REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
PNF EN CONTADURÍA PÚBLICA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LA GRAN CARACAS
UNEXCA – NÚCLEO “ALTAGRACIA”

RESUMEN EXPOSICIÓN TEMA V

SISTEMAS, IMPLANTACIÓN DE LOS MANUALES Y
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO.

Profesor: Integrantes:
Dr. Bogard Moises Macero Blasina Echenique, C.I: 3.719.637
Soraime Quijada, C.I: 13.998.179
Julio Barrios, C.I: 15.198.571

Caracas febrero 2024

SISTEMAS: TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
La teoría de sistemas o teoría general de sistemas (TGS). Es el estudio
interdisciplinario de los sistemas en general. Su propósito es estudiar los principios
aplicables a los sistemas en cualquier nivel en todos los campos de la
investigación.

Un sistema se define como una entidad con límites y con partes

interrelacionadas e interdependientes cuya suma es mayor a la suma de sus
partes. El cambio de una parte del sistema afecta a las demás y, con esto, al
sistema completo, generando patrones predecibles de comportamiento.
El objetivo de la teoría de sistemas. Es el descubrimiento sistemático de las
dinámicas, restricciones y condiciones de un sistema, así como de principios
(propósitos, medidas, métodos, herramientas, etc.) que puedan ser discernidos y
aplicados a los sistemas en cualquier nivel de anidación y en cualquier campo, con
el objetivo de lograr una finalidad optimizada.

La teoría general de sistemas. Trata sobre conceptos y principios de amplia

aplicación, al contrario de aquellos que se aplican en un dominio particular del
conocimiento.

Cómo se clasifican los sistemas en la teoría general de los sistemas?

 Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente.
 Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre.
 Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin
común.
 Sistemas hombre-máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos, que
a veces se quiere lograr la autosuficiencia.

Proceso de estudio

 Proceso 1: Se registra lo directamente observado, se asocia un registro de

causa y efecto (solo se observa la causa, pero se desconoce el efecto) se
las encasilla como propiedades diferenciales. Estas propiedades nacen de
la necesidad de dar explicación al porqué lo observado no corresponde con
lo esperado. De esto nacen las propiedades emergentes.

 Proceso 2: Se establecen ciertos métodos que, aplicados, rompen dicha

simetría obteniendo resultados físicos medibles en laboratorio. Los que no
se corroboran, se abandonan y se especulan otras posibilidades.

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 MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS

Un método es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente

como realiza una persona un trabajo. En algunos métodos, los pasos exactos
varían.

Los métodos y procedimientos de uso cotidiano en las organizaciones por lo

general son verbales y no están por escrito. Incluso la mayor parte de las veces,
por falta de información y sensibilización acerca de su importancia, las personas
los modifican y desvirtúan de acuerdo al humor o presión de trabajo que tengan.
Al utilizar métodos y procedimientos escritos de forma adecuada, las
personas ganan dos cosas: precisión y velocidad. Si la persona es nueva, también
gana conocimiento y experiencia.
El análisis de procesos es el acto de llevar a cabo una revisión exhaustiva y
llegar a una comprensión completa de un proceso de negocio (o parte de éste)
con el objetivo de mantener o lograr la excelencia del proceso o lograr mejoras
incrementales o transformacionales en un proceso empresarial.

ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS

Pasos para aplicar el análisis de procesos de negocio

➔ Identificar los procesos.
➔ Establecer el equipo de trabajo.
➔ Crear un diagrama de procesos de negocio.
➔ Definir la situación actual del proceso.
➔ Identificar los puntos de mejora.
➔ Diseñar el nuevo proceso mejorado.

MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN DE MANUALES

Los manuales son herramientas esenciales para documentar los

procedimientos y las políticas dentro de una organización.
➔ Pruebas y Evaluaciones: Implementar pruebas o evaluaciones para
asegurarse de que los empleados comprendan y puedan aplicar la
información contenida en los manuales. Esto puede incluir cuestionarios o
ejercicios prácticos.

➔ Asesoramiento Personalizado: Proporcionar asesoramiento

personalizado a los empleados, especialmente durante las fases iniciales
de implantación. Esto puede incluir la asistencia de un equipo de soporte o
expertos en O&M para abordar preguntas y resolver problemas.

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 ➔ Feedback y Mejora Continua: Establecer un mecanismo para recopilar
comentarios de los empleados sobre la utilidad de los manuales. La
retroalimentación puede ayudar a identificar áreas de mejora y garantizar la
relevancia continua de los documentos.

➔ Participación Activa de la Alta Dirección: Obtener el compromiso activo

de la alta dirección en el proceso de implantación. La participación de los líderes
influye positivamente en la aceptación y la implementación efectiva de los
manuales.

