RESOLUCTON (B) No oe MAT: Aprueba Procedimiento manejo y control da documentos de Garantia. TX SERENA D6 DIC 2006 vist0s: = 1a Constitucién Politica de 1a Reptblica de chile: -la ley N° 19.175, Orgénica Constitucional sobre Gobierno y Aaninistracién Regions errr rr Aaninistracién del Estado - la resolucién N° 1600, de fecha 30 de octubre de 2008 de la Contraloria General de 1a Reptblica; ~ Circular N°3.427 27.02.2008 de la SBIF sobre Boletas de Garantias; sel Decreto Supreno N° 973, de fecha 13 de julio de 2015, del Ministerio del Interior y Seguridad Publica; CONSIDERANDO: La necesidad de establecer un procedimiento interno para el manejo de las boletas de garantia que son entregadas para el resguardo de compronisos adquiridos por terceros con esta Intendencia. RESUBLVO: 1, Apruébese ¢l siguiente Manual de Procedimiento de Documentos de Garantia: Definiciones: . SIGE: Sistema de Gestién Docunental. DOCUMENTOS DE GARANT{AS: Boletas de Garantias, Prorrogas de Garantias, Pélizas y Vale Vista. BOLETA DE GARANTIA: Caucién que constituya un banco, a peticién de su cliente llamado “Tomador”, a favor de otra persona natural © juridica llamada “Beneficiario” que tiene por objeto garantizar él fiel cumplimiento de una obligacién contraida por el tomador o un tercero a favor del beneficiario. VALE VISTA: Documento similar a un cheque, que se compra en cualquier banco a nombre de una persona o entidad. Deben contener el nombre del beneficiario y pueden ser endosados. POLIZA: Documento que se obtiene por intermedio de una Compafia de Seguros, cuya péliza garantiza por parte del afianzado de las obligaciones contraidas en virtud del contrato como consecuencia, directa © inmediata, del incumplimiento por parte del tercero, del pago de las obligaciones en dinero o de crédito de dinero y a las cuales se haya obligado el tercero y el Asegurado. BASE DE DATOS: Conjunto de informacién electrénica que dice relacién con el movimiento de garantias desde que ingresan al servicio hasta que se encuentran custediadas. Objetivo: Controlar el ingreso, vencimientos y la gestion de cobros y/o devoluciones de las boletas de garantia que son recepcionadas en esta Intendencia.El funcionario de Oficina de Partes, verificaré que se acompafie el oficio y que la informacién ahi consignada sea aquella indicada en la boleta de garantia. Luego, la ingresara al sistema Sige y remitiré al Departamento de Administracién y Finanzas. De existir inconsistencias, devolveré el documento a quien lo presenta para la correccién de las mismas y su posterior ingreso (al no ser recibida la boleta no debera dejarse constancia de ingreso en Sige). 2, Revision de documentos: Recibida por el Departamento de Administracién y Finanzas, se verificaran los datos contenidos en la boleta con el respectivo contrato, luego de lo cual, junto con el contrato, seré remitida a custodia a la Unidad de Finanzas. 3. Custodia: La Unidad de Finanzas, seré la responsable de custodiar las boletas de garantia, de llevar un registro detallado de las mismas y del monitoreo de su vigencia. Cobre de Documento de Garantia: Operacién, a cargo de la Unidad de Finanzas, que tiene por objeto hacer efectivo o cobrar el documento de garantia. El cobro se llevaré a cabo por dos motivos: a. Por vencimiento y la no recepcién de “no cobro” por parte del proveedor o reemplazo de la misma, segin corresponda: i. si fueron tomadas a la vista (con un depésito en efectivo del tomador}, éstas deben ser cobradas con a lo més 48 horas antes de su vencimiento, dependiendo del instituto emisor. En algunos casos se debe llevar el mismo dia de cobro para hacer efectiva en el momento. ii, si fueron tomadas en la modalidad de aviso con 30 dias (fueron cubiertas con un crédito del tomador) éstas deben ser cobradas a la entidad emisora, por lo menos con 04 dias previos a su vencimiento. Los vencimientos de garantias deberan ser oportunamente comunicados por 1a Unidad de Finanzas, a la vunidad responsable del cumplimiento del respective contrato, para efectos de que la misma coordine con el tomador, de ser procedente, el reemplazo de la boleta o bien, informe la Procedencia del cobro de la misma. b. Por incumplimiento de obligaciones garantizadas o pago de multas: El cobro se realizara en forma innediata independiente del plazo de vencimiento y forma en que fue tomada ls garantia. Para realizar este procedimiento, se requeriré, de informe escrito de parte del responsable del respectivo contrato, donde se dé cuenta del incumplimiento y de haberse realizado el proceso administrativo que para estos efectos se consigne en el contrato, adjuntandose, 1a resolucion exenta que instruye su cobro. con dicha informacién, 1a Unidad de Finanzas, mediante oficio, solicitaré a la entidad emisora, hacer efectiva la garantia, debidamente endosada. En el oficio debe identificar claramente lo que se solicita y el documento a cobrar (en original y copia que debe ser recepcionada por le entidad emisora) Realizado el ingreso de la solicitud de cobro en la entidad emisora, se deben entregar copia de la solicitud en Oficina de Partes de la Intendencia y una copia seré archivada en la carpeta de Cobro de Garantias del Departamento de Finanzas. En los casos en que la garantia se haga efectiva con el objeto de dar pago a alguna multa, y la misma sea inferior 21 monto de la garantia, una vez recibidos los recursos por la5. Desistimiento de Documento de Garantia: Operacién mediante la cual la Unidad de Finanzas, solicite a la entidad respectiva, dejar sin efecto una solicitud de cobro de garantia. Para realizar este procedimiento, se debe llevar un ordinario con la solicitud de desistimiento a la entidad emisora. Este documento debe presentarse en original y copia, quedando ésta Ultima timbrada y fechada. Realizado el ingreso del desistimiento en la entidad emisora, se deben entregar copias del ordinario en Oficina de Partes para su distribucién y una copia sera archivada en la carpeta que para dichos efectos llevaré la Unidad de Finanzas. 6. Devolucién de Documento de Garantia: operacién mediante la cual se devuelve una garantia al tomador de la misma. Este procedimiento se realizaré previa solicitud del tomador y visto bueno de la unidad responsable del respectivo contrato. El Tesorero debe ubicar el documento solicitado y registrarlo en la planilla de control interno. La devolucién de la garantia, previamente endosada, se realizaré mediante el envio por oficio certificado al tomador o por la entrega directa 21 mismo, dejando constancia de ello en acta de entrega. 7. No cobro de documento a sclicitud del tomador: Esta operacion sera excepcional, y para que proceda, el tomador debera, con al menos 20 dias de anticipacién al vencimiento o dentro de los 5 dias de notificado del cobro por incumplimiento de contrato, deberé por escrito realizar la solicitud, indicando las razones para ello, y acompafiando, cuando sea procedente, de otra garantia por igual monto y con una nueva fecha de vencimiento. Esta solicitud deberé siempre ser visada por la unidad responsable del cumplimiento del contrato y de la asesoria juridica. 2. Designese como responsable del cumplimiento del presente manual a la Jefatura del. Departamento de Administracién y Finanzas y a la Encargada de Unidad de Finanzas, sin perjuicio de las responsabilidades que a cada actor del proceso le corresponda de acuerdo a sus funciones. Andtese, Comuniquese y, Cimplase. Claudio Tbéfez Gonzéle: Intendente Regién de Coquil 2 oer pare > Sussanee