Admon1 - Unidad 4 - Organización - Manual de Procedimientos CREG

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GENERALES
VERSIÓN 1.0
ENERO DE 2001
VERSIÓN 1.0 adoptada
mediante Resolución 003 de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS enero 12 de2001
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO
No.
A. GENERALIDADES
INTRODUCCIÓN i
ESTRUCTURA INTERNA ii
MISIÓN GENERAL Y MISIÓN DE LAS ÁREAS DE APOYO iii
RIESGOS POTENCIALES A LOS QUE ESTA EXPUESTA LA COMISIÓN vi
CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EVITAR RIESGOS INNECESARIOS vii
SIMBOLOGÍA UTILIZADA viii
B. PROCEDIMIENTOS
1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
1.1. RECIBO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA P.01
1.2. ESCANEO, CATALOGACIÓN Y ARCHIVO ELECTRÓNICO P.02
1.3. ARCHIVO FÍSICO DE LA CORRESPONDENCIA P.03
1.4. BIBLIOTECA FÍSICA P.04
1.5. ENRUTAMIENTO DE INFORMACIÓN P.05
1.6. EMISIÓN Y ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA GENERADA INTERNAMENTE P.06
1.7. EXPEDICIÓN DE CIRCULARES P.07
1.8. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS P.08
1.9. DOCUMENTOS Y LEVANTAMIENTO DE ACTAS DE SESIONES CREG P.09
2. PRESUPUESTO
2.1. DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO P.01
2.2. BANCO DE PROYECTOS Y PLAN ANUAL DE GESTIÓN P.02
3. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

3.1. PAGOS P.01
3.2. PAGO DE NOMINA Y PAGOS FIN DE MES P.02
3.3. CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE CAJA MENOR P.03
3.4. INFORMES MENSUALES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL P.04
3.5. MANEJO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN P.05
4. CONTABILIDAD
4.1. REGISTRO DE EMPRESA CONTRIBUYENTE EN BASE DE DATOS P.01
4.2. CONTROL DE OMISOS P.02
TABLA DE CONTENIDO
4.3. CALCULO Y RECAUDO DE CONTRIBUCIONES P.03

4.4. REGISTROS CONTABLES P.04
4.5. CONCILIACIONES BANCARIAS P.05
4.6. PRESENTACIÓN INFORMES FINANCIEROS P.06
5. PERSONAL Y NOVEDADES DE PERSONAL

5.1. PLAN SEMESTRAL DE CAPACITACIÓN
6. CONTRATOS Y ADQUISICIONES
6.1. ORDENES Y CONTRATOS DE SUMINISTROS P.01
6.2. ORDENES DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES O
P.02
CONSULTORÍA
6.3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS P.03
7. EXPEDICIÓN RESOLUCIONES
7.1. EXPEDICIÓN DE RESOLUCIONES P.01
7.2. NOTIFICACIONES DE RESOLUCIONES P.02
8. ATENCIÓN AL PÚBLICO Y OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS

8.1. CONMUTADOR Y OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS P.01
8.2. INGRESO DE PERSONAS A LA COMISIÓN P.02
8.3. SOLICITUDES DE INFORMACIÓN P.03
C. ANEXOS
FORMATOS
TABLAS
GENERALIDADES PAGINA i
INTRODUCCIÓN
Los procesos y los procedimientos son uno de los elementos que conforman el Sistema de Control Interno; por
lo tanto estos deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan para consulta permanente por parte de
todos los funcionarios de la Comisión, y les permitan un mayor desarrollo en la búsqueda del Auto-Control.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procedimientos en el cual se definen los
procesos que agrupan las principales actividades dentro de la Comisión, como son: Gestión Documentos,
Presupuesto, Ejecución y Control del Presupuesto, Contabilidad, Personal y Novedades de Personal, Contratos
y Adquisiciones y Expedición Resoluciones; los cuales a su vez se dividen en los procedimientos más
importantes para el funcionamiento de la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Es de resaltar que además de Procesos y Procedimientos, en este manual se incluyen sus interrelaciones con
el Sistema de Control Interno, como es definir un tipo de riesgo para la no-ejecución de cada una de las tareas
de un procedimiento, así como, un tipo de control y un indicador cuando aplique, para medir que éstas se
desarrollen eficientemente.
Otra funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procesos de la Comisión, así como, su
información relacionada, sea totalmente auditable para atender a los requerimientos de la Contraloría General
de la Nación y a los de la Comisión o la Dirección Ejecutiva con el fin de controlar los parámetros claves de
todos los procesos tanto manuales como automáticos.
Este Manual de Procedimientos hace parte integral de la documentación total comprometida dentro del
PROYECTO DE ASESORÍA ORGANIZACIÓN INTEGRAL y su información debe ser revisada periódicamente,
con el fin de incluir los cambios que se vayan presentando en la práctica.
GENERALIDADES PAGINA ii
ESTRUCTURA INTERNA
MINISTRO DE MINAS COMITE DE EXPERTOS MINISTRO DE HACIENDA DIRECTOR DEPARTAMENTO

COMISIÓN Y ENERGÍA COMISIONADOS Y CRÉDITO PÚBLICO NACIONAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN EJECUTIVA
COORDINACIÓN EJECUTIVA
OFICINA DE REGULACIÓN Y OFICINA TÉCNICA OFICINA JURÍDICA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

POLÍTICAS DE COMPETENCIA
AREA GAS AREA ADMINISTRATIVA

ÁREA GAS AREA ENERGÍA AREA FINANCIERA
AREA ENERGÍA AREA INFORMACIÓN
GENERALIDADES PAGINA iii
MISIÓN GENERAL Y MISIÓN DE LAS ÁREAS DE APOYO
MISIÓN GENERAL
La Misión de la COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS – CREG, está basada en lo dispuesto en

las Leyes 142 y 143 de 1994, así como, en los Decretos que las reglamentan.
La COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS – CREG, es una entidad clasificada legalmente como
Unidad Administrativa Especial del Ministerio de Minas y Energía, integrada de acuerdo con lo dispuesto en el
Artículo 21 de la Ley 143 de 1994 y cuenta para su funcionamiento con una Estructura Interna de acuerdo con
lo establecido en el Articulo 70 de la Ley 142 de 1994. La Comisión posee regímenes especiales en materia de
contratación, administración de personal, salarios y prestaciones y goza de autonomía presupuestal. Opera a
través de una Fiducia Mercantil que celebra directamente el Ministerio de Minas y Energía, bajo las normas del
Derecho Privado.
La COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS – CREG, existe para regular el ejercicio de las
actividades de los sectores de energía y gas combustible, a fin de asegurar la disponibilidad de una oferta
energética eficiente, capaz de abastecer la demanda bajo criterios sociales, económicos, ambientales y de
viabilidad financiera. Propicia y preserva la competencia en el sector y propone la adopción de las medidas
necesarias para impedir abusos de posición dominante y busca la liberación gradual de los mercados hacia la
libre competencia. Tiene también el objetivo básico de asegurar una adecuada prestación del servicio mediante
el aprovechamiento eficiente de los diferentes recursos energéticos, en beneficio del usuario en términos de
calidad, oportunidad y costo del servicio.
Sus operaciones son desarrolladas con base en criterios de eficiencia, calidad, idoneidad, confiabilidad,
sostenibilidad, mínimo costo y alto sentido de responsabilidad social. Todos sus miembros, incluidas las
personas que apoyan el desarrollo de los objetivos de la COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS -
CREG como asesores y consultores, comparten principios y valores direccionados principalmente por: La
responsabilidad, honestidad y cooperación en la interacción con otros; el cumplimiento de las leyes que
competen a la Comisión en la forma que mejor sirva al interés público; la aplicación de decisiones regulatorias y
normativas basadas en información tan objetiva, completa y precisa como es posible; el no uso de preferencias
o prejuicios personales como base para recomendar y decidir aspectos relacionados con su labor.
La COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS - CREG usa como medios para cumplir con su Misión,
proyectos regulatorios, con una fuerte fundamentación técnico económica, además investigación y
mejoramiento permanente de herramientas y aproximaciones técnicas, tecnología de punta en información y
herramientas administrativas que de acuerdo con su alcance son las más modernas, efectivas y económicas.
La COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS - CREG visualiza los servicios públicos de electricidad
y gas combustible caracterizados por una prestación de amplia cobertura, buena calidad y bajo costo para los
usuarios de los mismos. Una industria donde esos servicios públicos sean atendidos por empresas manejadas
eficientemente dentro de un ambiente competitivo, donde la permanente desregulación sea una constante y
donde siempre existan los incentivos para alcanzar y mantener esa visión. La Comisión se visualiza a sí misma
reconocida nacionalmente, al nivel gobierno y empresas, como una entidad eficiente, honesta y de alta
credibilidad.
MISIÓN COMITÉ DE EXPERTOS
Coordinar y dirigir, los diferentes proyectos, procesos y funciones, que se desarrollan en la Comisión, para
lograr el adecuado cumplimiento de la Misión y Objetivos de la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
GENERALIDADES PAGINA iv
MISIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA
La Dirección Ejecutiva tiene como misión el garantizar el funcionamiento de la Comisión a través del ejercicio de
las funciones de dirección de las actividades de administración, apoyo logístico, financieras etc.
MISIÓN COORDINACIÓN EJECUTIVA
La Coordinación Ejecutiva de la Comisión, que depende del Director Ejecutivo, tiene como misión la
coordinación de los documentos que se lleven al Comité de Expertos Comisionados y a la Comisión, así como,
el asegurar la continuidad en la prestación de los servicios a cargo de la Comisión y las demás que le atribuya
el Comité de Expertos Comisionados.
MISIÓN COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
La Coordinación Administrativa tiene como misión el disponer y mantener en forma oportuna, eficiente y
económica todos los recursos físicos, de infraestructura y apoyo logístico requeridos por la Comisión para su
normal funcionamiento, de forma que se garantice el logro de los objetivos y metas planteados.
MISIÓN COORDINACIÓN FINANCIERA
La Coordinación Financiera tiene como misión el garantizar la disposición oportuna y económica de los recursos
financieros que requiere la Comisión para su normal funcionamiento, de forma que se garantice el logro de los
objetivos y metas planteados.
MISIÓN OFICINA DE REGULACIÓN Y POLÍTICAS DE COMPETENCIA
La Oficina de Regulación y Políticas de Competencia tiene como misión realizar el análisis de los asuntos
relacionados con la regulación de las distintas actividades y sectores de los servicios públicos a cargo de la
Comisión, la preparación de estudios de diagnóstico sobre los mismos, seguimiento del impacto que las
diferentes resoluciones tengan en los diferentes sectores, promoción de las condiciones de competencia en las
diferentes actividades, definición de las fórmulas de regulación de precios y el estudio de las conductas
contrarias a la competencia de acuerdo con lo que determine la misma regulación, de manera conjunta con la
Oficina Técnica. De la misma manera, colaborar en la contestación de comunicaciones dirigidas a la Comisión,
que contengan aspectos relevantes frente las materias de su competencia.
MISIÓN OFICINA TÉCNICA
La Oficina Técnica tiene como misión el dar el soporte técnico a todas las decisiones y conceptos que en
materia de regulación y reglamentación fije la Comisión, a través de la preparación y revisión de los
Reglamentos Técnicos, la aplicación de las fórmulas tarifarías de acuerdo con lo que determine la regulación y
el desarrollo de modelos y programas que requiera la Comisión. Debe también preparar los conceptos técnicos
requeridos sobre las diferencias que surjan en la operación del sistema interconectado, así como en la red
GENERALIDADES PAGINA v
nacional de gasoductos y el asesorar a la oficina de regulación y políticas de competencia en los asuntos

confiados a su cargo.
MISIÓN OFICINA JURÍDICA
La Oficina Jurídica tiene como misión el preparar concepto sobre los asuntos jurídicos propios de la Comisión;
tramitar los recursos que sean interpuestos contra los actos proferidos por la Comisión; preparar y revisar los
proyectos de ley, decretos, resoluciones y demás actos administrativos que profiera la Comisión; vigilar, y
atender cuando sea del caso, los procesos judiciales en los cuales sea parte la Comisión; organizar las
disposiciones legales relacionadas con la materia de su competencia y administrar el sistema de información
jurídica.
MISIÓN ÁREA DE INFORMACIÓN Y SISTEMAS
La Misión del Área de Información es la de administrar el desarrollo y funcionamiento del sistema de información de
la Comisión, garantizándole su disponibilidad en forma eficiente y oportuna, de forma que se garantice el logro de
los objetivos y metas planteados.
GENERALIDADES PAGINA vi
RIESGOS POTENCIALES A LOS QUE ESTA EXPUESTA LA COMISIÓN
A continuación se enumeran los posibles riesgos a los que se enfrenta la Comisión de Regulación de Energía y Gas
al incumplir alguna de las tareas definidas como criticas en cada procedimiento. Estos riesgos identificados se
relacionan en cada procedimiento en la casilla correspondiente, indicando el número del riesgo de acuerdo con la
numeración que se presenta a continuación.
1. PÉRDIDA DE ACTIVOS.
1.A. ELEMENTOS Y ÚTILES DE PAPELERÍA.
1.B. EQUIPO TECNOLÓGICO Y SOFTWARE.
1.C. BIENES MUEBLES E INMUEBLES.
1.D. USO INDEBIDO DE RECURSOS.
1.E. RECURSOS INSUFICIENTES.
1.F. CONTABILIDAD INADECUADA.
2. PÉRDIDA DE MEMORIA INSTITUCIONAL. Pérdida tanto de documentos y correspondencia recibida en la

Comisión, como de documentos emitidos por la misma, a causa de no tener controles sobre los documentos
recibidos y emitidos.
3. PÉRDIDA DE CONFIDENCIALIDAD EN LA INFORMACIÓN – DIVULGACIÓN INOPORTUNA DE LA

INFORMACIÓN.
4. DIVULGACIÓN INEFICIENTE DE LA REGULACIÓN Y ACTOS DE LA COMISIÓN.
5. RIESGO JURÍDICO.
5.A. CONCEPTOS QUE CONTRAVIENEN RESOLUCIONES.
5.B. RESOLUCIONES EN CONTRA DE LA LEY.
5.C. RESOLUCIONES EN CONTRA DE LA CONSTITUCIÓN.
5.D. RESOLUCIONES EN CONTRADICCIÓN CON OTRAS.
6. RIESGO ADMINISTRATIVO POR INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES COMO FUNCIONARIO PÚBLICO

CON RESPECTO A DERECHOS DE PETICIÓN.
7. FALTA DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. No tener una definición clara de las metas, objetivos y
estrategias que debe cumplir la Comisión.
8. INSEGURIDAD EN LOS ACTOS DE LA COMISIÓN. Posibilidad de que se alteren las determinaciones

dictadas por la Comisión en el ejercicio de sus facultades.
GENERALIDADES PAGINA vii
CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EVITAR RIESGOS INNECESARIOS
Aquí se presentan los controles establecidos para garantizar el cumplimiento de las actividades consideradas
como críticas en cada procedimiento.
1. Adecuada Divulgación y Capacitación de funcionarios en cuanto a las Políticas Internas, Normas Legales
Aplicables y Manual de Procedimientos.
2. Control de Consecutivos mediante el mantenimiento de planillas físicas y/o del Sistema de Información.
3. Controles intrínsecos al manejo y operación del Sistema de Información Electrónico.
4. Doble seguridad por mantener archivo de documentación y correspondencia tanto físico como electrónico.
5. La correspondencia emitida se envía por Correo Certificado o se entrega en forma Personal.
6. Revisión y Aprobación previa del Comité de Expertos.
7. Revisión y Aprobación previa de un Experto Comisionado.
8. Revisión y Aprobación previa del Director Ejecutivo.
9. Revisión y Aprobación previa de la Oficina Jurídica.
10. Revisión y Aprobación previa del Asesor(es) designado(s).
11. La divulgación de los actos e información que se considere necesaria debe hacerse a través de la red o de
la página Internet y cumplir con los requisitos legales de publicación e información si son del caso.
12. Verificar la disponibilidad de recursos antes de realizar Contratación u Órdenes.
13. Revisión y Aprobación previa del Coordinador Administrativo.
14. Validación de documentos y actas emitidos mediante vistos buenos y/o consecutivos.
GENERALIDADES PAGINA viii
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología
utilizada en el levantamiento de los mismos:
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Indicador de inició de un procedimiento

Inicio
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para

representar una tarea o actividad

representar una actividad predefinida realizada en el
Sistema de Información Electrónico.

representar una actividad de decisión o de
conmutación.
Conector fuera de página, forma utilizada para

a representar una referencia cruzada a otra página de un
diagrama de flujo.
A
Conector fuera de página, forma utilizada para
representar el fin y el inicio de página
Conector. Úsese para representar en un diagrama de

1
flujo una entrada o una salida de una parte de un
Diagrama de Flujo a otra dentro de la misma página.
FIN
Conector utilizado para representar el fin de un
procedimiento.
1. GESTIÓN DOCUMENTOS
1.1. RECIBO DE CORRESPONDENCIA Y 1.9 DOCUMENTOS Y LEVANTAMIENTO

RADICACIÓN DE ACTAS DE SESIONES CREG
1.2. ESCANEO Y CATALOGACIÓN
1.5. ENRUTAMIENTO DE 1.3. ARCHIVO FISICO DE LA

CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA
1.6. EMISIÓN Y ARCHIVO DE

1.4. BIBLIOTECA FÍSICA Y
CORRESPONDENCIA GENERADA
ELECTRÓNICA
INTERNAMENTE
1.7. EXPEDICIÓN DE CIRCULARES 1.8. PRESTAMO DE DOCUMENTOS

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCED 01 – PÁG. 1

Enero de 2001
1.1. RECIBO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Objetivo: Radicar absolutamente toda la documentación que ingrese a la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Inicia en: Recepción de Correspondencia.

