT-
oficina de correspondencia o por los enlaces en 06
las diferentes sedes de la entidad, y continúa
con la siguiente actividad.

Técnico de La correspondencia interna solo se recibe de

correspondencia en forma física cuando no se pueden adjuntar los
el Nivel Central y/o anexos o normalmente cuando proviene de las Registro:
Asistente regionales operativas. Comunicación
4. Recibir
Administrativo en interna GDT-FT-
Correspondencia Los documentos oficiales producidos por las 04
las áreas de
interna dependencias de la UNP, pueden ser recibidos Comunicación
Radicación y
correspondencia a en la oficina de correspondencia o por los externa GDT-FT-
nivel local y enlaces en las diferentes sedes de la entidad 03
nacional para ser enviados.

Técnico de
correspondencia en
el Nivel Central y/o 5. Trasladar a la Cuando la correspondencia es recibida en cada Registro:
Asistente oficina de sede en el momento de los recorridos, esta es Planilla entrega de
correspondencia recogida y llevada a la oficina central de correspondencia
Administrativo en
. correspondencia. a destinatarios
las áreas de GDT-FT-15
Radicación y
correspondencia a
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nivel local y
nacional.

Técnico de
correspondencia en Se verifica que la información del documento
el Nivel Central y/o coincida con la registrada en la planilla.
Asistente Punto de
Si la información coincide, se aprueba y Control:
Administrativo en 6. Verificar
continúa en la siguiente actividad. Planilla entrega de
las áreas de documentos correspondencia
Radicación y Cuando la información no corresponde se a destinatarios
correspondencia a realiza la devolución a la dependencia para su firmada
nivel local y corrección explicando el motivo.
nacional.

Técnico de
correspondencia en
el Nivel Central y/o
Asistente Registro:
El documento se dobla de tal manera que el
Administrativo en Sobre de envío
7. Ensobrar membrete sea visible en el sobre, debe estar
con la información
las áreas de
previamente marcado con los datos de envío. del emisor y el
Radicación y
correspondencia a receptor
nivel local y
nacional.

Técnico de Se realiza la clasificación, digitalización,

Registro:
correspondencia en imposición y guía de los envíos de acuerdo al Plantilla entrega
el Nivel Central y/o procedimiento del operador de de
Asistente correspondencia. correspondencia
Administrativo en al operador GDT-
8. Enviar Se entrega al transportista para la distribución FT-13
las áreas de
ya sea local, nacional o internacional según
Radicación y Planilla entrega
corresponda.
correspondencia a papelería y
nivel local y Las planillas firmadas son archivadas elementos de
nacional. valor al operador
físicamente.
GDT-FT-14
Técnico de Se elabora una base de datos por dependencia
correspondencia en con los envíos y se remite vía correo electrónico
el Nivel Central y/o 9. Realizar a las diferentes áreas con el número de guía con
Asistente Registro:
Seguimiento y la cual salió el documento de la entidad para
Base de datos de
Administrativo en trazabilidad. consulta, seguimiento o visualización de la los envíos
las áreas de prueba de entrega a través de la página web del
Radicación y operador.
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nivel local y
nacional.

10. Fin Finaliza el procedimiento

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA CREACIÓN O CAMBIO DEL DOCUMENTO FECHA
INICIAL FINAL
Creación del procedimiento. Se hace necesario documentar la
00 información del nuevo proceso de Gestión Documental. Éste 10/09/2018 01
procedimiento anteriormente pertenecía al proceso de Gestión
Administrativa.