Otto Francisco Fonseca Melchor Fernando Jose Pontaza Menendez

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Beneficios de la rmplementaclon de un ERP en la Admlnlstracion del Conocirnlento"

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FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS, INFC)RMATICA Y CIENCIAS DE LA COMPUTACION
GUATEMALA, 2001

Esta tesis fue elaborada por los autores como requisito previo a obtener el titulo de Licenciado en Administracton de Sistemas de Informacion.

Guatemala, agosto de 2001

UNIVERSIDAD
FACULTAD INFORMATICA

FRANCISCO

MARROQUIN

DE INGENIERIA DE SISTEMAS, Y CIENCIAS DE LA COMPUTACION

Guatemala, 21 de mayo de 2001

Senores Otto Fonseca Melchor y Fernando Pontaza Menendez Presente Estimados senores Melchor y Pontaza: Tengo mucho gusto en informarles que ha side aprobado su punto de Tesis, previo a optar al diploma de Licenciado en Administracion de Sistemas de Informacion, cuyo titulo es

"BENEFIC lOS DE UN E.R.P. (ENTERPRISE ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO".

RESOURSE PLANNING) PARA LA

Al mismo tiempo les informo que ha sido aprobada la designacion de la Ingeniera Lilian Sao Alonzo, como asesora de su trabajo de graduacion, Atentamente, FACU TAD DE INGENIERlA DE SISTEMAS, INFORMA TI A Y CIENCIAS DE LA COMPUT ACION

ESC/cdec.-

previo a optar al diploma Licenciado en Administraci6n de Sistemas de Infonnaci6n. 21 de mayo de 2001 Ingeniera Lilian Sao Alonzo Presente Estimada Ingeniera Sao: Tengo mucho gusto en infonnarle que ha sido aprobada su designaci6n como asesora del trabajo de Tesis de los senores Otto Fonseca Melchor y Fernando Pontaza Menendez.LA de la carta de solicitud y respuesta Atentamente.UNIVERSIDAD FACULTAD INFORMATICA FRANCISCO MARRC)QUIN DE INGENIERlA DE SISTEMAS. FACUL TAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS.P.- . Guatemala. fotocopia de los alumnos Fonseca Melchor y Pontaza Menendez. (ENTERPRISE ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO". Para su infonnaci6n adjunto a la presente. RESOURSE PLANNIG) PARA .R. INFORMA ICA Y CIENCIAS DE LA COMPUT ACION ES/cdec. Y CIENCIAS DE LA COMPUTACION . cuyo titulo es "BENEFICIOS DE UN E.

titulado "Beneficios de Un ERP para la Administraci6n del Conocimiento". FISICC Universidad Francisco Marroquin Ciudad Doctor Suger: Por medio de la presente les informo que he revisado y asesorado el trabajo de tesis. 20 de Agosto de 2001 Doctor Eduardo Suger Cofino Decano de la Facultad de Ingenieria de Sistemas. Informatica y Ciencias de la Computaci6n. Ing. Atentamente.Guatemala. sera tratado como un aporte valioso con el fin de dar como resultado un trabajo final que cumpla con los para metros establecidos necesarios y la calidad profesional requerida. Considero que es un trabajo en el cual los estudiantes muestran dominio del tema. Las conclusiones y premisas que aqui se presentan constituyen un trabajo de investigaci6n que aportaran ayuda a la industria en general. Lilian Sao Alonzo Asesora de Tesis . cumple con los requisitos academicos de fondo y forma requeridos para un trabajo profesional. Sin embargo cualquier cambio propuesto por la universidad. De igual manera estimo que el trabajo de tesis "Uso de Un ERP en la Administraci6n del conocimiento". y por 10 tanto recomiendo su publicaci6n. as! como de los conceptos desarrollados. realizado por Otto Fonseca y Fernando Pontaza.

162-2725 • JJ 1-4X07 • .:\.c.ucmula. en mi calidad de revisora de redaccion. C. Despues de revisarla detenidamente y de hacer las recomendaciones pertinentes. Manuel F Ayau. avcnida final (Calk Dr.~1-1645 . Informatica y Ciencias de la Computacion Doctor Suger: Por este medio. A.12-2OJJ • Fax: J.1 1-494R • . titulada "BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACION DE UN ERP EN LA ADMINIS7RACION DEL CONOCIMIENTO ".1. como S1l atenta y segura servidora. Me suscribo del Senor Decano. Gu. me permito comunicarle que lei la tesis de los alumnos OTTO FRANCISCO FONSECA MELCHOR. Eduardo Sugcr Cofii1o).1()()-1xln • . Planta FISICC: J./Hlbv c. FERNANDO PONTAZA MENENDEZ.Archivo 7a. Y CIENCIAS DE LA COMPUTACION Guatemala 16 de Agosto de 2001 Doctor Eduardo Suger Cofiito Decano de la Facultad de Ingenieria de Sistemas. carne 1596035. Ie informo que dicha tesis !lena los requisitos que exige la Universidad. carne 1096112. hlificio Dr. Zona 10.UNIVERSIDAD FACULTAD INFORMATICA FRANCISCO MARROQUIN DE INGENIERIA DE SISTEMAS. asesorada por la Ingeniera Lilian Sao Alonzo. estilo y ortografia.

- . A tentamente. y de haber obtenido el dictamen del asesor especifico. 16 de agosto de 200 1 Senores Otto Francisco Fonseca Melchor y Fernando Pontaza Menendez Presente Estimados senores Fonseca y Pontaza: Tengo mucho gusto en informarles que. autorizo la publicacion del mismo.UNIVERSIDAD FACULTAD INFORMATICA FRANCISCO MARROQUIN DE INGENIERIA DE SISTEMAS. Y CIENCIAS DE LA COMPUTACION Guatemala. despues de haber revisado su trabajo de Tesis. FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS. INFORMATICA Y CIENCIAS DE LA COMPUT ACION ESC/cdec. el cual es de indiscutible beneficio para el desarrollo de las Ciencias de Cornputacion en Guatemala. cuyo titulo es "BENEFICIOS DE LA IMPLEMENT ACION DE UN ERP EN LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO". Aproveeho la oportunidad para felicitarlos por el magnifico trabajo realizado.

4.INDICE Contenido Pagina INTRODUCCION o Bl ETIVOS CAPITU LO 1 1.2 Tangibles .2 Conocimiento Explfcito .4 La Basqued« y la Entrega 1.8. 8 9 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 13 J3 14 J4 J4 viii . 1.4 LA ADMINISTRACION INTRODUCCION ECONOMIA DIGITAL 1.3 Tecnologfa 1.8.4.1 Intangibles 1.8.3 Ingresos por Reingenierfa Decrecientes .2 Procesos 1.10 DINAMICA ORGANlZACIONAL 1.9.8. 1. 1.7.2 La Velocidad de Cambio en el Negocio 1.7 Los TRES TIPOS DE CONOCIMIENTO 1.2 2 3 DEL CONOCIMIENTO 3 3 3 3 .3 EL EXITO EN UNA ECONOMlA DIGITAL 1..3 Analisis 1.4 Tecnologfa i 1. 1. 1.10.1 EI Crecimiento del Trabajador de Conocimiento 1.2 Admlnlstrecion de Contenido .4 RAZONES PARA ADMINISTRAR EL CONOCIMIENTO 1.9 Los ELEMENTOS DE SOLUCIONES DE ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO 1.3 Conocimiento Potencial.7.1 1.1 Organizacion 1.5 LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO SE DERIVA DE LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS 5 5 5 6 6 8 1.8.6 LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO REQUIERE DE MUCHAS CONEXIONES PARA SER DE VALOR 1..8 SERVICIOS DE CONOCIMIENTO 1. 1.9.9.4.1 Conocimiento Tecito .7.4.10.1 coteboreaon 1.5 Rastreo 1.

11.5.4 ALIADOS TECNOLOGICOS .2.3 Intearsaon de Dos A/macenamientos 2.5 PLANO DE ADMINISTRACION DE CONOCIMIENTO DE UN CLIENTE 2. 2.3.3 Planificacion Comercial.2 Servicios de Conocimiento 2.5 26 DEL 26 26 26 27 29 MERCADO DE LA AD~HNISTRACION CONOCIMIENTO INTRODUCCION INVERSIONES EN LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO INDUSTRIAS PUNTERAS EN LA ADMINISTRACION DE CONOCIMIENTO DONDE SE IMPLEMENTA LA ADMINISTRACION DEL CONOOMIENTO CATEGoRiAs DE PROGRAMAS DE APUCACION PARA LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO 31 ix .1 Conexion 2.3 Escritorio de Conocimiento 2.3 DIRECCIONES FUTURAS DE LA PLATAFORMA 2.11.3.1 Internet 2. 1.2 La integracion con e/ Computador de Escritoria 2. 2.6 25 CAPITU LO 111 3.12 19 CAPITU LO II 2.1 Sistema 2.1 2.2 2.5.4 3.4 Coteaion Accion Crecimiento CONCLUSIONES .11.3.1 3.11 PROCESOS DE NEGOCIO 1.2 Aoannistrscion del Cliente 1.4 Desarrollo del Emp/eado CONCLUSIONES 15 16 16 17 18 1.5.2.1.1 Diseno del Producto 1.3 3.2. 2.2 ~ DEL alla •••••••••• 20 20 20 20 21 21 21 22 22 22 22 23 23 23 23 24 24 LA PLATAFORMA DE LA ADMINISTRACION CONOCIMIENTO INTRODUCCION ARQUITECTURA DE ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO 2.3 2.2 3.5. 3.11.

..2 6.4 3...... 44 44 44 45 SISTEMA DE PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) SITUACIONES COMUNES EN LAS EMPRESAS DE HOY EN DrA FORMA DE FUNCIONAMIENTO CONCLUSION DE UN ERP 5...7 CONCLUSIONES 34 35 36 37 38 CAPITU LO IV 4.6..6.............5 3.2 3.....3 6..2 .... 4.......•.1 5......3 CONCLUSIONES . 43 CAPITU LO V 5...3.........6. .6 BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO 3. 47 47 47 Y FINANZAS 50 FUNCIONALIDAD DE LAS AREAS DEL ERP 6.2 39 39 39 INTELIGENTE 39 CORPORACIONES INTELIGENTES INTRODUCCION LA CORPORACION 4.6 Mejorando la Toma de Decisiones Ganar Ventaja Competitiva Adminlstrsdon del Capital Intelectual........6.3 3...........•......1 4....1 3..3 46 CAPITULO VI 6.6. 5.4 52 53 x ..................1 AREA DE DISTRIBUCION AREA DE ADMINISTRACION AREA DE PERSONAL AREA DE MERCADEO Y VENTAS 6... Promover /a Innovaci6n Incrementar /a Productividad Mejorar e/Servicio al diente 32 33 34 3......6...

1 9.1 8. II ••••••••••••••••••••••••••••• iI ••••••••••• 57 57 57 58 58 58 IMPLANTACION DE UN ERP . FACTORES CRmCOS DE EXITO FACTORES QUE PUEDEN IMPACTAR EL EXITO EN LA IMPLANTACION AMENAZAS DE UN PROYECTO CONCLUSION ERP EFECTIVA FACTORES ESENCIALES DE UNA IMPLEMENTACION 59 CAPITU LO IX 9..3 8... . 64 xi .2 7. 1111 •••••••••• 60 60 60 61 61 CRITERIOS DE SELECCION DE UNA SOLUCION ERP 9..1 7. 8.2 9.3 RIESGOS QUE PUEDEN EXISTIR FACTO RES A TOMAR EN CUENTA CONCLUSION CONCLUSIONES FINALES BIBLIOGRAFIA . 1111 •••••••••• 54 54 54 55 56 BENEFICIOS DE UN ERP 7. .5 .4 8.2 8. CAPITULO VIII 8.CAPITULO VII 7. 62 11' ••• .3 . . CARAcrERISTICAS CONCLUSION FUNCIONALES OBJETIVOS PRIMORDIALES .