Finaliza en: Envío de Correspondencia para Archivo
COMENTARIO FLUJOGRAMA RESPONSABLE NORMA / POLÍTICA RIES CTRL INDIC
Inicio COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
SECRETARIO
EJECUTIVO
Reciba
correspondencia (1)
(2) La correspondencia pudo haber Verifique en el SECRETARIO

llegado por vía Fax, por Correo o por Sistema si la EJECUTIVO
E – Mail; caso en el cual ya fue misma
radicada. correspondencia
ya ha llegado por
otro medio (2)
¿Correspondenci
a ya ha llegado?
(3)
SI
(4) Coloque sello de recibido a la SECRETARIO

correspondencia que ya había EJECUTIVO
ingresado a la CREG, y diligencie NO Coloque Sello de
todos los campos. Ver Formato 1. RECIBIDO (4)
Sello de Recibido
(5) Radique correspondencia que no

había ingresado a la Comisión. Este
SECRETARIO
EJECUTIVO
El consecutivo
radicación no
de
debe
2 2
proceso consiste en timbrar el Radique
Correspondencia (5)
presentar faltantes o 6
documento con un radicador que se blancos. Radicados no
encuentra en Recepción el cual le asignados o equivocados
asigna un consecutivo de ingreso a deben aparecer como
la Correspondencia, con fecha y anulados
hora en la cual fue recibida la misma.
SECRETARIO
Envíe documento EJECUTIVO
radicado a Archivo
(6)
FIN

Enero de 2001
1.2. ESCANEO, CATALOGACIÓN Y ARCHIVO ELECTRÓNICO
Objetivo: Escanear y Archivar electrónicamente toda la correspondencia que ingresa a la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Inicia en: Recepción de la Correspondencia ya radicada

Finaliza en: Verificación de datos sobre correspondencia catalogada y enjutada.
ADMINISTRATIVA
(1) Reciba la correspondencia que

ya ha sido radicada. Reciba TÉCNICO
correspondencia de
ADMINISTRATIVO
(Adm. Electrónico)
Recepción (3)
(2) Diligencie los campos: TÉCNICO

♦ Entidad En el sistema ADMINISTRATIVO
♦ Ciudad diligencie Tabla de (Adm. Electrónico)
♦ Fecha de Radicación Radicación (2)
♦ Fecha Documento
♦ Remitente
♦ Número de radicación
♦ Destinatario
♦ Medio (fax, correo, personal)
TÉCNICO
♦ Número de Origen
Escanee ADMINISTRATIVO
♦ Referencia (Adm. Electrónico)
correspondencia
♦ Anexo
recibida (3)
Asigne una carpeta en el sistema, TÉCNICO

dependiendo de: Cataloge ADMINISTRATIVO
(4) El archivo electrónico
debe corresponder
2 3
♦ Categoría correspondencia,
♦ Asunto es decir archivela
(Adm. Electrónico) exactamente con
electrónico y adecuarse
el 4
♦ Tipo de documento electronicamente a las tablas de archivo de
(4) Documentos. Ley 80/89 y
’ Decreto 1382/95
TÉCNICO (5) Toda la

Al aparecer ADMINISTRATIVO correspondencia se
enrutador, envie (Adm. Electrónico) enviara al Coordinador
correspondencia a Ejecutivo, quien será el
Coordinador responsable de enrutarla
Ejecutivo (5) finalmente
(6) Verifique todos los campos en la TÉCNICO

pantalla que aparece después de Verifique información ADMINISTRATIVO
asignar destino a la correspondencia acerca de la (Adm. Electrónico)
correspondencia (6)
FIN

Enero de 2001
1.3. ARCHIVO FÍSICO DE LA CORRESPONDENCIA
Objetivo: Archivar toda la correspondencia que ha sido escaneada y catalogada, de manera que exista una carpeta física idéntica a la del
Sistema.
Inicia en: Recepción física de la Correspondencia catalogada el día anterior.

Finaliza en: Archivo de correspondencia física.
ADMINISTRATIVA
(1) Revise toda la correspondencia Reciba físicamente TÉCNICO (1) La correspondencia

ya Catalogada a primera hora del la Correspondencia ADMINISTRATIVO recibida de Proveedores
día. catalogada el día (Adm. Gestión y Contratistas debe ser
anterior (1) documentos físico) enviada inmediatamente
Hay correspondencia que por su al Coordinador
importancia se debe remitir al Administrativo para que
Coordinador de la Oficina se tramite lo más pronto
Administrativa, previo al posible.
procedimiento de Archivo Físico, la TÉCNICO
cual es: Ingrese al sistema ADMINISTRATIVO
Correspondencia de Proveedores: e infórmese (Adm. Gestión
Cuentas de Cobro acerca de la documentos físico)
Facturas a Contratistas cantidad de
correspondencia
Correspondencia de Contratistas: catalogada el día
Informe de Actividades anterior (2)
(3) Estando en el Sistema, verifique Una a una tome la TÉCNICO

(2) El archivo electrónico
debe corresponder
2 4
para cada documento físico: correspondencia ADMINISTRATIVO exactamente con el
Descripción (Categoría, física y busque en el (Adm. Gestión electrónico y adecuarse
Asunto, Tipo de Documento) sistema, información documentos físico) a las tablas de archivo de
Área acerca de su Documentos. Ley 80/89 y
Código Catalogación (3) Decreto 1382/95
Archivo Físico
Verifique además que la imagen este

bien capturada en el sistema.
Identifique cada
documento o TÉCNICO
correspondencia con ADMINISTRATIVO
información de la (Escaneo y
carpeta en la que Catalogación)
debe ir la misma de
acuerdo al Sistema
(4)
(5) El archivo esta distribuido por TÉCNICO

categorías, cada una ubicada en un Busque carpeta ADMINISTRATIVO
estante diferente y distinguida con un física en estante (Adm. Gestión
color, tal y como se describe a correspondiente, documentos físico)
continuación: según apunte en el
Energía – Amarillo. documento y archive
Gas Natural – Azul. (5)
GLP – Rojo.
Otras Entidades – Verde.
Otros Remitentes – Naranja.
Administrativa – Amarillo. A
El archivo de la correspondencia del

año en curso se maneja en un
estante diferente.

Enero de 2001
1.3. ARCHIVO FÍSICO DE LA CORRESPONDENCIA
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
TÉCNICO
Determine si hay ADMINISTRATIVO
espacio para seguir (Adm. Gestión
archivando en la documentos físico)
Carpeta Física (6)
¿Hay espacio en
Carpeta física?
(7)
NO
Cree Carpeta física TÉCNICO

e informe a Técnico ADMINISTRATIVO
Administrativo (Adm. Gestión
(Escaneo y documentos físico)
SI
Catalogación) para
que cree nueva
Carpeta en Sistema
(8)
FIN
1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCED 04 – PÁG.. 1

Enero de 2001
1.4. BIBLIOTECA FÍSICA
Objetivo: Archivar documentos en la Biblioteca, de manera que queden organizados de la mejor forma y sean de fácil consulta para
Usuarios y Funcionarios de la CREG.
Inicia en: Recepción de Documento para Biblioteca.

Finaliza en: Archivo del Documento en la Biblioteca.
ADMINISTRATIVA
(1) El documento que se recibe ya TÉCNICO

ha sido radicado, escaneado, ADMINISTRATIVO
catalogado y archivado en el Reciba documento (Adm. Gestión
Sistema de Información de Archivo para Biblioteca (1) documentos físico)
de Correspondencia.
(2) Estando en el Sistema, digite: TÉCNICO

Ingrese al ADMINISTRATIVO
a. Colección a la que pertenece Sistema, (Adm. Gestión
(cada una se distingue con un color), diligencie datos documentos físico)
que se ilustra a continuación: del Documento y
- Institucional (estudios, asigne código (2)
informes, planes, actas, libro
de resoluciones, material
capacitación) – Verde.
- Energía – Amarillo,
- Gas Natural – Azul.
- Hemeroteca – Naranja.
b. Asigne código de tipo de

documento. Ver Tabla 1. Códigos de
Colecciones.
(3) Estampe Sello de Código Estampe Sello de

TÉCNICO
(formato 2) en el Índice del libro, y el ADMINISTRATIVO
Biblioteca y
sello de Sistema de Información (Adm. Gestión
diligencie sus
Bibliográfica (formato 3) en diversas documentos físico)
partes del documento para indicar campos (3)
que es propiedad de la Comisión de
Regulación de Energía y Gas.
(4) Escanee para Sistema de TÉCNICO

Información de Biblioteca y archive Escanee ADMINISTRATIVO
2 4
según código de tipo de documento documento (4) (Adm. Gestión
(catalogación de Biblioteca). Si son documentos físico)
libros adquiridos escanee solamente
portadas y tabla de contenido
TÉCNICO
Elabore Sticker con ADMINISTRATIVO
(5) Ver Formato 4. Sticker de Código del (Adm. Gestión
Biblioteca. documento según documentos físico)
sus características
(5)
Archive el TÉCNICO
documento en ADMINISTRATIVO
estante (Adm. Gestión
correspondiente (6) documentos físico)
FIN

Enero de 2001
1.5. ENRUTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Objetivo: Informar y/o asignar todas y cada una de las correspondencias o solicitudes.
Inicia en: Reciba información Catalogada del Técnico Administrativo (arch. electrónico).
Finaliza en: Tramite proceso asignado según corresponda.
EJECUTIVA
COORDINADOR
Reciba
EJECUTIVO
información
Catalogada de
Téc.Adminstrativo
(arch. electrónico)
(1)
(2) Existen los siguientes grupos de

información: Identifique tema, COORDINADOR
- Grupo Expertos escoja grupo de EJECUTIVO
- Grupo Asesores en Gas Asesores que
- Grupo Asesores Jurídicos serán informados,
- Grupo Administrativo y envíeles
información (2)
FUNCIONARIOS
Infórmese acerca COMISIÓN
de información
remitida y
disponga de ella
de acuerdo a su
interés (3)
FIN
COORDINADOR
Envíe información EJECUTIVO
a todos los
Expertos
Comisionados (4)
COORDINADOR
Seleccione de EJECUTIVO
acuerdo al tema
un Asesor
encargado de dar
tramite al mismo
y asignele
proceso (5)
A

Enero de 2001
COORDINACIÓN
A EJECUTIVA
(5) LAS posibles tareas a desarrollar Reciba proceso y ASESOR ENCARGADO

son las siguientes: determine de
- Elaboración Carta de acuerdo con la
respuesta. solicitud el tipo de
- Análisis. tramite que debe
- Resoluciones. seguir (6)
¿Proceso
requiere
respuesta al
solicitante?
NO
ASESOR ENCARGADO
Infórmese y
desarrolle tramite (7)
SI ASESOR ENCARGADO
Envíe a Archivo
Electrónico (8)
FIN
¿Es Solicitud de
Concepto o
Derecho de
Petición de NO
consulta?
a
SI
ASESOR ENCARGADO
En el caso que sea
persona Jurídica,
verifique que la
correspondencia
haya sido enviada
por el Representante
Legal (9)
ASESOR ENCARGADO
Prepare
comunicación y
incluyala con sus
anexos en el
proceso
correspondiente
(10)
B

Enero de 2001
COORDINACIÓN
B EJECUTIVA
ASESOR ENCARGADO
Solicite Concepto
Jurídico (11)
ASESOR ENCARGADO (12) Para atender

Reciba concepto Derechos de Petición y
Jurídico y envíe a consultas tenga en
visto bueno de cuenta las Reglas
Experto (12) Básicas para la Atención
de Peticiones, Consultas
y Solicitudes en General.
b
Los tiempos
aproximados para la
resolución de los tramites
EXPERTO son:
Revise,
COMISIONADO Consulta: Treinta (30)
modifique, de días hábiles.
visto bueno y Derecho de Petición:
envíe a Dirección Quince (15) días hábiles
Ejecutiva (13) a menos que
formalmente la CREG
prorrogue el plazo.
(14) Ver procedimiento Emisión de Revise, apruebe, DIRECTOR EJECUTIVO

Correspondencia. firme y solicite envio
a Solicitante (14)
FIN
Es Derecho de
Petición Solicitud
Información (15) NO
c
SI
Solicite y/o verifique ASESOR ENCARGADO

que se realicen
consignaciones que
se consideren
necesarias. Ver
procedimiento
Solicitudes de
Información (16)
C

Enero de 2001
ASESOR ENCARGADO
Prepare respuesta
en los cinco (5)
días hábiles
contados a partir
del día siguiente a
la radicación (17)
Incluya respuesta ASESOR ENCARGADO

con sus anexos
en el proceso
correspondiente y
envíe a Director
Ejecutivo (18)
c b
Recursos de Reposición
y Apelación según
Tramíte el: Código Contencioso
- Recurso de Administrativo y Código
Reposición y de Procedimiento Civil.
Apelación
- Resolución de Resolución de Conflictos,
Conflictos según Resolución CREG
- Solicitud Tarifas 066/98.
- Solicitude de
Arbitramentos Solicitud de
(19) Arbitramento, según
Resolución CREG
067/98
Tarifa Distribución Gas

según Res. CREG
Ver procedimiento 057/96
Expedición de
Resoluciones (20) Tarifa Transporte de Gas
según Res. CREG
001/00
FIN Tarifa de Distribución de

Electricidad, según Res.
CREG 099/97
Costo Base
Comercialización
Electricidad, Res. CREG
031/97

Enero de 2001
1.6. EMISIÓN Y ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA GENERADA INTERNAMENTE
Objetivo: Enviar y archivar todos los comunicados y respuestas a solicitudes de los usuarios de una manera organizada, llevando un
control adecuado para futuras consultas.
Inicia en: Reciba por el sistema documentos con anexos correspondientes aprobados por el Director Ejecutivo.
Finaliza en: Busque la carpeta según referencia inicial y anexe el documento producto.
ADMINISTRATIVA
SECRETARIO
Reciba por el
EJECUTIVO
sistema documentos
con anexos
correspondientes
aprobados por el
Director Ejecutivo (1)
(2) Consulte en el consecutivo de la SECRETARIO

Emisión de Correspondencia.
Asigne numero
consecutivo de EJECUTIVO
2 2
emisión de
correspondencia (2)
SECRETARIO
Elabore dos
EJECUTIVO
originales del
documento con sus
anexos
correspondientes (3)
SECRETARIO
Entregue EJECUTIVO
físicamente los
documentos y sus
anexos al Director
Ejecutivo para
revisión, aprobación
y firma (4)
DIRECTOR EJECUTIVO
Revise y firme
documentación y
devuelva a
Secretario Ejecutivo
(5)
A

Enero de 2001
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
(5) Envíelo por Correo, E-mail o Fax SECRETARIO

si es urgente. Envíe un original del EJECUTIVO
(7) Para el control de los
documentos emitidos por
6 5
documento con la Comisión y de sus
anexos al anexos, la entrega a
destinatario (6) Archivo se hará con un
acta en la cual se
relacionen los mismos.
SECRETARIO
Envíe proceso para EJECUTIVO
archivo electrónico
(7)
(8) Catalogue de acuerdo a TÉCNICO

catalogación de entrada. Reciba proceso y de ADMINISTRATIVO
fin al mismo (Información)
volviendolo
documento de "Solo
Consulta" (8)
FIN
(9) Archive segundo original del SECRETARIO

documento en Carpeta de Archive segundo EJECUTIVO
Consecutivo de Emisión de original sin anexos
Correspondencia en consecutivo (9)
SECRETARIO
Tome una copia del EJECUTIVO
segundo original con
anexos y junte con
las comunicaciones
del día (10)
(11) Relacione en el acta, todos los SECRETARIO

documentos emitidos en el día, así
como los anexos que los
Elabore un acta para
entrega al archivo
EJECUTIVO 2 4
acompañan. Esta relación se debe físico de la
hacer semanalmente o dependiendo correspondencia
del volumen de correspondencia generada (11)
emitida por la Comisión.
(12) Reúna copia de todos los

documentos y anexos que relaciona Entregue SECRETARIO
en el acta y entregue a Archivo, junto documentos a EJECUTIVO
con la misma. responsable de
Archivo físico (12)
B

Enero de 2001
B COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
TÉCNICO
Reciba ADMINISTRATIVO
Correspondencia (Adm. Gestión
generada por la documentos físico)
Comisión (13)
Verifique si el TÉCNICO
documento es ADMINISTRATIVO
respuesta o hace (Adm. Gestión
documentos físico)
referencia a un
documento inicial
(14)
¿Documento es
respuesta o tiene
referencia inicial?
(15)
2 4
NO
(16) Si en el documento producto se TÉCNICO

hace referencia a Radicación Inicial Lea el documento y ADMINISTRATIVO
es decir al documento que origino el envíelo a la Carpeta (Adm. Gestión
tramite, busque documento inicial y SI de Conceptos, documentos físico)
archive el documento producto General o de
anexo a este. Registro (16)
TÉCNICO
Busque la carpeta
ADMINISTRATIVO
según referencia
(Adm. Gestión
inicial y anexe el
documentos físico)
documento producto
(17)
FIN

