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FONCODES.

A NUESTROS PADRES,

Teora de Sistemas 3ER Ciclo C1-CU-01

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INDICE
Dedicatoria I. Introduccin II. Anlisis de Sistemas de Control 2.1. Tipos de Sistemas de Control 2.2. Caractersticas de un Sistema de Control 2.3. La Ingeniera en los Sistemas de Control III. Retroalimentacin 3.1 Retroalimentacin Negativa 3.2 Retroalimentacin Positiva IV. Tipologa de Problemas 4.1 Problemas Duros y Problemas Blandos 4.2 Modelos Organizaciones 4.3 La Problemologia V. Sistemas Duros y Sistemas Blandos VI. Desarrollo de la Metodologa de Sistemas Blandos VII. Conclusiones VIII. Bibliografa

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I. INTRODUCCION La presente es un trabajo de investigacin, que tiene como objetivo conocer, la estructura organizacional de una empresa y sus respectivos, principios, conceptos de la Teora General de Sistemas, en esta oportunidad de una Entidad del Estado como es FONCODES (Fondo de Compensacin para el Desarrollo Social) del Ministerio de la Mujer del Estado Peruano. Esperamos que se sea de buena fuente de informacin para nuestros compaeros de estudio ya se hizo tomando como ejemplo y comparaciones para su mejor entendimiento del tema; a continuacin el desarrollo del Tema.

Los Autores. .

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II. Anlisis del Sistema de Control

FONCODES De acuerdo a los sistemas de control esta definido como un conjunto de componentes que puede regular su propia estructura o la de otro sistema con el fin de lograr un solo funcionamiento predeterminado. Ejemplo:

Clasificacin de los Sistemas de Control Segn su Comportamiento a) Sistema de Control de Lazo Abierto: El sistema de control de lazo abierto es aquel que sistema en que solo acta el proceso sobre la seal de entrada y da como resultado una seal de salida independiente, Ejemplo: El proceso de seleccin de agentes, que funciona de la siguiente manera:

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Convocatoria de agentes en un proceso abierto mediante la publicacin en los medios de comunicacin sociales. Una vez seleccionado el personal y asignado su permanencia no es estable debido a las perturbaciones externas que puedan existir ya que puede ser cambiado ante el incumplimiento del sistema de control. La salida no se compara con la entrada dada que al inicio o entrada es la necesidad de la comunidad o poblacin y la salida es la infraestructura fsica que satisface la necesidad requerida. El cumplimiento del ciclo de proyecto en cada una de sus etapas tiene un estricto control de calidad lo que asegura el producto final al cien por ciento.

b) Sistema de Control de Lazo Cerrado: Son los sistemas en los que la accin de control esta en funcin a de la seal de salida, ejemplo:

2.1 Tipos de Sistemas de Control


Los sistemas de control son agrupados en tres tipos bsicos:

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a) Hechos por el hombre.- En todas las oficinas zonales as como la sede central que
se encuentra en Lima el personal de acuerdo al tipo de contrato registran su ingreso y salida mediante un determinado software.

b) Naturales.- Los ademanes, miradas y gestos que se hacen en la ejecucin de las


obras que se hace en la obra ya que es un lenguaje que ese grupo entiende.

c) Mixto.- En este sistema de control podemos tipificar la manipulacin y el ingreso de informacin al software de control de proyectos y personal. 2.2 Caractersticas de un Sistema de Control a) seal de Corriente de Entrada.- Considerada como estimulo aplicado a un sistema desde una fuente de energa externa con el propsito de que el sistema produzca una respuesta especfica. b) Seal de Corriente de Salida.- Respuesta obtenida por el sistema que puede o no relacionarse con la respuesta que implicaba la entrada. c) variable Manipulada.- Es el elemento al cual se le modifica su magnitud, para lograr la respuesta deseada. d) Variable Controlada.- Es el elemento que se desea controlar. e) Variables Externas.- Son los factores que influyen en la accin de producir un cambio de orden correctivo. f) Fuente de Energa.- Es la que entrega la energa necesaria para generar cualquier tipo de actividad dentro del sistema. g) Retroalimentacin.- La retroalimentacin es una caracterstica importante de los sistemas de control de lazo cerrado. Es una relacin secuencial de causas y efectos entre las variables del sistema. Cuando en el sistema se produce un entorno se dice que hay una retroalimentacin negativa; si el sistema apoya la decisin inicial se dice que hay una retroalimentacin positiva. Ejemplo:

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2.3. La Ingeniera en los Sistemas de Control:


Esta dado por dos etapas: En el anlisis se investiga las caractersticas de un sistema existente. Mientras que en el diseo se escogen los componentes para crear un sistema de control que posteriormente ejecute una tarea particular. Existen dos mtodos de diseo:

Diseo por Anlisis.- En este diseo se toma en cuenta un modelo existente,


modificando sus caractersticas.

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Diseo por Sntesis.- En este diseo se toma en cuenta especificaciones que dan los
usuarios o dueos.

III. Retroalimentacin

La retroalimentacin permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correccin e base a la informacin retroalimentada.

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III.1.

Retroalimentacin Negativa:

En este sistema de control FONCODES tiene etapas en su ciclo de proyectos en las cuales se puede visualizar:

FONCODES cuenta con un presupuesto anual como meta, si se excede en la etapa de priorizacin la etapa de evaluacin no podr cumplir con la aprobacin de proyectos por lo tanto se estara retroalimentando en forma negativa ya que excedera su techo presupuestal siendo la etapa de evaluacin la que regula el sistema de control.

III.2.

Retroalimentacin Positiva: 9

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Un sistema esta realimentado positivamente si una variacin en su salida en determinada direccin provoca un desplazamiento aun mayor en la misma direccin. Ejemplos: Como en la etapa de priorizacin la demanda de necesidades de las comunidades es excesiva, FONCODES para aumentar su capacidad de priorizacin realiza alianzas estratgicas con los gobiernos locales, regionales y organismos internacionales realizando convenios para la ejecucin de los proyectos de esa manera amplia su capacidad de priorizacin y cubrir las necesidades de las comunidades. IV. Tipologa de Problemas

4.1 Problemas Duros y Problemas Blandos: a) Problemas Duros.- Se refiere cuando el problema esta definido que hacer y como hacer. Ejemplo: Que hacer ante la necesidad?: Maximizar las necesidades de la poblacin. Minimizar el proceso de aprobacin de proyectos, hacindolo mas optimo. Como hacerlo?: Incrementar la participacin de la comunidad, de la poblacin y de las comunidades. Instalar una nueva lnea de apoyo como seria el desarrollo de capacidades y la ejecucin de proyectos productivos. b) Problemas Blandos.- En FONCODES estn dados por tratar de solucionar los problemas de pobreza en el pas, mediante la satisfaccin de necesidad de infraestructura, ya que el tema de pobreza en el pas es grande, FONCODES solamente ataca esa lnea de infraestructura. 4.2 Modelos Organizaciones: Qu son los modelos?: Son guas, ejemplos, etc. que nos sirven para mejorar los procesos. FONCODES como organizacin es un sistema abierto ya que tiene objetivos comunes y debe cumplir objetivos comunes y cumple funciones mltiples. Teora de Sistemas 3ER Ciclo C1-CU-01 10

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FONCODES a su vez realiza alianzas estratgicas para relacionarse con otros organismos diferentes como los gobiernos locales, regionales y organismos internacionales, que le permiten fortalecerse y hacer difcil definir sus fronteras. FOCODES como organizacin tiene un sistema que es la organizacin propia relacionndose con los gobiernos locales forma un supra sistema dentro de un sistema. Anlisis con los modelos de Katz y Kahn: 1. Importacin.- FONCODES como organizacin recibe los insumos que son las necesidades de las comunidades en infraestructura bsica (como agua desage, canales de riego, postas mdicas, etc.). 2. Transformacin.- Es la elaboracin del expediente tcnico de la infraestructura bsica deseada. 3. Exportacin.- Es la ejecucin y la transferencia del proyecto a los usuarios para la satisfaccin de sus necesidades. 4. Los Sistemas Como ciclos de Eventos que se Repiten.- En FONCODES se cumple este ciclo.

5. Entropa Negativa.- FONCODES como sistema abierto se adapta a los cambios manteniendo su estructura organizacional. 6. Informacin con Insumo.- FONCODES trabaja con el mapa de pobreza que es un documento que gua en la priorizacin de los proyectos. 7. Estado de Equilibrio y Homeostasis Dinmica.- Pese a los cambios de la actualidad como la implementacin del MEF, ESNIF, FONCODES se a adecuado a estos cambios.

