Memorias V Congreso de la Sociedad Cubana de Bioingeniera, Habana 2003, Junio 10 al 13 de 2003

LA PRAXIS EN LA GESTIN DE EQUIPOS MDICOS

E. Rodrguez, M. C. Snchez, A. Miguel Departamento de Bioingeniera, ISPJAE, La Habana, Cuba email: denis@infomed.sld.cu

RESUMEN
En este trabajo se ofrece una gua para los ingenieros clnicos interesados en la gestin del mantenimiento del equipo mdico, a partir de la experiencia de los autores asesorando organizaciones que prestan servicios de salud. La gua esta orientada al diseo un programa para la gestin de mantenimiento que resulte viable, eficiente y eficaz. Palabras clave: ingeniera clnica, gestin de equipo mdico, mantenimiento de equipo mdico.

1. INTRODUCCIN
La Gestin de Mantenimiento es una herramienta para apoyar al personal mdico y de ingeniera en el desarrollo, control y direccin de un Programa de Mantenimiento para el Equipo Mdico con el objetivo de contribuir a una operacin segura del mximo de prestaciones, a costo efectivo, de la tecnologa instalada. Las metas de la Gestin de Mantenimiento [1] para Equipos Mdicos son: Proporcionar un entorno seguro y funcional, mediante el mantenimiento adecuado de todos los equipos y espacios. Proporcionar la documentacin esencial y necesaria de todos los equipos y espacios. Minimizar la cantidad de tiempo requerido para generar y archivar la documentacin de mantenimiento de todos los equipos y espacios.

2. METODOLOGA
A partir del inventario actualizado de todos los equipos mdicos con que cuenta la institucin se procede en el siguiente orden: 2.1.- Clasificacin de equipos mediante la obtencin del nivel de prioridad. El equipo ser clasificado siguiendo una valoracin de riesgo y se le asigna un valor numrico para ordenar su prioridad en el Inventario de Mantenimiento de Equipos Mdicos desde el momento de su arribo al hospital. Los criterios para la cuantificacin de

cada uno de los factores presentes en el clculo de la prioridad pueden ser los siguientes: 2.1.1. Funcin del Equipo [A]- El papel del equipo en el cuidado del paciente. Funcin del equipo. [A] Equipos de apoyo a la vida 9 Equipos e instrumentos para la Ciruga y 9 los Cuidados Intensivos Equipos para el tratamiento y la 8 fisioterapia Otros equipos para el monitoreo de 6 variables fisiolgicas y el diagnstico. Equipos para Anlisis de Laboratorio 5 Accesorios del Laboratorio 4 Computadoras y Equipos asociados 3 Otros equipos relacionados con el 2 paciente 2.1.2. Aplicacin Clnica [B]- Considera los resultados sobre el paciente o usuario ante una falla del equipo; el riesgo fsico asociado con la aplicacin clnica. Aplicacin Clnica [ B] Equipos de Alto Riesgo 5 Equipos de Mediano Riesgo 3 Equipos de Bajo Riesgo 1 Equipos de alto riesgo: Dispositivos para el mantenimiento de la vida, equipos de resucitacin y otros cuya falla o mal uso puede producir daos graves al paciente o al operador. Estos son: Unidades de Anestesia y vaporizadores, Ventiladores de Anestesia, Monitores de Apnea (neonatales), Unidades de autotransfucin, Defibriladores (incluyendo monitor defibrilador y monitor/ defibrilador / marcapaso), Sistemas de diagnstico radiolgico/ medicina nuclear, Equipos de Electrociruga, Monitores Fetales, Unidades de bypass corazn/pulmn, Equipos de Hemodilisis, Humificadores, Unidades de hipo/hipertermia, Incubadoras, Bombas/ controladoras de infusin, Bombas intra-aorta, Lseres, Oxmetros, Analizadores y monitores de Oxgeno, Marcapasos, Unidades de dilisis peritoneal, Unidades de frmaco-emulsificacin, Monitores y Sistemas para controlar variables fisiolgicas, Calentadores, Inyectores radiogrficos, Resusitadores cardacos, Resusitadores pulmonares. Esterilizadores, Reguladores de suc-

