SOPORTE AS400 - POSTOBON

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Minuta de Reunión

9 de Enero de 2024

10am – 11am
Participantes
Yovany Mejía (YM) Gerente de Infraestructura y Operaciones POSTOBON

Giovanni Gómez (GG) Business Relationship Manager TCS

OBJETIVOS
• Revisar modelo operativo y tema puntual del manejo con el Technical Leader,
que tiene molesto a POSTOBON
• Proponer puntos de mejora y acciones con POSTOBON

DESARROLLO REUNIÓN
GGZ agradece el espacio y propone buscar alternativas para resolver la incomodidad de
POSTOBON. Explica desde TCS la percepción que se ha tenido, con los cambios que inclusive
a POSTOBON no han satisfecho.

De esta manera, YMM explica el modelo de operación que ha tenido históricamente el

proyecto, y las personas con las que se ha trabajado. Se han hecho cambios en la estrategia
que debería favorecer a POSTOBON, sin embargo no siempre ha sido un tema de depender
de un Líder y por eso se ha levantado la mano varias veces a TCS

GGZ pide contexto sobre lo mencionado históricamente y los cambios donde POSTOBON se
ha sentido cómodo,

YMM explica que cuando Edwin Arroyave estuvo en el Proyecto, liderando desde POSTOBON
se tuvo el reto del manejo de los recursos y finalmente aunque los recursos eran muy buenos
técnicamente, no estaban entendiendo la operación. La curva de aprendizaje no se dió como
se quería. Entonces TCS sugiere poner SIN COSTO un Líder que fue CARLOS ROBAYO, para
asistir en el proceso y dar trámite a todas las incomodidades. De esta manera eran 5 FTE's TCS
& 2 FTE's POSTOBON: La dificultad continuaba, pero el proceso operativamente empezó a
andar bien.

YMM explica que en ese momento con el tema de la pandemia y los cambios, la evaluación a
TCS (CSS) fue muy mala (<< 70%).

YMM explica que la operación se conoce de punta a punta y con la reorganización de

POSTOBON, se dieron soluciones de tal manera que se estabilizó el proceso. Este proceso
quedó a cargo de Yovany Mejía, y de lado de TCS se entro liderando con Carlos Robayo:
Mejoro todo de varias partes. Se estabilizó el proceso (INGRESOS & FACTURACIÓN).

YMM dice que se los ingresos se reportaban desde el 1er día. Esto hizo que el CSS de TCS fue
muy bueno en este tiempo (>>90%).

YMM explica que TCS unilateralmente decide cobra por el Rol de Carlos Robayo , y generarse
unos incrementos con los que aunque no estuvieran de acuerdo, se aceptaron.

YMM explica que Vanessa Escobar, entra como Coordinadora de Operaciones y para el
proyecto de AS400. Ella queda responsable por el proceso (INGRESOS & FACTURACIÓN). La
estructura muestra que TCS no estaba dando valor con el PM y Vanessa Escobar pide a YMM
que la estructura se debía reducir, porque no se necesitaba un PM sino todos los recursos
TECNICOS para el proyecto.

Se explica el modelo que queda, cuando Vanessa Escobar sale del proyecto por decisión de
YMM, de manera directa. Esto quiere decir que entra JHORMAN ZAPATA a apoyar la
operación y LAURA ROLDAN de frente al negocio (POSTOBON).

YMM justifica este cambio desde un modelo más fluído con lo que el negocio necesita y se
vieron resultados.

YMM explica que no entiende por qué un recurso como JHORMAN ZAPATA sin horas extras
puede resolver todo lo que con el seniority de los recursos de TCS no se puede resolver.

YMM explica incomodo que desde que ALEXIS toma el rol de LIDER TECNICO, ya no volvió a
atender los temas Técnicos y dió varios ejemplo de retraso y por lo tanto siente que
POSTOBON, necesita a alguien más de frente al proceso, que debe apoyar con los
componentes que den salida al negocio.

YMM explica que se necesitan más manos, pero que den valor. YMM explica por Laura Alzate:
GGZ explica que está en el proceso de OnBoarding hoy en TCS.

YMM muestra como ejemplo el tema de ingreso de una planta (Calle 80) durante 3 días, desde
el jueves y que ahora, todavía se está justificando temas de integración, que no tiene sentido.

YYM explica su malestar en que no puede haber esto en nadie del equipo, pero sobretodo
que ALEXIS ha sido historicamente uno de los recursos más buenos técnicamente, pero que
ya no soporta el incumplimiento al negocio. YMM dice que no entiende por qué no se levanta
la mano a tiempo ¿Cómo hacerlo? ¿Qué se requiere?: Pero siente que llegan los temas ya
cuando hay lios y se generan retrasos.

GGZ explica a YMM el modelo que se ha tenido con los recursos, la razón de que el BRM esté
tan metido en la cuenta, los planes de acción y la agenda de transformación. A lo que YMM
dice que si lo está viendo y le alegra, pero que este punto específico necesita una decisión.
YMM Se refiere a la distribución de todas las áreas en todo el proceso operativo.

YMM reconoce que Alexis es una persona calmada, muy buena técnicamente y conoce muy
bien a POSTOBON; pero explica que luego de que lo pensó muchísimo no quiere a Alexis Z. en
el equipo, porque siente que las cosas están funcionando muy mal.

YMM sugiere organizar el equipo de nuevo, aunque sabe que esto le va a costar un tiempo a
POSTOBON, lo acepta y sabe que esto tiene implicaciones en el muy corto plazo.

GGZ explica que habrá una transición en la que se necesita el apoyo de Alexis, a lo que YMM
dice que no tiene problema en que se apoye al equipo, en los temas de gestión y demás, pero
que no permitirá el ingreso a los sistemas de POSTOBON.

GGZ pregunta si hubo algo puntual para negársele los accesos a Alexis, y YMM explica que no
pasó nada, pero que prefiere evitar el acceso para que la decisión quede plantada de una vez..

COMPROMISOS
• Involucrar a HHRR de TCS

RESPONSABLE: GGZ

FECHA: Se ha involucrado a HHRR, se seguirán los pasos sugeridos por TCS

• Revisar con el equipo las cargas

RESPONSABLE: GG

FECHA: Se ha citado a una reunión de choque hoy mismo a todo el equipo con el nuevo
modelo operativo

• Acordar con Alexis Z, el apoyo que pueda dar, y pasarlo a Bench con el soporte de
HHRR

RESPONSABLE: GG con soporte de HHRR

FECHA: Se debe revisar el tiempo en transición

• Presentar un informe de lo que está pasando, a POSTOBON.

RESPONSABLE: GG debe enviar a POSTOBON estado de lo que sucede ahora

FECHA: Desde la fecha ya está hacipendose, se cita a YOVANY para hacer seguimiento

• POSTOBON debe notificar formalmente sobre esta solicitud de cambio, dado el

impacto que se tendra en el proyecto en el corto plazo

RESPONSABLE: Yovany Mejía

FECHA: Yovany Mejía ha enviado la nota formal a TCS