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Manual Gesad
Manual Gesad
Grupo Trevenque
Contenidos
Parte I Introducción 2
Funcionamiento de la....................................................................................................................................
aplicación 2
Iconos de la pantalla ....................................................................................................................................
inicial 3
Teclas rápidas .................................................................................................................................... 4
Aplicación .................................................................................................................................... 4
Planificación Base.................................................................................................................................... 5
.................................................................................................................................... 6
Planificación Semanal
Menú contextual .................................................................................................................................... 6
Elementos comunes .................................................................................................................................... 7
.................................................................................................................................... 8
Pantallas de mantenimiento
Datos generales .................................................................................................................................... 9
Listados .................................................................................................................................... 11
Ayuda contextual y ....................................................................................................................................
microhelp 11
Búsqueda de códigos.................................................................................................................................... 12
Consulta rápida .................................................................................................................................... 12
Gestión de avisos .................................................................................................................................... 14
Lotes .................................................................................................................................... 15
Lote por defecto .................................................................................................................................... 16
Parte II Usuarios 18
Datos generales .................................................................................................................................... 19
.................................................................................................................................... 22
Planificación Semanal
.................................................................................................................................... 22
Contratos de Contraprestación
Facturación .................................................................................................................................... 25
Tarifas .................................................................................................................................... 26
Tareas .................................................................................................................................... 28
Bajas .................................................................................................................................... 34
Lista .................................................................................................................................... 36
Permisos .................................................................................................................................... 44
Bajas .................................................................................................................................... 44
Contratos .................................................................................................................................... 46
Quejas .................................................................................................................................... 51
Incidencias .................................................................................................................................... 52
Parte IV Avisos 71
Gestión de avisos .................................................................................................................................... 71
Indice Alfabetico 84
I
2 Gesad: Gestión de servicios de ayuda a domicilio
1 Introducción
Inicio
Introducción
Funcionamiento de la aplicación
Elementos comunes
Además de las opciones de menú que están siempre disponibles en la parte superior de la
pantalla, hay una serie de iconos que permiten acceder a las opciones mas frecuentes de la
aplicación. También cada pantalla dispone de un menú contextual que permite acceder a
algunas opciones de la aplicación.
En todas las pantallas, al posicionar el ratón sobre un campo cualquiera, nos aparece un texto
que explica el contenido del campo.
Una vez dentro de la aplicación, la pantalla principal esta formada por tres zonas: la barra de
menús, los iconos y el "escritorio".
En los menús las diferentes opciones están agrupadas por proximidad temática:
· Usuarios: Contiene la información referente a todos las entidades a las que ser realizan
servicios por parte de la empresa, ya sean usuarios u organismos oficiales que financian
servicios.
· Empleados: Información acerca de los trabajadores que posee la empresa para realizar los
servicios a los usuarios u organismos oficiales.
·
· Avisos: Agrupa las diferentes opciones relacionadas con los avisos o mensajes que la
Acceso a la ayuda
Sale de la aplicación
1.1.2.1 Aplicación
F4 Desplegar/Ocultar listas
Si estamos situados sobre una columna de tipo 'lista desplegable' mediante esta tecla podremos
abrir/cerrar la lista de elementos para su selección.
F5 Consultar
Se accede a la ventana de consulta y selección de la entidad asociada a la columna sobre la que
estamos situados. Por ejemplo, si estamos sobre una columna que requiere de un código de
usuario, con F5 accederemos a la consulta de usuarios.
F6 Mantenimiento
Se accede a la ventana de mantenimiento de la entidad asociada a la columna sobre la que
estamos situados. Por ejemplo, si estamos sobre una columna que requiere de un código de
usuario, con F6 accederemos al mantenimiento de usuarios.
Ctrl + R Recuperar
Recuperar los registros de la base de datos
Menú contextual
Pantallas de mantenimiento
Búsqueda de códigos
Consulta rápida
Lotes
Menú de maestros
Añadir registros
Permite añadir un registro al final de la lista.
Insertar registros
Permite insertar un registro inmediatamente a continuación del registro activo.
Eliminar registros
Borra de la base de datos el registro que esté activo en ese momento.
Anular modificaciones
Borra, sin salir de la ficha, cualquier modificación que hayamos hecho.
Si no queremos recorrer toda la lista de campos, con la ventana de la consulta abierta podemos
pulsar en la ficha el campo que nos interesa y automáticamente la pantalla de consulta pondrá
ese campo como activo para introducir una condición de búsqueda.
Pulsando el botón derecho, podemos introducir algunos operadores que nos permiten afinar la
búsqueda en el caso de que el valor que introducimos no se corresponde exactamente con lo que
queremos buscar. Los operadores pueden ser: igual, mayor , menor , mayor o igual , menor o
igual , no es igual, entre, lista de diferentes valores, es nulo (vacío), no es nulo, contiene, no
contiene, comienza por, no comienza por, termina en, no termina en, ordenación ascendente,
ordenación descendente.
Consulta avanzada
Permite consultar los registros de manera más flexible que la consulta rápida y además se
pueden llevar a cabo algunas operaciones con los registros.
Visor de listados
Accedemos a la lista de los diferentes listados disponibles para la entidad con la que estamos
trabajando.
Vista preliminar
Nos permite ejecutar el listado por defecto de la entidad con la que estamos trabajando.
Búsqueda
Nos permite buscar en los registros activos un valor determinado. Debemos seleccionar la
columna en la que queremos hacer la búsqueda y si queremos buscar en los registros que están
antes o después. También podemos escoger entre que coincidan las mayúsculas y las
minúsculas.
Ordenar registros
Nos permite ordenar los registros por una columna o jerarquía de columnas, por orden
ascendente o descendente.
Control de cambios
En los mantenimientos existen cuatro columnas comunes a todos ellos: fecha de alta, usuario de
alta, fecha de última modificación y usuario de última modificación. Estos campos se rellenan de
forma automática y en ellos siempre se podrá consultar el usuario y la fecha en que se creó el
registro, y el usuario y la fecha en que se realizó la última modificación.
Filtrar registros
Nos permite seleccionar un grupo de registros de entre la selección actual. Las opciones son muy
limitadas y hay menos operadores que en otras pantallas, por lo tanto es mejor acotar al máximo
las condiciones en la pantalla de consulta (sea rápida o avanzada).
En el caso de las tablas que contienen más información por cada elemento, la pantalla suele estar
dividida en pestañas. Cada pestaña agrupa un tipo de información referente a la ficha. Las
pestañas dependen de cada pantalla.
En caso de que la ficha sea demasiado grande para mostrar todos los elementos en forma de
lista, hay una pestaña llamada "lista" en la que se muestra un resumen de los datos de los
elementos en formato de lista. Entre los títulos de las columnas, hay una que tiene el icono de un
diskette, si la pulsamos guardaremos los registros que tienen la pestaña que hay debajo marcada
como lista activa. Esto nos permite seleccionar un grupo determinado de registros para usarlos
en los listados.
Cuando tenemos los datos en forma de lista, haciendo doble click en el título de una de las
columnas, ordenamos los datos por esa columna. Esto funciona tanto en las pantallas en que
todos los datos están en formato de lista o en la pestaña Lista de las pantallas mas complejas.
Cada fichero tiene una estructura diferente en cuanto a la cantidad de campos de que dispone.
Eso depende, evidentemente, de la complejidad del tipo de datos que guarda. No contiene la
misma información un fichero que guarde usuarios que uno que guarde nombres de bancos. Pero
sea cual sea la cantidad de datos de un fichero, siempre hay:
· Un código que diferencia cada registro. Dos registros pueden tener el mismo nombre pero no
el mismo código y por lo tanto serán registros diferentes. Eso hay que tenerlo en cuenta a la
hora de crear los registros y a la hora de hacer búsquedas.
Menú contextual
Los menús contextuales de las diferentes pantallas de mantenimiento dependen de la
complejidad de la pantalla. Las más importantes como Usuarios y Trabajadores tienen un menú
con las operaciones que se pueden realizar con cada entidad. Estos menús los comentaremos en
detalle al abordar cada una de las entidades.
En el caso de los ficheros con muy pocos datos y que sirven sobretodo para unificar la
información que se usa en los diferentes ficheros como Direcciones, Provincias, etc, el menú
contextual es mucho más simple y por lo general será así:
Menú contextual
Las opciones de insertar, añadir y eliminar cumplen la misma función que el botón de la barra de
herramientas (ir).
Cortar, copiar, pegar y seleccionar todo funcionan igual que en cualquier otro programa. En el
caso de cortar, copiar y pegar también funcionan las combinaciones de teclas (comunes a todos
Administrar seguridad permite acceder a una pantalla en la que podemos gestionar los permisos
de usuario para la pantalla en la que nos encontramos.
1.2.1.2 Listados
Visor de listados
Aquí podemos acceder a los diferentes listados que están definidos para el fichero en el cual nos
encontramos. En función de la importancia del fichero para la operatividad de la librería y de la
cantidad de operaciones en las que se encuentre involucrado, dispondrá de una cantidad mayor
de listados o no. En este sentido, los ficheros de Artículos, Clientes y Materias son de los que mas
tienen.
Los diferentes listados que afectan a cada una de las pantallas estarán explicados en el apartado
correspondiente.
Desde esta pantalla podemos elegir entre los diferentes listados. Se puede modificar la
configuración del listado o definir diferentes configuraciones. Podemos elegir un listado para que
sea el listado por defecto (predeterminado). Todo esto se puede hacer tanto con los botones que
hay en la parte superior de la pantalla, como con las opciones del menú contextual (Botón
derecho o Control-O).
Una vez elegido el listado que nos interesa, con el botón de lista previa generamos el listado. Al
pulsarlo, en función del tipo de listado y la información que utiliza, se nos pide que demos unos
criterios de filtro de la información disponible. A partir de aquí las opciones son las mismas que
desde el buzón de listados.
Es importante tener en cuenta que los listados se ordenan en la vista preliminar. Esto siempre
que no sea un listado que agrupe la información, con lo cual no se puede modificar el orden. Para
ordenar hay que pulsar el botón derecho, ir a la opción de ordenar y seleccionar el campo por el
que queremos ordenar de entre los campos disponibles.
