ENTENDIMIENTO DE LA ENTIDAD

Caracterizar la organización y el encargo

Entidad: VICTOR MOTOS SAS Referencia de P/T:

Período Terminado: 2022 AA-01

OBJETIVO
El objetivo de este papel de trabajo es documentar la información relevante para que el equipo de auditoría adquiera conocimiento general de la entidad.

ALCANCE
Este formulario se prepara para comprender el funcionamiento de la entidad en diferentes aspectos que deberán tenerse en cuenta al momento de la realización de la auditoría.

CONTENIDO

1. Identificación y evaluación de los riesgos de error material

2. Ambiente externo e interno de la entidad.
3. Medición del rendimiento de la entidad.

1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS DE ERROR MATERIAL MEDIANTE EL ENTENDIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU ENTORNO
1.1 Tipos de riesgos que se identifican en un enfoque basado en riesgos
Se deberán clasificar los riesgos según su probabilidad de ocurrencia y su impacto por medio de la sección de Accesos, en el botón de Asignar un nuevo riesgo o transacción significativa, podrá visualizarlos en el documento MR-
RN Matriz de Riesgos de Negocio o en el documento MR-TS Matriz de transacciones significativas, según corresponda.
PROBABILIDAD IMPACTO
R1 Flujo de caja insuficiente para cumplir con la programacion de pagos. ALTO
OCASIONAL MAYOR
BAJO POSIBLE MENOR
R2 Perdidas en las ventas por ineficiencia en el seguimiento de los pedidos de los clientes
MEDIO OCASIONAL MENOR
R3 Baja liquidez con perdida de adquisicion en inventario
MATIZ DE RIEGO MODERADO
MEDIO POSIBLE
R4 Perdida en el proceso de cobro coactivo por no cumplir la reglamentacion indicada

R5 Perdidas de dinero por falta de seguimiento en el proceso de conciliacion. MEDIO POSIBLE MAYOR

1.2 Conocimiento de la entidad

Al realizar la identificación y valoración de los riesgos, se debe tener en cuenta procesos internos y externos que pueden llegar a influir en los resultados de la compañía para así, enfocar su auditoría a estos

Se idedentificaran los riesgos internos y externos como:

Ambiente laboral
Recursos Humanos
Proveedores
Sistema de informacion
1.3 Negocio de la entidad
Para entender la entidad, se realizan indagaciones en relación con los siguientes aspectos (en la sección de documentos se encuentran modelos de agendas de reuniones con la gerencia):

Se Auditan los estados financieros Víctor Motos SAS, que comprenden el Balance de Situación Financiera a 31 de diciembre de 2022 y el Estado de Resultados correspondientes al ejercicio terminado en dicha fecha, y un resumen
de las políticas contables significativas y otra información explicativa. Realizaremos nuestra auditoría con el objetivo de expresar una opinión sobre los estados financieros.
Nuestros honorarios, que se facturaran conforme al avance del encargo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al encargo de auditoria más los gastos rembolsables. Las cuotas profesionales por hora varían de
acuerdo por el grado de responsabilidad implicado en la experiencia y competencia que se requiera.
Es posible que la estructura y el contenido de nuestro informe tengan que ser modificados en función de los hallazgos de nuestra auditoría.
Les rogamos que firmen y devuelvan la copia adjunta de esta carta para indicar que conocen y aceptan los acuerdos relativos a nuestra auditoría de los estados financieros, incluidas nuestras respectivas responsabilidades.

A. ESTRUCTURA LEGAL

Extracto de escritura pública de constitución

Nombre de la entidad auditada VICTOR MOTOS S.A.S.

Tipo de organización Sociedad Anonima Simplificada
Fecha de constitución de la organización 01 DE NOVIEMBRE DE 1994

VICTOR MOTOS S.A.S es una empresa Santandereana especializada en la reparación, mantenimiento, venta de repuestos,
Objeto social
accesorios y concesionario de motocicletas.

