Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
PLAN GENERAL DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS CENTRALES DE FACULTADES INDICADORES PARA LA ELABORACIN DE LOS PROYECTOS DE ARCHIVOS JAVERIANOS
El establecimiento de los cronogramas y sus fechas se har de manera concertada con la Facultad respectiva.
METODOLOGA PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL PLAN ARCHIVSTICO DEL PROYECTO ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE LA FACULTAD PRIMERA ETAPA FASES ACTIVIDADES 1. Nombrar el director o responsable del proyecto de organizacin del archivo de la Facultad. 2. Visitar el Archivo Histrico Javeriano para conocer paso a paso los procesos. PRIMERA FASE SENSIBILIZACIN 4. Curso- Taller con las secretarias de la Facultad y el personal administrativo quienes producen y manejan los documentos. 5. Inventario de los documentos Oficina por Oficina y del Archivo Central de la Facultad, en su estado natural. SEGUNDA FASE ESTUDIO DOCUMENTAL, CLASIFICACIN, VALORACIN 1. Estudio documental con los jefes de Oficina. 2. Levantamiento de datos, anlisis y evaluacin. 3. Clasificacin y elaboracin de TV/TRD. Facultad/AUJ 3. Reunin con los directivos de la Facultad (Puede ser con el Consejo de Facultad) para informar sobre el proyecto y el apoyo del Archivo. RESPONSABLE Facultad
Facultad
Facultad/AUJ
Facultad
SEGUNDA ETAPA FASES ACTIVIDADES 1. Recepcin y correo. 2. Registro. 3. Produccin. TERCERA FASE PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 4. Distribucin. 5. Trmites y flujos. 6. Organizacin . 7. Consulta. 8. Conservacin temporal. 9. Disposicin final: Transferencias a los archivos del Sistema o eliminacin. RESPONSABLE TODA LA FASE Facultad/AUJ
ACTIVIDADES
2. Clasificacin: Fondos, Secciones, Series, Unidades documentales, Piezas, Colecciones. 3. Ordenacin y codificacin. 4. Almacenamiento fsico y electrnico. 5. Descripcin: Inventarios (Transferencias), ndices, RI 6. Servicios. TERCERA ETAPA
FASE
2. Bases de datos ISAD-G. 3. Procesos digitales o en otros soportes. 4. Bases de datos, ambiente Web, cumplimiento de las normas internacionales ISO 15482 (1-2). CUARTA ETAPA
FASE
2. Manual de funciones y procedimientos. 3. Comunicacin a toda la Facultad. 4. Actualizacin. 5. Evaluacin, seguimiento y control. 6. Indicadores de medicin o de logros.
El Archivo complementa toda esta informacin con la capacitacin, asesora, invitacin a conocer los procesos del Archivo Histrico Javeriano, reuniones, e informacin en su pgina www.javeriana.edu.co/archivo.