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CAPTULO 21

CAPTULO 21 GERENCIAMENTO DO TEMPO

NDICE
1. Introduo 2. Elementos-chave para um gerenciamento eficiente do tempo 3. Anlise do gerenciamento do tempo a) Dirio do tempo b) Mapeamento dos resultados-chave 4. Melhoria de suas habilidades de gerenciamento do tempo a) Matriz de gerenciamento do tempo b) Delegao c) Uso eficiente de secretria (o) ou assistente 5. Recursos adicionais

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INTRODUO
O uso eficiente do tempo de vital importncia nas associaes modernas de proteo animal, onde o potencial de quantidade de trabalho vasto. O uso eficiente do tempo pode ajudar os funcionrios a alcanar seus objetivos e tornar o trabalho mais recompensador e menos estressante.

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NO SO AS HORAS QUE CONTAM; O QUE VOC PE DENTRO DAS HORAS (Earl Nightingale)

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ELEMENTOS-CHAVE PARA UM GERENCIAMENTO EFICIENTE DO TEMPO

Incluem: Identificao do tipo de sucesso que se quer atingir. Estudo das prioridades e das metas especficas. Desenvolvimento de um sistema para trabalhar em direo s metas. Conscientizao de seu prprio estilo de trabalho, seus pontos fortes e fracos. Conscientizao dos estilos de trabalho de seu pessoal, seus pontos fortes e fracos individuais. Desenvolvimento de estratgias de planejamento, com foco nas prioridades. Identificao de desperdcios de tempo e estudo dos meios de lidar com eles. Voc s pode fazer bom uso de seu tempo se estiver claro o que est tentando alcanar. Os apagadores de incndios confundem atividades urgentes com atividades importantes.

TRABALHO MAIS INTELIGENTE, NO MAIS DURO, RESUME TODO O ENFOQUE.

O trabalho freqentemente o inimigo da realizao e no deve nunca ser confundido com resultados. O uso do tempo se resume em controlar o trabalho e no em o trabalho controlar voc. Na verdade, o modo mais eficaz de se lidar com certas tarefas pode ser apenas deix-las sem fazer (ou, pelo menos, faz-las do modo mais rpido e simples possvel)!

ANLISE DO GERENCIAMENTO DO TEMPO

Antes de desenvolver as estratgias de gerenciamento do tempo, voc precisa avaliar suas prprias habilidades (e seus problemas). Dois mtodos de se fazer isso so discutidos abaixo: anlise e manuteno de um dirio do tempo e mapeamento dos resultados-chave.

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a) Dirio do tempo
Manter um dirio de anlise do tempo por um perodo e fazer isso periodicamente, como uma verificao uma boa maneira de avaliar com que eficincia voc est usando seu tempo. Ele pode ajudar a identificar aonde seu tempo vai. Quanto tempo gasto nas suas prioridades? Quanto nos trabalhos planejados por voc, em contraste com o trabalho fora de seu controle? Quanto do seu trabalho poderia ter sido delegado? Quanto tempo gasto em reunies, no telefone, respondendo e-mails, procurando e arquivando informaes? Com que freqncia voc interrompido? Quantas vezes voc comea uma tarefa e muda para outra sem ter terminado? Com que freqncia voc faz coisas que acabam se mostrando inteis ou ultrapassadas pelos acontecimentos? Esse exerccio tambm fornecer um ponto de partida til para voc quando estiver avaliando seu estilo de trabalho. Certas pessoas so comunicadoras verbais e podem gastar um tempo enorme em reunies ou no telefone, enquanto outras preferem a comunicao escrita, mas podem gastar muito tempo respondendo e-mails ou correspondncia escrita. Voc sempre usa o meio de comunicao mais eficaz? Separa e organiza seu trabalho de uma maneira lgica, recolhendo e respondendo pilhas de cartas ou e-mails periodicamente (usando respostas curtas sempre que possvel)?

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b) Mapeamento dos resultados-chave

Um outro exerccio til listar seus resultados-chave (fatores crticos de sucesso) em ordem de importncia e, ento, avaliar a quantidade de tempo gasto em cada um:

Resultados-chave (Ordem de importncia) 12345-

Tempo gasto 1-5,1= mais

Agora mapeie as tarefas que demandam mais tempo e avalie o quanto elas contribuem para a realizao de seus resultados-chave:

Tempo gasto (Ordem do tempo gasto) 12345-

Fator de realizao de resultados-chave 1-5,1= mais

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Considere como voc pode reduzir o tempo gasto em tarefas que no contribuem para atingir resultados-chave (inclusive grandes ameaas e oportunidades). Como voc pode assegurar que o tempo seja gasto em proporo s prioridades dos resultados-chave identificados?