Representante legal Victor Jesus Arguello Calderon

Facultades del Representante legal Todas
Domicilio de la entidad auditada Calle 111 # 32-18
Duración de la sociedad Indefinido
Enajenación de acciones
Disolución de la sociedad

B. PROPIETARIOS

Respuesta
Concepto
Nombre No. De acciones Valor del aporte
Nombre de los principales Victor Jesus Arguello Calderon $ 10.000,00 $ 10.000.000,00
accionistas Accionista #2 $ -
Estructura del capital social acciones, con valor nominal de 1000
Concentración del capital social

Junta Directiva

Nombre Cargo Profesión Email / Tel. y Fax

gerencia@victor-
Victor Jesus Arguello Calderon Gerente General Administrador
motos.com

Auditor asignado
 Nombre Cargo Email / Tel. y Fax
Alexandra Johanna Perez Ortiz Auditor 3153624774

C. NORMAS GENERALES Y ESPECIFICAS QUE LE APLICAN A LA ORGANIZACIÓN

i. Generales
(Seleccionar)
Norma Descripción Referencia a la verificación de su cumplimiento Riesgo
Inscripcion Dian Reglamentacion Tributos y Responsabilidades Estatuto Tributario Alto
Camara de Comercio Inscripcion Establecimiento Comercial Camara de Comercio Alto
Inscripcion UGPP Cumplimiento de Normas para Empleados Alto
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto

ii. Específicas o de Industria

(Seleccionar)
Norma Descripción Referencia a la verificación de su cumplimiento Riesgo
Sayco Y Acinpro Permiso para eventos con musica Tolerable
Certificado de Bomberos Requisitos para evacuacion Tolerable
Tolerable
Tolerable
Tolerable
Tolerable
Tolerable

Nota. La manera más sencilla de cumplir con este requerimiento, es creando una lista de chequeo en donde se definan las leyes y regulaciones del país, generales y particulares, considerando que la compañía debe cumplir y verificar su
cumplimiento, una o dos veces al año, de acuerdo con el criterio del auditor.

D. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura organizacional

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

AUDITORÍA EXTERNA

GERENCIA GENERAL

AUDITORÍA INTERNA

SUBGERENCIA DE SUBGERENCIA
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA SUBGERENCIA DE PRODUCCIÓN FINANCIERA
COMERCIALIZACIÓN

Área de Gestión del Talento Área de Contabilidad y

Área de Diseño Área de Ventas
Humano Costos

Área de Distribución y Área de Crédito y

Área de Sistemas Área de Fabricación Despacho Cobranzas

Área de Compras Área de Control de Calidad Área de Tesorería

E. ESTRUCTURA OPERATIVA

i. Estructura de procesos

(Seleccionar)
PROCESO NOMBRE DEL PROCESO ACTIVIDADES Responsable Cargo Riesgo
Planeación Victor Jesus Arguello Calderon Gerente General Aceptable
Gestión jurídica Victor Jesus Arguello Calderon Gerente General Alto
Proceso estratégico Gestión gerencial
Gestión de calidad Victor Jesus Arguello Calderon Gerente General Alto
Gestión de control Victor Jesus Arguello Calderon Gerente General Alto

Diseño Aceptable
Producción Producción Aceptable
Control de calidad Aceptable
Planeación en ventas,
Proceso misional
cobros y estrategias de Asesor de Ventas Asesor Comercial Aceptable
Comercialización mercadeo
Distribución y despacho de
Asesor de Ventas Vendedor Mostrador Aceptable
los productos vendidos

Talento humano Auxiliar Contable Auxiliar Contable Aceptable

Almacenamiento Jefe de Almacen Jefe de Almacen Aceptable
Compras Auxiliar Contable Auxiliar Contable Aceptable
Proceso de apoyo Apoyo administrativo y financiero
Contabilidad Contador Contador Aceptable
Tesorería Auxiliar Contable Auxiliar Contable Aceptable
Cartera Auxiliar Contable Auxiliar Contable Aceptable

F. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes ofreciendo los mejores productos y servicio a precios competitivos.
Misión Para ello contamos con un excelente equipo humano capacitado constantemente y la infraestructura adecuada, que nos permite garantizar el cumplimiento de nuestras
actividades, una comunicación franca, directa y eficiente generando, así, confianza y calidad a través del servicio al cliente.
 Victor Motos S.A.S, espera ser una de las empresas líderes en el sector y en el departamento a través del excelente servicio, la comercialización de motocicletas y repuestos,
Visión ofreciendo un completo portafolio de productos que nos permitan seguir consolidándonos en el mercado nacional.
En la actualidad contamos con 1 almacén instalado estratégicamente en la ciudad de Floridablanca, lo que nos permite estar cerca de usted.

G. ASPECTOS GENERALES

Persona a la que se debe dirigir la propuesta Victor Jesus Arguello Calderon

i. Sedes (Incluye oficina principal, plantas, bodegas, etc.)

