Portal ZonaSer

Portal Transaccional del

Aportante
 BIENVENIDA

Portal Transaccional del Aportantes le permitirá autogestionar oportunamente los trámites de:

• Registro como Usuario en el Portal, asignando múltiples usuarios dentro de la

organización, para cada tipo de gestión.
• Actualizar información de contacto.
• Movilidades de sus empleados (Régimen Subsidiado al contributivo).
• Radicar prestaciones económicas.
• Visualizar el histórico y estado de trámite de sus solicitudes de afiliación y prestaciones
económicas.
• Conocer el estado de cuenta de sus cotizantes.
• Expedir certificados y estado de cuentas de prestaciones económicas.
Contenido
1. Registro y gestión de contraseñas. ........................................................................................... 4
¿Cómo me registro en el portal? ...................................................................................................... 4
¿Cómo asigno contraseña para iniciar sesión en el portal? ............................................................... 9
¿Cómo recupero la contraseña? ..................................................................................................... 11
2. Contenido del Portal de Aportantes ...................................................................................... 14
¿Cómo acceder a las opciones de la aplicación Aportantes? ........................................................... 14
3. Gestionar Afiliados ................................................................................................................ 17
¿Cómo registrar un afiliado? ........................................................................................................... 17
¿Cómo consultar un afiliado? ......................................................................................................... 24
¿Como registrar beneficiario? ........................................................................................................ 26
4. Prestaciones Económicas ..................................................................................................... 29
¿Cómo radicar prestaciones económicas? ...................................................................................... 29
¿Cómo consultar respuestas de prestaciones económicas radicadas? ............................................ 33
5. ¿Cómo consultar estado de cuenta de prestaciones económicas? ........................................ 36
6. Recaudos y Cartera ............................................................................................................... 39
¿Cómo consultar el estado de cuenta? ........................................................................................... 39
7. Actualización de datos .......................................................................................................... 45
¿Cómo visualizar los datos de mi empresa? .................................................................................... 45
¿Cómo actualizar los datos básicos de mi empresa? ....................................................................... 47
8. Descarga de documentos ..................................................................................................... 49
¿Cómo descargar los formatos y formularios de Aportantes? ......................................................... 49
Registro y gestión de contraseñas.
¿Cómo me registro en el portal?

Para realizar el registro de un aportante, es importante tener los siguientes documentos en

formato pdf (tamaño no mayor de 1 m), los cuales serán solicitados al final del proceso:

• Certificado de Cámara de Comercio.

• Certificación Bancaria del aportante (no mayor a 3 meses).
• Fotocopia documento de Identidad de Representante Legal.
• Registro único Tributario (RUT)

Ingresar al Portal del Aportante en el siguiente enlace

https://portalzonaser.mutualser.com/auth/login dando clic en a la opción de Solicitud de
registro:

Una vez se ingresa a esa opción, se despliega el Formulario Solicitud Registro de Terceros,
solicitando los datos del usuario a crear
Cuando visualice el formulario, debe seleccionar el “Tipo de Tercero”: Aportante, diligenciar los
campos que se piden. Antes de Enviar debe seleccionar la casilla “No soy un robot”.

Le saldrá este mensaje indicando que debe entrar al correo registrado para continuar con el
proceso:

Ingresar al correo electrónico registrado donde se visualiza la notificación para el ingreso al

formulario, como se muestra a continuación. Debe hacer clic en “Diligenciar Formulario”.
A continuación, se visualiza un formulario solicitando los datos básicos, cuestionarios de
deberes y derechos del aportante o empleador, como se muestra a continuación:

• Actualización de datos básicos

• Deberes del Aportante o Empleador: Todas las respuestas deben estar en

“SI” para poder continuar con el formulario. Clic en “Siguiente”.
 • Derechos del Aportante o Empleador: Leer sus derechos como Aportante y dar
“Finalizar” para poder continuar.

