C 003 Dual Dkala Diama

MINUTA DE CONTRATO DE BIENES Y CÓDIGO: AP-CT-F-47-04
SERVICIOS VERSIÓN: 4
SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 1 DE 21

GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN
FECHA: 17/06/2020
CONTRATO DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS No. BYS 003- 2022 SUSCRITO ENTRE LA SUBRED
INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E Y COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE
VALOR AGREGADO Y TELEMATICAS COLVATEL S.A E.S.P.
SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE

CONTRATANTE
E.S.E.
CONTRATISTA COLVATEL S.A E.S.P.
NIT 800.196.299-8
PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN

DOCUMENTAL CON RELACIÓN A LA ELABORACIÓN DE
OBJETO
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD CON SUS
ANEXOS DE ACUERDO A LA NORMA
QUINIENTOS CINCUENTA Y DOS MILLONES DOSCIENTOS

VALOR SETENTA Y OCHO MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y SIETE
PESOS M/CTE ($552.278.997).
DIECIOCHO (18) MESES CONTADOS A PARTIR DE LA

PLAZO
SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO
El suscrito a saber, FABIO CORTES CRUZ mayor de edad, domiciliado y residente en la

ciudad de Bogotá D.C., identificado con Cédula de Ciudadanía No. 93.291.645 de Líbano
Tolima, en su calidad de SUBGERENTE CORPORATIVO de LA SUBRED INTEGRADA DE
SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E., con NIT. 900.971.006-4, nombrado mediante
Resolución No. 171 del seis (06) de abril de dos mil veinte (2020)”, expedida por el
GERENTE de LA SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E.
Posesionado mediante Acta del día quince (15) de abril de 2020. Delegado como
ORDENADOR DEL GASTO, hasta el límite de ochocientos (800) SMMLV mediante
Resoluciones No. 513, 516 y 623 de 2021, expedidas por el GERENTE de LA SUBRED
INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E., quien para los efectos del
presente contrato de aquí en adelante, se denominará LA SUBRED NORTE E.S.E., y por
otra parte, RICARDO MORA CASTAÑEDA, también mayor de edad, identificado con la
Cédula de ciudadanía No. 79.465.431 Expedida en Bogotá, quien actúa como Representante
legal de COLVATEL S.A E.S.P. Identificada con el N.I.T 800.196.299-8, hemos convenido
celebrar el CONTRATO DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS previa las siguientes
CONSIDERACIONES:
Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

TEL: 4431790
www.subrednorte.gov.co
INF: Línea 195

FECHA: 17/06/2020
a) Mediante Acuerdo No. 641 de abril 06 de 2016, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C.
Se efectúo la reorganización del Sector Salud de Bogotá Distrito Capital, modificando el
Acuerdo No. 257 de 2006 y se expiden otras disposiciones.
b) Que el Acuerdo en mención creo la Subred integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E.
c) Que la SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE, constituye una

categoría especial de entidad pública descentralizada del orden Distrital, con personería
jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, encargada de garantizar la promoción,
protección, exigibilidad del derecho a la salud a partir del reconocimiento de las realidades
territoriales y diversidades poblacionales de todas y todos los habitantes de Bogotá D. C. por
lo cual está sometida al régimen de la Ley 100 de 1993 y sus modificaciones contenidas en
la Ley 1122 de 2007, 1438 de 2011, El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, La Ley 1474 de
2011, al Estatuto de Contratación adoptado por el Acuerdo No. 024 del 20 de Septiembre de
2017 y el Manual de Contratación aprobado por la Resolución Interna No. 1200 del 7 de
Diciembre de 2017.
d) Que, la ENTIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA – EGAT, es una entidad

mixta sin ánimo de lucro creada mediante el acuerdo 641 de 2016 expedido por el Concejo
de Bogotá, D.C. por el cual se efectúo la reorganización del Sector Salud de Bogotá Distrito
Capital, entidad mayoría pública en su composición, organizada y constituida como
corporación en los términos del artículo 96 de la Ley 489 de 1998, regida por el derecho
privado acorde con las disposiciones del Código Civil, con autonomía administrativa y
financiera, vinculada al sector salud del Distrito Capital.
e) Que, por medio del Acuerdo Distrital 761 de 2020, se adoptó “el plan de desarrollo
económico, social, ambiental y de obras públicas del distrito capital 2020-2024 “Un nuevo
contrato social y ambiental para la Bogotá del siglo XXI.”, con el cual se modificó la razón
social de la Entidad Asesora de Gestión Administrativa y Técnica por la Entidad de Gestión
Administrativa y Técnica EGAT, y le encomendó entre otras, las funciones de ser “el ente
responsable de la contratación de bienes y servicios para el sector de la salud en el Distrito
Capital, y su objeto principal será desarrollar e impulsar herramientas orientadas a la
organización y articulación de los partícipes en procesos de compras y contratación de
bienes y servicios del sector salud, con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y
optimización de los recursos del estado, enmarcado siempre en los principios de la
contratación pública”.