959-212-095-1 2003, Sociedad Cubana de Bioingeniera, artculo T_0069

cin traqueal, Aspiradores (emergencia), Torniquetes neumticos, Monitores transcutneos (invasivos), Unidades medidoras de Presin Sangunea invasivas, Cpnometros, Ventiladores. Equipos de mediano riesgo. Son dispositivos que por falla, mal uso o ausencia tendran un impacto significativo en el cuidado del paciente, pero no provoca de manera inmediata daos severos. Estos son: Electrocardigrafos, Reguladores (aire, oxgeno, succin [excepto los de traquea] ), Analizadores de PH/ Gas en sangre, Refrigeradores de sangre, Calentadores de sangre, Equipos de medicin de presin sangunea (no invasivos), Centrfugas, Equipamiento de laboratorio Clnico, Electroencefalgrafos, Electromigrafos, Fonocardigrafos, Unidades de fototerapia, Endoscopios, Equipos de potenciales evocados, Transductores de presin (todos los tipos), Analizadores de funciones cardacas, Analizadores de funciones pulmonares , Sistemas de Ultrasonido Diagnstico, Balanzas, Evacuadores de humo, Camas de cuidado especial, Equipos quirrgicos, Monitores de temperatura, Vectocardigrafos, Liotriptores, Laparoscopios. Equipos de bajo riesgo: Son dispositivos en los que cualquier anomala no causa serias consecuencias. Estos son: Aspiradores (bajo volumen), Cortadores, Equipos de diatermia, Receptculos elctricos, Balanzas electrnicas (para propsitos generales), Termmetros Electrnicos, Sistemas de potencia aislados, Oftalmoscopios, Equipos de Ultrasonido Teraputico, Reguladores (succin de bajo volumen), Estimuladores (alto y bajo volumen), Microscopios quirrgicos, Luces quirrgicas, Mesas quirrgicas, Monitores de Temperatura, Nebulizadores Ultrasnicos. [3] 2.1.3. Requisitos del Mantenimiento [C]- Los requisitos del Mantenimiento varan con el tipo de equipo. Algunos equipos tales como ventiladores, mquinas de dilisis y artculos similares requieren mantenimiento extensivo. Equipos mecnicos, neumticos o hidrulicos requieren de alineacin rutinaria o calibracin por el personal de mantenimiento. Equipos como los monitores fisiolgicos y las bombas de infusin necesitan solamente que sea comprobado su funcionamiento y su seguridad, por lo que tienen requisitos de mantenimiento promedio. Requisitos de Mantenimiento [C] Extensivo 5 Promedio 3 Mnimo 1

2.1.4. Incidentes / Historia de fallas [D] .- se evala por los usuarios del equipo, gerentes de la seccin y personal del Departamento de Ingeniera Biomdica a partir de una programacin a fin de suministrar una base de datos para determinar tendencias y requisitos. Hay equipos que se pueden eliminar del Inventario de Mantenimiento si su historia sugiere que no requieren de estos servicios. De igual manera equipos que no estn en el Inventario de Mantenimiento pero tienen una historia de reparacin que lo aconseje se pueden incluir en el programa. Historia de Fallas [D] Demand Mantenimiento Correctivo 1 Demand llamada repetida por correctivo 3 Costo Mantenimiento > 5% Costo Adquisicin 5 2.1.5. Condiciones de Explotacin [E] .- se evala por los usuarios del equipo, gerentes de la seccin y personal del Departamento de Ingeniera Biomdica a partir de la observacin y se refiere a la utilizacin en exceso comparado con equipos similares de la propia institucin o a las condiciones de la locacin donde se ubica (reas hmedas u otras de entorno agresivo). Condiciones de Explotacin [E] Sobre utilizacin 1-2 Condiciones severas del entorno 3-5 2.1.6. Clculo del nivel de prioridad.- El nivel de prioridad Pi puede calcularse de los valores numricos propuestos como: Pi = A + B + C + D + E (1) 2.2. Confeccin del Inventario para el Mantenimiento de Equipos Mdicos y Entornos. Para la confeccin del Inventario para el Mantenimiento de los Equipos Mdicos y Entornos, se parte de los niveles de prioridad obtenidos a travs de la expresin ( 1 ) como se explica a continuacin: Todo equipo con un valor de Pi de 11 o ms alto se incluir en el Inventario de Mantenimiento de Equipos Mdicos. Equipos con un valor de Pi entre 10 y 3 podrn incluirse en el Inventario de Mantenimiento de Equipos Mdicos o en el Inventario de Mantenimiento del Entorno de acuerdo a la propia experiencia del Departamento de Ingeniera Clnica. Equipos con un valor de Pi menor de 3 se incluirn en el Inventario de Mantenimiento del Entorno, una vez definidos todos los entornos de la institucin. El Inventario para el Mantenimiento de Equipos Mdicos deber especificar: - Nombre y cdigo del equipo (segn clasificador adoptado por el sistema de salud en el pas) - Nmero del Inventario