Enero de 2001
1.7. EXPEDICIÓN DE CIRCULARES
Objetivo: Definir los pasos a seguir para la Expedición de Circulares en la Comisión.
Inicia en: Desarrollo por parte de Asesor del Contenido de la Circular

Finaliza en: Archivo y Publicación en la Red de la Circular
Inicio
ASESOR CREG
Desarrolle Contenido
de la Circular (1)
NO
ASESOR CREG
Remita a Comité de 5 6
Expertos para
discusión y
aprobación (2)
COMITÉ DE EXPERTOS
¿Circular es
aprobada (3)?
SI
SECRETARIO
EJECUTIVO
1 2
De formato, asigne
numero de
consecutivo, radique
e imprima Circular
Aprobada (4)
DIRECTOR EJECUTIVO
Revise y firme la
Circular, remita a
(5)
SECRETARIO
Envie Circular a EJECUTIVO
Empresas Reguladas
interesadas (6)
A

Enero de 2001
1.7. EXPEDICIÓN DE CIRCULARES
SECRETARIO (7) La entrega de

Envíe Circular para EJECUTIVO Circulares aprobadas
4 11
escaneo, publicación para archivo se hará con
en la Red y para acta anexa a la misma.
Archivo fisico (7)
FIN

Enero de 2001
1.8. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Objetivo: Atender todas las solicitudes de préstamo de documentos por parte de los Funcionarios de la CREG.
Inicia en: Petición de préstamo del documento por parte del funcionario vía E-mail.
Finaliza en: Registro en el Sistema de la devolución del documento prestado.
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Inicio
TÉCNICO
(1) Después del tramite ADMINISTRATIVO (Adm (1) Las solicitudes de
correspondiente, reciba las Reciba la petición de Gestión documentos préstamo de documentos
2 1
préstamo del
solicitudes de préstamo
documentos por parte de personas
de
documento
físico) que se hagan a Archivo
por parte de funcionarios
3
externas, las cuales deben hacerse archivado (1) de la Comisión, deben
por escrito y dirigidas a la Dirección realizarse vía E-mail.
Ejecutiva de la Comisión.
TÉCNICO
ADMINISTRATIVO (Adm
Ubique en el estante, Gestión documentos
la carpeta físico)
correspondiente al
documento solicitado
y retirelo (2)
TÉCNICO
ADMINISTRATIVO (Adm
Entregue documento Gestión documentos
a funcionario físico)
solicitante (3)
(4) El sistema automáticamente Registre en el TÉCNICO

registra el préstamo del documento Sistema el ADMINISTRATIVO (Adm 2 3
con: Nombre del Funcionario que préstamo del Gestión documentos
solicita, Fecha y hora de entrega del documento (4) físico)
documento al funcionario solicitante.
TÉCNICO (5) El tiempo establecido

Reciba de ADMINISTRATIVO (Adm para la permanencia de
Funcionario Gestión documentos un documento en
documento prestado físico) préstamo a un
(5) funcionario es de quince
(15) días tiempo en el
cual si aun no lo puede
regresar debe refrendar
el préstamo.
Ubique estante y TÉCNICO
carpeta a la que ADMINISTRATIVO (Adm
Gestión documentos
pertenece el
físico)
documento y
archivelo
nuevamente (6)
A

Enero de 2001
1.8. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
COORDINACIÓN
A ADMINISTRATIVA
TÉCNICO
(7) En el Sistema queda registrada la Registre en el ADMINISTRATIVO (Adm
entrega del documento con fecha y Sistema la entrega Gestión documentos
hora, lo cual habilita el documento del documento físico)
para ser prestado a otro funcionario. prestado (7)
FIN

Enero de 2001
1.9. DOCUMENTOS Y LEVANTAMIENTO DE ACTAS DE SESIONES CREG
Objetivo: Coordinar la entrega de los Documentos soporte de las decisiones que se someterán a consideración de la Comisión y elaborar
las Actas de las sesiones formales de la CREG.
Inicia en: Definición de temas en reunión de Comité de Expertos.

Finaliza en: Firma de Actas por parte del Ministro de Minas y Energía.
DOCUMENTOS DE
SESIONES CREG COORDINACIÓN
EJECUTIVA
Inicio
En reunión de COMITÉ DE EXPERTOS

Comité de Expertos,
se deciden temas
para desarrollo de los
Planes (1)
(2) Los temas de los proyectos se Prepare tema con EXPERTO LÍDER,
dividen en: documentos soporte ASESOR
Temas Varios RESPONSABLE,
y solicite revisiónes
Recursos de Reposición. ASESOR DE APOYO
que correspondan (2)
Resolución de Conflictos
Derechos de Reposición
Aprobación de Tarifas
Temas Principales
Proyectos de Regulación Revise y haga EXPERTO LIDER,
modificaciones que OFICINA JURÍDICA
sean convenientes
(3)
ASESOR
Presente tema a
RESPONSABLE
Comite de Expertos
(4)
ASESOR
Realice correcciones RESPONSABLE
solicitadas y envie a
Coordinación
Ejecutiva (5)
(6) Asigne un código, según

consecutivo en Planilla de Sesión, la COORDINADOR
cual a su vez también tiene un
Incluya tema con
EJECUTIVO
2 2
sus correspondientes
consecutivo
anexos en
documentación
CREG, asignando
consecutivo (6)
A

Enero de 2001
LEVANTAMIENTO ACTAS COORDINACIÓN

DE SESIONES CREG EJECUTIVA
(7) En el Acta Borrador o Preliminar, COORDINADOR

Participe en reunión
incluya un resumen de los temas EJECUTIVO
CREG, como
presentados en la Sesión, indicando
Secretario de la
el número de la Sesión (consecutivo
misma (7)
de sesiones) y el número del tema
(consecutivo de temas presentados).
Incluya también, las principales
discusiones, las definiciones y
aprobaciones que se hicieron en la
misma. COORDINADOR
Prepare borrador del EJECUTIVO
Acta de la Sesión
CREG (8)
COORDINADOR
EJECUTIVO
Remita e Expertos
para revisión (9)
COORDINADOR
Remita a Oficina EJECUTIVO
Jurídica para
revisión (10)
COORDINADOR
Realice cambios EJECUTIVO
necesarios en el
borrador del Acta
(11)
Presente Acta en
COORDINADOR
EJECUTIVO
siguiente Sesión
CREG, para revisión
y correcciones (12)
B

Enero de 2001
B
COORDINACIÓN
EJECUTIVA
Incorpore COORDINADOR
comentarios y EJECUTIVO
correciones y/o
modificaciones en el
Acta (13)
COORDINADOR
Someta Acta Final
EJECUTIVO
en Sesión posterior
para aprobación
definitiva (14)
(16) Remita Acta definitiva para COORDINADOR

Remita a Secretario
envío al Ministerio de Minas y EJECUTIVO
Energía. Ver procedimiento Emisión Ejecutivo para
y Archivo de Correspondencia tramite de envío a
generada Internamente de Gestión MInisterio de MInas
de Documentos. El Acta debe ir (16)
firmada por el Secretario de la CREG
(Coordinador Ejecutivo) y el Director
Ejecutivoi.
FIN
2. PRESUPUESTO
2. PRESUPUESTO
2. PRESUPUESTO
2.1. DEFINICIÓN DEL 2.2. BANCO DE

PRESUPUESTO DE PROYECTOS Y PLAN
FUNCIONAMIENTO ANUAL DE GESTIÓN
2. PRESUPUESTO PROCED 01 – PÁG.. 1

Enero de 2001
2.1. DEFINICIÓN PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
Objetivo: Elaborar presupuesto de funcionamiento según lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y obtener un
Programa Anual de Caja para distribuir la Apropiación de la CREG.
Inicia en: Recepción de Circular de Dirección del Presupuesto.

Finaliza en: Distribución periódica de la Apropiación según PAC.
COORDINACIÓN
Inicio ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN
Reciba Circular de
ADMINISTRATIVA
Dirección del
presupuesto con
guias generales
acerca de la
presentación del
mismo (1)
(2) Prepare Proyecto de COORDINADOR

Presupuesto, junto con la Prepare Proyecto de FINANCIERO
1E 1
Coordinación Administrativa, y el Presupuesto y
Asesor Encargado del Plan Anual de sustentación del
Gestión, teniendo en cuenta el mismo (2)
mismo, así como el Banco de
Proyectos y los Planes de Compras,
Capacitación y de Bienestar.
También consulte incrementos
aprobados por ley COORDINADOR
FINANCIERO
Presente a Comité
de Expertos (3)
COMITÉ DE EXPERTOS (4) El Proyecto de

Presente en Sesión Presupuesto de
CREG para funcionamiento para una
aprobación final (4) vigencia determinada,
debe estar preparado
antes de finalizar el
primer trimestre de la
vigencia anterior.
(5) Por proceso interno tramite el Envie Proyecto de COORDINACIÓN

envío del Proyecto de Presupuesto Presupuesto al ADMINISTRATIVA
al Ministerio de Minas y Energía. Ministerio de Minas y
Energía (5)
(6) Aproximadamente en el mes de TÉCNICO (6) Según Proyecto Ley

septiembre, reciba Proyecto de Reciba Proyecto de ADMINISTRATIVO de Presupuesto General
Presupuesto General de la Nación, Ley de Presupuesto (Administrativa) de la Nación Ministerio
en donde aparece una asignación emitida por el de Minas y Energía,
preliminar del presupuesto para la Ministerio de emitido por el
Comisión. Hacienda (6) Departamento Nacional
de Planeación del
Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
A

Enero de 2001
2.1. DEFINICIÓN PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Revise Proyecto, TÉCNICO

verifique ADMINISTRATIVO
asignaciones y (Administrativa)
solicite revisión de
ser necesario (7)
(8) Reciba Ley de Presupuesto TÉCNICO

General de la Nación y busque cual Reciba Ley de ADMINISTRATIVO
es la apropiación para la CREG, en Presupuesto General (Administrativa)
el año correspondiente. de la Nación (8)
(9) Ingrese información de la TÉCNICO

apropiación asignada en el archivo Ingrese ADMINISTRATIVO
correspondiente de Excel para el año Apropiación al (Administrativa)
que inicia. Sistema y revise
datos (9)
(10) Según asignación de Ley de TÉCNICO (10) Según Articulo 4 del

Presupuesto y Formato Único para Prepare un PAC ADMINISTRATIVO Decreto 359 de 1995 de
Distribución del PAC, emitido por la preliminar de la (Administrativa) la Presidencia de la
Dirección del Tesoro Nacional. vigencia y de las Republica.
(Formato 5), ingrese al archivo de reservas
Excel y prepare un PAC preliminar y presupuestales
las reservas presupuestales para la (10)
siguiente vigencia, en, Solicitud de
Programa Anual Mensualizado de
Reservas Presupuestales (Formato
6).
SECRETARIO
(11) Ver procedimiento Emisión de Por proceso interno EJECUTIVO
Correspondencia de Gestión de tramite envío de
Documentos documentación a
Ministerio de Minas
(11)
Envíe PAC SECRETARIO (12) El Plan Anual de

preliminar al EJECUTIVO Caja Preliminar se
(12) El Ministerio de Minas y Energía Ministerio de Minas y enviara al Ministerio de
envía un consolidado de todas sus Energía (12) Minas y Energía, antes
Unidades al Ministerio de Hacienda, del 10 de diciembre de
en donde definen un PAC definitivo cada año.
que devuelven al Ministerio de Minas
y Energía para que lo discrimine y TÉCNICO
distribuya en sus diferentes Reciba oficio con ADMINISTRATIVO
Unidades. PAC definitivo por (Administrativa)
parte del Ministerio
de Minas y Energía
(13)
TÉCNICO
Distribuya ADMINISTRATIVO
mensualmente la (Administrativa)
Apropiación según el
PAC definitivo (14)
FIN

Enero de 2001
2.2. BANCO DE PROYECTOS Y PLAN ANUAL DE GESTIÓN
Objetivo: Elaborar un Plan Anual que defina el horizonte de la Comisión para el año en curso.
Inicia en: Identificación y Formulación de Metas y Objetivos de la Comisión para la vigencia.

Finaliza en: Remitir y asignar Plan Anual de Acción a las diferentes áreas de la Comisión.
Inicio
ASESOR DESIGNADO
7 1
(1) Revise todos los compromisos de EXPERTOS Y

la Comisión resultantes de Revise ASESORES
Resoluciones, Leyes, Decretos, etc. periódicamente todos
los compromisos de
la Comisión (1)
EXPERTOS Y
Identifique y reporte
ASESORES
permanentemente
los proyectos
regulatorios
requeridos en el área
(2)
ASESOR EXTERNO DE
Reporte los MANEJO DE FUENTES
proyectos que estan ALTERNATIVAS
en tramite de
solicitud de fuentes
alternativas y los
que ya tienen
financiamiento (3)
ASESOR DESIGNADO (4) Mantener

Ingrese y actualice identificados proyectos y
permanentemente el acciones en un horizonte
Banco de Proyectos de mínimo tres (3) años.
de la Comisión (4)
(4) Cada proyecto debe
tener como mínimo la
siguiente información:
Nombre.
(5) Elabore propuesta General de ASESOR DESIGNADO Objetivo General.
Proyectos, con base en el plan Elabore Propuesta Presupuesto
indicativo del año en cuestión, el General de estimado.
banco de proyectos CREG, la Proyectos y/o Posible fuente de
evaluación del Plan del año anterior actividades que financiamiento.
y consultando Asesores. El Plan pueden involucrarse Tiempo estimado
debe involucrar fuentes de en el Plan Anual de de ejecución.
financiamiento disponibles o Acción y remita a Compromiso en el
alternativas. Comité de Expertos tiempo.
(5)
(5) La propuesta general
del Plan de Gestión debe
presentarse a mas tardar
el 15 de enero de cada
vigencia.
A
Se deben elaborar como
mínimo planes Anuales
de Gestión.

Enero de 2001
A ASESOR DESIGNADO
(6) Revise propuesta de Plan de COMITÉ DE EXPERTOS

Gestión y defina necesidades de Revise, discuta,
Contratación. corrija y modifique la
propuesta de Plan
Anual de Gestión (6)
(5) Con base en necesidades reales COMITÉ DE EXPERTOS

y fuentes disponibles, asigne
Asigne actividades,
Y ASESORES
(7) Las
Administrativa
áreas
y
1E 1
responsabilidades y
actividades, responsabilidades y financiera no requieren
fechas limite para
fechas limite para el desarrollo de las elaborar Plan de Acción
actividades de los proyectos que proyectos (7) a menos que existan
conformaran el Plan. proyectos concretos por
ejecutar. En términos
generales sus
actividades se guiaran
(8) Ajuste el Plan a las ASESOR DESIGNADO por el cumplimiento de
modificaciones hechas por el Comité Elabore Plan Anual procedimientos.
de Expertos de Gestión definitivo
(8)
ASESOR DESIGNADO (9) Con la presentación

Realice presentación al Comité de Expertos,
general a Expertos y se da por entendido que
Asesores (9) el Plan es implantado
oficialmente.
Ley 190/95
Anticorrupción
Ley 83/97 Control Interno
Informe a cada COMITÉ DE EXPERTOS

funcionario acerca O ASESOR
DESIGNADO
del Plan Final (10)
(11) Identifique y establezca tareas a EXPERTO LÍDER Y

Identifique y
cada área o funcionario, ASESOR
establezca tareas o
dependiendo del proyecto a RESPONSABLE
desarrollar. actividades
dependiendo del
proyecto a
desarrollar (11)
Asigne pesos
relativos a los
proyectos para
controlar
numericamente el
avance del Plan (12)
B

Enero de 2001
B ASESOR DESIGNADO
(13) Trimestralmente actualice el ASESOR DESIGNADO

Plan Anual de Gestión. Actualice Plan de
acuerdo a
ejecuciones reales,
reprogramaciones,
nuevos temas,
prorrogas, etc. (13)
(14) Prepare informes de avance ASESOR DESIGNADO (14) Ley 83/97 Control
aplicación sinergia (paquete de Prepare y envie Interno
Planeación Nacional) cada vez que aplicación sinergía a Decreto 2167/92
lo solicite el Ministerio de Minas o Planeación Nacional Constitución Nacional Art
Planeación Nacional y un informe y al Ministerio de 343
final anual de la misma aplicación. Minas y Energía (14) Resolución CONPES
063/94
(15) Prepare Informe de Gestión ASESOR DESIGNADO (15) El informe debe

Vigencia Actual para el Ministerio de remitirse al Ministerio de
Prepare informe de
Minas y Energía y demás entes Minas y Energía en el
gestión vigencia
gubernamentales y de control que lo mes de febrero de la
actual (15)
exijan. vigencia siguiente a la
del Plan.
Ley 190/95
Anticorrupción.
FIN
3. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL

PRESUPUESTO
3.1. PAGOS
3.2. PAGO DE NOMINA Y PAGOS DE FIN

DE MES
3.3. CONSTITUCIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DE CAJA MENOR
3.4. INFORMES MENSUALES DE

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
3.5. MANEJO DE INVENTARIOS Y

ALMACEN
3. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO PROCED 01 – PÁG.. 1

Enero de 2001
3.1. PAGOS
Objetivo: Hacer el pago de las Órdenes de Servicio, Compras, Mantenimientos, Suministros, etc., que se generan para la Comisión de
Regulación de Energía y Gas tanto de la vigencia actual como de la vigencia anterior.
Inicia en: Recepción de Orden de Servicio, Compra, Mantenimiento, Suministro, etc.

