FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE SOFWARE

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA

MERCATODO

Realizado por

Omaira Ascanio Sepúlveda

APRENDIZ SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ANALISIS Y DESARROLLODE SOFTWARE
Centro De Materiales y Ensayos
Bogotá
2023
 Contenido
 INTRODUCCIÓN...............................................................................................................3
 Situación Actual...................................................................................................................4
 Situación Problema.............................................................................................................4
 Justificación del proyecto....................................................................................................5
 OBJETIVOS........................................................................................................................6
o Objetivo general.....................................................................................................6
o Objetivos específicos...............................................................................................6
 ALCANCE DEL PROYECTO...........................................................................................6
 BENEFICIARIOS DEL PROYECTO...............................................................................7
 IMPACTO............................................................................................................................8
 RESTRICCIONES..............................................................................................................9
o Tiempo:...................................................................................................................9
o Costo:.......................................................................................................................9
o Alcance:...................................................................................................................9
 RIESGOS...........................................................................................................................10
o Complejidad tecnológica:.....................................................................................10
o Entorno organizacional........................................................................................10
o Equipo de trabajo.................................................................................................10
o Planificación y control..........................................................................................10
o Requerimientos.....................................................................................................10
o Usuario..................................................................................................................10
 PRODUCTOS O RESULTADOS.....................................................................................11
o Diagramas de casos de uso...................................................................................11
o Requisitos..............................................................................................................14
 No funcionales..........................................................................................14
 Funcionales...............................................................................................14
 SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA
MERCATODO

INTRODUCCIÓN
La empresa MERCATODO es una empresa fundada en el año 1980 en la ciudad de Bogotá,
dedicada a la venta al por mayor y al detal de productos variados de la canasta familiar para
pequeños negocios y para los hogares. Cuenta con su sucursal principal en el barrio
Restrepo en la ciudad de Bogotá y con otras 15 sucursales distribuidas 10 en la ciudad de
Bogotá entre las diferentes localidades y 5 en municipios de Cundinamarca.
Desde la alta dirección se ha tenido como prioridad principal la estandarización de los
procesos con el fin de tener un control más estricto de todas las actividades realizadas y que
todos los procesos con alta eficiencia puedan ser replicables sin importar la sucursal que se
esté analizando. Es por esto por lo que todo el modelo organizacional, mapa de procesos y
funcionamiento general de la empresa es establecido desde el nivel central en su sucursal
principal y posteriormente es replicado en cada una de las sucursales periféricas sin la
posibilidad de realizar modificaciones o adaptaciones. Estas acciones han permitido que
MERCATODO se haya establecido como una empresa líder en el mercado la cual goza de
un alto control de sus procesos internos y permite garantizar una experiencia a sus clientes
de compra estandarizada sin importar la sucursal en la que se efectúe.
En su mapa de procesos la empresa cuenta con procesos de direccionamiento, procesos misionales y
procesos de apoyo. Dentro de estos macroprocesos el proceso con la mejor caracterización y
seguimiento por parte de la alta gerencia corresponde al proceso misional dentro del cual figuran los
subprocesos de exhibición de productos para ventas en sucursal física y el subproceso de bodega.
Estos 2 subprocesos son fundamentales para el cumplimiento del objeto misional de la empresa que
corresponde a la venta de productos siendo el subproceso de exhibición en el cual el personal tiene
contacto directo con los clientes y es responsable del stock en esta área. Por otro lado, tenemos el
subproceso de bodega que se encarga de la gestión ante los proveedores, la recepción y
almacenamiento de productos y gestionar las solicitudes por parte de exhibición para reposición del
stock.
Diagrama de proceso para las ventas dentro de las sucursales:

Ilustración 1-Diagrama de procesos-Microsoft Word

Situación Actual
Dentro de las actividades normales realizadas en estos subprocesos se han llevado los
inventarios y movimientos de artículos entre los subprocesos a través de libros en los cuales
se llevan los registros de ingresos y salidas, además de determinar los responsables de
autorizar y efectuar el traslado. Esta actividad al depender mucho los empleados ha
mostrado muchas dificultades las cuales se relacionan principalmente a errores en el
registro (ya sea articulo o cantidad errónea), omisiones de información, inoportunidad en
registro incongruencia entre los registros de una u otra dependencia para una misma fecha o
incluso un mismo movimiento de artículos. Esta situación ha condicionado que en
ocasiones los procesos no sean lo suficientemente eficientes, exista sobreestimación o
subestimación de los artículos disponibles e incluso han sido objeto de riñas entre los
empleados.

Situación Problema
La Empresa MERCATODO siempre ha hecho los subprocesos de apoyo de facturación y
contabilidad realizan sus tareas de manera manual. Esto ha generado que las actividades realizadas
por estos sean lentas y dispendiosas. Otro punto negativo ha sido la imposibilidad de determinar de
manera sencilla los productos llevados por determinados clientes en un periodo de tiempo con el fin
de ofrecer ofertas personalizadas a los mayoristas. De igual manera no es posible asociar las ventas
gestionadas por un vendedor en particular lo que ha dificultado el desarrollo de un plan de
incentivos al interior de la empresa.
Justificación del proyecto
La base de la Empresa MERCATODO es la venta de bienes y servicios, nace la importancia de
automatizar procesos. Este manejo permitirá a la empresa mantener un oportuno control, así como
también conocer al final de cierto periodo un estado confiable de la situación económica.

El SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA

MERCATODO, se elabora como una forma de agilizar y automatizar los procesos de los sistemas
de información en la empresa dedicada a la compra y venta de productos variados de la canasta
familiar, donde los inconvenientes mas frecuentes son la falta de un sistema bien organizado en el
registro de documentos en el área de ventas e inventario de la empresa. La ejecución de las
actividades se registra en los libros manualmente, será reemplazado por un hardware.
Por ello se hace necesario contar con un aplicativo que permita automatizar los procesos manuales
que existan en la empresa, para facilitar la gestión de información y controlar el registro de las
transacciones de productos entre los “clientes-empresa”, “proveedores-empresa” etc. Con la
finalidad de reducir tiempos, procesos, costos y contribuir al crecimiento y desarrollo de la empresa.
 OBJETIVOS

Objetivo general

Diseñar y desarrollar un aplicativo web, que permita el control de las ventas, inventario para la
empresa MERCATODO, que permita ser más eficientes en el manejo de la información de los
clientes, proveedores, productos a través de la sistematización haciendo uso del equipo de cómputo
de la empresa.

Objetivos específicos

 Análisis y levantamiento de requerimientos

 Diseño de la arquitectura del Software a desarrollar.
 Implementación del aplicativo web

ALCANCE DEL PROYECTO

Dentro del Alcance:

 El sistema tendrá un nivel de seguridad protegido mediante contraseñas, los cuales

permitirá el acceso en forma dinámica según el perfil de usuario.
 El diseño del Software (interfaz gráfica) es realizado por los desarrolladores del software,
previa coordinación de los usuarios finales.
 Elaborar un sistema que permita al usuario (administradores, vendedores, surtidores)
controlar el registro de ventas y gestión de productos.
 El sistema esta diseñado bajo 4 módulos donde cada uno cubre una tarea especifica.
 El usuario administrador tendrá los privilegios totales para ingresar al sistema y observar
los módulos que requiera convenientes.
 El usuario empleado solo tendrá los privilegios para las tareas que son asignadas por el
administrador de la empresa.
 El software para desarrollar estará diseñado para trabajar en Windows en las versiones XP,
VISTA, 7-10
 El software para elaborar incluye:
o Ingreso al sistema de nuevos productos.
o Ingreso al sistema de nuevos proveedores.
o Ingreso al sistema de nuevos clientes.
o Consulta de productos en stock
o Consulta de clientes.
o Consulta de proveedores.
o Mantenimiento de los registros de productos.
o Mantenimiento de los registros de clientes.
o Mantenimiento de los registros de proveedores
 BENEFICIARIOS DEL PROYECTO
 En el ámbito lectivo, nos beneficiamos los aprendices, en el proceso del proyecto y
desarrollo de este, adquiriendo conocimiento y “cogiendo cancha” para nuestra etapa
productiva.
 En el planteamiento del software a desarrollar estaríamos beneficiando al cliente,
satisfaciendo todas sus necesidades y a su vez llenándonos de experiencia y mas para un
nuevo proyecto.
 Frente a las empresas “competencia”. Damos a conocer nuestros servicios junto con otras
empresas que quieran tener esta misma metodología y así innovamos, tecnificamos
abriendo nuevo camino hacia el éxito.
 A las personas naturales que compren en estas mismas se les prestara un servicio mas
completo y satisfactorio.
 IMPACTO
 Social: Damos a conocer nuestros servicios junto con otras empresas que quieran tener esta
misma metodología y así innovamos, tecnificamos abriendo nuevo camino hacia el éxito.
 Económico: Buen control sobre los activos de las empresas beneficiadas, generando mas
ganancias y por ende mas oportunidades de trabajo.
 Ambiental: preservaremos nuestros recursos naturales, producción limpia, recuperación,
materia prima alternativa, reciclaje.
 Tecnológicos: Reducción de costos, disminución en los tiempos de entrega, mejora en la
gestión de más empresas, mejora en gestión de inventario y ventas.
 RESTRICCIONES
Tiempo: Para este proyecto tendremos 12 meses como máximo para su entrega final.
o Cronograma general del proyecto
o Horas de trabajo dedicadas al proyecto
o Metas y calendarios internos
o Tiempo asignado a la planificación y estrategia
o Cantidad de etapas del proyecto

Costo: El cliente tiene un presupuesto alrededor de 70`000,000 (setenta millones de pesos

colombianos) como máximo.
o Costo del proyecto
o Salarios de los miembros del equipo
o Costos de equipamiento
o Costo de instalaciones
o Costo de reparaciones
o Costo de materiales

