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Acerca del manual Vtiger CRM

MAGNAFOR QUALITAS, SL B36565679 R.M. de Pontevedra, H.PO-44477, Tomo 3395, Folio 20 - Rosala de Castro, n 29, C.P. 36001, Pontevedra - www.magnafor.es - pancho@magnafor.es - Tel. 886212131

Con la ayuda de este manual, te familiarizars rpidamente con el sistema de nuestro CRM. El objetivo de este manual es reunir el conocimiento necesario sobre las funciones y caractersticas de Vtiger CRM.

Primeros pasos
Antes de que puedas empezar a trabajar debers identificarte en Vtiger CRM como un usuario autorizado. Esto se hace mediante un procedimiento de inicio de sesin que requiere un nombre de usuario y una contrasea.

Configuracin de PC y otros requisitos


Para usar vtiger CRM no necesitas instalar ningn software especfico en tu sistema informtico. Vtiger CRM lo puedes usar haciendo uso nicamente de tu navegador favorito y teniendo en cuenta los siguientes requisitos: Requisitos de hardware: Ordenador con navegador y la resolucin de pantalla mnima de 1024 x 768 pxeles. Navegador: Firefox 1.5 o superior (recomendable), MS IE 6.0 o superior, Netscape 7.0 o posterior, Opera 7.01 o superior Consejo Atencin a los usuarios de Internet Explorer: Dependiendo de la versin de Internet Explorer, puede haber un error menor en la cach de la pgina que puede afectar el rendimiento del cliente de AJAX en algunos casos. Si tu sistema de CRM se ralentiza, se recomienda vaciar la cach del navegador (nuestro informtico Roi, que sabe de eso, te dira:Usa siempre Linux y Firefox y djate de coas). La configuracin del navegador debe permitir las cookies y tener JavaScrips habilitado en la configuracin de seguridad del navegador.

Inicio de sesin
Necesitars introducir la URL facilitada por el Administrador del sistema para utilizar como la direccin de acceso al sistema de CRM en tu navegador. La direccin actual para iniciar nuestro CRM es la siguiente: magnafor.es/consultoria Tambin necesitars un nombre de usuario y la contrasea de tu cuenta en Vtiger CRM facilitados por el administrador de sistema.

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Al iniciar Vtiger CRM, la pantalla de conexin aparecer como se muestra en la figura anterior. Debe teclearse usuario y contrasea en los campos de edicin para continuar en el programa. Puede elegirse un tema distinto y el idioma. Nombre de usuario, contrasea, temas y lenguajes son proporcionados por el administrador del sistema. Despus de introducir nombre de usuario y contrasea, debe presionarse <Enter> o el botn Sign in. Precaucin La mayora de los navegadores son capaces de almacenar el nombre de usuario y contrasea para simplificar su uso. Sin embargo, esto puede ser un riesgo de seguridad si no puedes asegurarte de que nadie ms tiene acceso a tu ordenador. Las personas no autorizadas podran acceder a tus datos confidenciales especialmente si ests usando un porttil que puede perderse.

CRM Pgina de Inicio


Despus de la conexin, se mostrar una pantalla con la pgina personal de portada.

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Importante
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El propietario de los datos almacenados es el del campo "[Asignado a:]". Si creas una nueva entrada, los datos se te asignarn a ti a menos que cambies la asignacin. En la pgina principal de datos slo se mostrarn los que tengas asignado. Navegacin El diseo inteligente del sistema CRM te permitir una navegacin ms rpida. Puedes navegar en Vtiger CRM como por los sitios web. Precaucin No se recomienda utilizar los botones y del navegador porque pueden causar problemas cuando se navega por pginas con contenido generado dinmicamente. Se recomienda utilizar los iconos y enlaces del CRM. Puedes navegar por pestaas (con Firefox o IE7) para acelerar el proceso de manipulacin. Puedes llegar a cada pgina de CRM por un par de clics. Todas las pginas de CRM estn en orden jerrquico. Puedes cambiar entre las pginas en el mismo nivel jerrquico o puedes acceder a una pgina directamente. Basado en el contenido de cada pgina puedes usar los atajos de teclado siguientes: En el Top del CRM, como ilustra la figura siguiente, tienes acceso a diferentes tipos de funciones para navegar y trabajar con Vtiger CRM.

Zona de inicio: En esta zona puedes acceder a tus datos de preferencia, obtener ayuda, divulgar informacin o abandonar el sistema de CRM. Zona de navegacin: Aqu puedes cambiar entre las funciones y datos de las listas que ofrece el sistema CRM. Crear: Aqu podrs acceder rpidamente a las pginas de datos de entrada. Buscar: Aqu puedes buscar en toda la base de datos.
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Herramientas:
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Al hacer clic en estos iconos, accedes a las funciones de crear y buscar; al calendario, al reloj y a la calculadora; al chat, a los ltimos accesos, a las opciones de importacin y exportacin, a la bsqueda de registros duplicados y al mapa de Vtiger CRM. Estos iconos estn disponibles en todos los mens de Vtiger CRM.

