Actividad

Nombre y apellidos: Diana Marcela Dimas Alvarado

En la unidad didáctica 1 se presentó el caso práctico: Creando una metodología para la gestión de
lecciones aprendidas basada en la metodología de gestión de riesgos.

A partir del mismo el alumno deberá:

a) Realizar una revisión del artículo incluyendo su punto de vista al respecto

b) Explicar cómo se realiza la gestión de las lecciones aprendidas dentro de su organización

Desarrollo
a) En el caso práctico expuesto se presentan las lecciones aprendidas como uno de los principales
activos de un proyecto. El autor parte de un análisis post moterm de los proyectos y define una
metodología para la gestión eficiente y en tiempo real de las lecciones aprendidas basándose en las
buenas prácticas del proceso de gestión de riesgos desarrollada por el PMI.

Señala los puntos débiles del proceso, encontrando:

✓ Una cultura de miedo a visibilizar y señalar los errores por parte de los miembros del equipo,
ya que se ven desde una perspectiva negativa, pero las lecciones aprendidas también
pueden ser positivas y recomienda reforzar esa visión del proceso.
✓ En ocasiones se genera una base de conocimiento que no se utiliza, por lo que se
recomienda asignar recursos y herramientas tanto para asegurar la capacitación como la
difusión y cumplir con el propósito de las lecciones aprendidas.
✓ Falta de una métrica que permita determinar el valor tangible que retorna este proceso.

De igual forma, menciona los Factores ambientales de la empresa que se deben tener en cuenta:

✓ Depende de la estructura organizacional, funcional, matricial u orientada a proyectos, los

actores que intervienen y la clasificación de las lecciones aprendidas.
✓ Si en la organización existen sistemas de información para la dirección de proyectos, suele
existir una tendencia de hacer encajar el proceso en este y restringe de algún modo las
funcionalidades y perjudica la nueva metodología.

Ya entrando en materia el autor detalla la nueva metodología de lecciones aprendidas iniciando con
el ciclo de vida que toda lección aprendida debe seguir, el cual está compuesto por las siguientes 6
fases:

1. Proceso de identificación (IDE): consiste en la utilización de mecanismos para captar

lecciones aprendidas y así evitar su pérdida. Donde se establecen 2 tipos de mecanismos.
Identificación reactiva: Se pone en contacto con el coordinador estipulado de manera
informal cualquier miembro del equipo para comunicar un error o mejora detectado.
Identificación proactiva: la fuente principal será la realización de entrevistas al equipo de
proyecto en las visitas periódicas.

2. Proceso de clasificación (CLA): se deben clasificar en categorías siguiendo un criterio (áreas

de conocimiento, procesos, etc..) que permita su diferenciación y mayor facilidad de acceso a

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Gestión de lecciones aprendidas. 4/07/21

https://www.coursehero.com/file/112408427/Actividad-Modulo-1-Diana-Dimaspdf/
 la información.

3. Proceso de evaluación (EVA): se deben evaluar con el objeto de establecer su prioridad y

analizar la viabilidad de las acciones definidas para cada lección aprendida. Para ello se debe
establecer el impacto y una vez definida la acción a implementar, debemos analizar si es
viable, es decir, que el coste de su implementación es menor que el coste del impacto
vinculado a la lección aprendida. Es decir:

La acción será viable siempre que CI – CA > 0, donde CI es el costo asociado al impacto y
CA es el coste asociado a la acción a implementar.

4. Proceso de almacenamiento (ALM): las lecciones aprendidas se almacenarán en una base

de datos que permita su búsqueda rápida e intuitiva

5. Proceso de difusión (DIF): se define un plan de comunicación para asegurar que las acciones
definidas para cada lección aprendida se difundan tanto al proyecto donde se identifican
como al resto de proyectos.

6. Proceso de seguimiento (SEG): se establece un sistema que asegura la implementación de

las acciones definidas para cada lección aprendida.

Finalmente, el autor concluye que es una buena práctica ser capaces de demostrar el retorno que la
inversión devuelve a la organización y en consecuencia que es un proceso que aporta valor. Para ello
define una métrica que no precisa de cálculos adicionales y que aporta la valoración tangible que se
requiere, evaluando el resultado de CI – CA, si es una lección aprendida positiva es un beneficio real
al proyecto y si es una lección aprendida negativa se habrá evitado una perdida al proyecto.

b) La empresa en la que estaba trabajando se dedica a la fabricación nacional y puesta en marcha de

equipos de transporte vertical. En su momento no había un proceso definido ni estructurado de
gestión de lecciones aprendidas, pero teniendo en cuenta el articulo propuesto para esta actividad
puedo identificar que se implementaban varias de las fases del ciclo de vida mencionadas en este.

En la empresa se centralizaba la gestión de lecciones aprendidas en el departamento de diseño e

ingeniería, se manejaban 2 tipos de bitácoras, la primera donde se registraban todos los
inconvenientes presentados durante la fabricación o instalación de los equipos y las acciones
tomadas para resolverlos en el momento y otra donde quedaban registrados los cambios definitivos
que se aprobaban en los comités de ingeniería con todas las partes involucradas de nivel alto y medio
y que se implementarían de ese momento en adelante para no incurrir en los mismos errores. Una
vez aprobados esos cambios tantos los planos de fabricación como de instalación debían contenerlos
y estos debían ser revisados tanto por el jefe de ingeniería como el jefe de planta para verificar los
cambios acordados.

Adicionalmente, se manejaban los 2 mecanismos de identificación, reactiva cuando el jefe de planta,

los operarios e instaladores o el personal de mantenimiento comunicaba los errores identificados o
propuestas de mejora directamente a los diseñadores y proactiva por medio de las reuniones de
seguimiento realizadas por el director de operaciones en conjunto con el jefe de ingeniería durante el
desarrollo de cada proyecto.

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