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FICHA IIHI 3 TEPA 8 DOCUMENTACIN DE BUENAS PRCTICAS MUNICIPIO DE SOLITA - CAQUET Entidad Territorial: SOLITA CAQUET Nombre del

el Lder de Gobierno en lnea: Nombre responsable de la documentacin de prcticas en la Entidad Territorial: Nombre del Delegado Territorial de la Entidad Operadora: Fecha de diligenciamiento: Erlinton Cuellar Erlinton Cuellar

Diana Marcella Tobar Franco 18 de Octubre de 2011

I. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DE LA EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD. Nombre: Erlinton Cuellar Cargo: Administrador de la pgina web Jefe de Archivo Correo cuellar860401@yahoo.es electrnico: Telfono: 3204898471

II. ACTIVIDAD DOCUMENTADA. Fecha de implementacin de la 30 de Septiembre 2011 actividad: Nombre de la Actividad: Estrategia de informacin, interaccin y transaccin de los funcionarios de la Alcalda de Solita y los ciudadanos con la pgina web municipal www.solita-caqueta.gov.co

III. RESPONSABLES DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS: El actor directo y responsable de la estrategia de Buenas Prcticas es el lder del Comit GEL y administrador de la pgina web, quien comprometido con la implementacin y sostenibilidad de la estrategia de Gobierno en Lnea, ha venido desarrollando planificadamente su funcin de informar, promover y transmitir a los funcionarios pblicos y a los ciudadanos los beneficios que brinda la estrategia en la Alcalda y en el Municipio de Solita.

ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA EN EL ORDEN TERITORIAL Operador Acompaamiento Regin 3 Universidad La Gran Colombia Contrato No. 00471 de 2010

IV. OBJETIVOS ALCANZADOS CON LA PRCTICA DOCUMENTADA: Con la implementacin de esta estrategia en el Municipio de Solita se han obtenido los siguientes objetivos alcanzados en relacin a las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin: 1. La Alcalda de Solita ha logrado tener su pgina web actualizada al 100%. 2. El responsable de la estrategia de Buenas Prcticas ha vinculado con el apoyo y supervisin del Mandatario Municipal de Solita a todos los funcionarios de la Alcalda con el uso y actualizacin de la pgina web, de manera que ellos son la fuente primaria de la informacin 3. La entidad territorial ha utilizado al 100% las herramientas de interaccin habilitadas en la pgina web (chat, foro, encuesta, redes sociales) para conocer las opiniones de los ciudadanos sobre el desarrollo de las funciones administrativas de la Alcalda y sobre lo que les gustara encontrar en la Entidad para gusto y satisfaccin de ellos. 4. La Alcalda Municipal de Solita mide al 100% los niveles de satisfaccin en la atencin y servicio que presta la entidad mediante el canal de Encuesta y Foro, habilitados en la pgina. 5. La entidad habilit tres diferentes canales donde los ciudadanos pueden descargar el certificado de Antecedentes Disciplinarios, Fiscales, Judiciales, Consulta del SISBEN en Lnea. 6. La pgina web tiene habilitado el canal que lo enlaza con el PDA Caquet, (Plan Departamental de Aguas del Caquet). 7. El administrador de la pgina web tiene habilitado el Blog Cultural Solita Tv. Un espacio donde los estudiantes, cuerpo docente y ciudadanos exponen, muestran y promocionan los diferentes eventos, jornadas ldicas que ellos adelantan en el municipio de Solita y en la Institucin Educativa Internado Rural Solita. V. CONJUNTO DE ACCIONES O DISPOSICIN DE RECURSOS IMPLEMENTADOS PARA LA CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS ANTERIORES: 1. El lder del Comit GEL ha dispuesto para la actualizacin de la misma, primordialmente el compromiso y sentido de pertenencia individual con la estrategia de Gobierno en Lnea de manera que el mensaje que l transmite dentro y fuera de la Alcalda se refiere a un trabajo en equipo, una estrategia que es de todos y no slo de los responsables de Gobierno en Lnea, lo que le ha permitido que el pblico de esta estrategia demuestre inters por capacitarse y de ser necesario involucrarse con los objetivos que busca la estrategia GEL en el municipio de Solita. Razn por la cual los funcionarios han demostrado inters por ingresar al Aula Virtual habilitada por el Operador de la Regin 3 Centrosur, indiferentemente de la certificacin de los cursos ofrecidos para su actualizacin. 2. El administrador de la pgina web en comunicacin verbal con cada uno de los funcionarios responsables o los delegados de las dependencias que laboran en la Alcalda y entidades descentralizadas, solicita informacin actualizada referente a eventos, noticias, adelantos, procesos administrativos e invitaciones al ciudadano para colgarla en la pgina luego de una retroalimentacin que permite crear un mensaje veraz y real que facilite el servicio y la atencin al ciudadano. Las anteriores acciones son ejecutadas por el Lder del Comit GEL, con una periodicidad de 15 a 30 das segn las actividades programadas en la Alcalda, en aras de no entorpecer el
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libre funcionamiento de las dos. 3. El administrador de la pgina web en asesora y capacitacin con la delegada territorial dispuesta por el operador de la estrategia GEL, habilitaron los canales de interaccin como Chat, Foro, Encuesta y Redes Sociales. Estos canales han sido efectivos dentro de la Alcalda de Solita, ya que el administrador en el inters de que su municipio preste una atencin al ciudadano ms personalizada comunica de forma verbal la apertura y el uso de estos canales a todos los funcionarios puesto que l afirma que la tarea debe iniciarse desde casa", para lograr transmitir el mismo mensaje en los ciudadanos. En ese objetivo, el administrador utiliza un lenguaje sencillo, de fcil recepcin y que genere captacin en los funcionarios. 4. El lder del Comit GEL y los funcionarios de la Alcalda de Solita aprovechan las reuniones internas y comunicaciones verbales para proponer el tipo de preguntas que van a publicar en la pgina web www.solita-caqueta.gov.co en aras de medir el nivel de satisfaccin de los ciudadanos en el uso de la pgina y en la atencin de las diferentes dependencias. Por lo que estas acciones son adelantadas con una periodicidad de 15 a 30 das y se realiza por disposicin del lder del comit la escogencia de la dependencia a la cual van a medir el nivel de satisfaccin a travs del canal de Encuesta. 5. En el propsito de agotar los procesos del ciudadano con el Estado, la Alcalda de Solita a travs del administrador de la pgina ha habilitado tres canales en el que los ciudadanos pueden descargar los certificados de Antecedentes Judiciales, Fiscales y Disciplinarios. Al respecto el administrador afirma que lo desarroll porque quiso brindar un mejor servicio en la pgina a los ciudadanos, ya que muchos de ellos le exponen constantemente la utilidad de estos certificados para diligencias y procesos civiles. 6. La pgina web tiene habilitado el canal que lo enlaza con el PDA Caquet, (Plan Departamental de Aguas del Caquet). 7. El administrador de la pgina web tiene habilitado el Blog Cultural Solita Tv. Un espacio donde los estudiantes, cuerpo docente y ciudadanos exponen, muestran y promocionan los diferentes eventos, jornadas ldicas que ellos adelantan en el municipio de Solita y en la Institucin Educativa Internado Rural Solita. VI. HERRAMIENTAS QUE SOPORTARON LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTADAS: Dentro de las herramientas usadas para llevar a cabo estas actividades se encontraron:

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1. Capacitacin y actualizacin constante del Lder del Comit GEL

Imagen 1. Capacitacin y actualizacin de herramientas de interaccin.

2.Aviso de la estrategia de Gobierno en Lnea

Imagen 2. Aviso colocado en la oficina del Lder del Comit GEL.

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3. Herramientas Tecnolgicas Redes Sociales

Imagen 3. Habilitacin de Canal de red social Facebook en la pgina web.

Foro

Imagen 4. Descripcin del Foro habilitado sobre Trmites y Servicios.

Encuesta

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Imagen 5. Canal Encuesta con niveles de medicin.

Descargar Certificados en Lnea

Imagen 6. Canales habilitados en la pgina web para descargar los certificados Judicial, Fiscal y Disciplinario en lnea.

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Blog Cultural Solita Tv

Imagen 7. Habilitacin del canal de Blog de la Institucin Educativa Internado Rural Solita.

3. Espacios de informacin y capacitacin entre el administrador de la pgina web y los funcionarios de la Alcalda Municipal.

Imagen 7 - 8. Lder GEL capacitando al funcionario de Enlace de Familias en Accin y Secretario del Concejo Municipal de Solita.

VII. PBLICO OBJETIVO DE LAS ACCIONES: El pblico objetivo de la estrategia de Buenas Prcticas del municipio de Solita - Caquet son todos los funcionarios que laboran dentro de la Alcalda, los ciudadanos, los empresarios, las entidades descentralizadas, las organizaciones sociales, estudiantes y docentes y poblacin en general. Teniendo en cuenta que es una estrategia incluyente que busca motivar, promover y promocionar el
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uso de la pgina web municipal www.solita-caqueta.gov.co y las herramientas de interaccin, todo en aras de tener un Estado ms eficiente, ms participativo y transparente con los ciudadanos.

VIII. COMENTARIOS Y SUGERENCIAS: Durante el desarrollo de las Buenas Prcticas el lder del Comit GEL comenta que el mayor inconveniente para llevar a cabo la actualizacin de los contenidos de la pgina web, son las psimas condiciones de la red de internet. Esto debido a que de un solo router se conectan todos los computadores que usan dentro de la Alcalda lo que dificulta y pone lenta la seal de internet retrasando todos los procesos de actualizacin, promocin e informacin de la estrategia GEL con los funcionarios y la ciudadana en general. El lder del Comit GEL propone como solucin para esta dificultad que la administracin que tomar mandato para el ao 2012 2015 genere alianzas estratgicas para adquirir una red de banda ancha que les permita utilizar constantemente las herramientas tecnolgicas sin contratiempos ni atrasos.

IX. LECCIONES APRENDIDAS: El lder del Comit GEL reconoce y enfatiza que la estrategia que ms efectividad y sostenibilidad le ha dado a Gobierno en Lnea, ha sido motivar primero a los funcionarios de la Alcalda, ellos mismos son quienes promueven el ingreso al Aula Virtual dispuesta por el operador de la Regin 3 Centro sur para que conozcan personal e individualmente los cursos, las evaluaciones y los documentos que soportan la estrategia de Gobierno en Lnea.

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