Vista preliminar
Esta opción permite acceder, sin pasar por el visor de listados, a la vista preliminar del listado
predeterminado de la pantalla en la que nos encontramos. Primero muestra la pantalla de filtro
para introducir elegir las opciones que se ajustan más a lo que necesitamos. Después nos
muestra la pantalla de la vista preliminar propiamente. Recordemos que es aquí que podemos
introducir el criterio de ordenación.
Hay que recordar, sin embargo, que la posición que ocupa el registro en que nos encontramos
dentro de la lista con que estamos trabajando se indica en la parte inferior de la pantalla de la
aplicación.
Si dejamos el cursor del ratón parado sobre cualquier campo, a excepción del que nos
encontramos en este momento, nos informará de lo relacionado con este.
Por diversas razones (economía de espacio, homogeneización de datos, etc.), en las bases de
datos se tiende a utilizar en vez de un dato determinado un código que lo identifica. Es el caso de
los códigos postales, en el que el 08001 identifica un barrio de Barcelona, o el de los países en el
que el 033 identifica a Francia.
Trabajar con códigos simplifica también las búsquedas ya que la posibilidad de error al escribir el
dato es muy limitada.
Todo esto tiene el inconveniente de que los datos son más difícilmente memorizables y es
necesario disponer de una herramienta ágil que nos permita recuperar el código que necesitamos
en cada momento. Además nos hará falta añadir al fichero correspondiente aquellos datos que no
se encuentren ya. No sucede muy a menudo que tengamos que crear países, pero cada día
añadiremos nuevos clientes a nuestra base de datos.
Búsqueda [F5]
Para buscar un código determinado, nos posicionaremos en el campo correspondiente dentro de
la pantalla. Una vez en él, pulsando F5 accederemos a una pantalla de consulta que nos permitirá
introducir los datos de que disponemos. Una vez introducido el criterio, el programa nos mostrará
una lista con los registros que cumplen con la condición que hemos introducido. Seleccionando el
registro que nos interesa, automáticamente su código quedará introducido en el campo en que
nos encontrábamos.
Creación [F6]
Si al buscar un código éste no esta creado, con F6 podemos acceder al mantenimiento del fichero
al que corresponde el campo en la pantalla en que nos encontramos. Aquí podemos dar de alta el
o los códigos que nos hagan falta. Una vez creados y de vuelta a la pantalla original, con F5 lo
localizamos (si no lo recordamos).
o la combinación Control+Q.
Justo debajo de estos botones aparece la lista de campos por los que se puede consultar. Si
pulsamos sobre cualquier campo de la pantalla en la que nos encontramos, automáticamente ese
campo pasará a ser el primero en la consulta rápida.
Al pulsar botón derecho sobre la consulta rápida no muestra la lista de consultas disponibles a
realizar sobre el campo en cuestión (No es nulo, contiene a, lista de valores, etc.).
Inicio / Avisos
Gestión de avisos
La ventana de Gestión de Avisos es muy importante para realizar correctamente las labores de
planificación y coordinación de los servicios existentes en la empresa.
En ella, se recibirán todas las notificaciones generadas por cada una de las acciones que se
realizan en el sistema.
Para un coordinador será parte esencial de su trabajo el comprobar habitualmente esta ventana
para saber qué está ocurriendo con los servicios que están planificados cada día.
La información que obtenemos en cada uno de los avisos recibidos variará dependiendo del tipo
de incidencia. Común a todas es la fecha de la incidencia, que estará codificada con diferentes
colores dependiendo del estado del aviso:
· NEGRO indicará que aún queda tiempo para que se produzca la incidencia.
· AZUL que la incidencia ha sido registrada para el día de hoy.
· ROJO que la incidencia no ha sido revisada para la fecha registrada y ya estamos a una
fecha posterior.
· TURQUESA indicará que el aviso ya ha sido revisado.
Una vez el coordinador o coordinadora visualiza un aviso, puede acceder al texto de la incidencia
y las notificaciones que fueron registradas por la persona que insertó la misma.
Cuando se han tomado las medidas pertinentes para solucionar la incidencia, que variarán
dependiendo de la misma, el coordinador sólo debe marcar como revisado el aviso, para que
ningún otro coordinador vaya a volver a estudiar el caso de nuevo, simplemente marcando sobre
el casillero Revisar aviso. Automáticamente, la aplicación registrará la persona que ha realizado
la revisión y el momento en que se realizó.
En el caso de que un coordinador comience a estudiar un aviso y deba dejarlo pendiente, para
evitar que otro coordinador comience el estudio del mismo, podemos marcar y desmarcar el
casillero de Revisar Aviso, de forma que la aplicación dejará registrado el nombre del
coordinador y la hora, aunque dejará el aviso pendiente de revisión. De esta forma, el segundo
coordinador, podrá visualizar que otra persona se encuentra revisando ese aviso.
1.2.6 Lotes
Los lotes son grupos de elementos que podemos guardar en disco y luego recuperar en cualquier
momento cuando nos haga falta.
De esta forma, toda la información que muestre la ventana estará referida al lote que tenemos
seleccionado en el control.
Si hemos dejado el campo en blanco, aparecerá el botón de forma que nos permite volver al
lote por defecto que tenemos designado por defecto para nuestro usuario.
Para determinar nuestro lote por defecto, seleccionaremos un lote del desplegable o con la
búsqueda y pulsaremos sobre el botón , lo que registrará en la base de datos nuestro lote por
defecto.
Esta funcionalidad, nos permitirá que cada coordinador vea la información referente únicamente
a los usuarios que tiene asignados en el sistema, facilitando las búsquedas dentro del mismo.
II
18 Gesad: Gestión de servicios de ayuda a domicilio
2 Usuarios
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Contiene los datos de los usuarios como tales. Para la aplicación no hay diferencia entre que el
usuario sea una persona física o jurídica. Se pueden distinguir, eso si, diferentes tipos de
usuarios, dependiendo del tipo de servicios que se les prestan.
Mantenimiento de usuarios
Barra de herramientas
Es una zona común en todas las pantallas de mantenimiento.
Buscador alfabético
Este buscador lo encontraremos tanto en este mantenimiento como en el mantenimiento de
trabajadores. Nos permite recuperar rápidamente a todos los usuarios cuyo apellido comience
por la letra pulsada, teniendo además en cuenta la selección que hayamos hecho en el campo de
la derecha según lo cual se filtrará por usuarios activos, de baja o todos.
Cabecera
Es la parte superior de la pantalla que encontramos bajo el buscador alfabético. Contiene los
siguientes campos:
Código: Este código se corresponde con el número que la aplicación asigna a cada uno de
nuestros usuarios y será asignado de forma automática por el sistema del 1 al 999.999.
Apellidos y Nombre: Introduciremos los apellidos y nombre del cliente. En el caso de tratarse
de una empresa se introducirá el nombre fiscal de ésta ajustándose a ambos campos, ya que son
requeridos por el sistema.
Fecha de inicio: Para el sistema, la fecha de inicio es aquella a partir de la cual comenzarán a
prestársele servicios al usuario.
Zona de detalle
La encontramos justo debajo de la cabecera. En esta zona de la pantalla, como en todas las que nos encontramos
muchos datos, la información se encuentra agrupada en pestañas. En el caso de usuarios nos encontraremos con
11 pestañas donde encontraremos toda la información referente a usuarios en el sistema: General, Facturación,
Tarifas, Tareas, Incidencias Técnicas, Incidencias Sociales, Incidencias Evolutivas, Quejas, Bajas, Plan Base y
Lista.
Por lo general las descripciones que preceden a los campos son lo suficientemente claras como para saber el dato
que contiene o contendrá el campo. De todas formas, cuando posicionamos el cursor sobre cualquiera de ellos,
aparece un pequeño texto denominado microayuda que nos indica exactamente qué información hay que introducir.
Texto de ayuda
Podemos consultar como dar de alta usuarios en los procedimientos más frecuentes de la aplicación, en el apartado
creación de usuarios.
Dirección: Los datos de la dirección estarán referidos a la dirección del usuario al que van a
realizársele los servicios. Será obligatorio para Gesad que estos datos estén insertados para
cada uno de los usuarios.
Brújula.- Nos permite el acceso al servicio Google Maps situando la dirección sobre un
mapa virtual, facilitándonos la localización. Para poder utilizar este servicio, será necesario
que la dirección se inserte siguiendo el patrón de 'calle y número,' de forma que todas las
indicaciones adicionales, como piso, aclaraciones, etc... vayan después de la coma.
DNI: No es obligatorio, pero debemos tener en cuenta que este es el único campo por el cual la
aplicación chequea posibles duplicados a la hora de insertar usuarios. Debe procurarse siempre,
ya que son campos de búsqueda el seguir una nomenclatura común a la hora de su inserción.
(Por ejemplo.- Para la aplicación no es lo mismo 11.111.111-X, que 11111111X, por lo que
deberá guardarse una norma, para que luego las búsquedas sean útiles.)
Teléfonos: Deberá procurarse que los teléfonos aquí insertados sean los teléfonos primarios de
contacto del usuario. Son de tipo texto, de forma que podemos insertar indicaciones acerca del
teléfono insertado (por ejemplo, 958111111 (vecino)).
Número de contrato: A petición de algunas empresas, se ha insertado este campo para poder
asignar un número que relacione a cada uno de los usuarios, con los contratos físicos que se
poseen en la empresa.
· Contraprestados: Son aquellos usuarios cuyos servicios son abonados parcial o totalmente
por un organismo oficial o entidad pública. Un usuario contraprestado, a su vez, podrá
solicitar servicios a nivel privado que le serán facturados íntegramente. De esta forma,
evitamos tener que crear al usuario dos veces en el sistema.
Tipología: Nos permite realizar una clasificación del tipo de usuarios a los que se le prestan
servicios por parte de nuestra empresa. Sólo obligatorio en el caso de usuarios contraprestados.
E. Civil: Nos permite introducir el estado civil de los usuarios. Para crear nuevos estados civiles
solamente tenemos que aplicar la norma del boton derecho para los matenimientos en Gesad.