Finaliza en: Envío de Orden de Pago a Fiduciaria.
ADMINISTRATIVA
(1) La Orden debe contener los Reciba Orden de TÉCNICO

siguientes campos: Objeto, Servicio, Compra,
ADMINISTRATIVO
Duración, Forma de Pago, (Administrativa)
Mantenimiento, Pago
Imputación Presupuestal,
de Contrato, etc. (1)
Supervisión, Horario, Garantías. Ver
proceso Contratos y Adquisiciones.
TÉCNICO
(2) Verifique los saldos de
Verifique en el
ADMINISTRATIVO
1E 12
Sistema disponibilidad
apropiación de los rubros a afectar. (Administrativa)
para el rubro a afectar
(2)
(3) Las Reservas de Apropiación

corresponden a compromisos ¿Cuenta por
adquiridos en vigencias anteriores pagar o reserva
pero por los cuales aun no se ha de apropiación?
recibido la obligación (bien o (3)
servicio).
Las Cuentas por Pagar son
compromisos adquiridos en NO
vigencias anteriores por los cuales
ya se ha recibido la obligación.
Elabore Certificado de
SI Disponibilidad y TÉCNICO (4) Todo Certificado debe
(4) Según Formato 7. Certificado de Registro Presupuestal ADMINISTRATIVO estar soportado por un
Disponibilidad y Formato 8. Registro (4) (Oficina Administrativa) Registro. Según
Presupuestal. resolución 036/98 del
Ministerio de Hacienda.
Envíe a Coord.
TÉCNICO
(5) Anexe Certificado de ADMINISTRATIVO
Administrativo para
Disponibilidad y Registro (Oficina Administrativa)
aprobación (5)
Presupuestal a la Orden de
Servicios.
COORDINADOR
¿Documentos en ADMINISTRATIVO
orden?
NO
COORDINADOR
Devuelva a Técnico ADMINISTRATIVO
SI Administrativo para
correcciones (6)
A

Enero de 2001
3.1. PAGOS
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
(8) La tira de confirmación del Fax es Envíe fax al Usuario COORDINADOR

suficiente para dar como recibida por acreedor para
ADMINISTRATIVO
el Usuario, la aprobación de su pago.
informar aprobación
de su pago (7)
TÉCNICO
Espere confirmación ADMINISTRATIVO
del fax por parte del (Administrativa)
Usuario y devuelva
documentos a Técnico
Administrativo (8)
Archive TÉCNICO
temporalmente ADMINISTRATIVO
mientras el Usuario (Administrativa)
envía Factura o
Cuenta de Cobro y
esta es tramitada (9)
Reciba Factura o TÉCNICO (10) El contrato y

Cuenta de Cobro y ADMINISTRATIVO reglamento interno de
elabore Orden de (Administrativa) Fiducia definen los pasos
Pago (10) y coordinación para su
ejecución
TÉCNICO
Asigne clave a la ADMINISTRATIVO
(11) La Orden de Pago
lleva una clave según
1D 3
Orden de Pago (11) (Administrativa disposición interna.
(12) Ver Formato 9. Orden de Pago. COORDINADOR

Envíe Orden de Pago ADMINISTRATIVO
al Coordinador
Administrativo para
revisión (12)
(13) Revise documentación, COORDINADOR

dependiendo del tipo de pago, de la ¿Documentos en ADMINISTRATIVO
cuantía, de si es el primer pago o no, orden? (13)
etc. Ver Procedimientos de Proceso
de Contratos y Adquisiciones.
NO
COORDINADOR
SI Administrativo para
correcciones (14)
B

Enero de 2001
3.1. PAGOS
COORDINACIÓN
B ADMINISTRATIVA
DIRECTOR EJECUTIVO
Envíe al Director 1D 8
Ejecutivo para
aprobación (15)
SECRETARIO
Apruebe la Orden de
EJECUTIVO
Pago y remita
documentación a
para envío (16)
(17) Arme paquete con SECRETARIO (17) La Comisión enviara

documentación junto con copia para Arme paquete con EJECUTIVO una copia para sello de
Sello de recibido; luego envíe documentación y recibido que la Fiduciaria
documentación según procedimiento envíe a la Fiduciaria remitirá nuevamente,
Emisión de Correspondencia. para que haga el para efectos de controlar
pago (17) los tiempos en los pagos
según fecha de recibido.
(18) Ver procedimiento de Registros

Contables
Reciba de la
Fiduciaria copia con
sello de recibido y
envíe a Oficina
Financiera para
afectaciones
contables (18)
FIN

Enero de 2001
3.2. PAGO DE NOMINA Y PAGOS FIN DE MES
Objetivo: Cumplir con el pago oportuno de la Nómina en cada quincena y cumplir con los pagos a otras entidades en la segunda quincena
de cada mes.
Inicia en: Recepción Novedades de Nómina por parte de funcionarios de la Entidad.

Finaliza en: Envío de Orden de Pago a Fiduciaria.
ADMINISTRATIVA
(1) Las Novedades que se pueden COORDINADOR (1) Según:

presentar son las siguientes; ADMINISTRATIVO - Régimen del
Reciba Novedades Empleado Oficial.
♦ Horas Extras (Formato 10) de Nomina por parte - Decretos del
♦ Vacaciones. de los Funcionarios Salario (emitidos
♦ Licencias no remuneradas. (1) cada año) de la
♦ Retiros. Presidencia de la
♦ Enfermedades. Republica.
♦ Afiliaciones.
♦ Traslados Fondos de
Pensiones.
COORDINADOR
♦ Viáticos. Recopile Novedades
ADMINISTRATIVO
de la quincena y
remita a Técnico
Administrativo (2)
TÉCNICO
ADMINISTRATIVO
(3) Haga liquidaciones en el Libro de Haga (Administrativa)
Excel en donde tiene la Nomina. observaciones y
liquidaciones
correspondientes
en la Nomina (3)
TÉCNICO
Emita una Nomina ADMINISTRATIVO
Preliminar y envie (Administrativa)
a Coordinador
Administrativo (4)
NO
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO
Revise Nomina
Preliminar (5)
¿Nomina
Preliminar
Correcta? (6)
SI
A

Enero de 2001
A
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
COORDINADOR
Administrativo para
Nomina Final (7)
¿Es Nomina
primera quincena
del mes? (8)
NO
(9) Los Informes para pagos Elabore Informes TÉCNICO

adicionales en la Nomina de Fin de adicionales para ADMINISTRATIVO
Mes, según porcentajes de Nomina de Fin de (Administrativa)
contribución determinados por el SI Mes (9)
Gobierno son:
A. Aportes Parafiscales:
Contribuciones a:
♦ CAFAM
♦ SENA Afecte el TÉCNICO
♦ ESAP presupuesto y ADMINISTRATIVO
♦ ICBF elabore Certificado (Administrativa)
♦ Escuelas Industriales de Disponibilidad,
Registro
Presupuestal, Orden
de Pago (10)
B. Reporte al Fondo Nacional del
Ahorro:
C. Reporte a EPS y Fondos de TÉCNICO

ADMINISTRATIVO
Pensiones y Cesantías: Asigne clave a la
(Administrativa)
1D 3
♦ Autoliquidaciones de Salud. Orden de Pago (11)
♦ Autoliquidaciones de Pensión.
D. Informe a SURATEP.
Elabore TÉCNICO
ADMINISTRATIVO
6 1
Resoluciones de
Novedades de (Administrativa) O 8
Nomina, SECRETARIO
correspondientes al EJECUTIVO
hacer liquidación (12)
(13) La documentación que se envía TÉCNICO

a la Coordinación de la Oficina Anexe a Nomina ADMINISTRATIVO
Administrativa para revisión, es la definitiva y (Administrativa)
siguiente: Novedades la
Informes de pagos adicionales documentación de
(si es fin de mes). tareas 9* 10 y 12, y
Certificados de Disponibilidad. envíe a Coord. Ofic.
Registros Presupuestales. Administrativa (13)
Ordenes de Pago.
Resoluciones de Novedades
B

Enero de 2001
B COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
COORDINADOR
Revise
ADMINISTRATIVO
documentación (14)
¿Novedad es de
Experto? (15)
SI
COORDINADOR
Remita Resolución ADMINISTRATIVO
(16) Las Resoluciones
Novedades de Nomina
6 1
de Novedad a correspondientes a los
Secretario Ejecutivo Expertos Comisionados
para envío a deben ser aprobadas por
aprobación del el Ministro de Minas y
Ministro de Minas Energía
(16) NO
COORDINADOR
Reciba resolución ADMINISTRATIVO
firmada por el
Ministro de Minas
(17)
Envíe COORDINADOR
documentación a ADMINISTRATIVO
Director Ejecutivo
para aprobación y
firma (18)
Apruebe y firme DIRECTOR EJECUTIVO

documentación y
remítala a Secretario
Ejecutivo para envío
(19)
(20) Arme paquete con SECRETARIO (20) La Comisión enviara

documentación junto con copia para Arme paquete con EJECUTIVO una copia para sello de
Sello de recibido; luego envíe documentación recibido que la Fiduciaria
documentación. Ver procedimiento aprobada y envíe a remitirá nuevamente,
Emisión de Correspondencia. la Fiduciaria para que para efectos de controlar
haga el pago (20) los tiempos en los pagos
según fecha de recibido.
(21) Ver procedimiento de Registros SECRETARIO

Contables Reciba de la EJECUTIVO
Fiduciaria copia con
sello de recibido y
envíe a Oficina
Financiera para
afectaciones
contables (21)
FIN

Enero de 2001
3.3. CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE CAJA MENOR
Objetivo: Definir pasos para reglamentar la constitución y funcionamiento de la Caja Menor en la Comisión de Regulación de Energía y
Gas.
Inicia en: Recibir Resolución del Ministerio de Hacienda, que reglamenta constitución y funcionamiento de Cajas Menores
Finaliza en: Legalizar Caja Menor a fin de año.
DIRECCIÓN
Inicio EJECUTIVA
(1) Al principio de cada año, el SECRETARIO

Ministerio de Hacienda y Crédito Reciba Resolución EJECUTIVO
Público por intermedio de la del Ministerio de
Dirección General del Presupuesto Hacienda, por la cual
Publico Nacional, expide Resolución se reglamenta la
por la cual se reglamenta la constitución y
Constitución y Funcionamiento de funcionamiento de
las Cajas Menores. Cajas Menores (1)
Resolución Ministerio de Hacienda
para cada vigencia.
SECRETARIO
(2) Resolución Director Ejecutivo Tramite resolución EJECUTIVO
para cada vigencia. interna para
(2) La Resolución CREG
debe definir como
1D 13
reglamentar el mínimo los siguientes
funcionamiento de la aspectos:
Caja Menor en la Cuantía.
CREG y obtenga Responsable del
firma del Director Manejo.
Ejecutivo (2) Rubros
Presupuestales que
se afectan.
DIRECTOR EJECUTIVO Como se manejara
Solicite el tramite el dinero.
para Pago de cuantia Como se
estipulada en la contabilizaran las
Fiduciaria (3) operaciones.
Requisitos para el
primer giro.
b Registros a
efectuar al hacer un
Pago por Caja
(4) Verifique Disponibilidad Menor.
Presupuestal, Elabore Certificado, Requisitos de la
Registro y Ordene a la Fiduciaria legalización y el
realizar el Pago. Ver procedimiento Tramite pago a COORDINACIÓN reembolso.
de Pagos través de la ADMINISTRATIVA Fechas para la
Fiduciaria (4) Legalización y el
Los rubros presupuestales que se reembolso
afectan discriminando la cuantía Prohibiciones.
asignada son:
- Adquisición de Bienes.
- Adquisición de Servicios
Reciba Cheque con SECRETARIO

Cuantía estipulada EJECUTIVO
para Caja Menor (5)
A

Enero de 2001
A DIRECCIÓN
EJECUTIVA
(6) El manejo del dinero de Caja SECRETARIO (6) Se debe mantener en

Menor, se hará a través de una Abra Cuenta en EJECUTIVO efectivo como máximo el
cuenta en una entidad financiera entidad financiera cincuenta por ciento
sometida al control y vigilancia de la vigilada por la (50%) de la Cuantía total.
Superintendencia Bancaria, que Superintendencia
abrirá para el efecto el responsable Bancaria, para
del manejo. Manejo de Caja
No es necesario abrir una cuenta Menor (6)
nueva cada año.
SECRETARIO
Abra un libro para EJECUTIVO
contabilizar a diario
las operaciones de la
Caja Menor (7)
SECRETARIO
Constituya Caja EJECUTIVO
Menor (8)
ÁREA O DEPENDENCIA
Identifique Gasto a
realizar y haga
solicitud para
desembolso (9)
(10) El dinero de Caja Menor se

utiliza para sufragar gastos DIRECTOR EJECUTIVO
identificados y definidos con el ¿Gastos O COORDINADOR
carácter de urgentes, según los generales, OFICINA
1D 8
conceptos del Presupuesto General
de la Nación. Ver Resolución 002 de
urgentes e ADMINISTRATIVA 13
imprescindibles?
2000 del Ministerio de Hacienda y (10)
Crédito Público.
NO
SI
FIN
DIRECTOR EJECUTIVO
Autorice gasto y O COORDINADOR
desembolso para el OFICINA
mismo (11) ADMINISTRATIVA
SECRETARIO
Realice Pago EJECUTIVO
soportado con factura
y recibo (12)
B

Enero de 2001
B DIRECCIÓN
EJECUTIVA
(13) Después de cada operación que SECRETARIO

afecte caja menor, registre en el libro Contabilice en libro EJECUTIVO
de Contabilizaciones lo siguiente: estipulado para tal fin
Fecha. la operación
Imputación presupuestal del efectuada (13)
gasto.
Concepto (según
comprobantes de respaldo de
la operación).
Valor (según comprobantes de SECRETARIO
respaldo de la operación). Revise el EJECUTIVO
Agotamiento de los
rubros
presupuestales (14)
SECRETARIO
¿Los rubros se EJECUTIVO
han agotado en
un 70% o más? NO
(15)
a
SI
Solicite a Oficina SECRETARIO

1E 1
Administrativa, EJECUTIVO
tramite de reembolso
de la Caja Menor (15)
(16) En la legalización de los gastos OFICINA

para efectos de la renovación, se Exija y verifique y el ADMINISTRATIVA
exigirá el cumplimiento de los cumplimiento de
requisitos que se indican a requisitos estipulados
continuación: para el reembolso
Que los gastos estén agrupados por (16)
los artículos presupuestales que
correspondan a los autorizados en la
resolución de constitución.
Que el gasto se haya efectuado b
habiéndose constituido la Caja
Menor.
Que los documentos presentados se
encuentren firmados por los SECRETARIO (17) Antes del 28 de
acreedores con identificación del A fin de año, legalice EJECUTIVO Diciembre de cada año,
nombre o razón social. definitivamente la se hará la legalización
Caja Menor (17) definitiva de la Caja
Menor de la Comisión.
FIN

Enero de 2001
3.4. INFORMES MENSUALES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Objetivo: Cumplir con la disposición legal del Ministerio de Hacienda de entregar informes mensuales.
Inicia en: Preparación de informes de Ejecución presupuestal.

Finaliza en: Envío de informes tanto en archivo como en documento al Ministerio de Minas y Energía.
COORDINACIÓN
6 1
(1) Los informes que se envían al Prepare informes TÉCNICO (1) Según Resolución
Ministerio de Minas y Energía para mensuales y ADMINISTRATIVO 036 de mayo 7 de 1998
de allí ser enviados a Contraloría archivo plano para (Administrativa) del Ministerio de
son: Ministerio de Hacienda.
- Informe de Ejecución Minas y Energía
Presupuestal de la Vigencia. (1)
- Informe de Ejecución del PAC.
- Informe de Ejecución reservas
de Apropiación.
(2) El archivo plano que se envía vía TÉCNICO (2) El archivo de los
Internet, lleva los valores de la Envie via Internet al ADMINISTRATIVO informes debe cumplir
Vigencia, las Reservas de Ministerio de Minas el (Administrativa) las especificaciones
Apropiación, y las Cuentas por archivo plano con los definidas en la Circular
Pagar. Informes (2) 398 de Febrero de 2000.
(3) Los informes que se envían al TÉCNICO

Ministerio de Hacienda y Crédito Prepare informes ADMINISTRATIVO
Público son: mensuales para (Administrativa)
- Informe Mensual de Ejecución Ministerio de
del Presupuesto de Gastos Hacienda y
Apropiaciones de la Vigencia. Crédito Público (3)
- Informe Mensual de Ejecución
del Presupuesto de Gastos
Reservas Presupuestales.
- Informe Mensual de Ejecución
del Presupuesto de Gastos
Cuentas por Pagar. TÉCNICO
- Informe Mensual de Ejecución Imprima Informes y ADMINISTRATIVO
del Presupuesto de Ingresos. envie a Coordinador (Administrativa)
Financiero para
revisión (4)
COORDINADOR
FINANCIERO
6 8
Elabore carta
remisoria y envie a
Dirección Ejecutiva
para aprobación (5)
A

Enero de 2001
3.4. INFORMES MENSUALES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
COORDINACIÓN
A ADMINISTRATIVA
(6) El director Ejecutivo firma tanto el DIRECTOR EJECUTIVO

oficio, como cada uno de los Apruebe carta
informes que se enviaran al remisoria y remita
Ministerio de Hacienda y Crédito documentación a
Público. Secretario Ejecutivo
para envio (6)
(7) Ver procedimiento Emisión de

Correspondencia. Envie Informes al SECRETARIO
Ministerio de Minas y EJECUTIVO
Energía y al
Ministerio de
Hacienda y Crédito
Público (7)
FIN

Enero de 2001
3.5. MANEJO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN
Objetivo: Mantener control sobre todos los elementos ya sean de consumo o devolutivos que hay en la Comisión.
Inicia en: Identifique necesidad de elemento e informe a Coordinación Administrativa.