De la misma manera que contiene una serie de reportes y consultas gerenciales en donde es relevante para la toma de decisiones oportunas. en en donde cada transacci6n efectuada es almacenada en un banco de datos cornun de donde puede otro departamento el instante siguiente. 0 un Sistema de Administraci6n siendo sistemas 100% de Recursos Una en integrados. donde surge la necesidad de un sistema tipo por cualquier departamento satente. siguiente generada en facturaci6n puede ser visualizada en el momento cuentas corrientes. trasladar informaci6n la duplicidad de manejo de informaci6n. el aporte del presente documento en general y especial mente a los estudiantes. Es por elto " que crece la necesidad de administrar todo el conocimiento existente en las organizaciones a fin de lograr ser mas proactivos ante los cambios en el mercado. asi como la apertura de los mercados. la alta competencia y la diversidad de productos sustitutos. transacci6n trabajan Resource Planning) bajo esta filosofia. las demoras que con "eva Es aqui de un departamento a otro para obtener un dato integrado. . eliminando as! la exacta) ser utilizada por cualquier burocracia. a las caracteristicas mercado. que necesitan es tener conocimientos de las nuevas tendencias en tecnologfa y de sus diferentes aplicaciones. contabilidad y estadisticas de ventas. as! como dejar una base para futuros profesionales y empresarios interesados en el tema. inventarios. Para esto se necesita de sistemas total mente integrados. Los ERP (Enterprise Empresariales. funci6n de control De esta manera provee la informaci6n indispensable para la y registro fiscal y las herramientas necesarias para la toma de decisiones en base a la situaci6n actual de la compafHa. la duplicidad de funciones y por sobre todo las dobles cifras (informaci6n y aumentando la efectividad al ser esta misma base de datos la que alimenta el sistema de soporte de decisiones (informaci6n . La documentaci6n ayudar a la comunidad de este tema es escasa. exacta y relevante a nivel tan cambiantes del . relevante). en los cuales se eliminen los filtros innecesarios. ya que el tema fue elegido dado 10 novedoso de esta tendencia y que consideramos sera una inminente necesidad para nuestras empresas en el futuro. gerencial ha crecido enormemente.Beneficios de la lrnplementacion de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento INTRODUCCION En la actualidad la necesidad de informaci6n debiendose oportuna.

barreras. factores de exito y requerimientos implementar una solucion de adrninistracion del conocimiento. del conocimiento en espafiol para • Analizar las ventajas. necesarios para • Describir en conde y como se esta esparciendo la adrninistracicn del conocimiento en el mercado global.Beneficios de la Irnplementacion de un ERP en la Administracion del Conocimiento 2 Objetivos • Dejar una base clara de 10 que es la adrninistracion del conocimiento . • Probar 10 util que es una herramienta ERP para la irnplernentacion de la adrnlnlstracion del conocimiento. . c • Proveer material en el area de ERP y adrntrustracion ayudar a futuros estudiantes.

tecnotoqlcos contenidos en ella. electrodomestlcos. La nueva para alimentar servicios econornia digital enfoca su atencion en producir serviclos e informacion Los productos tfpicos de una television por cable. la ropa. economia servicios digital incluyen financieros y telefonicos. dicha edrntnlstraclon.1 Introducci6n La admlntstraclon del conocimiento es un tema que abarca muchos aspectos del mundo de los negocios actual asf como la tecnologfa con la que se logra. entretenimiento. LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO 1. su crecimiento. La economfa tradicional se ha dado un movimiento hacia una economfa se baso en activos fijos y la labor manual se uso y para producir tales productos como vehfculos motorizados. 3 . computadores personales. 1. com ida. 1.3 EI Exito en una Economia Digital EI exlto de la economfa digital depende de tres aspectos principales: La forma en que un negocio utiliza a los empleados para ser una orqenlzaclon mas efectiva.Beneficios de la Irnplementaoon de un ERP en la Admtrustracon del Conocimiento CAPITULO I 1. Este capitulo busca resumir una descrlpclon del entorno general que "eva esta guiando a las empresas hacia esta tendencia empresariales y asi como los detalles humanos.2 Economia Digital En la pasada decade (1990-2000) mas digital. en parte.

del La infraestructura cornun para estos elementos es el sistema nervioso digital.4 Razones Para Administrar el Conocimiento Cuatro tendencias han conducido al lnteres de la adrnlrustracion de conocimiento y la forma que puede apoyar a una orqanizacion y sus cometidos. En el sistema nervioso digital: Los sistemas de direccion efectivos de conocimiento Ie dan a los empleados un acceso a los datos de una forma mag rapida y facil asi como el conocimiento que les dara la facultad de analizar informacion importar su lugar qeocranco. EI trabajo en conjunto con clientes y socios para mejorar el funcionamiento negocio y determinar como extraer mas valor del mercado. la administradon. 1. sin dificultades y contribuir con colegas sin Los sistemas comerciales eficientes de operaciones se extienden mucho mas alia del piso de la planta hasta los procesos de fonda de cualquier planiflcacion.Beneficios de la Irnplementacion de un ERP en la Aornlnrstracton del Conocimiento 4 La creacion de excelencia operacional con procesos de negocio efectivos. EI sistema nervioso digital es tanto una estrategia comercial como un plano tecnoloqico para el exito en la economfa digital. empresa la Los sistemas exitosos de comercio electronlco hacen posible para los negocios de todos los tarnafios lograr relac'ones mas intensas con clientes y socios en todo el mundo. y las ventas. Es la forma en que las cornpafiias logran un efecto multiplicador a traves de la tecnologfa para alcanzar cometidos comerciales en las partes de fonda de su negocio y finalmente dar valor comercial. manufacturacion. .

com ha cambiado el negocio de ventas de libros. 1. las tareas del 75 % de toda la fuerza laboral consistia en alqun tipq de trabajo produccion. manual ya sea produccion. A este tipo de trabajador se Ie llama el "trabajador de conocimiento. .4." 1.4.3 Ingresos por Reingenieria Decrecientes Desde la decade de 1980 los negocios han aplicado los conceptos de reingenierfa de negocios y la adminlstracion de calidad total (TQM sequn sus siglas en ingles) para incrementar la eficiencia. Amazon.2 La Velocidad de Cambio en el Negocio EI crecimiento en la disponibilidad de fondos de capital-riesgo ha dado facilidades para que empresarios pongan en marcha y expandan cornpafiias nuevas. EI resto de la poblacion comprendida en la edad laboral interactuaba con informacion y otras personas para lograr hacer su trabajo. Por ejemplo. 0 en actividades basadas en Para el afio 1980 solo 35 % de empleados comerciales trabajaban en esos tipos de posiciones.4. Dell Computers dramaticarnente ha cambiado la forma que las computadoras se venden en linea. Los negocios que estan siendo creados en la Internet pueden cambiar una industria.1 EI crecimiento del Trabajador de Conocimiento Desde el ana 1900.Beneficios de la Implernentacion de un ERP en la Adrnmistracion del Conocimiento 5 1.

. 1. y como ataca a su mercado. utilizando tecnolog!a. ayuda al mercado en general a trabajar en una escala global. Los negocios tienen cientos de afios de experiencia analizando y entendiendo como tomar actives fijos. a traves de herramientas como el Internet. debe aprender Todas estas tendencias han conducido a un irrteres en investigar como sabe una compariia 10que sabe. pero tarnbien a investigar como hacerlo de una manera mas eficaz.4 Tecnologia La tecnologfa.4. puede contar con personas trabajando en el mismo proyecto en cualquier parte del mundo. se ha convertido en un requisito para la produccion de clase mundial. pero tarnbien como administrar ese proceso.Beneficios de la Irnpternentaoon de un ERP en la Adrnlnlstraoon del Conocimiento 6 Hoy en dia la reingenierfa ya no es un factor diferenciador. asi como edificios y equipo.5 La Admlnistracion del Conocimiento se Deriva de la Administracion de Actlvos La adrninistracion de activos de conocimiento se deriva de adrnlntstracron de un activo tradicional. para medir su efectividad. Las organizaciones del nuevo milenio se enfocan en cualquiera de sus partes para encontrar nuevos rnetodos con los que logren una ventaja que competitiva productividad mas alta. 0 una 1. y as! sucesivamente. Una cornpafiia. cuanto gastar en ellos.

estos activos pierden su valor y eventualmente necesitan ser reemplazados. Tienen sistemas para seguir su pista. de las cincuenta que encontraron. LCuantos negocios pueden hallar facilrnente toda sus presentaciones de ventas? Aun si pudieron. Este es el desafio de la adrntnistracion del conocimiento: eficazmente asignar activos de conocimiento a los problemas del negocio de la misma sistematica." analizar como. que cada presentacion de ventas dada fue tan buena. con el paso del tiempo. fotocopiadoras. se hace evidente la falta de conocimiento que existe acerca de este segundo grupo de activos. . LCuantos sabfan. la pasada? efectiva como la LTienen un proceso para reconocer que. una presentacion pero muy pocos negocios saben cuanto dinero gastan crear tales activos. AI comparar 10anterior con 10que se sabe de un activo "suave". con el paso del tiempo. como La mayorfa de compafiias del mundo saben cuanto se gasto en estos y cuanto gastar con el paso del tiempo para y aun pueden comparar un activo Inclusive se tiene la capacidad de activos para crearlos (0 adquirirlos) mantenerlos. presentacion pierde su valor y que necesita ser cambiada para reaccionar al mercado y nuevos competidores? La mayorfa de negocios no tienen este tipo procesos en uso. Cuentan con un trabajo aun menos detallado de su seguimiento. como una fotocopiadora 0 recien reparada. cuantificable y reproducible forma como son asignados en la actualidad los activos "duros". y se considera esta perdida de valor del activo como un costo.Beneficios de la Irnplernentacton de un ERP en la Adrnirustracion del Conocimiento 7 Por ejemplo. De hecho. este concepto esta tan incrustado en la manera en la que un negocio es dirigido que existe el concepto de "depreciacicn". con otro para entender cual es el activo "mejor. como presentaciones de ventas usadas para atraer clientes nuevos. considere un activo "duro" en el que un negocio invierte. Discutiblemente. de ventas podrfa tener mas Valor potencial que una fotocopiadora. cual es la "mejor?" LPudieron comprobar esto.