➔ Capacitación y Orientación: Implicar a los empleados en sesiones de

capacitación y orientación para explicar los contenidos y el propósito de los
manuales. Esto puede incluir presentaciones, sesiones de preguntas y
respuestas, y ejemplos prácticos.

➔ Manuales Impresos o Electrónicos: Distribuir versiones impresas o

electrónicas de los manuales a los empleados. Dependiendo de la
preferencia y la infraestructura tecnológica de la organización, los manuales
pueden ser entregados en papel o a través de medios digitales.

➔ Acceso en Línea o Intranet: Publicar los manuales en una plataforma en

línea o intranet de la empresa para que los empleados puedan acceder
fácilmente a ellos. Esto facilita las actualizaciones y garantiza la
disponibilidad constante de la información.

➔ Sesiones de Actualización Periódicas: Realizar sesiones regulares de

actualización para garantizar que los empleados estén al tanto de las
revisiones o cambios en los manuales. Esto es crucial para mantener la
relevancia y la eficacia de la información contenida en los manuales.

La elección del método de implantación dependerá de varios factores, como

la cultura organizacional, la infraestructura tecnológica y las preferencias de los
empleados.

INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

La integración efectiva de los recursos humanos y materiales es esencial para
el buen funcionamiento y el éxito de una organización. A continuación, se
presentan algunos aspectos clave de la integración de estos dos tipos de
recursos:
➔ Planificación Estratégica Integrada: La planificación estratégica debe ser
un proceso integrado que considere tanto los recursos humanos como los

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 materiales. Esto implica definir metas y objetivos que reflejen la capacidad
de los empleados y los recursos materiales disponibles.
➔ Gestión del Talento y Planificación de Personal: La gestión del talento
debe estar estrechamente vinculada a la planificación de personal y a las
necesidades de los recursos materiales. Es importante contar con el
personal adecuado, con las habilidades y competencias necesarias, para
utilizar eficientemente los recursos materiales.
➔ Desarrollo de Competencias y Capacitación: Los programas de
desarrollo de competencias deben abordar tanto las habilidades técnicas
como las habilidades blandas necesarias para optimizar el rendimiento de
los recursos materiales. La capacitación continua asegura que los
empleados estén actualizados y puedan aprovechar al máximo los recursos
disponibles.

➔ Evaluación del Desempeño Integral: Las evaluaciones de desempeño

deben considerar tanto los logros individuales de los empleados como la
eficiencia en el uso de los recursos materiales. Esto proporciona una visión
completa del rendimiento y permite realizar ajustes estratégicos según sea
necesario.

EJECUCIÓN DE UN PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN

La ejecución de un programa de implantación es una fase crítica en el

proceso de implementar cambios o mejoras en una organización. Aquí hay una
guía general sobre cómo llevar a cabo la ejecución de un programa de
implantación de manera efectiva:
➔ Asignación de Recursos: Asegúrate de tener los recursos necesarios,
tanto humanos como materiales, para llevar a cabo el programa de
implantación de manera efectiva. Esto puede incluir personal capacitado,
tecnología adecuada y cualquier otro recurso necesario.

➔ Implementación Gradual o Piloto: En algunos casos, puede ser

beneficioso implementar el programa de manera gradual o realizar un piloto
antes de la implementación completa. Esto permite identificar problemas
potenciales y realizar ajustes antes de una implementación completa.

➔ Supervisión y Monitoreo Continuo: Establece un sistema de supervisión

y monitoreo continuo para evaluar el progreso del programa. Esto puede

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 incluir indicadores clave de rendimiento (KPI) que te permitan medir el éxito
y realizar ajustes según sea necesario.

➔ Gestión de Riesgos: Identifica y gestiona los riesgos asociados con la

implantación del programa. Ten un plan de contingencia en caso de que
surjan problemas inesperados y realiza evaluaciones de riesgos de manera
regular.

➔ Celebración de Logros: Reconoce y celebra los logros alcanzados

durante la ejecución del programa. Esto no solo motiva a los empleados,
sino que también refuerza la cultura de cambio positiva.

➔ CIERRE Y EVALUACIÓN FINAL: Al finalizar la ejecución, realiza una

evaluación final para analizar los resultados alcanzados en comparación
con los objetivos establecidos. Documenta lecciones aprendidas para
futuros proyectos de implantación

FLUJOGRAMAS

Un flujograma o diagrama de flujo. Es una herramienta gráfica que

representa visualmente un proceso o un algoritmo. Es muy utilizado en los campos
de la informática, la economía, la industria e incluso la psicología, para organizar
de un modo simple las decisiones involucradas en algún tipo de proceso.

Los diagramas de flujo se construyen, por convención, mediante un

conjunto de símbolos determinados, acompañados de texto y unidos por flechas.
Así, al observar el diagrama se puede comprender el sentido específico en el cual
“fluye”.

