4.manual de Logistica Version Publicada

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Fecha de emisión Manual de Logística
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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Sofia Echeverri Sánchez JAIME ANDRES GARCIA CUELLO JAIME ANDRES GARCIA CUELLO
John Fredy Cruz Urduy
María Victoria Zambrano Ibarra
VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE ABASTECIMIENTO
MANUAL DE LOGÍSTICA
Versión 1.0
BOGOTÁ, D.C. Diciembre de 2013
07-07.7-F-003-v.1 16/09/2013
“Una vez impreso este documento, se considerará documento no controlado”. Pág. 1
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 3
2. OBJETIVO GENERAL 3
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3
4. ALCANCE 4
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS 4
6. GLOSARIO 4
7. ESQUEMA GENERAL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE BIENES 7
8. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS PARA ADMINISTRACIÓN DE BIENES 8
8.1. RECEPCION DE BIENES EN BODEGA 8
8.2. SALIDA DE BIENES 11
8.3. TRASLADO DE BIENES ENTRE BODEGAS 12
8.4. REINTEGRO DE BIENES 13
8.5. BAJA DE BIENES 16
8.5.1. Destino de los bienes dados de baja 19
8.6. MANEJO DE MATERIALES FTTH 20
8.7. IMPORTACIÓN DE BIENES 21
9. PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES 23
9.1. ESPECIALIZACIÓN DE LAS BODEGAS POR TIPO DE MATERIAL 23
9.2. STOCK MÍNIMO 23
9.3. GESTIÓN DE STOCK DE MATERIALES ALMACENADOS EN BODEGAS DE PROVEEDORES 24
9.4. MAESTRO DE MATERIALES 24
9.5. DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS PELIGROSOS 25
9.6. ENTREGA DE BATERÍAS TIPO PLOMO ACIDO EN CENTROS DE ACOPIO 25
10. GESTION DE INVENTARIO 26
10.1. VALORACIÓN DEL INVENTARIO. 27
10.2. ALMACENAMIENTO DEL INVENTARIO. 27
10.3. TOMA DE INVENTARIOS 27
10.4. ALMACENAMIENTO DEL INVENTARIO 29
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1. INTRODUCCIÓN
Las reglas de competencia han cambiado y donde antes producir con calidad al menor costo posible era
sinónimo de éxito, ahora supone responder efectivamente a los requerimientos del cliente y más aun en la
industria cambiante de las telecomunicaciones, no sólo en términos de producto sino, especialmente, en
plazo y forma de la entrega, servicio y generación de valor. Actualmente, la ventaja competitiva no proviene
sólo de la optimización de los procesos internos de una organización, sino también de la sincronización e
integración de procesos que va desde los primeros proveedores hasta el cliente final.
Hoy en día existe una necesidad real de integración entre las operaciones del negocio en la cadena de
abastecimiento con el desarrollo de nuevos servicios, pues todas las areas de la organización deben estar
idealmente involucradas, integradas y sincronizadas, de esta manera, la logística se transforma en una
fuente de ventajas competitivas.
La gestion de la logistica integral, implica un cambio en la mentalidad tradicional, en aspectos tales como
sustituir el concepto de stock por el de información; entender que la información de mayor calidad nos lleva
a ciclos de tiempo menores y por tanto mejor capacidad de respuesta.
2. OBJETIVO GENERAL
Definir, establecer, documentar y dar a conocer una guía que permita comprender y desarrollar la operación logística,
así como la administración eficiente de los bienes requeridos en la cadena de abastecimiento de la organización, con el
fin de lograr un flujo ágil y eficaz de los mismos y responder oportunamente a la demanda del cliente, con el propósito
de cumplir los objetivos estratégicos empresariales.
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Reglamentar la adecuada disponibilidad, almacenamiento y control de los inventarios en bodegas, para lograr la
satisfacción de los clientes internos y una eficiente prestación del servicio a los clientes externos.
b) Impartir las directrices relacionadas con la importación, recepción, traslado, salida, reintegro y baja de materiales
propiedad de ETB.
c) Establecer los parámetros que permitan identificar los materiales que deben ser destinados a la baja y la selección
del destino que se debe dar a los mismos.
d) Regular el control de existencias físicas de artículos o materiales en las bodegas, a través de la toma de inventarios
de acuerdo con las leyes y reglamentaciones establecidas y definir las responsabilidades en esta gestión.
e) Definir y unificar los criterios relacionados con la administración logística de materiales en bodega, para su
adecuado control operacional y contable.
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4. ALCANCE
Administración, importación, conservación, movimientos, custodia, inventario y disposicion final de los bienes que
apoyan la prestación del servicio de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, S.A. E.S.P., que son requeridos para
satisfacer la cadena de abastecimiento de la organización.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
A continuación se relacionan los documentos asociados al Proceso de Administración de Bienes:
DIRECTIVAS:
a) Directiva 611 de 2012, Directiva para la Evaluación de Desempeño de Proveedores.

b) Directiva 612 de 2012, Manual de Contratación de ETB SA ESP.
c) Directiva 615 de 2012, Modificación al Manual de Contratación de ETB SA ESP.
d) Directiva 622 de 2013, Nueva Causal de Selección Directa.
e) Política de Seguridad de la Información.
f) Instructivos manejo de materiales FTTH
g) Carta de Valores.
FORMATOS PROCESO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES:
a) Formato acta de inspección de calidad.

b) Formato comprobante de Ingreso a Almacén.
c) Formato comprobante de Salida de Almacén.
d) Formato concepto Técnico de Baja.
e) Formato concepto Técnico de Reintegro.
f) Formato devolución de Elementos.
g) Formato Índice Cuentas.
h) Formato Solicitud de Despacho.
i) Formato Registro Firmas Autorizadas.
j) Formato Solicitud de elementos.
k) Formato Traslado de Elementos.
6. GLOSARIO
a) Logística: Coordinación, planificación y ejecución de diferentes procesos para manejar y colocar los bienes y
servicios de una organización en las condiciones requeridas y en el lugar determinado, con el objeto de que el
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producto llegue a su usuario final en el tiempo y, forma adecuadas, al menor costo y con la mayor efectividad
posible, contribuyendo a una mejor prestación de servicio al cliente y funcionamiento de la cadena de valor,
apoyándose en la gestión óptima de los flujos de información.
b) Manual de Logística: Documento que suministra los parámetros para la utilización óptima de los bienes en
favor del servicio operativo de la Empresa sobre la base de los principios de eficiencia, oportunidad, cobertura
y transparencia de los recursos disponibles, con el fin de asegurar el alcance de los objetivos estratégicos de
una organización.
c) Supply Chain (Cadena de Abastecimiento): Integración de los procesos estratégicos del negocio desde el
proveedor hasta el cliente final y en el que se involucra la coordinación de actividades, servicios e información
relacionados, para dar valor agregado a la organización. Sus elementos integradores para la toma de
decisiones están determinados por la logística, el almacenaje, la administración de inventarios, las compras, las
alianzas estratégicas y las herramientas informáticas.
d) Maestro de Materiales: Componente de logística que cuenta con la información integral de todos los
materiales que una compañía aprovisiona, produce, almacena y vende; constituye la fuente fundamental
para extraer datos específicos acerca de los materiales y materias primas que maneja una organización.
e) Activos Fijos: Bienes materiales o inmateriales que forman parte de la inversión en patrimonio o capital de
una organización y no están destinados para ser comercializados, sino para ser utilizados en la prestación de
un servicio o en el desarrollo de un proceso productivo.
f) Lote: Conjunto de bienes, materiales o residuos que tienen unas características comunes y que se agrupan o
clasifican con un fin determinado, para destinación especial o disposición final.
g) Estado de “reutilizable”: Estado mediante el cual se califica técnicamente un bien como aprovechable después
de haber sido usado y revisado, es decir, puede ser empleado nuevamente de acuerdo con una destinación
específica.
h) Estado de “libre utilización”: El stock de libre utilización es aquel que se encuentra en el almacén, valorado,
que no está sujeto a restricciones de uso y es susceptible de cualquier movimiento requerido.
i) Orden de despacho: Es un documento que es diligenciado y entregado cuando existen pedidos o solicitudes de
mercancía que van a ser transportados y recibidos por un cliente interno o externo; sirven de documento
soporte para la contabilidad de la Empresa.
j) Colas de cable: Sobrantes de cable o conductor eléctrico.
k) Importación: Transporte legítimo de bienes nacionales exportados por un país, pretendidos para el uso o
consumo interno de otro país. Las importaciones pueden ser cualquier producto recibido dentro de la frontera
de un Estado con propósitos de uso o consumo comerciales y son llevadas a cabo bajo condiciones específicas.
l) INCOTERMS (International Commercial Terms – Términos de comercio internacional): Reglas internacionales