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MELHORIA DE SUAS HABILIDADES DE GERENCIAMENTO DO TEMPO

Reconhea o que importante para o seu sucesso e assegure-se de que isso trabalhado de maneira pr-ativa e priorizada. Aloque seu tempo de modo a atingir seus objetivos-chave.

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NUNCA DEIXE QUE O URGENTE TENHA PRECEDNCIA SOBRE O IMPORTANTE.

Principais passos para melhorar as habilidades de gerenciamento do tempo: Planeje e faa listas de aes em ordem de prioridade. Priorize (e seja implacvel). Lembre-se da Lei de Pareto a regra 80-20 e concentre-se nos 20% do seu trabalho que produzem 80% dos resultados. Diminua a quantidade de trabalho que faz nos 80% remanescentes. Negocie os recursos em torno das prioridades (pessoal, dinheiro, contrataes etc.). Aprenda a dizer No! Acorde suas prioridades e prazos com seu gerente e seu pessoal. Treine e delegue eficazmente. Use seu/sua secretrio(a) ou assistente para ajudar. Encontre sistemas para lidar rapidamente e minimamente com a rotina ou com tarefas menos importantes. Lembre-se que suficientemente bom bom no desperdice tempo em tarefas noprioritrias. Assegure-se de que haja canais eficientes de comunicao. No desperdice tempo em reunies. Desenvolva uma estratgia eficiente de reunies (veja o captulo em separado sobre Reunies Eficazes). Gerencie os fluxos de telefonemas, e-mails e correspondncia. Lide com tarefas rpidas de uma vez s (contato nico). Monitore seu uso do tempo periodicamente e faa as mudanas necessrias. Um mtodo para distinguir o importante do urgente est descrito abaixo (a), seguido de um resumo sobre delegao (b) e uso eficiente de secretria (o) (c).

a) Matriz do gerenciamento do tempo

A matriz de gerenciamento do tempo uma boa maneira de se explicar a diferena entre o urgente e o importante algo que o gerenciamento eficiente do tempo precisa saber distinguir.

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Urgente e Importante

Importante e No-Urgente

Atividades: Crises Problemas prementes Problemas ligados a prazo

Atividades: Preveno Estratgia Planejamento Encontrar novas oportunidades Construir relacionamentos Reestudo

Urgente e No-Importante

No-urgente No-importante

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Atividades: Interrupes Algumas chamadas Alguma correspondncia Alguns e-mails Algumas reunies Assuntos prementes Atividades familiares

Atividades: Trivialidades Atividade improdutiva Algumas chamadas Alguma correspondncia Alguns e-mails Algumas reunies desperdiadoras de tempo Atividades recreativas

Atividades urgentes parecem requerer ao imediata, enquanto a importncia est ligada a resultados. Na matriz, se voc se concentrar no quadrante 1, ele cresce cada vez mais e o domina. As pessoas que gastam o tempo no quadrante 3 freqentemente pensam que esto no quadrante 1, mas suas realizaes no so importantes. As pessoas eficientes ficam fora dos quadrantes 3 e 4, urgentes ou no, porque no so importantes. Elas tambm encolhem o quadrante 1, gastando mais tempo no quadrante 2. O quadrante 2 o corao do gerenciamento eficaz do tempo.

b) Delegao
Considere o seu uso da delegao: Voc delega reas de responsabilidade ou s tarefas? Voc delega a autoridade de tomar decises e gasta/usa recursos para acompanhar a responsabilidade? Voc evita super-superviso e sub-superviso? Voc evita a perda do controle (movimentando gradualmente at delegar mais autoridade e usando sistemas apropriados de monitoramento)? Voc treina o pessoal para aceitar delegao crescente ou acha que mais rpido fazer voc mesmo? Voc tem uma abordagem sistemtica do trabalho: - Define o trabalho? - Decide se pode ser delegado? - Comunica claramente?

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- Treina? - Monitora e acompanha? O ponto de partida para a delegao eficaz nomear pessoas apropriadas e competentes que tenham a capacidade de fazer bem o trabalho e aprender e se desenvolver.

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As pessoas devem ser treinadas e desenvolvidas progressivamente, para que possam adquirir as habilidades e competncias necessrias. Investimento nas pessoas investimento no futuro. Embora isso possa exigir mais tempo em curto prazo, o nico caminho para a verdadeira realizao (e a satisfao do pessoal) ao longo prazo. H uma verdadeira diferena em gerir colaboradores focados na misso em associaes de proteo animal e gerir os colaboradores que trabalham por outras motivaes, tais como dinheiro, motivos sociais, companhia etc. Gerir os focados na misso essencialmente um caso de assegurar que os objetivos pessoais estejam alinhados com os da organizao e que lhes sejam dadas as habilidades e os recursos necessrios para fazer o trabalho, alm do aconselhamento e do apoio para ajud-los no desempenho. Portanto, vital comunicar e compartilhar os objetivos e estabelecer as tarefas que trabalham para esses objetivos.

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c) Uso eficiente de secretaria (o) ou assistente

Voc pode gerenciar o tempo com mais eficincia usando sua secretaria (o) ou assistente como um (a) assistente pessoal, se j no o faz (e muitos gestores no o fazem). Para ser o mais eficiente possvel, seu/sua assistente precisa entender suas responsabilidades de trabalho, suas prioridades e seu estilo de trabalho preferido. Da mesma forma, voc precisa conhecer os pontos fortes e fracos dele(a), alm dos objetivos profissionais e das necessidades de treinamento e desenvolvimento dele(a). Os tipos de trabalho que um(a) assistente pessoal deve ser capaz de fazer incluem: Organizar reunies, viagens etc. Preparar minutas, pontos de ao etc. Arquivar (e ordenar sistemas de arquivamento). Escrever no somente digitar cartas e respostas rotineiras. Rascunhar grande parte de sua correspondncia. Decidir que correspondncia voc deve ler e encaminhar a algum para que faa o que for necessrio, distribuindo a correspondncia que voc no precisa ler e separando o restante em categorias. Por exemplo: - Correspondncia que requer sua ateno urgente. - Voc deve decidir quem deve lidar com ela. Fazer os telefonemas para voc que envolvam apenas fornecer informao ou confirmar providncias. Perguntar qual o propsito das chamadas, numa tentativa de agir por voc, estando voc disponvel ou no. Operar um arquivo de aes de follow-up para lembr-lo quando uma ao de follow-up necessria. Fazer o seguinte para voc, sempre que possvel: - Obter e examinar informao. - Compilar relatrios semanais e mensais.

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Trabalhos que um(a) assistente pessoal no deve fazer incluem: Redigitar pginas inteiras porque voc no organizou suas alteraes no computador. Fazer caf e ch para o departamento inteiro. Digitar respostas para memorandos internos, quando um comentrio manuscrito por voc no original adequado. Redigitar desnecessariamente notas e relatrios financeiros urgentes, quando a informao manuscrita est legvel. Realizar tarefas pessoais, tais como fazer compras. Trabalhos que desperdiam o tempo de seu/sua assistente so: Procurar nmeros de telefone repetitivamente para voc, em vez de manter uma lista. Escrever longas minutas de reunies, quando pontos de ao so suficientes. Esforar-se para ler seus rascunhos manuscritos, quando voc pode usar o computador ou gravador de voz. Interromper seu trabalho continuamente, porque ele(a) no planeja o seu prprio.

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RECURSOS ADICIONAIS
Websites
Bigtimes Everything Time Management www.bigtimes.co.uk/ Mind Tools Time Management Skills www.mindtools.com/pages/main/newMN_HTE.htm Time Management www.businesstown.com/time/time.asp Time Management (student handbook) www.d.umn.edu/student/loon/acad/strat/time_manage.html Time Management www.counsel.ufl.edu/selfHelp/timeManagement.asp

Livros
A Arte de Fazer Acontecer David Allen Editora: Campus ISBN: 8535219080 Gerencie Sua Mente, No Seu Tempo David Allen Editora: Landscape ISBN: 8577750353

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Como Administrar o Tempo Tim Hindle Editora: Publifolha ISBN: 8574020966

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Programa de Eficincia Pessoal Kerry Gleeson Editora: Makron ISBN: 8534612242 Voc No Precisa Voltar do Trabalho Exausto Ann McGee-Cooper Editora: Campus ISBN: 8535201815 El Manager al Minuto (O Gerente Minuto) Kenneth Blanchard, Spencer Johnson Editora: Harper USA ISBN: 0060556404 Common-Sense Time Management (Gerenciamento Sensato de Tempo) Barrie Pearson Editora: Mercury ISBN: 978-1852520946 Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity (Realizando Coisas: A Arte da Produtividade Sem Estresse) David Allen Editora: Piatkus Books ISBN: 978-0749922641 Manage Your Time (Gerencie seu Tempo) Tim Hindle Editora: DK Publishing, Inc. ISBN: 978-0789424464 The One Minute Manager (O Gerente Minuto) Kenneth Blanchard, Spencer Johnson Editora: HarperCollins Business ISBN: 978-0007107926 The Personal Efficiency Program: How to Get Organized to Do More Work in Less Time (O Programa Pessoal de Eficincia: Como se Organizar para Realizar Mais em Menos Tempo) Kerry Gleeson Editora: John Wiley and Sons Inc ISBN: 978-0471463214 Time Management for Unmanageable People (Gerenciamento de Tempo para Pessoas No Gerenciveis) Ann McGee-Cooper Editora: Bantam Doubleday ISBN: 978-0553370713
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