Instructivo para La Elaboración de Los Manuales de Normas y Procedimientos2010

Repblica Bolivariana de Venezuela
Gobernacin del Estado Carabobo Secretara General de Gobierno
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIN GENERAL DE GESTIN GOBIERNO

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SGG-DGGG- I Actualizacin:
Pg. 2
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NDICE
PAG. HOJA DE FORMALIZACIN INTRODUCCIN I. II. OBJETIVO Y ALCANCE MARCO LEGAL 3 4 6 8 10 17
III. ASPECTOS CONCEPTUALES IV. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS V. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACION O ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
20 22 36 44 79 80
VI. PASOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL VII. ASPECTOS NORMATIVOS PARA ELABORAR EL MANUAL VIII. ESTRUCTURA DEL MANUAL BIBLIOGRAFA CRDITOS
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Aprobado por: Fecha de Implementacin
Econ. Nancy Barroso Jefe de Organizacin y Procedimientos
Ing. Mara Elena Vassalotti Jefe de Control de Gestin
Lic. Gina Petrella Directora General de Gestin Gobierno Gobierno
Ing. Eduardo Pino Secretario General de Gobierno
Junio 2010

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HOJA DE FORMALIZACIN
CODIGO
TITULO DEL DOCUMENTO
FECHA DE APROBACIN
FECHA DE IMPLEMENTACIN
SGG-DGGG-I
Instructivo para la Elaboracin o Actualizacin de Manuales de Normas y Procedimientos
15/06/2010
Junio 2010
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INTRODUCCIN Los manuales de normas y procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento de la eficiencia y la eficacia en cada actuacin de los funcionarios pblicos. Ms all de lo que digan las normas, es imprescindible un cambio de actitud en el conjunto de los funcionarios pblicos en materia no solo de hacer las cosas bien, sino dentro de prcticas definidas y aprobadas. Los manuales de normas y procedimientos facilitan el aprendizaje al personal, orientndolo de manera precisa, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, dado que se describen en forma lgica, sistemtica y detallada los pasos que se deben seguir, sealando generalmente quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse, a travs del uso de ilustraciones basadas en diagramas de flujo, los cuales permiten un mejor entendimiento por parte del encargado de la realizacin de cada actividad. Considerando la importancia que reviste el que los diferentes rganos y Entes que integran la Administracin Pblica Estadal, tengan documentados los lineamientos de operacin que regulan el adecuado funcionamiento de los departamentos que las integran, la Secretara General de Gobierno a travs de su Direccin General de Gestin Gobierno, se ha dado a la tarea de elaborar un instructivo que va a servir de gua para elaborar y/o actualizar los manuales de normas y procedimientos, con el objeto de brindar a los funcionarios que participen en el proceso de elaboracin de los mismos, una herramienta que permita una estructura uniforme y que d la claridad necesaria para su elaboracin. El presente documento contiene de manera lgica, detallada y secuencial los lineamientos generales para la elaboracin o actualizacin de manuales de normas y procedimientos, referidos a los pasos que son necesarios cubrir para llevar a cabo el proceso de elaboracin de los mismos, los aspectos normativos y la estructura que stos deben contener.
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INTRODUCCIN No obstante, este instructivo no es limitativo, sino una herramienta til para la elaboracin o actualizacin de los Manuales en las distintas Instituciones que conforman el Gobierno del Estado Carabobo.
Se recomienda al usuario leer el presente documento en su totalidad y una vez que tenga el conocimiento general, podr seleccionar el o los temas que le guen en las actividades especficas para la elaboracin o actualizacin del manual de normas y procedimientos.
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CAPITULO I
OBJETIVO Y ALCANCE
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OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO Presentar las bases tcnicas para la elaboracin, actualizacin y presentacin de los manuales de normas y procedimientos, con el fin de ofrecer a los funcionarios de los distintos rganos y Entes que integran la Administracin Pblica Estadal y que participen en el proceso de elaboracin y/o actualizacin de los mismos, un instrumento de apoyo que d la claridad necesaria para llevar a cabo dicho proceso.
ALCANCE Este instrumento es una gua base para todos los rganos y entes de la Administracin Pblica del Estado Carabobo.
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CAPITULO II
MARCO LEGAL
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MARCO LEGAL
CONSTITUCIN DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. Artculo 141. LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL. Artculos 6, 7, 23, 24, 33, 35, 36, 37, 39, 42, 91 (numeral 29), 92. LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO. Artculos 2, 5, 59, 131, 132, 134, 138. LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA. Artculos 4, 11, 18, 19, 23, 26. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO, GACETA OFICIAL DE LA REPBLICA DE VENEZUELA N 36.229 DEL 17-06-97. Artculos 3, 4, 5, 6, 8, 9, 12, 14, 15, 20, 22.
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CAPITULO III
ASPECTOS CONCEPTUALES
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ASPECTOS CONCEPTUALES El siguiente marco conceptual aportar conceptos bsicos que permitirn la construccin de un lenguaje comn. Actividad: Conjunto de tareas, propias de una entidad o persona, necesarias para que se puedan acometer las funciones. Alcance: Corresponde a lo que se pretende cubrir, hasta donde aspira llegar una intervencin o proyecto. Control: Proceso que busca asegurar, que las actividades por ejecutar se correspondan con los planes trazados. Dependencia: Oficina dependiente de otra superior. Diagrama: Figura grfica que explica un fenmeno determinado. Diagrama de Flujo: Es el modelo grfico que representa en forma esquemtica, lgica y simplificada el procedimiento, mediante el uso de smbolos o dibujos que identifican actividades, decisiones, puntos de inicio y finalizacin entre otros. Documento: Informacin y su medio de soporte.
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ASPECTOS CONCEPTUALES Estructura: Arreglo o disposicin de las diversas partes de un todo. Estructura Organizativa: Forma en la que se estructuran y ordenan los departamentos de una organizacin, de manera jerrquica, representndose a travs de listas o de organigramas (forma grfica del ordenamiento de las diferentes unidades que conforman la organizacin). Flujograma: Tcnica empleada para representar mediante smbolos (generalmente figuras geomtricas) la secuencia de actividades de un proceso determinado. Formulario: Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable. Funcin: Accin genrica de todo cargo, unidad u organizacin, la cual se manifiesta de manera concreta en actividades y operaciones detalladas. Gestin: Proceso de dirigir la interaccin de programas y proyectos en cada rea de actividad, midiendo y evaluando resultados y comprobando los resultados con los objetivos. Instructivo de llenado: Es una gua que explica detalladamente cmo se deben llenar los espacios que tiene un formato.
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ASPECTOS CONCEPTUALES ISO: International Standarization Organization (Organizacin Internacional para la Estandarizacin) es la entidad internacional encargada de favorecer la normalizacin en el mundo. Con sede en Ginebra, es una federacin de organismos nacionales, stos, a su vez, son oficinas de normalizacin que actan de delegadas en cada pas, como por ejemplo: AENOR en Espaa, AFNOR en Francia, DIN en Alemania, etc. con comits tcnicos que llevan a trmino las normas. Se cre para dar ms eficacia a las normas nacionales. La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unificar los usos para conseguir menores costes y efectividad. ISO 9000: Sistemas de Gestin de Calidad. Protocolo internacional orientado a documentar los procedimientos a fin de establecer un sistema para el aseguramiento de la calidad. ISO 10000: Guas para implementar Sistemas de Gestin de Calidad / Reportes Tcnicos. Jerarqua: Status o rango que posee un trabajador dentro de una organizacin. Instrumento para ejecutar la autoridad. Manual: Documento administrativo de fcil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemtica, informacin de diversa ndole para la operacin de una organizacin.
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ASPECTOS CONCEPTUALES Manual de Normas y Procedimientos: Es el que describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
Meta: Expresin medible que indica lo que se espera lograr dentro de un plan, definiendo en qu cantidad y tiempo se alcanzar el resultado. Mtodo: Manera de efectuar una tarea o secuencia de tareas. Forma en que se realiza el trabajo. Norma: Gua para la accin que no permite desviacin. Regla que se debe seguir y a la que se debe ajustar la ejecucin de una tarea. Generalmente conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Objetivo: Es el fin o propsito general que la organizacin pretende alcanzar. Se expresa en forma cualitativa, enunciativa. Organizacin: Sistema coordinado de procesos que logra objetivos definidos. Plan: Conjunto de decisiones y acciones definidas que proporcionan un medio racional para lograr los objetivos.
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ASPECTOS CONCEPTUALES Planificacin: Planificar es una herramienta de accin para decidir qu vamos hacer y por qu, supone crear un plan. Poltica: Marco de accin general. Principio o conjunto de principios emitidos para orientar el funcionamiento o el proceso de toma de decisiones en el logro de los fines de una organizacin. Procedimientos: Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Con qu? Se realiza cada una de las actividades. Proceso: Conjunto de actividades con valor agregado que convierten un insumo en un producto. Producto: Bien o servicio que surge como un resultado, cualitativamente diferente de la combinacin de insumos que requiere su produccin. Resultado de un proceso. Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus etapas. Simbologa: Conjunto de smbolos convencionales empleados para la representacin grfica de una actividad y/o concepto.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha de Implementacin Econ. Nancy Barroso Jefe de Organizacin y Procedimientos Ing. Mara Elena Vassalotti Jefe de Control de Gestin Lic. Gina Petrella Directora General de Gestin Gobierno Gobierno Ing. Eduardo Pino Secretario General de Gobierno Junio 2010

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ASPECTOS CONCEPTUALES Sistema: Conjunto armnico y coherente de procesos dirigidos hacia un fin determinado. Tarea: Cantidad especfica de trabajo que debe hacerse en un tiempo limitado. Unidad Administrativa: Elemento fundamental y especfico de la estructura de cualquier organizacin que mantiene cierta independencia, formando parte de la totalidad funcional. Tiene un jefe o responsable y est constituida por cargos.
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CAPITULO IV
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS El manual se constituye en la memoria institucional que registra las instrucciones de trabajo y facilita la ejecucin de los procesos y procedimientos, permitiendo adems su mejoramiento continuo. Es una fuente formal y permanente de informacin y orientacin. Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de un trabajo determinado. Contribuyen a dar continuidad y coherencia a las actividades que describen. Delimitan responsabilidades y evitan desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecucin de un trabajo determinado. Facilitan la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Son una herramienta para capacitar al personal en el desempeo de sus funciones. Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracin de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias. Auxilian en las labores de auditora administrativa. Compila en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organizacin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formularios a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. Uniforma y controla el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evita su alteracin.

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IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin del trabajo y evita la duplicidad de funciones.
Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas de la unidad administrativa o entidad en su caso.
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CAPITULO V
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACION O ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Es conveniente que los manuales de normas y procedimientos sean elaborados con la participacin de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades. Es importante mantener la interrelacin e identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica vigente y autorizada por la Institucin. En la elaboracin del manual, debe existir plena congruencia entre ste y las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate. Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica las actividades que integran al proceso. Debern describirse los canales de comunicacin, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memoranda, formularios e instructivos), para el trmite de los asuntos respectivos, as como los sistemas para obtener el resultado final correspondiente.
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CAPITULO VI
PASOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL
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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL ORGANIZACIN Implica definir en primera instancia el equipo de trabajo que disear y llevar a feliz trmino el proyecto y, de forma paralela, los integrantes que conformarn el equipo de verificacin. Comnmente el grupo de trabajo est compuesto por un gerente del proyecto, quien tiene la responsabilidad de facilitar la comunicacin entre los integrantes del equipo, hacer seguimiento al proyecto, brindar el apoyo que se requiere al interior de cada dependencia, definir los sistemas de divulgacin, etc. Su apoyo al proyecto se dar durante todas las etapas del mismo. Es importante que dentro del equipo de trabajo se cuente con profesionales que posean experiencia en temas metodolgicos a nivel organizacional con el fin de proporcionar una garanta razonable de xito en el diseo, coordinacin, capacitacin, acompaamiento y seguimiento a la implantacin del proyecto. Por parte de cada dependencia, se requiere la participacin de funcionarios que conozcan el proceso en forma integral y tambin detallada, a fin de que se haga el levantamiento de la informacin y se d el apoyo y valor agregado en el momento del anlisis y optimizacin de los procedimientos. Adems es necesario un funcionario de cada rea para que, una vez levantados los procedimientos, los revise en forma integral, sin desconocer las interacciones que ste tiene con otras dependencias del rea. El perfil que deben tener los funcionarios que van a levantar la informacin, documentar, diagramar y analizar los procedimientos es: Buen conocimiento de la Entidad, del rea, y de los procesos y procedimientos de la misma. Capacidad para comunicarse, entablar relaciones y abierto al cambio. Poseer iniciativa y creatividad.

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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Capacidad de anlisis y capacidad para detectar y solucionar problemas. Deseos de participar en el proyecto y aprender metodologas para el desarrollo del mismo. Facilidad para diagramar procesos. Para finalizar, es necesario designar un equipo de revisin, quienes evaluarn las propuestas de mejoramiento y/o optimizacin de las metodologas y darn la aprobacin final a cada de ellas. ANLISIS DE LA INSTITUCIN Permite determinar en forma objetiva la dinmica y caractersticas actuales de las funciones y actividades que se realizan en cada una de las reas que conforman la Organizacin. A travs de este anlisis, podr definirse la estrategia para el levantamiento de la informacin y los recursos necesarios para llevar a cabo todo el proceso. LEVANTAMIENTO Y ANLISIS DE LA INFORMACIN El levantamiento de los procedimientos actuales es la definicin de la forma como se estn adelantando las diferentes actividades en las dependencias, identificando qu hace, quin lo hace, cmo lo hace, por qu lo hace y para qu lo hace, reuniendo informacin adicional de los problemas y obstculos existentes que pueden ser objeto de cambio o mejora. Con ste se adquiere el conocimiento necesario para la posterior formulacin de las metodologas y para determinar el valor agregado resultante de las mejoras efectuadas en la reduccin de pasos o actividades, eliminacin de requisitos innecesarios y por ende mayor satisfaccin del usuario y del cliente final.
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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL El xito de los manuales de normas y procedimientos radica en la calidad del levantamiento de la informacin, es decir, el esmero y dedicacin con que fue suministrada por el poseedor de la misma, siendo su principal fuente de informacin los funcionarios que diariamente lo ejecutan y sus beneficiarios o clientes tanto internos como externos. Es importante sealar, que para llevar a cabo el levantamiento de los procedimientos, es necesario tener identificados los procesos que se ejecutan en cada direccin, rea o unidad administrativa de la Institucin. Las actividades que integran un procedimiento deben redactarse de manera que indiquen accin, por lo tanto requiere comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, es decir con vocablos tales como: escribe, registra, cambia, separa, realiza, revisa, verifica, elabora, firma, archiva, etc. En esta captura de informacin, como fue sealado anteriormente, debe establecerse qu se hace, dnde se hace, cundo se hace, quin lo hace y cmo lo hace en cada una de las actividades del procedimiento. QU SE HACE? Es realmente necesario? Por qu? Sera mejor hacer otra cosa? Podra hacerse algo para mejorar? Sirve para lo que tiene que servir? DNDE SE HACE? Por qu se hace en ese sitio? Es el mejor lugar? Existe otro lugar para hacerlo? Es posible economizar tiempo y recursos hacindose en otro sitio o cambiando la persona o equipo de lugar?

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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL CUNDO SE HACE? Existe una mejor ocasin para hacerlo? Se hace en la secuencia adecuada? Se puede eliminar tiempo, transporte al hacerse en otro lugar o combinarse en un paso previo o posterior? QUIN LO HACE? Es la persona ms indicada? Rene las condiciones requeridas? Podra ser otra persona? Quin? Cmo podra mejorarse su rendimiento? CMO LO HACE? Por qu es ejecutado de ese modo? Existen otras maneras de hacerlo? El puesto, ambiente, herramientas y equipos son adecuados? Es complicado como se realiza? Dentro de la descripcin de las actividades de cada procedimiento es necesario especificar puntos importantes a considerar para su ejecucin, como es el caso de plazos de entrega o recepcin de informacin o documentacin, perodos de ejecucin, tiempo de respuesta a un requerimiento, nmero de copias requeridas, etc.
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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Es importante tener en cuenta que en la descripcin del procedimiento se deben detallar los puntos de control que se establezcan para el mismo, especificando si el control se hace en forma manual o automatizada. Es aconsejable que para el establecimiento de estos controles se solicite el apoyo de la Oficina de Control Interno de la institucin. El texto de los controles debe hacerse en letra book antigua 12 en cursiva, de tal manera que al observar el formato de descripcin del procedimiento, visualmente se puede detectar en forma gil dnde estn los controles. Igual que el resto del procedimiento, al control se le debe establecer el cargo responsable y la dependencia que lo realiza. Cuando el procedimiento sea diagramado, los controles deben quedar como una actividad ms. El mayor detalle en el procedimiento permitir especificaciones ms precisas respecto de la ejecucin de los procedimientos y facilitar la divisin del trabajo, la reduccin de duplicidades, la asignacin de funciones y por supuesto el control del proceso. Al efectuar la descripcin de los procedimientos, se debe tener en cuenta que se detallan los pasos o las actividades de todo el procedimiento y no parte o partes de ste. Por tal razn, si dentro del procedimiento que se est documentando se encuentra que hay pasos o actividades de responsabilidad de otras dependencias, stas deben ser solicitadas a dichas dependencias para ser incorporadas dentro del cuerpo del procedimiento. Para adelantar de forma eficiente el levantamiento y documentacin de los diferentes procedimientos de la dependencia, es necesario tener en cuenta las siguientes
recomendaciones: Observe detenida y cuidadosamente el desarrollo de los diferentes pasos o actividades antes de empezar su descripcin. Registre los eventos que realmente ocurren de la forma ms exacta y fidedigna posible.

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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Comprometa a los que intervienen en el procedimiento. Escriba el procedimiento actual antes de la diagramacin. Archive la informacin recogida durante todo el proceso. Consulte o indague ms de una vez si es necesario, para aclarar o conocer ms acerca de una actividad o aspecto de trabajo. Registre la informacin en los formatos definidos. Describa los problemas y sugerencias de mejoramiento manifestados por las diferentes personas que intervienen en el procedimiento. Recopile los formatos y/o documentos utilizados en el procedimiento, con el diligenciamiento que normalmente se hace y las observaciones efectuadas por los usuarios, ya que ellos no solo brindan informacin sino que aportan sugerencias. Establezca los lmites de los procedimientos, tanto de inicializacin como de finalizacin. Defina las salidas de los procedimientos, es decir el resultado esperado y sus caractersticas principales. Despus de documentado el procedimiento, se debe proceder a su diagramacin lgica o de flujo. El flujograma es un mtodo utilizado para describir grficamente un procedimiento existente o uno nuevo mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso. El flujograma permite visualizar rpidamente el inicio y fin de un procedimiento en forma integral, detectando fcilmente el nmero de pasos o actividades, nmero de personas que intervienen en el mismo, nmero de veces que un mismo documento o actividad es sujeto de manipulacin, revisin, traslado, etc. en una misma rea o cargo en diferentes momentos, o va a un rea o cargo en ms de una oportunidad, etc.
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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Una vez levantado el procedimiento, en su anlisis se puede concluir que es necesario suministrar con detalle descripciones de cmo realizar ciertas actividades o tareas, o tambin, cmo diligenciar un formato. Estas especificaciones, por sus caractersticas particulares no se pueden enmarcar dentro del procedimiento ni dentro de los flujogramas. Sin embargo, su importancia amerita que formen parte integrante dentro del manual. En el paso o actividad correspondiente del procedimiento y del flujograma se debe remitir al instructivo que profundiza en el cmo se debe realizar. Para dar inicio a la etapa de anlisis, es necesario tener documentados y diagramados todos los procedimientos correspondientes a un mismo proceso, con el objeto de poder analizar, en forma integral, la secuencia, origen y finalizacin de cada una de las actividades que hacen parte del procedimiento y del proceso como un todo. La etapa de anlisis consiste en estudiar todas y cada uno de los pasos o actividades que componen el procedimiento, con el fin de generarle valor con efectos positivos para el cliente interno y externo, y para el personal en general, descubriendo fallas y virtudes del procedimiento e introducindole mejoras al mismo. Para este efecto, se debe tener en cuenta en todo momento lo siguiente: La normatividad que rige el procedimiento, a efecto de no contravenir ninguna disposicin en este sentido, en caso de eliminarse alguna parte del mismo. Es importante resaltar que si un procedimiento es engorroso para la entidad al dar estricto cumplimiento a una norma, se debe estudiar la posibilidad y viabilidad de modificar la norma. Buscar el mejoramiento en la calidad de los servicios; jams sacrificar la calidad por la agilidad.

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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL
La reduccin de costos representado en nmero de formatos utilizados, copias, archivos, tiempo total del proceso, etc.
La agilidad en la atencin a los usuarios. La eliminacin de pasos o actividades, demoras, controles y aprobaciones innecesarias. La secuencia lgica entre cada paso del procedimiento. La relacin entre el proceso, procedimiento y funciones del rea. La maximizacin de los recursos de la institucin. La interaccin, en el proceso, con otras dependencias de la institucin. No perder de vista el objetivo del procedimiento. El resultado de este anlisis debe conducir a un mejoramiento del procedimiento, incluyendo, de ser posible, su optimizacin a travs del uso de la tecnologa.
Adicionalmente, es necesaria la intervencin de la Oficina de Control Interno, en el aspecto de sugerir o aconsejar sobre los puntos de control que debe tener el procedimiento para garantizar que se ejecuten bajo principios de eficiencia y transparencia, evitando anomalas e inconsistencias en el proceso. Para finalizar esta etapa y si el procedimiento ha sido notablemente modificado, mejorado y/o automatizado, es conveniente realizar una prueba con los usuarios, con el fin de detectar posibles inconsistencias, verificar su validez, efectividad y evitar frustraciones e inconvenientes con consecuencias para la Entidad, antes de operarlo a nivel del rea en forma definitiva. Producto de estas pruebas se deben hacer, al procedimiento, los ajustes a que haya lugar.

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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL APROBACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Una vez culminadas las pruebas, realizados los ajustes y definidos, documentados y diagramados los procedimientos propuestos, stos deben ser presentados ante el equipo de verificacin para su aprobacin. A este equipo debe llevarse el conjunto de procedimientos que conforman cada proceso, a fin de que se evalen en forma integral, conjuntamente con los soportes de los cambios efectuados a los procedimientos y del resultado de las pruebas realizadas. Si producto de la evaluacin por parte del equipo de verificacin se presentan ajustes a algn procedimiento, se deben realizar teniendo siempre presente los aspectos mencionados en la etapa anterior. Si se requiere la realizacin de nuevas pruebas, stas se deben llevar a cabo y hacer los ajustes al procedimiento a implementar. El procedimiento que se apruebe debe quedar debidamente documentado, diagramado y firmado por el (o los) responsable (s) de las actividades que lo conforman. ELABORACIN DEL PROYECTO DEL MANUAL Teniendo en cuenta que ya se poseen documentados, diagramados y aprobados todos los procedimientos de un mismo proceso, se debe culminar el ciclo con el diseo de la presentacin del manual, el cual debe ser discutido con todas las dependencias involucradas. APROBACIN DEL MANUAL Una vez que el proyecto del manual ha sido aceptado por las diferentes dependencias involucradas, se somete a la aprobacin final por parte de la mxima autoridad de la institucin.
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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL OFICIALIZACIN DEL MANUAL Esta etapa consiste en dar a conocer, mediante un acto administrativo, que los procedimientos de un rea o de la institucin han sido documentados, aprobados y debern adoptarse tal y como lo expresa el manual respectivo. A partir de esta oficializacin, se debe dar estricto cumplimiento a la ejecucin de los procedimientos, tal y como se encuentran en los manuales respectivos, sin que esto contravenga la etapa de mejoramiento u optimizacin de los procedimientos actuales. REPRODUCCIN DEL MANUAL Una vez oficializado el manual se procede a coordinar su reproduccin, para lo cual se puede considerar lo siguiente: Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin. Que los formatos sean de 28x21 cm (tamao carta). Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, sern dobladas hasta lograr esta dimensin. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas, a excepcin de los instructivos de llenado con explicacin al reverso del formulario, si fuese sta la tcnica escogida para elaborar el referido instructivo (como se indica en la pgina 77). Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre. Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o contenido, introduccin y cuerpo.

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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DIVULGACIN DEL MANUAL Se deben dar a conocer los procedimientos, no slo al rea responsable de su ejecucin, sino a todos los funcionarios y dependencias de la institucin. Esto implica publicarlos a travs de la intranet o ubicarlos en una carpeta de acceso pblico e informar sobre este evento para que sean consultados si lo requieren. Tambin se puede optar por realizar charlas o conferencias en el auditorio con el personal interesado, las cuales deben ser coordinadas y realizadas por el equipo de trabajo. RESGUARDO Y DISTRIBUCIN DEL MANUAL El original de la totalidad de los manuales de normas y procedimientos adoptados debe reposar en la oficina que la mxima autoridad de la Institucin designe para esta responsabilidad. As mismo, cada dependencia de la institucin debe poseer una copia del manual o acceso electrnico a ste bajo la modalidad de slo lectura (intranet). SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIN El seguimiento es fundamental para garantizar que los manuales de normas y procedimientos no se conviertan en un manual que slo ocupa un espacio en un anaquel, por lo tanto es responsabilidad de todo el personal de la institucin realizar seguimiento a la ejecucin de los procedimientos y hacer las observaciones o sugerencias pertinentes al jefe del rea ejecutora, cuando sea conducente; y, particularmente es responsabilidad personal de los funcionarios directamente involucrados en el procedimiento, estar haciendo permanente seguimiento en aras de mejorar la calidad y el servicio prestado.
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PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Cualquier cambio en el manual, debe ser coordinado con el equipo de trabajo y la oficina responsable de la actualizacin de los manuales, para evaluar la pertinencia y oportunidad de las modificaciones sugeridas. Respecto a la etapa de actualizacin, sta se evidencia cuando un procedimiento sufre algn tipo de modificacin, tal como:
Cambio (modificacin, adicin, sustitucin, eliminacin, ampliacin, etc.) de una o varias actividades o pasos del procedimiento, generado por un proceso de optimizacin, sistematizacin, aplicacin de una norma, entre otras. mejoramiento,
Cambio (modificacin, adicin, sustitucin, etc.) de un cargo o dependencia que interviene en el procedimiento. Esto quiere decir que en el evento en que la denominacin del cargo o grado, o el nombre de la dependencia responsable de la ejecucin de una actividad especfica cambie, tambin se debe actualizar el manual.
Modificacin del nombre del procedimiento. Cambio de un formulario.
Todo lo anterior puede ocasionar que se altere el nmero de pginas del procedimiento y/o el nmero consecutivo del paso de las actividades descritas. En este evento, se debe proceder a numerar as: Nmero de pgina. Si se incrementa el nmero de pginas por la adicin de actividades o la ampliacin de una de ellas, a las pginas subsiguientes modificadas, se le numera adicionndole una letra en mayscula iniciando con la A (Ej. Pg. 15 de 30, pg. 15A de 30, pg. 15B de 30, pg. 15C de 30 y as sucesivamente) sin llegar a alterar la numeracin de todo el procedimiento ni afectar la pgina siguiente no modificada.

Cdigo:
Pg. 35
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Versin: 00
PASOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Ahora, si se disminuye el nmero de pginas del procedimiento por la modificacin de una o varias actividades, es decir, que se describa la misma actividad pero ms concreta, resumida de tal manera que no se elimina la actividad sino que se disminuye su descripcin, se debe dejar el espacio sobrante en blanco teniendo cuidado de no alterar el contenido o la paginacin de la siguiente hoja no modificada. Nmero del paso. Si se incrementa el nmero de actividades del procedimiento, esto genera que el consecutivo de los pasos tambin se incremente. En este caso, se debe adicionar una letra minscula iniciando con la (a) al paso siguiente incluido (Ej. Paso 15, paso 15a, paso 15b, paso 15c y as sucesivamente) sin llegar a alterar la numeracin del paso siguiente no modificado. Ahora, si es necesario eliminar una o varias actividades del procedimiento, esto altera el consecutivo del nmero de pasos del mismo, por lo tanto para que no se vea alterada tambin la paginacin, se debe dejar la descripcin de la o las actividades suprimidas y escribir al finalizar la misma, es decir, despus del punto final de la actividad, el siguiente texto entre parntesis en letra Book antigua tamao 12 en mayscula con negrilla: (ACTIVIDAD Y PASO ELIMINADO). Toda actualizacin a un procedimiento debe tambin ocasionar un registro en un formulario denominado Control de Revisiones y Actualizaciones. Es importante tener en cuenta que cualquier modificacin al procedimiento, por pequea que sea, debe actualizarse el manual respectivo y por consiguiente el formulario de control de revisiones y actualizaciones, enviando las hojas modificadas a todas las dependencias que posean el manual, garantizando que las hojas reemplazadas sean retornadas a la dependencia responsable de dichas actualizaciones para su control y posterior destruccin.
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Cdigo:
Pg. 36
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CAPITULO VII
ASPECTOS NORMATIVOS PARA ELABORAR EL MANUAL
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Junio 2010

Cdigo:
Pg. 37
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ASPECTOS NORMATIVOS PARA ELABORAR EL MANUAL A) PORTADA DEL MANUAL Es la parte externa del documento y debe contener: 1) Un recuadro superior para identificacin, el cual tendr la siguiente composicin: - Casilla del margen superior izquierdo con el logotipo del rgano o Ente. - Casilla del margen superior derecho con el nombre del rgano o Ente (Arial, mayscula, negrita, tamao no mayor a 18 puntos). 2) Nombre del Manual en la parte central (Arial, mayscula, negrita, tamao no mayor a 24 puntos).
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Pg. 38
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Versin: 00
NOMBRE DEL RGANO O ENTE

Gobernacin Estado Carabobo
NOMBRE DEL MANUAL
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Pg. 39
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ASPECTOS NORMATIVOS PARA ELABORAR EL MANUAL B) HOJA PARA EL DESARROLLO DEL MANUAL El documento debe elaborarse en hojas de papel bond tamao carta y cada hoja debe llevar: Un recuadro superior o encabezado para identificacin, el cual tendr la siguiente composicin: 1) Casilla del margen superior izquierdo con el logotipo del rgano o Ente. 2) Casillas del margen superior derecho, las cuales contendrn: Nombre de la Direccin, rea o Unidad Administrativa que est generando el documento (Arial, mayscula, negrita no mayor a 12 puntos). Nombre del documento que se est generando (Arial, mayscula, negrita no mayor a 11 puntos). Cdigo, es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente (Arial, mayscula, no mayor a 8 puntos). (**) Nmero de Pginas, corresponde al correlativo ascendente del total de pginas que contiene el documento (Arial, no mayor a 8 puntos). Fecha de Elaboracin, en la cual se seala el mes y ao en que se elabora el documento, expresando en letras el nombre completo del mes y en nmero el ao con sus cuatro dgitos (Arial, minscula manteniendo la primera letra mayscula, no mayor a 8 puntos). Fecha de Actualizacin, corresponde el mes y ao en que se efectan modificaciones al documento, expresando en letras el nombre completo del mes y en nmero el ao con sus cuatro dgitos (Arial, minscula manteniendo la primera letra mayscula, no mayor a 8 puntos).

Cdigo:
Pg. 40
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ASPECTOS NORMATIVOS PARA ELABORAR EL MANUAL Versin, se refiere al nmero de actualizaciones realizadas al documento desde su implantacin. Se debe anotar 0 a partir de la primera aprobacin y 1 para la primera actualizacin y as consecutivamente (Arial, no mayor a 8 puntos). 3) Fila Inferior, espacio destinado para indicar la denominacin de cada punto contenido en el ndice (Arial, mayscula, negrita, no mayor de 12 puntos). Un recuadro central para el desarrollo del contenido del manual: Ttulos: Arial, mayscula, negrita, tamao 12 puntos, alineado a la izquierda. Subttulos: Arial, minscula manteniendo la primera letra mayscula, negrita, tamao 12 puntos, alineado a la izquierda. Texto en general: Arial, maysculas, minsculas, tamao 12 puntos, pudindose ajustar de acuerdo a las propias necesidades del documento, prrafo justificado e interlineado de 1,5 entre lneas y un espacio entre prrafos y entre prrafo y ttulo. Se debe uniformar el manual de normas y procedimientos a una sola fuente y tipo de fuente y debe reservarse el uso del tipo de letra cursiva para destacar informacin importante. Se utilizar el sentido positivo de las frases, obviando en lo posible las palabras negativas y de prohibicin. Un recuadro inferior, el cual contendr: 1) Casillas inferiores centrales para mostrar la fecha, nombre, apellido y cargo de las personas que elaboran, revisa y aprueba el documento (Arial, minscula manteniendo la primera letra mayscula, no mayor de 8 puntos).
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Cdigo:
Pg. 41
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ASPECTOS NORMATIVOS PARA ELABORAR EL MANUAL 2) Casilla inferior derecha para indicar la fecha en la que se implementa el documento, una vez aprobado. (Arial, minscula manteniendo la primera letra mayscula, no mayor de 8 puntos). (**) Cdigo: corresponde a los caracteres que identifican al documento, cuya estructura puede ser de la siguiente forma: XXXX XXX MNP 1 2 3
1 Siglas del rgano o Ente (queda potestativo el nmero de caracteres a incluir en este rengln) 2 Siglas de la Direccin, rea o Unidad Administrativa donde se genera el documento (queda potestativo el nmero de caracteres a incluir en este rengln) 3 Letras correspondientes al Tipo de Documento: este campo define el tipo de documento, que en este caso son las letras MNP que abrevian Manual de Normas y Procedimientos. Entre siglas debe colocarse un guin o diagonal. A continuacin se muestra un ejemplo de Hoja de Desarrollo:
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Cdigo:
Pg. 42
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DIRECCIN, REA O UNIDAD ADMINISTRATIVA

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
Pg.: Actualizacin: Versin:
de
Elaboracin:
DENOMINACIN DE CADA PUNTO CONTENIDO EN EL NDICE
ESPACIO PARA EL DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MANUAL
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Aprobado por:
Fecha de Implementacin:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
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Cdigo:
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ASPECTOS NORMATIVOS PARA ELABORAR EL MANUAL C) DE LA CODIFICACIN DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS: El cdigo para identificar los procedimientos o formatos puede ser estructurado de la siguiente forma:
XXXX XXX X 000 1 2 3 4
1 Siglas del rgano o Ente (queda potestativo el nmero de caracteres a incluir en este rengln) 2 Siglas de la Direccin, rea o Unidad Administrativa donde se genera el documento (queda potestativo el nmero de caracteres a incluir en este rengln) 3 Letra (s) correspondiente (s) al Tipo de Documento: este campo define el tipo de documento a normalizar, ya sea procedimiento o formato. Smbolo P F Documento Procedimiento Formato
4 Nmero correlativo del documento: estos campos deben indicar el nmero correlativo de las emisiones del documento a ser codificado. Se inicia con 001 para el primer documento y contina en orden secuencial ascendente. Por ejemplo, si se tienen ocho emisiones de procedimientos (008) y se piensa elaborar uno nuevo, le corresponder el nmero nueve (009). Entre siglas y nmero debe colocarse un guin o diagonal.
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Cdigo:
Pg. 44
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CAPITULO VIII
ESTRUCTURA DEL MANUAL
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ESTRUCTURA DEL MANUAL En el presente apartado enfocaremos la atencin a los aspectos de forma y contenido para integrar el documento final. Estos aspectos son: PORTADA HOJA DE FORMALIZACION TABLA DE CONTENIDO O NDICE CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS) INTRODUCCIN POLTICAS PARA EL USO DEL MANUAL CAPTULO I: Generalidades 1. Objetivos y Alcance del Manual 2. Marco Legal CAPTULO II: Procesos, Normas y Procedimientos de cada Direccin, rea o Unidad Administrativa. 1. Informacin general del proceso: Ttulo, Objetivo y Alcance. 2. Procedimientos. 2.1. Informacin general del procedimiento: Nombre, Cdigo, Objetivo, Alcance, Normas, Documentos de Referencia, Responsables, Registros, Definiciones. 2.2. Redaccin y presentacin de las narrativas de Procedimientos. 2.3. Flujograma o Diagrama de Flujo. 2.4. Formularios e Instructivos de llenado 2.5. Control de Registros 2.6. Anexos (s) APNDICE
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APNDICE
CARTULA NOMBRE DE LA DIRECCIN, REA O UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE
CARTULA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 3
ANEXO (S) CONTROL DE REGISTROS

FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO REDACCIN Y PRESENTACIN DE LAS NARRATIVAS DE PROCEDIMIENTOS
INFORMACIN GRAL. DEL PROCEDIMIENTO: NOMBRE, CDIGO, OBJETIVO, ALCANCE, NORMAS, DOCUMENTOS DE REFERENCIA, RESPONSABLES, REGISTROS, DEFINICIONES CARTULA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 2
ANEXO (S) CONTROL DE REGISTROS FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO REDACCIN Y PRESENTACIN DE LAS NARRATIVAS DE PROCEDIMIENTOS
INFORMACIN GRAL. DEL PROCEDIMIENTO: NOMBRE, CDIGO, OBJETIVO, ALCANCE, NORMAS, DOCUMENTOS DE REFERENCIA, RESPONSABLES, REGISTROS, DEFINICIONES
CARTULA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 1 INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO: TITULO, OBJETIVO Y ALCANCE CARTULA NOMBRE DE LA DIRECCIN, REA O UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE CARTULA CAPITULO II: PROCESOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CADA DIRECCIN, REA O UNIDAD ADMINISTRATIVA
MARCO LEGAL OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL CARTULA CAPITULO I : GENERALIDADES

POLTICAS PARA EL USO DEL MANUAL
INTRODUCCIN CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS) CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES TABLA DE CONTENIDO O NDICE
HOJA DE FORMALIZACIN PORTADA
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Cdigo:
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PORTADA Es la primera hoja del documento, denomina tambin pasta o cartula, cuya finalidad es identificar al Manual, sugiriendo su diseo en cartulina blanca, en las medidas convencionales del tamao carta. sta deber contemplar los aspectos normativos indicados en la pgina 37 del presente instructivo. La portada no deber llevar ningn adorno que sobresalga como son: lneas de colores, fondo de color, etc., que rompa con la originalidad del documento. HOJA DE FORMALIZACIN En esta hoja se describe informacin concerniente a la creacin del manual, como lo es el cdigo asignado, el titulo, fecha en que fue probado y la fecha de su implementacin.
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Cdigo:
Pg. 48
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Versin: 00
Ejemplo:

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
HOJA DE FORMALIZACIN
CDIGO
TTULO DEL MANUAL
FECHA DE APROBACIN (DD/MM/AAAA)
FECHA DE IMPLEMENTACIN (MM/AAAA)
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Elaborado por:
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Cdigo:
Pg. 49
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TABLA DE CONTENIDO O NDICE Es la parte del documento cuya finalidad es relacionar secuencialmente los apartados que constituyen la estructura del manual, con su respectiva paginacin para facilitar su localizacin.
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES Es la hoja en la que se describe en forma clara y breve las modificaciones que se realicen en cualquier parte del documento, las cuales entre otras, pueden ser cambios en los formatos que se utilizan en el procedimiento, inclusin o derogacin de normas de operacin, modificacin de requisitos de trmite, eliminacin de actividades innecesarias, establecimientos o modificacin de actividades de registro y control, etctera. Ejemplo:
Elaborado por:
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Cdigo:
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Versin: 00

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

REVISIN N FECHA DE REVISIN CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO OBJETO DE REVISIN O ACTUALIZACIN N DE PGINA A SUSTITUIR DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN
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Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Elaborado por:
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Cdigo:
Pg. 51
de 80
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ESTRUCTURA DEL MANUAL CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS) Una vez aprobados los documentos que conforman el Manual de Normas y Procedimientos, la unidad responsable de custodiarlo y controlarlo deber vigilar las reproducciones del manual, por lo cual debern llevar un registro de la distribucin de documentos controlados y no controlados. La diferencia entre una copia controlada y no controlada, radica en la factibilidad de tener acceso al documento para poder actualizarlo, es decir, cuando un documento es modificado se deben realizar las respectivas actualizaciones al manual original y a sus copias, por lo que dependiendo de la posibilidad que tenga la unidad responsable de la custodia y control del mismo de poder acceder a esas copias para efectuar los respectivos cambios, es lo que permite determinar si una copia es controlada o no. Dicho de otro modo, la susceptibilidad de acceder a una copia del manual para reemplazar un documento producto de una modificacin, es lo que determina su control. Por lo tanto, en aquellos documentos en los que no se pretende el control de los cambios que pudieran surgir producto de modificaciones, tales documentos distribuidos deberan estar claramente identificados como copias no controladas. Para el caso de las copias controladas, la unidad responsable de la custodia y control del manual, centralizar los documentos con las firmas originales, enviando copias a los usuarios del documento con sello original de Documento Controlado. Ejemplo:
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Cdigo:
Pg. 52
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NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA CONTROLADA)

NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO VERSIN O REVISIN FECHA DE ENTREGA RECIBIDO POR: DEPENDENCIA NOMBRE FIRMA Y SELLO
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
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Cdigo:
Pg. 53
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NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA NO CONTROLADA)

NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO VERSIN O REVISIN FECHA DE ENTREGA RECIBIDO POR: DEPENDENCIA NOMBRE FIRMA
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
Elaborado por:
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Junio 2010

Cdigo:
Pg. 54
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Versin: 00
INTRODUCCIN Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, debe incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento.
POLTICAS PARA EL USO DEL MANUAL En esta parte se describen algunos aspectos que es necesario tener en cuenta para dar el mejor uso al manual de normas y procedimientos, tales como manejo, custodia, conservacin, distribucin, procesos de actualizacin, etc.
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Cdigo:
Pg. 55
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CAPTULO I: GENERALIDADES 1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL El objetivo debe definir el propsito final que se persigue con la implantacin del instrumento. La formulacin del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; sealar el qu, para quines y para qu servir el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos y no subrayar conceptos. El alcance est referido al lmite de aplicacin del manual, es decir, para quines se ha elaborado el manual. 2. MARCO LEGAL Constituye el fundamento legal que faculta a una determinada unidad administrativa para establecer y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia del manual en el mbito de su competencia. En este apartado se debe escribir en forma enunciativa y sin incluir textos explicativos adicionales, los ordenamientos jurdicos - administrativos que dan fundamento y regulan la operacin del manual y sus procedimientos. Los nombres de los ordenamientos debern aparecer completos y, en el caso de circulares y oficios, se anotar el nmero de folio, asunto, nombre del rea responsable de su emisin y su fecha de expedicin. Todos estos documentos debern anotarse cronolgicamente, de acuerdo al orden jerrquico que se describe a continuacin:
Elaborado por:
Revisado por:
Junio 2010

Cdigo:
Pg. 56
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Versin: 00
A. Constitucin Nacional B. Leyes, Cdigos y Convenios Internacionales C. Reglamentos D. Decretos E. Resoluciones F. Providencias G. Acuerdos H. Circulares y/u Oficios I. Documentos Normativos - Administrativos (manuales, guas o catlogos) J. Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior).
Elaborado por:
Revisado por:
Junio 2010

Cdigo:
Pg. 57
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Versin: 00
CAPTULO II: PROCESOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CADA DIRECCIN, REA O UNIDAD ADMINISTRATIVA 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO TTULO Corresponde al nombre del proceso, el cual debe dar idea clara de su contenido. OBJETIVO Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicacin del proceso, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El objetivo debe redactarse en forma breve y concisa; se especificar los resultados o condiciones que desean lograr, e iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos. La redaccin del objetivo se estructura a partir de las siguientes preguntas:
Qu se hace? Accin expresada en el verbo
Para qu se hace? Resultado
Para quin se hace? Usuario final
ALCANCE Describe el campo de accin en el cual se aplica ste. Se da respuesta a la pregunta para qu? y dnde, a qu o a quin? se aplica.
Elaborado por:
Revisado por:
Junio 2010

Cdigo:
Pg. 58
de 80
Versin: 00
Ejemplo:

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO TTULO:
OBJETIVO:
ALCANCE:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Elaborado por:
Revisado por:
Junio 2010

Cdigo:
Pg. 59
de 80
Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL 2. PROCEDIMIENTOS 2.1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE Corresponde al nombre del procedimiento, el cual debe dar idea clara de su contenido. CDIGO Ver pgina 43 del instructivo correspondiente a los aspectos normativos. OBJETIVO Consiste en describir en forma clara y concreta la finalidad que se pretende alcanzar con el procedimiento. ALCANCE Se refiere a la descripcin del alcance del procedimiento documentado, incluyendo las reas que cubre y las que no. NORMAS Son las reglas fundamentales e inflexibles que se deben seguir y a las que se deben ajustar la ejecucin de un procedimiento. Las normas son ordenamientos imperativos y especficos de acciones que persiguen un fin determinado, con la caracterstica de ser exactos y rgidos en su aplicacin. Es importante, que se establezcan normas de las actividades principales del procedimiento documentado.
Elaborado por:
Revisado por:
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Cdigo:
Pg. 60
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Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL Es conveniente que las normas se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que puedan presentarse en el desarrollo del procedimiento, es decir, definir expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que se presentan habitualmente. Las normas no sern limitativas en cuanto a su cantidad, recomendando que sean claras y concisas en su redaccin, pueden establecer tambin los criterios de aceptacin o rechazo del producto o servicio. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Son aquellos documentos que sirven para tener un mejor entendimiento del procedimiento. Por ejemplo: leyes, normas internacionales, libros, etc. RESPONSABLES Se refiere a los puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus etapas. REGISTROS Son aquellos documentos que servirn de evidencia y regulan la actividad descrita en el procedimiento, por lo tanto, en este punto se deben relacionar los formularios que intervienen en el mismo, sealando el cdigo que los identifica. DEFINICIONES Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. Deber presentarse por orden alfabtico y en cada direccin, rea o unidad administrativa.

Cdigo:
Pg. 61
de 80
Versin: 00
Ejemplo:

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE:
CDIGO:
OBJETIVO:
ALCANCE:
NORMAS:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
RESPONSABLES:
REGISTROS:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Elaborado por:
Revisado por:
Junio 2010

Cdigo:
Pg. 62
de 80
Versin: 00

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO DEFINICIONES:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
2.2. REDACCIN Y PRESENTACIN DE LAS NARRATIVAS DE PROCEDIMIENTOS Es la narracin en forma lgica y secuencial de cada una de las actividades que realiza una unidad responsable para efectuar un trabajo determinado, sealando quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse, as como los registros a utilizar, de tal forma que se asegure su realizacin satisfactoria.

Cdigo:
Pg. 63
de 80
Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL La finalidad de describir procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes reas de la entidad y orientar a los responsables de su ejecucin en el desarrollo de sus actividades. Este apartado constituye la parte fundamental del manual, ya que agrupa los procedimientos previamente elaborados. Cabe destacar, que los procedimientos deben poseer un cdigo que los identifique (como se indica en la pgina 43 del instructivo), el cual puede ser colocado en la parte superior o inferior derecha de los mismos. Se debe de especificar de manera clara en cada procedimiento documentado el ttulo correspondiente, que indica las actividades que se describen. Para la descripcin de los procedimientos, se aconseja la metodologa denominada Play Script, el cual describe el responsable de cada operacin, el nmero de la accin y detalla las actividades en forma consecutiva. La descripcin se realiza en dos columnas: la primera seala al responsable, la segunda indica el nmero consecutivo de la actividad y describe la actividad a desarrollar. Se recomienda la utilizacin de este tipo de narrativa por la facilidad de lectura que ofrece a quien consulta los procedimientos. Algunas sugerencias para una buena descripcin de procedimientos: A) Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de quin los recibe.
Elaborado por:
Revisado por:
Junio 2010

Cdigo:
Pg. 64
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Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL B) Cada actividad deber comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, tales como: elabora, enva, recibe, etc. seguidos de frases u oraciones claras y concisas. Cuando se redacten actividades que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento y que se pueden referir opciones, desviaciones o subactividades, se utilizaran los trminos condicionales tales como: Si, Cuando, En caso. Ejemplo: 4. Solicita al proveedor una identificacin oficial,... 4.1 En caso que el proveedor no cuente con una identificacin le solicitara
C) La redaccin de cada actividad deber ser clara, concisa y precisa; responder siempre a las preguntas: Qu, Cmo y/o Con qu se realiza una actividad? Si el tipo de actividad lo amerita, se recomienda preguntarse: A quin se canaliza el asunto o trabajo? y Para qu? Ejemplo:
Qu?
Cmo?
4. Solicita al proveedor una identificacin oficial con fotografa y firma, verificando que corresponda a ste. 5. Verifica en la computadora si el proveedor est vigente como...
Con qu?
Elaborado por:
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Junio 2010

Cdigo:
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de 80
Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL D) Debern numerarse las distintas actividades del procedimiento en forma progresiva con nmeros arbigos enteros. Ejemplo: 4. Entrega fotocopia... 5. Verifica que los datos de la documentacin... 6. Solicita...
E) En los casos en que a una actividad le prosigan otras (de excepcin), que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento, stas debern numerarse con fracciones decimales a partir de la actividad de la cual se desprenden. Para distinguir este tipo de actividades, se debern analizar las posibles desviaciones derivadas del desarrollo de una actividad, presentando las alternativas de solucin que permitan el desarrollo normal y que conlleven al logro del objetivo del procedimiento. Ejemplo: 7. Solicita al trabajador verifique que los datos (nombre y rea de adscripcin), estn correctos. 7.1 Si existe error en los datos indicar las correcciones necesarias.
F) Se procurar que cada una de las actividades del procedimiento contenga slo una accin, aunque en algunos casos se justifica que contenga dos.
Elaborado por:
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Cdigo:
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Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL Ejemplo:
Accin Nm. 1 3. Firma de autorizacin la Requisicin y la turna al solicitante Accin Nm. 2
G) En caso de existir actividades que por su naturaleza se realicen simultneamente, en una forma casi inmediata o se consideren de poco importancia, stas se redactarn en un slo prrafo, no rebasando las dos actividades. Ejemplo: 12. Accede al sistema y da instruccin de transferencia de fondos.
H) En las actividades que se realizan con una frecuencia establecida, se deber indicar la periodicidad en rengln antes de iniciar el prrafo de la actividad. Ejemplo: Responsable Actividad
MENSUALMENTE (Periodicidad) Jefe del Departamento 6. Elabora el informe de actividades...
Elaborado por:
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Junio 2010

Cdigo:
Pg. 67
de 80
Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL I) Al describir las actividades de un procedimiento, se anotar el nombre completo de la unidad responsable cuando haga su primera aparicin en el mismo; posteriormente se podr utilizar un nombre ms corto. Ejemplo:
Responsable
Actividad
Encargado de la ventanilla de mensajera

(Nombre completo)
3. Verifica que los datos sean legibles.
Trabajador
4. Efecta pago en caja.
Encargado de ventanilla (Nombre corto)
5. Archiva recibo de pago.
J) Cuando una actividad implique la utilizacin de algn formulario, y ste haga su primera aparicin en el procedimiento, se deber anotar su nombre completo entre comillas. En el caso de considerarse necesario se anotar la palabra Anexo e incluirlo en el apartado correspondiente con su respectivo Instructivo de llenado. Adems se deber hacer referencia a las copias, trayectoria de su trmite y destino final. Si el nombre del formulario es extenso, se recomienda utilizar abreviaturas, iniciales o un nombre simplificado, cuyo uso deber aclararse en la primera aparicin del formulario dentro del procedimiento. Ejemplo:

Cdigo:
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de 80
Versin: 00
ESTRUCTURA DEL MANUAL Responsable Actividad
rea de recepcin de documentacin 1. Recibe de los departamentos: administrativa - Requisiciones de compra (Req.) (Nombre abreviado) (Req.) (Anexo 1) rdenes de pago (OPR) (Anexo 2)
(Nombre abreviado)
2. Verifica que las OPR tenga el sello Nota. Los casos en los que se debe usar un anexo son, entre otros: - Cuando se debe asentar un dato en un formulario. - Cuando se verifica el correcto llenado de un formulario. - Para informar al usuario del documento que va a recibir o enviar. K) En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puesto o rea se enva.
L) Al finalizar el procedimiento se indicar su trmino con la leyenda: TERMINA PROCEDIMIENTO.
M) A continuacin se presentan algunos de los verbos comnmente utilizados en la descripcin narrativa de procedimientos. Actualizar Analizar Anexar Anotar Aprobar Archivar
Elaborado por:
Controlar Coordinar Cotejar Destruir Determinar Devolver

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Graficar Implantar Incorporar Indicar Investigar Llenar

Aprobado por:
Recopilar Registrar Remitir Revisar Sellar Separar
Fecha de Implementacin Econ. Nancy Barroso Jefe de Organizacin y Procedimientos Ing. Mara Elena Vassalotti Jefe de Control de Gestin Lic. Gina Petrella Directora General de Gestin Gobierno Gobierno Ing. Eduardo Pino Secretario General de Gobierno Junio 2010

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Ejemplo de formato para descripcin de procedimientos:

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

NONBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cdigo:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
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Revisado por:
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Fecha:
Fecha:
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Junio 2010

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ESTRUCTURA DEL MANUAL 2.3. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO Es la representacin esquemtica del procedimiento, donde se ilustra grficamente con smbolos convencionales la estructura, la dinmica, las etapas y las unidades que intervienen en su desarrollo. Son Diagramas de Flujo porque los smbolos utilizados se conectan en una secuencia de instrucciones o pasos conectados por medio de flechas de un solo sentido y nos indican la secuencia en que se van desarrollando las distintas tareas, partiendo de una entrada, y despus de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Los beneficios que ofrece la tcnica de diagramacin, entre otros, son: explicar la actividad a travs de smbolos y textos condensados; reducir la cantidad de explicaciones que se dan en la narracin descriptiva, as como analizar cada actividad por s misma y su relacin con las que le anteceden o se desprenden de ella. Adems, el diagrama de flujo permite la visualizacin completa del flujo de informacin y el contexto correspondiente, con el cual se puede analizar y evitar las posibles duplicidades de actividades que no agregan valor al rea. Para realizar una adecuada diagramacin, se sugieren los lineamientos siguientes:
1.
El diagrama debe ser congruente con la descripcin del procedimiento y acorde a la
numeracin del mismo, por lo que la redaccin de cada actividad debe ser un resumen de lo descrito, procurando iniciar con un verbo en tiempo presente, tercera persona de singular.
2.
El diagrama de flujo debe permitir apreciar de manera precisa y sencilla el desarrollo de
las actividades de los procedimientos de un rea especfica.


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ESTRUCTURA DEL MANUAL La diagramacin del procedimiento se debe iniciar en la parte superior izquierda del
3.
formato, con el rea responsable del inicio del desarrollo de ste, y su diseo debe seguir en forma vertical, cuando se trate del mismo responsable y hacia la derecha al cambiar, utilizando la columna necesaria conforme se desarrollen las actividades.
4.
Se debe identificar en el diagrama de flujo cada actividad con el nmero que le
corresponde dentro del procedimiento en la parte superior derecha del smbolo correspondiente; las alternativas o decisiones no deben de numerarse. 5. El punto de partida de todo diagrama se simboliza con una elipse, anotando en el espacio en blanco la palabra INICIO. 6. Las siguientes etapas son diagramadas conforme a lo descrito anteriormente. Por ejemplo: las lneas direccionales sealarn la secuencia de etapas que se desplazan dentro del mbito de responsabilidad de la unidad administrativa que precede a la nueva etapa, determinando su direccin con una punta de flecha. 7. Cuando en el desarrollo del procedimiento se presentan dos alternativas, debern representarse inmediatamente despus de la actividad el smbolo de toma de decisin (rombo) y deber anotarse la palabra procede de estas dos alternativas: Primera: en el caso de que el producto esperado no satisfaga los requerimientos establecidos, sta se calificar como no procede, lo cual se simbolizar con un NO sobre una lnea y un conector circular en cuyo centro se anotar el nmero de la etapa en la que deba reiniciarse el proceso, y Segunda: contempla la posibilidad afirmativa si procede, en la que se describir la conclusin de la etapa, sealndose con un SI la instruccin correspondiente.

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ESTRUCTURA DEL MANUAL 8. A semejanza del inicio la conclusin del procedimiento debe simbolizarse mediante una lnea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anotar la frase FIN TRMINO. Las ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin son las siguientes: Explica a travs de smbolos y textos condensados, las actividades que componen un procedimiento. Permite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rpida la manera de realizar sus actividades eficazmente. Facilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico. Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en la descripcin narrativa. Facilita el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, ya que muestra la secuencia de las actividades y la distribucin de las formas (origen y destino final). Permite analizar cada actividad por s misma y su relacin con las dems. Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.
SIMBOLOGA PARA EL DISEO DE DIAGRAMAS DE FLUJO El diagrama de flujo debe realizarse cuidando y respetando la simbologa escogida para tal fin, a continuacin se muestran los principales smbolos para la elaboracin de los mismos:
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SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCIN
Inicio o fin de un procedimiento
Se usa siempre para indicar el inicio y el fin del procedimiento. Indica el desarrollo de una actividad. En el interior se describe dicha actividad mediante una frase breve iniciada por un verbo en tiempo presente en tercera persona de singular. Representa la decisin posibilidades de accin. numerarse. entre dos No debe
Actividad u Operacin
Decisin
Conector
Conector de Pgina
Representa una conexin o enlace de un paso del procedimiento con otro dentro de la misma pgina o entre pginas. El smbolo lleva inserto un nmero arbigo. Este smbolo facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando intersecciones. Representa una conexin o enlace de un paso final de pgina con otro al inicio de la siguiente, donde contina el flujograma, es decir, indica la interrupcin del procedimiento y su continuacin en otra pgina. Preferiblemente utilizar conectores alfabticos. Se usa para sealar que un documento es guardado en un archivo fsico, ya sea en forma temporal o permanente. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Se debe anotar el ttulo del documento en la redaccin.
Archivo
Documento
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SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCIN
Se utiliza cuando en un paso entran, se usan, se generan o salen varios documentos. Se deben anotar los ttulos de los diferentes documentos en la redaccin. Conecta smbolos, sealando el orden en que se deben ejecutar las actividades, definiendo de esta manera la secuencia del procedimiento.
Mltiples Documentos
Direccin de Flujo
Operacin Manual
Se utiliza para representar una operacin manual. Por ejemplo: preparacin de una factura.
Almacenamiento en base de datos
Se usa para indicar que el almacenamiento es directamente a una base de datos en un disco fijo o servidor.
Consulta en pantalla
Usado para sealar una consulta efectuada a travs de la pantalla de una computadora.
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Ejemplo de formato para diagrama de flujo:

NOMBRE DEL MANUAL
Cdigo:
de
Elaboracin:
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
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ESTRUCTURA DEL MANUAL 2.4. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO FORMULARIOS Formas impresas que se utilizan en un procedimiento. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stos. Un formulario est elaborado en una hoja de papel impresa o de manera electrnica, que contiene los datos constantes (fijos) que requieren una informacin variable que se asienta en espacios en blanco, esta informacin es la que se usa en el desarrollo y resultado de las actividades. Es importante mencionar que el diseo debe tener los datos en un orden lgico y secuencial que permitan el manejo de la informacin para la elaboracin de reportes institucionales. El uso de los formularios permite: recopilar y analizar informacin, as como monitorear y rastrear la misma; documentar el avance y situacin de un producto o servicio a travs de un proceso; hacer comparaciones de un periodo a otro; como solicitudes para actividades especficas (materiales, documentos, aprobaciones, autorizaciones, dictmenes). Los formularios deben poseer un cdigo que los identifique (como se indica en la pgina 43 del instructivo), el cual puede ser colocado en la parte superior o inferior derecha de la hoja. Los formularios pueden requerir un instructivo de llenado, debido a la propia complejidad del formato o por contener informacin relevante que apoye su uso y la capacitacin.
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ESTRUCTURA DEL MANUAL INSTRUCTIVO DE LLENADO Es una gua que explica detalladamente cmo se deben llenar los espacios que tiene un formulario. Para su elaboracin, se podr optar por cualquiera de las siguientes tcnicas: A) Instructivo con explicacin directa. B) Instructivo con explicacin al reverso del formulario. C) Instructivo con explicacin inmediata en pgina siguiente al formulario.
A) INSTRUCTIVO CON EXPLICACIN DIRECTA Esta tcnica consiste en obtener una fotocopia en reduccin del formulario, la cual se pega en el centro de una hoja y en los extremos, fuera del formulario, se explica cuales son los datos que se deben anotar en cada espacio vaco. Para identificar con facilidad las instrucciones que se dan a cada concepto se trazar una lnea que el espacio que deber ser llenado con su correspondiente instruccin. B) INSTRUCTIVO CON EXPLICACIN AL REVERSO DEL FORMULARIO Existen formularios que desde que fueron diseados o reimpresos se determin incluir el instructivo de llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al reverso del formulario sean claras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de instructivo.
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C) INSTRUCTIVO CON EXPLICACIN INMEDIATA EN PGINA SIGUIENTE AL FORMULARIO Consiste en colocar inmediatamente el instructivo de llenado despus del formulario correspondiente. 2.5. CONTROL DE REGISTROS Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos, por lo tanto, los registros deben establecerse y permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. 2.6. ANEXO (S) Documentos que contengan informacin de apoyo al procedimiento documentado, tales como tablas, informacin grfica, mapas, ejemplos, etc. Se recomienda presentarlos de acuerdo al orden de aparicin o aplicacin en la descripcin de actividades del procedimiento e incluir una lista de los mismos.
APNDICE Informacin anexa o complemento que se incluye al final del manual.
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BIBLIOGRAFA
lvarez Torres Martn G. Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos. Asociacin Venezolana de Presupuesto Pblico. Aspectos Conceptuales y Metodolgicos del Presupuesto Pblico Venezolano, Tercera Edicin. Diccionario de la Lengua Espaola. Real Academia Espaola. Diccionario de Sinnimos Antnimos e Ideas Afines. Larousse. Gmez Vladimir C. La Organizacin en 100 Palabras. Norma COVENIN - ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario. Norma COVENIN - ISO 9001:2000. Normas para la Gestin de la Calidad y el Aseguramiento de la Calidad. Norma COVENIN - ISO 10013:2002. Directrices para la Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad. Rodrguez Valencia Joaqun. Elaborar y Usar Manuales Administrativos.
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CRDITOS
Este instructivo ha sido cuidadosamente definido bajo el precepto de brindar a los funcionarios pblicos que forman parte del equipo del Gobierno de Carabobo, herramientas didcticas que sirvan de apoyo para la gestin de los diversos rganos y entes que as lo conforman, propsito que permanece constante en todas las actuaciones de la Secretara General de Gobierno y de la Direccin General de Gestin Gobierno como un todo.
El equipo que hizo posible la realizacin de este documento es el siguiente:
Lic. Gina Petrella Econ. Nancy Barroso Ing. Maria E. Vassalotti
Directora General de Gestin Gobierno Jefe de Organizacin y Procedimientos Jefe de Control de Gestin
Se hace un especial reconocimiento al Secretario General de Gobierno Ing. Eduardo Pino, por su apoyo incondicional en reforzar y mantener una gestin gubernamental transparente, eficiente y eficaz.
Cualquier informacin contactarnos a travs de: Telfono: (0241) 857.00.91 / Fax: (0241) 857.83.46 Correo electrnico: informedegestioncarabobo@gmail.com
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Instructivo para La Elaboración de Los Manuales de Normas y Procedimientos2010

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Gobernacin del Estado Carabobo Secretara General de Gobierno

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Elaboracin: Junio 2010

PAG. HOJA DE FORMALIZACIN INTRODUCCIN I. II. OBJETIVO Y ALCANCE MARCO LEGAL 3 4 6 8 10 17

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Ing. Mara Elena Vassalotti Jefe de Control de Gestin

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TITULO DEL DOCUMENTO

Instructivo para la Elaboracin o Actualizacin de Manuales de Normas y Procedimientos

Aprobado por: Fecha de Implementacin

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