TEL: 4431790
INF: Línea 195

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f) Que la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E suscribió Contrato

Interadministrativo con la EGAT a través del SECOP II, contrato 149-2021 respectivamente
para: “PRESTACIÓN DE SERVICIOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO PARA ASESORÍA,
ACOMPAÑAMIENTO, EJECUCIÓN DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL PARA
CONTRATAR DENTRO MARCO DEL PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA
SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E.”.
g) Que, en cumplimiento del precitado contrato interadministrativo, EGAT dio origen al

proceso ISI No. 012 de 2021.
h) Que, el día 01 de diciembre del año 2021 se hizo publicación del aviso de control social
por parte de la subred en su página web con la información relativa al objeto “PRESTAR LOS
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON RELACIÓN A LA
ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD CON SUS ANEXOS
DE ACUERDO A LA NORMA”.
i) Que el 03 de diciembre de 2021, la EGAT publicó el borrador de las bases de invitación del
proceso de SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ISI No. 012 DE 2021 cuyo objeto es
“PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON RELACIÓN
A LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD CON SUS
ANEXOS DE ACUERDO A LA NORMA.”
j) Que el presupuesto previsto para tal contratación fue de DOS MIL TRESCIENTOS
NOVENTA Y TRES MILLONES DOSCIENTOS NUEVE MIL PESOS M/CTE
($2.393.209.000), valor en el que se incluye los costos directos e indirectos y todos los
impuestos de ley. Los cuales se tiene previsto ejecutar en la vigencia 2021 y vigencias 2022 y
2023 con vigencias futuras ya aprobadas, el recurso distribuido a la subred Norte fue el
siguiente: QUINIENTOS CINCUENTA Y DOS MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y
NUEVE MIL PESOS M/CTE ($552.279.000)
k) Que el día 13 de diciembre de 2021, la EGAT publicó en SECOP II, invitación definitiva,
estudios previos y demás documentos definitivos del proceso.
l) Que el 20 de diciembre de 2021, la EGAT publicó las respuestas a las observaciones

allegadas en el término otorgado para este fin por los interesados en el proceso de
selección.
m) Que el 22 de diciembre de 2021, cerró el plazo de presentación de ofertas del proceso,

recibiéndose un total de 2 propuestas a través de la plataforma SECOP II.

TEL: 4431790
INF: Línea 195

FECHA: 17/06/2020
n) Que, el 28 de diciembre de 2021 se publicó a través de la plataforma SECOP II, informe

de verificación de requisitos habilitantes preliminar, otorgando con esto termino para
subsanar en virtud de lo preceptuado en la invitación.
ñ) Que el día 6 de enero de 2022, se publicó Adenda No 1 con el fin de verificar las
subsanaciones allegadas por los proponentes, y se modifica la fecha de la subasta
electrónica para el día 07 de enero de 2022 a las 9:00 a.m.
o) Que con fecha 07 de enero 2022 de 2021, la EGAT publicó informe final de verificación
de los requisitos habilitantes y de SARLAFT con el cual valoró los documentos aportados
por los oferentes con fines SUBSANATORIOS.
p) Que, el informe final de verificación arrojo el siguiente consolidado:

RESULTADO FINAL
No. PROVEEDOR EVALUACIO N EVALUACIO N EVALUACION EVALUACIO N DE EVALUACION
JURIDICA TECNICA FINANCIERA SARLAFT
UNIÓN TEMPORAL
1 GESTION ADMINISTRATIVA 2021 RECHAZADO HABILITADO RECHAZADO RECHAZADO RECHAZADO
COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE

VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS
COLVATEL S A E S P
2 HABILITADO HABILITADO HABILITADO
HABILITADO HABILITADO
q) Que el 07 de enero de 2022 se publicó en la plataforma de SECOP II, el consolidado de

habilitados y evaluación técnica, de acuerdo a los ajustes realizados al consolidado de
habilitados de acuerdo con las subsanaciones allegadas, arrojando el siguiente resultado:
EVALUACIO N EVALUACIO N EVALUACION EVALUACION

No PROVEEDOR RESULTADO FINAL
JURIDICA TECNICA FINANCIERA SARLAFT
DE LA EVALUACION
UNIÓN TEMPORAL GESTION

1 ADMINISTRATIVA 2021 RECHAZADO HABILITADO RECHAZADO RECHAZADO RECHAZADO
COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS

DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS
2 COLVATEL S A E S P HABILITADO HABILITADO HABILITADO
HABILITADO HABILITADO

TEL: 4431790
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r) Que el 07 de enero de 2022 se dio apertura del sobre económico en la plataforma SECOP
II, del proponente que resultó habilitado, arrojando el siguiente resultado:
RESULTADO FINAL DE LA
EVALUACIO EVALUACION EVALUACION EVALUACION
No. PROVEEDOR EVALUACION
N JURIDICA TECNICA FINANCIERA SARLAFT
COMPAÑIA COLOMBIANA DE
SERVICIOS DE VALOR
AGREGADO Y
HABILITADO
2 TELEMATICOS HABILITADO HABILITADO HABILITADO HABILITADO
COLVATEL S A E S P
s) Que el día 11 de enero del año 2022 se emitió acta de recomendación de adjudicación por
parte de la Entidad de Gestión Administrativa y Técnica - EGAT, mediante la cual decidió
recomendar a las Subredes Norte, Sur, Sur Occidente y Centro Oriente, La adjudicación del
proceso ISI-012-2021 que se relaciona a continuación por un valor total de DOS MIL
TRESCIENTOS NOVENTA Y TRES MILLONES DOSCIENTOS OCHO MIL NOVECIENTOS
OCHENTA Y SIETE PESOS M.CTE ($2.393.208.987) al siguiente proveedor:
VALOR TOTAL RECOMENDACIÓN