para la interpretación de los términos comerciales fijados por la Cámara de Comercio Internacional que
regulan: la distribución de los documentos, las condiciones de entrega, distribución de los costos de la
operación y distribución de los riesgos de una operación de compra venta internacional de bienes. Dentro de
los términos Incoterm se encuentran:
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• DDP - Delivered Duty Paid (Entregado derechos pagados, lugar de destino convenido): Obligaciones
a cargo del vendedor según las cuales paga todos los gastos necesarios para dejar la mercancía en el
punto convenido en el país de destino. El comprador no realiza ningún tipo de trámite. Los gastos de
aduana de importación son asumidos por el vendedor.
• DAP - Delivered At Place (Entrega en lugar, de destino convenido): El vendedor asume todos los
costes, incluidos el transporte principal y el seguro (no obligatorio), hasta que la mercancía se
despache en la terminal definida, asumiendo los riesgos hasta ese momento (Reemplaza los
Incoterms DAF, DDU y DES).
• CIF - Cost, Insurance and Freight (Coste seguro y flete, puerto de destino convenido): El transporte
de la mercancía se realiza por barco (mar o vías fluviales de navegación interior). El vendedor paga los
gastos y el flete necesarios para hacer llegar la mercancía al puerto de destino convenido. El riesgo de
pérdida o daño de la mercancía se transfiere del vendedor al comprador cuando la misma traspasa la
borda del buque en el puerto de embarque. Este término exige que el vendedor despache la
mercancía de exportación.
• FOB - Free on Board (Libre a bordo, puerto de carga convenido): El transporte de la mercancía se
realiza por barco (mar o vías fluviales de navegación interior). El vendedor cumple con su obligación
de entrega cuando la mercancía ha sobrepasado la borda del buque en el puerto de embarque
convenido. El vendedor tiene que despachar la mercancía de exportación.
• FCA - Free Carrier (Libre transportista, lugar convenido): El vendedor cumple su obligación de
entregar la mercancía en aduana para la exportación, a cargo del transportista nombrado por el
comprador o persona designada por él en el lugar o punto fijado. El vendedor también podrá escoger
el lugar o punto de entrega dentro de la zona estipulada. El vendedor se compromete a entregar la
mercancía en un punto acordado dentro del país de origen (generalmente relacionado con los
espacios del transportista). Si la mercancía se recoge en las instalaciones del vendedor, éste debe
asumir los costes y gastos de la carga en el medio de transporte; si es recogida en cualquier otro lugar
el vendedor no será responsable de la descarga.
• EXW - Ex Works (En fábrica, lugar convenido): El vendedor cumple su obligación de entrega cuando
coloca la mercancía en su establecimiento (fábrica, almacén, etc.), a disposición del comprador. Se
puede utilizar con cualquier tipo de transporte o con una combinación de ellos. El comprador asume
la mayoría de los gastos con esta modalidad.
m) Agente de carga aérea: Empresa comercial, aprobada por la IATA y registrado en la lista de la agencia de carga
de la misma que lo autoriza a recibir despachos, ejecutar guías aéreas y hacer cobros.
n) Agente Aduanero: Empresa autorizada por la DIAN, especializada en trámites aduaneros para realizar los
trámites de legalización de las mercancías provenientes del extranjero.
o) Agente de carga marítimo: Es la persona jurídica que representa en tierra al armador o transportador
internacional. Usualmente, tiene a su cargo gestiones de carácter administrativo y comercial, con respecto a la
entrada, permanencia y salida de un buque, así como de las operaciones de cargue y descargue de la
mercancía y la consecución de carga.
p) Almacén de Depósito Aduanero: Sitio de seguridad aprobado por las autoridades aduaneras para el depósito,
almacenamiento y seguridad de mercancías sujetas a impuestos.
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q) Contenedor (Container): Caja o estructura construida especialmente para movilizar carga que tiene carácter
reutilizable. En ella se pueden empacar mercancías para ser transportadas de punto a punto como una unidad.
r) Embarcador o despachador: Toda persona que por su cuenta o por medio de otra que actúa en su nombre, ha
celebrado un contrato de transporte marítimo de mercancías con un transportador o toda persona que en las
mismas condiciones, entrega efectivamente las mercancías al transportador, en virtud del contrato de
transporte marítimo.
s) Factor de conversión: Se entiende por factor de conversión, el porcentaje que se añadirá al precio de los
bienes para que ETB cubra los costos de fletes y seguros externos, depósito aduanero habilitado,
agenciamiento aduanero, seguros y transporte interno, así como los impuestos aplicables en la importación de
los bienes.
t) Flete: Pago o remuneración a que tiene derecho el transportador por el transporte de la carga
7. ESQUEMA GENERAL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE BIENES
RECEPCIÓN
DE SALIDA DE TRASLADO REINTEGRO BAJA DE
BIENES DE BIENES DE BIENES BIENES
BIENES
MOVIMIENTOS DE ALMACEN
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8. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS PARA ADMINISTRACIÓN DE BIENES
8.1. RECEPCION DE BIENES EN BODEGA
Es el recibo físico de los materiales que se registra contablemente, de acuerdo con la remisión o contrato en virtud del
cual se realiza la entrega o ingreso al almacén o bodega.
El area usuaria a traves del soporte adminsitrativo de la Vicepresidencia, debera gestionar el cargue del pedido en SAP
R/3, el cual debera contar con la relación de los elementos a recibir con sus características, cantidades, fecha y sitio de
recibo; asi mismo con el fin de coordinar los recursos y gestionar las autorizaciones correspondientes, debera notificar
por escrito al Equipo de Soporte Logístico, mínimo con 24 horas de anticipación a la entrega de los bienes.
El proveedor presentará la copia del pedido y la remisión en el momento de hacer la entrega en bodega de los bienes
adquiridos mediante compras locales o importadas. Por ningun motivo se recibirá mercancía en bodegas, de pedidos
que no hallan sido creados en SAP R/3.
Una vez recibida la mercancia el almacenista o quien haga sus veces, registrará la entrada de los bienes en el sistema.
Los supervisores de los contratos, tendrán un plazo de tres (3) días hábiles contados a partir del momento de la
recepción del material en la bodega, para realizar la inspección de calidad, diligenciar y entregar el “IMA 01- Acta de
Inspección de Calidad” al almacenista, quien a su vez gestionara a traves de SAP R/3 el traslado de la mercancia a libre
utilización.
Por regla general, los bienes adquiridos en virtud de un contrato, en el cual no se contemple su instalacion inmediata,
no deberán ser recibidos en el área usuaria.
A continuacion se relacionan las directrices especificas relacionadas con la recepcion de bienes en almaces de ETB
a) Recepción de Entregas Parciales de bienes: Una entrega parcial es aquella en la que los bienes entregados es
inferior a la cantidad establecida en el pedido. La programación y autorización correspondiente serán emitidas por
el supervisor del contrato.
b) Registro de la Entrada de los bienes en el Sistema: El almacenista registrará la entrada de los bienes en el
momento de su recepción. No se recibirá y almacenará mercancía sin haber sido ingresada en el Sistema, excepto
en aquellos casos en los cuales los materiales se encuentren involucrados en el procedimiento de Toma de
Inventarios o por la no disposición del sistema SAP R/3.
c) Recepción de bienes a inventariar o en caso de que no haya sistema: Se realizará el registro de la entrada de la
mercancía manualmente, utilizando el Formato IMF-06 “Comprobante de Ingreso a Almacén”.
d) Inconsistencias en la Recepción de bienes: De existir diferencias, el almacenista dejará constancia en la remisión,

efectuando las notas aclaratorias relacionadas con tales inconsistencias. En este caso, tal remisión será firmada
tanto por el almacenista como por quien esté realizando la entrega.
e) Recepción de Activos Fijos: El registro de recepción de estos bienes corresponderá al área de Activos Fijos. Para
aquellos casos en los que el activo se encuentre desarmado en sus componentes, se verificará que todas las partes
que lo conforman hayan sido entregadas en las cantidades indicadas y en las condiciones adecuadas.
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Cuando el proveedor realice la entrega de la mercancía en cajas, se recibirá según lo indicado en la remisión, ya
sea por número de cajas o por lista de materiales que componen cada caja. En caso de haberse recibido por listas
suministradas por el proveedor, se verificará que cada una contenga todos los materiales indicados en su
contenido.
f) Inspección de Calidad: Consiste en la revisión, análisis o examen de las características de un bien para establecer
su conformidad con los requisitos especificados.
Hace referencia a la actividad realizada por el supervisor del contrato, con el fin de que los materiales recibidos
cumplan con los requerimientos de calidad exigidos, previa definición de los márgenes de aceptabilidad y de
conformidad con los criterios determinados por el área consumidora, la cual será responsable de determinar los
procedimientos de análisis y verificación.
Los resultados de la inspección se consignarán en el Acta de Inspección de Calidad en la que se describirán los
resultados para cada uno de los materiales que conforman el pedido, indicando si cumplen o no con los
requerimientos de calidad exigidos por ETB y en cuyo documento se registrará la firma del responsable de la
revisión.
Todos los materiales que ingresen a la bodega y que tengan señalado en el pedido la necesidad de un control de
calidad, deberán pasar por tal actividad. El almacenista no podrá, bajo ninguna circunstancia, efectuar
inspecciones de calidad a los materiales recibidos en la bodega.
Las áreas consumidoras, en cabeza de los supervisores de los contratos, tendrán un plazo de tres (3) días hábiles
contados a partir del momento de la recepción del material en la bodega, para realizar la inspección de calidad,
diligenciar y entregar el “IMA 01- Acta de Inspección de Calidad” al almacenista.
Todos aquellos materiales que hayan sido recibidos y se encuentren a la espera de una inspección de calidad se
identificarán por su ubicación de tal forma que se determinen aquellos que deberán someterse a dicha revisión.
Las funciones de los supervisores no pueden ser delegadas por el supervisor en un tercero. Por tanto, éste es el
responsable de realizar la inspección de calidad, salvo en aquellos casos en los que conforme con el contrato, se
requiera un concepto previo de laboratorio.
g) Devolución a Proveedores: El proveedor contará con un plazo de hasta diez (10) días calendario, contados a partir
de la fecha en la que el Supervisor o Interventor informe del incumplimiento, para subsanar los inconvenientes
presentados en la recepción de los bienes. Tales inconsistencias pueden deberse a faltantes en el pedido o a
problemas de calidad encontrados en los materiales entregados. Pasado este lapso, si el proveedor no ha tomado
ninguna medida con respecto al caso, se procederá al rechazo definitivo de la mercancía por parte del Supervisor
del contrato respectivo.
Cabe anotar que el almacenista no realizará negociación o acuerdo alguno al respecto con el proveedor.
h) Rechazo de los bienes: El rechazo de los bienes puede obedecer a las siguientes causas:
• Que no se presenten los documentos soporte para la recepción (pedido, plan de entregas o autorización por parte
del Área Consumidora).
• Que no se cumpla con los requerimientos de calidad exigidos por ETB.
La inspección de calidad se realizará sobre una muestra de materiales definida por el Supervisor del contrato. Si el
resultado es positivo, todo el lote se aprobará (100%), de lo contrario, todo el lote será rechazado.
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Si un ítem no cumple con las características técnicas bajo las cuales se realizó el pedido, deberá ser rechazado. El
cumplimiento de las especificaciones técnicas, ambientales, físicas, químicas, de seguridad, funcionales o
tecnológicas de los ítems solicitados, no podrá ser objeto de ningún tipo de negociación o acuerdo en el momento
de la recepción.
El Supervisor o interventor del contrato deberá informar del rechazo al Facultado para contratar, al área a la que
pertenece el bien y al equipo de Soporte Logístico o a quien haga sus veces, durante las doce (12) horas hábiles
siguientes a la recepción del pedido.
FLUJOGRAMA RECEPCIÓN DE BIENES
2. El almacenista verifica y registra la

entrada del bien en el momento de su
recepción en SAP/R3, revisando la remisión 3. El almacenista efectúa el recibo físico de
1. El proveedor presenta la copia del los materiales y realiza el ingreso de los
pedido y la remisión para hacer la entrega y el contrato.
mismos a control de calidad en SAP/R3.
en bodega de los bienes resultantes de las Si no hay sistema se hace el ingreso
compras locales o de la importación. manualmente utilizando el formato IMF-06 Con el registro en el sistema se emite el vale
“Comprobante de ingreso a almacén” de acompañamiento.
,
5. El almacenista deja constancia en la 6. Las áreas consumidoras tienen un plazo

4. ¿Existen SI de cinco (5) días hábiles contados a partir
remisión, efectuando las notas aclaratorias
inconsistencias en del momento de la recepción de los bienes
de la recepción.
los bienes a recibir? en bodega, para realizar la inspección de
La remisión es firmada por el almacenista y calidad, elaborar y entregar al almacenista
por quien esté realizando la entrega. el IMA 01 “Acta de Inspección de Calidad“.
NO
7. ¿Los bienes NO 7. El supervisor del contrato informa del

8. El proveedor realiza la reposición de los
cumplen la rechazo para la reposición de l os bien es
bienes rechazados.
inspección técnica? que no cumplieron la inspección técnica
SI
11. El almacenista realiza el registro del

movimiento en el sistema SAP/R3 y se
9. El supervisor suscribe el acta de recibo a 10. El almacenista efectúa el traslado del
emite el vale de acompañamiento que será
satisfacción. material para su libre utilización.
firmado por el encargado de bodega y por
quien entrega los materiales.
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8.2. SALIDA DE BIENES

Es un movimiento de bienes o materiales que conlleva una disminución del stock, ya sea para una orden de instalación
o servicio, repuesto o toma de materiales para muestra, entre otras razones.
Con el fin de gestionar la solicitud de un material almacenado en bodega las áreas consumidoras reservarán en el
sistema SAP/ R3 el material solicitado previamente.
Despachos ordinarios: Para entregas ordinarias realizadas en bodega se informará sobre la solicitud de despacho por lo
menos con (1) día de antelación al Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de Abastecimiento
(logisticaetb@etb.com.co), con el fin de adelantar las labores de alistamiento.
Para el retiro del almacén, ya sea por parte de ETB o del contratista, se deberá presentar el formato IMF-04 “Solicitud
de elementos” debidamente diligenciado y autorizado, en el que se detallen los materiales y las cantidades a retirar, la
fecha y centro de costo, el proyecto al que debe imputarse el movimiento, el área consumidora solicitante, el número
de la reserva y la firma autorizada del área responsable.
Los formatos correspondientes se diligenciarán correctamente, con los datos pertinentes (código que corresponda al
elemento y lugar de destino), completo (totalidad de los códigos) y legibles (nombre, firma y ETB), con el fin de agilizar
la identificación de los funcionarios a cargo y optimizar el movimiento de almacén.
Es necesario que las áreas consumidoras actualicen y suministren la información oficial sobre las firmas autorizadas
para el retiro de los bienes.
Las áreas consumidoras solicitarán los materiales reservados dentro de los tres (3) días siguientes al vencimiento de la
reserva. En caso de no ser retirados, se entregarán a quien los solicite, previo el cumplimiento de las formalidades
establecidas para el efecto.
Para la salida de los bienes que estén incluidos en una toma de inventarios o cuando no haya disponibilidad del sistema,
se hará el registro de la salida de la mercancía manualmente, utilizando el Formato IMF-08 “Comprobante de salida de
Almacén”.
Salidas y despachos urgentes: Son aquellas salidas de almacen que por su carácter requieren un trámite de gestión
prioritaria para su respectivo alistamiento y entrega, con el fin de mantener la continuidad del servicio prestado al
cliente final.
Es importante considerar que los despachos no pueden catalogarse como “urgentes” por la omisión del trámite
oportuno por parte del responsable del tema. Deben solicitarse únicamente cuando sucedan hechos imprevisibles o
cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.
Las áreas consumidoras darán a conocer al equipo de Soporte Logístico a la Gerencia de Abastecimiento la relación del
personal autorizado para solicitar los despachos con carácter urgente. Únicamente las personas debidamente
autorizadas podrán contactar directamente a las personas designadas para atender los turnos de emergencia en
horarios y días no hábiles.
A fin de establecer el conducto regular para la solicitud de despachos urgentes a nivel nacional se mantendrá
actualizado el listado de personal autorizado. El Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de Abastecimiento o quien
haga sus veces, se abstendrá de efectuar despachos urgentes cuya petición no provenga de dicho personal.
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Con el fin de restringir los despachos con carácter urgente es necesario que las áreas consumidoras revisen los stocks
de aprovisionamiento y aseguramiento, con el fin de sustraerlos de la categoría de “urgencia”.
Máximo al día hábil siguiente de la ocurrencia que generó el despacho urgente, el área realizará el trámite de
legalización de salida de almacén y despacho de elementos, siguiendo el procedimiento establecido para despachos
ordinarios.
FLUJOGRAMA SALIDA DE BIENES
3. El área consumidora inicia un proceso

NO de adquisición del bien requerido.
4. El área consumidora solicita al

2. ¿ Hay existencia SI
1. El área consumidora verifica la soporte administrativo la creación de la
de los bienes
disponibilidad de materiales en bodega reserva del material en SAP R/3,
requeridos en
a través del soporte administrativo. ingresando el código, la cantidad
Bodega?
requerida y el tipo de imputación.
6. El almacenista revisa el formato y 7. El almacenista procede a la selección,

5. El almacenista remitente valida y
los datos de los materiales disponibles embalaje y maquila del pedido para su
diligencia el formato IMF-04 “ Solicitud
que serán entregados, tomando en correspondiente entrega.
de Elementos” el cual deberá estar
consideración códigos, cantidades, y
debidamente diligenciado.
firmas autorizadas.
8. El almacenista generará el
movimiento de salida en el sistema SAP
ECC R/3 y se emite el vale de
acompañamiento que será firmado por
el encargado de la bodega y por el área
consumidora .
8.3. TRASLADO DE BIENES ENTRE BODEGAS
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Es el movimiento de materiales entre una bodega o almacén y otro, bajo unos parámetros o criterios que deben ser
tenidos en cuenta para su control y regulación contable y operacional.
Si es necesario trasladar un bien de una bodega a otra, este movimiento se realizará mediante el diligenciamiento del
formato IMF-02 “Traslado de Elementos”. El soporte administrativo del área que recibe el material autorizará los
traslados entre bodegas cuando éstos se realicen entre la Bodega General y las Bodegas Satélites y de ello informará al
Equipo de Soporte Logístico o a quien haga sus veces.
En el caso en que se esté efectuando un traslado entre dos (2) Bodegas Satélite, el responsable del área que entrega el
material deberá autorizarlo y el soporte documental correspondiente será firmado por los responsables de las dos (2)
áreas involucradas. Los traslados realizados de las Bodegas General y Satélites a la Bodega de Bajas serán realizados con
base en la comunicación enviada por la Gerencia de Contabilidad o quien haga sus veces.
FLUJOGRAMA TRASLADO DE BIENES
3. El área consumidora inicia un

proceso de adquisición del bien
NO requerido.
4. El área consumidora y/o 5 ¿El área

Equipo de Soporte Logístico consumidora
1. El área consumidora y/o 2. ¿ Hay SI solicita al soporte y/o equipo de
Equipo de Soporte Logístico existencia de administrativo la creación de la soporte
verifica la disponibilidad de los bienes reserva del material en SAP R/3, logístico
materiales en bodega a través del requeridos en ingresando el código, la cantidad requiere
soporte administrativo. Bodega? requerida, el tipo de imputación y trasladar
el centro de costo del área donde bienes entre
se requiere. bodegas?
SI
7. El almacenista que remite el

6. El almacenista remitente 8. El almacenista procede a la
material verifica los datos
diligencia el formato IMF-02 selección, embalaje y maquila del
suministrados de los elementos NO
“Traslado de Elementos” el cual pedido para su correspondiente
que serán trasladados
será aprobado por el área traslado.
físicamente, tomando en
solicitante y por el área
consideración códigos,
remitente.
cantidades, y firmas autorizadas.
10. El almacenista registra el

9. El bien se traslada a la bodega
movimiento en el sistema
solicitante.
SAP/R3.
8.4. REINTEGRO DE BIENES

Es el movimiento en virtud del cual se reciben en las bodegas los bienes que se consideran reutilizables o aquellos que
ya no se requieren para la prestación de servicio, en razón a su estado de uso, utilidad, funcionamiento u
obsolescencia.
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Los materiales podrán ser reintegrados a las bodegas de ETB de acuerdo con los siguientes criterios:
a) Reintegro de bienes reutilizables: Todos aquellos materiales que deban ser reintegrados por los contratistas o las
áreas consumidoras ingresarán a las bodegas y traerán consigo el concepto técnico en el que se informe que se
trata de bienes reutilizables, esto es, que será posible darles uso nuevamente. Para tal efecto, es necesario
diligenciar el Formato IMF-01 “Comprobante de Devolución de Elementos”.
b) Reintegro de bienes no reutilizables: El área responsable de la utilización de los elementos surtirá el proceso de
bajas cuando se trate de bienes no reutilizables para lo cual se diligenciará el formato IMF01 “Comprobante de
devolución de elementos”, acompañado del el IMA-02 “Concepto técnico de baja”.
c) Reintegro de activos fijos: Se debe adjuntar el Formato de “Solicitud de Baja de Activos Fijos”. El almacenista
enviará mensualmente a la Gerencia de Contabilidad la relación de estos elementos para que se genere el
respectivo número de inmovilizado para la baja.
d) Reintegro de tramos de cable: Para recibir en las bodegas satélites las colas de cable consideradas como
utilizables, será necesario anexar el concepto técnico suscrito por las personas autorizadas por el área que
reintegra, indicando las características técnicas y físicas del material. Se entregarán debidamente protegidos, para
lo cual se requieren taponar y sellar herméticamente, con el fin de asegurar su uso luego de su almacenamiento.
El cable telefónico multipar de todo tipo, referencia y calibre, es considerado como utilizable cuando su longitud
sea igual o superior a las siguientes medidas:
TIPO DE CABLE METRAJE

Cable telefónico 10 pares: 20 m.
Cable telefónico 600 pares. 50 m.
Cable telefónico 1.200 pares: 50 m.
Cada tramo debe venir identificado con una ficha que contenga: fecha de ingreso, tipo de cable, calibre y cantidad en
metros, concepto técnico, número del contrato, nombre del contratista y responsable.
El Equipo de Soporte logístico o quien haga sus veces informará mensualmente el listado de las colas de cable
existentes a los responsables del manejo de cable.
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e) Reintegro de tramos de cable fibra óptica: Para recibir en los sub almacenes las colas de cable de fibra óptica
consideradas como utilizables, será necesario anexar los siguientes documentos;
• El concepto técnico avalado por el Director o coordinador del área que reintegra, indicando las características
técnicas físicas del mismo.
• Los cables de fibra óptica se deben entregar debidamente protegidos, para lo cual se deben taponar y sellar
herméticamente con el fin de asegurar su utilización luego de su almacenamiento.
El cable de fibra óptica es considerado como utilizable cuando su longitud es igual o superior a los siguientes
metrajes:
CAPACIDAD DEL CABLE DE F.O. EN LONGITUD MÍNIMA UTILIZABLE

HILOS (METROS +/- 5%)
12 70
24 70
48 100
96 100
144 100
• Cada tramo de cable de fibra óptica debe venir identificado con una ficha que contenga: fecha de ingreso, tipo
de cable, cantidad de fibras y longitud en metros, concepto técnico, responsables, número del contrato.
• El Auxiliar XII del sub almacén deberá reportar semanalmente el listado de colas de cable existentes a las
diferentes Gerencias.
• Las colas de cable de cable de fibra óptica que no tengan rotación durante los seis meses siguientes a la firma
de la presente directiva, deberán ser dadas de baja, bajo la responsabilidad del área consumidora.
• Las colas de cables de fibra óptica no podrán permanecer almacenadas más de seis meses, contados a partir
de su ingreso a los sub almacenes.
• Las colas existentes en los sub almacenes que cumplan con las características antes descritas, se mantendrán
dentro del período de rotación indicado, vencido el cual se darán de baja.
• Los profesionales, los auxiliares XII, los jefes de grupo y los supervisores, deberán velar por el consumo de las
colas consideradas como utilizables.
f) Reintegros de los contratistas: Las áreas consumidoras verificarán que los contratistas efectúen el reintegro de los
bienes de manera completa (empaque, embalaje y puntos de entrega), diligenciarán los formatos correctamente,
gestionarán el procedimiento requerido para el reintegro o baja de materiales, según el caso, y suministrarán las
listas de chequeo y el registro fotográfico de los materiales con mayor índice de rotación (radioenlaces, modem,
routers, entre otros), con el fin de asegurar el despacho y reintegro completo de los mismos.
Para que los contratistas realicen reintegros de bienes, el movimiento de almacén debe venir avalado por el
Supervisor o Interventor del contrato.
Para el reintegro de los bienes desinstalados se observarán las siguientes directrices:
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• Una vez desinstalado un elemento, el Jefe de Grupo de cada Regional deberá realizar un diagnóstico,
determinando si este debe ser reintegrado, dado de baja o enviado al laboratorio para su reparación.
• Los bienes cuyo diagnóstico es de naturaleza reutilizable, se entregarán directamente en la bodega de cada
Regional. Para su reintegro se deberá diligenciar el formato IMF-01 “Ingreso a Almacén”, anexando el
concepto técnico de reutilizable.
• Los bienes cuyo diagnóstico es “daño” u “obsolescencia” se someterán al procedimiento de baja.
• El Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de Abastecimiento determinará el tipo de transporte a utilizar,
dependiendo la naturaleza de los bienes.
FLUJOGRAMA REINTEGRO DE BIENES

3. El área consumidora inicia la gestión
para el movimiento de baja de bienes
(el cual se describe en el numeral 8.8.)
NO
1. El área consumidora revisa, clasifica 4. El almacenista de bodega verifica el

los materiales y diligencia el formato SI correcto diligenciamiento del documento 5.Con base en los códigos genéricos
formato IMF-01 “Devolución de 2. ¿El material es IMF01 “DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS” y el asignados por tipo de material se efectúa
elementos”, anexando el concepto reutilizable? respectivo concepto técnico emitido por la entrada del elemento en el sistema SAP
técnico de los materiales de utilizable o un profesional (ingeniero) del área ECC R/3
no reutilizable. responsable del uso de los materiales.
7. Con el registro en el sistema se

generará automáticamente un vale de
8. Un original será entregado al área
6. El almacenista realiza el ingreso físico acompañamiento en SAP ECC R/3
consumidora y otro será archivado como
de los materiales a la bodega correspondiente al material reintegrado,
soporte para el informe de Rendición de
correspondiente, para su libre utilización. documento que será firmado por el área
cuentas.
que reintegra y el almacenista de la
bodega.
8.5. BAJA DE BIENES

Es la eliminación de un bien o parte de éste de un patrimonio, de acuerdo con un procedimiento previo establecido,
cuyo movimiento se registra contablemente.
Las áreas responsables de la utilización de los bienes pondrán a disposición de las demás áreas de la compañía los
materiales que serán dados de baja, publicando un listado de los mismos a través de intranet. Si pasados ocho (8) días
de la publicación ningún área se pronuncia sobre su posible utilización, el área responsable de los bienes enviará a la
Gerencia de Contabilidad, entre el 1° y el 20 de cada mes, el Formato IMA-02 “Concepto Técnico de Baja” con la
relación de elementos correspondiente vía correo electrónico.
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Los conceptos técnicos de baja serán emitidos por los profesionales (ingenieros) en razón al conocimiento requerido
para este efecto.
Una vez aprobada la baja por el área responsable, enviará a la Gerencia de Contabilidad todos los documentos
requeridos para la baja contable que se dará por aceptada cuando los documentos cumplan todos los requisitos, para
lo cual responderá el correo con la aceptación o devolución de la solicitud de baja dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes a su recibo. Es obligación del área responsable de la utilización de los bienes hacer seguimiento al proceso
de aceptación de la baja por parte de la Gerencia de Contabilidad o de quien haga sus veces.
a) Baja de bienes con bajo índice de rotación: Las áreas responsables de la utilización de los bienes realizarán el
proceso de baja respectivo cuando se trate de:
• Colas de cable que no tengan rotación en un periodo de seis (6) meses.

• Materiales que no presentan rotación en un periodo de doce (12) meses y no tengan la calidad de repuestos.
b) Baja de bienes servibles no utilizables: Salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buen estado y en
condiciones de seguir prestando un servicio, pero que no son requeridos por la Empresa para el normal desarrollo
de sus objeto social por una o varias de las siguientes circunstancias:
• Obsolescencia: Bienes que, aunque se encuentren en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en
desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos; es decir, sus especificaciones técnicas no satisfacen
los requerimientos exigidos para la prestación del servicio.
• Cambio o renovación de equipos: Bienes que en razón de la implementación de nuevas tecnologías o
funcionalidades dejan de ser útiles para la prestación del servicio. Este concepto incluye bienes, repuestos,
accesorios, y, en general, elementos que no son compatibles con nuevas marcas o modelos adquiridos.
• Cambios de imagen corporativa: Bienes que no pueden ser usados en razón de los cambios de la imagen
corporativa de la empresa, aun cuando se encuentren en buen estado físico, mecánico y técnico.
• Cambios de la oferta comercial: Bienes que aún cuando se encuentran en buen estado físico, mecánico y
técnico no pueden ser usados debido a los cambios en la oferta comercial de la empresa, motivada por las
estrategias competitivas frente al mercado.
c) Baja de bienes inservibles: Bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente
debido a su mal estado físico o mecánico o cuya inversión para ponerlos en estado de servicio resultaría
ineficiente e inconveniente desde el punto de vista económico.
Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en cualquiera de las siguientes
circunstancias:
• Por daño total o parcial: Bienes que aún cuando no han cumplido su ciclo de vida útil, presentan desgaste,
deterioro, mal estado físico o destrucción, o han sido siniestrados por eventos de fuerza mayor o caso fortuito
(vandalismo, rayos, incendio, terrorismo o inundaciones, entre otros eventos.
• Por deterioro histórico: Bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil y debido a su desgaste, deterioro y
mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la empresa.
• Por salubridad: Bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación, esto es,
el mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de
personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.
En caso de daño total o parcial, deterioro histórico o riesgo de insalubridad no será necesario que el área
responsable de la utilización coloque los bienes a disposición a través de la publicación en Intrared.
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d) Baja de activos fijos de telecomunicaciones: En caso de activos fijos de telecomunicaciones, además del Formato
IMA 02-“Concepto técnico de Baja”, las áreas responsables diligenciarán el “Formato de Solicitud de baja de
activos fijos de comunicaciones.”
La baja de estos activos quedará aprobada con la solicitud realizada por el área responsable de la utilización de los
bienes a la Gerencia de Contabilidad, previa revisión de las demás Vicepresidencias y será soportada con el
diligenciamiento del formato de relación de activos fijos dados de baja que contendrá el código, descripción,
cantidad de artículo, datos de baja, número de contrato y número de inmovilizado del activo fijo. El área que
decide la baja debe velar por la custodia de los conceptos técnicos de la baja y será responsable de los mismos
antes las entidades de Vigilancia y Control.
e) Baja de activos fijos diferentes a telecomunicaciones y elementos de menor cuantía: La baja de estos activos
quedará aprobada con la solicitud del área responsable de la utilización de los bienes, soportada con el formato
IMA-02 “Concepto Técnico de la baja”. En caso de que vayan a ser reintegrados a la bodega de bajas se deberá
diligenciar el formato IMF-01 “Comprobante de devolución de elementos”.
Mensualmente la Gerencia de Contabilidad informará al Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de

Abastecimiento el listado de elementos dados de baja y la ubicación física de los mismos.
f) Baja de régimen especial: Es la salida de bienes que están sometidos a regímenes regulados para su disposición
final, tenencia o manipulación o cuya baja deba realizarse para dar cumplimiento a licencias o permisos otorgados
por la autoridad competente. En este caso no será necesario que el área responsable de su utilización coloque a
disposición de las demás áreas de la compañía a través de intranet los materiales o elementos que serán dados de
baja.
g) Baja de bienes por hurto: Es la salida definitiva de aquellos bienes que fueron hurtados y reportados ante la
Compañía de Seguros.
En caso de que las áreas responsables no atiendan las directrices relacionadas con el proceso de baja de materiales, la
Gerencia de Abastecimiento podrá adoptar las medidas que considere pertinentes para el manejo eficiente de los
inventarios y para el incremento de los ingresos no operacionales de la Empresa, sin perjuicio de la responsabilidad que
le compete al área que realizó el proceso de adquisición o responsable de los bienes y/o entrega de los bienes en
bodega.
FLUJOGRAMA BAJA DE BIENES
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2. El almacenista de bodega verificará el correcto

diligenciamiento del documento IMF01
1. El área consumidora revisa, clasifica los y “DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS”, el Formato IMA-02
preparará la entrega de los bienes “CONCEPTO TÉCNICO DE BAJA” y el respectivo 3. Con base en los códigos genéricos
diligenciando el Formato IMF01 concepto técnico de NO REUTILIZABLE emitido por asignados por tipo de material se efectuará la 4. El almacenista realizará el ingreso físico de
“DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS” y el Formato un profesional (ingeniero) del área responsable del entrada del elemento en el sistema SAP ECC los materiales a la bodega de bajas.
IMA-02 “CONCEPTO TÉCNICO DE BAJA” para uso de los materiales. R/3
materiales o equipos no reutilizables. En el caso de equipos de telecomunicaciones se
diligenciará además el formato de contabilidad
“BAJA ACTIVO FIJO
5. Con el registro en el sistema se generará

automáticamente un vale de
7. El Equipo de Soporte Logístico clasifica los 8. Se decide destino de los bienes de acuerdo
acompañamiento en SAP ECC R/3 6. Se clasifican los bienes contablemente y se
bienes dados de baja en lotes según el con su estado de uso, utilidad, obsolescencia
correspondiente al material dado de baja, reciben las bajas contables clasificadas.
material. o deterioro.
documento que será firmado por el área que
reintegra y el almacenista de la bodega.
DONACION: DESTRUCCIÓN: VENTA:

Revisión de la solicitud conforme a los Realización de inventario de bienes a destruir Gestión de subasta electrónica de los lotes
requisitos legales y entrega de los bienes y acta en virtud de la cual conste la disponibles, suscripción de contrato, retiro de
mediante acta. destrucción de los mismos los bienes y certificado de disposición final.
8.5.1. Destino de los bienes dados de baja
La destinación de los bienes dados de baja se definirá de acuerdo con sus características y estado de uso, obsolescencia
o utilidad en tres sentidos:
a) Venta: Los materiales serán organizados en lotes cuya venta se realizará a empresas o gestores especializados en
disposición de residuos, quienes pagarán por ellos un precio de mercado de esta clase de bienes. Para la venta de
estos materiales se tendrá en cuenta el cumplimiento de la normatividad aplicable a ETB en lo referente a gestión
ambiental en cuanto a recolección, transporte, aprovechamiento y/o disposición final.
b) Donación: ETB podrá efectuar la donación de bienes muebles, de acuerdo con las normas legales que rigen la
materia.
No se podrá realizar cesión de bienes de propiedad de ETB a título gratuito a personas naturales o jurídicas de
derecho privado, de conformidad con lo dispuesto en las normas pertinentes.
Los bienes muebles dados de baja podrán ser donados a entidades de derecho público o de beneficencia,
mediante contrato en el cual se relacionarán los bienes objeto de la donación, acto que se perfeccionará con la
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suscripción del contrato por las partes y cuya ejecución se entenderá realizada con la entrega material de los
bienes entregados en donación.
Solamente se donarán materiales dados de baja, cuando se haya recibido una solicitud en tal sentido, previo el
cumplimiento de los requisitos estipulados anteriormente.
c) Destrucción: Aquellos bienes no susceptibles de ser recuperados, vendidos o donados, serán inventariados y
destruidos una vez sean dados de baja, de lo cual se dejará constancia en el acta de destrucción correspondiente.
En caso que requieran una disposición especial, esta se hará a través a un gestor autorizado por las autoridades
competentes, de acuerdo con sus características, de lo cual se dejará constancia en el acta correspondiente.
8.6. MANEJO DE MATERIALES FTTH
Para la solicitud y entrega de los materiales necesarios en la construcción enmarcada en el despliegue de red FTTH, en
concordancia con el procedimiento Desarrollo de Plataformas y Red / Ejecución de expansión y/o modificaciones de
plataformas y red, es necesario tomar en cuenta las siguientes directrices de operación:
a) Solicitud y entrega de materiales: Para la solicitud de materiales es necesario ingresar la información en el sistema
(cuantificación de materiales) de conformidad con los códigos definidos para cada material y las cantidades
especificadas en el diseño, asociado a la identificación de una orden de trabajo y los responsables del retiro de los
materiales.
El almacenista verifica en el sistema que las solicitudes asignadas estén autorizadas y comprueba si a nombre de la
persona (código de identificación) existe una solicitud de material pendiente de entrega. El almacenista debe
consultar diariamente en el sistema (SAP) los pedidos aprobados para su alistamiento en bodega.
Se le informa al jefe de grupo la aprobación del pedido, quien gestionará el retiro de materiales en la bodega
destinada para tal fin. El retiro de materiales se planificará a intervalos de tiempo que no generen inconvenientes
en los movimientos de almacén. Este despacho se realiza conforme al procedimiento establecido en el presente
manual.
Una vez entregados los materiales, es responsabilidad del Jefe de Grupo su salvaguarda y adecuada utilización.
Los materiales se entregaran únicamente con verificación de documento de identificación (ETB- CC) y previa
autorización de la solicitud en el sistema.
Los materiales adicionales a una solicitud realizada, se tramitarán con el mismo número de identificación de la
orden de trabajo inicial.
b) Conciliación: El tiempo máximo para realizar la conciliación de los materiales es de 30 días calendario después de
su retiro de la bodega. Es responsabilidad del autorizador realizar seguimiento constante para garantizar que el jefe
de grupo realice tal actividad en los tiempos definidos.
Para este efecto se diligencia el formato de Conciliación de Materiales en el que se especifica el tipo de consumo
dado al material solicitado.
No se entregarán materiales a los jefes de grupo que luego de 30 días calendario no hayan realizado las
conciliaciones de pedidos anteriores.
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Es prerrequisito para la afectación contable, realizar la conciliación de los materiales asignados en consignación.
Para la conciliación de materiales, se requiere anexar los documentos de soporte que evidencien su disposición,
como se relaciona a continuación:
• En caso de hurto: Se allegará la denuncia correspondiente.

• Para el retiro de materiales: Se deberá entregar la correspondiente copia del vale de acompañamiento en la
portería y/o puesto de vigilancia al personal de seguridad.
c) Reservas: De acuerdo con la información registrada en el mencionado formato de Conciliación de Materiales, se

generan las reservas mediante las cuales se afectará contablemente el inventario de activos. Es necesario que el
formato de Conciliación sea escaneado y enviado por correo electrónico para que se realice la gestión pertinente.
Con las reservas el jefe de grupo se dirige a la bodega correspondiente para entregar el material sobrante.
El almacenista reversa el estado de consignación de materiales y con base en las reservas generadas se hace la
afectación contable correspondiente.
El material sobrante se incorporará al inventario según el procedimiento establecido.
8.7. IMPORTACIÓN DE BIENES

Dentro del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, las compras de bienes que hayan sido contratadas como
compras no locales, se gestionarán a través del Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de Abastecimiento.
Para adelantar todas las actividades relacionadas con el soporte logístico internacional, ETB cuenta con un contratista
que presta el servicio de transporte aéreo, marítimo, ferroviario y multimodal internacional para los bienes, transporte
terrestre en OTM, trámites de importaciones y exportaciones de carga directa, consolidados, chárter, envíos urgentes y
tráfico postal, entre otros, elaboración y trámite de las licencias o registros de importación, el agenciamiento aduanero,
el almacenamiento en depósito aduanero habilitado o en zona franca y la entrega en el punto de almacenamiento de
ETB.
El supervisor del contrato es el encargado de informar al Equipo de Soporte Logístico los datos referentes a los bienes
objeto de importación, con una antelación no inferior a treinta días a la entrega de la mercancía por parte del
proveedor, cada vez que se realice un pedido, detallando la mayor cantidad de información sobre tales bienes, como
cantidad, descripción, referencia, características específicas, unidades de empaque o embalaje, fecha de entrega por
parte del contratista y fecha esperada en ETB para el recibo de las mercancías.
El Equipo de Soporte Logístico realiza el contacto con el contratista y se coordina todo el proceso de importación. El
proveedor debe enviar a ETB la información previa del pedido y le requiere el original de la factura comercial, las lista
de empaque y certificaciones según corresponda, de conformidad con el Incoterm negociado, incluyendo la
coordinación del despacho internacional, seguimiento al tránsito exterior, arribo al país, coordinación de la
nacionalización, pago de impuestos y traslado a bodegas de entrega asignadas por ETB.
En SAP R/3 se realiza el ingreso de los elementos recibidos con sus características, cantidades, fecha y sitio de recibo. El
Soporte Administrativo o quien haga sus veces, registrará la entrada de los bienes en el sistema cuando se haya
realizado la inspección de calidad de todos aquellos materiales relacionados en el pedido, de lo cual se dejará
constancia en el Acta de Inspección de Calidad correspondiente, documento soporte de la revisión realizada.
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En caso de presentarse inconsistencia en los bienes recibidos, el Equipo Logístico procederá a realizar la reclamación
pertinente ante el transportador, el operador logístico o el proveedor y mantendrá informado al supervisor del
contrato sobre la solución adoptada. Esta situación será notificada al área de seguros de ETB.
El supervisor del contrato del Soporte Logístico revisará las facturas por los servicios prestados y dejará constancia en el
Acta de Recibo de Servicios
Los bienes importados tendrán el mismo proceso de ingreso y manejo establecido para los bienes nacionales.
FLUJOGRAMA IMPORTACIÓN DE BIENES
4. El supervisor del contrato enviará

copia del pedido una vez remitido al
2.El Equipo de Soporte Logístico
1. El área usuaria inicia un proceso de contratista, indicando cantidades,
revisará las condiciones de 3. El área usuaria entregará copia del
adquisición de bienes y servicios descripción, fecha estimada de
importación de los términos de contrato, para seguimiento del
informando al equipo logístico que entrega, sitio de entrega del pedido,
referencia y emitirá el visto bueno tránsito de los bienes a importar.
adquirirá bienes en el exterior datos de contacto del contratista y el
correspondiente.
Incoterm del pedido (DDP, DAP, CIF,
FOB, FCA, EXW, entre otros).
8. El almacenista verificará y
6. El equipo logístico coordinará los
7. El equipo logístico informará al registrará la entrada de los bienes en
5. El equipo logístico contactará al trámites de importación y
supervisor del contrato la fecha el momento de la recepción. El
contratista para coordinar la entrega nacionalización de los bienes, según
estimada de arribo de los bienes a la registro se hará manualmente
de los bienes. aplique, conforme al término
bodega de ETB. utilizando el formato IMF-06
INCOTERM acordado.
“Comprobante del Ingreso a Almacén”
12. El almacenista recibirá y registrará

9. ¿Existen SI 10. El almacenista dejará constancia 11. El almacenista notificará las
el ingreso de los bienes en el sistema
inconsistencias en la remisión del transportista, inconsistencias al Equipo Logístico,
SAP e informará al supervisor del
en los bienes efectuando las notas aclaratorias de la para que se adelanten las
contrato, la fecha estimada de arribo
recibidos? recepción reclamaciones pertinentes .
de los bienes a la bodega de ETB.
NO
15. El almacenista realizará el registro 16. El Equipo de Soporte Logístico

del movimiento en el sistema SAP/R3 generará la liquidación de
14. El almacenista realizará el
13. El supervisor suscribirá el acta de y se emitirá el vale de importación, organizará la
traslado del material para su libre
recibo a satisfacción. acompañamiento que será firmado documentación y archivará la
utilización.
por el encargado de bodega y por documentación soporte de la
quien entrega los materiales. importación.
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9. PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Mediante este proceso se gestionan y controlan los bienes, elementos o materiales que son adquiridos por ETB, así
como aquellos que salen de las bodegas, los que son trasladados, reintegrados y destinados para la baja, de forma que
se logre su regulación contable y operacional, con el fin de apoyar logísticamente la cadena de abastecimiento y
cumplir los objetivos estratégicos de la Empresa, administrando de manera eficiente los flujos físicos y de información.
9.1. ESPECIALIZACIÓN DE LAS BODEGAS POR TIPO DE MATERIAL

Las bodegas de ETB se especializan con base en la funcionalidad que prestan así:
a) Bodega General: Recepción y almacenamiento de bienes de consumo general.
b) Bodega de Bajas: Recepción y almacenamiento de todos los materiales que fueron reintegrados para ser dados de
baja, en razón a la devolución realizada por el área consumidora o por el contratista.
c) Bodega de N-Play: Recepción y mantenimiento de los materiales y equipos correspondientes al proyecto de N-

Play.
d) Bodegas Satélites: Recepción y almacenamiento de los materiales trasladados desde la Bodega General, para su
consumo final, recepción, almacenamiento o reintegro por parte del área consumidora o de los contratistas.
En lo que respecta al almacenamiento de bienes se tomarán en cuenta las siguientes directrices.

• Los elementos que se encuentran depositados en las Centrales de ETB serán codificados y entregados a los
almacenes de la empresa para su respectivo control operacional y contable;
• Los elementos de propiedad de la Empresa que no se encuentren instalados serán depositados y/ o
controlados en las bodegas de ETB.
• Las áreas consumidoras verificaran las existencias de materiales en bodega para proyectar sus necesidades de
compra.
9.2. STOCK MÍNIMO

Está constituido por los bienes que permanecerán almacenados en bodega para su posterior utilización, tomando en
consideración la necesidad de satisfacer la demanda del cliente, con el fin de mantener la calidad del servicio.
Con tal propósito, las áreas consumidoras oficializarán ante el Equipo Logístico de la Gerencia de Abastecimiento o
quien haga sus veces, el stock mínimo de bienes que permanecerá en las Bodegas (Bogotá y Regionales) para dar
continuidad a la operación de la Compañía.
De igual forma, las áreas consumidoras informarán al Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de Abastecimiento o
a quien haga sus veces, el stock mínimo de repuestos que se requiera almacenar en Bodega, para garantizar la
continuidad del servicio.
Se mantendrá un stock mínimo en las bodegas de los contratistas que presten el servicio de instalación y desmonte de
bienes de propiedad de ETB.
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9.3. GESTIÓN DE STOCK DE MATERIALES ALMACENADOS EN BODEGAS DE

PROVEEDORES
Para la gestión del stock de materiales adquiridos por ETB, cuyo almacenamiento por razones operativas o
contractuales se realiza en bodegas de los proveedores, se efectuarán los pedidos requeridos a través de contratos
marco y se registrarán en el sistema de información SAP/R3, imputándolos a Construcciones en Curso.
Los proyectos que adelante ETB pueden tener su propio stock desde el punto de vista de la planificación de las
necesidades de material y se gestionarán a través del modulo MM de SAP.
Los siguientes son los pasos a seguir en la gestión del stock de materiales almacenados en bodegas del contratista:
a) Solicitud elementos PEP para manejo de stock para proyectos: Con base en el contrato marco suscrito entre ETB
y el CONTRATISTA, el supervisor del contrato enviará al profesional líder de Activos Fijos de la Gerencia de
Contabilidad, el pedido de materiales realizado para ejecutar un determinado proyecto.
Es de anotar que el pedido de compra de materiales debe especificar: Código de material, cantidades y descripción
de los mismos. El profesional líder de Activos Fijos de la Gerencia de Contabilidad realizará las revisiones
respectivas y enviará los pedidos reportados mensualmente, vía correo electrónico, al almacenista encargado de
registrarlos en la bodega virtual de SAP/R3, creada para los materiales destinados a proyectos.
b) Inclusión de pedido de materiales en SAP con base en un contrato marco:El almacenista encargado incluirá los
pedidos reportados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del correo electrónico correspondiente.
c) Registro salida de materiales en bodegas virtuales: El supervisor del contrato enviará al profesional líder de
Activos Fijos de la Gerencia de Contabilidad, las actas de aceptación respectivas para que la Gerencia de
Contabilidad realice las activaciones correspondientes. Una vez realizadas las activaciones, el profesional líder de
Activos Fijos de la Gerencia de Contabilidad, enviará mensualmente, vía correo electrónico, los formatos de salidas
de almacén para que el almacenista encargado registre tales movimientos en el sistema.
9.4. MAESTRO DE MATERIALES

Contiene la codificación de materiales que maneja ETB en su operación, de acuerdo con los criterios que reglamentan
su actualización y mantenimiento en forma periódica.
Todos aquellos materiales que requieran ser almacenados en las bodegas de ETB serán codificados antes de su ingreso
físico. El código de materiales está compuesto por ocho (8) dígitos. Los primeros tres (3) dígitos corresponden a un
código alfanumérico que reflejará el tipo de material. Los últimos cinco (5) dígitos corresponden a un correlativo que
identificará cada material dentro de un tipo.
El código de materiales para la Bodega de Bajas está compuesto por ocho (8) dígitos. Los primeros (3) tres dígitos
corresponden a un código predeterminado de bajas. Los tres (3) dígitos siguientes corresponden al código original que
reflejará el tipo de material. Los últimos dos (2) dígitos serán ceros o un número correlativo cuando se considere
necesario tener un control más detallado de algún material.
La modificación en los códigos de materiales se realizará con la autorización previa del Ingeniero designado, para las
áreas operativas y del Soporte Administrativo para las áreas de soporte. La depuración del Maestro de Materiales se
adelantará por solicitud del área consumidora y será avalada por las Gerencias de Contabilidad y Abastecimiento, o
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quien haga sus veces. El Administrador o quien tenga acceso a la modificación de la data maestra, bajo ninguna
circunstancia, realizará depuraciones sin contar con las autorizaciones necesarias para ello. La eliminación de códigos
en el Maestro será autorizada por la Gerencia de Contabilidad.
9.5. DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS PELIGROSOS
Como lo señala el Decreto 4741 de 2005, es el proceso de aislar o gestionar los residuos peligrosos, en especial los no
aprovechables, a través de gestores autorizados, en lugares seleccionados, diseñados y debidamente autorizados para
tal fin, con el fin de evitar la contaminación y los daños que generan riesgo para la salud humana y el medio ambiente.
a) Residuo o desecho peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas,
explosivas, toxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas, puede causar riesgo o daño para la salud humana y el
ambiente. Se incluyen los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos.
b) Contaminación: Es la presencia en el ambiente de sustancias o elementos en concentraciones mayores o menores

a las establecidas por la legislación vigente que rige la materia; es considerada como un cambio perjudicial en las
características físicas, químicas o biológicas del aire, del agua o de la tierra, que podrían afectar al ser humano y
a otras especies.
En ETB los principales residuos que generan riesgo de contaminación para el medio ambiente son:
• Baterías de plomo.
• Luminarias eléctricas.
• Pilas.
• Gas refrigerante.
• Gas propano.
• Elementos contaminados con el electrolito de ácido de batería.
La gestión integral de los residuos peligrosos a cargo del generador se relaciona con la operación logística, en concreto,
con el procedimiento de administración de bienes de ETB. De acuerdo con las normas nacionales e internacionales se
contratarán a proveedores certificados que cumplan con los requisitos legales y que tengan la infraestructura,
experiencia y respaldo requerido para minimizar los riesgos inherentes a la operación.
Para el efecto, las áreas consumidoras que generan tales residuos informarán al Equipo de Soporte Logístico de la
Gerencia de Abastecimiento o al Equipo Ambiental de ETB de la Gerencia de Relaciones Laborales a existencia de los
mismos, para que gestionen su recolección, transporte, tratamiento y disposición, de conformidad con lo establecido
por la normatividad vigente en la materia.
El Equipo de Gestión Ambiental de la Gerencia de Relaciones Laborales, estará a cargo de la formulación del Plan de
Gestión Integral de Residuos Especiales y Peligrosos (RESPEL) y el registro de grandes generadores.
9.6. ENTREGA DE BATERÍAS TIPO PLOMO ACIDO EN CENTROS DE ACOPIO

En el desarrollo de su actividad ETB utiliza productos que generan residuos sólidos, algunos de los cuales son
clasificados como peligrosos como son las baterías de plomo ácido.
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Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad en materia ambiental, asegurando la disposición final adecuada de
sus residuos, alineándose con las políticas de disposición final internacionales, nacionales y distritales; y
adicionalmente generando ingresos a la compañía; ETB suscribe contratos para la compra venta de baterías tipo plomo
acido, supervisados por la Gerencia de Abastecimiento.
Con el fin de dar un manejo integral a las baterías usadas plomo-ácido con capacidad menor o igual a 15 kilos,
generadas por ETB y evitar el almacenamiento inadecuado de estos residuos en instalaciones de la compañía, se deben
realizar las siguientes actividades para llevar directamente las baterías desmontadas a los centros de acopio de la
empresa con la cual ETB haya suscrito el contrato de compra venta de baterías usadas tipo plomo –ácido:
a) El mismo día en que se realiza el desmonte de la batería usada plomo-ácido en una URBA, se llevara al centro de
acopio del comprador de baterías usadas plomo-ácido seleccionado por ETB.
La Gerencia de Abastecimiento informará anualmente a las áreas, el nombre del contratista, direcciones y
horarios de los centros de acopio autorizados por ETB para la recepción de las baterías usadas plomo-ácido.
b) El responsable del Grupo de Modelo Operativo Acción Convergente entregará las baterías usadas plomo-ácido en
los centros de acopio autorizados. A su vez el contratista, entregara el acta de recolección de tales baterías.
c) El Centro de acopio autorizado entregará al funcionario de ETB responsable de la entrega, las baterías usadas
plomo-ácido y el recibo de la báscula, en el cual se hará constar el peso total, fecha y hora de recibo.
d) Máximo el día hábil siguiente a la entrega del material, el jefe del Grupo de Modelo Operativo Acción Convergente
enviará al Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de Abastecimiento y a la Dirección de Aseguramiento del
Servicio / FACILITIES, copia del formulario y el recibo de la báscula emitido por el pesaje.
e) El contratista enviará a ETB, a más tardar el quinto día de cada mes, el acumulado de baterías usadas plomo-ácido
que se hayan entregado en sus centros de acopio a nivel nacional.
f) ETB revisará el consolidado enviado y realizará la conciliación con la información reportada por las áreas
responsables de la entrega de dichas baterías.
g) ETB emitirá la liquidación correspondiente dentro de los tres (3) días hábiles siguiente a la conciliación y enviará el
valor a consignar por parte del contratista.
h) El contratista consignará el valor liquidado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en la cuenta inscrita
previamente para el pago.
i) El contratista enviará los certificados de disposición final dentro de los dos (8) días hábiles siguientes al
administrador del contrato de ETB.
10. GESTION DE INVENTARIO