Finaliza en: Genere Comprobante de Egreso de Elementos y entregue los mismos a Funcionario solicitante.
COORDINACIÓN
(1) Los elementos o activos que se ÁREA O DEPENDENCIA

mantienen en inventario pueden ser: Identifique necesidad
• Elementos de Consumo: es de elemento e
decir que se agotan en el corto informe a
plazo Ej. Elementos de
Coordinación
Papelería.
Administrativa (1)
• Elementos Devolutivos: Los
cuales tienen una vida útil más
duradera como son equipos de
Oficina.
(2) Solicite Cotizaciones a SECRETARIO

Consulte listado de
Proveedores, vía fax o EJECUTIVO
proveedores y
telefónicamente.
solicite por lo menos
tres cotizaciones (2)
(3) Solicite y reciba Fax, previo COORDINADOR

tramite de procedimientos de Recibo Reciba fax con las ADMINISTRATIVO
de Correspondencia y Radicación, cotizaciones
Escaneo y Catalogación de Gestión solicitadas (3)
de Documentos
(4) Determine cual es la mejor COORDINACIÓN

opción para Comprar, teniendo en Determine cual es la
ADMINISTRATIVA Y
cuenta los factores: mejor opción para
ÁREA O DEPENDENCIA
- Calidad. comprar (4)
SOLICITANTE
- Precio.
(5) La Solicitud de Pedido u Orden SECRETARIO

de Servicio va dirigida al Proveedor Elabore solicitud de EJECUTIVO
seleccionado, relacionando
pedido u orden de
elementos a comprar con sus
servicio (5)
respectivos precios según cotización
enviada. Además se anexan a esta
para aprobación del Director
Ejecutivo, el Certificado de
Disponibilidad y el Registro
Presupuestal. Ver Procedimiento SECRETARIO
Pagos de este mismo proceso. EJECUTIVO
Obtenga firma del
Director Ejecutivo (6)
(6) Obtenga firma del Director
Ejecutivo. Ver procedimiento Emisión
de Correspondencia de Gestión de
Documentos.
A

Enero de 2001
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
A
(7) Solicite al Proveedor Llame a proveedor y SECRETARIO

seleccionado, el envío de los solicite envío de EJECUTIVO
elementos, enviándole Orden de elementos para
Servicio aprobada vía fax.
almacén (7)
TÉCNICO
ADMINISTRATIVO (Área
Reciba elementos Administrativa)
junto con factura (8)
(9) Confronte Factura con Cotización TÉCNICO

u Orden de Servicio y verifique que Verifique que ADMINISTRATIVO (Área
la cantidad y los valores sean iguales elementos recibidos Administrativa)
en ambas. sean iguales a los
pedidos (9)
(10) Los ingresos a Almacén aparte TÉCNICO

de por solicitud de Funcionarios, se Realice ingreso de
ADMINISTRATIVO (Área
puede hacer también por elementos al
Administrativa)
Donaciones, Traslado de Bienes, Almacén en el
Prestamos, etc. Consulte Manuales sistema SICO (10)
ACOLFUMAN, sobre Manejo de
Almacenes, Activos Fijos (propiedad,
planta y equipo), Técnicas para la
Elaboración del Manual de
Procedimientos y Nuevas Técnicas Genere TÉCNICO (11) Un Comprobante de
de Gestión y Administración Pública. Comprobante de ADMINISTRATIVO (Área Ingreso a Almacén, debe
Ingreso de Administrativa) ir firmado por el
Elementos al Coordinador
(11) El Comprobante de Ingreso de Almacén (11) Administrativo y por el
elementos de consumo y devolutivos Técnico Administrativo
al Almacén tiene los siguientes ____ (Área Administrativa)
campos:
____
Encabezado del Comprobante Diligencie solicitud FUNCIONARIO DE LA

- Nº de Comprobante de Pedido de COMISIÓN
- Fecha Elementos y envíe a
- Entidad Proveedora
almacén (12)
- Documento Asociado: Nº
factura
- Observaciones
Cuerpo del Comprobante ¿Elemento se

- Código del Elemento encuentra en
- Descripción Elemento Almacén? (13)
NO
- Unidad de Medida
- Cantidad
- Valor Unitario a SI
- Valor Total
(12) Diligencie Solicitud de Pedido B

de Elementos o Reintegro de los
mismos en Formato 16. Control de
Elementos, y envíe a Almacén.

Enero de 2001
B COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
(14) Un Egreso de Almacén se

puede hacer aparte de por Entrega a TÉCNICO
Genere
Funcionarios o Solicitud de ADMINISTRATIVO (Área
Comprobante de
Reintegro por: Administrativa)
Préstamo o Comodato Egreso de
Bajas por traspaso entre Entidades Elementos y
Bajas por hurto entregue los
Bajas por Bienes Inservibles mismos al
Bajas por Ventas Funcionario (14)
Bajas por Donación.
FIN
4. CONTABILIDAD
4. CONTABILIDAD
4. CONTABILIDAD
4.1. REGISTRO EMPRESA

4.4. REGISTROS CONTABLES
CONTRIBUYENTE EN BASE DE DATOS
4.2. CONTROL DE OMISOS 4.5. CONCILIACIONES BANCARIAS
4.3. CALCULO Y RECAUDO DE 4.6. PRESENTACIÓN INFORMES

CONTRIBUCIONES FINANCIEROS
4. CONTABILIDAD PROCED 01 – PÁG.. 1

Enero de 2001
4.1. REGISTRO DE EMPRESA CONTRIBUYENTE EN BASE DE DATOS
Objetivo: Registrar en Base de Datos a todas las Empresas que Contribuyen a la CREG.
Inicia en: Recepción de Documentos y requisitos enviados por la Empresa.

Finaliza en: Elaborar y enviar Carta a Empresa, informando Login y Password.
Inicio
COORDINACIÓN ÁREA
6 1
FINANCIERA
TÉCNICO (1) La Documentación

Reciba ADMINISTRATIVO que debe enviar la
documentación (Contribuciones) Empresa Contribuyente
Empresa es la siguiente:
Contribuyente (1) Registro en
Cámara de Comercio.
Escritura de
Constitución.
Fecha de Inicio de
TÉCNICO Actividades.
Verifique ADMINISTRATIVO Descripción de
conformidad en (Contribuciones) Propietarios o Socios
documentación (2) con mas del 10% del
patrimonio.
Estados
Financieros del ultimo
año.
Descripción de
Mercado dependiendo
¿Documentos de actividad.
conformes? (3) Principales activos
con los que cuenta.
Contrato de
Servicios Públicos (para
NO empresas de
Distribución de Energía)
Comunique TÉCNICO Según:

inconformidades a SI ADMINISTRATIVO Resolución CREG
Empresa y solicite (Contribuciones) 056/1994
correcciones (4) Resolución CREG
018/1995
Ley 142 articulo 11.4
Normas Regulatorias
(5) Abra Carpeta con toda la Abra expediente de TÉCNICO Sectores Eléctrico y Gas
documentación recibida para Archivo Registro y solicite a ADMINISTRATIVO Combustible
y suministre a Sistemas datos información la (Contribuciones)
necesarios para Creación. creación de la (5) Se debe tener un
empresa en la Base registro de mínimo el
de Datos (5) 90% de las Empresas
ESP´s
(6) Incluya nueva Empresa TÉCNICO

Contribuyente en Base de Datos y Cree Empresa ADMINISTRATIVO
asigne Login y Password a la misma. Contribuyente en (Información)
Base de Datos y
asigne Login y
Password (6)
A

Enero de 2001
4.1. REGISTRO DE EMPRESA CONTRIBUYENTE EN BASE DE DATOS
A
COORDINACIÓN ÁREA
FINANCIERA
(7) Elabore Carta dirigida a nueva TÉCNICO (7) Si la Empresa

Empresa Contribuyente, informando Elabore Carta ADMINISTRATIVO Contribuyente es del
Login, Password y permisos de remisoria informando (Información o sector de Gas Natural o
acceso a la Página Web de la a Empresa Login y Contribuciones) Energía Eléctrica es el
CREG. Password (7) Área de Sistemas quien
debe notificarla.
FIN

Enero de 2001
4.2. CONTROL DE OMISOS
Objetivo: Controlar periódicamente que todas las Empresas Contribuyentes estén registradas en la Base de Datos de la Comisión.
Inicia en: Tramitar el envío de Circulares a empresas con bases de datos de empresas contribuyentes.
Finaliza en: Recibir documentación de empresas omisas. (Ver procedimiento Registro Empresa en Base de Datos)
Inicio COORDINACIÓN ÁREA

FINANCIERA
6 1
Envíe circular a las Agremiaciones o COORDINADOR (1) El Control de
Entidades que mantengan bases de Tramite el envío de FINANCIERO Empresas Omisas se
datos representativas de las Circulares a efectuara una vez cada
Empresas de cada sector. Ejms: entidades que año.
Empresas de Gas Natural: mantengan bases de
NATURGAS, ASOGAS. datos, para reportar
Zonas no interconectadas: empresas activas de
IPSE cada sector (1)
Empresas de Energía Eléctrica
(Comercializadoras,
Generadoras y Transmisoras):
Mercado Mayorista de Energía:
Sistema de Intercambios COORDINADOR
Comerciales SIC FINANCIERO
Empresas de Gas Licuado del Reciba relación de
Petróleo: ACOGAS, empresas que
AFONDIGAS, AGREMGAS, aparecen inscritas en
FIDUCIA. las empresas con
Empresas de Energía Eléctrica bases de datos (2)
(Distribuidoras): Resoluciones
CREG que aprueban cargos
por uso de distribución SDL´s o
STR.
TÉCNICO
Efectúe ADMINISTRATIVO
comparación entre (Financ. Contribuciones)
las Empresas
relacionadas y las
registradas en la
Comisión (3)
¿Empresa
aparece
registrada en la
Comisión?
(4)
a
NO
Tramite envío de COORDINADOR

oficio a cada
FINANCIERO
empresa no
registrada,
solicitandole, envíe
documentación para
registro (5)
A

Enero de 2001
4.2. CONTROL DE OMISOS
A
COORDINACIÓN ÁREA
FINANCIERA
(6) Remítase al Procedimiento de

Contabilidad, Registro de Empresas Reciba
en Base de Datos. documentación. Ver
procedimiento
Registro Empresa en
Base de Datos (6)
FIN

Enero de 2001
4.3. CALCULO Y RECAUDO DE CONTRIBUCIONES
Objetivo: Fijar para cada año el porcentaje de Contribución de cada Empresa y controlar su recaudo.
Inicia en: Envío de Circular a Empresas Registradas para solicitar Anticipo de Contribución.
Finaliza en: Ingrese al Sistema los pagos de cada Empresa Contribuyente y controle permanentemente.
FINANCIERA
1E 1
(1) Por medio de Circular solicite a COORDINADOR ÁREA (1) La solicitud de

Tramite envío de
todas las Empresas Registradas un FINANCIERA Anticipo a las Empresas
Circular a empresas
Anticipo del 60% sobre el valor de la Registradas se debe
ya registradas
contribución calculado con base en hacer en el mes de
la contribución de la vigencia solicitando Febrero.
anterior. Ver procedimiento consignación de Decreto 2461 de 1999
Expedición de Circulares de Gestión Anticipo (1) del Ministerio de Minas y
de Documentos. Energía.
(2) Envíe Circular y Formato 11 Tramite envío de COORDINADOR ÁREA (2) Para calcular el valor
Cuadro Base para Liquidación de la circular a todas las FINANCIERA preliminar de
Contribución CREG para el año Contribución
Empresas
siguiente, para que las Empresas (Autoliquidación) cada
Contribuyentes
calculen un valor preliminar de Empresa, aplica el uno
Contribución y lo comuniquen a la solicitando Estados porciento (1%) a la suma
Comisión. Ver procedimiento Financieros y envío de Gastos Generales y
Expedición de Circulares de Gestión de formato para Gastos de
de Documentos. Autoliquidación (2) Administración.
TÉCNICO
Reciba, revise y ADMINISTRATIVO
solicite correcciones (Finan. Contribuciones)
a información
enviada por las
Empresas (3)
(3) En archivo de Excel creado para TÉCNICO

tal fin, ingrese información enviada Alimente Sistema ADMINISTRATIVO
por cada una de las Empresas (Excel) con (Finan. Contribuciones)
Contribuyentes Información
suministrada (4)
(4) Utilizando información del archivo COORDINADOR (4) La tarifa máxima de

Determine
de Excel, se determina el porcentaje
de Contribución para las Empresas Porcentaje (%) de
FINANCIERO
TÉCNICO
Y cada Contribución no
podrá ser superior al uno
1E 1
con la siguiente formula: Contribución de ADMINISTRATIVO porciento (1%) del valor
las Empresas (5) (Finan. Contribuciones) de los gastos de
% Contribución = Σ1%GAGG / PCAS funcionamiento
Art. 85. Ley 142 de 1994
Σ1% GAGG = Sumatoria del uno por
ciento (1%) de los Gastos A
Administrativos y Gastos Generales
de todas las Empresas registradas.
PCAS = Presupuesto CREG para
año siguiente.

Enero de 2001
4.3. CALCULO Y RECAUDO DE CONTRIBUCIONES
A COORDINACIÓN
FINANCIERA
(6) Tramite Resolución sobre el TÉCNICO (6) La Contribución de

monto de la Contribución que debe ADMINISTRATIVO cada empresa consiste
hacer cada Empresa, calculado Prepare Proyecto de (Financ. Contribuciones) en aplicar el porcentaje
utilizando la información enviada por Resolución CREG, de contribución
cada una de las mismas y el sobre el monto de la establecido a la
Porcentaje de Contribución Contribución que Sumatoria de Gastos
determinado. Ver Procedimientos debe hacer cada Administrativos y
Tramite de Resoluciones Empresa (6) Generales de cada una.
(7) Por ser una Resolución particular Notifique a cada TÉCNICO (7) Después de la
de carácter definitivo notifique a las Empresa sobre ADMINISTRATIVO notificación la Empresa
empresas sobre el monto de Resolución de monto (Financ. Contribuciones) tiene un plazo de 30 días
contribución. Ver procedimiento a contribuir (7) para poder realizar el
Notificación de Resoluciones. pago, según (decreto,
norma o resolución)
a
(7) Controle periódicamente en el TÉCNICO

Sistema, si las Empresas han Revise en el ADMINISTRATIVO
cancelado sus Contribuciones o Sistema si la (Financ. Contribuciones)
Anticipos y si han enviado el Empresa ya
comprobante de pago. consigno valor de
Contribución o el
anticipo de la misma
(8)
¿Empresa
Consigno? (9)
NO
(10) Contacte a la empresa en mora TÉCNICO

(funciones de cartera) y solicite el Reliquide intereses ADMINISTRATIVO
pago. de mora y solicite a (Financ. Contribuciones)
Empresa que haga
SI
Pago o que envíe
comprobante del
mismo y (10)
(11) Ver procedimiento Registros TÉCNICO

Contables de Contabilidad. Ingrese al Sistema ADMINISTRATIVO
los pagos o anticipos (Financ. Contribuciones)
de cada Empresa
Contribuyente y
controle
permanentemente
(11)
FIN

Enero de 2001
4.4. REGISTROS CONTABLES
Objetivo: Mantener actualizada la contabilidad de la Comisión efectuando periódicamente los correspondientes Registros Contables.
Inicia en: Recibir paquete de pagos o Extractos Bancarios.

Finaliza en: Revise y verifique la información digitada.
Inicio
COORDINACIÓN
FINANCIERA
1E 1
(1) La fiduciaria remite TÉCNICO

aproximadamente cada semana Reciba paquete con ADMINISTRATIVO
paquetes con la información comprobantes de (Financiero Contabilidad)
correspondiente a pagos efectuados pagos por parte de la
a Clientes, Proveedores, etc. junto Fiduciaria (1)
con el Formato Autorización de
Desinversión del Fideicomiso y de
Traslado (Ver Formato 12)
Si los pagos tuvieron deducciones, TÉCNICO

adicional la Fiduciaria debe remitir el Organice los ADMINISTRATIVO
Formato Liquidación de Pagos. documentos (Financiero Contabilidad)
(Formato 13) recibidos (2)
(3) Codifique cada documento TÉCNICO (3) La Codificación de

soporte, es decir anote sobre el Códifique uno a uno ADMINISTRATIVO Cuentas esta sujeta al
mismo su número de cuenta según cada documento (Financiero Contabilidad) Plan General de
Plan de Cuentas de la Comisión. soporte (3) Contabilidad Pública y a
la Ley 298 de 1996.
(4) Ingrese a la aplicación Asesorías TÉCNICO

Ingrese al Sistema y
y Servicios (Paquete que maneja la ADMINISTRATIVO
haga las
Contabilidad de la Comisión) y (Financiero Contabilidad)
afectaciones
realice los Registros Contables.
Contables, segun
Estos registros también se hacen corresponda (4)
con las consignaciones enviadas por
las Empresas Contribuyentes, así
como las recibidas por venta de
CD´s y fotocopias con información
de la Comisión. TÉCNICO
Revise y verifique la ADMINISTRATIVO
información digitada (Financiero Contabilidad)
(5)
FIN

Enero de 2001
4.5. CONCILIACIONES BANCARIAS
Objetivo: Verificar mensualmente que la información de los Extractos coincida con la del Sistema
Inicia en: Recibir Extractos Bancarios.