Alcance: Se debe mantener el orden del proyecto llevando acabo todas actividades por hacer, con
calidad, detalle y entregable, evitar la corrupción durante cada etapa del proyecto, creando planes
detallados y lograr la aprobación de la parte interesada, antes de que comience la etapa de
producción.
 RIESGOS
Se podría presentar una serie de riesgos como lo son:

Complejidad tecnológica:
o Desconocimiento de la teoría base del proyecto
o Necesidad de tecnología inmadura
o Alto nivel de complejidad técnica
o Integraciones con sistemas externos desconocidos

Entorno organizacional
o Continuos cambios
o Conflicto entre los departamentos o áreas de la organización
o Falta de involucramiento del sponsor del proyecto
o Fuerte presión en el proyecto por parte de los directivos

Equipo de trabajo
o Perfiles inadecuados del equipo
o Falta de experiencia del líder del equipo
o Alta rotación del personal
o Falta de claridad en los roles
o Tamaño inadecuado del equipo

Planificación y control
o Estimación inadecuada de tiempo de ejecución
o Los objetos del proyecto no son realistas
o Planeación y compromiso de entrega sobre alcances sin mucho detalle
o Falta de actividad de seguimiento de oportunas

Requerimientos
o Falta de claridad por parte del equipo de trabajo sobro la necesidad del cliente
o Alta variación de los requerimientos
o Falta de una adecuada priorización
o Falta de claridad en os requerimientos

Usuario
o Falta de compromiso por parte del cliente con el proyecto
o Solicitud de cambios continuamente sin evaluar el valor
o Falta de apertura al cambio
 PRODUCTOS O RESULTADOS
Diagramas de casos de uso

A través de la caracterización de la empresa se realizaron los siguientes casos de uso que serán
presentados a la alta dirección y a los coordinadores de los servicios misionales de MERCATODO
con el fin de contar con su visto bueno. A continuación, se presentan las ilustraciones de los casos
de uso realizados por el equipo de trabajo:

Ilustración 2 - Modulo de productos - Draw.lo

 Ilustración 3- Modulo roles y usuarios - Draw.lo

Ilustración 4 - Módulo login/logout

Ilustración 4- Modulo de inventario - Draw.lo

Ilustración 5 - Modulo de facturación

Requisitos
No funcionales
El sistema debe contar con una base de datos (relacional)

Ilustración 7- Diseño base de datos-Draw.lo

Funcionales
El sistema debe contar con un módulo de inventario de producto.
El sistema debe contar con un módulo de inventario de factura.
El sistema debe contar con un módulo de inventario de ventas.
El sistema debe contar con un módulo de usuarios y cada usuario debe contener un rol especifico.
Se necesita contar con diferentes roles (administrador, vendedor, bodega).
 MODULO DE INVENTARIO DE PRODUCTOS
 Los productos deben contener un identificador
 Los productos deben contar con un stock
 Los productos deben contar con un nombre
 Los productos deben contar con un precio por unidad
Registro de entrada de mercancía
El sistema debe:
o Solicitar datos de la mercancía
 Nombre
 Código
 Cantidad
 Valor unitario
Registro de salida de mercancía
El sistema debe:
o Registrar cantidad de mercancía distribuida a cada sucursal
o Descontar del inventario la mercancía que sale

MODULO DE INVENTARIO DE FACTURACIÓN

 Formatos de facturación (comprobantes de ingreso, egreso, caja menor, mayor, etc.)
todas las facturas deben contener: Id del producto, ciudad, fechas, dirección, valor,
forma de pago, total, firma o sello.
 El sistema deberá permitir crear la factura, actualizar e imprimir.

MODULO DE INVENTARIO DE VENTAS

 El sistema deberá registrar el usuario.

 El sistema deberá registrar al cliente.
 El sistema almacenará información necesaria en una nota de pedido, el cual deberá
detallar todos los requerimientos del Cliente.
 El sistema comprobara la disponibilidad para determinar el tiempo de entrega del
producto.
 El sistema enviara una orden de pedido al área de producción detallado: Producto,
Cantidad, fecha de expedición entre otros.
 El sistema generara una guía de remisión, boleta o factura por los productos que se
van a entregar.
 El sistema permitirá la medición de la satisfacción del cliente mediante gráficos.
 El sistema realizara un reporte de los resultados de la satisfacción del cliente.
1. MODULO DE USUARIO/ROLES

 El sistema deberá crear un usuario y un rol.

 El sistema deberá modificar usuario y rol.
 El sistema deberá eliminar usuario y rol.
 El sistema deberá listar usuario y roles.
Rol administrador
 debe contar con todo el acceso y gestión dentro de la aplicación
 debe poder crear y eliminar otros roles y usuarios
 Debe poder agregar productos al inventario
 Debe poder gestionar las facturas y ventas
Rol vendedor
 Debe poder gestionar todos los módulos relacionales a las ventas, como el
inventario y la facturación
 No podrá tener acceso al módulo de usuarios y roles
Rol de bodega
 Debe poder gestionar todo el módulo de inventario de productos
 No puede eliminar ningún producto
7 ilustraciones elaboradas en: https://app.diagrams.net/#G1YuqwbSAzP5HT-
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