Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos se definen como una organización o planificación de

actividades que están relacionadas entre sí, las cuales se ejecutan a través de
diferentes etapas

¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

Se denomina de esta manera al conjunto de etapas o fases por las que atraviesa
un proyecto para lograr alcanzar el objetivo propuesto desde su fase inicial.

En una organización los Directores de Proyectos son los encargados de llevar

a cabo la planificación de los mismos, para que de esta manera pueda culminar
exitosamente cada una de sus fases. Además, el área encargada de abordar este
tema es la gestión de proyectos, ya que esta consiste en aplicar los
conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades para poder cumplir con
los requerimientos que exige un proyecto.

No obstante, todos los proyectos deben atravesar este ciclo

independientemente de si ha sido realizado por un individuo o empresa.
Incluso, dependiendo del tipo de proyecto es posible disminuir o aumentar el
número de etapas existentes.

A través del ciclo es posible definir ciertos aspectos, como:

 Permiten identificar las técnicas necesarias para cada etapa.

 Se definen las áreas involucradas para cada fase.
 Se establece el control y requisitos de aprobación para cada etapa.
Además, los ciclos de vida de proyecto cuentan con una serie de
características, entre ellas se encuentran:

 Las etapas del proyecto suelen establecerse de manera secuencial.

 Al inicio el número de personal y coste es bajo, incrementándose a
medida que avanza y disminuyendo nuevamente cuando se acerca el
final.
 De igual forma que el punto anterior, el nivel de incertidumbre va
transformándose, siendo al inicio alto y disminuyendo al progresar con
el proyecto.

Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto puede variar según el tipo. Sin embargo, la

mayoría de ellos suelen atravesar cinco fases claves:

Inicio → Planificación → Ejecución → Seguimiento → Cierre

 Etapa de inicio

La fase de inicio de un proyecto tiene como objetivo estudiar todos los

aspectos referentes al mismo, como la viabilidad, alcance y el equipo o áreas
encargadas para trabajar en él. En otras palabras, se definen los objetivos y
recursos necesarios.
Es indispensable conocer el ámbito donde se ejecutará el proyecto y contar
con un equipo que posea las habilidades necesarias para lograr los objetivos
propuestos.

Pasos clave en la gestión del proyecto para iniciar un proyecto:

 Se debe crear una Carta del Proyecto – ¿Cuál es la visión, el objetivo y

las metas de este proyecto?
 Identificar el Alcance y los Resultados Importantes – ¿Cuál es el
producto o servicio que debe proporcionarse?
 Se debe realiza un Estudio de Viabilidad – ¿Cuál es el problema
principal y cuáles son sus posibles soluciones?
 Estimar el Costo de Alto Nivel e Idea un Modelo Comercial – ¿Cuáles
son los costos y beneficios de la solución?
 Identificar las Partes Interesadas – ¿A quiénes afecta este proyecto,
cómo y cuáles son sus necesidades?

 Planificación

A través de la etapa de planificación del proyecto se plantea el conjunto de

acciones y actividades a realizar basándose en los datos obtenidos y definidos
en la fase anterior; obteniendo así una hoja de ruta clara y concisa. Entre los
procesos es posible hallar:

 Elaborar el plan de proyecto inicial, comunicación, compras-gastos y

aceptación.
 Determinar la gestión de recursos, financiera y de calidad.
 Realizar un análisis o evaluación de los riesgos.
La planificación suele ser una de las fases más complicadas, ya que el Director
de proyecto deberá hacer cálculos estimados en cuanto a los costos, personal y
recursos necesarios para alcanzar la siguiente etapa en el período establecido.

Pasos clave en la gestión de proyectos para la planificación de un

proyecto:

 Identificar cuáles son las etapas de un proyecto, el conjunto de

actividades del proyecto, las limitaciones, y programa y crea una línea
de tiempo del proyecto con un Gráfico de Desglose del Trabajo y
Diagrama de Gantt
 Realizar un Plan Financiero que contenga un presupuesto y estimación
de costos del proyecto y un plan para cumplir con el costo máximo
completo con asignaciones a todos los recursos y departamentos.
 Elaborar un Plan de Recursos formando un gran equipo y programar
los recursos y materiales necesarios para entregar el proyecto.
 Establecer los objetivos y medidas de calidad a través de un plan de
calidad
 Llevar a cabo un Plan para los Riesgos identificando los posibles
riesgos, suposiciones, problemas y dependencias. Se debe desarrollar
un plan de reducción para evitarlos y /o superarlos.
 Elaborar un Plan de Aceptación asignando criterios para lo que se
considera ‘hecho’ y ‘entregado’.
 Preparar un Plan de Comunicación con las partes interesadas.
 Realizar un Plan de Adquisiciones con cualquier proveedor externo
requerido. Crear un documento del alcance de trabajo que describa los
parámetros del proyecto para su aprobación
  Etapa de ejecución

La fase de ejecución es aquella en la que todos los planes definidos en la hoja

de ruta son llevados a cabo en el orden programado; por lo que será necesaria
la buena gestión y comunicación, trabajo en equipo y la responsabilidad
individual.

El Director de Proyecto será responsable de repartir las tareas, coordinar,

monitorear el uso de recursos (dinero y tiempo), detectar fallas y hallar
soluciones, y gestionar el cambio.

Pasos clave en la administración del proyecto para ejecutar un proyecto:

 Liderazgo del Equipo, lo que ofrece una visión del éxito y permite que
el equipo la cumpla.
 Creación de Tareas, se debe definir claramente lo que debe hacerse y
los criterios para la tarea.
 Sesión Informativa de Tareas para garantizar que el equipo tenga claro
lo que debe hacer y cuándo hacerlo.
 Administración de Clientes, trabajar con el cliente para garantizar que
los resultados son aceptables
 Comunicaciones, informar y mantener al tanto a las personas adecuadas
en el momento adecuado a través del canal correcto

 Seguimiento y control

Esta etapa del ciclo es una de las más críticas, ya que a través de ella se
monitoriza y controla la correcta ejecución del proyecto para garantizar el
éxito del mismo. Para ello, se detectan las posibles fallas y se buscan las
soluciones óptimas que puedan reaccionar a tiempo.

 Utilización de métodos que permitan gestionar el proyecto a través del

seguimiento.
 Se definen indicadores de gestión.
 Elaboración de un plan ante cualquier contingencia.

El seguimiento y control está estrechamente relacionada con la fase anterior,

ya que como comentamos anteriormente, el éxito de la ejecución dependerá de
esta.

Pasos clave en la gestión del proyecto para supervisar y controlar un

proyecto:

 Gestión de Costos y Tiempo, revisar las hojas de asistencia y los gastos

para registrar, controlar y realizar un seguimiento del presupuesto,
cronograma y tareas del proyecto.
 Gestión de la Calidad, se debe revisar los resultados para garantizar que
cumplan con los criterios de aceptación definidos.
 Se debe monitorear, controlar, administrar y reducir los riesgos y
problemas potenciales.
 Administración de Aceptación, realizar pruebas de aceptación del
usuario y crear un sistema de revisión, para asegurarse de que los
resultados cumplan con las necesidades del cliente.
 Gestión de Cambios, cuando el proyecto no sale como fue planificado,
se debe gestionar el proceso de cambios con el cliente para garantizar
que estén satisfechos con los cambios necesarios.
  Etapa de cierre

Finalmente el proyecto llega a su última fase, en la cual se hace una

valoración de éste, se transmite el conocimiento y se cumple con las
responsabilidades contractuales.

La fase de cierre del proyecto abarca procesos como:

 Planificación de cierre.
 Evaluación de resultados.
 Salida de materiales y equipos.
 Entrega de documentos, información y otros elementos a los clientes.

Pasos clave en la gestión del proyecto para cerrar un proyecto:

 Análisis del Rendimiento del Proyecto, esta es una visión general de

cómo se gestionó el proyecto y si las estimaciones iniciales de costo y
beneficio fueron precisas. ¿Hubo riesgos imprevistos? ¿Qué problemas
surgieron y qué tan bien fueron tratados? ¿Se cambió el plan del
proyecto, y cómo?
 Análisis del Equipo ¿Todos hicieron lo que se les asignó? ¿Fueron lo
suficientemente apasionados? ¿Se mantuvieron minuciosos y
responsables? ¿Fue la comunicación dentro del equipo sana y
constructiva?
 Cierre del Proyecto, documentar las tareas necesarias para llevar la vida
útil del proyecto a un final oficial. Esto incluye el cierre de acuerdos
con proveedores, la firma de contratos y la entrega de toda la
documentación necesaria del proyecto.
  Revisión Posterior a la Implementación, es necesario redactar un
análisis formal de los puntos fuertes y las fallas, y las lecciones
aprendidas resultantes y sugerencias para el futuro.

Importancia del Ciclo de Vida de un Proyecto

La importancia del ciclo de vida de un proyecto en un entorno organizacional

o incluso individual es realmente notoria, ya que mediante este es posible
concretar tanto objetivos, como procesos, actividades y oportunidades de
negocio; ofreciendo de esta manera una continuidad de operaciones
competitivas a través del tiempo.

Según un estudio, la mayoría de proyectos fracasan por errores en

la aplicación de metodologías, administración de recursos, cambio de
objetivos, comunicación o imposibilidad de trabajo en equipo. Lo que
significa que la mayoría de las empresas que presentan alguna de estas
problemáticas cuentan con poca madurez en el área de administración de
proyecto.

Por ello, conocer cómo funciona el ciclo de vida del proyecto y entender los
procedimientos a realizar es indispensable al momento de querer aventurarse
en un nuevo proyecto. Gracias a su aplicación se obtienen beneficios como:

 Prevención de riesgos en el futuro.

 Conocer los aspectos que requieren de mayor esfuerzo.
 Reducir el nivel de incertidumbre.
 Crear indicadores que permitan hacer un seguimiento óptimo.
 Tener un mejor control de las etapas del proyecto.