Organización, mantenimiento y

control de fondos de la
biblioteca.

Introducción.

La organización de los fondos de una biblioteca es la última operación a

realizar antes de su utilización por el usuario y actúa como puente entre el
tratamiento técnico y la disponibilidad real de un documento. El mantenimiento
y control permiten asegurar tanto su permanencia como su vitalidad.

La organización de los fondos.

La organización de los fondos consiste en la ordenación que de los mismos se

hace en una biblioteca y depende tanto de la magnitud y tipo de fondos como
del tipo de biblioteca, la estructura de la misma, los servicios que presta y la
organización de estos servicios. Así pues, la ordenación de los fondos no será
la misma si la biblioteca es de depósito o de acceso directo, si los fondos son
libros, publicaciones periódicas o audiovisuales, o si la biblioteca es pública,
universitaria o escolar.

La signatura.

La organización de los fondos comienza por asignarle un lugar preciso en la

biblioteca a cada uno de los documentos que la componen. Este lugar queda
indicado por la signatura topográfica, dato que indica la ubicación del
documento. La signatura es un signo compuesto de cifras, letras o la
combinación de ambas, que sirve para identificar el lugar de un documento
dentro de una colección. Sirve para colocar y recolocar el libro, para unirlo con
el asiento bibliográfico, a veces para unirlo con el registro y, en ciertos casos,
para su identificación -códices muy famosos y valiosos. Es tarea anterior a su
ordenación, pero ésta determina aquella. La signatura debe ser asignada
simultáneamente al libro y a su asiento bibliográfico, controlada y mantenida al
máximo. Puede identificar a una unidad bibliográfica o a una unidad física.
Cada biblioteca sigue su propio sistema de signación, pero ésta debe
responder a los principios de individualización y simplicidad.

La signatura topográfica se anota en el exterior del libro mediante el tejuelo,

etiqueta que se coloca en el lomo de forma bien visible, en el interior del
documento -en la portada- y en su ficha catalográfica: la inscripción en estos
dos últimos lugares se hará con lápiz, ya que una redistribución de los fondos
provocará el cambio de signatura, por lo que será necesario borrar y anotar de
nuevo. También se indicarán en la bolsa para el préstamo y su ficha
correspondiente. Con las fichas de los documentos ordenados por su signatura
se elaborará un catálogo topográfico, lo cual permitirá su localización y

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recuperación rápida: el catálogo topográfico será de exclusivo uso interno del
personal de la biblioteca. Antiguamente era el verdadero inventario de la
biblioteca; hoy día se utiliza para el recuento periódico de los fondos. No todos
los fondos necesitan recibir la signatura antes de su uso, por lo que conviene
distinguir su modo de organización.

A) Fondos utilizados antes de recibir la signatura. Son fundamentalmente

las publicaciones periódicas. Cuando estas se reciben en la biblioteca, y
una vez hechas las oportunas diligencias de comprobación y contabilidad,
se inscriben en el registro de publicaciones periódicas (cardex), se los
cataloga, clasifica y se los dota de una signatura provisional o número de
exposición. Una vez hecho esto, se ponen a la disposición del público en
estanterías o expositores. Pasado un plazo establecido, diferente según el
tipo de publicación y su periodicidad, se los retira de los expositores para
formar volúmenes, generalmente mediante su encuadernación. Una vez
organizados en volúmenes, se les dota de signatura definitiva y se
estructuran siguiendo las normas de la biblioteca correspondiente.

B) Fondos utilizados después de recibir la signatura. Son prácticamente

todos los demás fondos, así c omo las publicaciones periódicas una vez
organizadas en volúmenes. La signatura responde al tipo de ordenación de
la biblioteca, que puede estructurarse de la siguiente manera:

Organización sistemática. Los libros se ordenan de acuerdo con el

sistema de clasificación adoptado por la biblioteca (C.D.U., L.C.C., etc.).
En este caso la notación indica no sólo dónde está colocado el
documento, sino la materia de que se ocupa, ya que la signatura
responde al número de clasificación. La organización sistemática suele
complementarse con la alfabética -por nombre de autor- dentro de cada
categoría, suele incluir también las publicaciones periódicas y desde
luego va destinado a permitir el libre acceso a los fondos. Sus mayores
ventajas son las de facilitar el uso y eliminar mediadores entre libro y
usuario y acelerar la información. Su inconveniente radica en mezclar
fondos activos e inactivos y en la necesidad de disponer de gran
cantidad de espacio libre.

