ABC de la nómina electrónica

Nómina electrónica

Equipo Alegra
6 octubre, 2022

De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en

la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021), la DIAN busca promover el uso de la
nómina electrónica en toda Colombia, siendo 2022 el período definitivo en el que todos
los grupos de obligados quedarán emitiendo su nómina de esta manera.

¿Qué es nómina electrónica? 🤔

La nómina electrónica, o Documento Soporte de Pago de nómina electrónica es un
documento digital en formato .XML que contiene información acerca de la nómina que un
empleador le paga a sus empleados. Este archivo debe ser remitido a la DIAN para dar
soporte del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados, deducciones
por parafiscales y el neto a pagar.

¿Cuáles son las ventajas de la nómina electrónica

para tu empresa?⚡
1. No ocupa espacio: al tratarse de un documento digital, evitas disponer de un espacio
físico para su almacenamiento. Además, al minimizar el consumo de papel, tu
empresa contribuye a la disminución de tala de árboles. 🌳
2. Puede consultarse en cualquier momento: gracias a este nuevo modelo tienes la
posibilidad de acceder a la nube y descargar tu nómina cuando lo necesites, desde
cualquier lugar con conexión..🌎
3. Reduce la posibilidad de pérdida: debido a que se genera a través de programas
informáticos y se almacena en la nube, es sumamente difícil que una nómina
electrónica se extravíe. 😉
4. Puede ofrecernos datos y estadísticas: dependiendo del Sistema de nómina
electrónica que utilices puedes acceder a datos importantes como cuánto estás
 pagando a tus empleados, cuál es el promedio de horas extras trabajadas por
empleado, cuánto te está costando como empresa, entre otros. 📊

Como lo ves, el nuevo modelo de nómina electrónica tiene muchas ventajas para tu
negocio. 💪

¿Cuándo empieza a regir la nómina electrónica? ⏰

Según la información emitida por la DIAN, se incluye a toda empresa o persona natural
que tenga empleados, y deben hacerlo bajo las siguientes fechas estipuladas:

 Empresas de 1 a 10 empleados: tienen como fecha máxima para

iniciar a generar nómina electrónica el 1 de diciembre de 2021.

 Empresas de 11 hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima

para iniciar a generar nómina electrónica el 1 de noviembre de
2021.

 Empresas de 101 a 250 empleados: tienen como fecha máxima para

iniciar a generar nómina electrónica el 1 de octubre de 2021.

 Empresas con más de 250 empleados: tienen como fecha máxima

para iniciar a generar nómina electrónica el 1 de septiembre de
2021.

¿Qué información debe contener la nómina

electrónica? 📝
Como lo documenta la DIAN, la nómina electrónica deberá contener la siguiente
información:

1. Estar denominado expresamente como Documento soporte de nómina electrónica.

2. Apellidos y nombres o razón social y NIT de empleador.
3. Apellidos, nombres y número de identificación de beneficiario del pago.
4. El código único del documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva,
asignado por el empleador.
6. Valor devengado de nómina:Anexo técnico documento soporte de pago de nómina
electrónica, asignado por el empleador.
7. Valores deducidos de nómina:Anexo técnico documento soporte de pago de N.E.
8. El valor total diferencia. La diferencia total devengada menos el valor total deducido
de nómina.
9. El contenido del Anexo técnico documento soporte de pago de N.E., establecido en
el Artículo 20.
10. El medio de pago que el sujeto utiliza para hacer el pago de la compensación
económica por los servicios prestados.
11. Hora y fecha de generación.
12. La firma digital del sujeto al momento de la generación, como elemento que
garantiza la autenticidad del documento.
13. Apellidos, nombres, razón social o NIT del fabricante del software con el que
se emite la N.E.

¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la nómina

electrónica?🗓️
De acuerdo al artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 los obligados
a generar nómina electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los diez (10) primeros
días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta, que se derivan de
una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a los
pensionados a cargo del empleador. ¡Evita sanciones para tu empresa!

¿Qué pasa si me equivoco en algún dato al emitir la

nómina electrónica? ⏰
¡No te preocupes, tiene solución! Si te equivocaste en algún dato al momento de generar
tu nómina electrónica y ya remitiste el archivo a la DIAN, tienes la oportunidad de realizar
una nota de ajuste al documento de soporte de pago de la nómina electrónica. Con las
notas de ajuste puedes:

 Reemplazar el documento.
 Mandar otro con las respectivas correcciones.
 Emitir una nota en donde se haga alusión al dato que debe ser modificado.

Primeros pasos para adelantarse al proceso de

habilitación de nómina electrónica ✍️
Te explicamos todos los pasos a seguir en el proceso de generación de nómina electrónica
una vez que ya hayas cumplido con la habilitación ¡Comencemos!

1. Generación
Como empleador debes recaudar los datos de tus empleados para procesarlos en el sistema.
Luego de que estén subidos, revisa la información para proceder a generar la nómina
electrónica.

2. Envío
Se remite toda la data en formato digital .XML. Este proceso debes realizarlo en los diez
primeros días del mes siguiente a la liquidación de nómina.

3. Validación y ajustes
La DIAN validará la información que has remitido. De igual manera, si se requiere algún
ajuste a la información puedes realizarlo por medio de una nota de ajuste al documento
soporte de nómina electrónica, como te lo explicamos anteriormente. Con esta aclaración
podrás realizar la corrección de cualquier error que se haya enviado en el documento.

4. Consulta
Al recibir la aprobación de la DIAN puedes poner a disposición la información como
empresa, para que tus empleados puedan hacer la visualización de los datos.

FUENTE: https://escuela-emprendedores.alegra.com/colombia/nomina-electronica/abc/
Nomina electrónica – Obligados y requisitos
Portada Impuestos Procedimiento tributario Por Gerencie.com en 11/01/2022
La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como
un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo
6 del artículo 616 del estatuto tributario.

Qué es la nómina electrónica.

La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta, y hace
referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina
electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la
resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.
La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada software
contable, o generada manualmente por cada empleador, procedimiento independiente
a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo
que trata la resolución 0013 de 2021.
Para tal efecto, el software de contabilidad o de liquidación de nómina integrará sus
módulos con la herramienta de la Dian para unificar el procedimiento de generación
y reporte como actualmente se hace con la facturación. De esta forma, luego de
liquidarse la nómina se genera el documento soporte de pago de nómina que
electrónica que será enviado a la Dian para su validación, y contendrá los valores
liquidados a cada empleado, según los requerimientos de la Dian en el anexo técnico
de la resolución 0013 de 2021.

Cómo se genera la nómina electrónica.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer
mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian,
y que debe estar validado y aprobado por esta.
Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o
contratar con u proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.
Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los
distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio
adicional.
Obligados a generar la nómina electrónica.
Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la
obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación
fijado en la resolución 0013 de 2021.
El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente
respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:
«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte
de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos
contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o
abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal
y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran
soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e
impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»
La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el
empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.
Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran
soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un
empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.
Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:
«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura
como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se
derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y
reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»
Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto
a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.
Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también
se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o
práctica.

Periodo de generación de la nómina electrónica.

La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de
pago del salario acordado con los trabajadores.
Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2
de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual,
independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o
inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada
con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y
el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la
relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las
liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de
los respectivos sujetos obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»
Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas
en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.
El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian,
son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo
8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:
«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para
la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de
ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al
cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por
una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del
empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en
el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del
mismo.»
En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles, se
entiende que son 10 días hábiles en aplicación del artículo 62 de la ley 4 de 1913.

Contenido de la nómina electrónica.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente
información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina

electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT
del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración
consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
 6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de
nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos
de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte
de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total
devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA
ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación
con la información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución,
utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios
prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo
técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de
acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN,
al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad,
integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria
-NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y
si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el
número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.

Plazo para la implementación de la nómina electrónica.

El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la
resolución 000037 del 2021, a la vez modificado por la resolución 000063 del 30 de
julio de 2021, fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la nómina
electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga.
Número de empleados Plazo para la implementación.
Más de 250 1/09/2021
 De 101 a 250 1/10/2021
De 11 a 100 1/11/2021
De 1 a 10 1/12/2021 *
* La resolución 151 de diciembre del 10 de diciembre contempla un plazo especial
para los contribuyentes con hasta 10 empleados en los siguientes términos:
«Los empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados podrán
realizar la primera transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica
y las notas de ajuste del citado documento derivado de los pagos o abonos en cuenta
relacionados con la nómina, correspondientes a los meses de diciembre de 2021,
enero y febrero de 2022, de forma independiente, dentro de los diez (10) primeros
días del mes de marzo de 2022.
Lo indicado en el inciso anterior no aplica para los empleadores que tienen a su cargo
entre uno (1) y diez (10) empleados que hayan realizado la implementación de forma
anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste
del citado documento.
Así mismo los empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados,
que opten por realizar la implementación anticipada del documento soporte de pago
de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo. No obstante, deberán cumplir
con las disposiciones que regulan el documento soporte de pago de nómina
electrónica.»
Entre menos trabajadores más plazo se tiene para implementar la nómina electrónica.
El proceso de habilitación en la Dian de la nómina electrónica inicia para todos el 31
de mayo de 2021, lo que el empleador debe hacer lo más pronto posible para tener
implementada la nómina dentro los plazos máximos que contempla la ley.
Los anteriores plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura
electrónica. Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica,
el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la
habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.
Recuerde que para generar la nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio
en la página de la Dian, para luego implementarla, lo que requiere un software propio
o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo
necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.
En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2
meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la
nómina electrónica.
La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se
hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer
la implementación definitiva.
Para los plazos entendemos que sólo se consideran los empleados vinculados
mediante contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no se
tienen en cuenta los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de
servicios.

Ya está disponible la opción para iniciar la habilitación de la nómina electrónica

desde el mismo micrositio de facturación electrónica, así que se puede iniciar el
proceso de inmediato sin esperar a que se venzan los plazos fijados por la Dian.

Reporte electrónico de pago por servicios.

En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de
trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial.

Los pagos que se realicen por concepto de servicios personales en virtud de un

contrato de prestación de servicios, se reportan a la Dian por medio de la factura
electrónica que deberá expedir el contratista, y so este no está obligado a facturar, se
hace por medio del documento equivalente a la factura (Documento soporte en
adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o
documento equivalente.), que se debe adoptar a más tardar el 01 de julio de 2021 de
acuerdo a la resolución 0012 del 9 de febrero de 2021.