Un ejemplo de esto son datos almacenados en correos electronicos. Puede ser puede ser un socia 0 proveedor con el que se este Los desatios consisten en crear estas conexiones. 1. 0 0 area local.7 Los Tres Tipos de Conocimiento Cuando se piensa en conexiones de personas a datos 0 a otras personas.Beneficios de la Irnplernentacton de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 8 1. de una manera eficaz a sus problemas de negocio. en bases de datos y en documentos de alqun procesador de palabras. es importante pensar en elias en terrninos de los tipos conocimiento a conectar. un sitio Web) u otra una conexion con alqun tipo de informacion persona experta que puede ayudar a solucionar los problemas actuales. No es cornun que esta quede adecuadamente integrada a traves de todos los sistemas dentro de una orqanlzadon y se puede requerir de diferentes herramientas para obtener acceso a ella. informacion. las personas con las que un trabajador i de conocimiento necesita conectarse se encuentran usualmente fuera de su grupo inclusive otra parte en el mundo interactuando. Este es un papel con el que la puede ayudar ya que puede destruir las barreras de conexion y puede conocimiento f1uya factlrnente entre las personas. En adicion a 10 anterior. . permitlendoles como experiencia personal 0 tecnolog!a permitir que el as! aplicar actives de conocimiento.6 La Administracion del Conocimiento Requiere de Muchas Conexiones Para ser de Valor LEn que consiste el conocimiento en el que las personas esta tan interesadas y conde se crea? EI conocimiento es creado 0 usado cuando un trabajador de conocimiento hace (un documento. La informacion reside en lugares multiples y en formatos distintos.

u otra informacion.1 Conocimiento Tscito Este es el conocimiento que se almacena en la mente de alguien. Ayudar a crear esta conexion entre gente que no sabe y la que si es un aspecto de suma importancia en la adrrunlstraclon del conocimiento. La meta es ayudar a compartir conocimiento tacite dentro de la orqanizacion a fin de que todos puedan aprovechar solucionar un problema de los clientes manera mas eficaz. Lo que se sabe por experiencia es a menu do mas valioso que 10 que esta escrito. almacenamiento. La nocion general que existe es que este representa la mayoria del conocimiento dentro de una orqanizacion. 1. de la experiencia en un area dada para 0 ayudar a construir un producto de una 1. dentro de la mayorfa de negocios hay cantidades vastas de datos que representan afios de ventas.7.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 9 1.3 Conocimiento Potencial Por ultimo.2 Conocimiento Explicito En segundo plano tenemos el conocimiento que ha side realmente registrado en un documento. . un correo electronico.7.7. en un sitio Web. clientes. 0 alqun otro tipo de Crear conexiones entre personas y el conocimiento explfcito que necesitan dentro de una orqanizacion es otra de las metas de una solucion de adrnlnistracion del conocimiento.

Esta conexion se logra. para que facilmente encuentren y Esta provee a las personas con herramientas localicen dentro de la organizaci6n el contenido exlstente que necesiten. por ejemplo.8. presentaciones. vecindad 0 respalde un tipo frontal esta ubicada en la si la persona con la que se desea interactuar al otro lado del mundo. datos de los cuales el conocimiento puede extraerse si se accesa y analiza. Esto incluye crear una forma para que la tecnoloqia de interaccion. entre otros.1 coteborecton Los servicios cooperatives permiten que personas trabajen de la mejor manera posible con otras. 1. 1. . con respecto a los datos que existen en una orqanlzacion.2 Administrscion La administraoon de Contenido de contenido involucra trabajar con conocimiento explicito. correos electronlcos. Estas herramientas tam bien permiten la contribuci6n de informacion nueva en forma de documentos. con el uso de videoconferencias.8 Servicios de Conocimiento La adrnlnistrecron del conocimiento tiene como objetivo.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 10 Estos datos representan el conocimiento potencial. 1.8. proveer cinco servicios que ayudan a las personas a liberar el conocimiento de cualquier tipo.

ayudando a otra.5 Rastreo Los servicios de rastrec ayudan a las personas a entender que conocimiento es util a no dentro de una orqaruzaclon. se debe tener dos servicios: la busqueda y la entreqa.4 La Busqueda y fa Entrega Con cada uno de los tres tipos de conocimiento.3 An.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Admlnistraclon del Conocimiento 11 1. de una manera mas tadl.8. los datos Un individuo en la orqanlzaclon que tenga acceso a una base de datos de clientes y la analice posteriormente Ilega a identificar tendencias y los cam bios en las necesidades de los mismos.8. basado en criterios prefijados. La busqueda es la habilidad para hallar conocimiento. La entrega involucra proveer la informacion necesaria la persona.i/isis EI analisis permite que se encuentren y examinen detenidamente que existen. Par ejemplo. hacer recomendaciones acerca de como cambiar dlsefio del producto en el futuro.8. 1. 1. Este analisls entonces Ie permite. doquiera que exista. la rastreando que tan seguido una persona en particular esta cornpafila puede derivar alguna informacion acerca de si es experta en algun tema. .

Beneficios de la Irnplernentacion

de un ERP en la Adrnirustraoon

del Conocimiento

12

Otro ejemplo de archivos pero

es un individuo

en la orqantzacion

que tiene acceso a un servidor particular de

y encuentra

una presentacion veinte
0 treinta

de ventas acerca de un producto presentaciones diferentes.

a su ves localiza pueden

Los servicios Esto

rastreo descubrir

determinar

cual archivo

ha sido el mas accesado. mas uti!

10 ayuda a

cual presentacion

ofrece la informacion

Un grupo manera se

de debate cuantas

dentro personas

de una campania contestan

es un ejemplo

final.

De esta

rastrea

a mas preguntas

y as! se determina

quien es 0 no experto

en alguna area.

1.9 los Elementos de Soluciones de Adrninistraclon

del Conocimiento

Los negocios tres areas.

necesitan

respaldar

soluciones

de adrninistraclon

del conocimiento

en

1.9.1

Organizaci6n

Los integrantes conocimiento.

de una orqanizacion

deben tener un incentivo

para compartir

Si, dentro son recompensados entonces

de una

orqanlzacron, "el conocimiento

es poder"

0 si los integrantes

por ser mas inteligentes probablemente no obtendra

en un tema

al compararse

entre

sf,

el negocio

los beneficios

que la admirustracion

del conocimiento

ofrece.

Los negocios personas por compartir

deben

poner

en marcha

estructuras

para

recompensar

a las

su conocimiento.

Esta es una de las lIaves para hacer que la

adminlstracion

de conocimiento

surta efecto en una orqamzacion.

Beneficios de la Implernentacion

de un ERP en la Adrnlnistraclon del Conocimiento

13

1.9.2 Procesos

Los procesos

de

una orqanlzacion

deben

respaldar

sus esfuerzos

de

adrrunistracion de conocimiento. Los procesos incluyen el disefio un producto nuevo, vender un servicio nuevo, solucionar el problema de un cliente, entre otros.

La cornpafiia debe asegurarse que el conocimiento proceso es capturado para que pueda ser reaplicado

ganado al pasar por el

mas adelante. Capturar el

conocimiento involucra algo tan simple como registrar la forma que una actividad es consumada y su resultado.

La pregunta basica que una compafiia debe hacerse es si esta

0

no realizando

el mismo error repetidas veces. Si es asi, entonces la cornpafiia no aprende y debe cambiar.

1.9.3 Tecnologfa

Una cornpafiia debe tener una arquitectura conocimiento.

integrada de administracion

de

La arquitectura diferentes sistemas

debe proveer la habilidad para destruir las barreras entre los

para que los usuarios facilrnente y eficazmente puedan hallar y

compartir informacion.

Las cornpafilas necesitan aplicar una taxonomia, para su informacion. Con un sistema de daslflcacion

0

un lenguaje compartido,

uniforme, personas dentro y

fuera de la orqanizaclon pueden estar seguras de que hablan acerca de 10 mismo, asi se evitan malentendidos y errores.

Beneficios de la Irnplernentaclon

de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento

14

1.10

Dinarnica Organizacional

Las barreras culturales son a menudo citadas como uno de los mas grandes desaffos para 105' proyectos exitosos de admlnistradon del conocimiento. Dos de las barreras

culturales cruciales son la actitud de considerar el conocimiento como poder y el miedo de innovacion, 10 cual resulta en una desgana hacia el cambio. Hay un nurnero de metodos tangibles e intangibles para vencer esas barreras.

1.10.1 Intangibles

EI patrocinio de los ejecutivos entra en juego aca. Ellos deben respaldar los esfuerzos de adrnlntstradon
I

del conocimiento y deben recompensar a la gente por

compartir 10 que conocen. Deben animar la contrlbucion de conocimiento nuevo para la orqanizacion asf como tarnblen promocionar el acceso y el uso de esa informacion.

1.10.2 Tangibles

Si la tecnologfa usada es familiar para las personas, entonces ellos de una manera mas tacil contribuyen, orqanizacion. capturan y hallan informacion dentro de la

Las recompensas necesitan asegurar que la gente sea reconocida por sus esfuerzos de participacion Algunas en las iniciativas un de administracion de revision que del para ha

conocimiento. monitorear y

cornpafiias

tienen

proceso del

recompensar

a la gente

dentro

organismo

proporcionado conocimiento que otra gente utiliza dentro de la orqanizacion, Las recompensas son un incentivo para que las personas provean

conocimiento util.

manejadas. Los beneficios de estas areas son menos acerca de retorno de inversion 0 nurneros exactos y mas acerca de como los negocios usan la adminlstracion volverse mas efldentes. deben que involucra y mejoradas ser rastreadas. diferentes.11 Procesosde Negocio Si el primer culturales. 1. cornpafiias aprenden y operan con sus de clientes. dentro en equipo compartir su conocimiento de una manera de ese equipo y con otros equipos. en el que ell os estan. el disefio del producto nace 10 cual esta vinculado a su vez con la manera en la que el del empleado respaldan esa planificacion. negocio es planeado y como las habilidades . reconocer que existan dentro del empleado. que involucra como las organizaciones en el mercado. tendencias problemas • EI desarrollo de su orqanizacion.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 15 • Las cornpafiias para deben proveer un ambiente que permita a la gente participar mas facil. entienden y determinar el de negocios. Por ejemplo. del conocimiento para La lIave es asociar estes procesos del conocimiento del cliente. conocimiento desaffo para la adrnmtstracion desaffo del conocimiento en la que es veneer barreras del entonces el segundo es la forma la adrnlnistracicn sea aplicada a los procesos de negocio. Todo estos rnetodos se usan usarse para veneer la resistencia cultural ante la adrnlnlstracion del conocimiento. Hay cuatro procesos claves de negocio dentro de las organizaciones: • • • EI disefio y desarrollo La forma en que las La planificacion negocio de productos y de servicios nuevos . la manera en que las habilidades con el paso del tiempo.