Ordenación por numerus currens. Consiste en la organización por

secuencia numérica: en su extrema pureza bastaría con utilizar el
número de registro, sistema que podría utilizarse en depósitos cerrados,
con abundante espacio y posibilidad de crecimiento sólo en una
dirección; de hecho, la escasez de espacio obliga a tener en cuenta
también otras características, como suele ser el formato y crear distintas
secuencias. En realidad, nunca existe una sola secuencia de numerus
currens.

Ordenación por grupos. Los libros se ordenan por materias muy

amplias, cuyo número es muy variable y está determinado por el número
de unidades físicas del depósito.

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 Otros tipos de ordenación. La ordenación alfabética, por nombre de
autores y títulos anónimos, generalmente usada para complementar otro
sistema fundamental -sola se utiliza en la Lending Division de la British
Library; la ordenación cronológica, resulta de los casos en que el
numerus currens es el mismo registro y éste está encabezado por los
dos últimos dígitos del año en curso; la ordenación por formato, obligada
en los casos de ordenación mecánica, si no destinando diversas partes
del depósito a cada formato, al menos sí diferentes baldas de cada
estantería.

Catalogación y clasificación.

Los documentos recibidos en una biblioteca deben catalogarse y clasificarse en

el momento de su recepción y antes de ponerse a disposición del usuario.

La catalogación es el conjunto de operaciones bibliotecarias necesarias

para la descripción completa del documento y va acompañada de la
signatura topográfica. Las operaciones incluyen la catalogación descriptiva
y la catalogación por materias, además de la determinación del punto de
acceso principal y de la asignación de los encabezamientos secundarios. El
resultado de la catalogación es un registro o asiento catalográfico.

La clasificación es la operación que permite la división de documentos en

grupos establecidos de antemano de forma sistemática, y se realiza
mediante la asignación de un código que indica la materia del mismo.

Una vez realizadas estas operaciones se elaboran los catálogos bibliográficos,

que son listas ordenadas de las piezas que constituyen el fondo de la
biblioteca. Los catálogos permitirán conocer los fondos de que dispone el
centro, tanto en su totalidad como en cuanto a criterios determinados -obras
sobre un tema, títulos de un autor, ediciones de una obra, etc.- y son el
instrumento básico para el acceso al documento.

Mantenimiento de los fondos.

El mantenimiento de los fondos de una colección se basa en las operaciones

que garantizan su permanencia, integridad y durabilidad y tiene dos aspectos,
la prevención -orientada hacia el futuro-, y la restauración -consecuencia del
pasado. No es la función principal de la biblioteca, pero es imprescindible para
asegurar el cumplimiento de las demás. Consta de diversos aspectos.

A) Colocación de los materiales en instalaciones adecuadas y en la

posición debida. La colocación de los libros suele ser vertical, descansando
sobre su pie, pero esto no es aplicable a todo tipo de documento e incluso
determinados libros de gran formato pueden resentirse de su propio peso.
Las publicaciones periódicas requieren expositores especiales antes de su
encuadernación por volúmenes. Las estanterías pueden ser de madera o
metal, aunque estas últimas se están imponiendo por su mayor resistencia
al fuego y estabilidad; en los depósitos cerrados son muy útiles las
estanterías compactas por el ahorro de espacio También pueden

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 necesitarse vitrinas cerradas para la exposición de determinados
documentos, especialmente aquellos fondos de gran valor, archivadores
para fotografías, estampas, etc., muebles para la conservación de discos,
etc. En general, todo tipo de documento sobre soportes especiales debe
estar protegido del polvo, la humedad y la luz en muebles especiales.