Le saldrá una ventana para adjuntar los soportes. Seleccione el ícono de “+ ADJUNTAR
SOPORTES” en cada uno de los documentos, como se muestra a continuación:
Una vez se cargan todos los soportes hacemos clic en la X que se encuentra en la parte superior
izquierda de la ventana, como se muestra a continuación:

Si todo el proceso cumple con los criterios o está debidamente completado, hacemos clic en
el botón finalizar y se visualiza un mensaje confirmación de registro, con el radicado de la
solicitud:

De igual manera llegará esta notificación con el radicado al correo registrado, informando que
su solicitud se encuentra en verificación y se dará respuesta en un plazo de 48 horas .
¿Cómo asigno contraseña para iniciar sesión en el portal?

Una vez la solicitud de registro sea aprobada, llegará al correo registrado una notificación para
asignación de contraseña. Dar clic en el botón “Asignar contraseña”, finalizado este proceso
usted podrá iniciar sesión.
Se visualizará la siguiente ventana en dónde se diligencia y confirma la contraseña para ingreso
al portal. Tener en cuenta las recomendaciones para asignar contraseña que allí se indican:

• Mínimo 8 caracteres.
• Mínimo una letra en mayúscula.
• Mínimo un carácter especial.
• Mínimo un número.
• No puede tener espacios.
¿Cómo recupero la contraseña?

En los casos que se olvide la contraseña de acceso al portal, existe una opción en el inicio de la
sesión llamada ¿Olvidaste tu clave de acceso?

Una vez diligenciado el correo electrónico, tipo de documento, numero de documento de la

cuenta a recuperar y validar “No soy un robot” dar clic en Enviar. Llegará un mensaje de
confirmación al correo electrónico con un enlace para recuperar la contraseña.
Al seleccionar la opción Recuperar contraseña, se muestra una ventana para ingresar la
nueva contraseña
Luego de ingresar la contraseña y confirmarla, se habilita la opción Recuperar contraseña,
lo cual nos permite realizar el cambio en el portal para acceder.
Contenido del Portal de Aportantes

¿Cómo acceder a las opciones de la aplicación Aportantes?

Para iniciar sesión en el Portal ZonaSer, deberás colocar el correo electrónico que ingresaste
en el Formulario de Registro de Terceros y la Contraseña que asignaste.

Al iniciar sesión en el portal Zona Ser, visualizaras las políticas del sitio, dónde deberás leer
cuidadosamente cada ítem.
Una vez leído toda la información, dar clic en el botón aceptar, de inmediato te mostrará un
mensaje de aceptación de políticas anteriormente leídas.

Luego darás clic en el botón continuar, dónde indicaras si desea omitir o iniciar el recorrido de
la aplicación.

Después de haber seleccionado cualquier botón para el recorrido, en el panel izquierdo se

encuentran los iconos representativos de las aplicaciones a las cuales previamente se les ha
otorgado el acceso, ingresamos a Mercadeo y luego seleccionamos Aportantes, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Al seleccionar Aportantes, se despliegan todos los módulos disponibles para el aportante hasta
la fecha, como se muestra a continuación:

Es importante mencionar que en cada uno de los módulos vienen inmersas a opciones
relacionadas al mismo tema, como se muestra en el ejemplo:
Gestionar Afiliados

¿Cómo registrar un afiliado?

Para registrar un afiliado, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación Aportantes,
módulo Gestionar afiliados, opción Registrar afiliado, como se visualiza a continuación:

Una vez nos encontramos en esa opción, se solicita ingresar el Tipo y número de documento:

Si el usuario ingresado previamente se encuentra registrado y posee relaciones laborales

activas con el aportante que se encuentra en sesión, entonces se visualiza un formulario para
completar los datos del afiliado y sus beneficiarios (Si desea), como se muestra a continuación:
Este formulario se compone de las pestañas de datos básicos, datos del beneficiario, datos de
contacto, datos adicionales, datos laborales, cuestionarios, declaraciones y autorizaciones y
soportes.

• Datos básicos: Sección que contiene información básica del aportante.

