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Guia 02 de Aprendizaje Clasificar Documentos Sombreada
Guia 02 de Aprendizaje Clasificar Documentos Sombreada
Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada) Mejora en los procesos de archivo de la secretaria
Académica y coordinación Académica de la I.E.D Santa
Gemma de Galgani
Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) Ejecución
Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) Identificar las políticas contables y financieras teniendo en
cuenta el tipo de organización.
Competencia Reconocimiento de recursos contables y financieros
2. PRESENTACIÓN
Estimado Aprendiz
esta guía forma parte de su aprendizaje y ha sido construida para explicar en forma didáctica su
proceso formativo, de manera que usted pueda identificar, clasificar los documentos comerciales
según el objetivo del registro, características y propósitos de los títulos valores, el proceso de
capacidades de pensamiento, habilidades y destreza para aplicar el contenido, por ello le invito a
realización de productos relacionados con las competencias y con las fases de su proyecto
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formativo, a través de diversas estrategias pedagógicas que promueven su participación activa,
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responsable y colaborativo que conduzcan a la demostración de los resultados de aprendizaje que
documentos comerciales y los títulos valores, teniendo en cuenta que son los comprobantes
de constancia de las operaciones que realizan los entes económicos en su actividad comercial.
Le invito para que participe en una actividad que consiste en lo siguiente, piense una experiencia
que usted haya vivido, un familiar o una persona de su diario vivir, cuando realizan las siguientes
actividades comerciales como una compra o venta de un bien, una obligación en efectivo o con
tarjeta de crédito, que documentos ha observado que se manejan y que propósito tienen, cuando
obtenidos, haga una relación comparativa entre su pre saber sobre el tema tratado e identifique lo
que usted SABE, QUIERE SABER y las IDEAS que puedan surgir de este análisis.
¿Qué documentos ha observado que se manejan, que propósito tienen y en qué momento los
utilizo?
¿Por qué considera importante la organización de los archivos de los documentos comerciales,
títulos valores en las empresas?
estos archivos se pudo identificar los conocimientos, sobre el tema y el alcance de su comprensión
el proceso contable, aportando con este ejercicio de reflexión, al razonamiento y generación de ideas
entendimiento de las actividades para el logro del resultado de aprendizaje que aborda la presente
guía. Por lo anterior, el aprendiz deberá fundamentar sus saberes previos, complementando
valores, como se clasifican y para qué sirven, características y propósitos, soportes contables y no
contables para que sirven. La Clasificación documental y sus pasos, importancia y aplicación de las
aplicación de esta guía, resultan claves para apropiar los conceptos generales sobre las
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características de los documentos comerciales y títulos valores su apropiación y la cobertura
aplicativa que se
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pretende alcanzar, resulta la asimilación de los conceptos generales y definiciones, que sin duda
fundamentan y facilitan al aprendiz el conocimiento de los títulos valores, su forma correcta para la
vigente.
Le invitamos a avanzar en el proceso teniendo en cuenta los requerimientos para el alcance de las
del conocimiento para el desarrollo y logro del resultado de aprendizaje, se hace necesario que usted
Documentos Comerciales
Títulos Valores
Documentos contables
Clasificación Documental
En el material de apoyo, se encuentran los conceptos y temáticas que debe leer, comprender y
asimilar; toda vez, que en el encontrara la información que le permitirá analizar la conceptualización
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https://www.gestiopolis.com/soportes-
contables-internos-y-externos/
https://www.youtube.com/watch?v=LN5Y6kgMeoA
http://prezi.com/c3_sdakrsin5/documentos-y-titulos-
valores/
https://prezi.com/yymgrqyg01a3/principales-titulos-
valores-de-colombia
De acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2649 de 1993 todos los hechos económicos deben
ser documentados a través de soportes, las partidas que estén registradas en los libros deben ser
respaldadas con comprobantes, y los libros deben conformarse y diligenciarse de manera que se
garantice su autenticidad e integridad, puesto que estos sirven como base para la elaboración de los
estados financieros( estos deben guardar concordancia con la información estipulada en los soportes y
comprobantes). Adicionalmente, el artículo 134 de decreto menciona que las empresas deben
conservar de forma organizada los libros de contabilidad. Las actas, los comprobantes, los soportes y
toda correspondencia que se relacione con la administración y operación del ente económico.
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)
(trabajo individual):
1. Elaborar un cuadro sinóptico de los principios
archivísticos y su clasificación dentro de una
1. Realizar una lectura comprensiva del organización
material de apoyo Principios archivísticos y su .
clasificación dentro de una organización.
2. Elaborar un folleto sobre, Tablas de retención
2. Realizar una lectura comprensiva del
material de apoyo Aplicación de las tablas de documental, obligatoriedad importancia y
retención documental. aplicación.
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CLASIFICACION Y PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Principio fundamental de la Archivística que consiste en reunir los documentos producidos por una
persona natural o jurídica, sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841,
De acuerdo al principio de procedencia cada documento debe estar situado en el fondo documental
del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo
y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Este principio es
válido tanto para los archivos históricos como para los administrativos, pues en todos los casos debe
dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado, integrando en torno a cada una
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se
considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su
La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc.
Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo
debemos conservar cada tipo de documento?. La práctica documental aconseja separar los
documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que
Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe elaborar un
Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar unívocamente la categoría o tipo
de cada documento. También se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de
documento para la actividad de la organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD)
y finalmente definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico como
electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la Tabla de Retención
Documental (TRD).
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3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO
Con la anterior información detallada de cada uno de lo documentos contables y no contables, complete
el cuadro en la evidencia de aprendizaje en forma horizontal y diligéncielo
Marzo 8/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., cancela con cheque a CENS S.A. la suma
de $423.700, porconcepto de pago de la factura 45657, servicio de energía del período
comprendido entre el 25 de enero y el25 de febrero del año en curso. El número de cheque
es 34346565 del Banco Bogotá.
Marzo 13/2020: Se Consigna en la cuenta Corriente del Banco Bogotá N°. 306 773177 la suma
de
$6.780.000 en efectivo.
1. Soportes físicos que son la base para el registro de las operaciones de naturaleza
comercial en una empresa, dependiendo de la transacción comercial que se haga será
el tipo de soporte físico, denominados
A. quién realiza el pago B. quien se beneficia del pago C. quien cambia el cheque D. A y B
5. Título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco
llamado "girado" quepague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario"
b. Los asientos contables se pueden soportar con los documentos contables y no contables ( ).
c. Los documentos contables y los libros de contabilidad se deben salvaguardar por 20 años ( ).
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Elabore la clasificación documental de 3 documentos contables y no contables que se manejan en una
empresa que contenga un fondo documental, con sus respectivas secciones subsecciones series y
subseries
Realizar una tabla de retención documental en donde la entidad productora sea el centro de desarrollo
agroindustrial y empresarial SENA – Villeta y la oficina productora Contabilidad y finanzas. Las series y
subseries de 5 documentos contables y no contables, aplicando el tiempo de retención en el archivo de
gestión o archivo central y su disposición final
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
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Evidencias de Conocimiento: Identifica y clasifica los Técnica: Formulación de preguntas.
documentos de archivo Instrumento Cuestionario
Realiza lectura comprensiva del aplicando los principios
material de apoyo documentos archivísticos.
comerciales y títulos valores.
Emplea las tablas de retención
Consulta investigativa con el fin documental, basándose en
de identificar conceptos propios principios archivísticos,
en documentos comerciales y normatividad vigente y políticas
títulos valores. institucionales.
Evidencias de Producto:
Aplica la clasificación y Técnica: Observación directa
Elabora la clasificación principios archivísticos de la Instrumento Lista de chequeo
documental de 3 documentos organización.
contables y no contables que se
manejan en una empresa que
contenga un fondo
documental, con sus
respectivas secciones
subsecciones series y
subseries
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Contabilidad: Sistema de acopio de información para identificar, clasificar, medir, registrar y procesar la
información de los hechos económicos y así producir los estados financieros para la toma de decisiones.
Clasificar: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes.
Documentos Comerciales: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
Soportes: Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate,
los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente
fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los
Títulos Valores: Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en
ellos se incorpora. Teniendo en cuenta que deben llenar los siguientes requisitos: La mención del derecho que
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Aval: es un acto escrito y firmado, en una hoja de prolongación adherida a ésta, o en documento separado,
por el cual el girador, un endosante o un tercero garantizan, en todo o en parte, el pago de ella
Cheque: es un título valor mediante el cual una persona llamada librador da a otra, llamada librado, la orden
no
sujeta a condición de pagar al beneficiario designado, o a su orden, una cantidad determinada o determinable
de dinero
Comprobante de egreso: llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el
Consignación: este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
homogéneos, producidos de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
la empresa en ella se expresa en el listado de todas las series y subseries documentales con su
correspondiente codificación.
Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan o pasan los documentos desde
conservación permanente.
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Disposición final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.
Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad
5. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
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Espinosa Empresarial 2021
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