Descripción Sede Localización Actividad principal

Comercio de motocicletas y de sus partes piezas y
Principal Calle 111 # 32-18
accesorios

H. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL

(Seleccionar)
Conocimiento de la planta de producción Riesgo
Manual de seguridad industrial y salud ocupacional Tolerable
Infraestructura Tolerable
Proceso de operación (producción) Tolerable
(Agregar un ítem que considere apropiado) Tolerable

I. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DEL NEGOCIO

Objetivos Operacionales

Objetivos Estrategias

Metas de crecimiento
Rentabilidad
Desempeño

Objetivos de Cumplimiento

Concepto Estrategias
Leyes
Regulaciones
Contratos
Convenios realizados

J. ASPECTOS CONTABLES FINANCIEROS

Objetivos Estrategias

Garantizar la sostenibilidad financiera.

Reducir la rotación de empleados.
Objetivos financieros
Diversificar y aumentar las fuentes de ingreso.
Hacer un balance de presupuesto.

¿Están autorizados los libros oficiales de la organización?

Si
¿El sistema de costos está diseñado de acuerdo con las necesidades de la
organización? Si
¿Qué clase de sistemas utiliza la organización para el registro de su
transacciones económicas? Sistema Contable, Registro de Novedades, PILA, Office
Última fecha en que fueron preparados:
1. Conciliaciones bancarias 1. 30 DE AGOSTO DE 2023
2. Conteo físico de inventarios 2. 08 DE ENERO 2018
3. Conteo físico de activos fijos 3. 10 DE JULIO 2015
4. Conciliaciones de clientes y proveedores 4. 31 DE DICCIEMBRE 2022

K. AMBIENTE DE CONTROL ORGANIZACIONAL

(Seleccionar)
Concepto Respuesta Riesgo
Indicar si la organización cuenta con un despliegue estratégico No Tolerable
Describir la actitud de la administración en relación con los controles
Es aceptada e incorporada en los procesos Aceptable
sugeridos por la auditoría

Indicar con qué periodicidad es evaluada la aplicación de los controles

Cada vez que se requiere por parte de un ente de control Extremo
implementados por la administración en las demás áreas de la organización

Aceptable
Aceptable

L. MANUALES DE LA INDUSTRIA

Concepto Respuesta
Estructura del manual de la industria
Buenas prácticas ambientales
 M. MANUALES DE PROCEDIMIENTO

Respuesta
Manual de procedimiento de la gestión gerencial
Manual de procedimiento de producción y comercialización
Manual de procedimiento de apoyo administrativo y financiero

N. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL

(Seleccionar)

Respuesta Riesgo
Métodos de selección y contratación Aceptable
Manuales de funciones Aceptable
Evaluación del personal Aceptable
Actualización de perfiles Aceptable

O. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

Nombre de la Aplicación Descripción/Procesos que afecta

Mencionar los indicadores con que cuenta la organización para evaluar la

gestión de la administración

Señalar la información que suministra la elaboración del presupuesto privado

anual a la entidad

P. AMBIENTE DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS

(Seleccionar)
Descripción/Procesos que afecta Riesgo
• Tolerable
• Software de la entidad (Indica el software con que cuenta la organización. Si
• Tolerable
utiliza más de uno, por favor identificar cuales)
• Tolerable

(Seleccionar)
Descripción/Procesos que afecta Riesgo
1. Extremo

• Controles se seguridad de TI (Indicar los controles de seguridad con que 2. Extremo

cuenta la organización) 3. Extremo

4. Extremo

Q. PRINCIPALES CLIENTES

Total Ingresos (según Balance) Ingrese valor $ 690.496.312

(Seleccionar)
Nombre del Cliente Descripción de la relación Valor % sobre los ingresos Riesgo
Avidesa Mac Pollo Cliente $ 36.000.000,00 5,2% Aceptable
Danny Motos Cliente $ 180.000.000,00 26,1% Tolerable
Mile Motos Cliente $ 195.000.000,00 28,2% Tolerable
Fuller Motos Cliente $ 279.496.312,17 40,5% Alto
0,0% Extremo
0,0% Extremo
0,0% Extremo
0,0% Extremo
$ 690.496.312,17 100%