Datos del beneficiario: Sección que contiene información del beneficiario del cotizante, para
agregar hacemos clic en la opción agregar beneficiario.
Luego de hacer clic en agregar beneficiario se nos muestra el formulario a diligenciar, el cual
se muestra a continuación:

Diligenciamos todos los datos del formulario de beneficiario y hacemos clic en guardar

Se nos muestra el beneficiario agregado, damos clic en el botón siguiente:

• Datos de contacto: Sección que contiene información de contacto del aportante.
Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el botón siguiente.

• Datos adicionales: Sección que contiene información de la condición física del

cotizante.

Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el botón siguiente,

• Datos laborales: Sección que contiene información del lugar de trabajo del
cotizante.

El sistema precarga la información de aportante en sesión y solo se debe llenar los campos:
- Subtipo de cotizante
- Fecha de ingreso laboral
- Ingreso base cotización
- Cargo
- Fondo de pensiones
Después hacemos clic en el botón siguiente.

• Cuestionario de Carta de Derecho y Deberes del Afiliado y del Paciente y Carta de

Desempeño.

Nota: Es importante tener en cuenta que todas las opciones deben estar marcadas en (si) para
poder continuar con el formulario. Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el
botón siguiente.

• Declaraciones y autorizaciones.
Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el botón finalizar y se nos muestra
una ventana en la cual se debe adjuntar los soportes.

Una vez se cargan todos los soportes hacemos clic en la X que se encuentra en la parte superior
izquierda de la ventana como se muestra a continuación.

Adicionalmente, en el último paso del formulario se muestra una opción Imprimir formulario,
la cual permite descargar en un archivo PDF un formato con todos los datos previamente
diligenciados:
Se adjunta formato ejemplo del formato que genera el aplicativo:

74_NI_806008567.pdf

Para terminar este proceso, se selecciona la opción Finalizar y se muestra una notificación de
éxito.
Si previamente se ha realizado una solicitud de registro, al tratar de registrar nuevamente ese
mismo usuario, se muestra el siguiente mensaje:
¿Cómo consultar un afiliado?
Para consultar un afiliado, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación Aportantes,
módulo Gestionar afiliados, opción Consultar afiliado, como se visualiza a continuación:

Al realizar la búsqueda, el sistema encuentra información según los criterios ingresados se

muestra una ventana con información básica del afiliado:

Al momento de visualizar el resultado de la búsqueda se muestra una columna llamada acción,

la cual cuenta con el ícono ver más, al seleccionar el icono se permite visualizar información del
afiliado como se muestra a continuación:
En la parte inferior de esa ventana existe una tarjeta que permite visualizar información del
grupo familiar:

Además, cuando se visualiza la información del afiliado, se obtiene el botón de Opciones en

dónde podrás descarta en formato PDF el certificado de afiliación y el de grupo familiar.
¿Como registrar beneficiario?

Para registrar un beneficiario, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación Aportantes,

módulo Gestionar afiliados, opción registrar un beneficiario, como se visualiza a continuación:

Ingresamos a la funcionalidad y se nos muestra un filtro el cual nos permite escoges el afiliado
y el beneficiario a registrar.
Diligenciamos los campos y hacemos clic en buscar, se nos muestra el siguiente formulario
Diligenciamos todos los datos, cargamos un soporte y hacemos clic en guardar; Se nos
muestra un mensaje de éxito.
Prestaciones Económicas

¿Cómo radicar prestaciones económicas?

Ingresar a Prestaciones económicas, opción Radicar prestaciones económicas como se
visualiza a continuación:

Nota: Tenga en cuenta que, si no ha radicado una prestación económica en los últimos 30 días
el portal le pedirá actualizar los datos de cuenta bancaria y adjuntar el certificado con vigencia
no mayor a 30 días.
A continuación, se muestra la ventana principal con dos opciones en la parte superior derecha:
actualizar cuenta bancaria y agregar +.

Para registrar una prestación económica dar clic botón agregar +, donde se mostrará el
formulario para el ingreso de incapacidades y licencias.