Preferencia SAD: En este campo indicamos si el usuario desea que el auxiliar que le preste los
servicios sea hombre o mujer, o bien que le es indiferente. Cuando seleccionemos un auxiliar al
planificar un servicio a un usuario, la aplicación nos recordará su preferencia en caso necesario.
Referencia de Usuario: Registraremos la forma de contacto que tuvo el usuario con nuestra
empresa (páginas amarillas, a través de médicos, empresas asociadas, etc...). Útil para valorar
el impacto social de un anuncio de prensa, radio, etc...
Lunes - Domingo: Estos campos se utilizan únicamente a nivel informativo. Cuando un usuario
nos llama para solicitar servicios, podemos indicar aquí los días que requiere servicios y en qué
cantidad. En la notificación o aviso que recibirá el coordinador acerca de este nuevo inicio de
servicios se le enviará adjuntada esta información. Estos campos NO se actualizan según vayan
cambiando los servicios que se le planifican al usuario. En su caso, habrá que modificarlos
manualmente.
Además de todos estos campos, existen unos campos informativos, no editables, en esta ficha
que nos indican el estado en el que se encuentra el usuario a día de hoy.
Tipo: En caso de que el usuario esté de baja, nos indicará el tipo de baja en que se encuentra el
usuario. Baja temporal (BT) o bien Baja Definitiva (BD).
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Planificación Semanal
Lo primero que habrá que indicarle al sistema es si el usuario desea que se planifiquen servicios en
aquellos días que se le realizan servicios, pero que son festivos tanto locales como nacionales.
En caso de que la respuesta sea afirmativa y SÓLO en el caso de que la planificación se realice por
agrupaciones de usuarios, existirán cuatro formas de planificación:
· Sólo festivos entre semana planificados. Tomar planificación del festivo: Está
opción indicará a la aplicación que el día festivo entre semana, será tratado como festivo
únicamente a nivel de facturación, sin que ello afecte a la planificación del mismo. Se
mantendrá la planificación registrada para el día. O sea, el día se considerará como laboral de
cara a la planificación.
· Sólo festivos entre semana planificados. Tomar la planificación del domingo: Los
días festivos entre semana se verán modificados, tanto a nivel de facturación, como a nivel de
planificación, ya que se les asignará automáticamente la planificación registrada para el
domingo.
· Todos los festivos entre semana. Tomar planificación del domingo: Todos días
festivos entre semana tomarán la planificación del domingo, tengan registrada planificación
para ese día o no.
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Contratos de contraprestación
En esta ventana realizaremos la asignación del usuario a los diferentes contratos de
contraprestación a los que esté sujeto.
Entre la información mostrada encontraremos si el contrato se encuentra activo, las horas que tiene
adjudicadas al mes,la fecha en la que se realizó la última factura de servicios contraprestados al
usuario y la fecha de inicio a tener en cuenta para la siguiente factura.
Por último encontramos el campo entidad, el cual podrá ser 'Usuario' u 'Organismo oficial'. Este
campo nos indicará si las condiciones indicadas en el contrato son fijadas para el usuario, o bien lo
son para el organismo oficial.
En el caso de que el contrato de contraprestación sea parcial, o sea el usuario paga una parte y otra
parte el organismo oficial, se nos habilitará un botón, donde realizar la configuración del
servicio. Los parámetros que insertemos en esa ventana de configuración serán fijados para la
entidad seleccionada en este mantenimiento.
servicio ha de estar insertado dentro de la planificación del usuario y en caso de que no se facture
nada por el servicio, este ha de estar a precio 0 en la configuración de servicios facturables.
El proceso de facturación GESAD generará una factura para cada contrato de contraprestación
asociado a un usuario y teniendo en cuenta las opciones anteriores.
2.2 Facturación
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Facturación
La pestaña facturación del Mantenimiento de Usuarios, contiene la información relevante para
generación de facturas a los usuarios. Encontraremos los datos que se describen a continuación:
Datos de envío: En aquellos casos en los que la factura se le envía al usuario a una dirección
diferente a la que aparece en la pestaña general deberemos crear una persona de contacto la cual
asignaremos en este campo. Estos datos serán los que aparezcan en la impresión de sobres o etiquetas.
Datos de emisión: Al igual que en el caso anterior, pero en el caso de que la factura sea emitida a una persona
física o jurídica diferente al usuario que recibe los servicios. Deberemos crear igualmente una persona de
contacto y asignarla aquí.
Datos de cobro: Este tercer campo será usado en el caso de que la dirección de cobro sea diferente a la
dirección que aparece en la ficha general. Al igual que en los casos anteriores, deberemos crear una persona
de contacto y asignarla aquí.
Imprimir factura detallada: Indica si, por defecto, el usuario desea que se le emitan las facturas de forma
detallada, mostrando un desglose de todos los servicios que se le han realizado a lo largo del periodo de
facturación. De todas formas, desde la ventana de facturación siempre podrá realizarse la impresión puntual
de una factura detallada para cualquier cliente.
Imprimir recibo: Indica si, por defecto, el usuario desea que se le imprima un recibo pre-cobro de aquellas
facturas que van a serle cargadas en el periodo de facturación. De todas formas, desde la ventana de
facturación siempre podrá realizarse la impresión puntual de un recibo para cualquier cliente.
Agrupación de descuentos: Aquí se indicará si el cliente se encuentra dentro de un grupo de descuento. Para
creación de los diferentes grupos de descuento, deberemos acceder a la rama Configuración > Tarifas >
Agrupaciones de descuento.
Cobros: Dentro de este bloque tendremos aquellos datos para realizar el cobro al usuario
siempre y cuando el cobro se realice al propio usuario y no a una persona de contacto como
hemos visto anteriormente. En el caso de una persona de contacto, tendrá preferencia la
información insertada en dicha persona de contacto.
Medio de cobro: Podremos seleccionar la forma de cobro asignada al cliente, pudiendo definir
aquellas que deseemos. Internamente, todas las formas de cobro estarán unidas a tres modos
principales, como son gestión manual, transferencia bancaria y domiciliación bancaria.
Datos bancarios (domiciliación): Serán requeridos en el caso de que la forma de cobro del cliente
sea domiciliación bancaria. En el caso de que en la base de datos interna no exista el banco o la
sucursal deseada, podremos crearlos accediendo a Configuración > Tablas varias >
Mantenimiento de Entidades Bancarias.
Tipo de documento: Indicaremos qué tipo de documento se le genera por defecto al usuario. Por
defecto, factura.
Serie de facturación: Sólo necesario en el caso de que se desee que se los documentos
generados a un usuario concreto sean incluidos dentro de una serie de facturación diferente a la
que tiene asignada el tipo de documento por defecto para el cliente.
Cta. cliente, Ingresos y Caja: Sólo necesario en caso de que los movimientos contables del
cliente deban ser imputados a cuentas diferentes a las generadas por defecto por Gesad.
Observaciones para cobro: El texto aquí registrado generará una gestión de cobro asociada,
de forma que pueda accederse a ella en la ventana de gestiones de cobro, y mostrará cualquier
información relevante acerca del cobro al cliente.
Pié de paginas facturas PRIVADAS: Este texto aparecerá en el documento impreso que se le
realice al usuario de servicios PRIVADOS.
Pié de paginas facturas CP: Al igual que en caso anterior, aparecerá en el documento
impreso, pero sólo en el caso de servicios Contraprestados.
Además de todos los campos descritos, en la parte inferior de esta pestaña encontramos lo que
en la aplicación de Gesad se denomina Control de cambios, de forma que el sistema nos da
información acerca de la persona que creó al usuario, la fecha de creación, y los datos de la
última modificación que se realizó sobre el mismo.
2.3 Tarifas
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Tarifas
Lo primero será tener definidas las cuotas de nuestra empresa en el Mantenimiento de Tipos de
cuotas.
Una vez seleccionada la cuota deseada, el sistema nos permitirá definir un descuento especial
para el cliente sobre esa cuota genérica y deberemos indicar al sistema a partir de que mes
comenzará a realizar la facturación de esas cuotas.
Debemos tener muy en cuenta una peculiaridad de este sistema de cuotas, como es el modo de
facturación de las mismas. En el sistema existen tres modos de facturación de cuotas:
2.4 Tareas
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Tareas e Informes
En esta pestaña se registra la información referente a las Tareas e Informes asignadas a cada
usuario. Además, podremos indicar los rangos de fechas en los que estas distintas tareas estarán
activas para el usuario.
Tipo de Incidencias: Es una codificación interna de las diferentes incidencias técnicas que
pueden producirse en el sistema.
Una indicencia cualquiera podrá ser insertarda en el sistema seleccionándola del desplegable
superior de la ventana y pulsando sobre el botón de inserción. Dependiendo de la incidencia se
nos abrirá una ventana donde se nos presentará información adicional.
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Lista de Incidencias Técnicas
Las diferentes incidencias técnicas vienen definidas en la aplicación:
· INIC - Inicio de Servicios.- Es la primera incidencia que sufre un usuario, ya que es la que
indica que van a comenzar a realizársele servicios a un determinado ususario a partir de una
fecha.
· IAPL - Inicio Aplazado.- Sería el equivalente a una Baja Temporal, pero posee el significado
de que no se le han llegado a prestar ningún tipo de servicios al usuario desde su fecha de
inicio y el momento de la baja temporal del servicio.
· IANU - Inicio Anulado.- Equivalente a Baja Definitiva, pero indica que nunca se le llegaron a
prestar servicios.
· BTP - Baja Temporal Puntual.- Nos indica que no se va a realizar un servicio determinado a
un usuario, bien parcial o totalmente. Se aplicará en aquellos casos que al usuario no se le va
a facturar nada por esa parte del servicio que no se le presta, bien porque avisó con tiempo,
bien por acuerdo con él. Debemos tener en cuenta que el servicio afectado ni se le facturará al
usuario ni se le contabilizará al auxiliar como tiempo trabajado.
· SNR - Servicio No Realizado.- El servicio no se realizó, bien por causa del usuario, del
auxiliar, o de la propia empresa. No se factura y no se contabiliza por defecto.
· SP - Servicio Puntual.- Esta incidencia es utilizada para planificar nuevo servicios a realizar
a un usuario, pero que no van a repetirse en el tiempo, sino de forma puntual.
· BD_M - Baja Definitiva Masiva.- Con esta incidencia introduciremos en el sistema una baja
definitiva a un rango, lote o lista activa de usuarios, donde todos tendrán en común la fecha de
inicio, el origen de la baja y los textos de incidencia y notificación.
· BT_M - Baja Temporal Masiva.- Con esta incidencia introduciremos en el sistema una baja
temporal a un rango, lote o lista activa de usuarios, donde todos tendrán en común la fecha de
inicio, el origen de la baja y los textos de incidencia y notificación.
Las incidencias de AUMA, MODA y DISA se denominan de Planificación Base, ya que lo que
indican es una modificación en los servicios base que tenemos planificados a un usuario
determinado. No realizan ninguna modificación real sobre la planificación, sino que informan a los
coordinadores de los cambios que deben realizarse.
Las siguientes incidencias técnicas, las genera automáticamente el sistema, cada vez que se
realizan las acciones que se indican a continuación
· ZONA - Cambio de Zona.- El usuario traslada su domicilio a otra zona de actuación diferente
de la empresa.
· Deshacer Última Incidencia.- Cuando un servicio nos venga marcado con el símbolo de
"afectado por una incidencia puntual", con esta opción podremos ir deshaciendo la última
incidencia realizada sobre el servicio, hasta dejarlo exactamente igual que el servicio a nivel
base.
2.8 Quejas
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Quejas
La pestaña de quejas Mantenimiento de Usuarios, contiene la información relevante para el
seguimiento de las quejas que los usuarios presentan a la empresa, referente a los servicios que
se les están prestando.
Estado.- Estado en que se encuentra la queja. Para la aplicación, podrán existir cuatro
estados distintos:
2.9 Bajas
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Bajas
La pestaña de bajas del Mantenimiento de Usuarios, muestra de una forma exclusiva la
información referente a las diferentes Bajas Temporales o Definitiva que haya sufrido el usuario
en el tiempo. Nos mostrará el tipo de Baja (Temporal o Definitiva), el origen de la misma y el
periodo afectado por la misma. En caso de que el usuario se encuentre aún de baja, la fecha de
fin será 09/09/9999 (considerado como infinito para el sistema).
Usuarios;Planificación Base;menú
contextual
Añadir servicio: Nos permite realizar la planificación de servicios al usuario. Para ver un
ejemplo, podemos acceder al tutorial de creación de servicios.
Editar servicio: Nos permite modificar las condiciones del servicio a nivel base. O sea, a
partir de la fecha indicada, el servicio modificará alguno de sus parámetros. Debe tenerse en
cuenta que a partir de ese momento, el sistema considerará el servicio como uno diferente y el
servicio que se ha visto modificado dejará de ser servicio base, ya que posee una fecha de
finalización, y no podrá modificarse.
Eliminar servicio: Siempre que el servicio seleccionado sea base, nos permitirá realizar
la eliminación del mismo. Debemos tener en cuenta que la aplicación nos preguntará si
deseamos eliminar el servicio a partir del momento seleccionado, o bien consideramos que la
inserción del mismo ha sido un error y deseamos eliminar ese servicio totalmente.
insertar un servicio que se repite para varios días de la semana. La duplicación podrá realizarse
siempre que el servicio tenga las mismas características todos los días a duplicar. O sea, igual
hora inicio, duración, auxiliar, tipo de servicio, etc...
Teléfonos de contacto: Se nos abrirá una ventana con los teléfonos de contacto del
usuario y el auxiliar que realiza el servicio en cuestión, por si necesitamos realizar alguna
consulta sobre la marcha.
Panificación base del usuario: Abre la ventana de Planificación Base del Usuario,
mostrando los servicios base creados para el mismo.
Histórico de Incidencias: Se nos abrirá una ventana que nos mostrará todas las
incidencias que han ocurrido y afectado al servicio base seleccionado.
2.11 Lista
Inicio / Usuarios
Mantenimiento
Lista
En la pestaña Lista del Mantenimiento de Usuarios podemos ver, en forma de lista, los usuarios
que hemos seleccionado y con los que estamos trabajando en este momento.
La columna encabezada por el icono disco, nos sirve para guardar los elementos seleccionados
(con la casilla de verificación activa), como lista activa. Esto nos será útil para algunas opciones
del menú contextual que realizan operaciones sobre la lista activa y para la mayoría de los
listados.
En el caso de que se necesite realizar una consulta sobre el global de la empresa, simplemente
tendremos que pulsar sobre el botón y dejará el campo vacío. Una vez el campo quede
vacío, este botón cambiará mostrando el botón , que nos permitirá volver a seleccionar el
lote que tengamos determinado por defecto.
Con el botón se podrá seleccionar un nuevo lote de usuarios que se irá almacenando en el
desplegable que mostrará los diez últimos lotes consultados. Si deseáramos cambiar de lote por
defecto para nuestro usuario de conexión, seleccionaremos el lote y pulsaremos sobre el botón
.
En la pestaña general si se nos permite realizar una búsqueda por campos generales de la ficha
del usuario pero se incluye, además, localizar usuario que hayan tenido alguna baja en un
periodo determinado. Se incluye también la posibilidad de realizar una búsqueda por personas de
contacto asociadas al usuario.
Tareas de usuario
En la segunda pestaña, encontraremos la opción de localizar usuarios que tengan asignadas
determinadas tareas en un periodo determinado de tiempo.
Incidencias Técnicas
La tercera pestaña estará destinada a la información referente a incidencias técnicas que hayan
ocurrido en un periodo.
Planificación Base
La cuarta, se centrará en información referente a planificación base de servicios de los usuarios,
pudiendo consultar usuarios que tengan asignados servicios base en un determinado día de la
semana.
Contratos de contraprestación
En la quinta, encontraremos la posibilidad de localizar usuarios por los diferentes contratos de
contraprestación a los que estén sujetos, o bien, las condiciones de contraprestación de dichos
contratos.
Quejas de usuarios
Para finalizar, la última pestaña está referida a la información acerca de las quejas presentadas
por parte de los usuarios.
Una vez rellenados todos los campos deseados, realizaremos la búsqueda mediante la pulsación
del botón de la lupa situado a la derecha, y en la parte inferior de la ventana se nos mostrará el
resultado de la consulta, mostrando todos los usuarios que cumplan las condiciones solicitadas.
Una nueva opción en este punto, es que una vez obtenida la lista de usuarios que cumplen la
consulta realizada, podemos, pulsando la opción del menú contextual de la ventana, grabar todos
los usuarios que aparecen en ella en la lista activa de usuarios. De esta forma ahorraremos el
paso de recuperarlos en la listado de usuarios del Mantenimiento y pulsar sobre el icono de la
lista.
Una vez pulsemos el botón aceptar, todos esos usuarios que aparecen en la lista, se incluirán en
la pestaña lista del Mantenimiento de usuarios, para que podamos realizar una revisión más
exhaustiva de los mismos.
III
42 Gesad: Gestión de servicios de ayuda a domicilio
3 Empleados
Inicio
Empleados
Dentro de este menú se encuentran todos aquellos mantenimientos o procesos relacionados con
los Empleados que prestan servicios en nuestra empresa.
En los diferentes apartados es posible que se repita la información y la lectura secuencial pueda
resultar un poco repetitiva. Esto es debido a que se puede acceder directamente a los apartados
desde el módulo correspondiente de la aplicación sin pasar por los demás y por lo tanto cada
apartado contiene el máximo de información posible aunque en determinados casos pueda
parecer redundante.
Dirección: Será obligatorio la inserción de la dirección del trabajador. A la derecha del campo,
encontraremos el icono de una brújula , de forma que podremos acceder al servicio Google
Maps, que nos localizará la dirección seleccionada en un mapa de situación. Para poder utilizar
este servicio, será necesario que la dirección se inserte siguiendo el patrón de 'calle y número,'
de forma que todas las indicaciones adicionales, como piso, aclaraciones, etc... vayan después
de la coma.
Última Nómina: Es una campo manual, o sea que deberá ser rellenado por el usuario. Sólo a
título informativo. Gesad no está pensado como una aplicación de recursos humanos, así que no
llevará el control de nóminas de los trabajadores.
Teléfonos: En esta sección registraremos los diferentes números de teléfono de contacto que
posee el trabajador. El primer casillero debe reservarse para el teléfono móvil al que podríamos
enviar un mensaje de texto, para el correcto funcionamiento del módulo de envío de mensajes a
móvil.
Coordinador: En caso de existir en la empresa varios coordinadores, podríamos indicar por qué
coordinador está supervisado el trabajador.
Zonas 1 y 2: Son las zonas de actuación del trabajador, o sea, en las que realiza servicios
habitualmente. Esto no quiere decir que no pueda asignársele un servicio en otra zona.
3.2 Permisos
Inicio / Empleados
Mantenimiento
Permisos
En la pestaña de permisos del Mantenimiento de Empleados tendremos toda la información de los
permisos tomados por los auxiliares. Debemos tener en cuenta que para gesad un permiso es el
que afecta sólo a algunos servicios de los que se prestan en un día.
Cuando hayamos insertado esa información, la aplicación nos preguntará si deseados que se
recalcule el tiempo del permiso. No debemos sorprendernos si la duración del permiso no
coincide con la diferencia entre la hora de inicio y fin. Debemos tener en cuenta que gesad
comprobará todos los servicios que se ven afectados en el horario descrito, de forma que si el
permiso se superpone a varios servicios, se considerará que la duración del mismo sea la de los
servicios que se vean afectados.
3.3 Bajas
Inicio / Empleados
Mantenimiento
Bajas
En esta pestaña se registrará la información referente a las bajas sufridas por los trabajadores
de la empresa.
Tipo de Baja: Tipo de baja que ha sufrido el auxiliar de las definidas en el Mantenimiento de
Tipos de Bajas.
Fecha de Inicio y Fin: Registraremos el periodo que se verá afectado por la baja del auxiliar.
En caos de no registrar fecha de fin, se tratará de una baja indefinida.
Una vez registrada la baja, bien pulsando el botón Actualizar o con la tecla rápida F12,
podremos en la parte inferior registrar sustituto/os que realizarán todos los servicios del auxiliar
en cuestión.
Debemos tener en cuenta que esta sustitución denominada limpia se podrá utilizar cuando todos
los servicios del auxiliar que está de baja van a ser realizados por el o los auxiliares sustitutos.
En el caso de que no sean todos los servicios, la planificación deberá modificarse servicio por
servicio mediante Cambios de Auxiliar puntuales.
3.4 Contratos
Inicio / Empleados
Mantenimiento
Contratos
El registro de los contratos para Gesad servirá única y exclusivamente para poder llevar un
control de horas prestadas de servicio por parte de los trabajadores de la empresa. Para ello
existen los listados de control de tiempos de auxiliares.
Cuando se inserta un nuevo contrato se nos abrirá una ventana que nos solicitará la información
necesaria del mismo.
Fecha de Inicio y Finalización: Las fechas en las que tendrá vigor el contrato. En caso de no
conocer la fecha de fin, seleccionaremos 09/09/9999 que es la fecha de infinito para el sistema.
Existe un listado de finalización de contratos en un mes, que nos mostrará todos los trabajadores
cuyo contrato finaliza en el mes. Cuando el contrato tiene fecha de fin y esta fecha todavía no ha
llegado, se mostrarán las fechas en color verde indicandonos que es el contrato activo en este
momento pero que tiene fecha de fin.
Configuración Semana: Aquí indicaremos qué días son considerados como días de la semana
para el contrato. Si es de Lunes a Viernes, de Lunes a Sábado o de Lunes a Domingo. A
continuación veremos su importancia.
Usuarios: Con este botón le podemos definir aquellos usuarios que el auxiliar
tiene que atender por contrato. Estos usuarios los podemos introducir uno a uno o se puede
recargar con los datos que tenemos en la planificación base del auxiliar. Cuando realizamos un
cambio de contrato, el sistema automáticamente nos pedirá si queremos recargar la lista de
usuarios obteniendo aquellos que tiene a nivel base.
Es decir la configuración de la semana, nos va a servir solamente para el reparto inicial de horas
ya que nosotros podemos repartir las horas total, según nos interese entre los dias de la
semana.
Desde esta opción podemos modificar la vigencia del reparto de contrato, es decir una vez
que fijamos esta fecha, es valida para todo el perido que estamos consultando es decir, 'Vigente'
desde la fecha introducida.
Si modificamos la planificación horaria del contrato y no activamos esta opción, estaremos
modificando el periodo actual. Para ver los cambios de perido, lo podemos hacer desde el control
de cambios de periodo Al pulsar el botón usuarios, vemos los usuarios que tiene asignados
en el periodo de vigencia del contrato.
Informe Cambios de contrato: Este informe también lo podemos lanzar desde el visor de
listados de trabajadores. Nos muestra toda la información de los contratos de los auxiliares con
sus respectivos aumentos/disminuciones y los usuarios que se atienden en ese periodo.
3.6 Titulaciones
Inicio / Empleados
Mantenimiento
Titulaciones
La pestaña de titulaciones Mantenimiento de Empleados contiene la información acerca de los
títulos que posee el trabajador seleccionado. Debemos indicar que esta información no es
utilizada por el sistema como tal, pero siempre facilitará el acceso por parte de los coordinadores
a la preparación de los auxiliares que seleccionan para la realización de los servicios. Además
nos permitirá desde el buscador principal del Mantenimiento de Empleados el localizar a una
persona que esté titulada en un determinado campo, necesario para realizar algún servicio
concreto.
Otra utilidad que posee el registro de esta información es si la empresa desea llevar la bolsa de
trabajo desde el sistema. Si se registra esa información en el sistema, nos permitirá localizar a
los candidatos a contratar de una forma más rápida y eficaz.
3.7 Quejas
Inicio / Empleados
Mantenimiento
Quejas
El funcionamiento de las Quejas en los Trabajadores es exactamente igual que en los usuarios,
por lo que referimos al lector a la Pestaña de Quejas del Mantenimiento de Usuarios para una
explicación completa del proceso de quejas. Sólo indicar que en este caso las quejas irán
dirijidas del trabajador a la empresa, o bien a los usuarios a los que presta servicio.
3.8 Incidencias
Inicio / Empleados
Mantenimiento
Incidencias
En la pestaña de incidencias del Mantenimiento de Empleados registraremos aquellas incidencias que
ocurran con el trabajador, del tipo que sean. Estás incidencias podrán ser tanto positivas como
negativas. Simplemente serán hechos de los que queremos dejar constancia en el sistema.
Gesad lleva un control general de tiempos de desplazamiento, por lo que, normalmente, lo que
realizará el coordinador es una estimación semanal de las horas que se le contabilizarán a cada
uno de los trabajadores tanto por desplazamiento, desayuno, etc...
Las reuniones de coordinación se separan de los demás tiempos, lo que nos permitirá llevar un
mayor control de las mismas y permitirá a la aplicación el poder facturar reuniones de
coordinación correspondientes a los organismos oficiales, en caso de tener ese acuerdo con los
mismos.
Cuando insertamos un nuevo registro de tiempos, se nos abrirá una ventana cuya información
relacionamos.
Nos permite en primer lugar visualizar la información de todos los servicios que tiene que realizar
un auxiliar durante la semana que se visualiza. El rectángulo de color a la izquierda del recuadro
nos indica el tipo de servicio a realizar, dependiendo de la codificación que haya sido asignada...
Que la hora y duración del servicio aparezcan en color ROJO nos indicará que la hora de inicio
del servicio debe respetarse en la medida de lo posible. Son servicios que necesariamente deben
comenzar a su hora.
Si lo que aparece en color ROJO es el nombre del usuario, nos indicará que el auxiliar que
estamos visualizando está de baja o permiso para ese día o servicio y que no se ha asignado un
sustituto para el mismo. En caso de que existiera una baja del auxiliar y esté subsanada
correctamente, el nombre del usuario aparecerá en GRIS
En cambio, si el nombre del usuario aparece en color AZUL nos indicará que ese servicio no
pertenecía originariamente al auxiliar, si no que ha sido asignado como sustituto del mismo. Si
dejamos el cursor del ratón sobre el servicio, se nos mostrará una microayuda en la que
podremos ver la información original del servicio.
En caso de querer visualizar los servicios que se le realizaban a dichos usuarios, podemos
hacerlo pulsando sobre el chequeador que existe a la izquierda del nombre. Todos los servicios
en cuestión, aparecen con el fondo gris y en cursiva para una rápida distinción.
Si marcamos esta opción el sistema nos mostrará todas las incidencias puntales de Baja
Temporal Puntual, Anulación Puntual y Cambio de Auxiliar Puntual, que se hayan realizado sobre
el auxiliar que tenemos seleccionado en ese momento. Desde esta misma ventana, podremos
seleccionar esos servicios y deshacer las incidencias puntuales que creamos oportunas.
Todos los servicios en cuestión, aparecen con el fondo gris, texto en color verde y en cursiva
para una rápida distinción. En el encabezado del servicio, nos muestra la nomenclatura de la
incidencia puntual que afecta al servicio.
Además de todo lo que hemos visto anteriormente, mediante el menú contextual de la ventana
tendremos acceso a múltiples opciones y listados:
Selección Multiple
Teléfonos de contacto: Abrirá una ventana con los teléfonos de contacto tanto del usuario
como del auxiliar, para poder realizar una consulta sin necesidad de cerrar la ventana.
Servicios Base: Nos permitirá crear desde esta ventana servicios base a usuarios en los que el
auxiliar en el que nos encontramos será el que realice los servicios.
Incidencias Puntuales: Despliega un menú con el que poder insertar las diferentes incidencias
puntuales con las que trabaja la aplicación. Para ver la lista, acceder a Lista de incidencias
técnicas.Cuando un servicio está afectado por una incidencia técnica, este se verá marcado en la
parte inferior izquierda con el símbolo . Para saber el código de incidencia que está afectando
a este servicio, solamente tendremos que posicionar el ratón sobre el icono y el sistema
automáticamente nos mostrará, mediante una ventana contextual, el tipo de incidencia técnica
puntual que está afectando al servicio.
Horarios pendientes de asignar: Nos abre una ventana en la que se visualizarán todos
aquellos servicios que no están asignados aún a ningún auxiliar, para que podamos realizar una
asignación masiva de servicios.
Tarifa especial horario/día: Abre una ventana con la que asignar una tarifa especial según
horario / día para el servicio seleccionado.
Sacar de Horario al usuario: Lo que hace es anular la asignación del auxiliar respecto del
servicio seleccionado.
Sacar de Horario a todos los usuarios: Lo que hace es anular la asignación del auxiliar
respecto de todos los servicios del día seleccionado.
Planificación Semanal del Usuario: Abre la ventana de Planificación Semanal del usuario del
servicio seleccionado.
Planificación Base del Usuario: Abre la ventana de Planificación Base del usuario del servicio
seleccionado.
Tareas e Informes del Usuario: Abre la ventana de Tareas e informes del usuario del
servicio seleccionado.
Ficha del usuario: Accederemos al Mantenimiento de Usuarios en la ficha del usuario del
servicio seleccionado.
Ficha del auxiliar: Accederemos al Mantenimiento de Empleados en la ficha del auxiliar del
servicio seleccionado.
Listado de Tareas: Lanzará el listado con las tareas que debe realizar el auxiliar a cada uno de
los usuarios de los servicios que tiene planificados para la semana seleccionada.
Histórico de incidencias: Visualizaremos una ventana donde se nos muestran todos las
incidencias que se han producido en el servicio seleccionado en la ventana.
Mostar baja del Auxiliar: Cuando activamos el menú contextual desde un servicio que se
encuentra afectado por una baja de auxliar nos aparece esta opción, desde la cual accederemos
a la ficha de baja del auxiliar original del servicio.
Gesad y en adelante, cada vez que activemos la planificación semanal de auxiliares nos
aparecerá la siguiente ventana:
El tamaño de esta ventana puede variar según nuestras necesidades, podemos ocupar una parte
de la planificación o la totalidad. La lista la podemos ordenar haciendo doble click sobre el titulo
de la columna. Los campos que muestra la ventanan flotante son los siguientes:
Con la tecla CTRL pulsada y haciendo click con el botón izquierdo del ratón, podremos
seleccionar todos los servicios que nos sean interesantes para realizar una operación, estos
servicios quedarán marcados con un color verde intenso y con las letras en blanco.
Si deseamos seleccionar una fila completa (franja horaria) de la planificación bastaría con hacer
doble click con la tecla CTRL pulsada sobre la hora de inicio de la franja, situada a la izquierda de
la pantalla en el caso que quisieramos seleccionar una día completo, haríamos doble click con la
tecla control pulsada sobre la columna (día de la semana) de la planificación correspondiente. Se
podría seleccionar toda la semana, es decir, toda la planificación que hay en pantalla, haciendo
doble clik con el botón izquierdo del ratón y pulsado la tecla CTRL, en el borde superior izquierdo
de la planificación.
Selección Multiple
Una vez que hemos realizado la selección, podemos acceder al menu contextual haciendo click
con el botón derecho del ratón sobre el último servicio seleccionado o sobre el borde superior
izquierdo de la planificación para acceder a las "Operaciones con Servicios".
CAUX - Multiple
La ventana que nos aparece al seleccionar está opción nos muestra la lista de servicios
seleccionados. Podemos asignar el mismo auxiliar para todos los servicios; seleccionandolo en la
parte superior y pulsando sobre la cabecera "auxiliar", el sistema asignaría el mismo auxiliar
para todos los servicos. También podemos asignar auxiliares distintos para cada uno de los
servicios, cambiando directamente el codigo de auxiliar o con botón derecho sobre la fila en la
que estemos interesados en cambiar, podemos elegir un auxiliar con la opción "Consultar
Auxliar" o "Proponer Auxiliar".
No solo se pueden hacer cambios para los servicios que hay cargados en la lista, ya que se
puede seleccionar un rango de fechas y el sistema buscaría los servicios "equivalentes" dentro
de las fechas seleccionadas.
En esta misma lista podemos cambiar la hora de inicio de los servicios uno por uno y podemos
decirle al sistema si el cambio que queremos hacer es a nivel base. En esa situación el campo
"hasta" aparece como no seleccionable.
Dependiendo de la configuración de los campos "Informar sobre Avisos o Errores", el sistema nos
ira mostrando una por una las incidencias o errores que ocurran. No obstante siempre las
podemos consultar haciendo doble-click con el botón izquierdo del ratón en la parte izquierda de
la fila afectada.
Una vez terminados todos los cambios, para cerrar la ventana pulsaremos el botón Cancelar.
Ahora vamos a aplicar esa definición para el Cambio Masivo de Hora de Inicio o "Movimiento
Horario"
La ventana que nos aparece al seleccionar está opción nos muestra la lista de servicios
seleccionados. Podremos asignar una hora de inicio igual para todos los servicios o podremos
asignar una hora de inicio para cada servicio o podremos incrementar/decrementar el horario de
inicio según indiquemos en el control que se situa en la parte superior de la ventana.
No solo se pueden hacer cambios para los servicios que hay cargados en la lista, ya que se
puede seleccionar un rango de fechas y el sistema buscaría los servicios "equivalentes" dentro
de las fechas seleccionadas.
En esta misma lista podemos cambiar la hora de inicio de los servicios uno por uno y podemos
decirle al sistema si el cambio que queremos hacer es a nivel base. En esa situación el campo
"hasta" aparece como no seleccionable.
Dependiendo de la configuración de los campos "Informar sobre Avisos o Errores", el sistema nos
ira mostrando una por una las incidencias o errores que ocurran. No obstante siempre las
podemos consultar haciendo doble-click con el botón izquierdo del ratón en la parte izquierda de
la fila afectada.
Una vez terminados todos los cambios, para cerrar la ventana pulsaremos el botón Cancelar.
la fila afectada.
Una vez terminados todos los cambios, para cerrar la ventana pulsaremos el botón
Cancelar.
Aplicando esa filosfia a nuestra Multi-Selección, obtendremos que una insercion masiva de BTP en
modo total, elimina puntalmente aquellos servicios seleccionados de la planificación .
Podemos introducir un texto de incidencia y notificación común para todos los servicios
seleccionados y le podemos indicar que nos muestre, o no, la incidencia en el listado de
incidencias técnicas.
Dependiendo de la configuración de los campos "Informar sobre Avisos o Errores", el sistema nos
ira mostrando una por una las incidencias o errores que ocurran. No obstante siempre las
podemos consultar haciendo doble-click con el botón izquierdo del ratón en la parte izquierda de
la fila afectada.
Una vez terminados todos los cambios, para cerrar la ventana pulsaremos el botón Cancelar.
Aplicando esa filosfia a nuestra Multi-Selección, obtendremos que una anulación masiva de
servicios, elimina puntalmente aquellos servicios seleccionados de la planificación cuando la
incidencia técnica que los provoca no se ajusta a una "Ausencia de Usuario" o a "Servicio no
Realizado".
Tambien podremos decirle al sistema si la anulación que queremos hacer es a nivel base,
simplemente seleccionando la casilla BASE. En esa situación el campo "hasta" aparece como no
seleccionable y nos eliminaría la planificación base del servicio seleccionado.
Dependiendo de la configuración de los campos "Informar sobre Avisos o Errores", el sistema nos
ira mostrando una por una las incidencias o errores que ocurran. No obstante siempre las
podemos consultar haciendo doble-click con el botón izquierdo del ratón en la parte izquierda de
la fila afectada.
Una vez terminados todos los cambios, para cerrar la ventana pulsaremos el botón Cancelar.
Pues aplicando está definición el sistema nos cargará una ventana con una lista de servicios
afectados por una incidencia puntual, es decir, ya no cargará todo lo que tengamos seleccionado,
sino que cargará dentro de la selección aquellos servicios que se encuentren afectados por una
"incidencia puntual".
Dependiendo de la configuración de los campos "Informar sobre Avisos o Errores", el sistema nos
ira mostrando una por una las incidencias o errores que ocurran. No obstante siempre las
podemos consultar haciendo doble-click con el botón izquierdo del ratón en la parte izquierda de
la fila afectada.
Una vez terminados todos los cambios, para cerrar la ventana pulsaremos el botón Cancelar.
IV
Avisos 71
4 Avisos
Inicio
Avisos
Dentro de este menú se encuentran todos aquellos mantenimientos o procesos relacionados con
los Avisos generados en la planificación.
En los diferentes apartados es posible que se repita la información y la lectura secuencial pueda
resultar un poco repetitiva. Esto es debido a que se puede acceder directamente a los apartados
desde el módulo correspondiente de la aplicación sin pasar por los demás y por lo tanto cada
apartado contiene el máximo de información posible aunque en determinados casos pueda
parecer redundante.
Para acceder a cualquiera de los apartados, pulsa en la opción correspondiente del menú o
empieza por la página siguiente.
Menú principal de la
aplicación, Avisos
En ella, se recibirán todas las notificaciones generadas por cada una de las acciones que se
realizan en el sistema.
Para un coordinador será parte esencial de su trabajo el comprobar habitualmente esta ventana
para saber qué está ocurriendo con los servicios que están planificados cada día.
La información que obtenemos en cada uno de los avisos recibidos variará dependiendo del tipo
de incidencia. Común a todas es la fecha de la incidencia, que estará codificada con diferentes
colores dependiendo del estado del aviso:
· NEGRO indicará que aún queda tiempo para que se produzca la incidencia.
· AZUL que la incidencia ha sido registrada para el día de hoy.
· ROJO que la incidencia no ha sido revisada para la fecha registrada y ya estamos a una
fecha posterior.
· TURQUESA indicará que el aviso ya ha sido revisado.
Una vez el coordinador o coordinadora visualiza un aviso, puede acceder al texto de la incidencia
y las notificaciones que fueron registradas por la persona que insertó la misma.
Cuando se han tomado las medidas pertinentes para solucionar la incidencia, que variarán
dependiendo de la misma, el coordinador sólo debe marcar como revisado el aviso, para que
ningún otro coordinador vaya a volver a estudiar el caso de nuevo, simplemente marcando sobre
el casillero Revisar aviso. Automáticamente, la aplicación registrará la persona que ha realizado
la revisión y el momento en que se realizó.
En el caso de que un coordinador comience a estudiar un aviso y deba dejarlo pendiente, para
evitar que otro coordinador comience el estudio del mismo, podemos marcar y desmarcar el
casillero de Revisar Aviso, de forma que la aplicación dejará registrado el nombre del
coordinador y la hora, aunque dejará el aviso pendiente de revisión. De esta forma, el segundo
coordinador, podrá visualizar que otra persona se encuentra revisando ese aviso.
V
74 Gesad: Gestión de servicios de ayuda a domicilio
Existe un número de campos de la ficha del usuario que son de obligada cumplimentación para
poder insertar un usuario en el sistema. Si intentamos actualizar una ficha en la que falte alguno
de estos campos, el sistema nos mostrará una ventana indicándonos qué campo falta por
detallar, hasta que estén todos registrados.
A continuación vamos a detallar aquellos campos que el sistema determina obligatorios para su
cumplimentación.
Zona.- Es obligatorio que un usuario esté asignado a una zona de actuación ya que será
necesario para poder planificarle servicios al mismo.
Datos de la dirección.- También son obligatorios, ya que un usuario debe tener un domicilio al
que ir a realizarle servicios.
Una vez realicemos la aceptación de los campos, se le asignará un código único al usuario y
podrán planificársele servicios a partir de ese momento.
Existe un número de campos de la ficha del trabajador que son de obligada cumplimentación
para poder insertar uno nuevo en el sistema. Si intentamos actualizar una ficha en la que falte
alguno de estos campos, el sistema lanzará una ventana indicándonos qué campo falta por
rellenar, así hasta que estén todos registrados.
A continuación vamos a detallar aquellos campos que el sistema determina obligatorios para su
cumplimentación.
Zonas.- El trabajador debe tener una zona de actuación donde realizar trabajos.
Una vez realicemos la aceptación de los campos, se le asignará un código único al trabajador y
podrá usarse en la aplicación.
Debemos tener en cuenta que una cosa es crear el organismo oficial, para lo cual sólo
necesitamos el nombre del mismo, su CIF y los datos de la dirección y otra cosa distinta es la
generación de la información de los diferentes contratos de contraprestación que estén suscritos
con él.
Para que un organismo oficial sea realmente funcional en el sistema, será necesario definir al
menos un contrato de contraprestación y asignarle al menos una tarifa de servicios
contraprestado por el mismo. A partir de ese momento, podremos asignar a los diferentes
usuarios que son contraprestados del contrato de contraprestación deseado.
Mediante el menú contextual en esta ficha, podremos añadir un nuevo contrato, momento en que
se abrirá la ventana de configuración de contratos de contraprestación.
En esta primera pestaña es donde vamos a definir la forma en que el organismo oficial realiza la
contraprestación de los servicios.
Importe total.- El organismo oficial realiza el pago de la totalidad del importe de los
servicios prestados a los usuarios.
Porcentaje Fijo.- El organismo oficial realiza el pago de un porcentaje fijo del importe de
cada uno de los servicios realizados. Todos los usuarios reciben la misma ayuda.
Cuota Fija.- El organismo oficial lo que paga es una cuota fija para cada uno de los
servicios. El resto hasta alcanzar el importe total del servicio será abonado por los usuarios.
Cuota Fija por usuario.- En este caso el usuario es que abona una cuota fija por cada
servicio.
Una vez seleccionada la opción adecuada para el contrato deseado, podremos configurar el resto
de particularidades del contrato de contraprestación, tales como las diferentes direcciones (en
caso necesario) de facturación y envío, en la pestaña de direcciones; Si los precios de servicio
son IVA incluido o no, opciones de contabilidad en la pestaña de facturación y, por supuesto, los
servicios que el organismo oficial incluye dentro de su contraprestación.
Una vez creado el contrato de contraprestación e incluidos los servicios que son subvencionados
por el organismo oficial, pasaremos a asignar ese contrato a los diferentes usuarios del
organismo oficial y configuraremos las opciones particulares de cada uno.
Para ello, en la ficha general del mantenimiento de usuarios, encontraremos el contrato principal
del usuario, y mediante la pulsación del botón de la derecha, accederemos a la lista de contratos
de contraprestación a los que está asociado el usuario.
En el caso de que alguno de estos contratos no sea por financiación al 100% por parte del
organismo oficial, podremos particularizar las características de la cofinanciación para el usuario.
Lo primero que deberá indicarse es la entidad que se somete a las condiciones del contrato, bien
el usuario o bien el organismo oficial.
Accederemos a una ventana en donde podremos indicar si la financiación se realiza por servicio
facturable, (para cada servicio se abona una cuota o porcentaje) o bien se realiza mediante una
cuota mensual que se deducirá del total de los servicios realizados.
Según la opción seleccionada para la entidad, se fijarán los valores para el usuario, pagando el
resto el organismo oficial, o viceversa.
Lo normal es que la primera vez que se le asignan servicios a un usuario el proceso se realice
desde el Mantenimiento de Usuarios, en su pestaña de Planificación Base.
Lo primero que haremos será pulsar botón derecho sobre la pestaña, añadir servicio base. El
sistema nos consultará que para qué día de la semana queremos crear el servicio. Una vez
seleccionado, se nos abrirá la ventana de creación de servicios base.
El siguiente paso será registrar el tipo de planificación: Semanal, pudiendo registrar cada
semana, cada dos semana, etc... o bien tenemos la opción de planificar servicios especiales,
marcando la opción Mensual, de forma que el sistema nos permite decir el primer lunes del mes,
el segundo, el penúltimo o el último.
Por último nos quedaría la asignación del auxiliar. En caso de conocer el código del auxiliar,
podríamos registrarlo directamente. Si no lo conocemos, podríamos desplegar el buscador con el
icono de la lupa . O bien, puede ser que no sepamos qué auxiliar puede realizar el servicio que
estamos creando. Para esto último, existe una opción en el sistema que nos propondrá aquellos
trabajadores de la zona a la que pertenece el usuario que tienen disponibilidad horaria para
realizar el servicio en cuestión. A esta ventana se accede mediante la pulsación del botón del
corredor desde esta ventana, el sistema también nos dirá que auxiliares ya han realizado
servicios a este usuario..
Una vez aceptemos el servicio, la aplicación comprobará las posibles incidencias respecto al
servicio que estamos creando, de forma que verificará que el auxiliar seleccionado no tiene
ningún servicio que impida su disponibilidad para realizar el servicio, que no se encuentren de
baja ni el auxiliar ni el usuario, etc... En caso de encontrar cualquier problema, el sistema nos
avisará con un mensaje en la ventana.
Debemos distinguir siempre que una baja temporal supone que al usuario no se le realiza ningún
servicio a lo largo de, al menos, un día. En caso de verse afectados sólo algunos servicios,
deberíamos insertar Bajas Temporales Puntuales sobre dichos servicios.
El registro de una Baja Temporal de usuario podrá registrarse tanto desde la Pestaña de
Incidencias Técnicas del Mantenimiento de Usuarios, como desde la Pestaña de Bajas del mismo
Mantenimiento.
En el caso de que insertemos la Baja desde la Pestaña de incidencias Técnicas, lo único que
deberemos hacer será seleccionar la incidencia en el desplegable de la ventana y pulsar el botón
de insertar incidencia.
En el caso de realizar la inserción desde la Pestaña de Bajas, deberemos pulsar botón derecho y
seleccionar la opción Añadir Baja del menú contextual.
En caso de no conocer la fecha de finalización de la baja, dejaríamos el campo fecha de fin sin
marcar y el sistema dejará abierta la baja.
Una vez seleccionadas las fechas, deberemos insertar un origen de la baja. En el sistema existen
un número determinado de Orígenes incluidos, pero en caso de que no sea ninguno de los
existentes en el desplegable, podemos escribir un texto libre en el campo existente.
Una vez aceptada la inserción, en la planificación del usuario veremos que aparecen los días
incluidos en la baja temporal en color gris, de forma que nos indica que el usuario se encuentra
de baja.
En las planificaciones de los auxiliares que realizaban servicios al usuario, ya no aparecerán los
servicios del mismo.
Es importante resaltar esto, por ejemplo, si un auxiliar enferma o tiene un accidente a lo largo
del día, deberá considerarse ese primer día como un permiso para las horas que no realizó
servicios y el resto de días como baja temporal.
Se nos abrirá la ventana de nueva Baja, de forma que podremos rellenar la información de la
misma.
Lo primero que rellenaremos en la ventana será el periodo al que se le imputará la baja del
auxiliar y si está justificada o no. Según como se configure la aplicación, aquellas bajas que no
están justificadas se contabilizarán como tiempo trabajado o no.
Se nos permite además, insertar unas observaciones, para que demos más información acerca
de la baja registrada.
En caso de que los servicios del auxiliar vayan a repartirse entre otros auxiliares, deberemos
reasignar los servicios mediante cambios de auxiliar puntuales.
Los lotes dinámicos siempre se recalculan antes de utilizarse, de forma que si creamos un lote
con los clientes de crédito, cada vez que utilicemos el lote se tendrán en cuenta todos los clientes
de crédito que haya en ese momento, no cuando se generó el lote, mientras que los estáticos
mantienen siempre los mismos elementos que cuando se crearon.
Ya que los lotes dinámicos se calculan en base a unos criterios, sólo se podrán calcular este tipo
de lotes desde la consulta rápida (Control+Q) o desde la consulta de artículos. Por el contrario
los lotes estáticos además se podrán calcular desde el mantenimiento de la entidad,
manualmente desde el mantenimiento de lotes o en el caso de artículos y clientes, desde la
Podemos acceder a la pantalla que nos permite crear lotes dinámicos desde la consulta rápida,
una vez que hemos introducido los parámetros a consultar, pulsando sobre el botón 'Crear lote'
o desde la consulta de artículos, cuando ya hemos recuperado una consulta, con botón derecho
> Generar lote de artículos.
En cualquiera de estos casos se nos mostrará la ventana de creación de lotes. En esta pantalla
podremos rellenar el título con el que identificaremos el lote, una descripción de este, unas
observaciones que se mostrarán al recuperar el lote, así como un nemotécnico que
podremos utilizar para la rápida recuperación del lote.
También podremos indicar si la configuración del lote será accesible para el resto de usuarios de
la aplicación o sólo para el que creó el lote.
En caso de haber accedido a esta pantalla desde la consulta rápida o la consulta de artículos, por
defecto tendrá marcada la opción de recalcular lote antes de utilizarlo y en la parte inferior se
especifica la consulta de sql que se tendrá en cuenta para recalcularlo. En el resto de casos estas
opciones aparecerán desmarcadas.
Lo primero que tendremos que hacer es recuperar los registros que queremos imprimir. Para ello
podemos realizar una consulta con Ctrl + Q, por ejemplo los usuarios privados cuya preferencia
sad sean sólo hombres, que no se encuentran de baja a fecha de hoy.
Una vez que tenemos los registros que queremos imprimir, debemos realizar la grabación de la
lista activa de los mismos. En la pestaña lista del mantenimiento de usuarios pulsaremos sobre el
icono del disquete que existe sobre los marcadores. Nos preguntará que si deseamos guardar la
lista activa, a lo que contestaremos afirmativamente.
Se nos abrirá una ventana de petición, en la que se nos solicitarán los usuarios a imprimir. Como
los hemos almacenado en la lista activa, dejaremos seleccionada esa opción y pulsaremos
aceptar..
Este proceso generará un listado con los registros anteriormente consultados. El formato de este
listado es totalmente modificable, de forma que puede cambiarse la ordenación pulsando con el
ratón en los textos de la cabecera, así como el orden de las columnas manteniendo pulsado el
ratón y arrastrándolas hasta el lugar deseado.
También podremos cambiar las columnas que se muestran, pulsando la opción de Mostrar/
Ocultar columnas del menú contextual. En la ventana que se abre aparecen todas las columnas
posibles a mostrar en el listado, las cuales iremos marcando o desmarcando según nuestra
necesidad.
Si una vez modificado el listado decidimos que queremos guardar las modificaciones realizadas
para utilizarlas en próximos listados, pulsaremos botón derecho > Configuraciones > Añadir
configuración. En la ventana de configuración introduciremos un título y una descripción de la
configuración. Si queremos que siempre que se genere el listado se muestre con esta
configuración dejaremos marcadas las dos opciones que se muestran en esta pantalla (
'Predeterminar configuración' y 'Establecer configuración accesible a todos los
usuarios').
Las distintas configuraciones que guardemos se podrán consultar y utilizar desde el visor de
listados del mantenimiento de la entidad o pulsando Control + P. Al seleccionar el título del
listado, en la parte inferior de la pantalla aparecerán todas las configuraciones posibles, pudiendo
visualizarlas con botón derecho > Vista preliminar.
Al abrir la ventana de consulta rápida aparecerán los primeros campos a consultar los más
habituales. Si en nuestro caso estos campos no son los más habituales por los que vamos a
consultar, podemos modificar el orden de aparición de estos pulsando la opción del menú
contextual > Especificar orden de columnas, e indicando en que orden aparecería los
campos.
También podemos localizar un campo concreto por el que queramos consultar, sin necesidad de
desplazarnos por la barra vertical. Para ello pulsaríamos sobre el campo que queremos consultar
en el mantenimiento, esto situará automáticamente dicho campo el primero en la pantalla de la
consulta rápida. Podemos pulsar sobre cualquier campo del mantenimiento indistintamente de la
pestaña en la que se encuentre.
Una vez localizado el campo por el que vamos a consultar, tendremos que introducir el valor que
nos servirá de filtro, para ello podremos poner el valor directamente o consultar las posibles
opciones en el menú contextual.
En algunos campos aparecerá la derecha uno de estos tres iconos , estos nos indican que
pulsando sobre ellos podremos consultar los valores posibles en este campo, ya se trate de una
fecha, de una lista de valores determinados o de un buscador asociado a otro mantenimiento.
Podremos introducir valores en tantos campos como queramos, cuantos más valores más
compleja será la búsqueda. De esta forma podríamos consultar los clientes que sean de crédito,
de una determinada localidad y cuyo nombre contenga una palabra concreta o los libros de una
editorial que pertenezcan a una materia específica y cuyo precio sea superior a una cantidad.
Cuando hayamos introducido todos los valores por los que queramos consultar, pulsaremos F12
y esto recuperará los registros que cumplan las condiciones indicadas en la consulta rápida.
También podremos generar un lote en base a los criterios introducidos, pulsando sobre la opción
generar lote.
En primer lugar, lo normal antes de realizar este proceso es lanzar los diferentes listados que nos
permiten comprobar que la información que posee GESAD respecto a la realidad es correcta.
Para ello, podríamos lanzar desde el mantenimiento de usuarios el 'Control de partes mensual':
Este listado nos mostrará, para cada uno de los usuarios seleccionados un cuadrante mensual en
el cual se nos mostrará el número total de servicios que se le han realizado, incluyendo las
posibles incidencias insertadas en la aplicación.
De esta forma, podremos comprobar si esta información coincide con las anotaciones que
poseamos a nivel manual, de modo que podamos continuar el proceso con cierta tranquilidad.
Recordar que el proceso de facturación deberá realizarse tanto para los usuarios privados, a los
que se le genera una factura manual, como a los contraprestados, reciban o no una subvención
total por parte del Organismo Social del que dependen. Esto es debido, a que este proceso de
facturación de usuarios se encarga de recopilar toda la información referente a los diferentes
servicios realizados, como duración, auxiliar que prestó el servicio, desglose horario de los
mismos, etc... de forma que el posible proceso de facturación de organismos oficiales no tendrá
más que comprobar dicha información.
El segundo paso que deberemos llevar a cabo será pulsar en la opción del menú contextual de
'generar borrador de facturación'. Este proceso nos preguntará para qué centro, rango de
usuarios, tipo y fecha de emisión queremos realizar el proceso. Este proceso irá revisando todos
los servicios realizados a los diferentes usuarios en el periodo seleccionado y comprobará todas
las incidencias ocurridas sobre estos servicios.
Una vez finalizado el proceso, se nos mostrará una ventana de LOG de facturación en la que
podremos visualizar todas aquellas incidencias que hayan podido producirse sobre el proceso de
facturación. Los registros visualizados podrán encontrarse en tres estados posibles:
Color AZUL, también denominados AVISOS: La aplicación nos está mostrando aquellos usuarios
a los que no se le ha generado un documento de facturación, debido a que no existía nada que
facturárseles en el periodo;
Color ROJO, aquellos en los que se ha encontrado algún error a la hora de la generación de un
documento. Puede deberse a diferentes motivos, como que no se ha indicado el auxiliar que
realizaba el servicio en un día en concreto, que no existe tarifa para la franja horaria;
Desde esta misma ventana podremos acceder a la planificación semanal del usuario
seleccionado, de modo que podamos ir comprobando y solucionando todas aquellas incidencias
ocurridas en el proceso de facturación..
Una vez hayamos revisado todas las incidencias ocurridas deberemos volver a generar el
borrador de todos aquellos usuarios que se hayan visto afectados por alguna incidencia, o bien,
volver a generarlo para todos, ya que GESAD se encargará de no volver a generar ningún
borrador para aquellos usuarios para que los que ya lo ha hecho.
En la ventana nos aparecerán todos aquellos documentos borrador que se han generado. En este
punto debemos recordar que mientras un documento se encuentre en modo borrador, podrán
realizarse tantas modificaciones se deseen sobre el mismo, o incluso, eliminarlo y volver a
generar otro, pero una vez se haya EMITIDO el documento no podrá realizarse modificación
alguna tanto en el documento en cuestión como en la planificación referente al periodo que se ha
facturado, para evitar que puedan producirse diferencias en la información.
Tendiendo en cuenta lo anterior, y tras comprobar los documentos, podremos realizar la emisión
de estos borradores de facturación. Debemos entender como emisión la validación de los
mismos, no su impresión, que podrá realizarse posteriormente tantas veces como sea necesario.
Mediante este proceso lo que hacemos es marcar como definitivo el documento seleccionado, de
forma que ya no podrá ser modificado en el sistema... Mediante el menú contextual podremos
realizar la emisión de TODOS los documentos que tengamos recuperados en la ventana, o bien
solo del documento que tengamos seleccionado en ese momento.
Una vez finalizado el proceso, si el sistema no nos indica ningún motivo por el que no pueda
realizar la emisión, habríamos finalizado el proceso de facturación de usuarios.
En el que caso de que tengamos usuarios contraprestados, tendríamos que pasar a realizar el
proceso de Facturación de Organismos Oficiales, para generar las contraprestaciones por parte
de dichos organismos.
Una vez hayamos comprobado que la información obtenida es correcta y se haya realizado la
emisión de todos los documentos de usuarios que son contraprestados por el Organismo Oficial
en cuestión, deberemos ELIMINAR el documento en modo borrador, para poder generar la
Factura Definitiva. Es indispensable para poder generar el documento en modo Factura Definitiva
que TODOS los usuarios que pertenecen a ese contrato del organismo oficial estén emitidos en la
facturación de usuarios.
-E-
eliminar 68
eliminar incidencia 68
-A- Empleados 42, 53, 59, 61, 63, 64, 65, 66, 67, 68
anulacion 67 -F-
anulacion masiva 67
anulacion puntual servicio 67 Funcionamiento de la aplicación 2
Asignación de servicios a usuarios 77
auxiliar 59, 63 -G-
Avisos 14, 71
Generación de lotes 79
-B- Generación del listado general 80
gestion contratos 46
Baja 59 Gestión de Avisos 14, 71
baja masiva 66 gestion horas 46
Baja Temporal de Auxiliar 79
Baja Temporal de Usuario 78 -I-
baja temporal puntual 66
baja temporal puntual masiva 66 Iconos 3
Bajas de Usuarios 34 Incidencias 28, 31, 32
Búsqueda de códigos 12 Incidencias Evolutivas 32
Incidencias Sociales 31
-C- Incidencias Técnicas 28
inem 46
cambio auxiliar masivo 59, 63 Introducción 2
cambio desplazamiento 65
cambio horario 64 -L-
Consulta avanzada de usuarios 37
Consulta Rápida 12, 81 lista auxiliares 59
contratos 46 Lote por defecto 16
Contratos de Contraprestación 22 Lotes 15, 16, 79
Creación de Contrato de Contraprestación 76
Creación de Organismos oficiales 75 -M-
Creación de trabajadores 75
Creación de usuarios 74 Mantenimiento de Usuarios 18
Mantenimientos 8
-D- Menú contextual 6
Microhelp 11
deshacer incidencia 68 modificar horas 46
desplazamiento 59, 65 Mostrar 59
desplazamiento puntual 65 Mostrar Baja 59
desplazamientos 65 mover horario 64
MOVH 64
-O-
Operaciones 61
Operaciones con Servicios 61
-P-
Plan Base 34
Planificación 34
Planificación Semanal de auxiliares 53, 59, 61, 63,
64, 65, 66, 67, 68
Procedimientos más frecuentes 74, 75, 76, 77, 78,
79, 80, 81, 82, 83
Proceso de Facturación de Organismos Oficiales
83
Proceso de Facturación de usuarios 82
Procesos 82, 83
-Q-
Quejas de Usuarios 33
-R-
reparto horario 46
-S-
Selección 59, 61, 63, 64, 65, 66, 67, 68
Seleccion Multiple 59, 61, 63, 64, 65, 66, 67, 68
-T-
Teclas Rápidas 4, 5, 6
-U-
usuarios 18, 22, 28, 31, 32, 33, 34, 37, 46