Finaliza en: Realizar conciliaciones pertinentes.
FINANCIERA
1E 1
TÉCNICO (1) El procedimiento de
ADMINISTRATIVO Conciliación Bancaria se
Reciba Extractos (Financiero Contabilidad) debe hacer
Bancarios (1) mensualmente.
Organice por TÉCNICO

Usuarios los ADMINISTRATIVO
Extractos recibidos
(Financiero Contabilidad)
(2)
(3) Ingrese al Sistema de Imprima un TÉCNICO

Contabilidad e Imprima un Auxiliar Auxiliar de ADMINISTRATIVO
de Bancos para poder realizar las Bancos preliminar (Financiero Contabilidad)
conciliaciones a que haya lugar. (3)
Cruce registro de TÉCNICO

libros con extractos ADMINISTRATIVO
y verifique que (Financiero Contabilidad)
coincidan las
partidas (4)
¿Es correcto
cruce de
partidas?
NO
(5) Envíe Carta a Fiduciaria. Ver Envie carta a TÉCNICO

Procedimiento Emisión de Fiduciaria solicitando ADMINISTRATIVO
Correspondencia. revisión y corrección SI (Financiero Contabilidad)
de inconsistencias
(5)
Reciba correcciones TÉCNICO

y realice las ADMINISTRATIVO
conciliaciones a que (Financiero Contabilidad)
haya lugar (6)
FIN

Enero de 2001
4.6. PRESENTACIÓN INFORMES FINANCIEROS
Objetivo: Presentar trimestralmente o en cualquier momento según solicitud, los Estados Financieros de la Comisión a Entidades de
Control.
Inicia en: Imprimir Balance de Prueba para revisión.

Finaliza en: Envío de Estados Financieros a Entidades de Control.
FINANCIERA
6 1
TÉCNICO (1) Trimestralmente la

Imprima Balance ADMINISTRATIVO CREG, debe presentar
de Prueba para (Financiero) informe de sus Estados
revisar (1) Financieros a:
Ministerio de Minas
y Energía.
Ministerio de
Hacienda y Crédito
Público.
(2) Revise y analice que la TÉCNICO Contaduría
Revise que la
información y la naturaleza de las ADMINISTRATIVO General de la Nación.
información del
Cuentas en el Balance Preliminar (Financiero)
Balance sea
sean correctas.
consistente (2)
¿Información
consistente? (3)
NO
TÉCNICO
ADMINISTRATIVO
Realice las (Financiero)
SI correcciones que
sean pertinentes (4)
TÉCNICO
Realice ADMINISTRATIVO
Depreciaciones y (Financiero)
Ajustes por Inflación
(5)
TÉCNICO
(6) Genere los Estados Financieros: Genere Estados ADMINISTRATIVO
Balance General Financieros (Financiero)
Estado de Resultados definitivos (6)
Notas a los Estados
Financieros
A

Enero de 2001
4.6. PRESENTACIÓN INFORMES FINANCIEROS
A
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
(7) Valide con aplicación bajada de Valide información

TÉCNICO
Internet, la información de los ADMINISTRATIVO
de Estados
Estados Financieros definitivos. (Financiero)
Financieros en
Aplicación de
Contaduria General
de la Nación (7)
¿Información
OK?
NO
TÉCNICO
SI Ajuste información ADMINISTRATIVO
incorrecta o (Financiero)
inconsistente (8)
TÉCNICO
Envie al Coordinador ADMINISTRATIVO
Financiero para (Financiero)
aprobación (9)
Revise, valide COORDINADOR

información y FINANCIERO
solicite correcciones
para enviar a
Director Ejecutivo
(10)
Prepare carta, COORDINADOR

genere proceso FINANCIERO
interno y envíe a
Director Ejecutivo
anexando Estados
Financieros (11)
DIRECTOR EJECUTIVO
Apruebe Estados
Financieros y remita
documentación a
para envio (12)
(13) Ver procedimiento Emisión de SECRETARIO

Correspondencia de Gestión de Arme paquete con EJECUTIVO
Documentos. documentación y
envie a Entidades de
Control (13)
FIN
5. PERSONAL Y NOVEDADES DE
PERSONAL
5.1. PLAN SEMESTRAL DE

CAPACITACIÓN
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PERSONAL DE CARRERA
ADMINISTRATIVA
SELECCIÓN Y POSECIÓN DE
PERSONAL DE LIBRE NOMBRAMIENTO
Y REMOCIÓN
5. PERSONAL Y NOVEDADES DE PERSONAL PROCED 01 – PÁG.. 1

Enero de 2001
5.1. PLAN SEMESTRAL DE CAPACITACIÓN
Objetivo: Diseñar un Plan Semestral de Capacitación para los funcionarios de la Comisión de acuerdo a los requerimientos de estos según
su área de desempeño.
Inicia en: Aplicar Encuesta para determinar preferencias de los funcionarios.

Finaliza en: Poner en funcionamiento el Plan diseñado.
ADMINISTRATIVA
1D 1
(1) Aplique encuesta a los COORDINADOR ÁREA (1) El Coordinador del
funcionarios de la Comisión, según Aplique Encuesta a ADMINISTRATIVA Área Administrativa
formato diseñado para tal fin funcionarios de la según Ley 443/98
Comisión para Carrera Administrativa y
En cartelera interna deben determinar en que decretos reglamentarios,
permanecer opciones de seminarios áreas requieren de debe presentar
y cursos disponibles durante el Capacitación (1) semestralmente un Plan
semestre relacionados con el tema. de Capacitación para los
funcionarios de la
Comisión de Regulación
de Energía y Gas.
(2) Califique encuesta y determine COORDINADOR ÁREA
preferencias de acuerdo a los Evalúe encuesta y ADMINISTRATIVA
mayores porcentajes de aceptación. determine cuales son
las preferencias de
los funcionarios de la
Comisión (2)
(3) Elabore formalmente un Plan de Con base en COORDINADOR ÁREA (3) La capacitación de
Capacitación para los funcionarios resultados y en ADMINISTRATIVA funcionarios debe estar
de la CREG. presupuesto relacionada directamente
disponible, elabore con temas técnicos y/o
un Plan de económicos de
Capacitación para competencia de la
los próximos seis Comisión.
meses (3)
Los cursos de
capacitación en el
exterior están disponibles
COORDINADOR solo para funcionarios
Presente propuesta a OFICINA con mínimo un (1) año
Director Ejecutivo y ADMINISTRATIVA de antigüedad en la
Comité de Expertos Comisión.
para aprobación (4)
Evalúe, presente COMITÉ DE EXPERTOS

sugerencias y
apruebe Plan de
Capacitación (5)
COORDINADOR ÁREA
Ejecute el Plan ADMINISTRATIVA
Diseñado (6)
FIN
6.1. ORDENES Y CONTRATOS DE SUMINISTROS
6.2. ORDENES DE SERVICIOS PROFESIONALES

Y CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES
O CONSULTORIA
6.3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE

VEHICULOS
6. CONTRATOS Y ADQUISICIONES PROCED 01 – PÁG.. 1

Enero de 2001
Objetivo: Tramitar la Contratación de Suministros por Orden o por Contrato para la Comisión, garantizando el tener productos de óptima
calidad suministrados por empresas calificadas.
Inicia en: Detectar la necesidad de Comprar un Bien para la Comisión.

Finaliza en: Notificación a Empresa Elegida para que se presente a la Comisión a ultimar detalles de la Contratación.
ADMINISTRATIVA
ÁREA O DEPENDENCIA
Área de la Comisión DE LA COMISIÓN
(1) En la Comisión de
Regulación de Energía y
1D 8
detecta necesidad y Gas, se hacen solo dos
tipos de compras, como
7
comunica a Coord.
Administrativa (1) son:
Administrativas, que
corresponden a bienes
muebles, inmuebles,
cafetería, aseo; con las
(2) Verifique que haya disponibilidad COORDINACIÓN cuales se garantiza el
Presupuestal y posteriormente Realice varias ADMINISTRATIVA normal funcionamiento
realice varias cotizaciones cotizaciones de la Comisión.
telefónicamente determinando telefónicamente De Sistemas, que
preliminarmente las mejores consultando Base de corresponden a software
opciones. Datos de y equipos utilizados para
Proveedores (2) el funcionamiento de la
Comisión.
(2) La Coordinación
Administrativa debe
(3) Solicite a Empresas opcionadas, COORDINACIÓN mantener un sistema de
enviar formalmente sus cotizaciones. Solicite formalmente ADMINISTRATIVA información actualizado
al menos dos (2) de proveedores
cotizaciones (3) clasificados por el tipo de
suministro.
COORDINACIÓN (4) Las Cotizaciones

Reciba Cotizaciones ADMINISTRATIVA presentadas por cada
vía Fax o Proveedor, debe
Personalmente (4) contener como mínimo
los siguientes aspectos.
Valor
Forma de Pago
Condiciones de
(5) Analice alternativas utilizando un Entrega
Cuadro Comparativo en el cual se Evalúe alternativas, COMITÉ DE SISTEMAS Garantías
evalúan las propuestas de acuerdo haciendo un Cuadro Y/O COORDINADOR
a: Comparativo entre ÁREA 1D 10
Condiciones Técnicas. ellas (5) ADMINISTRATIVA
Condiciones Económicas
Condiciones Comerciales
COMITÉ DE SISTEMAS (6) Existe un Comité de

Y/O COORDINADOR Sistemas integrado por
Decida a quien ÁREA cinco (5) asesores
comprar (6) ADMINISTRATIVA nombrados por los
expertos, encargados de
realizar el Plan
Semestral de Compras
de Equipos y Software y
de evaluar las
cotizaciones
A presentadas.

Enero de 2001
COORDINACIÓN
A ADMINISTRATIVA
(7) Como Ordenes de

¿Determine de COORDINACIÓN Suministro, se contrata
acuerdo al monto si ADMINISTRATIVA hasta por un monto de
es Orden o ciento veinticinco (125)
Contrato? (7) salarios mínimo vigentes;
de este valor en adelante
se contrata como
Contrato de Suministros.
Lo anterior no implica
¿Es Contrato? que en casos
(8) NO
excepcionales se pueda
considerar de otra forma.
a
SI
(9) Prepare Solicitud de Elaboración

Prepare Solicitud de
de Contrato para la Fiduciaria y COORDINACIÓN
Elaboración de
notifique al candidato que haya sido ADMINISTRATIVA
Contrato a la
elegido que su Contrato se
Fiducia, Certificado
encuentra en tramite.
de Disponibilidad
Presupuestal y
ademas notifique a
proveedor elegido (9)
Remita mediante
proceso interno
documentación a
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
1D 8
para aprobación y
firma (10)
(11) Revise, apruebe y solicite envío

a Fiduciaria por parte del Secretario Envíe a Fiduciaria DIRECCIÓN
Ejecutivo. Ver procedimiento Emisión para tramite de EJECUTIVA
de Correspondencia de Gestión de Elaboración de
Documentos. Contrato (11)
Reciba de fiducia y COORDINACIÓN

verifique Contrato ADMINISTRATIVA
Elaborado (12)
(13) Cite en la Comisión, al

Tramite el
Contratista para obtener firma.
Solicite documentación para perfeccionamiento
COORDINACIÓN 6 1
ADMINISTRATIVA
perfeccionamiento de contrato: del Contrato por
Pólizas. parte del contratista
Consignación Publicación en (13)
Diario Oficial
B

Enero de 2001
B COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN
Reciba ADMINISTRATIVA
documentación a
satisfacción y envie
a Fiduciaria junto con
Contrato firmado
para perfeccion a
miento (14)
COORDINACIÓN
Elabore Orden de ADMINISTRATIVA
Suministro y
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal (15)
Remita como COORDINACIÓN

proceso interno ADMINISTRATIVA
documentos para
aprobación y firmas
en Dirección
Ejecutiva (16)
Notifique a COORDINACIÓN
Contratista elegido ADMINISTRATIVA
vía fax o
telefónicamente para
aceptación y firma
(17)
DIRECTOR EJECUTIVO
1D 10
Designe interventor
del Contrato (18)
ASESOR (19) La fecha iniciación

Tramite Acta de INTERVENTOR de la orden es la misma
Iniciación si es en que el Contratista
Contrato (19) acepta y firma la misma
(Tarea 17).
C

Enero de 2001
C
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
(20) Haga seguimiento en términos ASESOR

Haga seguimiento al
de calidad, oportunidad y alcance. INTERVENTOR
Contrato u Orden y
Ver procedimiento Pagos de
apruebe entregas y
Ejecución y Control del Presupuesto.
pagos parciales si
así se estipulo en el
mismo (20)
(21) Ver procedimiento Pagos de

Ejecución y Control del Presupuesto. Reciba Producto ASESOR
Final, acepte o INTERVENTOR
solicite
modificaciones y
apruebe pago final
(21)
ASESOR
Tramite Acta de INTERVENTOR
Finalización si es
Contrato (22)
FIN

Enero de 2001
6.2. ORDENES DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES O CONSULTORIA
Objetivo: Tramitar la Contratación por Orden de Servicios Profesionales, Contrato de Consultoria o Contrato de Servicios Profesionales la
mejor opción para la Comisión
Inicia en: Detectar la necesidad de Contratar un Servicio o una Consultoria

Finaliza en: Notificación al Candidato Elegido para que se presente a la Comisión a ultimar detalles de la Contratación.
ADMINISTRATIVA
(1) La solicitud enviada a ASESOR ENCARGADO

Coordinación Administrativa, la debe Área de la Comisión (Área Solicitante)
(1) Las contrataciones y
Ordenes de Servicios,
1D 6
hacer el Director Ejecutivo o un
Asesor con autorización del Director
detecta necesidad y
comunica a Coord.
deben responder al Plan
Anual de Gestión.
7
Ejecutivo. Administrativa (1)
(2) Verifique que haya disponibilidad

Presupuestal y posteriormente Identifique fuentes COORDINACIÓN
identifique candidatos (persona de reclutamiento de ADMINISTRATIVA
natural o jurídica) informando candidatos (2)
ASESOR ENCARGADO
necesidad a Asesores, llamando a Y EXPERTOS
Exfuncionarios de la Comisión o a
conocidos que tengan información
acerca de quien puede cumplir con
el trabajo a realizar. (3) La Selección puede
¿Selección por ser directa o por
Concurso? (3) Concurso. Se hace por
concurso en los casos en
que el estudio a efectuar
es muy complejo y
SI especializado por lo cual
se deben producir
Prepare términos de ASESOR ENCARGADO Términos de Referencia,
referencia y solicite solicitar a varios 1D 6
aprobación de los Candidatos presentar
mismos a Comité de propuestas y someterlos
Expertos (4) a Concurso.
COMITÉ DE EXPERTOS
Apruebe términos de
referencia y designe
Comité Evaluador
para el concurso (5)
NO
(6 y 8) La propuesta presentada por Solicite a Candidatos ASESOR ENCARGADO (6) Para cada Concurso
cada Candidato debe contener como seleccionados Y COORDINACIÓN se reciben mínimo (3)
mínimo los siguientes aspectos. ADMINISTRATIVA tres propuestas de
Propuesta para la
Objeto diferentes candidatos.
prestación del
Valor
servicio y sometalos
Termino
Condiciones especificas y a concurso (6)
generales
Hoja de Vida o Registro en
Cámara de Comercio COMITÉ EVALUADOR
(dependiendo sí es persona Prepare Informe de 1D 10
natural o jurídica) Evaluación y sugiera
la mejor opción (7)
a
A

Enero de 2001
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
ASESOR ENCARGADO
Solicite a Candidatos
una Propuesta para
la prestación del
servicio (8)
COMITÉ DE EXPERTOS
Decida cual es la
mejor opción y
remita respuesta a
Coordinación
Administrativa (9)
COORDINACIÓN
¿Determine de
ADMINISTRATIVA
6 1
acuerdo a el monto
si es Orden o
Contrato? (10)
(11) Como Ordenes de

Servicios Profesionales,
¿Es Contrato? se contrata hasta por un
(11) monto de ciento
NO
veinticinco (125) salarios
mínimo vigentes; de este
b valor en adelante se
SI contrata como Contrato
de Servicios
(12) Prepare Solicitud de COORDINACIÓN Profesionales o Contrato
Elaboración de Contrato para la Prepare Solicitud de ADMINISTRATIVA de Consultoria. Lo
Fiduciaria y notifique al candidato Elaboración de anterior no implica que
que haya sido elegido que su Contrato a la en casos excepcionales
Contrato se encuentra en tramite. Fiducia, Certificado se pueda considerar de
de Disponibilidad otra forma.
Presupuestal y
ademas notifique a
proveedor elegido
(12)
Remita mediante COORDINACIÓN

documentación a
para aprobación y
firma (13)
(14) Revise, apruebe y solicite envío Envíe a Fiduciaria DIRECCIÓN

a Fiduciaria por parte del Secretario para tramite de EJECUTIVA
Ejecutivo. Ver procedimiento Emisión Elaboración de
de Correspondencia de Gestión de Contrato (14)
Documentos.
B