Mis Preferencias
Al hacer clic en Mis Preferencias se abre una nueva ventana que te permite ver tu informacin como usuario y establecer tus propias preferencias. Haz clic en [Editar] para realizar cambios. Una funcin de edicin se ofrece a continuacin, que puedes utilizar para cambiar una entrada en particular. El orden y el contenido de los bloques que se muestra en Inicio se pueden modificar para cada usuario individual. Puedes cambiar el orden de presentacin de estos bloques en la home mediante arrastrar y soltar. Puedes cambiar el contenido haciendo clic en [Mis Preferencias] y [Editar]. Marca los bloques de informacin que deseas ver en tu pantalla en la pgina de inicio. Cada usuario puede definir su propia contrasea, que se recomienda cambiar con frecuencia. Importante La contrasea tiene que ser una combinacin de minsculas o maysculas y nmeros. Se recomienda que utilices al menos 8 dgitos. A medida que uses ms dgitos el acceso al CRM es ms seguro. El uso de caracteres especiales, tales como%, o diresis (como , , ) no est permitido. Una buena contrasea, por ejemplo, puede ser Dhe4K39b. El nombre de usuario, una vez creado no puede cambiarse. Sin embargo, se puede crear un nuevo usuario y la transferencia de todos los datos al nuevo usuario.

Funcin de bsqueda
La pgina ofrece una potente funcin de bsqueda en la base de datos. Rellena el campo de bsqueda y pulsa el botn [Buscar]. Consejo El carcter % puede ser utilizado como un comodn para la bsqueda. Por ejemplo, si tienes los contactos "Gmez" y "Gmez" puedes buscar tanto uno como otro con la entrada "G%mez" como trmino de bsqueda.

Creacin rpida
La funcin de creacin rpida te permite saltar rpidamente a una pgina de entrada. En el men desplegable selecciona la nueva entrada que deseas realizar.
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Nota
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Esta opcin tiene una capacidad reducida de introduccin de datos.

Privilegios de acceso
Tus privilegios de acceso a Vtiger CRM estn definidos por el administrador al configurar el sistema. Los tipos de permisos disponibles son los siguientes:

El permiso para utilizar los mdulos de Vtiger CRM determinados. El permiso para ver los datos en algunos mdulos. El permiso para editar o cambiar los datos de determinados mdulos. El permiso para borrar los datos en determinados mdulos de Vtiger CRM. El permiso para exportar o importar datos de determinados mdulos de Vtiger CRM.

Entradas de datos para el Sistema de Vtiger CRM


Para un uso ms efectivo y simple de Vtiger CRM se ha realizado una configuracin adaptada a tus necesidades. Los datos sobre los clientes son el ncleo del sistema. La actual base de datos contiene ya el Directorio Ardn.

Cuentas Nuevas
Para crear una cuenta nueva, haz clic en [Nueva Cuenta] en la entrada del men rpido del rea de la pantalla superior

y acceders al formulario bsico de creacin

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Tambin puedes ir a [Marketing] > [Cuentas]


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hacer clic en el icono Ms

y tendrs acceso al formulario completo de creacin de una cuenta.

Importante Los campos de entrada marcados por un asterisco * son obligatorios. Para validar el formulario y confirmar los datos introducidos pulsa el botn [Guardar]. Para no validar los datos se debe pulsar el botn [Cancelar].

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Acceso a Cuentas
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Para acceder a una lista de cuentas puedes ir a [Marketing] > [Cuentas]. Te aparecer un listado de una configuracin similar al siguiente:

En esta vista de la lista tambin se puede editar, borrar o cambiar registros.

Vista de detalle de una Cuenta


Para acceder a la vista de detalle de una cuenta debers clicar sobre el nombre de la misma o en el botn editar que figura a la altura del nombre de la cuenta en la columna [Accin] y emerger la informacin completa que sobre ella est almacenada en Vtiger CRM

Una vez se accede a una cuenta del listado se puede editar, duplicar o borrar mediante los iconos correspondientes que figuran en la parte superior del formulario. Para pasar en la vista detalle de un registro a otro del listado, se puede avanzar a travs del botn adelante o retroceder con el botn atrs para acceder a la empresa anterior. Tambin se puede saltar a algunos de los registros siguientes con el botn saltar que abre un formulario emergente en el que se puede seleccionar la cuenta deseada.

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Sobre el panel de informacin de la direccin completa, est el botn Situar en Mapa que puedes utilizar para ver un mapa con vista satlite de la ubicacin.
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Puede, sin embargo, que la direccin no est incluida en el buscador o que no se reconozca el formato en que est escrita, por lo que puede ser necesario, una vez emerja la pantalla de Google Maps modificar abreviaturas o alguno de los datos que figuran en Vtiger CRM ya que los callejeros de algunas localidades no reconocen ciertos vocablos, como ra, camio, etc.

Edicin parcial de una Cuenta


Una vez creada una cuenta podemos editarla totalmente, o editar, de forma parcial, aquellos campos de la cuenta que queramos modificar. Para ello, en aquellos campos en los que se admita la edicin parcial, no tenemos ms que pulsar en el botn emergente [Editar], ubicado en el ngulo superior derecho de cada campo.

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Automticamente se abrir el campo en formato de edicin y se podrn realizar los cambios deseados. Slo falta pulsar el botn [Guardar] si se quieren validar los datos cambiados o pulsar el de [Cancelar] para no hacerlo.

Protocolo de gestin de las llamadas


Desde la vista de detalle de una cuenta podemos gestionar las llamadas relacionadas con la misma. El panel habilitado al efecto contiene los campos: N de llamadas, Volver a llamar, Acepta cita e Informe de llamadas.

El campo N de llamadas, en el formato de edicin parcial, aporta una lista desplegable vlida para registrar el nmero total de llamadas que se lleva realizado a la cuenta seleccionada. El campo Volver a llamar, en el formato de edicin parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha en la que, por la razn que sea, se deber llamar a la cuenta seleccionada.

El campo Acepta cita, en formato de edicin parcial, aporta una lista desplegable vlida para registrar la posibilidad de que por el decisorio de la cuenta seleccionada se acepte una cita. El campo Informe de llamadas, en el formato de edicin parcial, permite escribir una sntesis de lo sucedido en cada una de ellas. Se debe escribir, anteponiendo el nombre del usuario que realiza la anotacin, encima de la informacin anterior la informacin ms reciente, para que la ltima informacin figure en las primeras lneas del campo.

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Protocolo de gestin de entrevistas


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Desde la vista de detalle de una cuenta podemos gestionar las entrevistas relacionadas con la misma. El panel habilitado al efecto contiene los campos: Da de la reunin, Estado de la cita, Hora de la reunin, Llamada de confirmacin, Acepta evaluacin e Informe de las entrevistas.

El campo Da de la reunin, en el formato de edicin parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha acordada para celebrar la reunin con el decisorio de la cuenta seleccionada. El campo Estado de la cita, en el formato de edicin parcial, aporta una lista desplegable vlida para registrar el estado en que se encuentra la cita establecida con el decisorio de la cuenta seleccionada. El campo Hora de la reunin, en el formato de edicin parcial, aporta una lista de mltiple seleccin vlida para registrar la hora exacta o el abanico horario en el que se puede celebrar la cita establecida con el decisorio de la cuenta seleccionada. Para unificar los criterios de utilizacin de este campo se deber tener en cuenta lo siguiente: Cuando se trata de una cita concertada de la que se ha concretado el da de celebracin, deber sealarse el da especfico. Si, adems, se ha establecido la hora exacta de la reunin, deber determinarse la hora acordada. Ejemplo: [16:30]. Si se acord da exacto, sin concretar hora, se sealar sta con la anotacin [00:00]. Si se acord el da exacto de la reunin, pero dejando la hora abierta a un margen temporal, se seleccionar el abanico horario posible en el desplegable de mltiple seleccin y se sealar con la anotacin correspondiente. Por ejemplo si la hora fuese de 9:30 a 11:00 o de 17:00 a 18:30, se sealara [9:30; 11:00; 17:00; 18:30]. Para las citas abiertas, aquellas para las que no se ha establecido ni fecha ni hora concreta, se indicar en el campo Da de la reunin el lunes de la semana en que pueda celebrarse, debiendo figurar en el campo Hora de la reunin la anotacin []. En todo caso, en la descripcin de Informe de las entrevistas deber dejarse aclarado lo relativo a la fecha y hora de concertacin para que no haya ninguna duda. En resumen: Si hay fecha, se acept la entrevista. Si hay alguna hora, se cerr el da de la cita y se fij o queda libre la hora de la reunin. Si la hora es [] se trata de una cita abierta. El campo Llamada de confirmacin, en el formato de edicin parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha en la que, en relacin con la cita, se deber llamar a la cuenta seleccionada. El campo Acepta evaluacin, en edicin parcial, aporta un desplegable en el que se deber registrar la posibilidad estimada de que por parte del decisorio de la cuenta seleccionada se acepte una evaluacin.
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El campo Informe de entrevistas, en el formato de edicin parcial, permite escribir una sntesis de lo sucedido en cada una de ellas. Se debe escribir encima de la informacin anterior la informacin ms reciente, para que la ltima informacin figure en las primeras lneas del campo. Cada anotacin estar precedida del nombre del usuario y de la fecha.

Protocolo de gestin de evaluaciones


Desde la vista de detalle de una cuenta podemos gestionar las evaluaciones relacionadas con la misma. El panel habilitado al efecto contiene los campos: Da de la evaluacin, Estado de la evaluacin, Hora de la evaluacin, Telefonear, Acepta proyecto e Informe de la evaluacin.

El campo Da de la evaluacin, en el formato de edicin parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha acordada para iniciar la evaluacin en las oficinas de la cuenta seleccionada. El campo Estado de la evaluacin, en el formato de edicin parcial, aporta una lista desplegable vlida para registrar el estado en que se encuentra la evaluacin relativa a la cuenta seleccionada. El campo Hora de la evaluacin, en el formato de edicin parcial, aporta una lista de seleccin vlida para registrar la hora exacta en la que se ha acordado realizar la evaluacin en la sede de la cuenta seleccionada. El campo Telefonear, en el formato de edicin parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha en la que, en relacin con la evaluacin, se deber llamar a la cuenta seleccionada. Muy importante Cambio de asignacin de cuentas. Al obtenerse una entrevista, el usuario asignado de la cuenta debe pasar de telefonista a comercial. Y al confirmase la realizacin de la evaluacin, deber pasar de comercial a analista la titularidad de la cuenta.

Utilizando el Sistema de CRM


Trabajar con listas
Pulsando el botn del men Cuentas en el rea de navegacin se ver una lista de todos los datos almacenados en el sistema de Vtiger CRM. En el transcurso del tiempo estas listas pueden ser muy grandes y difciles de manejar. Por otra parte, debido al tamao limitado de la pantalla, slo se pueden mostrar algunas columnas. Por lo tanto, es conveniente y por lo
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general tambin necesario adaptar las vistas de lista a tus respectivas necesidades. En general, puedes crear listas individuales que podrn estar tambin disponibles para otros usuarios. El sistema de Vtiger CRM ofrece diversas posibilidades para organizar las listas de acuerdo a tus necesidades. As dispondrs de una herramienta muy eficaz para la gestin de grandes conjuntos de datos, obtener informacin automticamente sobre los cambios o seleccionar datos para su uso posterior. Podrs crear un nmero ilimitado de puntos de vista individuales de la lista.

Personalizar las listas mediante filtros


Utilizando como ejemplo el listado de Cuentas veremos cmo organizar un filtrado individual. Este filtro personalizado puede ser transferido a todos los usuarios de una manera general. En principio se pueden establecer los siguientes parmetros: 1. el contenido de las columnas (lo que se muestra), 2. el intervalo de tiempo en que los datos se han creado o modificado, 3. diversos aspectos lgicos y condiciones de los datos almacenados en el sistema de Vtiger CRM. Para crear una nueva vista personalizada de la lista de cuentas, haz clic en [Nueva] del selector de filtros situado en la parte superior derecha de la pantalla.

La nueva ventana que se abre, te dar la oportunidad de crear tu propia vista de lista.
Consejo

Crear listas individuales para trabajar con el sistema de Vtiger CRM resulta fcil. Sin embargo, los errores en la composicin de la lista, especialmente con operadores, pueden conducir a resultados inesperados. Por lo tanto, los usuarios inexpertos deben comenzar con listas sencillas y simples filtros lgicos, y deben examinarse cuidadosamente los resultados. Para su creacin se recomienda lo siguiente: 1. Introducir un nombre corto para tu lista. 2. Seleccionar el contenido de las columnas (hasta un mximo de 9 campos por lista). 3. Establecer un filtro de tiempo cuando ello sea necesario. Y filtros lgicos o un conjunto de operadores para realizar el filtrado de los datos (hasta 5 condiciones).

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Si haces clic en [Filtros Avanzados], se abrir una nueva ventana que te permite una bsqueda ms detallada, basada en combinaciones lgicas.

Puedes aadir los criterios de bsqueda que necesitas. Puedes alternar entre la base y la bsqueda avanzada en cualquier momento. Haz clic en [Guardar] para crear el nuevo filtro con tus criterios de bsqueda.

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Bsquedas avanzadas
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Pulsando el icono [Lupa] se accede a una herramienta de gran alcance para buscar y encontrar rpidamente cualquier informacin particular. El formulario emergente permite obtener listados selectivos de las cuentas por cada campo que la compone.

Pulsando en una de las letras del abecedario se acceder a un listado especfico de todas las cuentas que empiezan por la letra seleccionada. Tambin posibilita la realizacin de bsquedas especiales en la columna del listado que se elija, devolviendo un nuevo listado con los registros que contienen los caracteres a buscar en el campo seleccionado; en este caso, el de las empresas en las que el telfono empieza por los caracteres 986-33:

Consejo En la vista de lista, en listados de varias pginas, puedes avanzar o retroceder a cualquier pgina. Debes escribir para ello el nmero de la pgina a la que te vas a desplazar en el recuadro en el que se muestra la pgina actual y pulsar <Enter>

Mdulo Emails
Utiliza el mdulo Email para administrar la entrada y salida de correos electrnicos desde tu cuenta de correo personal en el dominio magnafor.es. Para gestionar los correos electrnicos puedes ir a [Marketing] > [Emails]

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o hacer clic sobre la direccin que figura en el campo Email, en el panel Informacin de la Cuenta, en la vista de detalle o en [Acciones] > [Enviar Email]
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o pulsar el botn [Enviar un Email] en la vista de lista

y acceders a tu Webmail Vtiger CRM.

Desde la pantalla [Portada] > [Emails] puedes gestionar todo lo relacionado con la entrada y salida de correos. En el ngulo superior izquierdo se encuentran los botones de acceso para comprobar y redactar correo. Dispones tambin de un acceso directo para configurar tu cuenta de correo.

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Nuevo Email
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Cuando redactas un Email tienes que asociarlo forzosamente con un tem especfico tal como contactos, cuentas, usuarios Para determinar la direccin de envo debes acceder al tem en el que figura el email del destinatario y automticamente se insertar como direccin de envo. Si no est dado de alta el tem tienes que crearlo.

Importante Puedes evitar crear un nuevo tem si te eliges a ti como destinatario en el selector de [Usuarios] y consignas tambin la direccin del destinatario del envo en [Cco]. Puedes resaltar el texto usando la barra de herramientas para aplicar las opciones de formato de las que dispone el editor.

En la pgina Redactar Correo ingresa la siguiente informacin para los campos: *A: Haz clic en el selector y desde la lista emergente escoge la persona asignada, la cuenta u otro tem. CC: Ingresa directamente una o ms direcciones para que reciban una copia del email. CCO: Ingresa directamente una o ms direcciones para que reciban una copia oculta. *Asunto: Es obligatorio, tambin, introducir una resea indicando el contenido del email.
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Haz clic en el vnculo [Examinar] para acceder al cuadro de opciones desde el cual podrs enlazar cualquier archivo localizado en tu equipo y adjuntarlo al email.
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Haz clic en [Abrir] una vez hayas elegido el documento que desees adjuntar al correo que ests componiendo. Puedes repetir la operacin y adjuntar hasta seis documentos. Administrar entrada y salida de Emails Puedes ver la lista de emails que recibes, haciendo clic en [Comprobar Correo]. Para eliminar alguno o varios de los emails que recibes o envas, debes utilizar el sistema de seleccin parcial o total y realizar la accin correspondiente.

Puedes seleccionar correos y moverlos a otras carpetas; y con el buscador selectivo puedes encontrar rpidamente y en diferentes campos de bsqueda los emails a los que quieras acceder.

Para ver los emails enviados, haz clic en la carpeta [Correos Enviados].

Mdulo Documentos
Utiliza el Mdulo Documentos para crear y administrar archivos que puedes compartir con los dems usuarios. El sistema Vtiger CRM dispone de la posibilidad de ordenar los documentos dentro de
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diversas carpetas, que puedes crear abriendo [Marketing] > [Documentos] y despus el botn [Aadir Carpeta]
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pulsando

con lo que acceders al formulario habilitado para la creacin de carpetas.

Crear Documento . Para crear un nuevo documento haz clic en el selector rpido [Crear] > [Nuevo Documento] o pulsa en el icono [Ms] de la vista [Marketing] > [Documentos]

y acceders al formulario de creacin.

En el formulario dispones de un completo editor de texto en el que puedes escribir o copiar lo que quieras.
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Si lo que deseas es subir un archivo existente, debes acceder a l a travs de la opcin que al respecto existe al final del formulario, habilitando en [Tipo Descarga] la opcin [Internal] que te permitir acceder al archivo de tu ordenador que quieras aadir al documento y subir al CRM.

Antes de validarlo mediante la opcin [Guardar] debes indicar la opcin obligatoria [Asunto] y elegir la carpeta de destino del documento.

Mdulo contactos
Si deseas introducir la informacin de contactos, haz clic en la entrada [Nuevo Contacto] del men rpido [Crear] para acceder al formulario bsico.

o vete a [Marketing] > [Contactos] y haz clic en el icono completo.

para acceder al formulario

Los campos estndar que se ofrecen son auto-explicativos. Asegrate de cumplimentarlos de acuerdo con el fin previsto para cada uno de ellos.
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Calendario y Actividades
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Vtiger CRM proporciona un calendario que distingue entre eventos de todo tipo, tales como reuniones, llamadas y tareas. Vtiger CRM ofrece varias posibilidades para entrar o para programar actividades relacionadas con el calendario. Puedes utilizar el calendario directamente, el men rpido, o crear las actividades a travs de cuentas, contactos, etc. Las entradas del calendario pueden y deben estar vinculadas a otros datos almacenados en Vtiger CRM, como contactos o cuentas. El sistema de CRM te ayuda a programar las actividades y te proporciona tambin un conjunto de herramientas para la gestin eficaz de las actividades.

Calendario
Si deseas utilizar el calendario para programar un evento o una tarea, haz clic en el icono de calendario en cualquier vista de lista o en el vnculo [Calendario] del rea de navegacin. La nueva ventana abierta mostrar, en funcin de la configuracin del sistema, una vista calendario o de agenda horaria.

En este tipo de vista se muestran todos los eventos programados para un da en particular. Puedes cambiar a una vista semanal, mensual o anual, haciendo clic en el icono apropiado en la parte superior del calendario diario. Tambin puedes cambiar a una vista de lista.

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Adicin de un evento al calendario


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Para entrar al calendario una reunin o llamada haz clic en el botn [Aadir]. Se abrir una ventana pop-up en el calendario en la que podrs seleccionar el tipo de evento y registrar los datos convenientes.

Campos del evento Tipo de Tarea: Asunto: Descripcin: Lugar: Pblico: Estado: Prioridad Asignado a: Enviar notificacin Hora de inicio / Vencimiento Selecciona una llamada o reunin. Debes proporcionar obligatoriamente un nombre para el evento Puedes aadir una breve descripcin de este evento Indica dnde se realizar el evento Puedes marcar un evento como Pblico para ser compartido por otros Por defecto, el Estado se establece como Planeado, por lo que slo podrs introducir entradas con fechas futuras. Si deseas hacer entradas pasadas debers cambiar el Estado Debes configurar la prioridad conveniente Por defecto, el usuario que crea el evento es el propietario del mismo. Sin embargo, puedes cambiarlo si es necesario Si marcas esta casilla, un e-mail con la informacin real del evento ser remitido automticamente al propietario del evento. Puedes utilizar esta funcin si cambias el propietario del evento Cada evento tiene principio y fin. Por defecto fecha y hora coinciden con la de introduccin de datos. Debers modificarlas al da y hora convenidos
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Caractersticas avanzadas de eventos


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Cuando creas eventos puedes realizar invitaciones, planificar el envo de recordatorios, programar su repeticin o relacionarlo con cuentas y contactos. Para invitar a un usuario debers elegirlo de los disponibles y aadirlo al campo de los seleccionados para que reciba la invitacin va email.

Para mandar un mensaje de recordatorio tienes que programar la fecha de envo. Vtiger CRM no permite cambiar la direccin de correo electrnico a otra distinta de la predeterminada.

Adems, con Vtiger CRM puedes programar eventos para que se repitan de manera regular. Haz clic en [Repetir] para hacer los ajustes precisos.

Adems, puedes enlazar y relacionar un evento con tus cuentas o contactos.

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Tareas
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Con Vtiger CRM puedes programar tareas. Las tareas tienen que asignarse siempre a un usuario de Vtiger CRM o a un grupo y no tienen una fecha de finalizacin. Puedes invitar a otros usuarios a las tareas. No se puede vincular a ms de un contacto con las tareas, sin embargo, puedes transferir tareas a otros, cambiando el propietario.
Importante

Las tareas estn separadas en tu calendario en la subcarpeta [Tareas].

Hay muchos lugares en Vtiger CRM para poder introducir tareas. Puedes hacerlo desde cualquier vista de detalle o en el calendario. En la ventana de edicin que se abrir podrs introducir la informacin de la tarea.

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Uso compartido del calendario


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De forma predeterminada, el calendario de cada usuario es privado y no hay acceso compartido. Sin embargo, puedes compartir tu calendario o eventos especficos con otros usuarios del sistema de Vtiger CRM. Puedes definir la posibilidad de compartir el calendario con otros usuarios. En el men [Calendario] selecciona el icono [Preferencias] y acceders a un formulario emergente.

Selecciona la lista de usuarios con los que deseas compartir y todos los eventos que estn marcados como pblicos, sern visibles para los usuarios comunes. Otros usuarios pueden tambin editar este evento compartido, pero no estn autorizados para eliminarlo, lo que deber hacer exclusivamente quien lo haya creado.

Para hacer pblico un evento en particular marca la casilla de verificacin [Pblico] cuando se crea un nuevo evento.

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Listas de Eventos y Tareas


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Si quieres ver todas las actividades en una lista puedes hacer clic en la pestaa [Tareas] en la pantalla [Portada] > [Calendario]

Puedes cambiar la lista segn tus propios criterios. Por favor, consulta la seccin Trabajar con listas para obtener ms instrucciones sobre cmo modificar la vista de lista. Tambin puedes marcar una actividad como cerrada haciendo clic en el Signo [X]. En la vista de lista puedes hacer clic en el campo [Asunto] o en el campo [Relacionado con] de una actividad para entrar en la vista de detalle. En la vista de detalle puedes cambiar los detalles de la edicin, agregar una entrada a la nube de etiquetas, o duplicar la actividad de una nueva entrada.

Nota El calendario se muestra en el navegador en el lenguaje elegido. Si ves el calendario en un idioma incorrecto, revisa la configuracin de tu navegador.

Funciones de Chat
Vtiger CRM ofrece funciones de mensajera instantnea, en tiempo real, entre dos o ms usuarios, basado en texto mecanografiado. Vtiger CRM dispone de un chat pblico y de un chat para sesiones privadas. El chat pblico permite a todos los usuarios de CRM compartir una sala comn donde cada usuario puede
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leer todos los mensajes y puede participar si lo desea. La sala de chat privada sirve como una plataforma de comunicacin entre dos usuarios a la que no pueden acceder los dems.
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Para abrir una sala de chat, haz clic en el icono [Chat], disponible en cada vista de lista.

Para participar en la conversacin, escribe tu mensaje y haz clic en [Send]. Tu mensaje se mostrar en la sala de chat. Adems de la sala de chat, vers la lista de usuarios registrados que estn conectados en ese momento. Para abrir un chat privado, haz clic en el nombre del usuario al que invites y una sala de chat privada se abrir a continuacin.

Exportacin e Importacin de datos


A continuacin se describe la funcin de importacin y exportacin de cuentas. Si deseas importar o exportar otros mdulos, puedes hacerlo de acuerdo con esta descripcin. Para exportar o importar datos, desde la vista de lista, debers hacer clic en la barra de herramientas en el icono que segn la accin a realizar corresponda.

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Importar cuentas
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En una vista de lista de cuentas haz clic en el icono [Importar] de la barra de herramientas y se abrir una ventana, como se muestra en la siguiente figura:

Tienes que seleccionar el origen de los datos a importar en tu ordenador eligindolo mediante la opcin [Examinar]. Debers especificar en el selector correspondiente si el archivo tiene o no cabecera, el tipo de separador y el formato (en nuestro caso UTF-8) Nota Vtiger CRM utiliza un conjunto de caracteres codificados que es UTF-8 (Unicode compatible). Unicode es un estndar de la industria que permite representar y manipular todo tipo de texto expresado en cualquier sistema de escritura del mundo. Importante Debido al tiempo de espera posible en nuestra versin estndar de Vtiger CRM es conveniente importar menos de 500 cuentas en una sola operacin de importacin. Si tienes que importar ms datos, es necesario dividir los archivos antes de la importacin y repetir la operacin de importacin en paquetes de menos de 500 registros. Todos los datos que desees importar debern contener los campos obligatorios, que se caracterizan por un signo [*] en la vista de edicin. Si el archivo que has creado cumple todos los requisitos, puedes subirlo al sistema de Vtiger CRM. Haz clic en [Siguiente] para continuar.

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Para el segundo y tercer paso, se abrir una nueva ventana como la de la figura siguiente.
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En esta pantalla hay que vincular los datos de acuerdo con los campos del CRM en el caso de que el archivo no tenga cabecera o si el ttulo de la cabecera no coincide con el campo real existente en Vtiger CRM. En el selector de la columna Asignado vers los campos estndar ofrecidos por Vtiger CRM y los campos personalizados que se hayan creado de antemano.

No es necesario que contengan datos todos los campos del archivo, sino que slo se deben enlazar los campos obligatorios.

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Cuando hayas definido todos los campos, haz clic en [Importar ahora] para transferir tus datos a la base de Vtiger CRM.
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Consejo Si tienes que hacer mltiples importaciones, Vtiger CRM te permite distinguir los campos que has seleccionado para su uso futuro. Marca la casilla de verificacin [Salvar como asignacin personalizada] y escribe un nombre para esta referencia en el campo de entrada. Asegrate de que este nombre no se ha usado antes. Al realizar la importacin siguiente, esta asignacin personal estar disponible en el paso 2 como una de las asignaciones guardadas. El ltimo paso de la importacin a Vtiger CRM muestra el resultado de la operacin de importacin, como se puede ver en la figura siguiente, en cuya pantalla podrs ver la lista de todas las Cuentas importadas.

Ahora puedes revisar tu importacin y aceptarla o rechazarla. Consejo Si importas contactos con informacin de la cuenta, la importacin va a generar contactos y anotaciones en cuenta, que se refieren el uno al otro. Durante la importacin de los contactos Vtiger CRM controla si el nombre de cuenta ya existe. Si lo detecta, unir el contacto importado a la cuenta existente de forma automtica. Por lo tanto, se recomienda importar las cuentas primero. Exportacin de datos Puedes seleccionar los siguientes criterios para tu exportacin: Todos los registros del mdulo Slo los registros que has marcado en la vista de lista del mdulo Todos los registros que coinciden con tu bsqueda en la vista de lista del mdulo Todos los datos de la pgina actual en la vista de lista del mdulo, sin establecer criterios de bsqueda

Por lo tanto, tienes que decidir en la vista de lista qu deseas exportar, antes de pulsar el icono de la exportacin. Por ejemplo, si deseas exportar todos los registros de Cuentas de
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Vigo, realiza una bsqueda de las cuentas de dicha localidad. Despus selecciona todos los registros e inicia el proceso de exportacin.
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Importante Los datos sern exportados en formato UTF-8. Para su uso ulterior puedes tener que convertirlos a otro conjunto de caracteres en funcin del idioma que emplees.

Con la lista elegida segn los criterios de seleccin, haz clic en el botn [Exportar]. Se abre una nueva ventana para subir los datos a tu ordenador.

La ventana que se ver depende de tu sistema operativo. En ella debers definir el tipo de exportacin elegida y pulsar el botn [Exportar Cuentas]

Todos los datos sern exportados a tu equipo y debers elegir en el cuadro de dilogo emergente si slo los abres o quieres guardarlos. Los datos se proporcionan como archivo ASCII con valores separados por comas, tambin llamado formato CSV.
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Ya que el formato de los datos exportados es diferente que el formato de los datos necesarios para una importacin, no puedes utilizar los datos exportados para una importacin directa.
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Formato de datos de importaciones Antes de que puedas importar los datos tienes que formatearlos a fin de cumplir los requisitos de Vtiger CRM. El primer requisito es presentar los datos en formato ASCII con valores separados por comas (CSV). Aunque el formato de archivo CSV se usa a menudo para intercambiar datos entre aplicaciones dispares, no hay una norma comn pata el formato CSV. Si deseas importar los datos, estos deben estar organizados con arreglo a las siguientes reglas: Todos los campos estarn separados por comas y escritos entre comillas dobles. Todos los conjuntos de datos deben incluir los campos obligatorios (por ejemplo, apellido y nombre de la cuenta). Los campos que contienen espacios iniciales o finales no estn permitidos. Los campos que contienen slo nmeros deben figurar sin los caracteres "." o "," (por ejemplo, debe figurar 3800 en lugar de 3.800 o de 3,800). Los campos que contienen caracteres de comillas dobles deben evitarse. Si tienes que usarlos, deben estar rodeados de comillas dobles. El primer registro en el archivo puede ser un registro de cabecera que contiene la columna (campo) Nombre de la Cuenta. Las fechas deben importarse en el siguiente formato: ao-mes-da hora:minuto:segundo. Por ejemplo: 2010-01-07 11:32:49 Las casillas de verificacin deben importarse en el siguiente formato: 1 para s, 0 para no En campos de seleccin mltiple, las opciones deben estar separadas por la siguiente cadena de caracteres | # # |. Por ejemplo: "Estados Unidos | # # | Europa" Ejemplo de muestra de importacin de archivos. Cada lnea representa un conjunto de datos: Nombre de la Cuenta, Domicilio, Localidad, Cdigo Postal, Telfono Empresa Ejemplo1, DomicilioCalle A, Ciudad1, C.Postal. 1, 986-111111 Empresa Ejemplo2, DomicilioCalle B, Ciudad2, , 986-111111 El segundo requisito es que los datos deben usar la codificacin de caracteres UTF-8. Y el tercer requisito es que tienes que incluir los campos personalizados en tu importacin en caso de haberlos creado antes. En caso de no tener contenido para los campos
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personalizados en el archivo a importar puedes dejar el campo vaco, pero hay que importarlo. Si no se realiza la importacin de estos campos, la situacin de estos en la base de datos sera indefinida y no se pueden utilizar campos as para las funciones de filtro. Importante Si algn campo no tiene datos disponibles, debes usar una entrada vaca entre comillas dobles como se observa en el C.Postal que falta en la lnea 3 del ejemplo.

Campaas de Marketing
Vtiger CRM dispone de un mdulo para la realizacin de campaas de marketing. Haz clic en el men [Marketing] > [Campaas] para abrir la vista de lista de las campaas de marketing.

Puedes aadir una nueva campaa haciendo clic en el icono [Ms] situado en la parte superior de la lista.

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Puedes incluir la siguiente informacin bsica:


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Nombre de campaa: Tipo de campaa: Producto: Estado de la campaa: Fecha estimada de fin: Ingresos previstos: Coste estimado y real: Respuesta esperada: Asignado a: Nmero de envos: Patrocinador: Pblico objetivo: Estimacin de ventas y Ventas reales: Respuesta prevista y respuesta real: Espera y retorno de la inversin real: Descripcin:

Tienes que darle a tu campaa un nombre corto y nico. Puedes seleccionar un tipo de campaa. Vtiger CRM viene con un conjunto de tipos predefinidos. Puedes seleccionar un producto del catlogo de productos. Debes seleccionar el estado de tu campaa de la lista. Puedes incluir la fecha de finalizacin de la campaa. Introduce los ingresos que se espera obtener con la campaa. Puedes incluir los gastos estimados y reales de la campaa. Puedes incluir el nivel de respuesta que esperas de tu campaa. Tienes que asignar la campaa a un usuario o a un grupo. Si ests llevando a cabo una campaa de correo, puedes incluir el nmero de envos que vas a realizar. Si hay un patrocinador de la campaa, debes sealarlo aqu. Puedes definir el pblico objetivo. Si se puede medir el xito de la campaa por el nmero de ventas, debes anotarlo aqu. Si esperas respuestas de los clientes, puedes registrarlo aqu. Si esperas un retorno de la inversin, puedes sealarlo aqu. Puedes aadir informacin adicional a la campaa.

Haz clic en [Salvar] para la transferencia de datos de tu campaa a Vtiger CRM. Para trabajar con una campaa, brela haciendo clic en el nombre de la misma en la vista de lista. Los datos maestros que se han introducido se muestran inmediatamente. Haz clic en la ficha [Ms Informacin] para agregar contactos y conducir tu campaa.

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Puedes agregar contactos, oportunidades y tareas a tu campaa.


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Puedes cargar listas de contactos ya existentes en Vtiger CRM o realizar listas especiales para tu campaa. Puedes enviar un correo masivo a los contactos seleccionados pulsando el botn [Enviar un Email].

Herramientas comunes
Vtiger CRM dispone de herramientas comunes a los mdulos, cuyo uso es idntico en todos los casos. Encontrar duplicados A travs de la funcin [Encontrar Duplicados], Vtiger CRM chequea el mdulo con el que se est operando y detecta los registros duplicados. Haz clic en el icono [Encontrar Duplicados].

Acceders a un formulario emergente en la parte superior del listado del mdulo en que te encuentras trabajando, habilitado para definir los criterios de seleccin que prefieras. De los campos disponibles debers hacer tu seleccin y elegir en cules deber realizar la comparacin el sistema Vtiger CRM.

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Una vez pulses en el botn [Encontrar Duplicados] acceders al resultado de la comparativa solicitada y se te mostrar el listado de los registros duplicados.
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Una vez elijas los registros sobre los que quieras combinar la seleccin y pulses el botn [Combinar], acceders a otro formulario emergente en el que tendrs que retener aquellos valores que vayan a formar parte del registro final que quieras que permanezca, borrndose los que estn duplicados.

Accesos recientes En Vtiger CRM se conserva un enlace directo a los cinco ltimos registros que se hayan utilizado. Necesitas hacer clic sobre el icono y podrs ver un detalle de los cinco ltimos registros que se han visto. Pinchando en uno de ellos podrs volver a acceder a l de forma inmediata.

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Edicin masiva
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En una vista de lista es posible efectuar una edicin masiva de varios registros para realizar sobre ellos modificaciones que sean idnticas para todos ellos. Para realizar la edicin masiva necesitas elegir en el selector de cada registro aquellos sobre los que quieres actuar; y, una vez elegidos, pulsar el botn Edicin Masiva

Tendrs acceso a un formulario emergente, en el que, distribuidos en diversas carpetas, se encuentran todos los campos que conforman el tipo de registro seleccionado.

Una vez actualices los campos a modificar, el contenido introducido pasar a ser comn en todos los registros seleccionados si validas los cambios pulsando el botn [Guardar]. Tag cloud (nubes de etiquetas) Esta herramienta est diseada para mejorar la usabilidad de Vtiger CRM. Permite que puedas distinguir ciertos registros marcndolos siguiendo un criterio propio de calificacin. En la vista diseo de los registros podrs acceder a esta funcionalidad, que encontrars en el margen inferior derecho de la pantalla.

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Las nubes de etiquetas proporcionan la capacidad de construir categoras que no se limitan a un nico mdulo de Vtiger CRM. Estas categoras son independientes de las definidas en los datos maestros de cada entrada del CRM. Si quieres, por ejemplo, marcar registros con la sealizacin psoe por la ideologa de las personas relativas a determinados registros, puedes a tal efecto considerar una cuenta, una reunin y un contacto como psoe. Para ello, en la vista de detalle del registro correspondiente, si en la casilla escribes la palabra psoe y pulsas el icono Marcarlo, desde ese momento el registro en cuestin quedar as definido.

Estas nuevas categoras o grupos pueden ser definidos libremente. Puedes usar cualquier trmino, como interesado, cita, evaluacin, pendiente, urgente, privado. Importante Las etiquetas son siempre una sola palabra. No utilices frases o expresiones combinadas. Un mismo registro puede tener asignadas ms de una etiqueta Una vez marcado un registro, en la vista de detalle del mismo, las etiquetas utilizadas para distinguirlo apareces dentro del recuadro de la funcin.

Las etiquetas se asignan a los usuarios que hicieron dicha entrada. No se pueden compartir con otros usuarios. Para eliminarla, haz clic sobre ella en el icono [X]. Las etiquetas existentes, con un acceso a cada una, aparecen por defecto en el men [Inicio]. Si realizas una bsqueda de la etiqueta, en este caso de psoe, acceders a un listado similar al que figura a continuacin:

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Calendario, reloj y calculadora


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Entre los iconos de la barra de herramientas hay acceso directo a un calendario, que se abre con la vista mensual del da de la fecha.

Puedes utilizarlo para saltar de forma rpida a una fecha concreta y acceder, en la agenda de ese da, a los eventos y tareas de tu titularidad existentes en Vtiger CRM.

Entre las herramientas comunes a todos los mdulos dispones, de forma emergente, de un reloj universal y de una calculadora con una capacidad operativa de hasta 22 dgitos.

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Mapa del sitio


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Otra de las herramientas comunes es un enlace al mapa de Vtiger CRM. Pulsando en el icono se visualiza una pantalla emergente desde la que puedes enlazar de forma inmediata a cualquier sitio de Vtiger CRM.

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