11.Beneficios de la Irnplementaclon de un ERP en la Adrnlnistracton del Conocimiento 16 1. EI servicio de campo prestado. Muchos negocios tienen formas multiples de rastrear a sus clientes. no esta cerca de las personas pueden usar. Llamadas para el apoyo al cliente. incluyendo: • • • Compras del producto.11. no es a menudo organizada. que necesitan esa informacion 0 en un formato que . • Lograr una tasa mas alta de exito con productos necesidades exactas del cliente. nuevos porque reflejan 1. ~onocimiento puede proveer los lazos de retroaltrnentacion La adrnlnlstracion del que capturan 10 que quieren los clientes y Ilevan esa informacion de vuelta a la orqaruzacion. Aunque existe mucha informacion disponible. Los beneficios de ser capaz de capturar y compartir informaci6n del cliente incluyen: • • Acortar el tiempo que se dedica en Ilevar un producto al mercado.1 Diseiio del Producto EI desaffo en el disefio del producto es asegurar que los productos y servicios vayan de la mana con las necesidades reales del cliente.2 Administrscion del Cliente Uno de 105 desaffos principales con relacion a la direcclon del cliente es la 105 disponibilidad de un volumen enorme de informacion que negocios a menudo recogen acerca de sus clientes. Permitir a un equipo desarrollando un producto nuevo aprender de los errores y los exitos de equipos previos que desarrollaron productos.

determinan mejores caminos para apoyar a sus clientes. cual sea su rama ·de industria. conduce a mejores decisiones de carta y largo plaza. para la gente que la necesita. las personas facilmente Los negocios pueden usar esta informacion para aprender mas acerca de 10 que hacen sus competidores y realizer proyecciones can distintos escenarios que los ayudan a entender mejor y anticipar tendencias de mercado. Can esta infraestructura. encuentran informacion interna y externa. Las soluciones de admtnistracion del conocimiento publican informacion del ciiente. A menudo fur\cionan en el modo de crisis reaccionando ante los competidores nuevos. puede acelerar la entrega de informacion. productos nuevos. una vista unificada de esta informacion del diente. 1. Este analisis. .11.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrnlnlstraclon del Conocimiento 17 La adrninistracion del conocimiento provee a todos dentro de la orqanrzaoon. aSI como tambien anticipar tendencias y entender a los competidores. La admlnlstracion del conocimiento. en una forma consistente y utll a traves de los diferentes sistemas. Manejando su informacion.3 Pleniticecton Comercial La planiftcadon comercial es un area en la cual los negocios a menudo luchan par tener rapida velocidad de cambio. y estan seguras de que hay un "foco" unificado de los mismos dentro de la cornpafiia. EI desafio en esta planiflcaclon esta reaccionar ante estas crisis. can una infraestructura efectiva. las compaFiias construyen mejores productos y servicios. a su vez. a un nuevo rnetodo hacer las casas.

Una diferencia grande de desernpefio de esta naturaleza puede resultar en desernpefio inconsistente a 10 largo de una orqanizacion. productos. Otro desaffo es ser capaz para identificar lugares en una orqanizacion donde algunas personas sobresalen mientras los otros tienen dificultades.4 Desarrollo del Empleado Los desaffos del desarrollo del empleado guardan relacion directa con rastrear las habilidades diversas de las personas que tenga la orqanizacion. . los puede localizar y reunir electronlcamente.Beneficios de la Implernentacion de un ERP en la Acrnlnlstracon del Conocimiento 18 1. Las soluciones de aomlnlstracion beneficlos' para el desarrollo del empleado: del conocimiento proveen los siguientes • Las soluciones de adrninistracion del conocimiento sistematicamente conocimiento acerca de clientes. determinando entonces que habilidades del empleado son obsoletas y que habilidades nuevas son necesarias. reconociendo que habilidades requiere un mercado cambiante. • Las soluciones de adrntnlstradon del conocimiento capturan el conocimiento de las personas que tengan exito y 10 distribuyen a 10 largo de la orqanizacion. y situaciones capturan problernaticas especfficas y hacer disponible esa informacion cuando sea necesitada. • Teniendo un sistema que reconoce a los expertos de area en una orqanlzadon. permitiendo a los gerentes congregar a un equipo para tratar con un problema especffico. asf ayudando todos a volverse mas efectivos.11. Esta informacion "justo a tiempo" da a cualquiera la habilidad de responder rapidarnente a un ambiente cambiante.

EI conocimiento existe en tres variantes: tactlco. los ingresos por reingenierla decrecientes V la tecnologfa. de procesos de negocio V de tecnologfa. en contraste a la economia tradicional que se base en activos fijos V labor manual. Para lograr el exito en esta nueva economfa la orqanlzaclon debe contar con un sistema nervioso digital que Ie de a los empleados un acceso a los datos mas rapido y facil en todos los procesos de la orqanizacion. Este sistema avuda a administrar el En si esta administracion se deriva de la adrnlnlstraclon de los activos fijos y busca tenet" los mismos parametres predefinidos para analizar V cuantificar los activos de conocimiento como 10 tiene va la adminlstracion de los activos fijos. .Beneficios de la Irnplernentaclon de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 19 1. explicito y potencial. abarcando asf la empresa como un todo enfocado a prom over V participar en el cambio. Para impulsar un esfuerzo de adrninlstracion de conocimiento se debe respaldar dicha solucion a nivel organizacional. la velocidad de cambio de los negocios. EI objetivo de administrarlo es proveer cinco servicios que ayuden a llberarlo dentro de las organizaciones como la colaboracion. la adrninistracion del contenido. Varios factores han guiado a la economfa a este nuevo terreno ventre los mas significativos estan el crecimiento del trabajador del conocimiento.12 Conclusiones En la actualidad la economfa enfoca su atencion a producir servicios e informacion para alimentar su crecimiento. cpnocimiento. el anal isis de los datos V la busqueda y entrega del mismo.

LA PLATAFORMA DE LA ADMINISTRACION CONOCIMIENTO . arquitectura tecnoloqlca que permita hacer real la conexion.1 Introduccion La vision de la adrninlstracion del conocimiento se trata de las conexiones entre gente e informacion. Se desea poder asociar a las personas con la informacion y personas Para lograr esto una empresa debe contar con una correctas.2 Arquitectura de admintstraclon del conocimiento La arquitectura de sdmlnistradon • • • Sistema Servicios de conocimiento Escritorio de conocimiento del conocimiento tiene tres elementos: 20 . DEL 2. en una forma familiar. las cuales se discuten en este 2. logra disminuir las barreras que las personas ya conocen y usan. eta pas. una efectiva de humanas ante la administraci6n Este proceso se lIeva a cabo en distintas capitulo. Extendiendo la utilidad de las herramientas orqanizacion conocimiento.Beneficios de la Irnplementadon de un ERP en la Adrninistraoon del Conocimiento CAPITULO II 2.

3 Escritorio de Conocimiento EI escritorio de conocimiento se refiere a un portal interactivo de la informacion total de la cornpafiia y las herramientas familiares que ayudan a que las personas colaboren. de seguridad. etiqueten informacion. Estos son elementos usualmente esenciales para cualquier solucion de adrninistracion del conocimiento. a determinar que informacion 2. descritos en el capitulo anterior son: • La colaboracion involucra manejar la conexion entre personas a traves del tiempo y distancia para que ideas.2.2. Los servicio son. del directorio.2 Servicios de Conocimiento En la capa de servicios de conocimiento es donde la inteligencia se construye e integra a la solucion de adrninistracion del conocimiento. acerca de los diversos procesos de negocio internos. incluyendo conexiones de negocio loqicas. analtzarlos. 2. . ayudan a las personas dentro es la mas util dentro de una de la EI rastreo y flujo de trabajo orqanizacion orqanizacion. involucra la habilidad de las personas para ver datos dentro de hacer escenarios y obtener conocimiento una linea de negocio. • • La busqueda y la entrega involucran mecanismos para que las personas puedan obtener inteligentemente la informacion que necesitan.Beneficios de la Irnplernentaclon de un ERP en la Administracion del Conocimiento 21 2.2. de adrnlnistracion y del legado.1 Sistema EI sistema consta de elementos que se comparten a traves de distintas soluciones. tacllmente puedan comunicarse y compartir • • La Adrninistracion EI analisis de Contenido involucra la habilidad de personas para encontrar la informacion que necesitan para hacer su trabajo. y anallcen datos.

3 Inteqrscion de Dos Almacenamientos La tercera consiste en la existencia de dos almacenamientos de informacion generales en la actualidad. de adrninistradon del conocimiento refleja tres tendencias generales 2. la disponibilidad de acceso a traves donde se asegura compatibilidad futura y de terceros utilizando la los de software estandares tecnoloqicos usados por la Internet como HTTP y WebDAV.3 Direcciones futuras de la plataforma La arquitectura de plataforma.1 Internet La primera direccion es la Internet.3.2 La inteareckin con el Computador de Escritorio La segunda direcoon es la mteqracion can computador de escritorio. un segundo lugar que almacena informacion no estructurada es el correa electronico y documentos.senenoos de la Irnplementacion de un ERP en la Aoministraclon del Conocimiento 22 2. 2. esto es. Esos dos administrados. tipos de informacion son muy diferentes y necesitan ser .3. EI primero es una base de datos de Lenguaje Normalizado de Consulta (SQL por sus siglas en ingles) usado para manejar la informacion estructurada en los sistemas de la linea del negocio.3. AI mismo tiempo. al 2. aseourandose que todos los servicios de sistema sean integrados directamente escritorio de conocimiento de las personas.

de procesos y de tecnologia en una solucion completa de adrninlstracion de conocimiento para solucionar problemas un enfoque singular.1 Conexi6n • Esta etapa simplemente provee un portal para la informacion de una compafiia. • Reune a expertos y permite la busqueda a traves de toda la informacion en la cornpafiia. .5.4 Aliados Tecnoloqicos EI mercado de soluciones de administracion de conocimiento se basa en alianzas tecnoloqicas para apoyarse entre si al implementar una soluclon de este tipo. Se fomenta en este mercado a que los aliados unan diferentes asuntos culturales.5 Plano de administracion de conocimiento de un cliente Cuando los clientes desarrollan soluciones de administracion del conocimiento. comerciales muy espedficos. Debido las innumerables ramas industriales en el mundo.senencios de la Irnplementacion de un ERP en la Adrrunistracion del Conocimiento 23 2.2 • Colecci6n En esta etapa la compafiia desarrolla una taxonomia robusta. Por ejemplo. 2. 2.5. Esta es una filosofia que tiene 2. se opina que una cornpafiia no puede dar una unica posible solucion para satisfacer todas las necesidades de cada cliente. un lenguaje 0 compartido. en un banco la palabra "apncacion'' podria significar un programa de apllcacicn 0 una aphcaoon para un prestarno. tipicamente 10 hacen en cuatro etapas diferentes.

del conocimiento empiezan a • Por ejemplo. 2. La taxonomia debe entonces ser aplicada consistentemente a traves de la compafiia. coleccionarla y etiquetarla en una forma consistente. una cornparua implementa un proyecto de adrrunistracion del conocimiento para el desarrollo de producto. 2. Sin embargo.3 Accion • Cuando la compafiia pueda buscar a traves de su informacion. puede ser la que es entregada a las personas cuando hacen una busqueda de solicitudes de prestarno.4 Crecimiento • En esta etapa.5.5. EI proyecto puede involucrar a los departamentos de ingenieria. • De modo semejante. con el paso del tiempo la administracion del conocimiento deja saber que el cliente tarnblen debe ser incluido en el proceso. los procesos de adrnlnistradon crecer y desarrollar. las mejores practices pueden ser rastreadas y hacerse disponibles a traves de la compafiia.Beneficios de la Implementaci6n ---------------------------------------• de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 24 Una taxonomfa es necesaria para determinar como definir y etiquetar palabras diferentes. produccicn y mercadeo. • Conservar un proceso dinamlco y crecer con el tiempo es la finalidad de cualquier proyecto de adminlstracion del conocimiento. Los y hacerse identificados disponibles para mas personas. puede empezar a construir funciones de adrninlstradon del conocimiento a sus procesos. • La cornpafiia puede comenzar a rastrear documentos y como documentos mas utites entonces pueden ser SOil usados. EI proceso de adrninistraclon de conocimiento entonces debe adaptarse y debe aprender de esta nueva base de conocimiento. . si una solicitud de prestamo provee los mejores resultados. Por ejemplo.

de conocimiento y su uso. del conocimiento Para lograr este se trata cometido el sistema de las conexi ones entre se debe contar con las una adecuada que tiene tres elementos: de conocimiento (donde la ayuda de un ERP es incomparable).Beneficios de la Implernentacton de un ERP en la Admtnistraclon del Conocimiento 2S Siguiendo sistema estas cuatro etapas.6 Conclusiones La vision de la adrnlnlstraclon personas arquitectura y la informacion. que objetivos estan siendo alcanzados. 2. y que las personas correctas usan el sistema. EI desarrollo que son: los servicios y el escritorio del conocimiento de conocimiento. una orqanizacton puede implementar un de administraclon del conocimiento que se prueba en cada una de elias. tiene cuatro eta pas tipicas de soluciones de adrninistracion • • • Conexlon: Colecclon: Accion: compafiia proveer un portal para busqueda robusta de informacion en la cornpafiia aplicar una taxonomfa funciones construir de admen. a los procesos de la como el rastreo de documentos conservar • Crecimiento: todo el proceso dinarnico . De que barreras culturales este modo se asegura eS.tan siendo vencidas.

