PROGRAMA “ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO”

Capítulo 5 “Ladrones de Tiempo”

En este capítulo veremos una cuestión de importancia en nuestra

autogestión respecto del tiempo disponible para realizar nuestro trabajo.
A lo largo de nuestro día, aunque nos hayamos organizando y tengamos claro
que es lo que debemos hacer, aparecen muchos elementos que nos hacen difícil
cumplir nuestros planes.
Hemos medido el tiempo que dedicaremos a cada actividad, tarea y luego,
muy frecuentemente aparece algo y desarma nuestra planificación. Se estropea
todo. Estas diversas cosas que nos distraen y nos hacen ser menos eficaces es a
lo que denominamos “Ladrones del Tiempo”.
Los ladrones del tiempo han sido identificados por las ciencias de la
administración como causas fundamentales de la ineficacia personal.
Seguramente todos habremos experimentado alguno de estos “ladrones de
tiempo” en nuestro trabajo. Seguramente habremos pensado en alguna ocasión “No
soy dueño de mi tiempo”. Y esto es porque combatir y atajar a los ladrones del
tiempo es algo realmente complicado, pero lo bueno es que se aprende.
Comencemos por reconocer que hay diferentes factores que facilitan su
aparición, los que pueden ser externos a nosotros e incluso ser generados por
nosotros mismos. Hay ladrones del tiempo autogenerados y otros que provienen de
forma externa.
Veamos a continuación cada uno de estos 2 grupos.
A.- Ladrones del tiempo “Autogenerados”.
A.1.- Nuestro Estilo de Trabajo
Se relaciona con nuestra forma de entender el trabajo, nuestros hábitos
diarios, nuestros valores, nuestro individualismo y/o nuestra necesidad constante
de relación, entre otros aspectos que conforman nuestros comportamientos.
No se trata de cambiar todo nuestro comportamiento, sino de ampliar
nuestra visión sobre aquellos que podemos mejorar y para esto sugerimos
convertirnos en observadores de nosotros mismo, ya que nuestra forma de
trabajar influye en nuestra eficiencia y eficacia personal.
Algunos comportamientos nos ayudan en el logro de nuestros objetivos.
Asimismo otros comportamientos nos roban tiempo y afectan al desempeño. De
estos se trata este capítulo.
Todos estos ejemplos del presente capítulo pretenden mostrarnos acerca
de nuestro estilo y consecuentemente aquello que debiéramos cambiar para
mejorar nuestra calidad de vida.
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A.2.- Nuestro Desorden

Nuestro “Orden” depende de nosotros mismos. Somos dueños de nuestros
recursos y soberanos para tomar decisiones. Si no organizamos nuestras tareas en
orden, no lo haremos en forma eficaz y difícilmente obtendremos los mejores
resultados de nosotros mismos.
Muchas veces “perdemos tiempo valioso” en encontrar documentos y/o cosas
que requerimos y tal vez con urgencia, revisando carpetas, cajones archivadores,
por una falta de orden adecuado.
La organización personal ayuda a desarrollar un mayor número de
actividades y es una pieza fundamental para conseguir nuestros objetivos.
A.3.- Nuestra Improvisación
Planificar supone conocer, prepararse, avanzar, anticipar y flexibilizar
nuestro día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa,
identifica mejor la importancia versus la no urgencia de las tareas y está más
preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y encargos de última
hora.
Por el contrario, la improvisación o la falta de planificación a la hora de hacer
las tareas es un importante ladrón que nos impide avanzar más y mejor.
Hay un abismo entre ser un improvisador nato que hace las tareas según
vienen, al estilo bomberil, es decir, “según sean los llamados de comandancia”, y un
obseso de la planificación, que pretende ilusoriamente que cada tarea esté
perfectamente programada y proyectada.
El primero vivirá en un constante estado de estrés y el segundo estará
instalado en la insatisfacción permanente porque los imprevistos nunca le dejarán
cumplir su plan.
Para empezar a tomar el control de las tareas diarias es totalmente
imprescindible empezar a relacionarnos de otro modo con ellas. No basta con
anotar las tareas en una lista e ir tachándolas como si fuera la lista de la compra
y nosotros estuviéramos en un supermercado. En la práctica es mucho más
complejo.
Las tareas son piezas de un puzle, y si no las comprendemos y aprendemos a
ponerlas bien sobre el tablero, tendremos la sensación de vivir con la lengua afuera,
totalmente a merced de nuestra lista de cosas pendientes.
Cuando una persona aplica la ilusión en la naturaleza de sus tareas, tiende a
creer que tiene que hacerlas todas, y que todas deben hacerse del mismo modo y
con el mismo grado de compromiso y entrega. Este error provoca, ineficacia
absoluta y un estrés de proporciones.
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Para facilitar una buena planificación y no caer en la improvisación hay que

empezar a actuar teniendo en cuenta que “Todas” las tareas son distintas.
Por ello resulta fundamental identificarlas, interpretarlas, analizarlas y
hasta fotografiarlas momentos antes de hacerlas o bien cuando nos las encargan.
Para identificarlas proponemos hacernos las siguientes preguntas:
¿Qué es realmente lo que tengo que hacer?,
¿Qué hay detrás de esa tarea que estoy a punto de iniciar?,
Además de hacerla... ¿qué voy a conseguir completándola?,
¿Qué pide de mí esta tarea que estoy a punto de hacer?
A.4.- Nuestra “Falta de Asertividad”.
La falta de asertividad es una incapacidad que se traduce en un ladrón de
nuestro tiempo y generador de un gran estrés. ¿Qué hacemos cuando viene un
compañero o colega de trabajo y nos pide ayuda?, ¿Y cuándo viene el siguiente?,
¿Y el siguiente?, ¿Qué hacemos cuando aparece un proveedor al que no
esperábamos y que rompe nuestro ritmo de trabajo? O cuando alguien nos impone
una condición inaceptable.
El miedo al conflicto, el miedo a transmitir una mala opinión, en definitiva,
el miedo al rechazo que muchas personas han aprendido, hace que sean incapaces
de decir que “No” ante las interrupciones, o cambios sin sentido, u otras
situaciones similares.
No trata de decir la palabra “No”, ya que todos podemos pronunciarla, sino
se trata de que “no soportamos la emoción negativa”, que nos invade cuando
decimos que “No”. Sencillamente no nos gusta la ingrata sensación que se genera
en nosotros cuando decimos “No”, o su equivalente, “Basta”.
Esta es la falta de asertividad o incapacidad de decir “No”. En general hemos
aprendido a decir que “no”, solo cuando estamos con rabia, enojados. Una derivada
de esta mala práctica es que inventamos excusas o las llamadas “chivas” y que de
paso no convencen a nadie.
En nuestra “cultura chilensis”, está mal visto decir que “No” a secas. Nos lo
han enseñado por generaciones. Por eso cuando decimos “No”, sentimos de
inmediato que debemos dar explicaciones.
Y cuando esto pasa, se agrava la situación, porque cuando inventamos
excusas, convertimos nuestra acción en cinismo, es decir, no decir lo que sentimos
y/o pensamos. ¿No les parece que es un tema ya tratado recientemente por un
conocido humorista?
Es común que nos demos cuenta que nos hemos equivocado, o que las
condiciones han cambiado, luego que hemos declarado un “Si” o su equivalente
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“Acepto”. ¿Qué hacemos en esa situación? Muchas veces seguimos adelante, pero
quejándonos de nuestra mala suerte o pateando las piedras, etc.
La situación es esta. Nadie nos ha enseñado que tanto un “Si” o “Acepto”, así
como un “No” o un “Basta”, son declaraciones básicas que podemos utilizar, solo con
nuestra voluntad.
Destacamos que no necesitamos de nada más, para ejercer nuestra libertad
como personas. Cuando decimos “Si” o “No” debemos aceptar tanto las
consecuencias positivas como las consecuencias negativas de nuestras decisiones.
Esto nos hacer ser personas autónomas, maduras y mejor aún estamos
cuidando de nuestra dignidad como personas, eliminando de paso cualquier inicio
de resentimiento.
Afirmamos que es un derecho decir “No” o “Basta”, expresando libremente
“No quiero seguir con esto que me pasa”. No sabemos usar estas declaraciones
como un derecho irrenunciable.
No se trata de pelear con los demás, sino de hacerles entender que deben
respetar nuestros valores, nuestros estándares, nuestros tiempos y que siempre
podremos acordar nuevas condiciones beneficiosas para ambas partes.
Caso especial son los casos que enfrentamos en la vida, cuya característica
común son las “Urgencias”. En estos casos o situaciones es del todo impostergable
que colaboremos aun cuando corramos algunos riesgos. Pero no siempre ocurren
todos los días.
Definitivamente debemos revisar nuestra habilidad para expresarnos
asertivamente y así optimizar nuestros tiempos y consecuentemente nuestros
resultados.
5.- Nuestra falta de Interés en lo que hacemos
La motivación y el entusiasmo son fundamentales para lograr nuestros
resultados. Si las actividades que realizamos por alguna razón ya no nos interesan
o nos aburren, sepamos que despiertan todos nuestros mecanismos de defensa.
Rápidamente tendemos a postergar y a cambiar de tarea. Recordemos que
si antes estuvimos motivados, apoyémonos en nuestros objetivos, en lo que
hacemos para aprovechar nuestro tiempo. Tengamos en cuenta que lo que hemos
decidido fundadamente hacer, nos ayudará a conseguir nuestros objetivos.
6.- Falta de Puntualidad
La falta de puntualidad resta eficacia a nuestro trabajo. Si hemos
priorizado las actuaciones que tenemos que hacer y hemos definido el tiempo que
asignaremos a cada una de ellas, cualquier cambio o retraso en éstas, afectará
negativamente a nuestro desempeño.
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Iniciar nuestro trabajo en horario así como terminarlo es clave para evitar
este “mal nacional”, dado que nos afecta de manera muy importante, provocándonos
muchos problemas.
En las organizaciones anglosajonas, esto no ocurre, porque reconocen que
aceptan tanto para sí como para los demás un valor humano de “El Respeto”, tanto
respecto de nuestro tiempo como el propio, y definitivamente ellos entienden que
“nadie” tiene la potestad ni el derecho de decidir por los demás. Este punto lo
trataremos de forma especial en el capítulo 7.

B.- Ladrones del tiempo “Externos”

B.1.- Visitas Inesperadas
En el ámbito profesional resulta muy habitual la aparición de una visita no
planificada. Lógicamente, esto supone un elemento clave a gestionar, para no
perder eficacia. Siempre tenemos el recurso de delegar o cambiar la hora de
atención a esa visita inesperada.
Lo importante es que evaluemos las consecuencias, sobre todo si decidimos
atenderla.
B.2.- Interrupciones
Las interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más
feroces de la productividad y tienen un impacto colosal en nuestro rendimiento
diario. El problema se agrava todavía más cuando caemos en la indolencia, tiramos
la toalla y ya no hacemos nada por evitarlas o combatirlas.
Aceptamos sumisamente que van a llegar y nos dejamos llevar. Cada vez que
se produce una interrupción podemos tardar hasta 10 minutos en recobrar
completamente nuestra concentración, en el trabajo interrumpido.
Una mínima interrupción, el ding de un SMS que llega a nuestro celular, un
inocente comentario de un compañero o un aviso en pantalla de un nuevo E-Mail y
nuestra productividad lo paga muy caro.
Las interrupciones nos impiden trabajar de forma continuada, obligándonos
a parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar. En lugar de tener “días de trabajo”
sólo logramos tener “momentos de trabajo”. Ratos puntuales de cinco, diez o quince
minutos hasta que llega la próxima interrupción.
Pero todavía hay más:
• Las interrupciones rompen nuestro ritmo de trabajo, intensidad y
concentración. Constantemente nos obligan mentalmente a recalibrarnos y
esforzarnos para volver a la tarea en la que estábamos.
• Las interrupciones nos hacen más lentos. Nos retrasan. Nos hacen más torpes
y nos hacen despilfarrar minutos.
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• Las interrupciones son fuente de estrés y ansiedad, ya que permanentemente

nos separan de nuestros objetivos y tareas diarias. Lo grave es que nosotros
mismos nos damos cuenta de ello, pero no hacemos mucho para resolverlo.
• Las interrupciones desgastan nuestra motivación, creatividad y energía.
Destrozan todo lo bueno que tenemos y somos cada día.
• Las interrupciones corroen nuestro ánimo, optimismo y buen humor. Nos vuelven
irascible, pesimista, negativo e injustificadamente desconfiado.
• Las interrupciones producen en general insatisfacción y debilitan nuestra
autoestima porque nos impiden completar las tareas y sentirnos bien.
En conjunto las interrupciones nos afectan negativamente, reducen nuestras
habilidades, en lo profesional y personal. No importa lo bueno o buena que seamos.
No importa la preparación, motivación, planificación, objetivos, energía o capacidad
que tengamos. Si no conseguimos verdaderas horas y días de trabajo, en lugar de
momentos puntuales de trabajo, obtendremos una cansancio abrumador,
dificultando que lograremos nuestros objetivos.
Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por
completo las interrupciones. Jamás. Salvo que nos retiremos a una montaña
seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el celular o algún
compañero se acercará a nuestra mesa para charlar o pedir algo.
Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es
absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el
problema. ¿Entonces cómo hacerlo? El único modo es tener un plan para las
interrupciones. Van a llegar, seguro.
Por esto, no tener un plan para combatirlas es como salir a comprar sin
zapatos. Lo hacemos más difícil de lo que realmente es.
Recuerde: Tenga siempre un plan contra las interrupciones, redúzcalas al máximo
y notará una gran diferencia en su rendimiento diario.
3.- Los jefes insensibles
No es nuestro propósito ofender ni desprestigiar al nivel de directivos de
las distintas organizaciones, cuando hablamos de “jefes insensibles”. Queremos
llamar su atención. Queremos destacar que no se dan cuenta que, con su estilo de
trabajo, son ellos los generadores de pérdidas de tiempo en sus colaboradores.
Las ciencias que estudian la gestión y el comportamiento humano, nos lo han
destacado hace ya algún tiempo.
Es muy común observar en algunos de ellos, que tienen la mala práctica de
“la impuntualidad”, que es un antivalor que resta eficacia a nuestro trabajo. Es tal
vez un tema de máxima importancia hacer ver esta deficiencia.
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Esto se logra con aplicar la definición del valor humano ya indicado en el

punto 6 (Falta de Puntualidad) en que nos referimos a “El Respeto”, tema que
profundizaremos en el capítulo 6.
Cabe destacar que en muchas organizaciones, existen “jefes”, quienes son
los primeros que se autorizan a sí mismos, en base a su jerarquía organizacional,
es decir, solo porque son jefes, a mal utilizar los tiempos de sus subordinados. Esto
es todo un tema, incluso generacional.
Nuestra mirada crítica sobre este punto, es que tales jefes, no visualizan
que ellos con sus competencias y nivel decisional están para ayudar a su equipo de
trabajo, para facilitarles el logro de sus objetivos, que en definitiva son los
resultados de la organización. Creen que sus colaboradores trabajan para él.
Una contradicción que solemos observar en la organizaciones, es que no
consideran que si se ha invertido bastante tiempo en hacer planificaciones de
objetivos y sus respectivas actividades, que además se han priorizado y asignado
un determinado tiempo disponible a cada una de aquellas actividades, cualquier
cambio o retraso en éstas, afectará negativamente el desempeño de cada uno y
del grupo de trabajo. Todavía este mal nacional nos afecta de manera muy
importante.

B.4.- Reuniones Improductivas

Una organización exitosa, mide y cuida con mucha prolijidad los tiempos
utilizados en el logro de sus objetivos, situación que hace la gran diferencia entre
organizaciones similares o de un mismo sector.
Las reuniones son otro de los recursos del éxito laboral. Son muchos los
cursos y seminarios que se convocan sobre este tema porque, por regla general, el
nivel de aprovechamiento de las reuniones es lamentablemente escaso.
Una reunión bien gestionada brinda muchos beneficios. Por el contrario, una
reunión mal gestionada provoca serios problemas, como por ejemplo, que no se
inician a tiempo (impuntualidad), que no utilizan un acta de citación con los temas
a tratar, nulo seguimiento de acuerdos, carencias en el manejo de las
comunicaciones, y un largo etcétera, son algunos de los factores que definen la
dinámica de muchas reuniones mal gestionadas.
Si alguien nos pidiera que definiéramos las reuniones en unas pocas palabras,
la gran mayoría de nosotros diríamos: “una pérdida de tiempo”. En general, y en
términos de Productividad, las reuniones están mal vistas y todo el mundo intenta
evitarlas a toda costa.
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En muchas organizaciones hay personas que sufren "reunionitis". Cualquier

motivo o excusa les vale para convocar una reunión. Su instintiva reacción ante
cualquier conflicto o situación es “¿Por qué no nos reunimos y lo hablamos?”
Ahora, ¿Por qué fallan la mayoría de las reuniones? Nosotros creemos que
es además por alguna o varias de las siguientes causas:
a) Material y contenidos no preparados.
b) Objetivos no definidos o mal definidos.
c) Roles de los asistentes no definidos o mal definidos.
d) Duración excesiva e impuntualidad.
e) No se traducen en “Acciones”.
¿De verdad hay que asistir? Naturalmente no se trata de decir “no” a todas
las reuniones, entre otras cosas porque muchas veces no está en nuestras manos
el negarnos.
Pero en otras ocasiones sí podemos hacerlo. De tal modo que podemos atajar
cualquier intento de reunión sin sentido que podría evitarse con una llamada de
teléfono, un E-Mail o una reunión más directa e informal, por ejemplo de pie. En
esos casos nuestra principal aliada siempre es la pro-actividad.
En la medida de lo posible debemos evitar las reuniones que llevan el sello
de "urgente". En muchas ocasiones esa ficticia urgencia tiende a confundirse con
la importancia. Es esencial ser capaces de analizar qué es lo que tenemos frente a
nosotros, ¿realmente es urgente o importante?
Si analizamos la reunión y realmente no tenemos que asistir a ella, debemos
comunicárselo a quien la convocó, al responsable o a nuestro jefe. Un “no” tiene
consecuencias. Debemos exponer con argumentos convincentes que el tema a
tratar no va con nosotros o nuestro puesto, que no vamos a poder aportar algo
sustancial y lo que es más importante, que vamos a perjudicar nuestro propio flujo
de trabajo ya comprometido con otras tareas.
Y si de verdad hay que asistir, si finalmente hemos de asistir a la reunión es
importante que ya antes de acudir a ella le demos un sentido real. No debemos
entrar “porque sí”, porque toca o porque nos lo han mandado. Esa lectura simplona
la puede hacer cualquiera y generalmente conduce al desinterés y la indiferencia.
Por ejemplo, si la reunión es con nuestro equipo o nuestro departamento
debemos pensar honestamente que se trata de una oportunidad real para mejorar,
de mejorar una actividad, tarea o un servicio, incluso de aprender de nuestros
compañeros y de mejorar nosotros mismos
Y si la reunión es con un proveedor, compañeros, colegas, etc., debemos
interpretarla como una instancia real para hacer crecer o fortalecer a nuestra
organización.
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Existen diversas técnicas que son muy efectivas al momento de utilizar la

reunión como una gran herramienta de gestión, guiando a directivos y/o
responsables de organizar reuniones productivas.
Recuerde: Las reuniones no son ni productivas ni improductivas. Somos nosotros
los que las hacemos así. En nuestras manos está el que sea útil y eficaz una reunión.

B.5.- Tecnología disponibles

En este punto, queremos revisar varios aspectos de la tecnología que nos
han ido generando nuevas prácticas, unas para facilitarnos nuestra vida personal,
laboral y otras no tanto. Al respecto nuestro propósito específico es focalizar
nuestro análisis en aquellas fuentes tecnológicas que para hacer uso de ellas,
hemos generado malas prácticas y que sus consecuencias han resultado ser muy
nocivas y negativas.
Todos utilizamos varias de estas herramientas como la televisión, internet
y redes sociales, el correo electrónico, el teléfono móvil, etc.
Aquí encontramos varias cuestiones que nos amenazan a diario con consumir
nuestro tiempo disponible. La tecnología y los nuevos medios de comunicación son
herramientas muy interesantes e importantes en el mundo actual de las
comunicaciones digitales, pero nuestra capacidad para gestionarlos
adecuadamente, resulta ser la clave para nuestros resultados.
Veamos algunas:
B.5.1.- La Televisión
Cuando en cualquier conversación informal preguntamos a alguien si
diariamente ve muchas horas de televisión, su respuesta generalmente será del
tipo, “yo no veo mucho televisión” o alguna respuesta parecida.
Pero lo cierto es que las encuestas arrojan unos datos demoledores con
cifras sorprendentes a lo largo y ancho de nuestro planeta. Veamos algunas:
• La media mundial se sitúa en 188 minutos al día de televisión. Son 3 horas diarias.
• América del Norte (Estados Unidos y Canadá): 272 minutos. Son 4,5 horas
diarias.
• Latinoamérica: 182 minutos. Son 3 horas diarias.
• En España la cifra asciende a 227 minutos. Son 3,7 horas diarias.
Como en estas estadísticas no aparece Chile, podemos utilizar el promedio
mundial indicado en el primer punto, es decir, 188 minutos equivalentes a 3 horas
diarias.
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Volvamos sobre estas cifras. Los números hablan por sí solos y muestran
nítidamente la desoladora realidad en la que vivimos. Estamos hablando de horas y
horas despilfarradas, todos los días del año de todos los años de nuestra vida.
¿Esta es la vida que queremos llevar? ¿Por qué nos quejamos si somos
nosotros los que decidimos hacerlo así?
Hemos considerado a la televisión como base del descanso, Para miles y miles
de personas el descanso es sinónimo de sofá y televisión. Si bien es una actividad
que descansa nuestro cuerpo, estamos sentados o tumbados, es algo que nos
desgasta mentalmente más de lo que creemos.
Lejos de aportar y enriquecer, resta. Monopolizar todo nuestro descanso
únicamente haciendo eso ni es sano, ni enriquecedor y menos razonable. Entonces,
¿Por qué lo hacemos si casi todos reconocemos que no es bueno?
Veamos algunas razones:
• Es un mal hábito que la mayoría adquirimos en nuestra niñez. El final del día
para casi todos nosotros siempre ha sido “Comer con un poco de tele y a la
cama”.
• Es muy fácil disfrutar de él. Basta con apretar un botón en el mando a distancia.
• Nos convencemos de que realmente estamos descansando, aunque el programa
que estemos viendo sea deplorable y pasemos la mitad del tiempo haciendo
zapping.
• Nadie nos ha enseñado a descansar de otro modo ni nos hemos molestado en
buscar alternativas más saludables para nuestro físico y psiquis.
• Es una actividad en la que nos lo dan todo hecho. No requiere esfuerzo físico y
eso nos encanta.
• Pensamos equivocadamente que estamos “tan cansados” que no podemos hacer
otra cosa.
Algo que tenemos que cambiar, dejando a un lado la mediocre y a veces
bochornosa calidad de los contenidos televisivos que consumimos a diario, lo que
sin duda sería digno de otro informe, la televisión es un auténtico ladrón de nuestro
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tiempo, de nuestra energía, de nuestra atención, de nuestras ideas y hasta de

nuestra estima personal.
Es, ciertamente, adictiva, ya que por lo general tendemos a consumir más en
lugar de reducir. Nos hace sentir mal con nosotros mismos por no hacer cosas más
útiles. Tal vez hemos hecho o dicho algo parecido a “he estado tirado delante de
la TV toda la tarde y al final no he hecho nada”.
Ya nos referimos a la Procrastinación en Capítulo 3. Definitivamente la TV
facilita nuestra tendencia a postergar tareas y por si fuera poco llenamos nuestros
pensamientos de ruidos e ideas vacías y a veces vergonzosas.
También lo revisamos en el Capítulo 2. Si el total del tiempo disponible es de
unas 61,5 horas semanales para usarlo en nuestro tiempo, para nuestra vida
familiar, proyectos personales, actividades sociales, ocio y tiempo libre, etc., tales
maravillosas y privilegiadas horas, en nuestro país en promedio “invertimos” un 35%
en estar frente al televisor. El cálculo no puede ser más simple y claro.
En términos de robo de nuestro tiempo, la TV es sin duda un enemigo
descomunal. Y si verdaderamente queremos vivir plenamente, utilizar mejor el día
para cosas que realmente nos importan, y disfrutar de un descanso rico y
entretenido, es algo que tenemos que empezar a corregir cuanto antes.
La buena noticia es que, a diferencia de otros malos hábitos, el de
contemplar indiscriminadamente TV, se puede corregir fácilmente, si es que
honestamente lo queremos así. Es algo que podemos cambiar hoy mismo, esta
noche. La mejora es inmediata y disfrutará de los beneficios de inmediato.
¿Es que hay que dejar de ver la televisión? La respuesta es no. No se trata
de eliminar sino de “Reducir”. No hay por qué dejar de disfrutar de una buena
película, un documental o una serie de ficción que de verdad nos entretienen o nos
informan. Se trata de “poner a dieta” las horas de televisión para así poder hacer
otras cosas verdaderamente importantes para nosotros o para los demás.
Recuerde: La próxima vez que se vea a si mismo diciendo que no tiene tiempo para
hacer cualquier cosa, pregúntese cuántas horas de televisión ve al día.

B.5.2.- Internet
Todos los malos hábitos relacionados con Internet son de los más difíciles
de quitar o cambiar. Resulta muy curioso. Porque de los malos hábitos que hemos
adquirido, son los últimos que han llegado y sin embargo son de los más arraigados
y complicados de eliminar. Porque la inmensa mayoría de nosotros pasamos muchas
horas frente al teclado y además nos gusta.
Para empezar a utilizar Internet de manera inteligente y provechosa, es
necesario reformular cómo nos relacionamos con la Red Internacional de Trabajo.
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Sugerimos revisar nuestras actuales reglas para implementar nuevas reglas

personales para utilizar todo aquello que nos ofrece siempre en nuestro beneficio.
La mayoría de estos gestos improductivos los hacemos instintivamente, sin
pensarlo. Hemos desarrollado tal integración con el E-Mail, las redes sociales, los
blogs, nuestras aplicaciones, que son como parte de nosotros. Las abrimos y las
utilizamos sin pensarlo, de forma automática. Es tan fácil hacerlo, que simplemente
lo hacemos. Pero cada gesto, cada golpe de clic o de tecleo que hagamos en nuestro
mundo digital tiene una consecuencia. Una consecuencia para nosotros.
Hay tanta información que asimilar, tantas redes sociales en las que
participar, tantas webs que visitar, tantos videos que ver, tantas imágenes que
contemplar, tantas herramientas y aplicaciones vistosas para instalar, que vamos
usando nuestro tiempo sin parar, sin control, sumando “horas digitales” que en
muchos de los casos no nos aportan mucho. Una gran parte de lo que vemos,
utilizamos o donde entramos, no vale de mucho.
Del mismo modo que caer en estas distracciones, en estos malos hábitos,
está a sólo un clic de distancia también el reducirlos y/o eliminarlos. Sí, también
está a la misma distancia, cambiar las cosas y utilizar nuestro entorno digital en
nuestro favor. No es tan difícil como parece y sólo estamos a un clic de conseguirlo.
Y ahora, para concretar más estas ideas, proponemos tres preguntas que
debemos hacernos si queremos saber si verdaderamente estamos utilizando bien
Internet:
1. ¿Utilizo aplicaciones, entro en redes sociales o me pongo a ver blogs de
manera automática y sin pensarlo?.
2.- Esto que estoy utilizando, leyendo o entrando a diario o incluso en varios
momentos del día, ¿de verdad me sirve para algo?
3.- ¿Qué herramientas, servicios, aplicaciones, blogs o sitios web puedo
eliminar o dejar de visitar para hacerlo todo más simple?
Responda estas preguntas de forma honesta, pausada, directa y usted verá
si necesita cambiar el estado de las cosas o no.
Recuerde: Internet está ahí para facilitarle las cosas, para ayudarle a hacer sus
tareas, para simplificar sus obligaciones y aligerar su vida. Son herramientas que
siempre deben estar a su servicio.

B.5.3.- E-Mail o Correo Electrónico

El E-Mail es uno de los protagonistas de nuestras vidas. Da igual la ocupación
o actividad que desarrollemos. Da igual si utiliza el E-Mail para ganarse la vida o
únicamente como forma de comunicación entre sus amigos. Seguro que es algo que
abre y utiliza todos los días. Y eso ya es motivo suficiente para prestarle atención.
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Nos ayuda de mucho, pero también nos genera problemas.

Trabajar con el E-Mail es algo que nadie nos ha enseñado. Un día, a usted, a
nosotros nos pusieron delante de un computador y de una aplicación de E-Mail y
nos dijeron: “Ahí lo tiene, ésta es su propia oficina de correos para comunicarse
con todo el mundo. Arrégleselas como pueda”.
La consecuencia de eso es que tuvimos que aprender por nuestra cuenta o
por lo que nos sugerían otros y naturalmente corrimos el riesgo de aprender mal.
En todos estos años hemos desarrollado una serie de malos hábitos que han
convertido el E-Mail en un problema, en lugar de ser parte de la solución, en lugar
de ser una herramienta eficaz para trabajar y vivir mejor.
¿Por qué el E-Mail nos quita tanto tiempo? Por alguno o varios de estos tres
motivos:
a) Porque no sabemos utilizarlo bien (nadie nos ha enseñado).
b) Porque le damos demasiada importancia (está sobrevalorado).
c) Porque no nos damos cuenta que es una mera herramienta (que está a su
servicio y no al revés).
Los malos hábitos que hemos desarrollado o que nos han inducido otros han
provocado que a muchos de nosotros nos roben nuestro tiempo en lugar de
beneficiarnos de él. El caso es que “padecemos” el E-Mail. En la práctica se ha
convertido en una fuente constante de interrupciones y de distracciones, pero
también de estrés y ansiedad por gestionarlo o vaciar la bandeja de entrada o el
“Inbox”.
El E-Mail es algo que día a día crece, crece y nos roba tiempo, energía,
concentración y motivación.
Recuerde: El E-Mail es una herramienta que debe ayudarle en su trabajo diario.
Es un facilitador de acciones que debe permitirle conseguir resultados. Debe
conocerlo y dominarlo a él. Nunca, jamás, al revés.

B.5.4.- El Teléfono
“Es que yo necesito el teléfono para trabajar”, es una frase que todos hemos
escuchado más de una vez y que tal vez hemos pronunciado. Sin llegar a poner en
duda hasta qué punto realmente se necesita el teléfono, es fundamental saber
utilizarlo. Da igual si al día hace diez llamadas o treinta. Si es una herramienta que
utilizamos con relativa frecuencia es esencial utilizarlo siempre en nuestro
provecho.
Internet, el E-Mail, el computador, etc., son algunas de las herramientas de
muchas más que utilizamos a diario y que sólo deben estar ahí para ayudarnos. De
tal modo que debe aportar, contribuir, aliviar, complementar y permitir. Están ahí
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para que usted pueda hacer su trabajo. El teléfono está ahí para ayudarnos a
conseguir “Resultados”.
Sin embargo, el mal uso que muchos hacemos del teléfono, víctimas de malos
hábitos y gestos improductivos, hace que sea otro de los agujeros negros para la
productividad.
¿Cómo afecta el teléfono a nuestro rendimiento diario? ¿Cuáles son esos
malos hábitos que convierten al teléfono en un distorsionador de nuestra
productividad?
Algunas respuestas:
a) Conversaciones largas, tal vez intrascendentes, vagas y sin un propósito
definido.
b) Contestamos instintivamente a cualquier llamada. Incluso en plena conversación
con otra persona.
c) No sabemos ignorar y apagar el teléfono móvil cuando realmente es necesario.
¿Nos vemos reflejados en alguno de estos malos hábitos? ¿En varios a la
vez? Ya de por sí cualquiera de estos tres síntomas resulta muy perjudicial pero lo
cierto es que los tres suelen ir de la mano. Juntos. Y si detecta uno de ellos en
alguna persona, entonces poco después encontrará los otros dos detrás.
El teléfono (fijo o móvil) y el E-Mail suelen compartir muchos males
improductivos. Pero en general ambos están sobrevalorados y quien los utiliza mal
siempre asegurará, con toda la rotundidad y seguridad posible, que sin ellos “no
podría vivir”.
Estas personas están al servicio de la herramienta cuando debería ser al
revés. En general las personas debemos tener claro que el resultado proviene de
un buen uso de cada herramienta y que ésta, si no la dominamos, nos limita mucho
y en un extremo, nos convierte en esclavos del desconocimiento.
El mal uso del teléfono sería anecdótico si no fuera porque desencadena una
serie de impactos negativos en nuestro trabajo y en nuestras vidas.
Son muchos, sin duda, pero veamos estos tres:
(1) Rompe la concentración, desvía la atención y hace perder intensidad. Cada vez
que atendemos una llamada rompemos el ritmo de trabajo y tras los minutos de
conversación cuesta recobrar la concentración. En ciertas personas esto un
problema gravísimo.
(2) Transmite una falsa sensación de actividad, de estar haciendo mucho. Ocurre
lo mismo que las reuniones, mientras hablas, no haces.
(3) Destruye el descanso. Un momento sagrado e imperturbable que continuamente
está siendo bombardeado con llamadas de todo tipo y que rara vez son importantes.
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Recuerde: Para que el teléfono no sea nunca un ladrón de su productividad debe

utilizarlo siempre en todo momento a su favor. Sólo está ahí para producir
resultados. Nada más.

B.5.5.- El Computador Personal (PC) - Tableta (Tablet).

No hemos querido olvidar a estas dos herramientas de trabajo. Partimos de
la base que dado el avance de esta tecnología, dudamos mucho que haya un alumno
de este curso, que no posea los conocimientos necesarios para utilizar estas
tecnologías y sus respectivas aplicaciones.
Afirmamos que el manejo de estas opciones resulta tan básico como saber
leer y escribir. Tal como lo afirmamos en el punto anterior, “si no las dominamos,
nos limitan mucho y en un extremo, nos convierte en esclavos del desconocimiento.
No ahondaremos más este punto, salvo recordar la absoluta necesidad de
conocer bien las distintas aplicaciones en un nivel avanzado.