R. PROVEEDORES

Total Proveedores (según Balance) Ingrese valor $ 533.967.458

(Seleccionar)
Nombre del Proveedor Descripción de la relación Valor % sobre los ingresos Riesgo
Colombiana de Comercio Proveedor $ 198.000.000,00 37,1% Extremo
Auteco Proveedor $ 93.000.000,00 17,4% Tolerable
Incolmotos Yamaha Proveedor $ 25.000.000,00 4,7% Aceptable
Susuki de Colombia Proveedor $ 187.000.000,00 35,0% Extremo
Fanalca Proveedor $ 18.467.458,00 3,5% Aceptable
Len Importaciones Proveedor $ 12.500.000,00 2,3% Tolerable
0,0% Tolerable
0,0% Tolerable
$ 533.967.458,00 100%

S. ALIANZAS
(Seleccionar)

Nombre de la alianza Tipo de Alianza Descripción de la relación Riesgo

Alcanzar los objetivos de negocio Extremo

Ampliar las oportunidades de negocios Extremo

Reducir o transferir los riesgos de negocio Extremo

Extremo

Extremo

T. EMPLEADOS
(Seleccionar)
Nombre Descripción del cargo Riesgo
 Extremo
Extremo
Extremo
Extremo
Extremo
Extremo

U. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN

(Seleccionar)
Por su autoridad Nombre Cargo Riesgo
1. Alto
2. Alto
3. Alto
4. Alto
5. Alto
6. Alto

(Seleccionar)
Por su conocimiento y experiencia Nombre Cargo Riesgo
1. Tolerable
2. Tolerable
3. Tolerable
4. Tolerable
5. Tolerable
6. Tolerable

(Seleccionar)

V. PARTES RELACIONADAS
(Seleccionar)

Nombre Descripción de la relación Riesgo

Tolerable
Tolerable
Tolerable
Tolerable
Tolerable

W. PRODUCTOS Y MERCADO
(Seleccionar)
Riesgo
Principales productos que produce y comercializa la Compañía Aceptable
Estructura de costos Aceptable
Principal mercado de acción de la Compañía Aceptable
Retiro de productos del mercado y sus implicaciones Aceptable
Ingreso y el impacto de nuevos productos Aceptable

Mercado y ventas (Seleccionar)

Riesgo
Atención al mercado de influencia Tolerable
Estrategias de competencia Tolerable
Meta de crecimiento y expansión Tolerable

X. ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
(Seleccionar)
Nombre Nombre Descripción de la financiación Valor Riesgo
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto

Y. ASPECTOS FISCALES

Señalar las declaraciones de impuestos que debe presentar la organización •

•
•
•
•
•
•
•

Z. LITIGIOS Y RECLAMOS
(Seleccionar)

Firma de Abogados Nombre / Cargo del Contacto Email Tel. y Fax Descripción del procesos / Probabilidades de éxito Riesgo

Alto
Alto
Alto
Alto

AA. PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

 El entendimiento de las políticas y prácticas contables se obtiene así:

• Identificación de la estructura de informes financieros que incluyen la normatividad contable

• Cambios en la aplicación de políticas y practicas contables

• Políticas contables críticas y prácticas contables que pueden tener impacto significativo sobre los estados financieros

• Cambios en la estructura de informes financieros

AB. REVISIÓN DE ACTAS, CONTRACTOS SIGNIFICATIVOS, Y CORRESPONDENCIA

Z. Revisión de las actas (Ver. Ref. BA-05)

Se debe verificar las operaciones registradas en los libros, al igual verificar si los actos por parte de la administración fueron ajustados a los estatutos y a las decisiones tomadas.
Las actas que se revisan son las del año auditado hasta la fecha de la emisión del informe.

Revisión de los contratos significativos (Ver. Ref. BA-06)

Se debe verificar los contratos firmados por la administración que puedan generar riesgos para la compañía.
Los contratos a revisar son los que estén por encima de la materialidad de planeación y que tengan un impacto significativo dentro de la organización

Revisión de la correspondencia (Ver. Ref. BA-07)

Se debe verificar las situaciones que puedan generar riesgos por medio de la correspondencia a través de las entidades de vigilancia y control.
La correspondencia que se revisa es la del año auditado hasta la fecha de la emisión del informe.

Aspectos relacionados con auditorías anteriores

Cuestionamiento Respuesta / Evidencia

Revisión de dictámenes y certificaciones de otros auditores con motivo de

sus intervenciones

¿La entidad dispone de auditores internos o de empleados que revisen el

cumplimiento de procedimientos y políticas?

