Diseño de los procesos administrativos y financieros para el fortalecimiento de la

distribuidora NEXO DEL VALLE del año 2023 al 2024.

Anteproyecto de grado como requisito para optar al título de Administradores Financieros.

Docente: Ivonne Caicedo González

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Programa de Administración Financiera
Armenia, Quindío
2023
Idea De Trabajo De Grado
Diseño de los procesos administrativos y financieros para el fortalecimiento del almacén de
LA DISTRIBUIDORA NEXO del año 2020 al 2025

1. Problema de investigación.

1.1 planteamiento del problema.

La empresa nexo del valle es una empresa dedicada a la comercialización de productos de
plásticos, papel y polietileno, fundada desde 2016 por Cristian Alberto Garces, hace 2 años
paso de ser una empresa que ejercía su función solo a nivel local en el municipio de
Caicedonia, a convertirse en una distribuidora que ejerce presencia en el norte del valle;
hoy en día tiene 4 rutas de entrega semanales y opera en localidades como Calarcá, armenia
y tebaida, en el valle del cauca abarca los municipios de zarzal Sevilla y Roldanillo, es una
empresa enfocada en el crecimiento de la distribución a un nivel masivo, con una
proyección de poder tener brazos de colocación de productos en todo el territorio nacional y
con miras de avanzar en transacciones internacionales como la importación.
Durante el primer semestre del 2020 Colombia y a nivel mundial se vivieron cambios
económicos debido a la pandemia por Covid-19, generando cambios a nivel empresarial,
permitiendo que algunas compañías se vieran beneficiadas por sus productos ofrecidos a
diferencia de las otras empresas que tuvieron que reinventarse o replantear sus negocios
para afrontar dicha crisis. la empresa nexo del valle se hizo paso en medio de esta
adversidad social para lograr posicionarse en una nueva etapa empresarial, al decidir tomar
repercusión en otras localidades fuera de su localidad tradicional, se vio forzada a ampliar
su capacidad de carga y almacenamiento de productos y por consiguiente un desafío en
materia y contable de la empresa.
Finalmente, la empresa nexo del valle se encuentra en constante crecimiento, pero se
identifica la necesidad de diseñar e implementar nuevos procesos administrativos y
financieros, ya que entre más crece menos se logra tener eficiencia y eficacia en cada
actividad de la empresa; por consiguiente, se requiere crear y ejecutar un plan de
mejoramiento con la finalidad de capitalizar el crecimiento que se ha estado obteniendo y
crear una herramienta que ayude a la toma de decisiones en la parte financiera con el
objetivo de optimizar los recursos económicos.

1.2 Formulación Del Problema

¿Qué procesos administrativos o financieros puede implementar la empresa nexo del valle
para optimizar su crecimiento y capacidad económica para periodo 2023 con proyección
para el 2024?

1.3 Sistematización del problema:

 ¿Cuáles son los sectores de la empresa que necesitan plan de mejoramiento

en sus procesos?
 ¿Cómo determinar los puntos de pedido de los inventarios y su costo
financiero?
 ¿Cuáles son las actividades que se deben implementar en cada proceso de la
empresa?
 ¿Cuáles podrían ser los resultados en el ámbito administrativo y financiero si
se llevaran a culminación cada uno de los ajustes en el funcionamiento de la
empresa?

2. Objetivos.

Aplicar procesos administrativos y financieros para el mejoramiento de Determinar de la

empresa nexo del valle para el periodo 2023 con proyección al año 2024.

2.1 Objetivos Específicos

 Identificar en que procesos administrativos o financieros la empresa

NEXO DEL VALLE necesita un plan de mejoramiento
 Tener un sistema de recomendación de solicitud de pedidos basado en la
 evidencia histórica de su rotación y no la percepción del criterio humano.
Tener una herramienta que identifique en que productos se está
obteniendo más rentabilidad y flujo de mercancías y cuales no, para
optimizar los recursos económicos.
 Hacer un esquema detallado donde ejemplifique paso a paso cada una de
las actividades que se deben implementar en los procesos de la empresa.
 Desarrollar un escenario futuro donde se ponga en evidencia los
resultados positivos administrativos e financieros, que se podrían obtener
si se lleva a cabalidad el plan de mejoramiento.

3. Justificación:

El sector empresarial es un mundo vasto, donde se pueden idenficar muchos tipos de

modelos de negocios, que han dado vida a todo tipo de teorías o metodologías
administrativas y financieras que han generado aportes gigantescos en lo productivo y que a
su vez han llevado a el crecimiento exponencial de algunas organizaciones a categorías
industriales y sin precedentes, como también el surgimiento de nuevas empresas con ideas
de negocio muy novedosas y dinámicas. Pero se tiene el deseo de hacer un enfoque en
aquellas empresas que se encuentran en la mitad, cuyo tamaño de organización esta lejos de
tener la efectividad y productividad de estos gigantes de la economía, pero que a su vez
están lejos de poder ser llamadas nuevas empresas o pequeñas empresas, pues ya tiene
cierto tiempo considerable en el mercado y su actividad crece de manera muy atractiva en
el corto tiempo. Para estas organizaciones surge una necesidad y es la de un proceso o de
un planteamiento de mejoramiento que les sirva como brújula, que delimite la ruta de una
manera precisa, teniendo en cuenta sus características específicas como empresa y
ranqueando dentro de la gama de necesidades cuales deben ser atendidas prioritariamente.
De esta manera se ara un importante aporte a la empresa en desarrollo que les permita
alcanzar nuevos niveles en lo organizacional, funcional y social.

en la correcta búsqueda del diseño que solución los objetivos en los procesos
administrativos y financieros se utilizara herramientas como las matriz DOFA para
identificar los sectores de la empresa que son una debilidad para generar una ruta que
conlleve a un mejoramiento, también se identificar qué modelo de gestión de inventario es
mas acorde para la organización ya sea dependiente o independiente, determinístico o
probabilístico, una vez elegido que modelo es mas acorde se buscara el indicador punto de
pedido, con su fórmula ROP. de otro modo también es necesario identificar el costo de
inventarios. Asu vez la corriente teórica para el diseño de procesos y actividades se apoyará
en la teoría estructuralista.

4. Marco referencial

Marco teórico:

La matriz de dofa, es una popular herramienta de planeación y análisis de la

condición de la organización. El más importante objetivo de implementar la matriz dofa,
en una empresa, es disponer un efectivo diagnóstico para la toma de decisiones
estratégicas oportunas y mejorar en el futuro. Su nombre deriva del acrónimo formado
por las iniciales de los términos: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. La
matriz de análisis dafo tiene la cualidad identificar tanto las oportunidades como las
amenazas que presentan nuestro mercado, y las fortalezas y debilidades que muestra
nuestra empresa.
La matriz dofa se divide en dos análisis, como el externo y el interno.

Análisis externo: lo componen oportunidades y amenazas. Hay que tener especial

cuidado ya que estos factores son incontrolables y afectan de manera directa el desarrollo
de la empresa.

Oportunidades: son los aspectos positivos que podrían afectar la empresa si se toma la
oportunidad. Para identificar las oportunidades podemos hacer preguntas como ¿existe un
mercado que tenga conexión con el que estoy actuando hoy? ¿en la cadena de
productividad hay la posibilidad de subir un escalón?
 Amenazas: pueden poner el peligro la existencia de la empresa o afectar su
participación en el mercado, si se logra diagnosticar a tiempo se puede usar a favor y
convertir en una oportunidad. Las preguntas que se pueden hacer son. ¿cuáles podrían ser
los obstáculos que se pueden encontrar para seguir creciendo? ¿podría tener problemas de
financiación?

Análisis interno: en la organización se identifican los factores íntimos claves para

nuestra institución, como por ejemplo los relacionados con: financiación, producción,
organización. En definitiva, se trata de realizar una autoevaluación, dónde se hace el
intento de identificar los puntos fuertes y los puntos débiles de la empresa.

Fortalezas: Son todas aquellas capacidades y recursos con los que cuenta la empresa
para explotar oportunidades y conseguir construir ventajas competitivas. Para
identificarlas podemos responder a preguntas como: ¿qué ventajeas tengo sobre mi
competencia? ¿qué costos bajos tenemos que puedan ser una ventaja?

Debilidad: son aquellos aspectos de la empresa en la que donde hay fragilidad, ya sea
de logística, competitividad en los precios, falta de mercadeo o simplemente en los que se
pueda mejorar. Podemos hacernos preguntas como ¿soy competitivo en este producto x?
¿Qué evita que podamos expandirnos?

Autor Roberto Espinosa.

Tipo Modelo de gestión de inventario;

Modelos determinísticos

Cuando la demanda es conocida y constante, se clasifica a su vez, en dependiente (otros

productos) e independiente; ya sea por pronósticos de demanda o pedidos reales de los
clientes. Para explicar el modelo, se señala:
 o Modelo EOQ representa la cantidad óptima a ordenar cada vez que se realice un
pedido y puede variar con el tiempo. Se aplica para manejo de inventarios
con demanda independiente, sentado en los supuestos de tasa de demanda constante,
los costos no varían, y las capacidades de producción y de inventarios son
ilimitadas.
o Modelo de revisión continua.
o Modelo de revisión periódica.

Modelos probabilísticos

Cuando la demanda no es conocida, está sujeta a una cantidad significativa de

incertidumbre y variabilidad.

o Modelo de demanda independiente, contiene dos tipos: Modelo del tamaño del lote
económico y modelo de cantidad de orden de producción.
o ABC o Paretto, divide el inventario que se tiene en tres grupos según su volumen
anual en dólares. El fin es establecer políticas de inventario que centren los recursos
en los pocos artículos importantes y no en los triviales.

Existen otros factores, que también pueden influir en el diseño de los diversos tipos
de modelos de inventario, tales como: demoras en la entrega (algunos requieren de tiempo),
reabastecimiento del almacén y los horizontes de tiempo.

Tipos de modelos de inventarios según su forma, función y logística

Según su forma, los inventarios pueden ser:

o De materia prima.
o De productos en proceso de fabricación.
o De productos terminados.

Según su función podemos encontrar:

 o Inventarios de seguridad o reserva: Que son los que permiten que pueda enfrentarse
el aumento en la demanda o una detención que se registre en forma inesperada en el
proceso de producción.
o En tránsito: Son los bienes que han sido solicitados, pero no se reciben aún.
o De ciclo: Constituye propiamente el stock que es el que permite la satisfacción de la
demanda requerida por los clientes.

Formula ROP (punto de pedido):

El punto de pedido es un indicador que refleja el momento perfecto en el que debe

realizarse un pedido. Se llega a este punto cuando el nivel de existencias alcanza una
cantidad establecida. Además, gracias a este indicador pueden evitarse o minimizarse, por
ejemplo, los costes de rotura y los costes del pedido.

Se determina atreves de la formula ROP: (plazo de entrega x tasa de demanda) + nivel de

existencias de seguridad.

El plazo de entrega es el tiempo en que se demora en entregar el producto el proveedor, la

tasa de demanda es la cantidad promedio de salida del producto, y el nivel de existencia de
seguridad es el margen mínimo que se permite tener en el inventario en un producto.

Teoría estructuralista:
La teoría estructuralista es bastante nueva en comparación con muchas de las otras teorías.
Esta teoría se desarrolló como una respuesta posmoderna a muchas de las teorías de gestión
más antiguas que todavía están en uso.

Comienza con la idea que la empresa es una estructura que se basa en un conjunto de
subestructuras.

Para que el negocio funcione sin problemas y de manera eficiente, cada subestructura
también debe funcionar sin problemas y de manera eficiente dentro de sí misma, pero
también con las otras subestructuras que la rodean.
En esta teoría, los gerentes son responsables de coordinar la cooperación necesaria para así
garantizar que el organismo más grande continúe funcionando con éxito.

El aprendizaje y el cambio son componentes principales de esta teoría. El aprendizaje se

fomenta y se pone a disposición de todos, no solo de la gerencia media y superior.

El énfasis en esta teoría es el trabajo en equipo, la participación, el intercambio de

información y el empoderamiento individual.

Marco conceptual:

Organización: es un grupo social compuesto por personas naturales, tareas y

administraciones que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción,
tendientes a producir bienes, servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una
comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito.

Inventarios: es el documento más simple en contabilidad y consiste en una relación

detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de una empresa

Modelos teóricos: es una síntesis de un fenómeno, entendida como una reconstrucción

racional de la información disponible, como un principio explicativo de la realidad
observable.

Plan de mejoramiento: es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una

organización para mejorar su rendimiento

Marco espacial

La investigación se desarrollará en Colombia, en la ciudad de Sevilla, aplicado a la

empresa Nexo del valle. ubicada en la localidad de Sevilla, en el departamento del valle del
cauca cuyo domicilio de actividad está en la calle 53n 44-08

Marco temporal
La investigación se llevará a cabo a lo largo de la vigencia 2023 utilizando información
histórica del periodo 2019:2022 con proyección al periodo 2024

5. Diseño metodológico preliminar

El tipo de estudio que se empleará será el descriptivo, ya que lo que se busca es

conocer un fenómeno o resultado en particular sin usar ningún tipo de hipótesis
previa, donde se va a concentrar más en el “qué” del evento que en el “por qué”,
convirtiéndose en una base preliminar para futuros estudios más profundos. El
método que se implementara será de tipo deductivo, ya que lo que se busca es partir
del todo para luego ir sectorizando y que a su vez se valla identificando verdades en
lo particular que afecten lo general. Además en este estudio se realizara con un
enfoque de investigación mixto esto quiere decir que tendremos variables
cualitativas y cuantitativas; dentro de los instrumentos de gestión que se
implementaran en el plan de mejoramiento tenemos la matriz DOFA, la teoría
estructuralista los cuales nos aportaran variables cualitativas, de igual forma
también se tienen dentro de la investigación instrumento cuantitativos como lo es el
indicador ROP y por ultimo un modelos de gestión de inventario que nos aporta
variables tanto cualitativas como cuantitativas.
Definición de estudio descriptivo según Tamayo, y del método deductivo según
redalyc.

 fuentes y técnicas empleadas para la recolección de información

como fuente primaria y pilar para la obtención del conocimiento que se requiere en
el estudio, su método y enfoque, un acceso a toda la información contable y
financiera de la empresa, esto quiere decir información como ventas, inventarios,
costos, gastos. Pero de forma mas significativa se evidencia la posibilidad de
practicar técnicas que arrojen una experiencia mas efectiva; como la técnica de
observación que permitirá aporta mayor veracidad a instrumentos de gestión
administrativa y financiera que componen el plan de mejoramiento; se podrá mirar
cada uno de los procesos de la empresa de manera personal, esto dará la posibilidad
de determinar características, puntos fuertes y débiles, identificar la estructura
 organizacional, manejo de inventarios.

 Tratamientos de datos:
La información recolectada se introducirá en tablillas con diagrama en Excel, donde
se ejemplifique los datos con herramientas de ilustración gráfica, todo esto con el
fin de poder tener un análisis lo más claro posible.

 Presentación de la información:
se llevará a cabo un informe escrito que lleve almacenado consigo toda la
información pertinente sobre los hallazgos del ejercicio, sus análisis, la ruta del plan
de mejoramiento que se sugiera a la organización; acompañado de herramientas de
Excel que soporten los análisis expresados en el informe, además se ilustrara atreves
de la herramienta power point la matriz dofa, el indicador ROP, la teoría
estructuralista.

6. Cronograma de trabajo:
Se tendrá una guía paso a paso donde se mostrará los plazos en relación a las
distintas etapas, que llevaran este proyecto desde un inicio hasta la culminación del
mismo.

Actividades/ febrero marzo abri Mayo junio julio agosto octubre Noviembre
meses l
Elaboración del
anteproyecto
Diseño del
proyecto
Objetivos 1
Identificar en
que procesos
administrativos
y financieros la
empresa
requiere de un
plan de
mejoramiento
(dofa)
Informe
Parcial
Determinar el
tipo de modelo
de gestión de
inventario que
se acopla más a
la organización
y el sugerido de
su
implementación
Informe parcial
Diseño
detallado de la
formula ROP
(punto de
equilibrio) en
cada uno de los
productos de
los inventarios.
Informe parcial
Diseño de la
teoría
estructuralista
introducido a
las distintas
 áreas y
procesos.
Informe final
Sustentación
del trabajo

7. presupuesto
se proyectará un presupuesto mensual con el fin de determinar cuál es el saldo
económico que requerirá el proyecto para su culminación.

 Costos de servicios personales:

Asesorías particulares 16 al mes con un valor unitario de 4500 nos dará un total de
72000 pesos colombianos.
 Gastos generales:
1. gasolina 3 galones por mes en promedio, valor unitario 11173 nos dará un total
de 33519 pesos colombianos.
2. Gastos en papelería e impresión 16000 pesos colombianos.
3. Internet 65000 pesos colombianos.
 El total de los costos y gastos mensuales nos da 186519 pesos colombianos, esto
quiere decir que para llevar a cabalidad el proyecto se necesita 1.865.190 pesos
colombianos.

8. aspectos étnicos y bioéticos

yo cristian alberto garces ramirez identificado con el numero de documento

1094938623 estudiante del programa administración financiera de la universidad
del Quindío.

La razón principal que la da vida a este estudio es el ideal de fortalecer y ayudar a las
medianas empresas; en este caso específico a la distribuidora NEXO DEL VALLE y para
poder obtener este logro se tendrá en cuanta toda la información administrativa y financiera
que otorgara la organización. Que basados en los datos arrojados se usara como principal
soporte para alcanzar los objetivos del plan de mejoramiento; se buscara responder a tan
amable facilidad del acceso de su documentación interna con la mayor discreción y
responsabilidad. Ya que la finalidad del ejercicio es con un fin educativo y que de ninguna
manera busca afectar a terceros.

Referencias bibliográficas
Teoría estucturalistica.
Estructuralismo: definición, origen, bases y características (humanidades.com)

Dofa. Análisis FODA: qué es y cómo usarlo (con ejemplos) • Asana

Modelo de gestión de inventario.

www.ionos.es/startupguide/gestion/modelo-de-inventario/

formula ROP
Como utilizar la formula de punto de reorden para optimizar (zipordering.com)

Autor
Roberto Espinosa | Blog de Marketing y Ventas

Nombres de los investigadores:

Cristian garces ramirez