Es el conjunto de bienes o materiales de los que dispone la organización para el desarrollo de su operación, los cuales
se encuentran en estado de almacenamiento para su posterior utilización, con el fin último de brindar satisfacción al
cliente de conformidad con su objeto social.
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10.1. VALORACIÓN DEL INVENTARIO.
Los métodos de valoración de inventarios son técnicas implementadas con el fin de aplicar una base específica para
otorgarles un valor en términos monetarios; procedimiento que resulta de vital importancia cuando los precios
unitarios de adquisición han sido variados.
En ETB se realiza utilizando el Sistema de Inventario Permanente, método por costo promedio del mercado de acuerdo
con los ingresos del material. Este es un método razonable de aproximación con base en el cual se divide el saldo en
unidades monetarias de las existencias entre el número de unidades en existencia, valor que debe recalcularse por cada
entrada a almacén.
10.2. ALMACENAMIENTO DEL INVENTARIO.
La ubicación y almacenamiento de los materiales, dentro de las diferentes bodegas de ETB se realizará teniendo en
cuenta los índices de rotación, ubicando aquellos materiales con más altos índices de rotación cerca a las zonas de
despacho de los pedidos y aquéllos con bajos índices en la parte posterior de la bodega.
Los materiales serán colocados de acuerdo con su volumen, ubicando aquellos que ocupen gran espacio en la parte
posterior y los más pequeños o que ocupen menos volumen en la parte del frente.
La manipulación de los materiales dentro de las bodegas se realizará teniendo en cuenta las normas de seguridad
establecidas para el efecto.
10.3. TOMA DE INVENTARIOS
Los inventarios requieren mecanismos de seguimiento que permitan controlar y regular las existencias físicas de
materiales en bodega. Tal gestión se realizará a través de la toma de inventarios, de conformidad con las leyes y
reglamentos que rigen la materia.
El servicio de recepción y entrega de materiales durante la toma se hará en forma manual con base en los formatos
IMF-06 “Comprobante de Ingreso al Almacén” y el IMF 08 “Comprobante de salida de almacén” respectivamente,
documentos que se entregarán físicamente y cuyos datos serán ingresados al sistema por el almacenista una vez
terminada dicha toma.
a) Diferencias en la toma de inventarios: Una vez realizada la toma de inventarios e identificadas las diferencias
entre las cantidades inventariadas y las registradas en el sistema, se efectuarán dos recuentos adicionales. El
primer recuento se realizará cuando se presenten diferencias e inmediatamente después de la finalización del
conteo inicial, en tanto que el segundo recuento se efectuará a los tres días de su culminación.
Al no identificarse diferencias entre las cantidades inventariadas y las registradas en el sistema, se procederá a la
contabilización y emisión de los resultados de la toma de inventarios; no será necesaria la realización de más
conteos.
El almacenista y demás personal que realice el inventario firmarán el ajuste contable por faltantes o sobrantes en
constancia de las diferencias evidenciadas en el proceso. En caso que el almacenista se niegue a firmar se tomará
como aprobación la firma del funcionario competente que se encuentre a cargo del Inventario, quien deberá
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informar a la Gerencia de Cartera, Equipo de Gestión Contable y Conciliación con Terceros y a la Gerencia de
Asuntos Disciplinarios, o a quien haga sus veces, la existencia de faltantes o sobrantes en la toma de inventarios
dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la identificación de los mismos.
El informe deberá contener: Nombre, código ETB, dependencia del trabajador, descripción, valor de los materiales
faltantes y, número del documento contable de SAP.
Una vez realizada la investigación por parte de la Gerencia de Asuntos Disciplinarios en el caso de faltantes, se
procederá a crear una cuenta por cobrar a cargo del trabajador, si así lo hubiere determinado dicho Comité.
La oportunidad de la toma de inventarios para cada material se define utilizando la función del “Programa de
Generación Automática de Documentos para Inventario Cíclico” de SAP R/3, el cual está basado en la clasificación
de materiales de acuerdo con su rotación.
Anualmente ETB realiza una toma fiscalizadora de inventarios, esto es, el inventario físico de bienes de consumo
y almacenados en bodega, de acuerdo con lo dispuesto en las normas que regulan la materia.
b) Clasificación de materiales: La clasificación asignada a los materiales es la siguiente:
• Material de stock – Crítico: Son los materiales indispensables en las operaciones y que a su vez poseen alta
frecuencia de consumo. Para estos materiales, la frecuencia de conteo será mensual. En las bodegas que no se
encuentran ubicadas en Bogotá los inventarios serán trimestrales.
• Material de stock – Estratégico: Es aquel que soporta el core del negocio y tiene mayor rotación; para estos
materiales el conteo se realizará una vez cada dos (2) meses. En las bodegas que no se encuentran ubicadas en
Bogotá los inventarios serán trimestrales.
• Material de stock – Regular: Son aquellos materiales que presentan movimiento, como mínimo, cada cuatro
(4) meses dentro de un periodo de un (1) año. Para estos materiales el conteo se realizará cada cuatro (4)
meses.
• Material de stock – Irregular: Definido para el material que en un período de un (1) año sólo registra
movimientos dentro de un término de dos (2) a siete (7) meses. Para estos materiales el conteo se realizará
una (1) vez al año.
c) Compensación de Inventarios:Dentro de los procesos de inventarios podrá realizarse compensaciones según lo

dispuesto por la Secretaría de Hacienda de la Alcaldía Mayor de Bogotá en el Manual de Contabilidad Financiera
(Resolución 989 de noviembre 29 de 1985), documento que en el numeral 2.6 establece la viabilidad de compensar
faltantes con sobrantes que se presenten simultáneamente. En tal evento deberá existir similitud entre los
elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase y modelo, entre otros.
Cuando se ajusten las diferencias de inventario, se podrán hacer las compensaciones a que haya lugar, teniendo
en cuenta las siguientes condiciones:
• La compensación se hará dentro de un inventario de bodega dentro del mismo período o vigencia de la toma,
• Los elementos a compensar deben tener características similares, en uso, valor y tipo.
• El sobrante deberá ser mayor a la cantidad de faltante a compensar.
• Un sobrante de un código podrá ser compensado por uno o más faltantes de los códigos involucrados.
• La información de las compensaciones debe ir incluida dentro del paquete de la conformación del inventario
para ser reportado al equipo de Gestión Contable y Conciliación con Terceros o a quien haga sus veces.
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d) Faltantes al Inventario: El almacenista estará a cargo del control y almacenamiento de los materiales de la bodega
que lidera y los faltantes que se presenten serán su responsabilidad.
Tal responsabilidad solamente le será descargada mediante el pago de su valor, la reposición o reparación del
faltante o a través de una exoneración de Responsabilidad Fiscal por parte de la Contraloría de Bogotá.
El almacenista tendrá un plazo de ocho (8) días hábiles contados para presentarse en el área de Gestión Contable
y Conciliación con Terceros o ante quien haga sus veces a partir de la notificación de la novedad correspondiente,
con el fin de determinar la forma de compensación del faltante. Cumplido este plazo y en caso que el almacenista
no se presente para tal efecto, ETB procederá al inicio de la gestión para el cobro del material en cuestión.
Cuando una persona se retira de ETB y adeuda un faltante, podrá reponerlo hasta el momento en que se le
entregue la liquidación definitiva o puede autorizar que le sea descontado el valor adeudado correspondiente. Si
no repone o cancela el valor del bien se solicitará el cobro jurídico o el juicio fiscal respectivo.
El funcionario responsable de la reposición del bien deberá presentar al Equipo de Soporte Logístico y al
Almacenista los siguientes documentos al momento de entregar el bien:
• Copia de los ajustes contables,

• Formato IMF-01 “Comprobante de Devolución de Elementos” y
• El acuerdo de la forma de compensación generado por el Equipo de Gestión Contable y Conciliación con
terceros.
Se aceptará la reposición del faltante siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
• Que el almacenista presente los documentos requeridos para la recepción del faltante.
• Que el comprobante de devolución de bienes se encuentre debidamente diligenciado.
• Que el artículo cumpla con los requerimientos de calidad exigidos por ETB.
• Que la reposición se realice dentro del plazo estipulado para la entrega del bien.
10.4. ALMACENAMIENTO DEL INVENTARIO

La ubicación y almacenamiento de los materiales en las diferentes bodegas de ETB deberá realizarse teniendo en
cuenta sus índices de rotación, ubicando aquellos materiales con más altos índices de rotación cerca a las zonas de
despacho de los pedidos y aquéllos con bajos índices de rotación, en la parte posterior de la bodega. Se ubicarán los
materiales de acuerdo con su volumen, colocando aquellos que ocupen gran espacio en la parte posterior y los más
pequeños o que ocupen menos volumen en la parte del frente.
Manipulación de Bienes: La manipulación de los bienes dentro de las bodegas se deberá realizar teniendo en cuenta
las normas de seguridad establecidas para el efecto.
Identificación del material para inspección de calidad: Se deberán identificar físicamente por ubicación, todos
aquellos materiales que hayan sido recibidos y se encuentren a la espera de una inspección de calidad.
Autorización de Ingreso: Las bodegas de ETB se consideran como área restringida, razón por la que se prohíbe el
ingreso de personal ajeno a las instalaciones, salvo que medie autorización del líder el Equipo de Soporte Logístico o
quien haga sus veces.
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Segmento: Mercado objetivo al que va dirigido, según sea definido por el área encargada.
En el caso de que no aplique la definición de un segmento, se eliminará este apartado del
documento.
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Tabla de Contenido: Lista ordenada de títulos relacionados en el documento que facilitan

la búsqueda de temas.
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Control de Cambios:
Versión Descripción del Cambio Fecha del Cambio
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VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ, D.C. Diciembre de 2013

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A continuación se relacionan los documentos asociados al Proceso de Administración de Bienes:

a) Directiva 611 de 2012, Directiva para la Evaluación de Desempeño de Proveedores.

FORMATOS PROCESO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES:

a) Formato acta de inspección de calidad.

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j) Colas de cable: Sobrantes de cable o conductor eléctrico.

l) INCOTERMS (International Commercial Terms – Términos de comercio internacional): Reglas internacionales

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7. ESQUEMA GENERAL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE BIENES

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8. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS PARA ADMINISTRACIÓN DE BIENES

8.1. RECEPCION DE BIENES EN BODEGA

d) Inconsistencias en la Recepción de bienes: De existir diferencias, el almacenista dejará constancia en la remisión,

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FLUJOGRAMA RECEPCIÓN DE BIENES

2. El almacenista verifica y registra la

5. El almacenista deja constancia en la 6. Las áreas consumidoras tienen un plazo

7. ¿Los bienes NO 7. El supervisor del contrato informa del

11. El almacenista realiza el registro del

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8.2. SALIDA DE BIENES

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FLUJOGRAMA SALIDA DE BIENES

3. El área consumidora inicia un proceso

4. El área consumidora solicita al

6. El almacenista revisa el formato y 7. El almacenista procede a la selección,

8.3. TRASLADO DE BIENES ENTRE BODEGAS

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FLUJOGRAMA TRASLADO DE BIENES

3. El área consumidora inicia un

4. El área consumidora y/o 5 ¿El área

7. El almacenista que remite el

10. El almacenista registra el

8.4. REINTEGRO DE BIENES

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TIPO DE CABLE METRAJE

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CAPACIDAD DEL CABLE DE F.O. EN LONGITUD MÍNIMA UTILIZABLE

Para el reintegro de los bienes desinstalados se observarán las siguientes directrices:

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FLUJOGRAMA REINTEGRO DE BIENES

1. El área consumidora revisa, clasifica 4. El almacenista de bodega verifica el

7. Con el registro en el sistema se

8.5. BAJA DE BIENES

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• Colas de cable que no tengan rotación en un periodo de seis (6) meses.

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Mensualmente la Gerencia de Contabilidad informará al Equipo de Soporte Logístico de la Gerencia de

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2. El almacenista de bodega verificará el correcto

5. Con el registro en el sistema se generará

DONACION: DESTRUCCIÓN: VENTA:

8.5.1. Destino de los bienes dados de baja