EUDE BUSINESS SCHOOL

MÓDULO DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

CASO PRÁCTICO
MARIANA BERNAL CRUZ

1. Pregunta: ¿Qué ventajas específicas trajo consigo la realización de la ENCUESTA

a PERFILES EJECUTIVOS de B.N.V. involucrados con la Gerencia de Proyectos
(Project Management) de dicha Organización?
Respuesta: La encuesta realizada a los perfiles ejecutivos de la Bolsa Nacional de Valores
involucrados con la Gerencia de Proyectos de dicha organización fue clave porque permitió
tener una visión más clara de los problemas que se debían atender, definiendo de entrada la
necesidad de realizar cambios en los procesos, de manera que permitieran una adecuada
reestructuración y modernización de la empresa, así como la materialización de las
necesidades por lo que generó mayor credibilidad de la necesidad de realizar el proyecto
evitando resistencia a los cambios que se podrían generar con la implementación del PMO,
asegurando de esta manera el apoyo del nivel directivo, permitiendo detectar riesgos futuros
y mecanismos para su mitigación, disminuyendo las posibilidades del fracaso del proyecto.
De igual manera, al involucrar a los diferentes directivos y empleados y participar en esta
encuesta, se logró demostrar el valor añadido que podría tener en la organización y los
beneficios a futuro.
En este sentido, la encuesta logró identificar falta de conocimientos en la
“profesionalización” de los responsables de proyecto que podrían estar generando fallas en
el cumplimiento de los proyectos, pues existía una carencia de estandarización
organizacional, problemas de planificación adecuada de proyectos (en razón del tiempo,
requerimientos, identificación de riesgos), así como en habilidades blandas de los directores
de proyectos (manejo de estrés, resolución de conflictos y liderazgo), habilidades que
mediante procesos de formación se podían afianzar y fortalecerían los procesos
organizacionales a la vez que evitarían incurrir en mayores costes humanos para el desarrollo
de los diferentes proyectos.

2. Pregunta: ¿Cómo se manejó la Información vinculada con este Proyecto de

Implementación de P.M.O.?
Respuesta: La información vinculada con el proyecto de implementación de P.M.O. fue
manejada de manera adecuada, pues permitió a la organización sistematizar toda la
información como en un gran banco de conocimiento, mediante una plataforma de flujo de
información, que permitiera no solamente tomar decisiones estratégicas, sino que también
estandarizara y mejorara los procesos organizacionales. Esto contribuyó a la priorización de
los proyectos en base a objetivos estratégicos, líneas de negocios de bolsa, tiempos,
departamentos, estado de los proyectos, prioridades, lo que permitió a las P.M.O poder
proporcionar la información necesaria a la gerencia para que se pudieran identificar posibles
dificultades, avances y canalizar esfuerzos.
En esa plataforma de flujo de información se crearon procedimiento para la recolección de
información, en donde cada gerente de proyecto debía enviar una plantilla con la información
solicitada de su proyecto al director de área y ese director de área debía recolectar esa
información y enviarlas al PMO, para que éste luego la clasificara, guardara en una base de
datos y creara informes para la gerencia general en donde identificara problemas en la gestión
y ejecución de la estrategia, así como el estado de avance. Esto, acompañado de otras
herramientas tecnológicas como el Project Server y el SharePoint de manera que la
información pudiera estar en la nube y fuera actualizada en tiempo real por cualquier persona
que participara en el desarrollo de los proyectos, facilitando el reporte de información, el
establecimiento de tareas y estadísticas, generando información clara, fiable, detallada y
comprensible.

3. Pregunta: ¿Qué importancia tuvo en el éxito del Proyecto el apartado de Formación

o Capacitación dirigida a los empleados?
La importancia que tuvo el éxito del proyecto de formación o capacitación dirigida a
empleados radica en el hecho de que permitió afianzar conocimientos técnicos y humanos de
los gerentes de proyecto, se hizo ver a los directores de departamento el valor añadido que
podía generar el proceso, la aplicación práctica de los conocimientos adquiridos en las
capacitaciones, la adecuación constante de las temáticas y metodologías de manera que se
ajustaran a los objetivos y necesidades estratégicas del proyecto y lo más importante es el
desarrollo de ese documento estándar organizacional en donde se reúnen las mejores
prácticas en la gerencia del proyecto de la organización.