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SISTEMA INTEGRADO CONTABLE Versión 2

Editado Por: R.V.T.

SISTEMA ...............................................................................................................................1 INTEGRADO.........................................................................................................................1 CONTABLE..........................................................................................................................1 Versión 2.............................................................................................................................1 ................................................................................................................................................1 Editado Por: R.V.T...............................................................................................................1 CAPITULO I : FUNDAMENTOS Y CONFIGURACIÓN..................................................3 I.1 Base de datos ................................................................................................................5 I.2 Plan de cuentas y objetos de gasto. ...............................................................................6 I.3 Documentos ..................................................................................................................7 I.4 Usuarios ........................................................................................................................8 CAPITULO II : OPERACIÓN BÁSICA................................................................................9 II.1 Transcripción................................................................................................................9 II.2 Consultas y reportes...................................................................................................10 II.3 Anomalías...................................................................................................................11 II.4 Respaldo y separación de la información...................................................................12 CAPÍTULO III. AUXILIARES............................................................................................13 III.1 Sub-Cuentas..............................................................................................................13 III.2 Inventarios.................................................................................................................13 III.3 Activos Fijos.............................................................................................................14 IV. LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS...........................................................................15 V. OTRAS CONFIGURACIONES......................................................................................16 V.1 Configuración de la impresora...................................................................................16 V.2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y menús.................................................16 V.3 Operaciones usuales de documentos..........................................................................17 V.4 Acceso de los usuarios a los documentos...................................................................21 V.5 Secuencia de fin de período.......................................................................................21

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Las mejoras sobresalientes son las siguientes: • • • Control de acceso por usuario individual. eliminar o modificar cada usuario. Acceso directo a emisiones impresas relacionadas al contexto de trabajo. desde la consulta del movimiento contable se puede disponer que inmediatamente se imprima el mayor correspondiente Creación y restitución de respaldos Creación y eliminación de bases de datos. Una base de datos es una carpeta que archiva la información contable de una empresa o persona. Opciones utilitarias de Calendario y Calculadora • • • • • • 3 . Es posible definir a que bases de datos y opciones del menú puede acceder cada usuario y en que condiciones. Obtención de reportes a cualquier fecha en cualquier momento. Por ejemplo. mientras se registra una transacción contable se puede consultar el movimiento y saldos (mayor) de una cuenta. Acceso directo a consultas relacionadas al contexto de trabajo.CAPITULO I : FUNDAMENTOS Y CONFIGURACIÓN Bienvenido al Sistema Integrado Contable Versión 2 ! Esta nueva versión en ambiente Windows desarrollada en Fox for Windows y Visual Fox busca mantener las características de la primera versión para DOS y superarla con nuevas mejoras. Recuperación simplificada ante fallas de hardware y software. Es posible indicar que documentos va a consultar. Por ejemplo. Control de acceso y manipulación de documentos por usuario individual. Su desarrollo ha demorado casi dos años y se ha buscado la óptima aplicación de las técnicas informáticas usando en lo posible las mejoras propias del lenguaje de programación. crear.

^Fin significa presionar una de las teclas de control. ^RtPg (Detalles y movimientos) y ^Inicio (cambio de moneda). y la búsqueda es sensitiva. Siempre observe la última línea de la pantalla que le informará de las opciones que puede o debe usar. mantenerla y luego presionar la tecla Fin. Posteriormente puede eliminar este usuario. Es posible moverse entre las filas con el mouse o las teclas del cursor (arriba. denominada clave. copiar o insertar nuevas filas (generalmente con Ins ) e imprimir con ^P. Cuídese que no se sobreponga la barra de tareas de Windows. Al operar el sistema generalmente se ven tablas con varias filas y columnas.En un sistema recién instalado puede acceder con la identificación USR y la clave 123. Se usan combinaciones de la tecla control (abreviada con el símbolo ^ ) y otras teclas. abajo. por ejemplo. inicio y fin) y realizar una acción como modificar (generalmente con Enter o Clic con el botón izquierdo) o eliminar (generalmente con Supr o Del ). con lo que basta escribir parte o toda la clave de una fila para llegar a ella o a la más próxima. Ins y Supr no son fijas y dependen del contexto de trabajo. Para insertar nuevas filas basta llegar al final de la tabla con la tecla Fin y avanzar una fila más. las acciones posibles están indicas en la ultima línea de la pantalla. Antes de usar el sistema debe configurar las características de las siguientes tablas importantes de un sistema contable: • Base de datos • Plan de cuentas y Objetos de gasto • Documentos • Usuarios 4 . Es posible que deba presionar varias veces Esc para abandonar una operación compuesta de varias partes. Para desistir de una acción normalmente esta disponible la tecla Esc (Escape). avance de pagina. lo que puede conseguir con Ocultar automáticamente dentro de las Propiedades de la barra de tareas de Windows. para algunas acciones. si al crear un nuevo documento se desea modificar el nombre de una cuenta contable. En general. retroceso de pagina. se puede acceder al plan de cuentas y modificar el nombre con ^Fin ya que Enter está reservada para elegir una cuenta. Las tablas están ordenadas generalmente por la primera columna. aunque en algunos momentos puede no estar disponible. Por ejemplo. Las acciones de las teclas Enter. Otras combinaciones muy usadas son ^AvPg (despliegue de tablas y consultas).

que pueden tener los documentos contables que se manipulan (creación. trayectoria y nombre (máximo 8 caracteres sin espacios en blanco) • RUC • Lugar • Dirección • Teléfonos • E-mail • Símbolos de la moneda nacional y la extranjera • Lapso de tiempo al que corresponde. desde el inicio de periodo. no necesariamente una gestión o un mes. reaperturas y cierres. que se puede indicar Hasta la fecha del reloj del computador. Hasta el fin del período contable • Fecha de inicio de la gestión contable actual • Fecha de inicio del período • Fecha de fin del período Los tres últimos parámetros se pueden fijar al crear una nueva base de datos o en la opción de Reproceso. Puede ser: Sin límite Hasta una fecha. indique disco.1 Base de datos Se deben indicar los siguientes parámetros: • Nombre de la empresa o persona a la que corresponde • Carpeta. si en el mes de marzo aun no se ha terminado la contabilidad de febrero. • Fecha tope. el periodo se mantiene en febrero mientras se permite introducir información a la fecha. Esta es la opción recomendada.I. La gestión contable empieza en una fecha establecida según la naturaleza de la empresa La fecha tope indica cual es la fecha máxima. Si no se conocen exactamente. Con esta configuración es posible fijar un periodo contable e introducir información mas allá de su limite. Si crea una nueva carpeta. El 'periodo' es un lapso de tiempo comprendido entre dos fechas (inicio y fin) que sigue inmediatamente al ultimo periodo que la contabilidad ha dado como cerrado e inamovible. Modifique solo si tiene un claro entendimiento de este concepto informático. en el mes de marzo 5 . modificación y revisión). Su extensión depende exclusivamente de los responsables de contabilidad y puede ser cualquier lapso de tiempo. eliminación. pueden quedar en blanco. Por ejemplo. y que se quiere evaluar económica y financieramente. Son dos fechas referenciales que se muestran con la base de datos al ingresar.

También es posible disponer de saldos a cualquier fecha. Se puede indicar por cada cuenta si No admite. los Egresos y las Cuentas de Orden Acreedoras y Deudoras. lo que antes era automático. Admite o Exige objetos de gasto. Existen cuentas del movimiento en las que se realizan apropiaciones. Se debe analizar: • La cantidad de dígitos a utilizar. “de nivel 2” y así sucesivamente. con los que se puede disponer de casi un millón de cuentas. Frecuentemente. Se debe tener en claro que cuentas conforman el Activo. Cada cuenta es independiente de las demás. cuales de totalización y donde se totaliza cada cuenta. por ejemplo está asociada con la moneda nacional. Otras cuentas. Estas cuentas se denominan “de nivel 1”. no se debe indicar una cuenta totalizadora. Por cada cuenta se debe tener en claro si se va a usar o no la lista de objetos de gasto para componerla. las que se totalizan en ellas. y otras cuentas totalizadoras que acumulan cuentas de imputación o totalización. Se tienen también saldos al inicio de gestión.Se pueden ver saldos a fin de periodo y a la fecha tope de manera instantánea. el Capital. como el Activo. Si se necesitan más dígitos debe solicitarse apoyo técnico. para cada cuenta se debe indicar la moneda en que debe mantenerse al realizar el ajuste por inflación y tenencia de bienes. Es usual utilizar 6 dígitos. los Ingresos. el Pasivo. que se las denomina cuentas de imputación. reaperturas y cierres que están dentro de la opción UTILES del menú principal. Estas características se configuran en las opciones Bases de datos y Reproceso. La cuenta Caja Moneda Nacional. I. identificando una lista de centros de costo. se tiene una lista de objetos de gasto que responda a la pregunta : en que se gasto?. La moneda de la cuenta.2 Plan de cuentas y objetos de gasto. pero por cada cuenta se debe indicar en que cuenta se totaliza. al inicio de período y al inicio de la primera gestión que se trabajo. fuera de las cuentas contables. ahora no es necesario hacer esas consideraciones. En la versión inicial existía una estructura de dígitos común a todas las cuentas. El capítulo contable al que pertenece cada cuenta en el balance y el estado de resultados. De todas maneras. Se debe tener claro que cuentas son de imputación. Para los grandes grupos. No es necesario forzar las cuentas a una longitud uniforme. Muchas cuentas están asociadas con una unidad monetaria. mientras el plan de cuentas responde a la pregunta : donde se gasto?. como Courrier Nacional e Internacional en el capítulo de resultados no están asociadas con ninguna moneda en especial ya que sus operaciones se realizan en ambas monedas. La estructura del plan de cuentas. Si no es • • • • 6 . mientras Caja Moneda Extranjera está asociada con el dólar estadounidense ya que sus operaciones se realizan en esas monedas.

Un mecanismo sugerido es cambiar el código contable. Se puede indicar si una cuenta de Disponibilidades es una Caja. de totalización y por cada objeto se debe indicar en que otro objeto se totalizan. Si ya se han emitido documentos con un texto. no se pueden modificar sus características. cuentas con o sin auxiliares requieren una composición mayor. Los auxiliares disponibles son Sub-Cuentas. • • Los códigos contables normalmente no deben ser alterados para mantener la consistencia. Inventarios. I. o Cuenta corriente o Caja de Ahorros o ninguna de ellas. si a una cuenta no se le ha asignado auxiliares y ha tenido movimiento. por ejemplo un proveedor puede tener su cuenta compuesta por facturas presentadas. Sin embargo.importante. no es razonable tratar de asociarle Subcuentas ya que todo el movimiento presente no tiene a que sub-cuentas asociarse. Para los objetos de gasto hay que hacer consideraciones similares pero solo de longitud de código y estructura. por cada cuenta se puede indicar su contra cuenta o se pueden indicar grupos de cuentas que se actualizan contra una sola cuenta de resultados. Existen objetos de imputación. En las opciones Plan de cuentas y Objetos de gasto de la opción CONTABILIDAD del menú principal se configuran estas características. esta posibilidad existe y esta restringida a los super-usuarios puesto que a veces resulta necesaria para corregir errores. Al analizar el ajuste por inflación se vera como no es obligatorio que cada cuenta tenga este ajuste. • Algunas cuentas se forman a un nivel auxiliar. Cuando una cuenta ha recibido características y además ha tenido movimiento. crearlo nuevamente con las características deseadas y luego modificar el movimiento relacionándolo a la cuenta recién creada. Moneda extranjera.3 Documentos Se debe considerar: 7 . Para la contra cuenta del ajuste. Una característica nueva es la indicación de las cuentas financieras para las cuentas del Activo. Por ejemplo. Valor Histórico y Depreciación Acumulada Aun mas. lo que normalmente ocurre con las cuentas de resultados. por ejemplo Deudores Diversos se compone de varias Sub-cuentas de deudores individuales. Se puede indicar que una cuenta se asocia con Moneda nacional. puede indicarse la moneda nacional. por consistencia. Se usan en la elaboración de comprobantes. no es deseable que se modifiquen códigos y luego aparezca otro texto al volverlos a ver. o Moneda nacional con Mantenimiento de Valor (que es similar a Moneda extranjera). Al soporte de esta nueva característica se denomina “Composición por operaciones” y se puede indicar si una cuenta se compone o no se compone.

La correlatividad que se aplica a los números de documentos de ese tipo.4 Usuarios Se debe considerar: • • • Cada usuario tiene una identificación única de tres letras. números u otros. Por ejemplo CE puede identificar a los Comprobantes de Egreso. Aquí mismo existen dos opciones más avanzadas que se tratarán después: • • Configuración de acceso y manipulación de documentos por usuario Las operaciones propias del documento I. Traspaso o Venta. En que formato se despliega e imprime: Ingreso a Caja. Egreso de casa. Diario. mensual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes meses) y anual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes años). Si el documento es una Nota Fiscal (factura) dosificada por el SNII y cual es su parte literal.• • • Un código que identifica el documento. Si requiere o no requiere o es opcional un concepto descriptivo de la operación. Si se relaciona o no con alguna persona. Para operaciones muy reiteradas como ventas o cobranza de deudas. en los egresos de Caja se debe indicar a quien se le hace el pago. Por ejemplo. Salida de almacén. Entra en una de las siguientes jerarquías: Visitante: Solo puede realizar consultas y ninguna modificación Usuario : Puede hacer uso limitado. Puede ser única ( cuando el correlativo se presenta una única vez). Un nombre que se usa como título cuando se imprime el documento. Las firmas que deben aparecer al final del documento. 8 . También una clave secreta de 10 caracteres. • • • • • • Todas estas características de pueden configurar en la opción Tipos de Documentos que se encuentra dentro de la opción CONTABILIDAD del menú principal. Entrada a Almacén. por ejemplo solo añadir documentos Super usuario : Tiene acceso ilimitado. no es necesario indicar un concepto que queda implícito en la propia operación. En que moneda normalmente se expresa.

dependiente de la correlatividad del documento: . Se puede modificar y también se puede consultar la tabla de tipos de cambio.El usuario inicial con la identificación USR está en la jerarquía de Super usuario y puede hacer todo. elimine a USR. Desde la opción UTILES del menú principal se puede acceder a la opción Usuarios para configurarlos. La opción Documentos dentro de CONTABILIDAD es la más importante para la introducción de información. • Hora de creación • Concepto. que se obtiene de la tabla de tipos de cambio según la fecha. Se puede consultar la tabla de tipos de documento.Gestión. Esta opción es útil para trabajar tanto a la fecha actual como a la fecha de cierre de período. Los tipos de cambio de compra y venta son referenciales y en principio se usa el tipo de cambio del bolsín.1 Transcripción Como el sistema es bi-monetario. los saldos al fin del período o los saldos a la fecha tope que generalmente son los saldos a la fecha. concederles acceso a bases de datos y menús e incluso eliminar toda la información. Los documentos pueden verse ordenados por tipo de documento o por fecha. aunque se puede fijar en cada operación el tipo de cambio usado. Se puede consultar el calendario y tomar de la una fecha. • El tipo de cambio. Se aconseja tener siempre un Super usuario para poder usar toda la capacidad del sistema con él y también mantener su clave en secreto.Gestión y número si la correlatividad es anual . • El número. si se ha establecido que se requiere • Relación con una persona o institución si se ha establecido que corresponde 9 . crear otros usuarios. desde crear nuevas bases de datos. . Es necesario introducir el tipo de cambio solo en las fechas en que se registra una variación y no cada día. Mientras se indican cuentas y auxiliares se pueden ver los saldos. mes y número si la correlatividad es mensual También se puede obtener el correlativo actual. se presentará un cuadro de diálogo preguntando sobre que saldo se desea ver en primera instancia. los tipos de documentos. Si la fecha tope esta mas allá del período contable.Un numero único si la correlatividad es única. se debe mantener la información del tipo de cambio actualizada usando la opción Tipos de Cambio en el menú de CONTABILIDAD. modificar el plan de cuentas. Por cada documento se tiene: • La fecha a la que corresponde. • El tipo de documento. CAPITULO II : OPERACIÓN BÁSICA II. Luego de crear sus propios usuarios.

la otra moneda se calcula automáticamente. los objetos de gasto y los auxiliares. Se puede introducir documentos anulados con el concepto *** ANULADO ***. al abandonar un documento sin operaciones se puede confirmar si se trata de un documento anulado o que simplemente se lo abandona. Se puede desplegar el plan de cuentas y usar todas sus opciones. II. no se lo crea. Si se trabaja en una sola moneda. • Una glosa individual. si se trata de una cuenta con inventario como auxiliar. el concepto puede ampliarse a una cantidad indefinida de líneas. en moneda extranjera y ambas. • Un auxiliar. Se pueden reordenar las operaciones manipulando este correlativo. Al imprimir un documento.2 Consultas y reportes Se puede consultar las tablas del plan de cuentas. Esta característica esta disponible tanto al crear como al modificar documentos. El movimiento contable por una cuenta se puede consultar. Se pueden ver por ejemplo las sub-cuentas auxiliares. Para corregir el tipo de cambio se debe retroceder desde el Tipo de documento con cursor izquierdo hacia el Tipo de cambio. se pueden ver: 10 . • El objeto de gasto. Al modificar un documento y cambiar el tipo de cambio se presenta un cuadro de diálogo para indicar si: • Se mantienen los montos en moneda nacional y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda extranjera. La calculadora también está disponible.Se puede ver la tabla de personas o empresas con las que se relacionan los documentos. Los asteriscos *. lógicamente. La combinación ^Fin sobre los campos de montos cierra el documento cuadrando las sumas al debe y al haber en ambas monedas. esto es. Para cada operación se tiene: • La posición correlativa de la operación. cada valor se debe indicar individualmente. si la cuenta tiene alguno. Se puede cambiar de moneda con ^Inicio. Allí es posible indicar otro tipo de cambio con Enter o ver la tabla de tipos de cambio. Cuando se trabaja en ambas monedas. Para la indicación de los montos es posible cambiar de moneda y mostrar solo los montos en moneda nacional. Para documentos que no requieren conceptos. desde la opción Plan de Cuentas dentro de CONTABILIDAD. • La cuenta contable. si es necesario. Se los pueden desplegar. • Una cantidad. Se pueden desplegar los auxiliares. Desde una cuenta. • O se mantiene los montos en moneda extranjera y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda nacional. sus saldos y sus movimientos para verificar información y finalmente elegir un auxiliar. Esto se puede usar para introducir documentos en una sola moneda como los ajustes monetarios. los espacios y las letras mayúsculas son imprescindibles. La calculadora esta disponible para facilitar las operaciones en este campo. • Los montos en moneda nacional y extranjera.

• Detalles de la cuenta y de allí el movimiento • O directamente el movimiento. • Balance de Sumas y Saldos • Balance General • Estado de Resultados Para los balances y el estado de resultados existen las siguientes posibilidades: • Elegir imprimir todas las cuentas de imputación o las cuentas hasta cierto nivel. El mecanismo que resuelve todas estas anomalías esta en la opción Reproceso. apenas se accede al Reproceso. reaperturas y cierres de la opción UTILES del menú principal. que da los saldos correctos a las cuentas totalizadoras. En particular. si no se hace. en el despliegue del Plan de cuentas se puede realizar la totalización. • Incluir o no los asientos de cierre de resultados en el período. como diferencias entre el mayor y el saldo que se muestra en una cuenta o documentos desigualados entre las sumas del debe y el haber. Si se no indican rangos. se pueden presentar diversas clases de anomalías. en todos los demás módulos se pueden realizar este tipo de consultas. En general. Es imprescindible. Las opciones son: • • • • Reproceso Reapertura de un período Reapertura de una gestión Revisión de consistencia 11 . Se pueden ordenar por fecha y hora o por tipo de documento y a la vez se pueden delimitar a rangos de fechas o rangos de documentos. en un formato común a todos y por último en un resumen. Esto es útil para poder volver a reproducir un balance antes del cierre de resultados que deja con saldo 0 a las cuentas de ingresos y egresos. se asume que no se hace ninguna delimitación. con la denominada reindexación. II.3 Anomalías Ante fallas de hardware o de software. los informes no serán correctos. Se pueden imprimir los documentos de tres maneras. en el formato propio del documento. • La totalización. Algunas impresiones se pueden hacer directamente con ^P desde una tabla pero todas están disponibles dentro de la opción Listados de contabilidad y son: • • Mayor Diario. que da los saldos correctos a las cuentas totalizadoras y debe hacerse una sola vez después de que se ha hecho algún movimiento por documento. Cuando el sistema ha detectado un problema interno. se repara el daño. Una vez en el despliegue del movimiento se pueden realizar todas las operaciones sobre documentos. que usualmente es el llamado “daño de los índices”.

Por último. Una vez que se ha introducido toda la documentación de un período. y también independientemente. II. Es posible acceder a esa copia y realizar todo tipo de tareas sin alterar el original. puede que no lo logre hacer. la opción Re-indexación esta para circunstancias muy excepcionales en las que el programa no pueda detectar el daño de índices y no pueda resolver ni indicar los daños. El sistema tiene las instrucciones para crear carpetas pero según existan otros programas en ejecución. Es una copia que siempre se ejecuta pero que ocupa casi tanto espacio como la carpeta original. restituir copias y separar la información en dos bases de datos. se tiene la opción Revisión de consistencia.4 Respaldo y separación de la información En la opción Reproceso. El respaldo se puede realizar en alguna de las siguientes tres formas • Comprimida. están las opciones Reapertura de un período y Reapertura de una gestión que permiten indicar en que período o en que gestión se quiere trabajar. que solamente reporta las anomalías sin corregirlas o informa de la consistencia plena. la información del período cerrado no podrá ser alterada y también se podrá emitir nuevamente.• • • Cierre de un período Cierre de una gestión Re-indexación La opción mas simple es el Reproceso que directamente repone los saldos correctos a fin de período y a la fecha o informa de las circunstancias que no permiten llegar a esta situación ideal. Usa el programa PKZIP que comprime la información a un tamaño mínimo. Da un listado que muestra los daños como diferencias en balance u otros y también lista los documentos dañados. analizado y emitido todos los informes se aconseja proceder a cerrar el período con la opción Cierre de un período que permite dar el rango del nuevo período a inmediata continuación del actual. • De trabajo. reaperturas y cierres de la opción UTILES del menú principal se tiene la capacidad de crear copias. 12 . En ambos cierres. • Directa. que se explicará posteriormente. Para el caso de que alguna de estas operaciones tenga que revertirse. Excepcionalmente podría no ejecutarse. En este caso es necesario usar esta opción. Cuando se termina una gestión. De todas maneras verifica esa imposibilidad y solicita al usuario que lo haga. De esta manera. Cada respaldo debe ser creado necesariamente en una carpeta. debe aplicarse el Cierre de gestión pero en este caso hay que hacer el asiento de cierre de resultados.

Se crean con una clave compuesta por 20 caracteres que normalmente deben corresponder al código asignado al ítem que 13 . entrando a los detalles de una cuenta con auxiliares. es conveniente buscarlo en los auxiliares en general por si estuviera. Otra posibilidad de este programa es la separación de la información en dos partes: una de ellas que pasa a ser una copia de la actual y la actual. Se puede ver en que cuentas contables son auxiliares y que saldos tienen. zip drives o compactos. AUXILIARES Desde el Plan de cuentas.1 Sub-Cuentas Los auxiliares tipo Sub-Cuenta se pueden ver directamente en la opción Sub-Cuentas de la opción CONTABILIDAD del menú principal. Luego de almacenar información de varias gestiones. que debe usarse solo cuando la información presente definitivamente no es útil. se puede disponer que solo queden una o dos gestiones. Existen dos opciones: listar todas las sub-cuentas de una cuenta o solo las subcuentas con saldo y listar de manera continua o en páginas separadas por cuenta. Se puede indicar complementariamente una identificación (CI. Se sugiere crear copias de trabajo solo cuando efectivamente se vaya a trabajar sobre ellas. sean diskettes. También se puede ver en que documentos aparecen como personas relacionadas y en que facturas aparecen como proveedores. También se puede ver su movimiento en la moneda de la cuenta. III. se puede ver e imprimir el estado de la cuenta compuesto por sus auxiliares. III. Si se busca un auxiliar y no se encuentra. para consulta inmediata. Esta disponible también la opción de restitución de la información creada como respaldo. pasaporte). También tomar copias en el mismo disco y de no ser posible comprimir. crear copias directas. Se crean con una clave compuesta por 20 caracteres que normalmente deben corresponder al apellido y nombre de la persona natural o al nombre de la persona jurídica a la que representan. En la opción Kardex se puede listar el movimiento de cada auxiliar. CAPÍTULO III. que se reduce a un período menor.2 Inventarios Los auxiliares tipo Inventario ser pueden ver directamente en la opción Inventario de la opción INVENTARIO del menú principal. RUN. La información anterior estará disponible como una copia de respaldo. para elegirlo y no crearlo nuevamente con alguna mínima diferencia que lo mostraría con apariencia de duplicado. a partir de cierta fecha.La sugerencia es tomar copias comprimidas en otro disco. RUC y existe un área extensa para toda otra información que se crea conveniente. Al crear un documento se pueden consultar los auxiliares de una cuenta contable y se puede elegir entre ver los auxiliares que son parte del estado de la cuenta o todos los auxiliares en general. En la opción Estado de Cuenta se pueden imprimir la composición de una cuenta en auxiliares.

para cada cuenta se puede introducir la cantidad y fecha de la inventariación de cada ítem • Diferencias recuento-kardex. • Salida en general: Requiere el importe de salida • Salida sin valor monetario: No requiere importe. En la opción Kardex de inventario se puede listar el movimiento de cada ítem.representan. Esta valorada al precio promedio ponderado. El método de cálculo para las salidas es el de los promedios ponderados. En la opción Recuento físico se tienen tres opciones: • Recuento. Se puede indicar complementariamente una unidad de medida. Existen dos opciones: listar todas los ítems dentro una cuenta o solo los ítems con saldo y listar de manera continua o en páginas separadas por cuenta. III. un precio referencial de compra. • Salida a precio de costo: Calcula el importe según el promedio ponderado y la cantidad saliente. En la opción Estado de Inventario se pueden imprimir la composición de una cuenta en ítems. • Ajuste sin valor físico: No requiere cantidad Cuando se usa la opción de ventas de bienes se debe ejecutar periódicamente la opción Costo de ventas para registrar los costos de ventas en cada documento. También se puede ver su movimiento físico y valorado en la moneda de la cuenta. que se calculan en cada momento que se da salida a un ítem Se puede ver en que cuentas contables son auxiliares y que saldos tienen. • Ingreso en general: No fija el precio de costo ni calcula el importe. pero requiere un importe • Ingreso sin valor monetario: No requiere importe. En la trascripción del movimiento de inventarios se solicita alguna de las siguientes operaciones: • Ingreso a precio de compra: Calcula el importe basándose en el precio de compra Registrado y la cantidad entrante • Ingreso de ultima compra: Fija el precio de compra con el importe ingresado. un precio referencial de venta y existe un área extensa para toda otra información que se crea conveniente.3 Activos Fijos 14 . se obtiene una lista de los ítems con diferencias entre el recuento físico y el kardex del sistema. se obtiene un listado por cuenta contable de los ítems que componen la cuenta con espacio para registrar las cantidades inventariadas • Trascripción del recuento.

Las ubicaciones físicas se pueden ver en la opción Ubicaciones del activo fijo. IV. Para el registro de facturas de proveedores. También existe un área extensa para toda otra información que se crea conveniente. En la opción Kardex de Activo Fijo se puede listar el movimiento de cada ítem. Un bien solo puede estar una sola vez en una sola cuenta de Valor Histórico que se asocia a cuando mas una sola cuenta de Depreciación acumulada. se debe indicar la vida útil 0 (cero). Para registrar ajustes en la cuenta Crédito fiscal tales como la cancelación del impuesto. En la opción Actualización y Depreciación se puede imprimir el movimiento resumido de cada ítem tanto en valor histórico como en depreciación durante un lapso de tiempo. Se carga a la cuenta correspondiente el importe total de la factura 2. También se asignan las cuentas de gasto que se cargan en la depreciación. En la opción Estado del Activo Fijo se puede imprimir la composición de las cuentas en ítems. Contestar Si. 15 .Los auxiliares tipo Valor histórico y depreciación acumulada se pueden ver directamente en la opción Activo fijo de la opción ACTIVO FIJO del menú principal. • La cuenta usada para el registro del gasto del IT. la fecha de ingreso y la ubicación física del bien. automáticamente la factura esta insertada en el Libro de Compras. se tiene el siguiente mecanismo al registrar un documento contable: 1. El sistema pregunta si incluye IVA o no. Al crear cuentas con Valor histórico como auxiliar se requiere la vida útil que normalmente se asigna a los bienes dentro de esa cuenta. LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS En la opción Libros de Compras y Ventas dentro de la opción CONTABILIDAD se tiene la opción Parámetros impositivos. Se debe indicar la vida útil asignada. donde se puede fijar: • El porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) • La cuenta usada para el registro del crédito fiscal • La cuenta usada para el registro del débito fiscal • El porcentaje del Impuesto a las Transacciones (IT) • La cuenta usada para el registro de la provisión del IT. Por cada bien se pueden ver los saldos que tiene en Moneda Nacional y Moneda Extranjera en cada cuenta. se debe indicar que se trata de la Cancelación de impuesto u otro ajuste cuando el sistema pregunta de que operación se trata. 4. Se crean con una clave compuesta por 20 caracteres que normalmente deben corresponder al código asignado al bien que representan. Se deben indicar los datos propios de la factura y el crédito obtenido. que no se deprecian. Para terrenos. También se puede ver su movimiento en cada cuenta. 3. lo que se explicará en el capítulo Otras Configuraciones. De esta manera. Automáticamente se presenta la cuenta del Crédito Fiscal y se puede indicar que se trata de una factura u otra forma de crédito fiscal.

También se deben cargar las dosificaciones recibidas por el SNII en la opción Dosificación de facturas. Estos documentos deben tener necesariamente asociada una personal como cliente. Se elige con ^RtPg. V. Si no se indica alguna de estas. portarretrato. Indicar el rango de páginas a imprimir. La opción Matricial se puede aplicar a impresoras matriciales que muestran al computador una “fuente interna” del tipo Roman o Draft. Los libros tienen la opción de listar con los documentos a que corresponden. Seleccionar la impresora propia del computador y el modo de colocación del papel: Paisaje. Cuando termina. Se debe usar antes de listar el Libro de Ventas. Usuario o Visitante. 16 .2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y menús Desde la opción Usuarios se puede decidir el acceso que cada usuario va a tener a las bases de datos y a los menús de la siguiente manera: • Con ^AvPg se muestran todas las bases de datos disponibles y según la jerarquía del usuario se tiene: Para super usuarios. Cuando se crea una nueva dosificación. se fija en Agotada. En el mismo cuadro se puede hacer la configuración de la impresora en dos partes: 1.1 Configuración de la impresora Cuando se va a imprimir algún listado.El libro de ventas se basa en los documentos que corresponden a Notas Fiscales según la configuración de documentos. OTRAS CONFIGURACIONES V. existe la opción Provisión de impuestos que genera automáticamente las provisiones de impuestos en los mismo documentos. La primera vez que se utiliza un documento se establece la conexión a que dosificación corresponde y el estado se fija En uso. Para las facturas que se crean con operaciones de venta de bienes o servicios. el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y puede ser en cualquiera de las jerarquías: Super usuario. alimentación continua y manual. La opción Chorro de tinta debe aplicarse a las impresoras de ese tipo y también se puede aplicar a otras. las provisiones deben registrarse con el ítem 29991 dentro del documento. se presenta un cuadro en el que se puede indicar Pantalla. se debe crear en estado Aun sin uso. el número de la primera página y el llamado “Juego de fonts” . Para presentarse en los libros. 2. Para usuarios. el usuario no tiene acceso. el acceso a todas las bases de datos está disponible también en condición de super usuarios. V. Impresora o Archivo.

Para Visitantes. Para configurar las operaciones. Básicamente. consultar y eliminar registros en las tablas. Los Usuarios normalmente solo pueden insertar nuevos registros y solo consultar sin modificar ni eliminar los existentes. Los Super-usuarios pueden modificar.Los grupos de opciones que muestran otras opciones (sub-opciones) . Dependiendo del tipo de documento. las opciones que contiene (sub-opciones) se pueden ver con ^Av Pg. insertar. Las opciones de menú se dividen en dos: . V. el acceso las opciones del menú puede ser visto con Enter. el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y cuando más puede ser en condición de visitante. Para Super-Usuarios el acceso a todas las opciones esta disponible en la misma condición de super-usuarios y no es necesario indicar individualmente Para Usuarios el acceso a cada opción debe ser indicado individualmente y puede ser en condición de Super-Usuario. Una vez que un grupo de menú ha recibido una condición de acceso. el usuario no tiene acceso a la opción. Si no se indica individualmente. • Dentro de cada base de datos. Se elige con ^RtPg. Los Visitantes solo pueden consultar. se indican cuentas que se usan permanentemente y cada operación fija las cuentas cuando se indica. el visitante no tiene acceso a la opción. Se elige con ^RtPg. traspasos y ventas) el menú aparece automáticamente. Si no se indica individualmente. el acceso a cada opción debe ser indicado individualmente. En las notas fiscales y los documentos de almacén (salidas.3 Operaciones usuales de documentos Por cada tipo documento se pueden definir una serie de operaciones que normalmente se hacen en él. Mientras se registra un documento. desde la opción Tipos de Documentos se accede con ^RtPg a las operaciones propias del documento. Usuario o Visitante. ingresos.Las opciones que proceden directamente. cuando más en condición de visitante. las operaciones pueden ser: • Para Notas Fiscales: Venta de bienes Venta de servicios Devoluciones Rebajas 17 . Se elige con ^RtPg. con ^RtPg en la instancia donde se indica la cuenta contable se despliega un menú con las operaciones propias del documento. Para Visitantes. Cada operación recibe un nombre con el que se despliega para ser elegida cuando se registran documentos de ese tipo.

Devoluciones: Se indican las cuentas de existencia. Rebajas: Se indica la cuenta donde se registra la rebaja. También se puede indicar si los precios de devoluciones son fijos o variables. costo y ventas correspondientes a la venta de ciertos bienes. Puede usarse para venta de bienes que no son inventariados. traspasos de almacén y ventas: Venta de bienes Venta de servicios Traspaso Ingreso a Almacén Salida de Almacén Devoluciones Rebajas Forma de pago Para ingresos de caja: Abono Simple cuenta Para egresos de caja: Cargos Simple cuenta Para diarios: Abono Cargos Simple cuenta Depreciación Actualización Cierre resultados • • • Cada una de ellas tiene la siguiente utilidad: • Venta de bienes: Se indican las cuentas de existencia. Se indican la cuenta de ventas y el precio unitario del servicio. en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable. También se puede indicar si ese precio es fijo o variable.Forma de pago • Para ingresos. Venta de servicios. El nombre de la opción es usado como nombre del servicio. También se puede indicar si los precios son fijos (los fijados en cada ítem) o variables. También se puede indicar en que moneda se registran y si esa moneda es fija o variable. costo y ventas correspondientes a las devoluciones de ciertos bienes.. salidas. en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable. • • • 18 . en que moneda se calcula y si esa moneda es fija o variable.

no se hace ningún despliegue y se asume que la venta total debe registrarse a esa cuenta. se debe indicar un único grupo de activos con 1. que es cuando se despliegan y se pueden indicar los montos que corresponden a cada una.• Forma de pago: Se pueden indicar una cuenta de crédito. En el Plan de Cuentas. Depreciación: Se debe considerar lo siguiente: 1. por cada cuenta de valor histórico se debe indicar la vida útil propia de los bienes en la cuenta y también las cuentas de gasto a las que se carga su depreciación según su ubicación. con excepción de terrenos. Esta opción debe usarse para terminar el registro de una venta. una caja Moneda nacional. Cargos: Se pueden indicar hasta 4 cuentas que deben ser abonadas. la indicación si requiere o no glosa y si se pregunta o no por la presencia o ausencia de crédito fiscal. También se indica la moneda en que se hace la operación y si esta es variable o fija. Traspaso: Se deben indicar dos cuentas con inventarios como auxiliares. Una de ellas es el almacén del que salen ítems y la otra el destino al que llegan. Salida de Almacén: Se deben indicar una cuenta destino que carga y una cuenta con inventarios como auxiliares que se abona. se sugiere llevarla a la cuenta diferencia de cambio. Abono: Se debe indicar una cuenta que exigirá ser abonada y la indicación si requiere o no glosa. Ingreso a Almacén: Se deben indicar una cuenta de proveedor que abona y una cuenta con inventarios como auxiliares que se carga. Si solo se registra una cuenta de las tres. 3. se deben indicar diferentes grupos. una caja Moneda extranjera es tanto mas usada como para que el sistema proponga directamente el pago en esa cuenta. Si existe alguna diferencia pequeña entre los totales de las ventas y los pagos. Si se hace un solo asiento de depreciación. Si la cuenta de crédito tiene auxiliares deben ser de tipo sub-cuenta y se usa como cliente el registrado como persona relacionada al documento. Si existen varios asientos. También se indica la moneda en que se hace la operación y si esta es variable o fija. El Efectivo mas usado indica a que cuenta entre caja Moneda nacional. La condición de fijo o variable no se aplica. Simple cuenta: Se debe indicar una cuenta que podrá ser cargada o abonada y la indicación si requiere o no glosa. 19 • • • • • • • . Esto se realiza en esta opción 2. una caja Moneda extranjera y una cuenta Diferencia de cambio. Para cada cuenta de Valor histórico se debe asignar su respectiva cuenta de Depreciación acumulada. Obligatoriamente debe indicarse al menos una de las tres primeras.

Para terminar debidamente un Ingreso o un Egreso de caja se debe usar ^End cuando se requiere una cuenta para que se presente la lista de las cuentas financieras que se usan cerrar el documento. no se actualiza.cuenta de actualización. Para funcionar correctamente en todo aspecto (cálculos automáticos. 3. con lo que se realiza la depreciación de todo el grupo. Salida de Almacén 9991 . emisión y otros) los números de ítem dentro de cada documento deben seguir los siguientes rangos: Ingreso a Almacén 10001 . Para que una cuenta sea actualizada. se debe indicar una cuenta de actualización en la que se hace el registro. debe aparecer en alguno de los rangos que aparecen en algún grupo. es posible cambiar entre formatos de despliegue con ^RtPg. Se debe crear un rango independiente para las cuentas de capital. Si se hace un solo asiento de actualización. Para obtener la depreciación basta con elegir cualquier parte de un grupo. devoluciones y rebajas 20 . 2.cuentas que se aplican en el cierre deben ser dadas por el usuario. Cada cuenta puede tener su contra . Se debe considerar además lo siguiente: • • • Durante el despliegue de un documento. • Cierre resultados: No requiere ninguna cuenta y las contra . • Actualización: Se debe considerar lo siguiente: 1. se debe indicar un único grupo de actualización con 1.19999 : abonos a proveedores u otros. También es posible indicar de manera global para todo un rango de cuentas tuna contra – cuenta común. que no se actualizan en ellas mismas. En otro caso.4. Esto es lo que se hace en esta opción. 4. El sistema da prioridad a estas contra – cuentas. Para las cuentas de capital. se deben indicar diferentes grupos. Si existen varios asientos. lo que se indica en el Plan de cuentas.19990 : cargos a Almacén 19991 .9999 : Cargos 30001 -39990 : Abono a Almacén Traspaso 10001 -19990 : Almacén destino 50001 -59990 : Almacén Origen Ventas / Devoluciones 1-1000 Cobranza 20001 -29990 Ventas.

29991 IVA por pagar 29992 Gasto IT 29993 IT por pagar 39991 -39999 Costo 40000 -49990 Almacén Egresos de caja 1-999 Cargos y abonos si se requieren 1000-1999 Forma de pago con cuentas financieras. Tipo de cambio ? : Libre para poder modificar el tipo de cambio. 1000-1999 Abonos y cargos si se requiere V. Fija para usar solamente la fecha del día de hoy. Fijas para dejar al usuario restringido solo a las operaciones que se han definido para ese tipo de documento. V. Fecha ? : Libre para poder modificar la fecha de los documentos de ese tipo.4 Acceso de los usuarios a los documentos La condición de acceso a la opción Documentos es muy importante ya que define lo que los usuarios pueden hacer con los documentos. Desde la opción Tipos de Documentos se puede ver por cada tipo de documento como los usuarios acceden a el. Ingresos a caja 1-999 Forma de pago con cuentas financieras. Quienes acceden como usuarios a la opción documentos pueden ser configurados en lo siguiente : • • • • • • • • • Crea ? : Si para crear documentos de ese tipo Elimina ? : Si para modificar documentos de ese tipo Modifica ? : Si para eliminar documentos de ese tipo Consulta ? : Si para consultar los documentos de ese tipo Revisa ? : Si para marcar como revisados los documentos de ese tipo Correlativo ? : Libre para poder modificar el correlativo. Fijo para que el usuario solo use el tipo de cambio fijado según la fecha. Quienes acceden a esta opción en condición de Super-usuarios pueden realizar todas las operaciones posibles. Fijo para que el usuario no lo modifique. Operaciones ? : Libres para realizar cualquier operación en el documento. Los Visitantes a esta opción solo pueden consultar los documentos sin realizar ninguna operación.5 Secuencia de fin de período 21 .

V. cc/R. Una vez que se ha realizado los asientos y se ha impreso los informes. 22 .Dentro de la opción CONTABILIDAD se tiene ésta opción con la secuencia de operaciones recomendadas para realizar un fin de período. Cuando se trata de un fin de gestión.T. es aconsejable tomar una copia y proceder a cerrar el período. Es aconsejable empezar con un reproceso para asegurar la consistencia del sistema. Pueden haber existido cortes de energía no percibidos. se debe generar el asiento de cierre de resultados como operación dentro de un diario y luego proceder al cierre de gestión.