PROVEEDOR ITEM DESCRIPCION
DE ADJUDICACION
SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN
COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS DOCUMENTAL CON RELACIÓN A LA
DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN
COLVATEL S A E S P 1 DOCUMENTAL – TVD CON $ 2.393.208.987
SUS ANEXOS DE ACUERDO A LA NORMA
TOTAL 1 $ 2.393.208.987
t) Que lo anterior fue objeto de estudio por parte de los Comités de Contratación de las
Subredes, instancia mediante la cual se acogió la recomendación entregada por la EGAT.
u) Que, el día 25 de enero de 2022 en virtud de lo desarrollado en el proceso de selección

SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ISI No. 012 DE 2021, las Subredes emitieron la
Resolución de Adjudicación, y por virtud de ello el Sub Gerente Corporativo de la Subred
Norte suscribe el respectivo contrato, el cual se rige por las siguientes CLÁUSULAS:
CLAUSULA PRIMERA – OBJETO: Prestar los servicios integrales de gestión documental

con relación a la elaboración de tablas de valoración documental – tvd con sus anexos de
acuerdo a la norma
CLÁUSULA SEGUNDA - VALOR: El valor del CONTRATO DE PRESTACIÒN DE

SERVICIOS para todos los efectos fiscales y legales, se fija en la suma de: Vigencia 2022

TEL: 4431790
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por valor de ($368.185.998 M/CTE) incluido IVA, VIGENCIA 2023 por valor de ($184.092.999
M/CTE) incluido IVA, CONFORME AL SIGUIENTE CUADRO DESCRIPTIVO:
VIGENCIA
ÍTEM DESCRIPCIÓN VIGENCIA 2022 VALOR TOTAL
2023
Prestar los servicios integrales de

gestión documental con relación a la
1 elaboración de tablas de valoración $368.185.998 $184.092.999 $552.278.997
documental – tvd con sus anexos de
acuerdo a la norma
Nota:
Anexo técnico hará parte integral del presente contrato
CLÁUSULA TERCERA - FORMA DE PAGO: Los pagos se realizarán para cada una de las
Tablas de Valoración Documental - TVD pagara de la siguiente manera:
Un primer pago por el valor del 10% sobre valor unitario final adjudicado con la entrega de:
Productos
1. Plan de trabajo
2. Contrato del personal mínimo requerido.
3. Cronograma detallado de actividades
Todos los productos anteriores, conforme a la oferta presentada, validación técnica y previo
recibo a satisfacción del Supervisor del contrato.
Un Segundo pago por el valor del 20% del valor unitario final adjudicado con la entrega de:

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Productos
1. Un documento que contenga la Historia Institucional de acuerdo con el anexo

técnico
2.Archivo en Excel donde se describan los Cuadros Evolutivos de acuerdo con el
anexo técnico
3. Organigramas por cada periodo sustentado por el acto administrativo de acuerdo al
anexo técnico
Un tercer pago por el valor del 30% del valor unitario final adjudicado con la entrega de:
Productos
1. Cuadros de Clasificación Documental por cada periodo identificados en el fondo

documental acumulado de acuerdo al anexo técnico.
2. Fichas de Valoración Documental de acuerdo al anexo técnico

Todos los productos anteriores, conforme a la oferta presentada, validación técnica y
previo recibo a satisfacción del Supervisor del contrato.
Cuarto pago del 30% del valor unitario final adjudicado con la entrega de:
Productos
1. Documento de Memoria Descriptiva de acuerdo al anexo técnico

2. Tablas de Valoración Documental por cada uno de los periodos identificados en el
fondo documental acumulado de acuerdo con los lineamientos del anexo técnico
3. Realización de ajustes requeridos por parte de la Subred de acuerdo al anexo
técnico

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Quinto y último pago del 10% del valor unitario final adjudicado con la entrega de:
Producto
1. Aprobación y convalidación de la Tablas de Valoración Documental por el Consejo

Distrital de Archivos
El contratista deberá presentar la factura o cuenta de cobro (o documento equivalente)

correspondiente con la certificación o copia del pago de parafiscales, donde se pueda
verificar el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema General de Seguridad Social
(Aportes al Sistema Integral de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a las
Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar), de acuerdo al Artículo 50 de la Ley 789
de 2002 y al Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
El pago respectivo se efectuará dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario,
contados a partir de la aceptación de la factura por parte de la Subred previa a la
presentación de toda la documentación requerida por parte del contratista. Si la factura no ha
sido bien elaborada o no se adjuntan los documentos que se solicitan, los términos anteriores
solo empezarán a contarse desde la fecha en la que quede corregida la factura o desde
aquella en la que se haya aportado el último de los documentos; esta demora, por ningún
motivo dará lugar al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza por parte de
las entidades al contratista.
PARÁGRAFO PRIMERO. EL CONTRATISTA deberá acreditar el pago de los aportes

establecidos en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, lo cual se hará mediante certificado
expedida por el revisor fiscal o el representante legal si no tiene revisor fiscal, y demás
normas que modifiquen, reglamentan o complementen. El contratista deberá anexar con
factura, el certificado de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, de lo
contrario no se tramitará la respectiva factura.
CLÁUSULA CUARTA - PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo del presente contrato será dos
Dieciocho (18) meses contados a partir del acta de inicio. En todo caso para su ejecución