Una vez ingresamos al formulario se debe seleccionar el tipo de prestación económica e

ingresar los siguientes datos: fecha de inicio de prestación económica, días solicitados, tipo y
número de documento del cotizante.
Al hacer clic, se visualizan los datos del cotizante: primer y segundo apellido, primer y segundo
nombre, teléfono celular y correo electrónico (estos dos últimos campos se pueden actualizar
en caso necesario).
Una vez estén diligenciados los campos se debe adjuntar los soportes dando clic en la opción
soportes ubicada en la parte superior derecha, como se muestra a continuación:

De acuerdo con el tipo de prestación económica ingresada se solicitarán los soportes

necesarios, los cuales deben ser cargados en formato PDF. Los soportes obligatorios están
marcados con un * de color azul.
Para cargar cada documento, hacemos clic en + adjuntar soporte y seleccionamos el archivo
desde nuestro equipo.
Cuando todos los documentos sean adjuntados de manera exitosa (mensaje soporte exitoso),
hacemos clic en la X que está en la parte superior izquierda de la ventana, para continuar con
el proceso de radicar prestaciones económicas.

Para finalizar el proceso de radicación de una prestación económica hacemos clic en el botón
terminar, se nos muestra una notificación de éxito.

Podemos agregar varias prestaciones en una misma solicitud, haciendo clic en el botón
agregar y repetimos el proceso anterior para ir agregando nuevas prestaciones.
¿Cómo consultar respuestas de prestaciones económicas radicadas?

Ingresar a Prestaciones económicas, opción Consultar respuestas de prestaciones económicas

radicadas, como se visualiza a continuación:

A continuación, se muestra una ventana donde se deben ingresar los criterios para realizar la
búsqueda:
Podemos realizar la búsqueda por dos criterios:

• Estado: Se puede consultar por: recibida, rechazada, registrada, radicada, no

pertinente o no elegir ningún estado si desea consultar todos

• Fecha de radicación: Es obligatorio y se puede elegir un rango de fecha entre inicio y

fin, máximo de un año.
Una vez seleccionado todos los criterios de búsqueda hacemos clic en el botón buscar.
Si no se encontró ninguna solicitud se mostrará el siguiente mensaje:

Si los criterios de búsqueda encuentran una solicitud esta se muestra en la ventana de la

siguiente manera:

Para visualizar todas las prestaciones económicas asociadas a cada solicitud, se deberá dar clic
en ver detalles:

Así se visualizarán las prestaciones que se encuentran en la solicitud. Si la prestación fue

rechazada podrá ver la causal dando clic en ver detalles:
¿Cómo consultar estado de cuenta de prestaciones económicas?
Ingresar a Prestaciones económicas, opción Consultar estado de cuenta de prestaciones
económicas, como se visualiza a continuación:

A continuación, se muestra una ventana donde se deben ingresar los criterios para realizar la
búsqueda, los cuales son:

• Tipo y número de documento del cotizante.

• Por estado: (Devuelto, En Proceso de Liquidación, Liquidado, No pertinente y
Pagado).
• Por fecha de radicación: Se puede elegir un rango de fecha entre inicio y fin, máximo
de un año.
• Por fecha de pago: Se puede elegir un rango de fecha entre inicio y fin, máximo de
un año.
Nota: para la búsqueda es obligatorio ingresar rangos de fecha de radicación o fecha de pago.

Al ingresar la búsqueda se muestra una ventana de resultados con la siguiente información:

Si usted desea conocer a detalle se debe dar clic en resultado detallado:

Si se desea descargar la información consultada puede hacerlo dando clic en el botón exportar,
ubicado en la parte superior derecha. Lo puede realizar eligiendo en formato PDF o CSV.

Si se desea descargar el certificado de una prestación debe dar clic en la columna certificado,
como se muestra a continuación:
Recaudos y Cartera
¿Cómo consultar el estado de cuenta?
Para consultar el estado de cuenta, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación
Aportantes, módulo Recaudos y Cartera, opción Consultar estado de cuenta, como se visualiza
a continuación:

Hacemos clic en la opción Consultar estado de cuenta, en dónde se muestra un panel de filtros,
con dos opciones Aportante y Afiliado, por defecto la opción Aportante debe estar
seleccionada como se visualiza a continuación:
Para realizar la búsqueda de la opción aportante debemos seleccionar el estado de cuenta

• Aportes efectuados: Es obligatorio seleccionar el año.