- Ubicacin del Equipo - Nivel de Prioridad - Frecuencia de inspecciones y mantenimiento preventivo. - Costo de adquisicin del equipo 2.3. Obtencin o diseo de los procedimientos para las Inspecciones y Mantenimiento Preventivo de los Equipos Mdicos y Entornos. Los Procedimientos para el Mantenimiento deben ser obtenidos a partir del fabricante y/o agencias especializadas, los contenidos y la frecuencia de cada uno de ellos, no son estndares sino modelos sujetos a una adecuacin particular para cada institucin prestadora de servicios de salud, puesto que estos se confeccionan para las condiciones del pas del diseador y deben ser adaptados a las condiciones del usuario, lo cual puede ser un buen tema de seminarios, talleres, etc., donde los especialistas encargados del mantenimiento intercambien sus experiencias en cada regin o pas. Distintos procedimientos pueden adquirirse con el IPM System de ECRI [7] o bajarse directamente de la red en el web www.seeic.org/articulo/articulo/htm. 2.4. Planificacin Anual del Mantenimiento Preventivo. Una gua prctica que puede ser utilizada como referencia es la siguiente: 2.4.1.- Determinacin de la carga anual de mantenimiento preventivo. La carga para el plan de mantenimiento preventivo, se determina a partir del inventario de mantenimiento y la frecuencia de mantenimiento e inspecciones de cada equipo. Una vez determinado el nmero de horas a planificar en el ao, se compara con el fondo de tiempo que el personal tcnico puede dedicar al mantenimiento preventivo. Un criterio prctico, para organizaciones con poca experiencia, es planificar alrededor del 35 % del fondo de tiempo del personal tcnico al mantenimiento preventivo. En el caso que el 35 % del fondo de tiempo del personal tcnico no sea suficiente para cubrir el plan de mantenimiento preventivo, deben considerarse otras alternativas tales como: - el contrato de servicios externos, - aumentar el personal, - el pago de tiempo extra o, - retirar los equipos de ms bajo ndice de prioridad del inventario de mantenimiento. Una vez que se logra un balance entre la carga planificada y los r ecursos humanos y materiales disponibles, se hace la planificacin anual. Es recomendable la planificacin semanal y organizar el trabajo de manera tal, que las tareas de mantenimiento preventivo se inicien en los primeros das de cada semana, as si se producen

rdenes de correctivo con prioridad superior, estas pueden ser atendidas y despus se contina con el preventivo planificado. 2.5.- Seleccin de Indicadores para la evaluacin y control de la Gestin de Mantenimiento del Equipo Mdico. La seleccin de indicadores para la evaluacin y control de la gestin de mantenimiento, determinar los datos que se debern recoger en el inventario de mantenimiento, la planificacin anual para el mantenimiento preventivo y las rdenes de servicio, a fin de disponer de una base de datos adecuada. Un conjunto de indicadores relacionados con el cumplimiento del plan, la productividad, la eficacia, la disponibilidad y los costos, se ofrecen en un trabajo adicional por los autores[5]. Ms informacin sobre el tema puede encontrarse en [2]. 2.6.- Seleccin o diseo de las rdenes de servicio. Las rdenes de servicio deben resultar funcionales y contener los datos mnimos necesarios. Una orden tpica consta de tres partes la primera recoge la solicitud de servicio, centro de costo, fecha y hora, nombre y ubicacin del equipo, problema que presenta y persona que emite la orden. La segunda parte se llena por el tcnico encargado y refleja su nombre, la hora en que se comienza atender la solicitud, identifica al equipo con su cdigo y nmero de inventario y las acciones llevadas a cabo para restablecer el funcionamiento normal del equipo. La tercera parte recoge la fecha y hora de la entrega al servicio del equipo de alta, la persona que lo recibe, la cual puede reflejar cualquier observacin que considere pertinente. De esta manera la orden de servicio debe permitir calcular, el tiempo de respuesta, el tiempo de la intervencin y el tiempo total de cambio de estado, debe servir adems para calcular el costo de servicio y relacionarlo con un centro de costo y reflejar la historia de cada equipo mdico. 2.7.- Evaluacin, seleccin, adquisicin e instalacin de sistema automatizado para la Gestin de Mantenimiento del Equipo Mdico y Entornos. Resulta conveniente llevar a cabo todas las acciones apuntadas apoyndose en un sistema automatizado, cuya finalidad ser la de proporcionar la documentacin esencial y necesaria de todos los equipos y espacios, en un tiempo mnimo, permitiendo adems el anlisis de los datos y el control y evaluacin de la gestin del mantenimiento. Existen varios sistemas disponibles en el mercado, como es el HECS 4, de ECRI [8], los autores han desarrollado un sistema similar SMACOR [6] en idioma espaol.

SMACOR otorga prioridades a los equipos, basndose en la asignacin de un ndice de Mantenimiento Preventivo, como se expresa a continuacin:

IPM = Pi

t T

(2)

donde: Pi es el nivel de prioridad, calculado mediante (1 ) t es el tiempo transcurrido desde el ltimo mantenimiento y T es el tiempo entre mantenimientos preventivos, el cual es dado por el fabricante, o puede emplearse la recomendada por una agencia especializada [3], en todos los casos este tiempo ser validado por la experiencia de la institucin prestadora de servicios de salud. Hay cuatro categoras de equipos cuyos intervalos no deben ser flexible, independiente de su historia de servicio, estos son: 1. Equipo de apoyo a la vida. 2. Equipo con reemplazo obligatorio de partes a plazos fijos. 3. Equipo que manejan altos niveles de energa. 4. Equipo con intervalos de mantenimiento sujetos a regulaciones de obligatorio cumplimiento.

inters ha sido brindar un punto de partida para aquellas organizaciones que no tienen una gua y requieren de un apoyo. Con estos criterios hemos asesorado ms de veinte entidades y sus resultados han sido en general positivos, permitindole en todos los casos disear programas para la gestin de mantenimiento del equipo mdico viables, eficientes y eficaces.

5. CONCLUSIONES
Los autores han aplicado los criterios expuestos en este trabajo en un grupo de organizaciones del sector pblico en Cuba y Chile, en todos los casos se ha logrado una mejor organizacin del trabajo y ya se cuenta o se desarrolla una base de datos que permitir una evaluacin de la gestin y sus resultados, de acuerdo a la practica internacional, lo que redundar en el perfeccionamiento de las organizaciones y les posibilitar prestar un mejor servicio de salud a la poblacin.

AGRADECIMIENTOS
Los autores, expresan su reconocimiento y agradecimiento al Centro Internacional de Restauracin Neurolgica, CIREN al personal de Ingeniera Clnica de la Clnica Internacional Cira Garca, ambos en Ciudad de La Habana y a la Direccin de Recursos Fsicos de la IX Regin y el Proyecto de Ingeniera en Salud, PROINSAL-GTZ de la hermana Repblica de Chile, por su confianza y apoyo.

3. RESULTADOS
Los autores han introducido sistemas de gestin para el equipo mdico en el Centro Internacional de Restauracin Neurolgica y en la Clnica Internacional Cira Garca, tambin han brindado capacitacin y asesoramiento en el Proyecto de Ingeniera en Salud PROINSAL, que se desarrolla por la GTZ-Alemania y el MINSAL en la Regin IX de la Repblica de Chile. De manera que se han asesorado a un total de 23 entidades prestadoras de servicios de salud de Cuba y Chile en el diseo del sistema de gestin para el equipo mdico que cada organizacin ha considerado ms adecuado a sus necesidades, incluyendo en todos los casos la planificacin anual del mantenimiento preventivo. Tambin se han obtenido procedimientos tpicos, tablas de frecuencia para el mantenimiento de equipos mdicos y hospitalarios, as como formatos para el plan anual de mantenimiento correctivo y formatos de rdenes de servicio, los que no pueden incluirse en tan apretada sntesis, pero que pueden obtenerse en otro trabajo de los autores.[4]

REFERENCIAS
[1] ASHE, Maintenance Management for Medical Equipment. American Society for Healthcare Engineering of the American Hospital Association. 1996. D.D. Autio, R.L. Morris, Clinical Engineering. Program Indicators. Biomedical Engineering Handbook, J.D. Bronzino (Ed.), CRC Press, Inc. 1995. ECRI, Inspection and Preventive Maintenance System. Section 1.5. 1995. E. Rodrguez, A. Miguel, M.C. Snchez, Manual de Ingeniera Clnica, CEBIO-ISPJAE, 2003. E. Rodrguez, A. Miguel, M.C. Snchez, Indicadores para el control de la gestin de equipos mdicos, Memorias V Congreso de Bioingeniera, La Habana, 2003. M.C. Snchez, A. Miguel y E. Rodrguez, Sistema para la planificacin del mantenimiento preventivo para equipos mdicos SMACOR. Ingeniera Electrnica, Automtica y Comunicacio nes . Vol. 20 , # 4 , 1999. ECRI, Inspection and Preventive Maintenance System. IPM Procedures. 1996. www.ecri.org.

[2] [3] [4] [5]

[6]

[7] [8]

4. DISCUSIN
Los autores son consientes que la metodologa sugerida en el trabajo, debe perfeccionarse, pero el