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se requiere de la aprobaciòn de las pólizas en la plataforma SECOP II y de la expedición del

registro presupuestal.
CLÁUSULA QUINTA - OBLIGACIONES:
OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA:
1. Adelantar oportunamente los trámites y cumplir los requisitos para la

ejecución y legalización del contrato dentro del término señalado.
2. Pagar todos los impuestos, tasas, estampillas, contribuciones y similares que
se deriven de la ejecución del contrato, de conformidad con la Ley
colombiana cuyos valores han considerado y estudiado durante la etapa
previa de preparación de la propuesta y que en consecuencia están
incorporados en el precio ofrecido. En cualquier evento, el contratista asume
el riesgo tributario que derive del contrato.
3. Presentar mensualmente al Supervisor de cada una de la subred los
informes de avance a la ejecución de las obligaciones contractuales y
periódicamente cuando el Supervisor lo exija hasta la terminación del
contrato, anexando los archivos y documentos correspondientes, en
cumplimiento del objeto contractual, además participar de las reuniones,
actividades y/o requerimientos programados.
4. Cumplir en forma eficiente y oportuna con el objeto y las obligaciones que
se generen por la naturaleza del contrato, con plena autonomía técnica,
administrativa y bajo su propia responsabilidad. Por lo tanto, no existe, ni
existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno del
CONTRATISTA con la subred ni con la EGAT.
5. Informar oportunamente al Supervisor del contrato cualquier anomalía o
dificultad que advierta en el desarrollo del contrato.
6. Firmada el acta de inicio, establecer con el supervisor del contrato o quien
haga a sus veces, los canales de comunicación oficiales para la
retroalimentación de información, presentación de avances del proyecto,
inquietudes técnicas y requerimiento de información.

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7. Atender las recomendaciones y sugerencias que haga el Supervisor del

contrato, cumpliendo sus indicaciones, recomendaciones y las demás que
sean inherentes al objeto de la contratación.
8. Cumplir oportuna y completamente con los pagos correspondientes al
Sistema General de Seguridad Social en Salud, según corresponda, de
conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.
9. Presentar los informes requeridos por el Supervisor del contrato durante
los tiempos establecidos.
10. Defender en todas sus actuaciones los intereses de la Subred según
corresponda y obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución.
11. Obrar con lealtad y buena fe, evitando dilaciones que puedan presentarse
durante la ejecución del contrato. No acceder a peticiones o amenazas de
quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir
algún acto o hecho. En caso de que durante la ejecución del presente
contrato reciba tales peticiones o amenazas, deberá informarlo
inmediatamente a la Subred, y a las demás autoridades competentes para
que se adopten las medidas y correctivas que fueren necesarias.
12. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y cuatro
(4) meses más y presentarse a las Subred en el momento en que sea
requerido por las mismas.
13. Cumplir con todo lo ofrecido en su propuesta.
14. Asumir por parte del contratista los costos directos e indirectos, impuestos,
estampillas, tasas, pólizas, contribuciones que se presenten con ocasión al
desarrollo del contrato personal necesarios para la ejecución del contrato.
15. Reponer el suministro de LOS SERVICIOS que no se encuentren en buen
estado para su uso, a más tardar dentro de los 8 días hábiles a partir de la
solicitud de comunicación escrita del supervisordel contrato.
16. Constituir las garantías exigidas y presentarlas a las Subred para su
aprobación en el término señalado en el contrato. Mantener actualizada la
garantía que cubre los amparos establecidos, durante el plazo de
ejecución del mismo, incluidas las novedades contractuales cuando a ello
haya lugar
17. Responder las solicitudes efectuadas por la Subred a más tardar dentro
de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud.

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18. Abstenerse de usar el nombre de la Subred sin la previa autorización

escrita de estas.
19. Suscribir las adiciones y prorrogas que se llegaren a presentar durante la
ejecución del contrato de conformidad a las necesidades cuando así se
requiere
20. Mantener indemne por cualquier concepto a la Subred, de cualquier
reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las
actuaciones del Contratista en desarrollo del objeto contractual
21. Exonerar a la SUBRED de toda responsabilidad civil, penal, comercial,
contractual y extracontractual por las fallas que presente el Contratista en
el desarrollo de la ejecución del objeto contractual.
22. Mantener los precios durante la ejecución del contrato.
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:
1 Elaborar el Plan de trabajo con su cronograma para ejecución del contrato,

donde se definan claramente actividades, productos, recurso humano,
distribución en el tiempo establecido en el contrato (De acuerdo a lo
establecido en el numeral 4. Presentación Plan de Trabajo); este plan y
cronograma hará parte integral del contrato y deberá ser entregado, dentro
de los cinco (5) después de firmar el contrato.
2 Dar cumplimiento total a las actividades establecidas en el anexo técnico

para cada entidad y garantizar las siguientes condiciones de ejecución:
2.1 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y SUS ANEXOS:

Elaborar las Tablas de Valoración Documental – TVD de conformidad con
lo establecido en el Acuerdo 04 de 2019 y según lo establecido en el
anexo técnico para cada uno de los FDA priorizados.
ENTREGABLES: Tablas de Valoración Documental y sus anexos, por

cada uno de los FDA de acuerdo a las estructuras identificas.
2.2 CONTROL DE CALIDAD: El contratista deberá atender a todas las

solicitudes realizadas por el supervisor del contrato con relación a los
controles establecidos en el anexo técnico para cada uno de los servicios.

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Nota: Adicional a estos se debe entregar todos los documentos solicitados

en el anexo técnico y que hacen parte integral de la ejecución del contrato.
3 Contar con el personal suficiente, para la realización total de la ejecución

del presente contrato, cumpliendo con todos los requisitos de ley.
4 El contratista deberá realizar la entrega de los productos contratados a la

supervisión del contrato, de acuerdo con los tiempos establecidos.
5 Participar de las mesas técnicas programadas por el Comité Técnico

Operativo o por la supervisión del contrato.
6 Presentar informes mensuales del avance conforme al plan de trabajo

presentado y aprobado por cada supervisor de acuerdo con el formato
adoptado en el sistema de calidad de las Entidades, en todo caso este
informe debe contener como mínimo lo siguiente:
✓ Información del contrato

✓ Estado de avance de cada una de las obligaciones del contrato
✓ Estado de avance de cada uno de los productos
✓ Porcentaje del avance físico de las actividades
✓ Seguimiento a vinculación de personal
✓ Estado y avance financiero del contrato
✓ Aspectos técnicos (avance porcentual de cada uno de los productos)
✓ Modificaciones contractuales en caso de que aplique
✓ Certificación de los Controles de calidad
✓ Comités o mesas de trabajo desarrollados en el periodo reportado
✓ Recursos utilizados para la ejecución del contrato
✓ Recomendaciones, observaciones y conclusiones
✓ Anexos
7 Aplicar toda la normativa vigente emanada por el Archivo General de la

Nación y los lineamientos establecidos por la Dirección Distrital de
Archivos de Bogotá o que sea expedida en el curso del proceso o de la
ejecución contractual.
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8 Garantizar que no se presente perdida y/o deterioro de la información

entregada, caso en el cual el CONTRATISTA responderá por los daños
causados previa a la investigación correspondiente.
9 Garantizar la permanencia del personal ofertado en la propuesta de

servicios durante la ejecución del contrato, y en caso de novedades de
ausencia temporal o definitiva, el reemplazo deberá ser puesto a
consideración del supervisor del contrato.
10 Garantizar la confidencialidad y privacidad de la información que por razón

del presente contrato debe manejar.
11 Elaborar las Tablas de Valoración Documental y sus anexos para cada

uno de los periodos identificados de trece (13) Fondos Documentales
Acumulados priorizados de las Subredes Integradas de Servicios de Salud
de acuerdo a los establecido en el anexo técnico.
12 El contratista deberá presentar la factura o cuenta de cobro (o documento

equivalente) correspondiente con la certificación o copia del pago de
parafiscales.
13 Realizar el acompañamiento y ajustes de las TVD de conformidad con los

conceptos emitidos por el comité institucional de gestión y desempeño y el
Consejo Distrital de Archivos hasta la convalidación del instrumento.
14 Asistir a las reuniones programadas por quien ejerce la supervisión del

contrato, con el fin de unificar criterios y evaluar las actividades
adelantadas.
15 Acreditar el personal solicitado dentro de los cinco (5) días calendario

siguientes a la suscripción del acta de inicio, asegurando el estricto
cumplimiento de los requisitos establecidos en el anexo técnico numeral
8. Equipo Interdisciplinario Mínimo de Trabajo, adjuntando para tal fin

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las hojas de vida con todos los soportes correspondiente que demuestren
el cumplimiento de los requisitos de formación y experiencia indicando
claramente cuál será el perfil a desarrollar dentro de la ejecución del
contrato.
Nota: El contratista deberá aportar las hojas de vida del equipo mínimo de
trabajo, las cuales deben venir acompañadas de los siguientes
documentos:
• Fotocopia legible del título profesional o del acta de grado. (si aplica)
• Tarjeta Profesional (cuando haya lugar a ello)
• Fotocopia legible del diploma del posgrado realizado o del acta de
grado (si aplica).
• Fotocopia legible del documento de identificación: cédula de
ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte.
• Fotocopia legible de los documentos soporte de experiencia.
La documentación presentada para la acreditación de la experiencia de

los perfiles requeridos deberá permitir en conjunto la verificación de la
siguiente información:
• Dirección y Teléfono de quien expide la certificación.