Una vez diligenciado todos los criterios de búsqueda hacemos clic en el botón buscar.

Se muestra una ventana de resultados con la siguiente información: Nombre del Aportante,
fecha de ingreso, fecha de retiro, año, mes, número de planilla, aportes, IBC y días. De igual
manera se cuenta con los botones de ver cifras y exportar.

• Periodo en mora: para hacer una búsqueda por periodo en mora solo se debe
seleccionar esa opción en estado de cuenta y hacer clic en el botón buscar.
Se muestran los resultados de los criterios ingresados:

Para realizar la búsqueda de la opción afiliado el check de afiliado debe estar seleccionado.

Al momento de seleccionar el tipo de documento se visualizará una lista desplegable

con los diferentes tipos de documentos.

Una vez escogido el tipo de documento, diligencie el número de documento; teniendo estos
campos diligenciados se precargará el campo de nombres y apellidos.

Además, contamos con la opción de buscar por estado de cuenta, ya sea por aporte efectuado
o por periodo de mora y por último con el año a realizar la búsqueda.

Después de haber diligenciado los primeros campos, seleccionamos la opción de estado de

cuenta periodo de mora, una vez seleccionado todos los criterios de búsqueda hacemos clic
en el botón buscar.

Al ingresar la búsqueda se muestra una ventana de resultados con la siguiente información:

Nombre del Aportante, año, mes en el cual se encuentra en mora.
Al momento de visualizar la información, contamos con el botón de ver cifras, que al dar clic
se mostrará el valor en mora.

Además, se cuenta con el botón Exportar, en dónde podrá descargar la información

ya sea en formato PDF o CSV
Ahora seleccionen la opción de estado de cuenta aporte efectuado, escogiendo un año en
específico.

Una vez seleccionado todos los criterios de búsqueda hacemos clic en el botón buscar.

Además, se cuenta con el botón Exportar, en dónde podrá descargar la información

ya sea en formato PDF o CSV.
Actualización de datos

¿Cómo visualizar los datos de mi empresa?

Para visualizar los datos de mi empresa, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación
Aportantes, módulo Actualización de datos, opción Perfil empresa, como se visualiza a
continuación:

A continuación, se visualiza el perfil de la empresa en tres secciones:

• Datos básicos: Sección que contiene información básica del aportante.

• Datos de contacto: Sección que contiene información de contacto del aportante.

• Responsables: Sección que contiene información de los responsables de los tramites

ante la EPS e información del representante legal.

• Botón Descargar RUAT: contamos con un botón el cual nos permite descargar en PDF
el archivo RUAT
¿Cómo actualizar los datos básicos de mi empresa?
Para actualizar los datos de contacto y responsable de los trámites ante la eps de mi empresa,
es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación Aportantes, módulo Actualización de
datos, opción Perfil empresa, como se visualiza a continuación:

• Editar datos de contacto, podemos editar la dirección, teléfono, celular y correo.

Editamos los campos que seamos actualizar y hacemos clic en el botón guardar, se nos
muestra el siguiente mensaje:
 • Editar datos de responsable de los tramites ante la EPS , podemos editar los campos
de primer y segundo nombre , primer y segundo apellido, cargo, teléfono, correo y
celular

Editamos los campos que seamos actualizar y hacemos clic en el botón guardar, se nos
muestra el siguiente mensaje:
Descarga de documentos

¿Cómo descargar los formatos y formularios de Aportantes?

Para descargar los formularios y formatos para los afiliados del régimen contributivo, es
importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación Aportantes, módulo Descarga de
documentos, opción Formatos y formularios, como se visualiza a continuación:

Aparecerá un listado de formatos y formularios disponibles para descargar: