Planning and Scheduling Professional
Carlos Carranza Baez
Project Manager PP Pol? PUP CCP PSP PRU CREM MA
First Edition
Del Facilitador
‘CERTIFIED PROFESSIONAL
Ingeniero Civil y Eléctrico.
Mas de 15 arios de experiencia en gestion y direccién de proyectos.
Experiencia internacional en proyectos de inversién en energias
renovables (Peru y Chile) y explotacién minera (Costa Rica).
5 atios de experiencia en programas y proyectos de desarrollo para el
Ministerio de Energia y Minas (Fondos del BM, COSUDE, NORUEGA),
Mas de 10 afios de experiencia en proyectos de inversin en la empresa
privada,
Trabajo bajo los esténdar de la International Organization for
Standardization 9001, 10006, 14000, 21500, 45001
PML PIMP PgMP PMP PMI-RMP PMI-SP bac
ASEM CEM
MASTER HEA MGL .
ese
7 afios de experiencia ejerciendo la docencia en pregrado y posgrado.
Faciltador principal de los cursos CCP PSP PRMP en Certificate Project
Control ese
Objetives
Understand what is the right way to write a
Schedule Memorandum.
Understand the difference between active voice
and passive voice.
Understand types of sentences.
Understand what is the right way to write a
paragraph.
Understand what are the most common mistakes
when writing the memorandum.
To develop a strategy for effective Memo Redaction
paragraph by paragraph.
Understand the common mistakes when the
candidates write the Memo.
Key Concepts
= Structure of the Memorandum: Make sure to follow the structure proposed by AACE
1. Introduce the problem
2. Discuss potential solutions
3. Perform an analysis
4. Make a recommendation based upon the analysis; and
5. Close the memo
= Read the following articles:
1. What do | need to do to pass the Memo? By Brian Evans
2. Take the Memo - Communicate effectively by Edward E
3. How to write a DRMP Memo by John Hollmand
4. Scheduling Management Schedule Basis Memorandum by H. Lance Stephenson
= Common Mistakes:
4. No considerer the Risk Factor
2. No considerer the Secondary and Residual Risk
3. Forgot the Decision Making Process REDACTION
id Ol@ aN)
El Proceso de redaccién
Las tres etapas logicas del proceso de redaccién son: planificacién, redaccién y
revision. Deben realizarse en ese orden:
* Planeacién: Solo se puede escribir acerca de lo que se sabe, pero hay que tener muy
claro ef contenido de! mensaje que se piensa transmit. No vasta tener una idea vaga
de lo que se quiere decir; se debe aclarar al detalle contenido de lo que pensamos
esorbic. Es necesario contar con sufciente informacién; tener a la mano cifras, datos,
fechas, clas y poner en claro mediante una guia o un esquema el orden en que
deberén aparecer en el escrito.
* Redaccién: Durante la etapa de redaccién se deberia escribir lo mas répidamente
posible, sin preocuparse de la correccién ni del estilo. Lo que se esta escribiendo es
simplemente un borrador. Mientras mas répido escriba mas natural y esponténeo
resuitara el escrito; seré més agradable y “resco”
* Revisién: Si hemos preparado un buen esquema basado en el andlisis y contébamos
on suficiente informacion sobre el tema, y si hemos redactado muy répidamente
siguiendo el esquema, lo que tendremos ahora seré un borrador que hay que revisar y
corregi. En caso de que dispongamos de tiempo, debemos esperar que transcurran
varias horas 0 dias antes de emprender a revisién del escrito
podria redoctor un
plonificado su contenido y
haber preparade una gua
esquema, es dear una
{sta ordenac dels puntos
(que debe trotar" Principios generales de la redacci6n
Para redactar un buen articulo cientifico se deben aplicar
los tes principios fundamentales de la redaccién
cientifica: precisin,clardad y brevedad del lenguaje.
* Procisién: Se refiere ala concisién y exactitud rigurosa en
el lenguaje y esto, fo que se logra cuando se utiizan las,
palabras que comunican exactamente lo que Se quiere
deci, por lo que se debe hacer una eleccién adecuada de
las palabras y de los términos que se van a emplear.
* Claridad: Signitica que el texto se lee y se entiende
répidamente, lo que se logra cuando el lenguaje es
seni, las oraciones estén bien construidas y cada
pérrafo desarrolla su tema siguiend un orden légico y
coherente,
* Brevedad: Significa incluir solo informacién pertinente al
contenido de! articulo y comunicarla con el menor niimero
posible de palabras.
CC Sa
+ Para comunicarse con precisién y clardad es necesario usar
palabras comunes y no términos rebuscados. La redaccién
Cientifca exige un grado de precisién y de claridad que solo se
“obtiene luego de varias revisiones minuciosas del manuscrito,
1. Precisién: Redactar con precision significa escribir para
el lector. :E! autor no deja lugar a dudas? gE necesario
imaginar lo que el autor quiso decir?
2. Claridad: El autor de saber para qué escribe, qué
informacion quiere transmit y a quién va drigido, 261
autor utiliza un lenguaje excesivamente complejo? zHay
una audiencia meta?
3, Brevedad: El texto innecesario desvia la atencién del
lector y afecta la claridad de! mensaje. gHay informacién
irelevante?; Es posible reducir la extension del articulo?
cee
= The question wil identify your position, description of the
project and general scope of the question.
= You should review the documentation required in the
listing and prepare the memo as required.
MEMO STRUCTURE
To: John Doe, Project Manager
From: John Smith, Risk Manager
Date: August 31, 2017
Subjact: Appropriate Subject Based on the Question
= Introduce the problem:
= Discuss potential solutions;
= Perform an analysis;
= Make a recommendation based upon the analysis; and,
= Close the memo,
ese
Organizacion y estructura
ore
La estructura es algo asi como el esqueleto del
escrito, ola base de su estabilad ~como en un
edificio-, es evidente la importancia de su correcta
conformacién para la validez de la obra.
1.Estructura: :Esta el Memorandum claramente
ppresentado y organizado? zParte de una
situacién general y a desarrolla hasta
coneretizarfa en una situacién specifica ylo
viceversa? ¢EI autor realiza la cantidad de
pPérrafos (ni uno més ni uno menos) que la AACE
indica en su Guia? cLos argumentos a fo largo
del Memorandum se presentan de forma l6gica y
son coherentes? El parrafo
Un Pérrafo es una unidad comunicativa formada por un conjunto de oraciones
secuenciales que trata un mismo tema. Comprende varias oraciones
relacionadas sobre e! mismo subtema; una de ellas expresa la idea principal.
* Tipos de parrafo: De causa/efecto, narratives, descriptivos, argumentativos,
expositivos, relativos, comparacién 0 contraste, enumeracién dialogo.
* Oracién principal: Enuncia la parte esencial de fa cual dependen las demas
oraciones, La oracién principal puede aparecer en el texto de forma implicita
‘o explicita, De forma explicta, fa encontramos al principio, en el medio o al
final del parrafo.
* Oraciones secundarias: Pueden ser de dos tipos:
+ De coordinacién: Aquellas que estén unidas mediante conjunciones y
posee en si mismo un sentido completo.
+ De subordinacién: Aquellas que solo adquieren sentido en funcién de otra,
* Unidad y Coherencia, Unidad consiste en la referencia comiin de cada una
de sus partes, es decir que la oracién principal como las secundarias se
rofieren a un solo hecho, La coherencia es la organizacisn apropiada do las
‘oraciones de tal forma que 6! contenido del parrafo sea logic, claro y se
entienda,
eae
Deus
Todo pérrafo se caracteriza por ser duefio de un
Conjunto de oraciones que concatenadas a través
de la unidad y fa coherencia, proyectan una idea
sélida y consumada que cumple asi fa exigencia
entre lo que pensamos, lo que queremos decir, y
lo que realmente decimos.
1.Pérrafo: ;Tienen més de cinco lineas?
2.Oraciones: ; Tienen una idea principal apoyada
con ideas secundaras, buen uso racional
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