3.1.

¿Por qué es obligatorio que los comerciantes en Colombia lleven libros

de actas y de socios o accionistas entre otros?
La legislación comercial colombiana, establece de manera específica, los libros y
actas que deben ser suscritos en el registro mercantil y a su vez, los efectos y
sanciones que implica el no cumplir con esta obligación.
El numeral 2° del artículo 19 del C.Cio, establece como una de las obligaciones de
toda persona natural o jurídica que de manera absoluta, se encargue de ejecutar
algunas de las actividades que ésta ley, considera como actividades mercantiles;
es decir, de individuos dedicados profesionalmente al ejercicio de actividades
mercantiles (comerciantes), las cuales se están taxativamente descritas en el
artículo 20 del C.Cio, y entre las que se encuentran; la de inscribir en el registro
mercantil las actas, libros o documentos respecto de los cuales la ley exija esa
formalidad.
De esta manera es preciso establecer las diferencias que existen entre actas,
libros y documentos en una sociedad comercial:
El Acta es un documento mediante el cual, se consignan y registran los puntos
acordados, discutidos, y concertados en una reunión, con la finalidad de darles
validez. En este documento deben consignarse las decisiones que se acojan en
las juntas de socios, asambleas de accionistas y juntas directivas; que entre otras
cosas. son órganos colegiados de las sociedades comerciales. Así como en las
asambleas de fundadores, asamblea de asociados, juntas directivas las cuales, no
son órganos colegiados; pero si son órganos de dirección y administración de
entidades sin ánimo de lucro. estos documentos (actas), desde su concepción, se
presumen auténticos, por lo tanto, las personas encargadas de suscribirlos como
lo son el presidente y el secretario de la reunión, deben dar fe y responder
jurídicamente, por la naturaleza y veracidad de lo contenido en ellos; y a su vez,
cumplir con todos los requisitos dispuestos mediante el artículo 189 del C.Cio. es
importante aclarar que, según lo establecido en el mencionado artículo, las copias
de las actas tienen la misma validez que las originales, siempre y cuando no se
demuestre su falsedad.
Los Libros, se entienden es el conjunto de hojas (cuadernos) que se utilizan, para
almacenar la información relacionada con los negocios, operaciones o actividades
que se realizan en la empresa o entidad.
Los Documentos, son aquellos escritos, mediante el cual, constan las decisiones
tomadas por una o más personas, en el que se disponen derechos o se toman a
nombre propio, el caso de las sociedades unipersonales o en virtud de los cargos,
decisiones que afectan a una sociedad o a una entidad sin ánimo de lucro.
Aclarado lo anterior. El numeral 7 del artículo 28 del C.Cio, modificado por el
artículo 175 del Decreto 019 de 2012, establece cuales son los libros que deben
inscribirse de manera obligatoria en el registro mercantil, estos son:

 Los libros de actas de asamblea y junta de socios.

 Los libros de registro de accionistas para las sociedades por acciones
(sociedad por acciones simplificada (SAS), sociedad en comandita por
acciones (SCA), sociedad anónima (SA).
 Los libros de registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada
(LTDA) y afines.
En lo que concierne a las entidades sin ánimo de lucro, deberán inscribirse los
siguientes:
 Los libros de registros de los asociados.
 Libros de actas del máximo órgano social.

Entonces de acuerdo a esto, procedemos a dar respuesta a la pregunta.

La obligación de llevar cuenta y razón de los actos y operaciones tanto de
contenido comercial como civil ha sido exigida tradicionalmente a los comerciantes
como garantía de seriedad del ejercicio profesional, pues esto, permite medir,
identificar y registrar la información económica de su oficio. El Estado, los
particulares y el mismo comerciante reciben beneficio directo del registro de los
actos de comercio en los libros correspondientes.
Adicionalmente de la obligación que constituye para los comerciantes la
inscripción de los libros de comercio, este hecho trae consigo una serie de
beneficios siendo la principal, que, en materia tributaria, los libros constituyen
prueba a favor del contribuyente, siempre que se lleven en debida forma. En
materia comercial se tienen como plena prueba, que no es más que, aquella en la
cual se acredita completamente la veracidad de un hecho, a través de los cuales,
se produce el efecto de la “oponibilidad” que es la facultad de hacer valer un
derecho contra un tercero es decir crear oposición frente a una demanda.
Uno de los primeros efectos de la no inscripción de los libros y actas sujetos a
registro es que el comerciante se encuentra incumpliendo con una de las
obligaciones que describe el artículo 19 del C.Cio, lo cual puede conllevar una
serie de sanciones por parte de los diferentes órganos de control, inspección y
vigilancia como son para el caso de las sociedades comerciales la
Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio y la
Superintendencia Financiera, y para el caso de las entidades sin ánimo de lucro,
serán sancionadas por las alcaldías y gobernaciones.
Para concluir, se entiende entonces que la obligatoriedad se da en razón a la libre
configuración del legislador en materia de medios probatorios, en la necesidad de
conservación de la garantía del estado social de derechos, del principio de buena
fe y en el principio de confianza debida entre comerciantes, pues la actividad de
comercio del comerciante trasciende los límites del interés privado para
convertirse en un asunto de interés de la administración de justicia.
Finalmente importa al Estado porque le permite inspeccionar los estados
empresariales con fines de fijación de obligaciones fiscales, para evitar la
defraudación de las arcas públicas o incluso para determinar y definir políticas
públicas. En este contexto, el artículo 15 de la Carta Política indica que para
“efectos tributarios judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e
intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y
demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

3.2. ¿Cuál es el valor probatorio de los libros?

El valor probatorio de éstos, se constituye como prueba idónea para hacer valer
en los procesos judiciales que puedan surgir en desarrollo de la actividad
comercial; pero, además, garantiza los derechos de los acreedores y permite
reconstruir la conducta del comerciante, de manera que es posible detectar
posibles fraudes en su actividad o la comisión de conductas reprochables desde el
punto de vista del código de ética, posiblemente en casos como tributario, laboral,
comercial, mercantil, etc., en últimas, constituye una herramienta de protección de
su propio buen nombre, pues el buen desempeño profesional queda registrado en
los libros con destino a posibles procesos judiciales. Gracias al manejo adecuado
de los libros de comercio, los datos y archivos consignados se convierten en
herramienta de innegable utilidad para el análisis de la empresa y para la
planeación interna y externa de su gestión. La importancia de los libros de
comercio no se restringe, sin embargo, al ámbito comercial. El Estado recibe
beneficio del manejo de los libros de comercio por parte del comerciante porque le
permite hacer efectivo el deber público tributario, le permite controlar la evasión y
estructurar las bases del sistema financiero, que según las voces del artículo 335
de la Carta Política, es de interés público. “Finalmente, por razones de orden
fiscal, el Estado tiene interés en que se lleve cuidadosa cuenta y razón de las
operaciones que los comerciantes practican, para poder gravarlas, según las leyes
de la materia” (según lo manifiesta Joaquín Rodríguez Rodríguez). En síntesis, es
claro que los libros de comercio son piezas primordiales de la actividad comercial,
pues manifiestan, en beneficio del comerciante, pero principalmente de la
comunidad, el estado de los negocios de aquél, permitiendo el ejercicio normal de
la actividad comercial y garantizando la transparencia de su profesión, la
protección de la comunidad y el control de la comunidad y el Estado.
De acuerdo a lo anterior; el valor probatorio de los libros de comercio, se da en el
derecho comercial en el cual, existe la obligación de llevar libros de comercio pues
estos son documentos vitales para el ejercicio de la actividad comercial en tanto
que son punto de referencia para la comunidad respecto del desarrollo de la
actividad mercantil del comerciante. En esa medida, si los comerciantes están
obligados a llevar cuentas claras, completas y fidedignas de sus operaciones de
comercio, resulta apenas entendible que los registros en ella contenidos
constituyan prueba de su actividad y se les asigne un alto valor probatorio en caso
de conflicto jurídico.
En otros términos, el alto nivel probatorio de los libros de comercio es resultado de
la obligación precedente, que atiende a la satisfacción del interés público, de llevar
adecuadamente este tipo de información.
El principio general en materia de valor probatorio de los libros de comercio se
encuentra señalado en el artículo 68 del Código de Comercio, que hace parte del
capítulo III dedicado al tema. El artículo en cita señala que los “libros y papeles de
comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los
comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente”.

3.3. ¿Cómo puedo reconstruir los libros en el evento de pérdida, extravío o

daño irreparable?
La pérdida de los libros de contabilidad y su información se puede presentar por
factores como:
 El extravío de la información de respaldo (tales como comprobantes,
facturas y demás) sobre las cuales se construya la información contable.
 La pérdida total de la información ya registrada a raíz de algún suceso
extraordinario.
Según se describe en el Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, Anexo 6,
Título III, artículos 17 y 18 los cuales, señalan:
“ARTÍCULO. 17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los
entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas,
los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de
diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las
personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar
esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas
especiales.
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles
por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta
final de liquidación.
ARTÍCULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. El ente
económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío
o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso
de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban
registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses
siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los
comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados
financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se
consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la
contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de
ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de
copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota
de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”
Es preciso tener en cuenta que la conservación de los libros por parte del
liquidador por el término de cinco (5) años contados a partir de la aprobación de la
cuenta final de liquidación, va aparejado con lo dispuesto en el artículo 256 del
Código de Comercio, donde se consagra que las acciones de los asociados y de
terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco años a partir de la fecha de
la aprobación de la cuenta final de liquidación.

De acuerdo a lo anterior, procedemos a responder la pregunta, En el evento en

que se presente el extravió de los libros, el liquidador debe proceder a la
reconstrucción de los mismos dentro de los seis (6) meses siguientes a la pérdida
de éstos, en los términos del señalado artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270
del 13 de diciembre de 2019. De no ser procedente la reconstrucción de estos
libros la sociedad y su representante legal (liquidador) se vería expuestos a
algunas sanciones teniendo en cuenta que se configura una conducta negligente
del liquidador por no guardar la debida diligencia para la custodia y conservación
los libros, situación que habrá de analizarse en cada caso concreto.
En el caso que la sociedad ya fuese liquidada se da por entendido que ésta
desapareció del mundo jurídico, por lo que es obvio que carece de matrícula
mercantil. Por lo tanto, en el evento de que los libros se extravíen y se proceda a
su reconstrucción, bajo una óptica diáfana, no podrían registrarse ante la Cámara
de Comercio a nombre de un ente societario que ya no existe.
Aun así, se considera que lo anterior no es impedimento para la reconstrucción de
los libros, pues la historia, los hechos jurídicos, económicos y administrativos
ocurridos durante la vigencia de la sociedad, no desaparecen simple y llanamente
por no poderse inscribir los mismos en el registro mercantil.