Enero de 2001
B COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN
Reciba de fiducia y ADMINISTRATIVA
verifique Contrato
Elaborado (15)
(16) Cite en la Comisión, al COORDINACIÓN

Contratista para obtener firma.
Tramite el
ADMINISTRATIVA
6 1
perfeccionamiento
Solicite documentación para del Contrato por
perfeccionamiento de contrato:
parte del contratista
Pólizas.
(16)
Consignación Publicación en
Diario Oficial
COORDINACIÓN
Reciba ADMINISTRATIVA
documentación a
satisfacción y envíe
a Fiduciaria junto con
Contrato firmado
para perfeccion a
miento (17)
COORDINACIÓN
Elabore Orden de ADMINISTRATIVA
Suministro y
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal (18)
Remita como COORDINACIÓN

documentos para
aprobación y firmas
en Dirección
Ejecutiva (19)
Notifique a COORDINACIÓN
Contratista elegido ADMINISTRATIVA
vía fax o
telefónicamente para
aceptación y firma
(20)
DIRECTOR EJECUTIVO
Designe interventor
del Contrato (21)
C

Enero de 2001
C COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
ASESOR (22) La fecha iniciación

Tramite Acta de INTERVENTOR de la orden es la misma
Iniciación si es
en que el Contratista
acepta y firma la misma
Contrato (22)
(Tarea 20).
(23) Haga seguimiento en términos ASESOR (23) Periódicamente la

Haga seguimiento al
de calidad, oportunidad y alcance. INTERVENTOR Y Coordinación
Ver procedimiento Pagos de Contrato u Orden y COORDINACIÓN Administrativa debe
Ejecución y Control del Presupuesto. apruebe entregas y ADMINISTRATIVA enviar a Imprenta
pagos parciales si Nacional, una relación de
así se estipulo en el todas las Ordenes de
mismo (23) Servicio y Contratos de
Consultoria. Según Ley
190 de 1995.
(24) Ver procedimiento Pagos de Reciba Producto ASESOR

Ejecución y Control del Presupuesto. Final, acepte o INTERVENTOR
solicite
modificaciones y
apruebe pago final
(24)
ASESOR
Tramite Acta de INTERVENTOR
Finalización si es
Contrato (25)
FIN

Enero de 2001
6.3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS
Objetivo: Brindar un Mantenimiento Preventivo a los vehículos de la Comisión, de acuerdo a convenios con Concesionarios, Estaciones de
Servicio y/o talleres.
Inicia en: Identificar clase de Mantenimiento Preventivo por parte del Conductor
Finaliza en: Remitir Cuenta de Cobro de Estación de Servicio a Coordinación Administrativa para que se tramite el Pago.
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Inicio 1C 1
(1) El Mantenimiento Preventivo del CONDUCTOR (1) El Mantenimiento

Identifique
vehículo, se divide en: Preventivo del vehículo,
mantenimiento
se establece para evitar
a. Mantenimiento General que hace general o especifico, posibles daños en el
referencia a: necesitado por el futuro y así garantizar el
Suministro de combustible vehículo que le fue óptimo funcionamiento
Lavado general asignado informe a del vehículo. Cuando hay
Secretario Ejecutivo lugar a reparaciones por
b. Mantenimiento Especifico que (1) daños inesperados se
hace referencia a: establece el
Cambio de Aceite. Mantenimiento
Cambio de Llantas Correctivo, el cual se
Cambio de Filtros (aceite, aire, tramita igual que el
¿Mantenimiento
gasolina). SECRETARIO mantenimiento
General? (2)
EJECUTIVO preventivo especifico; es
decir directamente en el
Concesionario, Estación
de Servicio y/o taller en
donde se tenga convenio
NO para esta clase de
servicio.
Cada Conductor debe

velar por conservar en
(3) Cuando no hay convenio con Elabore Solicitud de SECRETARIO perfectas condiciones el
ningún Concesionario, Estación de SI Servicio Especifico a EJECUTIVO vehículo que le fue
Servicio o Taller, para el servicio o Compañía con quien asignado, así como estar
repuesto que se solicita, el se tenga convenio y pendiente de todos los
Secretario Ejecutivo realiza solicite aprobación y arreglos y
cotizaciones vía telefónica y/o el firma de Director mantenimientos a que
conductor personalmente. Ejecutivo (3) haya lugar para
garantizar el óptimo
funcionamiento del
mismo.
(4) Diligencie vale ó formato de Diligencie formato SECRETARIO
Mantenimiento General del Vehículo, para suministro de EJECUTIVO
a petición del conductor, Combustible y/o
especificando que servicio es el que Mantenimiento
se solicita. Ver Formato 14 General del Vehículo
(4)
(5) La Planilla de Consecutivo de SECRETARIO (5) El Secretario

Formatos (Formato 15) tiene los
siguientes campos:
Registre datos en EJECUTIVO Ejecutivo debe tener una
planilla destinada a
1D 2
planilla de
No. de recibo consecutivo de Controlar el consecutivo
Nombre Conductor formatos física y del de los formatos de
Placa vehículo. Mantenimiento General
Sistema (5)
Clase de Servicio del Vehículo entregados,
Fecha (cuando se entrega al para así constatar
Conductor solicitante) valores y servicios,
cuando se reciba cuenta
de cobro por parte de la
Estación de Servicio
A

Enero de 2001
6.3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
SECRETARIO
Entregue formato o EJECUTIVO
Solicitud de
Servicios al
Conductor (6)
CONDUCTOR
Dirijase a Estación
de Servicio y solicite
el servicio
especificado (7)
ESTACIÓN DE
Funcionario Estación
SERVICIO
de Servicio diligencia
valor del servicio
prestado en el
formato (8)
(9) El Conductor debe verificar que el Verifique que el valor CONDUCTOR

valor diligenciado por el funcionario registrado en el 1D 1
de la estación de Servicio en el formato sea correcto
formato o vale, sea correcto antes de y firmelo (9)
firmar el mismo.
Reciba con la SECRETARIO La Cuenta de Cobro por

periodicidad EJECUTIVO parte de la Estación de
acordada en el Servicio, debe ir
convenio, la Cuenta acompañada con
de Cobro con vales soportes de prestación
de servicios y
de servicio, con las
solicitudes de prestación
respectivos soportes
de servicio hechas por la
por parte de la
Comisión, así como de
Estación de Servicio
los formatos de
(10)
Mantenimiento General
de Vehículo (Formato 14)
los cuales deben tener
firma del Conductor para
Verifique formatos SECRETARIO ser validos.
entregados con EJECUTIVO 1D 2
recibidos, servicios
prestados con
solicitados y anote
los valores
correspondientes
(11)
(12) Ver procedimiento de Pagos en SECRETARIO

Ejecución y Control del Presupuesto Remita a EJECUTIVO
Coordinación
Administrativa para
que se tramite el
Pago (12)
FIN
7.1. EXPEDICIÓN DE RESOLUCIONES
7.2. NOTIFICACIONES DE RESOLUCIONES

7. EXPEDICIÓN RESOLUCIONES PROCED 01 – PÁG.. 1

Enero de 2001
Objetivo: Tramitar los Proyectos de Resolución de la mejor forma, de manera que se publiquen resoluciones consistentes y actualizadas.
Inicia en: Preparación de Proyectos según Plan Anual de la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Finaliza en: Asignar a Resoluciones Definitivas en Red Interna e Internet, la fecha y numero del Diario Oficial en que se publicaron.
EJECUTIVA
(1) Prepare Proyecto de Resolución, EXPERTO LÍDER, (1)

según asignación del Plan Anual o
Prepare Proyecto de
ASESOR
Cada Proyecto
identificado en el Plan
5B 7
Resolución con
cualquiera dada por el Comité de
Expertos.
documentos de
RESPONSABLE,
ASESOR APOYO
Anual, es asignado a:
Experto Líder.
5C 9
soporte y envíe a
Coordinación
Asesor 5D 10
Los temas de los proyectos se Responsable
dividen en: Ejecutiva (1) Asesor Apoyo.
Temas Varios
Recursos de Reposición.
Resolución de Conflictos COORDINADOR
Derechos de Reposición Prepare EJECUTIVO
Aprobación de Tarifas NO documentación para
sesión CREG (2)
Temas Principales
Proyectos de Regulación
Presente Proyecto y COORDINADOR

documentación en EJECUTIVO
Comité con Expertos
(3)
COMITÉ DE EXPERTOS
¿Proyecto es
aprobado (4)?
SI
COORDINADOR (5) Se debe enviar

Envíe copia de EJECUTIVO Documentación a los 3 6
documentación para miembros de la
CREG a miembros Comisión, en lo posible
de la Comisión (5) una Semana antes de la
Sesión CREG.
ASESOR
RESPONSABLE
Presente Proyecto
en Sesión CREG (6)
A

Enero de 2001
A COORDINACIÓN
EJECUTIVA
COMISIÓN
¿Comisión
aprueba (7)?
NO
SI
FIN
(8) Asigne nuevamente por el COORDINADOR (8) Reasigne como

Sistema como proceso a cada Redistribuya EJECUTIVO Proceso a Cada Asesor
Asesor Responsable, los Proyectos Proyectos a cada Responsable su proyecto
Aprobados, sujetos a modificaciones Asesor Responsable, para de esta forma poder
y preparación final. asignándolos como ejercer un mayor Control
procesos internos (8) sobre el tramite de las
resoluciones a expedir.
ASESOR
Efectúe RESPONSABLE
5B
modificaciones al
Proyecto según
5C 3
observaciones 5D
hechas en la Sesión
(9, 10 y 11) Efectúe modificaciones CREG y remita a
de Carácter Técnico, Económico y Oficina Jurídica (9)
jurídico, según observaciones de la
sesión CREG. Haga una revisión
integral de la resolución y verifique:
Que sea una resolución
consistente y suficiente OFICINA JURÍDICA 5B 3
Cuando aplique, que los
procedimientos de implementación
Revise,
complemente y/o
5C
estén claramente definidos modifique y remita a 5D
Las concordancias entre Experto Líder (10)
resoluciones y leyes aplicables.
La forma, tanto en lo
gramatical como en lo ortográfico.
5B
EXPERTO LÍDER
Revise,
complemente y/o
5C 3
modifique y remita a 5D
Coordinador
Ejecutivo (11)
(12) Revise Proyecto y verifique por COORDINADOR (12) El tramite no puede 5B 3

Revise Proyecto y
el Sistema en la historia del Proceso,
que se haya dado el proceso de Verifique que se
EJECUTIVO continuar si no se han
hecho las revisiones del 5C 7
revisión descrito en tareas 9, 10 y haya cumplido el Asesor Responsable, 5D 9
11. tramite descrito Experto Líder y Oficina
(12) Jurídica 10
B

Enero de 2001
B COORDINACIÓN
EJECUTIVA
¿Proyecto COORDINADOR
cumple con
EJECUTIVO
tramite (13)?
NO
SI
a
El Carácter de
Resolución es:
GENERAL
PARTICULAR
¿La Resolución
es para Consulta
o Definitiva? (14)
DEFINITIVA
(15) Si la Resolución es definitiva, Asigne Número de COORDINADOR (15-16) Los Proyectos de

CONSULTA
asigne Numero de Resolución según Resolución y utilice EJECUTIVO Resolución, se

consecutivo del Sistema utilizado convierten en
formato
para estas y diligencie formato Resoluciones Definitivas
correspondiente (15)
correspondiente. o en Resoluciones en
Proyecto (para consulta);
por esto, se les asigna
(16) Si la Resolución es para un consecutivo de
consulta, asigne Número de sistema diferente a cada
Proyecto de Resolución según Asigne Número de
COORDINADOR una y se diligencia el
consecutivo del sistema utilizado EJECUTIVO formato correspondiente.
Resolución en
para estas (es diferente al
Proyecto y utilice
consecutivo de Resoluciones
Definitivas) y diligencie formato formato
correspondiente. correspondiente (16)
COORDINADOR
(17) Remita impresa la Resolución al Imprima Resolución EJECUTIVO
5B
Director Ejecutivo para revisión y
aprobación y firma.
y envíe a Director 5C 8
Ejecutivo para
revisión y 5D
aprobación (17)
DIRECTOR EJECUTIVO
¿Proyecto OK
(18)?
NO
SI a
C

Enero de 2001
C COORDINACIÓN
EJECUTIVA
DIRECTOR EJECUTIVO (19) El Director Ejecutivo

debe visar en señal de
8 14
Firme la Resolución
estampando visto aprobación, todas y cada
bueno a cada una de una de las paginas de la
las páginas de la Resolución para de esta
misma (19) forma evitar posibles
modificaciones a la
misma.
DIRECTOR EJECUTIVO
Remita a
Coordinador
Ejecutivo para
tramite final (20)
COORDINADOR
Elimine procesos EJECUTIVO
internos (21)
SECRETARIO
Remita para firma, al
EJECUTIVO
Ministerio de Minas,
anexando
Memorando remisorio
(22)
SECRETARIO
EJECUTIVO
Reciba Resolución
firmada por el
Ministro de Minas
(23)
¿Es Resolución
SECRETARIO
Definitiva de EJECUTIVO
carácter
particular? NO
D
SI
(24) Notifique la Resolución

Definitiva de Carácter particular, Notifique la
SECRETARIO
EJECUTIVO
4 1
según procedimiento Notificación de Resolución. Ver
Resoluciones. Procedimiento
Notificación de
Resoluciones (24)
D

Enero de 2001
D
COORDINACIÓN
EJECUTIVA
(25 Y 26) Envíe Resolución a: SECRETARIO

1. Diario Oficial para publicación. Envíe Resolución EJECUTIVO
4 1
2. Asesor en Área de Información para publicación en
para que incluya resolución en Diario Oficial (25)
la Red Interna de la CREG.
3. Técnico Administrativo de
Información para armar archivo
PDF, HTM y publicar en la
página de Internet.
Tanto en la Red Interna como en Remita Resolución

SECRETARIO
EJECUTIVO
4 1
Internet, se debe incluir resolución para incluir en la Red
en listado de Resoluciones Interna y para la
Definitivas o en listado de Página en Internet
Resoluciones para Consulta, según (26)
corresponda.
Para las ASESOR JURÍDICO (27) Las Resoluciones

Resoluciones EXTERNO Definitivas deben ser 5B 9
Definitivas, realice revisadas por un Asesor
concordancias y Jurídico externo quien 5C
haga hipervinculos
en el archivo que
establece concordancias
a las mismas y hace
5D
aparece en la pagina hipervínculos en Internet.
de Internet (27)
El Asesor Jurídico
Externo deberá tener
actualizadas las
concordancias de las
(28) Verifique textualmente que la Al llegar la SECRETARIO resoluciones a mas
Resolución publicada en el Diario Publicación en el EJECUTIVO tardar un mes después
Oficial sea idéntica al original de la Diario Oficial, revise de la publicación de
Comisión. que sea idéntica a la estas en Internet.
resolución original
(28)
¿Publicación
idéntica a
original?
NO
SECRETARIO
Remita a
EJECUTIVO
Coordinación
Ejecutiva para que
solicite las
SI correcciones
pertinentes (29)
E

Enero de 2001
7.1 EXPEDICIÓN DE RESOLUCIONES
E
COORDINACIÓN
EJECUTIVA
Registre fecha y ASESOR Y TÉCNICO

número de Diario ADMINISTRATIVO DE
Oficial en que fue INFORMACIÓN
publicada la
Resolución tanto en
la Red Interna como
en la página de
Internet (30)
¿La Resolución
es para
Consulta?
SI
ASESOR
RESPONSABLE
6 1
Reciba, recopile,
analice y resuelva
todos los
comentarios hechos
a la Resolución en
Proyecto (31)
NO
(32) Prepare formato de Prepare formato para ASESOR

Comentarios a Resolución en publicación de todos RESPONSABLE
Proyecto, sustentando el porque si o los comentarios
porque no decidió tenerlos en cuenta recibidos (32)
para la misma y nuevamente
arranque con la preparación de
proyecto para resolución Definitiva.
b
FIN

Enero de 2001
Objetivo: Comunicar a todos los Usuarios interesados, la emisión de Resoluciones definitivas de carácter particular.
Inicia en: Identificar Resoluciones Definitivas de carácter Particular, las cuales se deben notificar.
Finaliza en: Archivo de Notificación Personal o Constancia de Desfijación de Notificación por Edicto en carpeta correspondiente.
ADMINISTRATIVA
4 1
(1) Ver procedimiento Emisión de SECRETARIO
Resoluciones. Identifique EJECUTIVO
Resoluciones
Definitivas de
carácter Particular ,
las cuales debe
notificar (1)
(2) Elabore carta citando a todas las SECRETARIO

Elabore Citación para
Empresas interesadas para EJECUTIVO
Notificación a
notificación personal.
Usuarios interesados
(2)
SECRETARIO
Envíe Citación para EJECUTIVO
NO Notificación a Oficina
Jurídica (3)
Revise OFICINA JURÍDICA

concordancias, firme
y remita a Director
Ejecutivo para
revisión de
generalidades (4)
DIRECTOR EJECUTIVO
¿Citación para
Notificación OK?
SI
DIRECTOR EJECUTIVO
Firme y remita a
para envío a
Usuarios (5)
A

Enero de 2001
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
SECRETARIO
Envíe Citación a
EJECUTIVO
Usuarios. Ver
procedimiento
Emisión de
Correspondencia
(6)
(7) Contabilice el tiempo estipulado, SECRETARIO (7) El usuario debe

Espere según tiempo
contando a partir del día siguiente de EJECUTIVO acercarse a la Comisión
la fecha de envío, que conste en el estipulado, para ser Notificado
desprendible de la empresa de presentación de personalmente en un
Mensajería. Usuarios en la plazo de máximo diez
Comisión (7) (10) días hábiles
contados a partir de la
fecha en que se le envío
la citación.
¿Usuario atiende
Citación?
NO
a
SI
(8) Solicite documento de SECRETARIO

identificación al usuario, si es Reciba Usuario y EJECUTIVO
persona natural o si es representante solicite identificación
legal de persona jurídica. Si es un (8)
apoderado de persona jurídica,
solicite además del documento de
identificación; el Poder dado por la
empresa, y el Certificado de
Representación legal.
Entregue copia de la SECRETARIO
Resolución Definitiva EJECUTIVO
de Carácter particular
al Usuario (9)
(10) Elabore carta de notificación Prepare Carta de SECRETARIO

personal (dos originales), la cual Notificación Personal EJECUTIVO
debe contener lo siguiente: y solicite firma a
Resolución entregada con su Director Ejecutivo
respectivo número. (10)
Nombre de la Persona a quien
le fue entregada.
Fecha
Firma de la Persona DIRECTOR EJECUTIVO
Firma del Director Ejecutivo Revise Carta, firmela
y devuelva a
(11)
B

Enero de 2001
B COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
(12) El usuario firma las cartas (dos USUARIO NOTIFICADO

originales) y se lleva una junto con la
Resolución entregada, la otra se Usuario Notificado
queda para archivo de Notificaciones firma Carta (12)
a b
SECRETARIO
EJECUTIVO
Elabore Notificación
por Edicto (13)
SECRETARIO
Envíe Notificación EJECUTIVO
por Edicto a Oficina
Jurídica (14)
NO
Revise OFICINA JURÍDICA
concordancias, firme
y remita a Director
Ejecutivo para
revisión de
generalidades (15)
DIRECTOR EJECUTIVO
¿Notificación por
Edicto OK?
SI
DIRECTOR EJECUTIVO (16) El Director Ejecutivo

Firme Notificación, debe visar en señal de
estampando visto aprobación, todas y cada
bueno a cada una de una de las paginas del
las páginas de la Edicto para de esta
misma (16) forma evitar que se
publique con alguna
modificación.
C

Enero de 2001
COORDINACIÓN
C ADMINISTRATIVA
SECRETARIO (7) La publicación del

Publique Edicto de EJECUTIVO Edicto en la Comisión
Notificación durante para que los Usuarios se
el tiempo estipulado Notifiquen por este
(17) medio; se hará durante
un período de diez (10)
días hábiles contados a
partir de la fecha en se
fije el mismo en
SECRETARIO cartelera.
Desfije Edicto EJECUTIVO
mediante acta de
desfijación (18)
(19) Archive las cartas de Archive carta de SECRETARIO (19) Maneje una Carpeta
Notificación Personal y las Notificación Personal EJECUTIVO especial de
Constancias de Desfijación de o Constancia de Notificaciones para llevar
Notificación por Edicto, junto con Desfijación de un control estricto sobre
copia de las cartas de citación y Notificación por las mismas y poder
desprendibles de envío de la Edicto en carpeta atender posibles
empresa de mensajería reclamos de los usuarios.
correspondiente (19)
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS mediante Resolución 003 de
enero 12 de2001
8. ATENCIÓN AL PÚBLICO Y OFICINA DE QUEJAS
Y RECLAMOS
8. ATENCIÓN AL PÚBLICO Y OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS
8. ATENCIÓN AL PÚBLICO Y OFICINA DE

QUEJAS Y RECLAMOS
8.1. CONMUTADOR Y OFICINA DE RECLAMOS
8.2. INGRESO DE PERSONAS A LA COMISIÓN
8.3. SOLICITUDES DE INFORMACIÓN

enero 12 de2001
8. ATENCIÓN AL PÚBLICO Y OFICINA DE QUEJAS PROCED. 01 – PÁG. 1
Y RECLAMOS Enero de 2001
8.1. CONMUTADOR Y OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS
Objetivo: Atender de forma oportuna todas las llamadas que ingresan a la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Inicia en: Contestar todas las llamadas que entran a la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Finaliza en: Enrutar la llamada o tomar el mensaje para funcionario solicitado.
ADMINISTRATIVA
(1) No deje que el teléfono suene SECRETARIO

más de cinco veces. EJECUTIVO
(1) La Comisión tendrá
una línea 9800, dedicada
5 1
exclusivamente a
Conteste las resolver quejas y
llamadas (1) reclamos de usuarios.
USUARIO
(2) Si el Usuario requiere una
información en particular, resuélvala Usuario informa con
si esta a su alcance u oriéntelo quien desea
acerca de con quien puede comunicarse (2)
comunicarse.
SECRETARIO
Comuniquese con la EJECUTIVO
extensión del
Funcionario
solicitado (3)
¿Funcionario
esta disponible?
(4)
NO
SECRETARIO
EJECUTIVO
Tome mensaje y
envielo por el
SI Sistema de
Información al
Funcionario
solicitado (5)
SECRETARIO (6) Los funcionarios de la

Comunique al EJECUTIVO CREG no pueden 3
Usuario con el
Funcionario
aceptar invitacio0nes ni
regalos de parte de los 5 1
Solicitado para que agentes regulados.
atienda la llamada (6) Las Solicitudes de
información de entes
jurídicos, las debe
FIN presentar el
Representante Legal.
Las solicitudes de
Información que
impliquen emisión de
conceptos deben
hacerse por escrito.
enero 12 de2001
Objetivo: Controlar el ingreso de visitantes a la Comisión de Regulación de Energía y Gas.
Inicia en: Recibir llamada de recepción anunciando Visitante o Usuario.

Finaliza en: Firmar Boleta de control de ingreso o tomar mensaje para funcionario requerido.
ADMINISTRATIVA
SECRETARIO
EJECUTIVO
Reciba llamada de
Recepción del
Edificio (1)
Recepción del SECRETARIO

Edificio, informa a
EJECUTIVO
que funcionario
requiere el Usuario
(2)
SECRETARIO
Comuniquese con la
EJECUTIVO
extensión del
Funcionario
solicitado (3)
¿Funcionario
esta disponible?
(4)
NO
Informe al Usuario y SECRETARIO

preguntele si desea EJECUTIVO
que otro funcionario
le colabore en su
requerimiento (5)
SI
¿Usuario desea
visitar a otro
funcionario? (6) NO
SI a
A
enero 12 de2001
A COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
SECRETARIO (7) Los visitantes

EJECUTIVO autorizados, deben
1A 1
Autorice Ingreso de
Usuario a la
ingresar
instalaciones
a
de
las
la
1B
Recepción (7)
Comisión por el piso 1C
quinto (5), en donde se
les indicara hacia donde
dirigirse.
SECRETARIO
(8) Indique al Usuario hacia donde EJECUTIVO
Cuando el Usuario
dirigirse y con quien debe hablar de
llegue indiquele hacia
acuerdo a su requerimiento; Si esta
a su alcance, soluciónelo usted donde debe dirigirse
mismo. o con que
Funcionario puede
hablar (8)
SECRETARIO (9) Todos los usuario, al

Cuando el Usuario EJECUTIVO (Recepción) terminar su visita a la 1D
concluya su visita
firme Boleta de
Comisión deben salir por
el quinto piso, en donde
1B
Control del Edificio
(9)
se les firmara la boleta 1C
de ingreso
SECRETARIO
Tome mensaje y EJECUTIVO
envielo por el
Sistema de
Información al
Funcionario
solicitado (10)
FIN
enero 12 de 2001
8. ATENCIÓN AL PÚBLICO Y OFICINA DE QUEJAS PROCED 03 – PÁG.. 1
8.3. SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
Objetivo: Brindar al Usuario información generada por la Comisión, de interés general o particular, referente a aspectos regulatorios de los
servicios públicos de electricidad y gas, y otros temas relacionados con estos servicios.
Inicia en: Solicitud de Información por parte del Usuario.

Finaliza en: Resuelva solicitud y/o suministre información y envíe o entregue la misma al solicitante.
Inicio
DIRECCIÓN
EJECUTIVA
(1) Si la solicitud es por correo

(aéreo, urbano o electrónico) o vía
Reciba solicitud de
fax, se debe tramitar el documento
información (1)
según procedimientos Recibo y
Radicación de Correspondencia,
Escaneo y Catalogación y el
enrutamiento correspondiente.
Si personalmente el interesado
requiere consultar algún documento
de Biblioteca, remítase a (4) El Costo de un CD
procedimiento Préstamo de con reglas expedidas por
Documentos. ¿Solicitud de la CREG, tiene un valor
información de tres (3) salarios
publicada por la mínimos diarios legales
CREG? (2) vigentes, según
Resolución CREG 054
de 1999.
Para facilitar documentos

SI
mientras se les toma
fotocopia, el solicitante
debe dejar en deposito
(3) Cuando la solicitud hace Reciba comprobante un documento que
referencia a información publicada de pago a la permita identificarlo
por la CREG, solicite comprobante NO Fiduciaria, por valor plenamente según
de pago en la Fiduciaria por valor correspondiente a Decreto 266 de 2000.
correspondiente a publicación o publicación solicitada
publicaciones solicitadas, fotocopias, (3)
etc. El valor de las fotocopias
tomadas directamente en
Si el Usuario se presenta en forma la Comisión será de
personal a la Comisión, la cincuenta pesos ($ 50)
información se le podrá suministrar: por cada una, según
Grabada en disquetes (traídos Resolución 020 de 1997
por el usuario para tal fin). del Ministerio de Minas y
En CD (previa presentación de Resuelva solicitud y/ Energía.
consignación) que contiene o suministre
reglas aplicables a los sectores información y envíe (4) La resolución de la
de energía y gas expedidas o entregue la misma solicitud de información
por la CREG. al solicitante (4) deberá realizarse en
En fotocopias, dejando en aproximadamente diez
deposito un documento de días hábiles después de
identificación si las desea recibida la misma; Si
tomar fuera de la Comisión, o solicita información en
cancelando un valor, si el medio magnético podrá
solicitante decide tomarlas reclamarla dentro de los
directamente en la Comisión. cinco (5) días siguientes
FIN a la fecha que haga
(5) Resuelva solicitud de información llegar los disquetes a la
y entregue o envíe previo tramite del Comisión. Ver
procedimiento Emisión de Resolución 020 de 1997
Correspondencia. del Ministerio de Minas y
Energía.
FORMATOS
FORMATO 1. SELLO DE RECIBIDO

FORMATO 2. SELLO CÓDIGO DE BIBLIOTECA
FORMATO 3. SELLO SIB
FORMATO 4. STICKER DE BIBLIOTECA
FORMATO 5. FORMATO ÚNICO PARA DISTRIBUCIÓN DEL PAC
FORMATO 6. SOLICITUD DE PROG. ANUAL MENSUALIZADO RESERVAS PRESUPUESTALES
FORMATO 7. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
FORMATO 8. REGISTRO PRESUPUESTAL
FORMATO 9. ORDEN DE PAGO
FORMATO 10. LIQUIDACIÓN HORAS EXTRAS
FORMATO 11. CUADRO BASE PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN CREG
FORMATO 12. AUTORIZACIÓN DE DESINVERSIÓN DEL F.C.O. Y DE TRASLADO
FORMATO 13. LIQUIDACIÓN DE PAGOS
FORMATO 14. MANTENIMIENTO GENERAL DEL VEHÍCULO - VALE
FORMATO 15. CONSECUTIVO DE FORMATOS MANTENIMIENTO GENERAL DEL VEHÍCULO
FORMATO 16. CONTROL DE ELEMENTOS
FORMATO 1
SELLO DE RECIBIDO
FORMATO 2
SELLO CÓDIGO DE BIBLIOTECA
FORMATO 3
SELLO SIB
FORMATO 4
STICKER DE BIBLIOTECA
FORMATO 5
FORMATO ÚNICO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL PAC
FORMATO 6
SOLICITUD DE PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE RESERVAS PRESUPUESTALES
FORMATO 7
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
FORMATO 8
REGISTRO PRESUPUESTAL
FORMATO 9
ORDEN DE PAGO
FORMATO 10
LIQUIDACIÓN HORAS EXTRAS
FORMATO 11
CUADRO BASE PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN CREG
FORMATO 12
AUTORIZACIÓN DE DESINVERSIÓN DEL FCO Y DE TRASLADO
FORMATO 13
LIQUIDACIÓN DE PAGOS
FORMATO 14
MANTENIMIENTO GENERAL DEL VEHÍCULO - VALE
FORMATO 15
CONSECUTIVO DE FORMATOS MANTENIMIENTO GENERAL DEL VEHÍCULO
FORMATO 16
CONTROL DE ELEMENTOS
TABLAS
TABLA 1. CÓDIGOS DE COLECCIONES

TABLA 1
CÓDIGOS DE COLECCIONES

Admon1 - Unidad 4 - Organización - Manual de Procedimientos CREG

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

4.3. CALCULO Y RECAUDO DE CONTRIBUCIONES P.03

5. PERSONAL Y NOVEDADES DE PERSONAL

8. ATENCIÓN AL PÚBLICO Y OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS

MINISTRO DE MINAS COMITE DE EXPERTOS MINISTRO DE HACIENDA DIRECTOR DEPARTAMENTO

OFICINA DE REGULACIÓN Y OFICINA TÉCNICA OFICINA JURÍDICA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

AREA GAS AREA ADMINISTRATIVA

GENERALIDADES PAGINA iii

MISIÓN GENERAL Y MISIÓN DE LAS ÁREAS DE APOYO

La Misión de la COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS – CREG, está basada en lo dispuesto en

MISIÓN COMITÉ DE EXPERTOS

MISIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA

MISIÓN COORDINACIÓN EJECUTIVA

MISIÓN COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

MISIÓN COORDINACIÓN FINANCIERA

MISIÓN OFICINA DE REGULACIÓN Y POLÍTICAS DE COMPETENCIA

MISIÓN OFICINA TÉCNICA

nacional de gasoductos y el asesorar a la oficina de regulación y políticas de competencia en los asuntos

MISIÓN OFICINA JURÍDICA

MISIÓN ÁREA DE INFORMACIÓN Y SISTEMAS

RIESGOS POTENCIALES A LOS QUE ESTA EXPUESTA LA COMISIÓN

2. PÉRDIDA DE MEMORIA INSTITUCIONAL. Pérdida tanto de documentos y correspondencia recibida en la

3. PÉRDIDA DE CONFIDENCIALIDAD EN LA INFORMACIÓN – DIVULGACIÓN INOPORTUNA DE LA

4. DIVULGACIÓN INEFICIENTE DE LA REGULACIÓN Y ACTOS DE LA COMISIÓN.

6. RIESGO ADMINISTRATIVO POR INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES COMO FUNCIONARIO PÚBLICO

8. INSEGURIDAD EN LOS ACTOS DE LA COMISIÓN. Posibilidad de que se alteren las determinaciones

GENERALIDADES PAGINA vii

CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EVITAR RIESGOS INNECESARIOS

3. Controles intrínsecos al manejo y operación del Sistema de Información Electrónico.

5. La correspondencia emitida se envía por Correo Certificado o se entrega en forma Personal.

6. Revisión y Aprobación previa del Comité de Expertos.

7. Revisión y Aprobación previa de un Experto Comisionado.

8. Revisión y Aprobación previa del Director Ejecutivo.

9. Revisión y Aprobación previa de la Oficina Jurídica.

10. Revisión y Aprobación previa del Asesor(es) designado(s).

12. Verificar la disponibilidad de recursos antes de realizar Contratación u Órdenes.

13. Revisión y Aprobación previa del Coordinador Administrativo.

GENERALIDADES PAGINA viii

Indicador de inició de un procedimiento

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para

Conector fuera de página, forma utilizada para

Conector. Úsese para representar en un diagrama de

1.1. RECIBO DE CORRESPONDENCIA Y 1.9 DOCUMENTOS Y LEVANTAMIENTO

1.2. ESCANEO Y CATALOGACIÓN

1.5. ENRUTAMIENTO DE 1.3. ARCHIVO FISICO DE LA

1.6. EMISIÓN Y ARCHIVO DE

1.7. EXPEDICIÓN DE CIRCULARES 1.8. PRESTAMO DE DOCUMENTOS

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCED 01 – PÁG. 1

1.1. RECIBO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Inicia en: Recepción de Correspondencia.

COMENTARIO FLUJOGRAMA RESPONSABLE NORMA / POLÍTICA RIES CTRL INDIC

(2) La correspondencia pudo haber Verifique en el SECRETARIO

(4) Coloque sello de recibido a la SECRETARIO

(5) Radique correspondencia que no

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCED 02 – PÁG. 1

1.2. ESCANEO, CATALOGACIÓN Y ARCHIVO ELECTRÓNICO

Inicia en: Recepción de la Correspondencia ya radicada

COMENTARIO FLUJOGRAMA RESPONSABLE NORMA / POLÍTICA RIES CTRL INDIC

(1) Reciba la correspondencia que

(2) Diligencie los campos: TÉCNICO