B) Medidas de protección. Están encaminadas a defender los fondos de

cualquier elemento que los deteriore o destruya. Estos pueden ser:

o Agentes químicos: acidez, humedad, contaminación ambiental, etc.

o Agentes físicos: luz, altas temperaturas, peso del libro, etc.
o Agentes orgánicos: bacterias, insectos, roedores, etc.
o Agentes humanos: provocan roturas, desgastes, robos, etc.
o Accidentes y catástrofes: incendios, inundaciones, terremotos, etc.
o Dado que los agentes que amenazan al libro son numerosos y
variados, las medidas encaminadas a protegerlos lo serán también:
abarcan desde el control de la temperatura y humedad hasta la
instalación de sistemas anti-robo y son siempre preventivos.

C) Restauración. La restauración de un documento está reservada para

aquellos ejemplares valiosos o de difícil reposición. La mayoría de los
fondos de una biblioteca no necesitan servicios especiales de
restauración, pero en todo caso es una tarea que debe dejarse siempre
en manos de especialistas y huir de las restauraciones "caseras" que
generalmente causan más daño que beneficio al libro.

D) Encuadernación. Es la serie de trabajos necesarios para asegurar la

unión y dotar de cubierta a un conjunto de hojas, pliegos o cuadernos. La
encuadernación de los documentos de una biblioteca puede responder a
tres tipos de necesidades;

Necesidad de reparación de la cubierta o el cosido de las hojas.

Prevención para documentos muy utilizados y dotados de una

encuadernación débil.

Publicaciones periódicas.

La conveniencia o no de disponer de un taller propio de

encuadernación depende en todo caso del tipo de biblioteca, del
presupuesto de que se disponga y del número de encuadernaciones
que se realicen anualmente.

Control.

El control de los fondos de una colección supone el conocimiento actualizado

de la situación y el estado de dichos fondos. Comprende dos aspectos bien
diferenciados:

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 A) Control físico: conocimiento de la existencia, grado de deterioro y
disponibilidad de los documentos. Se lleva a cabo mediante una serie de
operaciones:

Control de adquisiciones: mantenimiento al día de los ficheros de

pedido y de proveedores, así como de las entradas y registros de
nuevos documentos, y cotejo de ambos.

Control de préstamo: actualización diaria de las fichas de préstamo,

con datos suficientes sobre el documento prestado, el usuario, la
fecha de préstamo y la caducidad del mismo, así como de los
documentos no devueltos en el plazo y reclamaciones realizadas.

Control periódico de los fondos de libre acceso, comprobando su

existencia, integridad física y estado de conservación. Se debe
prestar especial atención a la sección de referencia y a las
publicaciones periódicas.

Recuento periódico de fondos: al menos una vez al año se hará el

inventario general de la biblioteca para comprobar el estado y
existencia de los fondos.

B) Control intelectual: serie de operaciones destinadas a conocer el

grado de utilización de los documentos de la biblioteca, su vitalidad y
obsolescencia. Comprende los siguientes aspectos:

Conocimiento de la utilización de los fondos, mediante el

establecimiento del número de servicios que realizan por año y
duración activa del documento.

Conocimiento de la pertinencia y actualidad de los documentos. Es

muy variable y depende básicamente del tipo de documento. La
literatura clásica es durable a largo plazo, las ciencias sociales a
medio y la literatura científica especializada tiene un alto índice de
obsolescencia.

Control de los documentos que deben ser expurgados y sustituidos

por otros por su falta de utilización.

Control de lagunas: se establece en función de las demandas no

satisfechas, y de las desideratas de los usuarios, considerando
exclusivamente aquellas que se ajusten al tipo de biblioteca a que se
dirigen.

El control de los fondos es siempre más difícil en las bibliotecas de libre

acceso. En todo caso, la utilización de sistemas informatizados ayuda
enormemente a establecer un control más estricto de la circulación de
los fondos, aunque para la recogida de datos no hay más alternativa en
las bibliotecas o secciones de libre acceso que el uso de cuestionarios
de evaluación, y la aplicación de leyes bibliométricas.