• Periodo de vinculación (Fecha inicial y Fecha Final expresadas en
día, mes y año).
• Actividades y/o funciones por cada uno de los cargos (s), rol(es) o
perfil(es) desempeñado(s) que acrediten la experiencia requerida en
el perfil.
• Las certificaciones aportadas deben establecer claramente el tiempo
en el cual se realizó la ejecución de las actividades.
• La experiencia acreditada será contabilizada hasta la fecha de
expedición de la certificación, en el caso que ésta sea anterior a la
fecha de terminación de las actividades que se pretenda acreditar.
16 Realizar la entrega de todos los productos o entregables en los tiempos y

condiciones señalados en el anexo técnico conforme al cronograma y plan

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de trabajo aprobado.
OBLIGACIONES GENERALES DE LA SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE

SALUD NORTE E.S.E:
Además de las inherentes al objeto, el CONTRATANTE se compromete en especial

a:
1. Exigir al Contratista la ejecución idónea del objeto del contrato, bajo las condiciones
y características técnicas previstas.
2. Ejercer el control sobre el cumplimiento del objeto del contrato a través del
Supervisor del mismo.
3. Pagar el valor del contrato en la forma pactada.
4. Aprobar la Garantía única que en debida forma constituya el contratista.
5. Exigir la certificación de pago de aportes al sistema general de seguridad social y

aportes parafiscales.
6. Cumplir con las demás señaladas en el artículo 4º de la Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007, Decreto 1082 de 2015, Decretos Reglamentarios y demás normas
concordantes.
7. Aplicar las sanciones y correctivos establecidos en la Ley, el Estudio Previo y el

mismo contrato, en caso de incumplimiento total o parcial por parte del contratista,
adelantando las acciones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones
pecuniarias y de las garantías a que hubiere lugar.
8. Notificar por escrito al garante de los hechos o circunstancias no previsibles que

sobrevengan con posterioridad a la celebración del contrato y que, conforme al criterio
consignado en el inciso 1° del artículo 1058 del Código de Comercio, signifiquen
agravación del riesgo o variación de su identidad local según lo establece el artículo
1060 del Código de Comercio.
OBLIGACIONES ESPECIFÍCAS DE LA SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD

NORTE E.S.E:
1 El contratante deberá entregar la documentación e información que requiera el

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contratista para el desarrollo del contrato de acuerdo al cronograma establecidos y

de común acuerdo por las partes.
3. Verificar que el contratista cumpla con los entregables establecidos en los anexos
técnicos y obligaciones específicas.
4. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades presentadas por el
contratista en el plan de trabajo.
CLÁUSULA SEXTA - IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: El presente contrato está sujeto a la

ejecución presupuestal; los pagos que de conformidad con el presente contrato debe
efectuar la SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E., se
subordinan a las apropiaciones que de los mismos se hagan en el presupuesto de la vigencia
y será cancelado con cargo al certificado de disponibilidad presupuestal No. 60, del 3 de
enero de 2022. RUBRO: GESTIÒN DOCUMENTAL - 4212020200608
CLÁUSULA SÉPTIMA - CONTROL Y SUPERVISIÓN. El control y la supervisión sobre la

ejecución del CONTRATO DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS será ejercido por LA
DIRECTORA ADMINISTRATIVA de la Subred Norte quien tendrá como función verificar el
cumplimiento de las obligaciones del contratista y ejercerá un control integral sobre el
contrato conforme al Manual de Contratación y Manual de Supervisión de la Subred.
CLÁUSULA OCTAVA - GARANTIAS. EL CONTRATISTA: se compromete a constituir ante

una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia la garantía respectiva,
máxime dentro de los Dos (2) días hábiles siguientes a la aprobación del contrato en la
plataforma SECOP II donde se ampare los riesgos correspondientes a:
1. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Equivalente al (20%) del valor del contrato con
una vigencia igual al término de ejecución del contrato y seis (6) meses más.
2. CALIDAD DEL SERVICIO Y PRODUCTOS: Equivalente al (20%) del valor del

contrato con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y doce (12) meses
más, en cumplimiento con lo establecido en el Acuerdo No. 006 del 2015, expedido por el
Archivo General de la Nación.
3. PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E
INDEMNIZACIONES LABORALES: Equivalente al (5%) del valor del contrato con una
vigencia igual al término de ejecución del contrato y tres (3) años más.

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4. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Equivalente al (5%) del valor del

contrato con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses
más.
NOTA:
1 Cuando por circunstancias especiales haya necesidad de modificar las

condiciones solicitadas conforme a la invitación, dichas garantías deberán
modificarse.
2 Las garantías deberán constituirse a favor de la Subred, para la garantía de

responsabilidad civil extracontractual se debe establecer como beneficiario al
contratante y terceros afectados.
3 Si la compañía de seguros establece en las pólizas algún porcentaje como

deducible y lo hace efectivo en caso de siniestro, el mismo será asumido por
el CONTRATISTA.
4 El hecho de la constitución de estos amparos no exonera al CONTRATISTA

de las responsabilidades legales en relación con los riesgos asegurados.
5 El CONTRATISTA deberá mantener vigente las garantías, amparos y