2 Inversiones en la Administracion del conocimiento En una encuesta realtzada por el Delphi Group 1998 los resultados inversiones mundiales en la administraci6n del conocimiento crecerim revelan que las tres veces (de 29. parece 10 suficientemente fuerte como anticipen alguna forma de inversion para el final .1 tntrcducclon La tendencia de administrar el conocimiento esta tomando un auge real en todas las ramas industriales del mundo. el valor potencial de soluciones de administraci6n del conocimiento para que casi 80 % de corporaciones del ana 2000. MERCADO DE LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO 3. Adernas.9 % a 90.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Administradon del Conocimiento 26 CAPITULO III 3.2 %) en el transcurso de 4 anos hasta el 2002. La necesidad se refleja en el enorme crecimiento actual y proyectado implementar de inversiones echas por distintos tipos de organizaciones una soluci6n de administraci6n del conocimiento. con el fin de Los beneficios derivados de este tipo de inversion son necesari05 para poder mantener a una empresa en el mercado. siendo el mas relevante apoyar la facultad de una mejor toma de decisiones. 3. cosa considerada como un factor crucial en cualquier sector.

de mas en tecnologfa iniciativas conocimiento.000.S. la prlrnera fue la industria de servicios financieros. $ 500. En la pequefia y mediana empresa se indica que se invertfan menos de Obviamente. • enterados En las tres industrias muchos empleados deben estar de los procesos de la compafiia y materiales para operar de una manera segura. y las industrias petroleras tienen en cornun algunos factores que las hacen candidatos para soluciones de administracion de conocimiento: • Tratan con cidos largos y complicados de mvestiqacion y desarrollo requiriendo una gran cantidad de datos dentlflcos que son constantemente carnbiantes.3 Industrias punteras en la administracion de Conocimiento Cuando el Delphi Group pregunto a sus entrevistados que organizaciones globales percibfan como hderes actuales en la lrnplementacion de adrninistracion del conocimiento.000 0 de gastos. 3. . farmaceutica. y tomar decisiones sobre esta informacion. deben encontrar. interpretar. EI area de productos quimicos y plasticos. 45.7 % de encuestados para respaldar indicaba que destinaban de adrninlstracion U. Esta industria produce y recibe datos constantemente y son ( 2~' uamente cambiantes fuentes.Benefioos de la Irnplementacion de un ERP en la Adrruntstraclon del Conocimiento 27 En terrninos $500. conocimiento las cornpafiias contmuaran ya invierten en en soluciones de admirustracion servicios del haciendolo la tecnologfa y los asociados necesarios para este tipo de soluciones. • Los tres deben darle seguimiento y apegarse a las reglas federales como OSHA. U. Las personas de esta indusi proviniendo de muchas e instituciones nduyendo casas de corretaje financieras.S.

precios. muchas industrias fabriles destacan en el uso de adrrunistracion del conocimiento porque tienen procesos tecnicos y procedimientos que deben ser usados en fabricas alrededor del mundo. Debido a que los clientes y las tiendas estan en areas qeoqraflcas dispersas. Las cornpafiias de tecnologfa computacional y telecomunicaciones tam bien requieren colaboracion y documentos compartidos. especial mente en las areas de lnvestiqacion y desarrollo de proyectos. . La industria de ventas al por menor es otra usuaria potencial de soluciones de adrninistracion del conocimiento. venden su conocimiento a otras cornpefilas. de hecho. e informacion de promociones. Aunque no aparecen en la lista.Beneficios de la Irnplementadon de un ERP en la Admlnistraclon del Conocimiento 28 De hecho. Estas empresas. las firmas de consultorfa y servicios profesionales son usuarias lideres de la administracion del conocimiento. necesitan tomar decisiones basadas en el ultimo producto.

0% 12.9% 0. porque los grupos de IT (seoun sus siglas en lnqles.0% 16..4% 13.6% IntraneUSitio Web __ Ingenieria . Information Technology). Aumento de acceso a bases de datos de servicio al cliente y de ventas.0% ~~~~~~~~~ Fi nanzas '-----'---"-'---'-'-'_-'---" Manufactura Legal ~==~-=-=~ 2.9% 13.--"'--=.0% 14.0% 6. y a menu do implementan las soluciones de adrninistracion del conocimiento ellos mismos.O% 10.5% Ventas lnvestiqacion Y desarrol.lo "----~~~""--J. __ -'---_---'-_----' -'-_ 11. La tecnologfa en informatica esta arriba en la llsta. estan familiarizados con la tecnologfa.4 Donde se implementa la Admlnistracion del conocimiento En la grafica #1 se ilustran las areas funcionales dentro de organizaciones que implementan adrnlnistracion del conocimiento.0% 4.c~-'-'----'I __ --'--_ I '--_~""-'---l--'-~~_---'-'-~---J. .0% Grafica #1 Se observa un alto porcentaje en el area de servicio al cliente. Donde es Implementada la Administraci6n del Conocimiento 15. el mercadeo y ventas se debe principalmente a: • • EI enfoque corporativo actual de mejores ingresos..0% 4. 10.Beneficios de la Implernentacion de un ERP en la Admlnistracicn del Conocimiento 29 3.0% B.

Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 30 EI departamento papel importante conocimiento. son necesarias. . Por 10 tanto la necesidad para la colaborar. Las areas que son utilizadas para maxi mizar los esfuerzos de ventas. compartir documentos y otras tecnologfas de la adrninlstracion del conocimiento. parecen ser las que tienen mas necesidad de soluciones de adrninistraclon del conocimiento. de la admlnlstracion del sitio de Web e intranet tambien juega a un en la imptementaclon de muchas soluciones de admmlstracion del e En el area de investlqacion y desarrollo e ingenierfa las cornpafiias de hacen enfasis en colocar nuevos productos al mercado mas rapido.

~ 0 5 4% 10 15 20 25 30 35 40 . La Grafica #2 muestra que un 36 % de la renta c Categorias de Programas de Adrninistracion del Conocimiento Escritorio de 71 lnteqracion de conocimiento .. Los datos estan basados en la renta generada en 1997.1 e ~ 8°..• Clasificaci6n de porcentajes basado en ingresos de 1997 .····· es generada por la categoria de escritorio de inteqracion de conocimiento.... Estas aplicaciones proveen un solo punto de acceso para la informacion orqaruzacion.1 C...···_·.' ~ 8° ! 9% i i ~ . Grafica #2 Las aplicaciones de escritorio de inteqracion de conocimiento incluyen a las tecnologias que proveen un portal cornun. i 35% il I .M Soporte de mercadeo Capitallntelectual Administraci6n de Procesos Otro M I I I I U 36% .·w··.R.w····. que puede estar en cualquier lugar en una .Beneficios de la Implernentaclon de un ERP en la Administraci6n del Conocimiento 31 3. que permite que las personas obtengan el conocimiento que necesitan para hacer sus labores.5 Categorias de programas de aplicacion para la adrninistracion del conocimiento Los consumidores persiguen los tipos de aplicaciones descritos abajo.

R. como recoger y diseminar mejores practices dentro de una orqantzacion.Beneficios de la Implementacion de un ERP en la Adrninlstracion del Conocimiento 32 Las aplicaciones de adrninlstracion de relaciones con clientes (C. Por ejemplo. 3. por las organizaciones que 10 hacen. de soporte de mercadeo son usadas para recolectar inteligencia del Las aplicaciones negocio e identificar clientes clave. pueden usar estas aplicaciones para analizar datos y determinar qulenes son los mejores compradores y como pueden ser retenidos.6 Beneficios de la Adrnirustraclon del Conocimiento Basado en una encuesta de la revista KMWorid (enero de 1999) los beneficios que son concebidos como los mas importantes al implementar una solucion de adrnlnistraclon del conocimiento. son los siguiente: • • • • • • Mejorando la toma de decisiones Ganando ventaja competitiva Administrando capital intelectual Promoviendo lnnovacion Incrementando productividad Mejorando el servicio al cliente . Las aplicaciones con relacion al capital intelectual funciones.M. realizan una gran variedad de 0 identificar expertos de areas Las aplicaciones de adrninistracion por procesos. sequn la definicion del Delphi Group. dan a los trabajadores de conocimiento acceso a informacion para que sea usada en mejorar procesos de negocio. sequn sus siglas en ingles Customer Relationship Management) permiten que las cornpafiias tengan y mejoren su servicio al cliente.

Con todos estos datos.6. el tiempo ocioso de otros. comerciales cruciales que la adrninlstracion del de conocimiento decisiones. el material de desecho. admlnlstradon diferentes del conocimiento manipularlos que permita visualizar los datos en combinaciones mejora la habilidad del vicepresidente de tomar y poder buenas decisiones. conocimiento. el VP aun no Proveyendo una solucion de la calidad. entre logra decidir que hacer para mejorar rechazos. un vicepresidente (VP) de manufactura tiene acceso a los datos acerca de 10 que pasa en sus plantas manufactureras: la maqulna. refleja uno de los problemas intenta solucionar. el cual es la falta de apoyo para la toma Por ejemplo. Necesitan poder convertir datos comerciales e informacion en Las soluciones de administraci6n del conocimiento dan las herramientas necesarias para el acceso mas rapldo y el anallsis de datos cruciales. los gerentes necesitan mas que los datos y la informacion. Para hacer buenas decisiones. Esto conduce a la mejor toma de decisiones. .1 Mejorando fa Toma de Decisiones EI mas alto beneficio ordenado por rango y la mejora de toma de decisiones.Beneficios de la Irnplementacion de un ERP en la Admlnistracon del Conocimiento 33 Muchos de los beneficios de negocio de soluciones de adrnlnistradon del conocimiento no tienen su base necesariamente en el retorno de la inversion (ROJ sequn sus siglas en ingJes return of investment) 3.

3 Adrnintstrecion del Capital Intelectual La adrninistracion del capital intelectual queda alto en los puestos como un beneficio. Por ejemplo. Cualquier empresa lIega a caer detras de la competencia cuando no apoya la colaboracion interna y de ideas para producir productos y servicios nuevos. rapidarnente puede perder partlcipacion puede encontrarse en un mercado compitiendo solamente por el precio. Si las cornpariias no buscan y analizan sus bases de datos de ventas y clientes. EI capital intelectual incluye el conocimiento. 3.2 Ganar Ventaja Competitiva Cuando una compafiia usa la adrntnistracion del conocimiento para diferenciarse de la competencia y asi aumentar su participacion ganado una ventaja competitiva.6. . Las del conocimiento proveen una colaboracion mas facil soluciones de admlnlstraclon dentro de una orqanizaclon. ha entonces cornpetitiva. EI ejecutivo no ha podido tener acceso a los datos apropiados del cliente que Ie podrian decir que hacer con la cornpafiia para cambiar su producto con el fin de satisfacer de una mejor manera las necesidades especfficas del cliente. entonces no pueden determinar como diferenciar sus productos y servicios.Beneficios de la lmplernentacion de un ERP en la Administracion del Conocimiento 34 3. las experiencias. y aun entre sus clientes y proveedores. Si esta carece de ventaja en el mercado 0 en el mercado.6. un ejecutivo ve que su producto prima rio se convierte en un item sin diferenciacion en el mercado. las tecnicas y las mejores practices. que tipicamente existe solo en la mente de las personas. Las de busqueda y soluciones de adrnmistradon del conocimiento proveen herramientas de entrega que permiten aprovecharse la informacion del cliente para responder a las necesidades del mismo mas rapido que los competidores. asf diferenciando el producto y ganando ventaja competitiva.

redlsefiado. del negocio. y esparciendo etcetera. provee una solucion de adrninistraclon 3. legado crece. producto. perdio conocimiento de mejores practicas en un area operacional • • • 43%: La relacion con un cllente clave 0 un proveedor perdio informacion se dana. aSI.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrninistracion del Conocimiento 35 LQue tipo de problemas estudio en 1998 KPMG prequnto capital de negocio causa la perdida a los encuestados de capital lntelectual? cuando Un que ocurre un empleado fueron clave (representando las siguientes: intelectual) deja la orqanizacion y las respuestas • 49%: La cornpafiia especffica. a compartir Una iniciativa conocimiento adrntnlstracton del conocimiento ace rca de las fuentes de recursos nuevas 0 a ideas nuevas acerca del producto.4 Promover fa Innovscion Promover la innovacion es otro beneficio relacion dado por las soluciones el desarrollo de del adrnlntstraclon del conocimiento.6. un beneficio reportes. la renta de una cornpafiia programas alcanza una meseta. Esto guarda con mejorar Por ejemplo. por toda la orqanlzacion las mejores del conocimiento practicas. Almacenando contactos. la cornpafiia para no mina su capital intelectual encontrar fomenta a nuevas fuentes los empleados colaborar con de recursos. y ha reemplazado Inclusive con un sistema EI problema puede dlente-servldor ser que distribuido. 14%: La compafiia 13%: La cornpafiia vital para el manejo perdlo ingresos significantes. La cornpafiia su sistema ha del no ha instituido de calidad. valloso. .

3. no todos ellos cientfficos tecnoloqtcos. Una iniciativa 0 obliga a la gente a colaborar en las propuestas . sino en la convergencia 0 conocimiento. y en el analisis sistematico de las oportunidades que esos cambios podrfan ofrecer para la tnnovacion economica 0 social. simplemente Como Peter Drucker dijo en Innovation and Entrepreneurship (Harpente and Row.6. obtener acceso. 1985). Drucker presagia la necesidad de las personas para ir en busca. un gerente de mercadeo cuenta que si la cornpafiia pudiese IIegar a hacer las propuestas mas rapido. 0 esto es sefial de que carecen de procesos para fomentar la innovaclon.Beneficios de la Implementaci6n de un ERP en la Administraci6n del Conocimiento 36 Algunas compafiias caen en la trampa de hacer la misma cosa repetidas veces. la productividad adrntnistracion del conocimiento sufre. no la apoyan. "Ia lnnovacion sistematica consiste en la busqueda Ilena de significado y organizada de los cambios. que la gente Las soluciones de adrnlnlstracion permiten recoja los datos que necesitan. podria aumentar su negocio." Aunque no habla de la adrnlnistracion del conocimiento per se. ayudan a la cornpariia a Por ejemplo." Continua diciendo que las innovaciones basadas en conocirnientos "casi de diferentes tipos de nunca se basan en un factor. y capturar los diferentes tipos de datos internos del conocimiento y extern os e informacion. y luego les provee las herramientas para analizar esos datos y colaborar en nuevas ideas. productos. y servicios. Cuando diversas personas estan involucradas en la elaborecion de propuestas y no colaboren o no se siga la pista de mejores practlcas.5 Incrementar fa Productividad Las soluciones de adrninlstraclon del conocimiento realzar su productividad.

espedfico cuando lIaman. escrito en Una cornpafiia inspecciona los bienes antes de que sean enviados.6 Mejorar elServicio al cliente Un mejor servicio al cliente adrninlstraoon del conocimiento.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrnmtstracion del Conocimiento 37 construir texto de relleno para elias.6. un gerente de servicio al cliente dice que muchos clientes piden a un representante estan ociosos. si una cornpafiia no recauda bastantes datos acerca de los proyectos. Aqui esta un ejemplo de dupllcadcn Fortune Magazine (6/23/97) de esfuerzo de Tom Stewart. aSIfacultando a la cornpafiia a responder con mayor eficacia. Esta soludon permite que esten listas mas rapldo. queda expuesta a hacer la misma equivocacicn la siguiente vez que emprenda en un proyecto similar. 0 0 no conffan en cada cual porque no han compartido procesos resultados. 3. Los empleados repiten errores que los otros han hecho porque no comparten conocimiento tacite a traves del tiempo 0 distancia. dos veces (io "' EI duplicar esfuerzo y hacer los mismos errores rnasl) incrementa los costas del negocio. EI problema de conocimiento cliente y ese proveedor 0 es que ese no saben que esperar cada uno del otro. y el ciiente los inspecciona despues de que Ileguen. Las soluciones de adrninistracion del conocimiento permiten que los clientes etiqueten y coleccionen informacion crucial de alqun proyecto. sobrecargando a este mientras otros . es otro beneficio tiplco de una solucion de Por ejemplo. Las soluciones de adrnintstracion del conocimiento permiten que organizaciones compartan informacion y aprendan de sus errores. Por ejemplo.

incrementando la productividad y mejorando el servicio al cliente. Las soluciones de aornlnistracion del conocimiento se usan para rastrear los diferentes niveles de habilidad en una orqaruzacon.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Admlnistracion del Conocimiento 38 Los problemas de servicio al c1iente se originan cuando los representantes de servicio tienen niveles diferentes de habilidad 0 cuando no se dan cuenta de mejores practicas en su departamento. Tarnbien el area de productos qufmicos. Otro ejemplo son las cornpafiias de tecnologfa computacional y telecomunicaciones que requieren de colaboracion y documentos compartidos para la elaboracion de pr6yectos. Los beneficios mas importantes que trae administrar el conocimiento impacto e importancia son: mejorar capital la toma de decisiones. que manejan ciclos largos y complicados de investlqaclon y desarrollo. farrnaceuticos y petroleras. EI area de informatica e investig~on y desarrollo les siguen.7 Conclusiones Las inversiones en acmlnistracion del conocimiento creceran tres veces su estado actual hasta el 2002. . administrando lnnovacion orqanlzacion. 3. promoviendo en orden de una ventaja en la competitiva. Desde el punto de vista de areas funcionales en organizaciones donde se implemente la adrnlnistracton del conocimiento esta como mas necesitada el area de rnaximizar los esfuerzos de ventas asf como de servicio al cliente y mercadeo. Entre las empresas lideres en este crecimiento se encuentran las que manejan mucho capital intelectual como la industria de servicios financieros. ganando intelectual.

0 varios problemas espedficos en Hay varios factores que deben ser considerados para no perder ese objetivo de vista y un ERP es esencial para poder reunir la informaci6n de toda la empresa y analizarla. y asl organizaci6n. Esto. anudado con las expectativas creadas por varios analistas de repetir los buenos resultados no solo ocasionalmente.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrninistradon del Conocimiento CAPITULO IV 4. sino que constantemente. encontramos en cornun que todas las empresas son muy complejas y dinarnicas.2 La Corporaci6n Inteligente Si vemos el mundo corporativo del nuevo milenio. EI deseo de entregar siempre resultados excepcionales en la actualidad es mayor que nunca en la historia. pone una presion enorme en el manejo adecuado de las organizaciones. enfocadas hacia un mismo objetivo.1 Introducci6n La creaci6n de una corporaci6n inteligente lrnplica la transformaci6n de una organizaci6n tradicional a una que tenga la habilidad de administrar el cocimiento para que las areas involucradas puedan reaccionar a uno forma unificada. 39 . hacer ajustes que nos permitiren acercarnos al prop6sito de la 4. CORPORACIONES INTELIGENTES 4.

competencia. resultados esperados. Desdichadamente. se debe concentrar en esas actividades. la inteligencia empresarial no implica emplear personal con alto grado de inteligencia. necesitan ser evaluados constantemente basandose en su desenvolvimiento y la aportacion que hacen a la orqanizacion en general. Se refiere a la creacion de un esquema en el cual se puede administrar el conocimiento de tal manera que varias funciones e individuos puedan reaccionar eficientemente a fin de resolver cualquier reto que pueda estar afectando a la orqanizacion. existen factores los cuales deben ser considerados para no perder el enfoque de los clientes y a la ves de poder enfocarse en los cambios del mercado actual como fusiones. las cornpafiias se preocupan en tal medida por absorciones y adquisiciones de otras que ponen en pellqro el caer en negligencia con respecto al servicio al cliente.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Administradon del Conocimiento 40 Bajo tales circunstancias es absolutamente vital el proteger las inversiones actuates. incluyendo aquellos nuevos adquiridos. los cuales ayudan a mantener el enfoque hacia el servicio al diente mas que hacia cualquier otro aspecto. En vista de esto. La corporacion inteligente es un concepto que trata del crecirniento de la inteligencia de las organizaciones y es una idea la cual vale la pena tomar en cuenta. Sin embargo. Debido a que la satistaccion del mismo es uno de los principales generadores de ingresos. Por inteligencia nosotros usualmente entendemos alguien quien tiene la habilidad de resolver problemas. • • • • • • Estandarlzacion (Taxonomfa) Tener plataformas para compartir informacion (Digital Dashboards) Conversion de informacion en conocimiento Personas con poder de tomar decisiones y actuar Ambiente para poder tomar decisiones en tiempo real Creacion de corporaciones inteligentes . aSI como tener rapidez de inteqracion de la empresa en una estructura existente. etc. Todos los negocios y lugares. Este pensamiento explica el exito de los sistemas ERP.

pero un elemento que forma parte crucial para la captura de dichos datos en una forma integrada en todas las areas de la empresa es un ERP. Esta lrnplernentacion necesita de ser precedida par . Procedimientos rlgidos y obsoletos.Beneficios de la Implementacion de un ERP en la Adrnlnlstraclon del Conocimiento 41 EI compartir informacion. a veces se depende de la fuente y el tiempo en que se obtenga. (sistemas • • • Falta de estandarlzacion. La nnplementacton de un ERP es un elemento el cual asegura el que se pueda hacer un cambio en el ambiente de la orqanizacion de forma facll el cual Ie pueda servir para administrar el conocimiento. Aun cuando se cuente con informacion. donde el cliente podra acceder la informacion existente. Falta de habilidad para reaccionar suficientemente rapido. Un ejemplo mencionado a traves del trabajo es el escritorio de conocimiento. disefiadas para recolectar y analizar el conocimiento las c:uales estan de la manera virtualmente transparente para el usuario. los • Legado de mucha informacion aislados) incompatible 0 islas de informacion. Existen obstaculos para crear el ambiente de administracion mas comunes son: del conocimiento. Otra es una base de datos. es una necesidad de las empresas ya que les ayudara a moverse de su posicion actual hacia la que consideren mejor para elias. Estos pueden ser vencidos utilizando ciertas herramientas. muchos de los asuntos complejos importantes de la orqaruzadon pod rim ser neutralizados. brindar a las personas la facultad de tomar decisiones y el poder lograr tomar decisiones en tiempo real. Si se pueden saltar estas dos posibles barreras y convertir a las personas en participantes del conocimiento en tiempo real. convertirla en conocimiento. donde residen los datos de la empresa.

Para replantear esto. tenemos de la cadena de suministros y empezar a usar informacion en linea para generar conocimiento. afrontan satisfactoriamente problemas y retos que no han anticipado. Habilidad de resolver problemas eficientemente. Si se desea empezar a construirlas que empezar a lIenar los vados en la admlnistracion hoy. podemos decir que solo las corporaciones inteligentes dominaran los mercados del futuro. EI sello de excelencia de inteligencia empresarial es: que tan rapido se puede hacer algo. y que tan adaptable puede ser. pues el dejar pedazos del proceso no integrados crea agujeros en el manejo y nos lIeva lejos del ambiente de adrnmlstracion del conocimiento el cual nos ayuda a' la toma de decisiones. que tanto se es capaz de recopilar el conocimiento basandose en informacion dispersa. Habilidad de adaptarse a las nuevas circunstancias. Si no se cambian los procedimientos. Un ERP es una herramienta la cual permite la adrnlntstracion del conocimiento a partir de toda la informacion que en este se contiene y que representa la semilla sobre la cual nacera una nueva corporacion inteligente. Esto implica que la expresion "corporaciones inteligentes" describe unlcarnente a aquellas que son capaces de reaccionar rapidarnente a los continuos cambios de circunstancias. puede hacer lntroduccion y cambios en tecnologfa los cuales no unicarnente contrlbulran a aumentar la complejidad sino que a hacer mas lento el proceso de toma de decisiones competitivas. y son capaces de transformarse de acuerdo a 10 que suceda en determinado momento. Eficiente acumulacion de experiencia. Un ERP juega un papel crucial en lIevar a una orqanlzaclon a ese nuevo estado de inteligencia. . Movilizacion de los recursos apropiados. Adicionalmente a eso. a partir de la cual se brindara: • • • • • Habilidad de absorber nuevas ideas rapldarnente.Beneficios de la Irnplernentaoon de un ERP en la Administradon del Conocimiento 42 se cambios en metodologfas y procedimientos. esta implementacion debe ser total.

. transformar la informacion como la estandarizacion. rigidos.Beneficios de la Implernentacion de un ERP en la Adrnlnlstraclon del Conocimiento 43 4. crear un ambiente adecuado para la toma de decisiones y crear corporaciones inteligentes. una plataforma en conocimiento. procedimientos existencia de sistemas aislados.3 Conclusiones La corporaclon inteligente hace referencia a la creacion de un esquema en el cual se puede administrar el conocimiento de tal manera que varias funciones e individuos a fin de resolver cualquier reto jiue afecte a al puedan reaccionar eficientemente orqamzacion. En vista de 10 anterior hay que tomar en cuenta varios factores que nos enfocan al cliente y a los cambios del mercado adecuada. pero una herramienta crucial es un ERP ya que a partir de toda la informacion que contiene nos permite extraer conocimiento facultando a la corporacion a: • Tener la habilldad de adsorber nuevas ideas rapidarnente sequn las circunstancias y adaptarse • • • Poder resolver problemas eficientemente Movilizar los recursos apropiados Acumular la experiencia eficientemente . Tarnbien hay obstaculos para crear un ambiente de conocimiento dentro de los que estan la falta de estandanzaoon. lentitud para reacclonar y la Estos pueden ser vencidos utilizando ciertas herramientas como un escritorio de conocimiento 0 una base de datos.

integrando asf la dando universalidad a la misma.l Situaciones comunes en las empresas de hoy en dia • • • • • • Falta de lnteqradon en las areas de la empresa Multiples sistemas que cubren distintas areas funcionales No existe informacion inmediata Duplicidad de funciones y de tareas que originan inconsistencia en la informacion Falta de controles y de datos de auditoria automatizados No existe la vision panoramlca de los resultados de la empresa y las proyecciones se convierten en complejas de realizar . estandarizacion de sistemas e interfaces con otras aplicaciones. SISTEMA DE PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) Un ERP es una solucion la cual se caracteriza por apoyar los procesos de las areas operativas de las empresas por medio de multiples modules los cuales se integran entre sf y se ven reflejados en las areas administrativas informacion. financieras. Son sistemas los cuales pueden lIegar a permitir cambios y en la mayorfa de los casos funcionales para varias bases de datos y sistemas operativos. 5. S.Beneficios de la Irnplernentadon de un ERP en la Admtnistradon del Conocimiento 44 CAPITULO V . estructurado para satisfacer la basado en el ofredmiento de una y manejar mas que permite a las empresas evaluar. implementar facllmente su negocio. Es un sistema demanda de soluciones soluclon completa de manejo de la informacion de qestion de empresas.

Colocacion de la orden de compra a un proveedor sin pago de anticipos. Carga del nuevo pedido de alqun cliente sin cobro de anticipos. los cuales provienen desde los modules operatives area administrativa. 2.2 Forma de funcionamiento de un ERP Los ERP generan asientos 0 polizas contables que se integran al sistema de 0 contabilidad general. 4. solicitar un nuevo pedido al proveedor sin antes haber dado un pago. es decir la solicitud por parte del cliente de un nuevo pee 34 in haberlo pagado de manera anticipada. desde la misma dicho sistema contable contiene muchos de los datos que se explotan a traves de los sistemas de soporte para la toma de decisiones. Sin embargo existen algunos eventos transaccionales que no generan asiento contable y tambien son manejados por los ERP. tales como: 1. Cambios en los sueldos del personal obrero sueldos que reciben los obreros 0 0 empleado. precio de los productos terminados EI cambio de puede deberse a regulaciones por parte del 0 gobierno. a cambios de los indices de intlaclon a situaciones de competencia. 3. es decir.Beneficios de la Implernentacion de un ERPen la Admlnlstracion del Conocimiento 45 5. 5. Modificacion y calculos de la cornision unitaria que se paga al vendedor por la venta 0 cobranza de alqun producto. EI aspecto importante que debe destacarse en relacion con los ERP son las areas funcionales de la orqanizacion a las que estan enfocados de informacion. Cambio masivo de precios de los productos terminados. 0 que proporcionan el servicio . Es la modlflcacion de los los empleados de la empresa.

exacta y relevante a todo nivel. que en el mercado actual.Beneficios de la Irnplernentaclon de un ERP en la Administracion del Conocimiento 46 De manera tiplca los ERP dirigen primordialmente mercadotecnia. son la base para la reallzaclon de sus labores en forma eficaz.3 Conclusion Los Sistemas de Planeacion de Recursos (ERP) son una herramienta poderosa para que una empresa pueda contar con informacion oportuna. para quienes esta herramienta que integra y automatiza las principales areas funcionales de la empresa y adernas dirige los procedimientos a seguir. 5. y fortalecer su posicion La apertura de los mercados y la constante evolucion de la economfa digital. influyen en el las empresas. Con frecuencia el area de produccion u operaciones es la ultima en iniciar la autornatizacion de sus procesos operativos. adrntnlstraclon y finanzas las areas de ventas y dlstribucicn. Ie llevara a incrementar competitiva. y el area de recursos humanos. .

comprenden dicha area se encuentran: Entre los m6dulos que • • • Facturaci6n Proveedurfa Inventarios Compras Oespachos • • .BenefiCios de la Implementaci6n de un ERP en la Administraci6n del Conocimiento 47 CAPITULO VI 6. FUNCIONALIDAD DE LAS AREAS DEL ERP Una ERP se compone por un determinado nurnero de m6dulos funcionales (Basicos. esta constituida por una serie de j m6dulos integrados que proveen la capacidad de controlar el manejo y administraci6n de las distintas operaciones de la compra y venta de los inventarios.1 Area de Distribuci6n Considerada el area mas importante del ERP. Opcionales y Verticales). 6.

Beneficios de la Implernentaclon de un ERP en la Adrnlnlstracion del Conocimiento 48 Ejemplo de flujo de informacion en moduios basicos del area de Dlstribucion: Modulo de Facturacion GrMica #3 Modulo de Inventarios Gratica #4 .

Beneficios de la Implementaci6n de un ERP en la Administraci6n del Conocimiento 49 ~fodulo de Despachos lmpreslonGulade Piloto PaCking List Detalle de entrega por Factura Anutactcn Facturas Devoluc. 1.on ProductO$ Grafica #5 Modulo de Compras Cierrs de Ordenes Backorder I.C.1 Cargu lnvemeric Ahona In\'clltario Inku:'Iilo Grafica #6 . Pardd.

Presupuesto Manual Generaci6nde Presupuestoe Grafica #7 . Entre los modules que comprenden dicha area se encuentran: • • • • • • Cuentas por cobrar Financiamiento Presupuestos Contabilidad Activos Fijos Bancos Cuentas por Pagar • Ejemplo de f1ujo de informacion Finanzas: en modules baslcos del area de Adrninistraclon y Moaulo ae Contaoiliaaa Reg Transecciores Auxiliares Partidas Repetitivas Presupuestos Ccnsbles Reg.Beneficios de la Implementaci6n de un ERP en la Administraci6n del Conocimiento 50 6.2 Area de Administracion y Finanzas Administra la operaclon financiera y administrativa de las areas de la empresa donde se contemplan modules financieros espedficos que facilitan la operacion basica de una empresa y nos permite analizar el estado real de la misma.

Beneficios de la Impternentacion de un ERP en la Adrnmtstracion del Conocimiento 51 Moaulo ae Cuen~r eOOtar ~ Grafica #8 Modulo de Baneos Ingreso Manual Grafica #9 .

3 Area de Mercadeo y Ventas Administra y proporciona la informacion necesaria de cuotas y pronosticos de venta que permite no solo tener controles de ventas sino algunos muy espedficos sobre Promociones y Descuentos y su admlnistracton de forma correcta.Beneficios de la Implementacion de un ERP en la Admlntstradon del Conocimiento 52 Moauloae Cuentas ~or~a~ar r--------. Entre los modules que comprenden dicha area se encuentran: • • • Analisis de Ventas Promociones Pronostlcos de Venta . Grafica #10 6.

cornpafiia en cuanto al manejo de personal y sus caracterlsticas 6. y cada modulo abarca los procesos propios de cada area Por 10 regular. esta desarrollados con la finalidad de adaptarse a los procesos del giro de negocios de las ernpresas donde son utilizados y no a funciones de departamentos 0 estructuras.5 Conclusion Los sistemas de Planeacion de Recursos ERP.Beneficios de la Implementaci6n de un ERP en la Admlnlstracon del Conocimiento 53 6. . Es por ellos que se encuentran I estructurados modularmente operativa de la empresa. area en la cual se iran a reflejar finalmente las operaclon que se ejecuten en todas las dernas area del sistema.4 Area de Personal Administra la operaclon de nornlnas y planillas y la base de recursos humanos es una de las areas mas f1exibles del ERP ya que permite la creacion de los multiples escenarios de una espedficas. la implernentacion de un ERP se hace por fases e inicia con el area administrativa contable.

Agilizar el traslado de informacion de un departamento a otro. • Posee una estructura en linea y transaccional. • Estructura parametrizable que permite al sistema ajustarse a distintos tipos de negocio. Proporciona informacion exacta. eliminando las dobles cifras. BENEFICIOS DE UN ERP Los principales beneficios de una herramienta ERP son: • Contar con una soluclon integrada para las funciones operativas y administrativas de la compafiia.1 Caracteristicas Funcionales • • • Evitar duplicidad de informacion.Beneficios de la Implementacion de un ERP en la Admmistracton del Conocimiento CAPITULO VII 7. . • Evitar duplicidad de funciones. 7. • Incluye varias herrarnientas como consultas y reportes que Ie perrnltiran a los gerentes de las empresas analizar 10 que sucede en su empresa desde multiples puntos de vista.

• • • Reducdon de errores en operaciones. facturacion y envies Disrninucion de tiempos de ejecuclon. Mejorar la calidad de servicio y producclon. Que los materiales requeridos esten disponibles en el momento de ser necesitados. distribucion. administrativos y auditorfa interna. 7. editoriales y proyectos ad-hoc • Despliega reportes espedficos y analfticos. mercadeo y ventas. personal. area automotriz. Uniflcacion de los procesos dentro de la empresa. Facilita todos los controles operatives.Beneficios de la Implernentacion de un ERP en la Adrntrustracton del Conocimiento 55 • • Almacena informacion generada por distintas areas en una sola base de datos Informacion disponible en linea y accesible lnstantanearnente a la ocurrencia de un evento • • • • Inteqracion y control global de las empresas. Integra aplicaciones altamente funcionales y cuantificables de las areas de adrninistradon y finanzas. as! como consultas que proveen informacion historica e inmediata. .2 Objetivos Primordiales • • • • • Reduccion de costos de producclon y manejo operacional Mejoramiento del servicio al cliente Lograr aprovisionar y planificar demanda de producto Medicion y ahorro de desperdicios de produccion. manufactura.

3 Conclusion A traves de la utiiizacion de un sistema de planeacion de recursos empresariales. las organizaciones logran ordenar los procesos fundamentales de su forma de operar. obteniendo grandes ventajas a traves de Ilegar Ilevar sus negocios con una inteqracion completa de sus distintas areas de forma automatizada. .Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Admlnlstradon del Conocimiento S6 7. optimizada y con los controles necesarios para poder guiar y percibir la forma en que se estan desernpefiando.

Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Administraoon del Conocimiento CAPITULO VIII .1 Factores Criticos de Exito • • • • • • • Uder comprometido con el proyecto Disponibilidad a uniformizar los procesos de negocio Usuarios involucrados y que se aduefien del nuevo sistema solucion inmediata de problemas Recursos dedicados de tiempo completo al proyecto Capadtaclon oportuna y apropiada Asesorfa externa experta y especializada 57 . 8. es un proyecto muy complejo debido a su profundo impacto en los procesos de la empresa La implantacion de un ERP significa: • • • • • Un cambio cultural en la empresa Un carnbio en los procesos de negocio Un cambio en la disciplina de trabajo Un cambio en la orqanlzadon La base para la adrnlntstracion correcta del negocio y la toma de decisiones informadas 8.'IMPLANTACION La lmplantadon DE UN ERP de un sistema para la planeadon de los recursos empresariales (ERP).

Alineacion con otras iniciativas de negocio 8. 8. Rotacion de Personal. y una cornunlcadon deficiente.3 Amenazas de un Proyecto ERP • • • • • • Caos en la empresa por mal manejo del proyecto Sub 0 Sobre estimar los alcances del ERP Vulnerabilidad al tener datos valiosos con muy facil acceso Perder flexibilidad para asimilar nuevas olas tecnoloqlcas Interdependencia de las areas de una empresa No generar una ventaja competitiva 8. Informaci6n de mala calidad (no depurada). Cultura Organizacional.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Admlnlstraclon del Conocimiento 58 • • Conscienuzadon de los cambios en las responsabilidades y perfiles de los puestos. deficiente aslqnacion de prioridades. la retencion es una necesidad.4 Factores Esenciales de una Implementaci6n Efectiva • • Establecimiento de criterios espedficos para una rmplernentacion exitosa Desarrollo de un cronograma realista que permita presupuestar adecuadamente el proyecto . Falta de conocimiento de los procesos actuales.2 Factores que pueden impactar el exito en la irnplantacion • • • • • Bajo nivel de patrocinio por parte de la alta direccion. Especialmente cuando no hay una clara alineaci6n hacia la vision del negocio.

. Una es la razon por la cual se adopta el nuevo sistema en la empresa y la otra es si la cornpafiia adopta el proceso de implementacion en forma estructurada. es esencial contar con una metodologfa adecuada la cual garantice que el sistema el exito del proyecto.5 Conclusion EI maximo beneficio de la implantaclon de un ERP solamente se obtiene cuando todas las areas de la cornpafiia estan total mente integradas y cuando esta inteqracion se realiza en el menor plazo de tiempo posible y en forma optima. Para lograr este beneficio. Existen dos variables principales implicadas entre el exito total.Beneficios de la Implementaci6n de un ERP en la Administraci6n del Conocimiento 59 • • • • • • Obtencion del compromiso de la alta gerencia hacia el proyecto Asignar los recursos necesarios. y que tome en cuenta elementos tales como la idiosincrasia del medio regional de la empresa. estructuracion de equipos de trabajo de las partes involucradas en la irnplernentacion y que sea 10 suficientemente flexible para que c:ada empresa marque el paso que mas Ie convenga. el exito parcial y el fracaso. sequn sus prioridades para alcanzar los objetivos y metas que se impusieron a la hora de adquirir el software. gente y equipo Identificar que hacer Quien debe hacerlo Cuando y como se debe hacer "Know-How" para administrar y controlar el proyecto 8.

Beneficios de la lmplementaoon de un ERP en la Administracion del Conocimiento 60 CAPiTULO IX 9. CRITERIOS DE"SELECCION DE UNA SOLUCION ERP Para realizar la deben considerar como: seleccton de una soiucon ERP existen algunos factores que se • • • EI proveedor debe proporcionar servicios y soporte de calidad comprobada. se trata de aplicaciiones para ser utilizadas en entornos cliente I I servidor • • En una ERP existe cornparicion de base de datos Todas las aplicaciones deben ofrecer una misma interfaz de usuario • Se debe evaluar a los proveedores tecnolooicas futuras. sequn su vision empresarial y estrategias • La herramienta deber poseer una contlquracion raplda y dinarnica. 9. La herramienta debe proporcionar facilidad para tomar decisiones en tiempo real. Ofrecer alta adaptabilidad a la sltuadon particular de cada empresa • La mayorfa de ERP que existen en el mercado.1 Riesgos que pueden existir • • • • • Alta inversion inicial ($100 M es muy cornun para las grandes cornpafuas) Inseguridad en el software seleccionado A los empleados se les amplfan las responsabilidades Existe resistencia al cambio Falta de definicion de estrategia de lrnplementacton 0 aplicar una incorrecta 60 .

Beneficios de la Irnplernentadon de un ERP en la Admlntstracion del Conocimiento 61 • Sobre 0 sub dimensionar la el tarnafio del sistema que se necesita para la empresa • Falta de liderazgo y experiencia del proveedor 9. Un proveedor de soluciones ERP. no es unicarnente la que lIevara a la empresa a en los capitulos anteriores. . parte las ventajas y beneficios expuestos del exito y eficiencia que Ilegue a tener un proyecto de ERP es la selecci6n correcta tanto de la aphcacion a contratar como del proveedor de la solucion. es por ello que las empresas deben ser sumamente cuidadosas en el momento de la selecdon y tomar en cuenta todos los detalles que puedan proporcionarle seguridad de exito y reduccion de riesgo. debe ser considerado como un aliado que se encarga de mantener la empresa tecnoioqicamente al dia y con un producto de calidad y funcional. mientras la empresa se enfoca a su giro de negocio y por 10 tanto lIega a ser mas eficiente.3 Conclusion La herramienta lograr todas fundamental ERP como tal. mas que un vended or de servicios. Es muy importante el poseer una buena herramienta ERP.2 Factores a tamar en cuenta • • • • • • • Costo de lrnplementaclon tanto en dinero como en recurso humano Medicion de retorno de inversion Sobrecargar la compafiia con trabajo Impacto organizacional Sobre dependencia del proveedor y consultores EI exito es altamente dependiente del compromiso de la alta gerencia Costo de mantenimiento de la aplicacion 9. pero si los servicios que proporciona su proveedor son pobre no tienen ningun caso la misma.

y por ultimo que se com pone de un alto volumen analizar e interpretar. de datos almacenados en bases de datos los cuales podemos Necesitamos administracidn vencer varias barreras para poder implementar una soiucron de culturales que del conocimiento y la mas dificultosa debemos aplicar es "fencer las barreras la soluclon pensando existen en la orqanizacion. Existen cuatro procesos de negocio el disefio aprenden basicos los cuales se ven beneficiados por la adrruntstracron forma del conocimiento. contar con la infraestructura Tamblen en los procesos y tecnoloqica necesaria. por se da por cuatro tendencias de cambio y porque siendo estas el crecimiento actual mente. se deriva I de la adrntnistracion de los activos producir y retirar. La nueva economfa su crecimiento.Beneficios de la Irnplernentacion de un ERP en la Adrrunistracion del Conocimiento 62 CONCLUSIONES FINALES La adrninlstracion digital. del trabajador de la velocidad reingenierfa en los negocios la tecnologfa la disminucion nos permite trabajar en una escala La adrninlstraclon tradicionales los cuales del conocimiento sabemos manejar. cosa que no es tan facil con bienes de conocimiento. correos electronicos. rendimientos global. la la planificaclon de en que las cornpafiias con sus de ciientes. explicito potencial se encuentra grabado el tactico reside en las cabezas de las personas. del conocimiento surge por la aparicion en producir y explosion de la economfa para digital enfoca su atencion servicios e informacion alimentar Su crecimiento de conocimiento. y desarrollo y operan de productos y de servicios nuevos. Existen tres tipos de conocimiento. . negocios y el desarrollo de los empleado. etc el el en documentos.

Las ventajas son varias. siendo este la mayor clave para el exlto. Este nuevo camino debe permitirnos estar conectados con la informacion total que existe interna y externamente para alterar el I enfoque de la empresa hacia donde el cliente 10 indique. Innumerables conocimiento competitividad. ganar una ventaja competitiva. siendo las mas importantes la facultad de tomar mejores decisiones. empresas necesitan cumplir con funciones de adrntnistracion del y en el mercado se ha convertido Esto se ve reflejado en un requerimiento para mantener que estan en el alto porcentaje de organizaciones adoptando todo 10 que la adrnlnistracion del conocimiento comprende en sus negocios. la capacidad de administrar el capital intelectual. incrementar servicio al cliente. prom over la innovacion en los empleados. la productividad y dar un mejor Todos los puntos anteriores nos indican el camino que ha de seguirse si se desea sobrevivir en un mercado altamente cornpetittvo como el que nos rodea que involucra a la tecnologfa en todos los aspectos del negocio. .Beneficios de la Irnpternentaclon de un ERP en la Adrninlstradon del Conocimiento 63 Es si la vision general de la adrntnlstraclon del conocimiento es conectar a las personas adecuadas y la informacion adecuada a traves de herramientas familiares.

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