2. AMBIENTE EXTERNO E INTERNO DE LA ENTIDAD

a. Ambiente político, económico, social, tecnológico y ambiental. (PESTA)

Ambiente externo Factores externos generadores de riesgos

Político Los cambios en las leyes y reglamentos de salud y seguridad en el trabajo.
Económico Tasas, tendencias y tipos de intereses.
Social El incremento en la Inseguridad

Tecnológico La forma en que los consumidores utilizan y compran productos/servicios, y la manera en que las empresas abastecen y suministran bienes haciendo uso de la tecnología.

Ambiental Catastrofes Naturales, Clima lluvioso

b. El ambiente de la industria en donde desarrolla la actividad la entidad (5 fuerzas de Porter)

Ambiente de la Industria de la Organización Factores del ambiente de la industria de la organización generadores de riesgos
• Amenaza de entrada de nuevos competidores
• La rivalidad entre los competidores
• Poder de negociación de los proveedores
• Poder de negociación de los clientes
• Amenaza de ingreso de productos sustitutos

c. Ambiente interno de la organización

• Comparación del modelo actual de control interno contra el modelo COSO

Conclusión del ambiente de control interno para reporte financiero

No tiene un Control Interno establecido por tal razon el Riesgo es Extremadamente Alto debido a la falta de Procedimientos y su Respectivo cumplimiento para la Verificacion posterior. Esto marca la pauta
del funcionamiento de la empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control.

Conclusión del proceso de evaluación de riesgos de acuerdo con el documento

Poca relevancia de los temas ambientales en los planes presupuestales de la empresa, fundamentalmente en la asignación de recursos económicos y financieros.

Conclusión de las actividades de control de acuerdo con el documento

 Conclusión del sistema de información y comunicación de la entidad con el documento

Conclusión del seguimiento de los controles de acuerdo con el documento BC-05

• Identificación de factores de fraude

Factor de Fraude Riesgo de Fraude Implicaciones para la entidad

• Cambios en el ambiente de operación

Riesgo generado por el cambio de operación

Cambio en el ambiente de operación Implicaciones para la entidad
(Riesgo de negocio, fraude o procesos)

3. MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO DE LA ENTIDAD

a. Análisis Financiero

• Análisis de los estados financieros comparativos de los últimos años

La crisis producida por la COVID-19 presenta una serie de disminucion en los ingresos de la empresa, con respecto a su continuidad de negocio, gestión de recursos y la transformación del negocio. De esta
manera la empresa VICTOR MOTOS SAS cuya actividad económica es la compra, venta, distribución y comercialización al por mayor y menor de motocicletas, partes piezas y accesorios, ha tenido cambios
significativos en los saldos de los Estados Financieros, a pesar de tener una estructura sólida y consolidada por una trayectoria larga.

• Análisis de los principales indicadores financieros de los últimos años

Los ingresos de la empresa durante los años de la pandemia disminuyo considerablente pero los gastos y costos se mantuvieron lo que hicieron que esta presentara un incremento en el endeudamiento para
poder continuar en funcionamiento.

b. Análisis de indicadores no Financieros

Los cambios en los riesgos de Factor Externo han llevado a que la empresa tenga un decrecimiento en sus Indicadores Financieros

c. Consideraciones de la administración de la entidad y del equipo de auditoría que puedan tener impacto sobre la continuidad del negocio

Se requiere actuar en el mejoramiento de las ventas para poder generar mejores ingresos, de esta forma se mejora el nivel de endeudamiento cubriendo obligaciones en un menor tiempo del pactado, esto
disminuye los gastos de intereses.

Firma PREPARADO por:

Comentarios y Observaciones Finales: Alexandra Johanna Perez Ortiz

Como auditores de la empresa VICTOR MOTOS S.A.S. se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y
adecuada en aspectos relacionados con la materialidad y al evaluar los requerimientos para establecer si las
incorrecciones no corregidas son materiales o no. Firma REVISADO por:
Los estados financieros revelan adecuadamente las políticas contables.
Dichas políticas son congruentes con los marcos técnicos normativos.
Las estimaciones contables son razonables.
La información financiera es comparable, comprensible, relevante y fiable.
La información permite que los usuarios comprendan el efecto de los hechos y transacciones de la entidad. Firma SUPERVISADO por:
La terminología y lenguaje empleada en la preparación de los estados financieros es adecuada.

Firma APROBADO por: