PP-321 PLAN DE ADQUISICIONES

PP-321 PLAN DE ADQUISICIONES

GENERALIDADES

Las Políticas de Adquisiciones contemplan una gran variedad de métodos de

contratación y selección para responder a las necesidades de cada proyecto. Los
prestatarios, en acuerdo y con la asesoría del Equipo de Proyecto, deben seleccionar el
método más apropiado para la contratación o selección específica. La Sección II de las
Políticas para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios, distintos a los servicios de
consultoría, describe en detalle el método de Licitación Pública Internacional que deberá
usarse para todos aquellos contratos cuyo valor estimado es igual o mayor al monto
límite establecido para el país. La Sección III de las Políticas describe los otros
métodos de adquisiciones y las circunstancias en las que es más apropiado el uso de
cada uno de ellos. Igualmente, la Sección II de las Políticas para la Selección y
Contratación de Consultores describe el método de selección basado en la Calidad y el
Costo (SBCC), que es más comúnmente usado. La Sección III de las Políticas describe
otros métodos de selección de consultores y las circunstancias en las cuales es más
apropiado el uso de los mismos.

RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE PROYECTO

Una de las principales tareas del Equipo de Proyecto es asesorar al ejecutor en la

elaboración del Plan de Adquisiciones, durante la preparación del proyecto. El
planeamiento de las adquisiciones y la selección de la mejor estrategia y el método de
compras o contratación, son trabajos especializados y por ello los equipos de proyecto
contarán desde el inicio de la preparación del proyecto, con los servicios de un
Especialista de Adquisiciones asignado al mismo.

Con anticipación a la realización de la misión de análisis, el Jefe del Equipo de Proyecto

debe coordinar con el Especialista de Adquisiciones que esté asignado al proyecto, para
realizar los respectivos análisis en todos los aspectos de adquisiciones, como son el
Plan de Adquisiciones, el Plan de Supervisión y la Evaluación de Capacidad del
Ejecutor.

El Equipo de Proyecto debe durante la preparación y el análisis de la operación:

a) Acordar y revisar el Plan de Adquisiciones propuesto por el prestatario, a fin de

asegurar que el mismo sea lo más eficiente posible, asegure el uso económico de
los recursos, y esté de acuerdo con lo establecido en las políticas.

b) Identificar el agrupamiento y la secuencia de las adquisiciones en contratos en la

forma más eficiente y económica, de acuerdo con las necesidades del proyecto y las
restricciones, técnicas, financieras, administrativas o logísticas que puedan existir.

c) Identificar las adquisiciones cofinanciadas, es decir, aquellas que serán financiadas

en su totalidad o parcialmente por otras entidades de financiamiento diferentes al
Banco y al ejecutor. Cuando otras entidades financieras diferentes al prestatario
financian conjuntamente un mismo contrato con el Banco (Cofinanciamiento
conjunto) se deben aplicar al mismo las Políticas de Adquisiciones del Banco.
Cuando otras entidades distintas al prestatario, financian contratos dentro del mismo

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proyecto, sin participación del Banco (Cofinanciamiento paralelo) se pueden aplicar

otras políticas, sujeto a lo establecido en los párrafos 1.5 de las Políticas de
Adquisición de Bienes y Obras y 1.8 de las Políticas para Selección y Contratación
de Consultores

d) Revisar la necesidad o conveniencia de efectuar una precalificación de firmas para

la adquisición de bienes, obras o servicios, distintos a los de Consultoría.

e) Evaluar la capacidad del ejecutor para llevar a cabo exitosamente el Plan de

Adquisiciones y proponer y acordar con el ejecutor el programa de fortalecimiento
del mismo, cuando ello sea necesario.

f) Establecer el Plan de Supervisión más adecuado, de acuerdo con los riesgos

asociados a la ejecución de las adquisiciones, y con la capacidad del ejecutor.

g) Orientar al prestatario acerca de las disposiciones de publicidad para las

adquisiciones y la preparación del Aviso General de Adquisiciones – AGA.

h) Asistir al ejecutor en la estimación de las fechas de publicación de los Avisos

Específicos de Adquisiciones (AEA) y de terminación de los contratos.

i) Elaborar el Informe de Proyecto o de la Propuesta de Préstamo, donde se debe:

i) Establecer que las adquisiciones financiadas por el Banco se hagan de

conformidad con las Políticas de Adquisiciones vigentes;

ii) detallar la totalidad de las adquisiciones del proyecto, la fuente y el porcentaje de

financiamiento del Banco para cada una de ellas, y su secuencia, siguiendo el
camino critico establecido para el proyecto;

iii) fijar los montos límites por encima de los cuales se requiere Licitación Pública
Internacional aplicables a cada tipo de adquisición, conforme a lo preestablecido
por el Banco para cada uno de los países prestatarios;

iv) definir el método de adquisición para cada contrato y tipo de revisión (ex-ante o
ex-post) que realizará el Banco en relación con los procesos de adquisición y
contratación;

v) establecer la capacidad del ejecutor para administrar el Plan de Adquisiciones y

determinar el grado de riesgo (Alto, Medio, Bajo) para que lo implemente en
forma satisfactoria;

vi) indicar las medidas correctivas y los plazos acordados con el ejecutor para
superar las deficiencias encontradas en la mencionada evaluación de capacidad;
y

vii) incluir el enlace electrónico para acceder al Plan de Adquisiciones.

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RELACIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES CON EL PROYECTO

La base para la preparación del Plan de Adquisiciones es el plan de ejecución del

proyecto. El diseño y plan de ejecución del proyecto establecen la naturaleza y el
alcance de los productos del mismo, así como sus tiempos y lugares de entrega. Así
por ejemplo, un proyecto de educación pública que incluye la construcción y dotación de
escuelas, la compra y distribución de libros y el entrenamiento de maestros, especifica
la calidad y la cantidad de cada uno de estos productos, y los lugares y tiempos en los
cuales deberán entregarse los mismos a los beneficiarios del proyecto. El cumplimiento
del programa de actividades del proyecto requiere el contar con el Plan de
Adquisiciones para que todas las contrataciones necesarias, se efectúen de acuerdo
con ese programa.

La relación del Plan de Adquisiciones con el proyecto es directa, porque la elaboración

del Plan de Adquisiciones implica detallar todas las contrataciones que se requieren,
definir la estrategia de cada adquisición en función de las condiciones locales y
circunstanciales del mercado, seleccionar el método de adquisición más eficiente y
económico para la contratación específica y establecer el cronograma de ejecución de
todas las actividades inherentes a cada una de las adquisiciones, para asegurar la
administración y gestión oportuna de las mismas. Como el interés del Banco es la
ejecución de la totalidad del proyecto, el plan incluye el suministro de bienes, la
contratación de obras y servicios, y la selección y contratación de consultores
financiados total o parcialmente por el BID y aquellos financiados con otras fuentes de
recursos.

El desempeño del ejecutor en la administración y gestión de las adquisiciones debe

asegurar el suministro oportuno de productos de la calidad y las características
especificadas, lo cual implica:

i) Definir con precisión el objeto de la adquisición;

ii) estimar correctamente los costos y plazos que demande el procedimiento de

adquisición adoptado, la ejecución de la obra o el servicio o la fabricación, el control
de calidad, el traslado de los bienes al sitio de entrega y la secuencia de las
entregas; y

iii) disponer en forma oportuna de los recursos financieros (desembolsos del Banco y
de la contrapartida), todo lo cual deberá ser debidamente reflejado en el Plan de
Adquisiciones.

CONSIDERACIONES PARA PREPARAR EL PLAN DE ADQUISICIONES

El Plan de Adquisiciones sirve para tres propósitos principales y debe prepararse con
esos objetivos en mente:

a) Ayudar al ejecutor a programar los recursos y las actividades vinculadas a las

adquisiciones, conforme a las necesidades del proyecto.

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b) Permitir al Banco realizar una supervisión ordenada y sistemática de los procesos

de adquisiciones financiados por el Banco y sobre la marcha general del proyecto
(incluidos todos los contratos).

c) Informar a los interesados, sobre las oportunidades de negocio que brinda el

proyecto y promover así la mayor competencia posible, independientemente de
quién financie dichos contratos.

En términos generales y dependiendo de las características del mercado, los mejores

precios se obtienen por compras en mayor volumen y mediante el uso de métodos que
faciliten la mayor competencia entre los proveedores. Por lo tanto, debe considerarse
en primera instancia la posibilidad de maximizar el tamaño de los paquetes de
adquisiciones y agrupar las adquisiciones para atraer el mayor número posible de
competidores calificados.

Los bienes, las obras y los servicios deben en general agruparse en paquetes
homogéneos que comercialmente son suministrados o ejecutados por un tipo particular
de oferentes. Así, por ejemplo, en la dotación de hospitales, los equipos de laboratorio
se agruparían en un paquete, mientras el mobiliario de salas de espera y oficinas se
agruparían en otro.

En la preparación del Plan deben, sin embargo, considerarse restricciones que influyen
en la forma de agrupar y secuenciar los contratos, como las siguientes:

• Por ejemplo, el proyecto puede requerir entregas sucesivas de bienes y habría que
estudiar si es más económico hacer una sola licitación con entregas periódicas o
varias licitaciones sucesivas.

• Puede haber restricciones de flujo de caja que limiten la posibilidad de hacer pagos
por entregas por encima de cierta cantidad.

• También puede existir, como en el caso de las obras civiles, la necesidad de que se
termine un contrato para que pueda iniciarse el siguiente, definiendo esto la
secuencia en que deberán programarse las licitaciones.

• En otros casos puede haber consideraciones logísticas que limiten el tamaño de los
contratos, por ejemplo en casos de compra y distribución de vacunas que requieren
capacidad de almacenamiento y distribución (cadenas de frío) especiales, hay que
adecuar el tamaño de los contratos a ese factor limitante.

• Pueden inclusive existir limitaciones de capacidad administrativa por parte de la

entidad compradora, para manejar demasiados contratos en forma simultánea y
entonces es necesario tener esto en cuenta en el diseño del Plan.

• Hay también casos en que para maximizar la competencia de proveedores de

tamaño diferente, puede dividirse la licitación en lotes, con la posibilidad de que un
oferente pueda ofrecer uno, varios o todos los lotes, de acuerdo a su capacidad, con
adjudicación a la combinación de oferentes que cumplan con los requerimientos y
resulte más económica.

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El Plan de Adquisiciones debe prepararse de acuerdo al documento “Modelos para

incorporar en el enlace electrónico del Informe de Proyecto/Propuesta de Préstamo”
(Ver PP-321 Apéndice 6) el cual incluye dos modelos (A y B). Los Adjuntos 1 y 2 de
ambos modelos tienen por objetivo compendiar el referido Plan de Adquisiciones en un
cuadro descriptivo que detalle la información relevante. El cuadro del Adjunto 1 de
dicho documento debe publicarse en el sitio Internet del Banco.

El Especialista de Adquisiciones del Equipo de Proyecto asesora al prestatario, si así se

requiere, durante la preparación del Plan de Adquisiciones, en temas tales como la
agrupación de las adquisiciones de los bienes, las obras y los servicios requeridos en
lotes (por tipo y de acuerdo al programa de entregas, etc.), la definición del tamaño de
los contratos, la identificación de restricciones del ejecutor (financieras, técnicas,
logísticas y administrativas), la selección de los métodos de contratación o de selección
a seguir, el cronograma de ejecución, las fechas de entrega esperadas o fechas de
terminación de los productos, la selección de los documentos de licitación o solicitud de
propuestas más apropiados, la estimación de la capacidad y calidad de los posibles
oferentes o proponentes, los costos del mercado y el cálculo real de los presupuestos
referenciales.

MÉTODOS DE ADQUISICIONES

Los métodos de contratación que pueden ser usados y las circunstancias en que
resultan apropiados se describen en las Secciones II y III de las Políticas para la
Adquisición de Bienes y Obras. Y de igual manera, en las Secciones II y III de las
Políticas para la Selección y Contratación de consultores.

En los Cuadros de los Apéndices 3 y 4 de esta Sección se resumen los diferentes

métodos de contratación y selección, así como los criterios para su uso. Hay casos en
que las políticas indican un método particular de adquisiciones como el más adecuado,
pero el prestatario, por razones legales o de preferencia, desea usar un método más
competitivo. En dicho caso, el Banco no debe objetar la propuesta. Pero si por lo
contrario, el prestatario desea emplear un método menos competitivo que el establecido
en las políticas, no debe aceptarse, a menos que haya una justificación adecuada. Esta
última debe mencionarse explícitamente en el Informe de Proyecto o en la Propuesta de
Préstamo.

ADQUISICIONES Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Las adquisiciones que no sean financiadas por el Banco, tales como las que son
financiadas con recursos de contrapartida local o recursos provenientes de otras
fuentes de financiamiento diferentes al Banco, pueden realizarse siguiendo
procedimientos de contratación diferentes a los establecidos en las políticas. En tales
casos, el Banco se cerciora de que los procedimientos en cuestión satisfagan la
obligación del prestatario de hacer que el proyecto se lleve a cabo de manera diligente y
eficiente, y que:

a) Los bienes por adquirir y las obras por contratar: (i) sean de calidad satisfactoria y
compatible con el resto del proyecto; (ii) se entreguen o terminen oportunamente; y

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(iii) su precio no afecte desfavorablemente la viabilidad económica y financiera del

proyecto.

b) Los servicios de consultoría: (i) cumplan con procedimientos que den por resultado
la selección de consultores con las calificaciones profesionales necesarias; (ii) se
ejecuten de conformidad con el plan acordado; y (iii) guarden relación con las
necesidades del proyecto.

Cuando las adquisiciones de un préstamo son cofinanciadas, se debe considerar:

i) Si el financiamiento es paralelo, el Equipo de Proyecto separará las adquisiciones

financiadas con recursos provenientes del Banco y de otras fuentes. Las
adquisiciones financiadas por el Banco se regirán por las políticas del Banco y las
financiadas por otras fuentes se regirán por sus propias políticas y procedimientos.

ii) Si el financiamiento es conjunto, el Equipo de Proyecto no deberá separar las

adquisiciones de bienes, obras, servicios diferentes a los de consultoría y servicios
de consultoría que serán financiados con los recursos del BID y los que serán
financiados con recursos de otro organismo, respectivamente. En este caso, las
Políticas de Adquisiciones aplicables son las del Banco.

EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DEL ORGANISMO EJECUTOR Y EL PLAN DE

SUPERVISIÓN

Uno de los cuatro elementos básicos requeridos para la aplicación de las políticas es la
Evaluación de la Capacidad del organismo ejecutor para administrar el Plan de
Adquisiciones.

El objetivo de la evaluación es el análisis de los riesgos que pudieran presentarse

durante el proceso de adquisiciones. El análisis incluye los riesgos en todos los ámbitos
cubiertos por la evaluación y está estrechamente relacionado con la transparencia y
confiabilidad en la implementación del proceso de adquisiciones. La evaluación
clasifica el grado de riesgo de las adquisiciones para determinar el Plan de Supervisión,
las acciones correctivas y el calendario de implementación de las mismas, que se
recomendará para mejorar la capacidad a mediano y largo plazo del organismo para
administrar las adquisiciones.

Si el Equipo de Proyecto detecta debilidades en el sistema, debe destacarlas en el

Informe de Proyecto o en la Propuesta de Préstamo, en sus conclusiones,
recomendaciones o cursos de acción que se recomiende tomar. Por ejemplo, en las
provisiones inaceptables en la legislación local o en los reglamentos de la estructura
organizacional; la estructura funcional; la dotación de personal; los registros; el control
interno; las auditorías; la capacitación; etc.

La supervisión de las adquisiciones por parte del Banco se define en un Plan de

Supervisión, el cual está relacionado con la capacidad del organismo ejecutor para
administrar las adquisiciones financiadas por los Contratos de Préstamo del Banco. El
Plan de Supervisión, estará determinado no solamente por la capacidad del ejecutor,
sino también por la naturaleza del proyecto, por la complejidad de los contratos
involucrados, por el número de contratos (si el proyecto comprende unos pocos
contratos de gran envergadura o numerosos contratos de pequeña o mediana escala) y

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por la forma de ejecución del proyecto (si el proyecto se ejecuta de manera centralizada
o descentralizada). Otro factor a considerar, es la capacidad del ejecutor para financiar
por sí mismo un contrato, en el caso de que el Banco se vea en la necesidad de
declarar una adquisición no elegible con cargo al financiamiento y/o de cancelar parte
del préstamo.

