Guia en La Creacion de Tablas Dinamicas y Graficos

INSTITUTO DE ESTUDIOS COMERCIALES INESCO
APLICACIONES INFORMÁTICAS 2023

MATERIAL DE APOYO PARA TABLAS DINÁMICAS
HOJA DE CÁLCULO. - EXCEL
¿Qué es una tabla dinámica de Excel?
Para saber lo que es una tabla dinámica en Excel, lo primero que hay que tener preparado en Excel será nuestra tabla
de datos. Siempre habremos de partir de una tabla de datos donde la información se organiza por filas y las columnas
son los diferentes atributos o características de nuestra información, para trabajar con las tablas dinámicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:
En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de diferentes productos.
Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y producto podríamos hacer una serie de filtros,
o cálculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil (cuando la información es masiva y hay muchos
condicionantes) crear una tabla dinámica.
Cómo crear una tabla dinámica en Excel
Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros datos. Para ello recomiendo convertir nuestro
rango donde encontramos nuestra información a una tabla de datos. ¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a
Menú: Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de la siguiente manera:
Esto nos permitirá, al hacer crecer la información de nuestra tabla en número de filas, al refrescar las tablas dinámicas,
todo el rango sea cogido por la tabla dinámica en cuestión.
Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en Excel seleccionamos nuestra recién creada tabla y hacemos:
Menú Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinámica
Al hacer clic en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente:
En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente parte nos permitirá elegir donde
situaremos nuestra tabla dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos coloque la tabla
dinámica ahí. Haciendo clic en OK lo que veremos será lo siguiente: una nueva hoja con el espacio creado para una
tabla dinámica genérica y a la derecha un display para ordenar la información de nuestra tabla dinámica.
Organizar una tabla dinámica en Excel
En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los títulos de columna de nuestra
tabla. Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.
En la tabla dinámica Excel, ¿Qué son las cajitas de abajo?
Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro que
hayamos aplicado.
Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos
de la colección)
Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la
colección)
Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores como suma, máximo, media, contar valores…
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:
Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:
Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros seleccionados.
Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos conocer los datos de ventas.
Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que han vendido en el mes
seleccionado.
Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosará para cada vendedor los productos que
ha vendido y la suma de su precio.
Esto, explicado así es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo queda la tabla dinámica Excel una vez que hemos
hecho las diferentes selecciones:
En la imagen anterior vemos como la información de ventas queda organizada para el mes de enero según los
vendedores y los diferentes productos. Además de esto, veremos las columnas de totales de ventas por productos y
por vendedores (fila inferior y columna derecha respectivamente).
Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más sencillo de lo que habías pensado nunca y en cuanto
le cojas el truco podrás ir a toda velocidad sacando interesantes conclusiones de tus análisis.
Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me viniera mejor ver cómo se reparten porcentualmente
las ventas? Pues es muy sencillo, tan sólo tendremos que seguir los siguientes pasos:
Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinámicas sobre los valores que queremos cambiar (en
nuestro ejemplo el valor suma de precio).
Elegimos la opción de “Configuración de campo de valor”.
Elegimos la pestaña de “Mostrar valores como”.
Del desplegable de “Mostrar valores como” elegimos “% de Gran Total”.
De esta manera el resultado obtenido será:

En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura de filas (y su orden), columnas, filtros y la forma de
presentar los datos. Sigamos con el ejemplo de tablas dinámicas.
Como ya vimos, la lista de todos los campos disponibles se encuentra en el cuadro superior de la ventana. Esos campos
son los nombres de columna de los datos que estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos dará un error si intentamos
insertar una tabla dinámica utilizando como fuente un rango al que falte un nombre de columna. Esto suele pasar
cuando utilizas un rango con muchas columnas, alguna se nos pasa.
Se deben dar nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1, Campo2, … imagínate cuando
quieras estructurar el informe. No serán nombres largos, pero sí lo suficientemente descriptivos para que sepas su
contenido.
Dejemos nuestra tabla con la siguiente estructura y diseño:

Este informe es el diseño por defecto que Excel nos presenta: algo difícil de leer porque los números no tienen formato,
no podemos seguir las líneas fácilmente, cada columna tiene el ancho por defecto. Lo iremos modificaremos paso a
paso, algunas cosas hoy otras en posteriores artículos.
Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta de opciones. Son las herramientas de tablas
dinámicas:
Una se llama Analizar…
… la otra Diseño
Por supuesto, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos encontramos se sitúa en el informe. Desde estas
dos pestañas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o
cambiado alguna información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas en las que hemos situado
algunos campos. Observa la flecha a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrás acceso a un menú
contextual desde el que podrás realizar distintas acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarán accesibles y
otras no, dependiendo del tipo de dato y del área en la que se encuentre.
Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a una ventana con dos pestañas.
Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás indicar a Excel que no quieres un subtotal para
este campo o que el subtotal será uno concreto. También le podrás indicar que quieres personalizar el nombre de la
columna, elementos sin datos y que repita etiquetas de elementos.
Configuración de campo de valor
Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de Precio y elige Configuración de campo
de valor.
Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestañas tienen otro nombre y realizan otras tareas. Es
una ventana pensada para trabajar con datos. Primeramente, aquí podremos formatear cada uno de los campos de
datos que tengamos (ver botón de comando Formato de número) e incluso cambiar el nombre de la columna a otro
más descriptivo. También podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes maneras.
En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos decimales a mi campo. Mi informe tendrá el
siguiente aspecto:
Poner un filtro de informe.
Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro para obtener un informe como el siguiente:
Parece que la única diferencia con respecto al informe anterior es que ahora tenemos una fila adicional más arriba, en
la que aparece Mes y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a
la derecha tenemos una lista en la que podemos seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el botón Seleccionar
varios elementos y elegimos febrero y marzo, nos quedará un informe como el siguiente:
Incluirlo como un campo de fila
Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto:
El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos una vista de lo que ha vendido cada
Vendedor por Mes y por Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y ponemos el campo Mes encima del campo
Vendedor? Este es el resultado:
Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. ¿Cuál es el mejor informe? Obviamente dependerá de
lo que queramos ver en cada momento. Lo más interesante es que los cambios los podemos hacer con muy pocos clics.
Crear un gráfico dinámico

Puede ser difícil obtener una visión global cuando los datos están en un gráfico dinámico grande o cuando la mayoría
de los datos son complejos e incluyen texto y números con encabezados de columna, como el siguiente:
Con un gráfico dinámico le será más fácil darle sentido a los datos. Aunque un gráfico dinámico muestre las series de
datos, las categorías y los ejes de gráficos igual que un gráfico estándar, también incluye controles de filtrado
interactivos en el mismo gráfico, lo que le permite analizar rápidamente un subconjunto de datos.
En los casos de datos de hojas de cálculo, puede crear un gráfico dinámico sin crear primero una tabla dinámica. Puede
incluso crear un gráfico dinámico recomendado para sus datos. Excel creará automáticamente un gráfico dinámico
acoplado. Para ello, haga lo siguiente:
Haga clic en cualquier punto de los datos.
En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, seleccione Gráficos recomendados.

En la ficha Gráficos recomendados, seleccione cualquier gráfico que tenga el icono de gráfico dinámico Botón indicador
de gráfico dinámico en la esquina superior. Aparecerá una vista previa del gráfico dinámico en el panel Vista previa.
Cuando encuentre el gráfico dinámico que le guste, haga clic en

Aceptar.
NOTA: Si no encuentra un gráfico dinámico que le interese, haga clic en Gráfico dinámico en la pestaña Insertar, en vez
de hacer clic en Gráficos recomendados.
En el gráfico dinámico que aparezca, haga clic en cualquier control interactivo y después seleccione las opciones de
ordenación o de filtrado que desee.

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¿Qué es una tabla dinámica de Excel?

En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:

Cómo crear una tabla dinámica en Excel

Menú Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinámica

Al hacer clic en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente:

Organizar una tabla dinámica en Excel

En la tabla dinámica Excel, ¿Qué son las cajitas de abajo?

En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

Elegimos la opción de “Configuración de campo de valor”.

Elegimos la pestaña de “Mostrar valores como”.

Del desplegable de “Mostrar valores como” elegimos “% de Gran Total”.

De esta manera el resultado obtenido será:

Dejemos nuestra tabla con la siguiente estructura y diseño:

Una se llama Analizar…

Configuración de campo de valor

Poner un filtro de informe.

Incluirlo como un campo de fila

Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto:

Crear un gráfico dinámico

Haga clic en cualquier punto de los datos.

En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, seleccione Gráficos recomendados.

Cuando encuentre el gráfico dinámico que le guste, haga clic en

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