pólizas a que se refiere este numeral y serán de su cargo el pago de todas
las primas y demás erogaciones de constitución, mantenimiento y
restablecimiento inmediato de su monto, cada vez que se disminuya o agote
por razón de las sanciones que se impongan.
CLÁUSULA NOVENA - PENAL PECUNIARIA: En caso de declaratoria de incumplimiento

parcial de las obligaciones contraídas por EL CONTRATISTA, LA SUBRED NORTE E.S.E
exigirá directamente a EL CONTRATISTA, a título de cláusula penal, una suma equivalente
al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, que se imputará como efecto de los
perjuicios que deriven a la administración con su incumplimiento. Este valor se tomará
directamente por la Subred Norte de la suma que le adeuden al contratista o con cargo a las
pólizas y garantías suscritas, a elección de la SUBRED NORTE, sin requerimiento adicional,
sino fuere posible, se cobrará por la jurisdicción coactiva.
PARÁGRAFO: El pago de la cláusula penal pecuniaria, no impedirá hacer la reclamación de

la indemnización de los perjuicios comprobados, por lo tanto, no se excluirán entre sí y no
extinguirá el cumplimiento de la obligación principal.
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CLÁUSULA DÈCIMA - MULTAS: En el evento que el CONTRATISTA incurra en mora o

incumplimiento parcial o total de cualquiera de las obligaciones contraídas en el
CONTRATO, LA SUBRED NORTE E.S.E le impondrá mediante el procedimiento establecido
en el Manual de Contratación Interno, multas sucesivas equivalentes al 1% del valor del
CONTRATO por cada día de atraso en el cumplimiento de las obligaciones pactadas. Las
multas tendrán un tope máximo del quince por ciento (15%) del valor total del CONTRATO.
La imposición de multas se efectuará sin perjuicio del cobro de la cláusula penal pecuniaria
de acuerdo con lo pactado en el presente contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA PIMERA - DOCUMENTOS: Forman parte integral del CONTRATO: 1.

Estudio Previos. 2. Documentos del proceso de selección No. ISI No. 0012 – 2022, llevado a
cabo por EGAT, 3. Los demás documentos que sirvieron de soporte para la suscripción del
presente contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA – PERFECCIONAMIENTO: Para el perfeccionamiento del

presente contrato se requiere de la aprobación electrónica de las partes en la plataforma
SECOP II.
CLAUSULA DÉCIMA TERCERA - EJECUCIÓN: Para la ejecución del presente contrato se

requiere de la suscripción del acta de inicio. En todo caso para su ejecución se requiere de la
aprobaciòn de pólizas en el SECOP II y la expedición del registro presupuestal.
CLAUSULA DÉCIMA CUARTA - CESIÓN DEL CONTRATO: EL CONTRATISTA, no podrá

ceder parcial o totalmente los derechos y obligaciones emanados del presente contrato a
persona natural o jurídica alguna, salvo que exista autorización previa y por escrito de la
Subred Norte E.S.E.
CLÁSULA DÉCIMA QUINTA - SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: A efecto de solucionar

las controversias surgidas entre las partes, se dará tramite inicialmente mediante el arreglo
directo y/o por la utilización de los M.A.S.C (transacción, conciliación y amigable
composición), para lo cual se acudirá a las disposiciones legales que regulan la materia,
previo concepto del comité de conciliación de la SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE
SALUD NORTE E. S. E.

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CLÁUSULA DÈCIMA SEXTA. - INTERPRETACIÓN UNILATERAL, MODIFICACIÓN

UNILATERAL, TERMINACIÓN UNILATERAL Y CADUCIDAD: Se regirán por lo
contemplado en los Artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993.
CLÁUSULA DÈCIMA SÉPTIMA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: EL

CONTRATISTA, afirma bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la firma
del presente contrato, que no se halla incurso en alguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad para contratar contempladas en la Constitución Política de Colombia, Ley 80
de 1993, Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes aplicables.
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA - LIQUIDACIÓN: la liquidación de los contratos se hará de

mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones, invitación a cotizar o
sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal
término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro meses (04) siguientes a la expiración
del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo
que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en
que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le
haga la empresa social del estado, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido,
la empresa social del estado tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los
dos (2) meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la
liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (02) años
siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo
acuerdo o unilateralmente. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la
liquidación por mutuo acuerdo y en aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA – GASTOS: Los gastos que genere la legalización de este
contrato serán por cuenta del CONTRATISTA.
CLÁUSULA VIGÈSIMA - INDEMNIDAD: El CONTRATISTA se obliga para con LA SUBRED

NORTE E.S.E salir al saneamiento directo y responsable por cualquier reclamación judicial
que se puedan derivar de la ejecución del presente contrato de prestación de servicios, por
tanto, la SUBRED NORTE E.S.E queda exonerada de toda responsabilidad judicial o
extrajudicial en la ejecución del presente contrato.
CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA - COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN: El contratista

mediante la suscripción del presente documento, asume los siguientes compromisos:

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1. No ofrecer ni dar sobornos ni dar o entregar cualquier otra forma de halago o dádiva a
ningún funcionario, miembro, trabajador o subcontratista de la Subred Integrada de
Servicios de Salud Norte E.S.E., o cualquier otro funcionario del Estado que tenga o
haya tenido que ver con el proceso de selección y/o contratación y/o ejecución del
mismo.
2. No permitir que nadie en su nombre, bien sea empleado, agente o comisionista

independiente incurra en las conductas indicadas en el numeral anterior.
3. Impartir instrucciones a todos sus empleados, subcontratistas y agentes y a

cualesquiera otros representantes suyos, exigiéndoles en todo momento el cumplimiento
de las Leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen el
presente proceso.
4. No efectuar acuerdos o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como
consecuencia la colusión del proceso o el fraude en su resultado y no realizar conductas
que tengan como efecto la desviación de la adjudicación del contrato.
5. Comprometerse a informar, notificar, denunciar o poner en conocimiento de la Subred

Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., o las autoridades correspondientes
cualquier intento de soborno por parte de empleados, representantes o contratistas de la
Subred Norte.
6. No recibir remuneraciones o prebendas diferentes a los servicios propios que la Subred

Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., le brinde con ocasión a su vinculación
contractual con ella.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA - DOMICILIO: El presente CONTRATO fija que para

todos los efectos legales y extrajudiciales fijan como domicilio la ciudad de Bogotá, y como
dirección de notificación para la SUBRED NORTE E.S.E., la Calle 66 No. 15-41. Para el
contratista la dirección de notificaciones, que se contempla en la cámara de comercio vigente
a la suscripción del presente contrato.

TEL: 4431790
INF: Línea 195

FECHA: 17/06/2020
Nombre Cargo
Elaborado y Proyectado por: Christian Alejandro Torres Contratista

Revisado por: Francisco Moncaleano R. Contratista
Revisado y Aprobado por: Janneth Caicedo Casanova Directora de Contratación
Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y por lo tanto lo
presentamos para la aprobación electrónica a través de la plataforma SECOP II

TEL: 4431790
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MINUTA DE CONTRATO DE BIENES Y CÓDIGO: AP-CT-F-47-04

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 1 DE 21

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE

CONTRATISTA COLVATEL S.A E.S.P.

PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN

QUINIENTOS CINCUENTA Y DOS MILLONES DOSCIENTOS

DIECIOCHO (18) MESES CONTADOS A PARTIR DE LA

El suscrito a saber, FABIO CORTES CRUZ mayor de edad, domiciliado y residente en la

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 2 DE 21

c) Que la SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE, constituye una

d) Que, la ENTIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA – EGAT, es una entidad

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 3 DE 21

f) Que la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E suscribió Contrato

g) Que, en cumplimiento del precitado contrato interadministrativo, EGAT dio origen al

l) Que el 20 de diciembre de 2021, la EGAT publicó las respuestas a las observaciones

m) Que el 22 de diciembre de 2021, cerró el plazo de presentación de ofertas del proceso,

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 4 DE 21

n) Que, el 28 de diciembre de 2021 se publicó a través de la plataforma SECOP II, informe

p) Que, el informe final de verificación arrojo el siguiente consolidado:

COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE

q) Que el 07 de enero de 2022 se publicó en la plataforma de SECOP II, el consolidado de

EVALUACIO N EVALUACIO N EVALUACION EVALUACION

UNIÓN TEMPORAL GESTION

COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 5 DE 21

VALOR TOTAL RECOMENDACIÓN

u) Que, el día 25 de enero de 2022 en virtud de lo desarrollado en el proceso de selección

CLAUSULA PRIMERA – OBJETO: Prestar los servicios integrales de gestión documental

CLÁUSULA SEGUNDA - VALOR: El valor del CONTRATO DE PRESTACIÒN DE

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 6 DE 21

Prestar los servicios integrales de

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 7 DE 21

1. Un documento que contenga la Historia Institucional de acuerdo con el anexo

1. Cuadros de Clasificación Documental por cada periodo identificados en el fondo

2. Fichas de Valoración Documental de acuerdo al anexo técnico

1. Documento de Memoria Descriptiva de acuerdo al anexo técnico

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 8 DE 21

1. Aprobación y convalidación de la Tablas de Valoración Documental por el Consejo

El contratista deberá presentar la factura o cuenta de cobro (o documento equivalente)

PARÁGRAFO PRIMERO. EL CONTRATISTA deberá acreditar el pago de los aportes

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 9 DE 21

se requiere de la aprobaciòn de las pólizas en la plataforma SECOP II y de la expedición del

CLÁUSULA QUINTA - OBLIGACIONES:

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA:

1. Adelantar oportunamente los trámites y cumplir los requisitos para la

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE E.S.E PÁGINA: 10 DE 21

7. Atender las recomendaciones y sugerencias que haga el Supervisor del

Sede Administrativa: calle 66 No. 15-41

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18. Abstenerse de usar el nombre de la Subred sin la previa autorización

1 Elaborar el Plan de trabajo con su cronograma para ejecución del contrato,

2 Dar cumplimiento total a las actividades establecidas en el anexo técnico

2.1 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y SUS ANEXOS:

ENTREGABLES: Tablas de Valoración Documental y sus anexos, por