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8. Diferenciacin.- En FONCODES como organizacin hace que los agentes (residente, supervisor y capacitador) cumplan diferentes roles lo que hace diferenciarse de otras organizaciones, ejemplo: En el caso del residente de obras no solamente cumple el control tcnico de la obra sino tambin el control financiero, administrativo y logstico. 9. Equifinalidad.- Todos los subsistemas de nuestra empresa buscan una sola finalidad, que es llevar a cabo que la obra se desarrolle con normalidad. 10. Limites de Fronteras.- FONCODES como organizacin no presenta barreras entre su sistema y el medio ambiente, por ejemplo: FONCODES a su vez realiza alianzas estratgicas para relacionarse con otros organismos diferentes como los gobiernos locales, regionales y organismos internacionales, que le permiten fortalecerse y hacer difcil definir sus fronteras.

4.3. La Problemologia: La Problemologia Como Actitud Sistmica: La problemologia es una metodologa para el planteamiento de problemas sistmicos mediante la observacin, en tal sentido FONCODES como organizacin sistmica se adecua a los cambios de los problemas identificados. Ejemplo: La capacidad de adaptarse al Sistema Nacional de Inversin Publica en la etapa de evaluacin de proyectos.

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Segn Checkland propone: SSP (Sistema Solucionador de Problemas) En FONCODES serian los agentes (residentes y supervisores de obras, arquitectos y/o ingenieros, capacitadores sociales que son los trabajadores sociales) quienes son el SSP personas capacitadas con los modelos y los esquemas determinados con os que trabaja FONCODES en la lucha contra la pobreza e inclusin social. SCP (Sistema Contenedor de Problemas) En FONCODES seria la poblacin, la comunidad que pasan a ser los usuarios quienes viven los problemas sociales y tienen necesidades bsicas insatisfechas. Sabiendo ellos que proyecto priorizar para la satisfaccin de sus necesidades.

V. Sistemas Duros y Sistemas Blandos

a)

Sistemas Duros.- En el ejercicio profesional en la organizacin FONCODES, un analista o un administrador, existen dos tipos de situaciones que se puede enfrentar: las situaciones no estructuradas (asociadas los sistemas duros), y las situaciones no estructuradas (asociadas a los sistemas suaves). Sistemas Blandos.- En FONCODES como organizacin cumple con definir con el sistema blando mediante el cumplimiento de sus objetivos plateados en la visin y misin. Promover, canalizar y asistir la gestin de recursos pblicos y privados para facilitar el acceso a servicios sociales bsicos, generar oportunidades econmicas y mejorar capacidades humanas e institucionales que contribuyan al desarrollo local sostenible e inclusivo, reduciendo efectivamente la pobreza, integrando territorios; articulando con los gobiernos subnacionales y otras instituciones. Hacia el ao 2011 somos el Fondo Social que lidera la promocin del desarrollo local sostenible, canalizando y asistiendo en el uso eficiente de las inversiones y los recursos pblicos y privados, articulando el esfuerzo nacional y subnacional para promover la generacin de capacidades de gestin de la inversin social en los gobiernos locales, en apoyo a la poblacin en situacin de pobreza y pobreza extrema.

b)

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VI. Desarrollo de la Metodologa de Sistemas Blandos

Esta metodologa se aplica para abordar problemas no estructurados del tipo social, con altos componentes polticos y humanos. Acercando situaciones complejas sociales y encontrar sus respuestas correspondientes.

Enfoque de Metodologa de Sistemas Blandos: Este enfoque de la metodologa aplicado a FONCODES, nos permite ver los problemas que tiene y dentro de ello su solucin o los criterios para llegar a una solucin optima, es decir el problema inicial es definir el problema, para ver posibles cursos de accin, para que la elegida satisfaga al problema y sea la solucin. Aplicacin de los pasos para el anlisis de la metodologa de Sistemas Blandos: aplicado a FONCODES 1. Investigar el Problema no Estructurado: Por qu existe retrasos en la aprobacin de los proyectos de infraestructura?, Por qu la poblacin tiene que estar exigiendo a los proyectistas la presentacin de sus expedientes? Expresar la situacin del problema: Se puede especular que es el ciclo de proyecto implementado, de que hoy tiene que pasar por el SNIP, ya que en el pasado no se realizaban los perfiles se hacia de forma directa expediente tcnico y la relacin era directa proyectista. Evaluador. Hoy la relacin es proyectista, evaluador y jefe de la OPI un tercero ajeno al sistema. Que no esta involucrado con la misin visin de FONCODES.

2.

3. Seleccionar una visin de la situacin y producir una definicin raz: se define este problema a travs de: Cliente: La poblacin beneficiaria. Agente: Proyectista, Evaluador. Transformacin: agilizar el proceso de aprobacin de proyectos. Weltanchauung: Los pobladores beneficiarios piden que se agilice el proceso y que ellos no tengan que estar viniendo a cada rato a las oficinas a exigir su proyecto, el gasto desde su poblacin hasta la ciudad. El proyectista indica que el cumple los plazos establecidos pero la oficina de OPI de las municipalidades demoran su revisin y aprobacin, perjudicando todo el proceso. Teora de Sistemas 3ER Ciclo C1-CU-01 14

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Dueo: Es el Jefe Zonal en cada departamento y el director Ejecutivo a nivel nacional. Ambiente: la relacin institucional, Municipalidades distritales con la oficina zonal, los pobladores beneficiarios de escasos recursos, el proyectista y evaluador profesionales con conocimientos de las normas plazo y guas de elaboracin de proyectos dada en la norma de evaluacin. 4. Confeccin y verificacin de modelos conceptuales: La relacin entre el poblador y el jefe de la OPI ser mas fluida y directa este debe involucrarse con la necesidad del poblador y con la visin misin de FONCODES. 5. Comparacin de los modelos conceptuales con la realidad, es decir etapa 4 con la etapa 2: Si el ciclo de proyectos actual nos obliga a pasar por el SNIP, comparando con la necesidad de la poblacin que debe ser atendida de inmediata y que ellos son de escasos recursos que no pueden estar apersonndose todos los das en las oficina, se debera involucrar a todos los actores con una solo visin y realizarse relaciones fluidas de FONCODES con las municipalidades distritales, provinciales y los gobiernos regionales comprometindoles con el objetivo de la institucin. 6. Diseo de Cambios Deseables: FONCODES como institucin del estado debe realizar alianzas estratgicas con los gobiernos locales y regionales a fin de involucrar a los funcionarios del rea de proyectos y las OPIs agilizar los procesos de aprobacin de proyectos, dando a conocer la necesidad de los pobladores beneficiarios y la lejana de sus poblaciones. Sobre todo poniendo en conocimiento bajo responsabilidad institucional que si un proyecto no se aprueba en su plazo corre el riesgo de no ejecutarse por disponibilidad presupuestal ya es una competencia a nivel nacional. 7. Acciones para Mejorar la Situacin del problema: Realizar convenios y compromisos entre los jefes de reas de proyectos y OPIs. Capacitar a los pobladores sus funciones a cumplir, exigir a los proyectistas el cumplimiento de plazos establecidos. Cambiar a los profesionales que no cumplan con el seguimiento continuo y adecuado del ciclo de proyecto que debe realzarse.

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VII.CONCLUSIONES

Esta metodologa da una estructura al problema no estructurado es decir donde existe actividad humana lo que permite que se trabaje con estos problemas de una manera ordenada. La Teora General de Sistemas, nos ayuda a conocer, interpretar, y revolver problemas y mejorar cualquier tipo Organizacin. Conocer interpretamos los niveles de organicidad de un Sistema. Aplicar la Teora General de Sistemas, comprando segn el nivel de organicidad de un Sistema. Identificamos debilidades y fortalezas de un determinado Sistema.

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BIBLIOGRAFIA

Enlaces externos, Direccin electrnica www.mindes.foncodes.com.gob DETERMINANTES FONCODES Lorena Alczar* Erik Wachtenheim**
Los autores quieren expresar su agradecimiento a Cesar Osorio y Renato Ravina, por su excelente apoyo en la investigacin y a Jos Carlos Gmez en la construccin de la base de datos. Los autores quisieran agradecer tambin a Julie Van Domelen y Gabriel Ortiz de Zevallos por sus valiosos comentarios as como a los participantes de los seminarios organizado por el Banco Mundial y el Consorcio de Investigacin Econmica y Social. *Directora de Proyecto, Instituto Apoyo (lav@iapoyo.org.pe) **Investigador, Instituto Apoyo (ew@iapoyo.org.pe)

DEL

FUNCIONAMIENTO

DE

LOS

PROYECTOS

DE

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