Fecha de elaboración: 30/10/2019

Fecha de actualización: 30/10/2019

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DESCRIPCIÓN DE CARGO

I. INFORMACIÓN GENERAL
Título del Cargo: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
Departamento: Administración
Reporta a: (Cargo) Gerente General
Cargos que le reportan directamente:  Administrador
 Contador
Cargos que le reportan indirectamente: --
Ubicación física: Porlamar / Edo: Nueva Esparta

II. OBJETIVO DEL PUESTO

Planear, organizar y controlar las actividades de la empresa, con el objetivo de apoyar a
generar mayor rentabilidad, realizar toma de decisiones en forma oportuna y confiable en
beneficio de la operación de la empresa. Crear lineamientos de control, análisis
financiero, supervisar cumplimiento de políticas, crear sinergia con las demás áreas
operativas para lograr los objetivos.

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES CLAVES

Se utilizan verbos como: elaborar, validar, actualizar, enviar, atender, dar seguimiento,
mantener, administrar, entre otros.
1. Formular, firmar y controlar el presupuesto anual de la empresa en coordinación
con el Gerente General.
2. Proponer el plan anual de adquisiciones de bienes, controlar los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios, siendo en este caso un vínculo directo con
los proveedores.
3. Asesorar al nivel directorio en materia administrativa, contable y financiera
enmarcada en las Normas, Leyes y procedimientos que rigen la materia.
4. Garantizar el pago a tiempo de los proveedores nacionales e internacionales.
5. Supervisar la preparación de reportes gerenciales, contables y financieros, en
conjunto con el Administrador y presentarlos al Gerente General, sugiriendo
medidas tendientes a optimizar resultados
6. Asegurar que la empresa cuente con los permisos, patentes, licencias, registros,
contribuciones, entre otros vigentes y al día.
7. Supervisar la Tesorería de la empresa, siendo responsable de la gestión
financiera, analizando los usos alternativos que se darán a los recursos
financieros disponibles.
8. Mantener inventarios actualizados de los bienes y materiales de los que dispone
la empresa y en coordinación con el Contador realizar estados financieros de
cuentas a fin de controlar la situación económica de la empresa de manera
constante, sugiriendo medidas tendientes a optimizar resultados.
9. APOYO AL GERENTE GENERAL …..el estado del personal, su presupuesto
anual, conociendo exactamente cuál es la situación remunerativa de los mismos
y en su caso, la productividad de los empleados. En este mismo sentido,
controlar en todo caso que las funciones que desarrollan los distintos empleados
es acorde a sus potencialidades y capacidades.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Yaslen Chacón Nombre: Nombre:
Cargo: Consultor Externo Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
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DESCRIPCIÓN DE CARGO

10. Gestionar los pedidos e insumos, para compras menores y dar el apoyo
necesario para las compras mayores, atendiendo los requerimientos de las
diferentes áreas de la organización y contado con la aprobación de la gerencia
general.
11. Aplicar las políticas generales de recursos humanos de la empresa según
lineamientos de casa matriz.
12. Supervisar el correcto abastecimiento de productos y servicios que terceros
proveen a la empresa.
13. Supervisar, autorizar y coordinar todas las actividades del personal bajo su cargo,
y garantizar los recursos para el cumplimiento de sus tareas.
14. Asistir a reuniones de la Junta Directiva, cuando sea convocado.
15. Responsable de la gestión contable, financiera, administrativa y de auditorías
contables.
16. Coordinar y aprobar los pagos de la nómina de salario, retenciones de ley de los
trabajadores de la empresa, así como los diferentes aportes del patrono.
17. Rendir cuentas de su gestión al Gerente General de la empresa y de ser
necesario a la Junta Directiva.
18. Programar, administrar y autorizar la asignación de presupuesto a cada área y/o
proyecto de la empresa, procurando las mayores ganancias con la inversión
óptima de recursos humanos, financieros, materiales y de tiempo.
19. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad y mantener su
continuidad.
20. Promover valores ambientales para la concientización del personal en función de
que las operaciones de la empresa sean limpias y contribuyan con la
conservación del ambiente.
21. En conjunto con el Gerente de operaciones suministrar a casa matriz la
información y especificaciones técnicas necesarias para la elaboración de
contratos de servicios e insumos con terceros.
22. Realizar cualquier tarea relacionada al cargo que le sea asignada por su
Supervisor inmediato.

La numeración de las funciones y responsabilidades arriba descritas, no implica

necesariamente orden de prioridad en la ejecución. Todas las funciones y
responsabilidades descritas son enunciativas y NO limitativas

IV. RETOS MÁS IMPORTANTES DEL PUESTO

 Promover en la organización comportamientos que promuevan el respeto
al medio ambiente, construyendo una cultura organizacional que incorpore entre
sus tradiciones la necesidad de favorecer el mantenimiento de condiciones
ambientales saludables para el medio y para los colaboradores.
 Desarrollar influencia y persuasión en contextos específicos acorde a las
necesidades de su equipo de trabajo.
 Establecer un marco de acción que contribuya a una gestión que permita el
desarrollo sustentable en beneficio de la sociedad.
 Establecer estrategias que le permita reconocer el impactó que causarán
las nuevas tendencias mundiales y regionales en la gestión cotidiana de la
organización.