CARACTERÍSTICAS

➔ Se trata de un gráfico compuesto por distintos tipos de figuras geométricas

y líneas, acompañadas de texto.
➔ Es sintético, secuencial y estructurado.
➔ Su rol principal es representar de manera fácil y concreta un proceso
complejo.
➔ Permite describir la toma de decisiones de un proceso y guiar visualmente a
quienes estén involucrados en llevarlo a cabo.
➔ Es mucho más rápido y fácil de leer que un texto completo, y al mismo
tiempo permite organizar la información de manera lógica, con un inicio y
final claramente reconocibles.
➔ Es utilizado en diferentes contextos logísticos y organizacionales, desde la
informática y la organización industrial, hasta la psicología y el diseño
organizacional.

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TIPOS DE FLUJOGRAMAS

Existen distintos tipos de flujograma, como pueden ser:

 Flujograma lineal. Son aquellos cuyo proceso puede seguirse de manera

simple y secuencial, ya que los pasos o instancias se encuentran uno
después del otro. Es el tipo más sencillo y rápido de flujograma, pero
permite abarcar una cantidad de información muy moderada. Estos
flujogramas, a su vez, pueden ser de varios tipos:

 Flujogramas verticales, cuando la secuencia de operaciones va de arriba

a abajo, como una lista ordenada de pasos para completar un proceso.
 Flujogramas horizontales, cuando la secuencia de operaciones va de la
izquierda a la derecha, en el sentido de la lectura.
 Flujogramas panorámicos, cuando abarcan el proceso completo a través
de la combinación de disposiciones verticales y horizontales.
 Flujograma matricial. Son aquellos en los que se establecen visualmente
puntos de conexión lógica entre los elementos de un proceso
(características, funciones, actividades), empleando para esto matrices, en
lugar de secuencias lineales.

Principales símbolos de un flujograma

El lenguaje de los flujogramas es convencional, es decir, pertenecen

a un conjunto establecido y están dotados de un significado estable. Los
principales símbolos empleados son:

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  Líneas de flujo (flechas). Indican la dirección del flujo, o sea, marcan qué
símbolo le sigue al otro. Pueden ser verticales, horizontales o diagonales.
 Terminales (rectángulos de esquinas romas). Marcan el inicio y el cierre
del flujograma, esto es, el punto de comienzo y de fin del proceso.
 Proceso (rectángulo ordinario). Representa un conjunto específico de
operaciones, o sea, el cambio de forma, valor o ubicación de los datos.
 Decisión (rombo). Introduce una toma de decisión, que puede tener
usualmente dos respuestas posibles: sí (flujo en un sentido) y no (flujo en
otro sentido).
 Entrada (paralelogramo inclinado). Representa la necesidad de ingresar
algún tipo de información en el proceso.
 Salida (símbolo de hoja de papel). Representa la forma de extraer datos
del proceso, ya sea imprimiéndolos en papel o exhibiéndolos en un monitor.
 Conector de página (círculo). Permite vincular el flujo de un punto a otro
cuando hacerlo a través de una línea resultaría confuso. Suele tener dentro
una letra para indicar con qué otro conector se enlaza.
 Conector fuera de página (pentágono). Permite vincular un punto con
otro, siempre que el punto de destino se encuentre en una página distinta a
la actual.

CÓMO HACER UN FLUJOGRAMA

 Para hacer un flujograma de manera simple y correcta, pueden seguirse los

siguientes cuatro pasos:
 Comprender el proceso. El paso inicial para el flujograma pasa por elegir
y comprender el proceso que se quiere describir gráficamente. Conviene
entender cuál es el propósito del flujograma y a qué público apunta.

 Identificar los elementos. Una vez comprendido el proceso, se deben

identificar sus pasos, sus puntos de inicio y fin, sus decisiones clave, y
elegir los símbolos adecuados para cada uno.

 Ir paso a paso. La construcción del flujograma implica establecer, paso a

paso, cada símbolo y cada línea conectora. Se debe tener en cuenta la
superficie (hoja o pantalla) en la que se está creando el flujograma,
especialmente en los procesos complejos, para no crear un diagrama difícil
de seguir a simple vista.

 Recorrer el diagrama. Una vez terminado el diagrama de flujo, se debe

volver al inicio y recorrer el flujo entero, para verificar que no existan
callejones sin salida ni ambigüedades y errores procedimentales. Es
importante tener en cuenta que una vez finalizado, será consultado por
terceros sin contar con la orientación de quien lo creó, por lo que debe ser
un diagrama simple, pero completo.
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 Es importante por la representación gráfica de un procedimiento o parte de
este, El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo
indica, representa el flujo de información de un procedimiento. En la actualidad
los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o
departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la
realización de cualquier método y sistemas.