Capitulo 3
Gestión
Objetivos
Entender la forma en que la gestión documental faci-lita que la
información se comparta y aproveche con mayor eficiencia como un
recurso colectivo.
Valorar la importancia que reviste la gestión docu-mental para la
puesta en práctica de las estrategias de negocio en tiempo real.
·Aprender cómo la gestión documental interrelaciona todos los
procesos de la organización.
Introducción
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para
comunicar y almacenar información. Debido a ello,la gestión
documental de los archivos en papel y de los archivos
electrónicos es clave para homogeneizar y ra-cionalizar el
trabajo. De otra suerte, su proliferación in-discriminada podría
propiciar el entorpecimiento y/o re-traso de las actividades,
con la consecuente elevación de costos administrativos y
materiales. Por costos ad-ministrativos se entiende el aumento
de cargas de tra-bajo derivado del manejo excesivo de
información,asícomo el grado de complejidad que las acciones
adquie-ren como producto del volumen de papelería necesario
para su desahogo.
Debido al gran volumen de información que existe en toda
organización, se hace imprescindible una forma o recurso para
centralizar y proteger los archivos, tanto en medio fisico como
electrónico. Una vez organizada y almacenada la
información,se deben definir los meca-nismos necesarios para
su rápida y sencilla localización.
Mediante la búsqueda a través de los indices,fecha de
creación, y la posibilidad de contar con caracteres
documental
Comprender cómo el adecuado manejo de los do-cumentos
libera al personal de tareas operativas y le permite
concentrarse en actividades más productivas.
Conocer los aspectos metodológicos necesarios para el manejo
efectivo de la documentación en todo tipo de formato.
·Aumentar la conectividad de la organización con su entorno, en
particular con sus grupos de interés.
"comodín" para realizar búsquedas parciales, mostrarátodos
aquellos documentos que cumplen el criterio de pesquisa,
independientemente de dónde estén almace-nados.
Los indices de cada documento pueden comple-mentarse
durante la importación o creación, o después,mediante una
búsqueda de los documentos cuyos indi-ces están vacíos para
luego introducirlos. Una vez que se localiza un documento, será
posible navegar por todas sus páginas, imprimirlas,
reordenarlas, copiarlas o mo-verlas a otro documento, enviarlas
por email, exportarlas a otro formato o borrarlas.
En resumen, la importancia que se le atribuye a la gestión
documental repercute directamente en la fluidez y precisión con
la que se puede hacer frente práctica-mente a todos los asuntos
relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos y de
funciones,asi como con la instalación y operación de sistemas y
la definición de procedimientos relacionados con efectiva
prestación de servicios o venta de productos.
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CAPÍTULO 3 Gestión documental

Concepto
Documento es la herramienta o medio de comunicación impreso a través de un instrumento d reproducción gráfica o
plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene inform ción fija escrita y espacio para información variable.
En el momento que una forma se compla se convierte en un documento.
De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integn o acompañarse de un
instructivo.

Objeto
Es el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo,claro y funcia nal, toda vez que permite
ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recursoe términos fisicos o electrónicos. Además,
normativamente, cumplen con la finalidad de constitui se en una fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos.

Propósito
Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización.
,Identificar y proteger información vital.
,Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
Administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información d la entidad.
Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura organizacional.
Evaluar la gestión documental de la organización.

Enfoques
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos de informacióen una organización. Por su
naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para ma nejar la documentación que constituye la plataforma de
las operaciones que día con día afront una organización, cuyo registro se centra en sus competencias centrales,
estructura,sector de act vidad, giro industrial, tamaño, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de des rrollo
tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes (internos y externos generación de bienes, servicios,
capital y conocimiento y gestión de la calidad.
Esta disposición obedece a que sea cual sea la forma de establecer el formato para emple los recursos documentales
deben utilizarse respetando la secuencia de datos, instrucciones, form de llenado, tipo de datos (fijos o variables), utilización
de columnas, renglones, cuadros,casilli y bloques; además, debe mantenerse la unidad, claridad, agrupación,
jerarquización,saturaciómovimiento, ritmo e imagen residual.
Las alternativas para su elaboración incluyen algunos procesos que se consideran “tradici nales",los cuales tienden a
utilizarse con menos frecuencia, pero que, por costumbre,confianza costo,son aún un recurso por el que optan muchas
instancias.
Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información es conveniente di poner de un enfoque digital,
38 pues este recurso aumenta la calidad de los datos, depurándolos confirmándolos automáticamente, puede exportarlos hacia
CAPÍTULO 3 Gestión documental
distintas bases de datos o aplicaciond analizar comparativamente los reconocimientos que se hagan y administrar
puntualmentel imágenes y documentos.
De conformidad con los criterios anotados, presentaremos las dos versiones o enfoques en orden expresado.
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Enfoques

Enfoque clásico
Importancia de las formas impresas
Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar
constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso
incide de manera directa tanto en la simplifica-ción del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por
ello,es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
Su contenido.
,La cantidad que de ellas se utiliza.
El costo que representan.
El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
,Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

Análisis
Cuando se analizan las condiciones materiales de una forma-tamaño,papel,tinta,clase de im-presión, encuadernación y
frecuencia de uso-y consideraciones funcionales-identificación,objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos-
deben considerarse los aspectos que siguen:
Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos
que contienen.
Duplicación de formas para un mismo fin.
Exceso de formas de poco uso.
Formas con un número de copias innecesario.
Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.
Formas para trámites en las que no son necesarias, o sin la forma y contenido requeridos.

Fuentes de información
Por lo general, las fuentes a las que recurre una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden
mencionar:
,De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelería).
Diseńadas para presentar resultados (informe a órganos de gobierno).
Producto de un consultor externo (forma de un procedimiento).
)De uso comercial común (forma para solicitud de empleo).
)Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaracio-nes de impuestos).
Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o confederación).
Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional (formas continuas para captura de información).

Requerimientos para su uso

En una organización, la existencia en mayor o menor medida de formas obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en
función de los factores siguientes:
Internos
El instrumento jurídico que las crea.
Enfoques 39
,Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.
La desagregación de funciones derivadas de su base legal.
La determinación de objetivos y programas.
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CAPÍTULO 3 Gestión documental

,La definición de procesos.

)Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
) La traducción en procedimientos y,por ende, en operaciones de las actividades.
El establecimiento de estrategias de negocio.
El proceso de toma de decisiones.
Externos
Por cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones tendientes a la globalización.
Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
En atención a demandas de clientes o proveedores.

Enfoque digital
Toda organización requiere de documentos y archivos para comunicar,almacenar y preservar|información.
La gestión documental de los archivos en papel y de los archivos electrónicos es clave en|búsqueda del éxito en
mercados cada vez más competitivos. Además, la necesidad de control e el acceso a los datos, su monitorización y su
evaluación, hacen imprescindible la existencia de u medio que centralice y proteja los archivos, tanto en medio físico
como electrónico.Aún máhace posible la digitalización y captura masiva de formatos, cuestionarios, formularios, encuesta
o imágenes, y permite limpiar y confirmar datos automáticamente por medio de reglas de negoci y validaciones en bases
de datos, lo que se refleja en resultados como los siguientes:
Reduce los costos de captura manual.
Mejora los tiempos de procesamiento.
)Aumenta la calidad de los datos.
Incrementa la productividad.
Acelera el manejo de documentos (almacenamiento y acceso).
Potencia las inversiones en sistemas.
)Establece un puente entre contenidos de la web y los sistemas de gestión documental.
)Sistema de gestión de contenido orientado a la web.
,Permite escalar la gestión de los datos.

Software para crear formatos

Comprende programas en los cuales se puede constrir una gran variedad de formatos. En sí, exis ten programas que sólo
generan la parte gráfica, otros que manejan la parte gráfica y la unifica con información, otros más que se constituyen
como herramientas de trabajo para simplificar l gestión documental y agilizar los procesos de toma de decisiones.

Programas más comunes para generar formatos

Estas herramientas son las más utilizadas por distintas profesiones debido a su sencillo manejo!porque son estandarizadas
a nivel mundial en distintas plataformas.

icrosoft Excel Esta herramienta se popularizó a lo largo de los años y se convirtió en el estándar de

Excel nos brinda una interfaz enfocada en el manejo de hojas de cálculo mediante
celdas que se organizan en filas y columnas, donde se puede ingresar información
alfanumérica para combinarla junto con fórmulas con referencias relativas,absolutas
40 CAPÍTULO 3 Gestión documental o mixtas. La funcionalidad de este programa permite construir diversos formatos en
una diversa capacidad gráfica, lo que permite generar muchas aplicaciones para ges
tionar listas o bases de datos,así como ordenar y filtrar información.

(continúa)
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CAPÍTULO 3 Gestión documental

Enfoques Photoshop es un softwar

Acrobat X Pro Herramienta muy útil para crear formularios,formatos ydocumentos administra la fotografia, la ilustració
pues permite elaborar formatos con espacios vacios para rellenar a través de lo
rametros previamente establecidos,los cuales pueden ser editables o no.Ade cuenta con gran diversidad
los arhivos pueden abrirse en cualquier PC que tenga instalado Acrobat Reade se pueden controlar distin
tualmente los formatos PDF generados por esta aplicacion son muy comunes
ción de los elementos, el co
utilizados por usuarios de distintos rubros.
finales en distintos formato
distintas plataformas como impresos.
Microsoft Access Desarrollado para el manejo de base de datos,este programa ayuda al u
copilar información a medida de las necesidades, lo que permite adminis Esta herramienta se caracteriz
temente y hacer un seguimiento constante de los datos.En este programa
generar desde tablas,tabuladores,búsqueda de datos,informes para re nifica que el resultado final pu
primir y hasta actualizar la base de datos via internet o intranet. Asi pues, riorará la calidad de imagen.
crear formatos con un diseño especifico para el manejo integral de la info de manera óptima y conf
pueden salvar en distintas t
Microsoft Word Uno de los programas más usados a nivel mundial por la mayoria de
un flujo de trabajo que se ha estandarizado en diversas plataformas Los resultados de este prog
dor de texto,pero permite generar formatos a través de diversas apl
el nivel de flujo de trabaj
diseños preestablecidos de página, hasta el manejo de ortografia
y lineal para manejar rec
tablas y gráficos.

Microsoft
Power Point
A pesar que es un programa cuyo obetivo primordial es generar pre Otro programa más de la paq
ne herramientas propias de la suit de Office que podrian usarse para principal de esta herramienta
pero no es una opción adecuada para trabajarlas con eficacia. sea un simple folleto,un tríp
el manejo de las tipografias y
elementos a desarrollar con to
Programas para generar formatos gráficos
Los siguientes programas sirven para generar elementos gráficos, por lo que permiten crear una gran variedad de formatos usando
imágenes, colores, gráficas, números; sin embargo, no es posi-ble programar datos para un uso más eficiente de la información. Cabe
destacar que estos progra-mas necesitan un mayor nivel de instrucción y son comúnmente usados por diseñadores gráficos.
42 CAPÍTULO 3 Gestión documental

(continuación)
QuarkXPress Es un programa de diseno con interfaz gráfica para,primordialmente,trabajar tex.
de texto y cajas de gráficos). Ambos tipos son transformables en una multitud de
maneras que permite al usuario generar toda clase de formatos.

Programas para poder generar formatos para la red

Con los siguientes programas es posible generar elementos que podemos combinar con programa ción
para hacerlos interactivos a través de sitios web. Cabe destacar que estos programas necesitan un mayor
nivel de instrucción y son comúnmente usados por diseñadores gráficos.

Adobe Flash Se ocupa principalmente para generar páginas web,presentaciones y animaciones.Sin

,

embargose pueden elaborar formatos para subir a la red para generar una comuni
cación con todo el que visite una página en linea, ya que es posible programar que la
información que ingresen los usuarios sea enviada al servidor de la empresa.
Adobe Dreamweaver Este programa se especializa, principalmente, en generar y administrar páginas web,
por lo que se pueden subir formatos a través de esta útil herramienta y darle los linea-
mientos adecuados para generar una forma de contacto entre empresa y usuarios.
Adobe Firewoks Esta herramienta se utiliza primordialmente para diseñar y generar prototipos de inter
faces de sitios web, móviles y aplicaciones de forma rápida,asi como para optimizar
gráficos móviles. Además, tiene la ventaja de que permite integrar como apoyo otros
programas de la línea de la compañía, como es el caso de Photoshop,lo que da mayor
flexibilidad a los proyectos que pueden realizarse y conseguir una mayor implemen-
tación.Combina tanto funciones de mapas de bits como vectores para todo el que
necesite desarrollar formatos funcionales, composición y la optimización de éstos para
la red.
Opinio Aplicación web que hace posible un diseño sencillo de formas, alojar un host y acce-
der a un dominio que pueden ser protegidos por contraseña, lo que evita que existan
modificaciones por parte de los usuarios finales del cuestionario. Asimismo, es gratuito
y tiene herramientas de análisis de resultados a posteriori de la aplicación de los cues-
tionarios.
Lenguaje PHP Para este tipo de herramienta, se requiere un programador que conozca el lenguaje
por lo que el costo se incrementa considerablemente. En particular, el lenguaje PHP se
utiliza para crear páginas web; sin embargo, cuenta con la desventaja de que se tiene
que contratar un servidor (host) en el cual se pueda subir la plataforma y dominio para
que el usuario final pueda acceder a ella.
Question Software que contiene plantillas personalizables para diseñar formas. A pesar de esta
Writer facilidad, el hecho de que se requiere instalar el programa en los equipos a utilizar re-
sulta una desventaja además de la cuestión del hosting y el dominio.
Google Docs Herramienta diseñada por Google para elaborar documentos con alojamiento en su
propio hosting. Hoy en día, el uso de esta herramienta ha tomado mucha fuerza en las
organizaciones por la versatilidad que permite, además de la posibilidad de acceder a
plantillas diseñadas por otros usuarios.
Jot Form Aplicación web que permite diseñar y alojar formas (cuestionarios) para su aplicación
posterior. Su interfase resulta poco atractiva y se requiere un nivel básico de conoci-
mientos sobre programación.

Programas alternos para generar formatos

Existen paqueterías que permiten crear formularios y habilitarlos para combinar datos que s pueden
enviar en bases de datos o en un servicio web. También, para agilizar el manejo de forma y su interacción
con herramientas gráficas. Este tipo de software facilita obtener resultados cuy efecto son soluciones de
negocio. Entre los más representativos se pueden mencionar Factura Altools,Unarchiver, GnuCash,
Express Invoice, Forml Builder, HTMLform,EZ-Forms Make y GanttProject,entre otros.
 Enfoques 4
3
Herramientas
Una vez que se ha decidido qué tipo de software se va a utilizar para gestionar la documentación,se debe contar con ciertas herramientas para poder
incorporarla, entre ellas,las siguientes:
Alta de documentos Se crean nuevos documentos con posibilidad de una preindexación au-tomática. Los documentos pueden ser añadidos
desde escáner, capturadora de video o desde archivos de disco. Un documento se inserta en la carpeta seleccionada.
Búsqueda de documentos Se accede a una biblioteca o carpeta y mediante indices se efectúa la búsqueda por medio de herramientas como
identificadores, fechas, operadores con AND,OR y NOT; con base en un campo de texto abierto para localización por conceptos o palabras
claves, se produce un listado con el resultado.
Navegación de documento Una vez seleccionado un documento en la pantalla de búsqueda puede accederse a su navegación y realizar las
operaciones de avance/retroceso entre páginas,lanzamiento de archivos, edición de imágenes, copia/movimiento a otros documentos, envío
por email y zip. Los documentos, cada uno con diferentes números de páginas, pueden ser navegados a través de un listado de imágenes en
miniatura. Las páginas pueden ser consulta-das simultáneamente por distintos usuarios, pero sólo uno podrá realizar cambios y actualizar una
página concreta, en el mismo instante de tiempo (Check-In-Check-Out).
Administración de usuarios Los usuarios se clasifican según sus niveles de privilegios, los que indican si son usuarios del sistema o si sólo tienen
acceso para búsqueda, indexación o alta.Asimismo, cada usuario desempeńa un rol: administrador, supervisor, operador o consulta.
Administración para alta/baja de carpetas o bibliotecas Administración para alta/baja de carpetas o bibliotecas y su información asociada. Se
definen los tipos de metadatos (bloque de datos que precede a la información propiamente dicha) asociados a los documentos que
pertenecen a una determinada carpeta. La jerarquía de los documentos comienza por una biblioteca, la cual contiene distintas carpetas, en las
cuales se definen los metadatos y se in-cluyen los documentos.