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V. RELACIONES INTERNAS ESTRATÉGICAS

Con quién (área y Para qué (acción concreta) Frecuencia
puesto de la compañía) (diario,
semanal,
mensual,
trimestral)
Gerente de Operaciones Tratar temas administrativos relacionados De acuerdo al
a gastos y costos administrativos proyecto
Administrador Planificar y coordinar actividades diarias Diario
Contador Planificar y coordinar actividades diarias Diario

VI. RELACIONES EXTERNAS ESTRATEGICAS

Con quién Para qué Frecuencia
(Clientes, proveedores, (acción específica) (diario,
distribuidores, etc.) semanal,
mensual,
trimestral)
Proveedores Atención y gestión de solicitudes y De acuerdo a la
reclamos solicitud
Clientes Atención de solicitudes De acuerdo al
proyecto
INEA Atención y gestión de solicitudes de Mensual / anual
permisos
Bolipuertos Atención y gestión de solicitudes de Mensual / anual
permisos
Alcaldía / Gobernación Atención y gestión de solicitudes de Mensual / anual
permisos
Entes Regulatorios Atención y gestión de solicitudes de Mensual / anual
permisos

VII. COMPETENCIAS DEL PUESTO

COMPETENCIAS FUNCIONALES NIVEL
Enlistar las competencias que requiere la persona que ocupe Especifica el nivel de
el puesto. dominio.

 Visión y pensamiento estratégico 1

 Responsabilidad 1
 Capacidad de análisis y síntesis 1
 Comunicación oral y escrita 1
 Sentido de urgencia 1
 Solución de problemas 1
 Capacidad de negociación 1
 Relaciones interpersonales 1
 Trabajo en equipo 1
 Trabajo bajo presión 1
 Auto dirigido 1

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 Liderazgo 1
 Tolerancia a la frustración 1
 Organizado y con orientación a detalle 1
 Habilidad para planificar efectivamente y adherirse a 1
los propósitos establecidos
 Orientado a resultados 1
 Motivado al logro 1
 Dinámico 1

NIVELES DE DOMINIO DE COMPETENCIAS

1 Alto El puesto requiere del DOMINIO en el conocimiento y aplicación de
dicha habilidad para realizar sus funciones.
2 Medio El puesto requiere del conocimiento y aplicación de dicha habilidad
en ALGUNAS de sus funciones.
3 Bajo El puesto requiere de un MÍNIMO conocimiento y aplicación de
dicha habilidad para alcanzar el logro de sus funciones.

VIII. CONOCIMIENTOS
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS NIVEL
Definir qué habilidades técnicas requiere dominar y tiempos Especifica el nivel de
de manejarlo. dominio.
También se puede especificar certificaciones y/o licencias
requeridas.
 Conocimientos de leyes y reglamentos en materia 1
laboral, comercial e impuestos.
 Conocimiento de manejo de personal. 1
 Habilidad numérica y de cálculo. 1
 Manejo de índices financieros. 1
 Manejo de herramientas tecnológicas como el paquete 1
Office, Internet y Correo electrónico.
 Conocimientos avanzados de contabilidad, 1
presupuestos y flujo de caja.
 Habilidad para negociaciones bancarias. 1

NIVELES DE DOMINIO DE COMPETENCIAS

1 Alto El puesto requiere del DOMINIO en el conocimiento y aplicación de
dicha habilidad para realizar sus funciones.
2 Medio El puesto requiere del conocimiento y aplicación de dicha habilidad
en ALGUNAS de sus funciones.
3 Bajo El puesto requiere de un MÍNIMO conocimiento y aplicación de dicha
habilidad para alcanzar el logro de sus funciones.

IX. PERFIL DEL PUESTO

CARACTERISTICAS GENERALES

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Sexo: Indistinto
Edad Requerida (rango): A partir de 30 años

ESTUDIOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO:

Nivel de estudios requeridos: Licenciado en Contaduría Pública o
Administración y Finanzas
Estudios complementarios: Relacionados con la carrera administrativa
(cursos, diplomados, maestría,
especialización)
Áreas de experiencia y años Cinco (5) años en el área administrativa
requeridos:
Especificar en qué áreas y por cuánto
tiempo requiere de experiencia la
persona que ocupe el puesto.
Manejo de Presupuestos: Sí
(montos que se deben de haber
manejado previamente)
Idiomas: Español avanzado / Inglés intermedio
(especifica el nivel)
Disponibilidad para viajar: Si

X. CONDICIONES DE TRABAJO
En ambiente de oficina, en condiciones normales de ruido, iluminación y temperatura.
Puesto de trabajo ergonómico.

XI. MEDIDAS DE SEGURIDAD A OBSERVAR

Las medidas de seguridad son medianamente observables, relacionadas a las
condiciones de trabajo y a factores de riesgo ergonómico.

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