El Plan de Supervisión incluye una recomendación sobre la frecuencia con la cual se

deberían llevar a cabo las revisiones de transacciones de adquisiciones bajo la
modalidad de las revisiones ex-post. A efectos de la revisión ex-post, el ejecutor debe
conservar debidamente archivados los antecedentes de las respectivas adquisiciones, y
como mínimo lo siguiente:

a) Documentos que describan los procedimientos de adquisiciones utilizados,

incluyendo los documentas de precalificación y de licitación y sus adendas o
modificaciones posteriores.

b) Informes de evaluación de la precalificación y nombres completos de las empresas

precalificadas.

c) Informe de evaluación de ofertas y recomendación de adjudicación del contrato.

d) Contratos resultantes de los procesos de adquisiciones.

e) Correspondencia referente al tratamiento de las protestas.

f) Modificaciones a los contratos.

REQUISITOS DE PUBLICIDAD Y ELABORACIÓN DE LOS AVISOS

La notificación oportuna de las oportunidades de adquisiciones es fundamental en los

procedimientos competitivos. Para todos los proyectos, es obligatorio que el prestatario
prepare un Aviso General de Adquisiciones. El prestatario debe preparar y presentar al
Banco el borrador del Aviso General de Adquisiciones (AGA). El Banco dispondrá la
inserción de tal anuncio en el sitio de Internet del “United Nations Development
Business on line” (UNDB on line) y en el sitio de Internet del Banco.

El anuncio debe contener:

• Información referente al prestatario (o prestatario potencial).

• El monto y la finalidad del préstamo.

• Una lista de las adquisiciones que hayan de efectuarse conforme a la licitación

pública internacional. El tipo de bienes, obras, servicios o servicios de consultoría y
las fechas aproximadas en que se iniciarán las adquisiciones.

• El nombre, el teléfono (o número de fax), la dirección de correo electrónico, y la

dirección del organismo del prestatario encargado de las adquisiciones, incluyendo
la dirección del sitio de Internet donde los avisos de adquisiciones estarán
disponibles.

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En PP-321 Apéndice 5 se incluye un modelo de AGA que puede ser utilizado por los
prestatarios, beneficiarios, ejecutores, equipos de proyecto y las Representaciones, en
la preparación o adecuación de dichos avisos.

El AGA debe publicarse una vez que el Directorio Ejecutivo del Banco haya aprobado el
respectivo préstamo y la Representación debe enviarlo a la Oficina de Relaciones
Externas (EXR) para su publicación, con copia a la División de Adquisiciones de
Proyectos (DEV/PRM).

Excepto en caso de contratación anticipada de acuerdo con el Banco, los documentos

de precalificación o de licitación, según el caso, no se deben poner a disposición del
público antes de la fecha de publicación del Aviso General de Adquisiciones.

Los llamados a precalificación o licitación, según sea el caso, deben publicarse como
Anuncios Específicos de Adquisiciones (AEA).

Para las licitaciones internacionales (Véase PP-321 Apéndice 2, en el cual se definen

los montos a partir de los cuales debe convocarse a licitación internacional), el
prestatario o beneficiario debe publicar los avisos en el “United Nations Development
Business” y en el sitio de Internet del Banco. Adicionalmente, el Anuncio Específico de
Adquisiciones debe también publicarse por lo menos en un periódico de circulación
nacional en el país del prestatario o en la gaceta oficial (si se encuentra disponible en
Internet), o en un portal único electrónico de libre acceso, si lo hubiere, donde el país
publique todas sus oportunidades de negocio.

En caso de Licitación Pública Nacional, el Anuncio Específico de Adquisiciones puede

limitarse a un periódico de circulación nacional en el país del prestatario o en la gaceta
oficial (si se encuentra disponible en Internet), o en un portal único electrónico de libre
acceso, si lo hubiere, donde el país publique todas sus oportunidades de negocio, pero
se sugiere que en el caso de licitaciones nacionales de importancia, también se
publique en el “United Nations Development Business”.