Exportación CD Exportación a formato CDROM que configura el tamaño disponible del dis-positivo de destino. Genera un directorio para
posteriormente grabarlo mediante aplicación externa al sistema. Podrá grabar de manera directa por medio del interfaz de grabación del
sistema operativo.
Exportación/grabación Grabación directa a CDROM a través de interfaz propio del sistema;el proceso se controla sin necesidad de poseer otros
programas de grabación de CDROM.
Importación CD Importación de dispositivos previamente generados por el sistema.Permite la importación selectiva o completa, pero existe la
posibilidad de sólo copiar los valores de los índices y mantener las imágenes y los archivos en el dispositivo externo.
Indexación Herramientas para crear o modificar metadatos asociados a los documentos. Permi-te varios modos de funcionamiento para ayuda
en la introducción masiva de datos: indexa-ción automática, mantener datos y posición de índices.
Hojas de control Estas herramientas sirven para automatizar el proceso de escaneo de docu-mentos. Están conformadas por una hoja en papel
impresa con diversos gráficos que indican al módulo de escáner diversos parámetros, tales como separador de documento, brillo,con-traste,
resolución y tamaño de página.
Estadísticas BD Generan estadísticas resumidas de varios parámetros importantes de la base de datos: tamaño ocupado, número de páginas,
de documentos o de usuarios.
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Agenda Laagenda puede ser de dos tipos: usuario del sistema o de recursos.Una agenda di termina los días en los que
un usuario o recurso dispone de un evento (cita,reunión).L4eventos pueden ser configurados para generar avisos
automáticos. Se pueden imprimite calendarios, por años y de eventos, por días seleccionados.
Mensajería interna Permite enviar mensajes entre usuarios conectados o no en ese moment al sistema. Si lo está,
aparecerá en el listado de mensajes del usuario destinatario de form inmediata. Si no lo está, el mensaje aparecerá la
próxima vez que entre al sistema. En pantall aparecerá el listado de mensajes, el cual indica si han sido leídos,
mostrando el origen,fech y hora del envío.
Ventajas de su uso
Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que seelimina el tiempo que se requie re para trasladar
documentos de un lugar a otro.
,Reducción significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico y del envi de documentos.
,Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no autorizado.
Control del acceso a los datos, para saber qué usuario accede a determinado documento.
,Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos físicos,posibilidad de búsquedas
condicionales basadas en los metadatos (índices).

Ventajas por concepto

Espacio
Permite, por la eliminación de papeles o por la ya inexistente necesidad de archivo in situ, destina el espacio antes
dedicado a almacenamiento de documentación a la actividad empresarial que prefiera.

Tiempo
Organizar y archivar sus documentos suponen gran cantidad de horas perdidas en algo que noe propiamente su
actividad. En muchas ocasiones, buscar documentos que no aparecen o pedir du plicados suponen perder un valioso
tiempo. La información tratada de modo informático acab con este problema.
Seguridad
Un sistema de este tipo evita de modo definitivo el extravío de información y documentos. L realización periódica de
44 copias de seguridad informáticas
CAPÍTULO permite,
3 Gestión en caso necesario, duplicar sil esfuerzo y recuperar todos los documentos.
documental
Transporte y envío de documentos
En un CD se pueden almacenar más 6 000 páginas de información, lo que permite transportar sil esfuerzo grandes
cantidades de datos de un sitio a otro. Por otro lado, los documentos en format digital pueden ser enviados y recibidos
a través de internet en cuestión de minutos.