TEMAS DE INI ORMACION CAPITULO IV ISTRATIVO ELSISTEMA ADM OBJETIVOS DEL CAPITULO: Especificar la funci6n administrat _spMINISTRATIVOS .SISTEMAS DE INFORMACION ——_SISTEMAS apMinistRAt €jecutan en una organizacién, se realic dientemente de quié i emcE quién sea la persona que las realice en cada opqe tip SN Procedimientos enlazan mas de un sector organizacional, rotund, || RESUMEN Y conch Personas que ejecutan tareas diferentes randoa ng) TIVO Un procedimiento define qué tarea o tareas . -« desarrollados hasta este punto, puede con- ines somos que deben ejecutarlasy cudno deben fortis 5 unc os Pio aativoes un conjunto de procedimientos sucesivo.en que se presentan yal moment esipulado de urease ot a lacionades bajo um eagueia Predhon permis Gesarrollat manera econsituyenenelmedioque se utiliza para realizar elordenanjan® eae veyade las actividades de una reuaei ere as fades de-una organizacién, asegurdndose su répiday eqreaeame y vaimientos que conforman el sistema adminis . a ee ave to de una gestion organizacional, pero son la sf soos, para asegurar ft organizacién para poder alcanzar sus fa ae [a cual se apoya la ofganizaci6n pars Pon : ae insustiuble sobre 1 ran obverse sino fuese que las maples 26s bjtV05 Ya ca cabo eficaz.yeficientemente obteniendo; a. strat esaria para la toma de decisiones. “ expresign de una conjuncion de clemion gn de ; implistas. Si 0, 68 evi En cada orgenizacigo resulta psibletencontra ana gate aa orsice PODSTINE SCN i otag de unacrprestproguc- pero los mas representativos y los que responden las acti Tuc propia de ull organ oe rd a 1 pido mayoria de las organizaciones son los que contemplan las €0 to a psi clint, cobras, y con ese dinero compradas mate eS Se ntezais “je manera de poder recomenzar el ciclo) resulta de la ‘combinacién Ts mpc on ein rate Spe et ta cance tno se basa s6lo en los aspectos hasta aqui mencionados, sino que} earee s oganizacion dea alcanzar sus propésitos sistema adminis- 8@ que ellos son importantes para que puedan lograrse los propésit trative permite, mediante su compleja red de acti jidades combinadas que siste- cionales. Los procedimientos administrativos representan,detall ra aralizacin de pequefas operaciones que se realizan infinidad de ve- Gque se utiliza para que la agregaci6n de los resultados obtenidos en ees, que la organizaci6n alcance su éxito. ellos, signifique la obtencidn de los objetivos organizacionales. Por otro lado, para que los niveles superiores puedan controlar _ sistemas. 5 LUSION SOBRE EL SISTEMA ADMINISTRA- BE disefio de los procedimientos administrativos en Sw/eseneaie mecanismos que permiten dar inicio a las act ci6n, al mismo tiempo que introduce dispositivos que permiten Vert rrecto cumplimiento. Representan la manera de lograr en un mismo; accién y control. : En el caso de una empresa, un inventario de las rutinas administrativas ‘que permiten realizar esas operaciones repetitivas incluiria, mfnimamente, un circuito de actividades de compra, uno de pagos, uno de ventas, uno de cobran- precisamente, durante la realizacion de los procedimientos. 23s, uno de produccién, uno de liquidacién de haberes. En estas rutinas estardn Finalmente, debe recordarse aqui lo dicho en la intradueci6m ‘especificados todos los pasos a seguir, las disposiciones que deben cumplirse, y sobre los aspectos estratégicos y administrativos. Una buena estrate las relaciones y vinculaciones entre los distintos procedimientos. zacional puede fracasar si no sc establece correctamente como se la Un buen sistema administrativo es aquel que permite el procesamiento de tard, y la implementacién se hard en el sistema administrativo. Un! las operaciones (a través de las rutinas 0 procedimientos administrativos), 10- administrativo que permita coordinar las funciones y actividades de faa qu sejecuen en el momento presiso (ni antes ni después), al menor jes sectores de la organizacién de manera que éstos trabajen conjunalians 0s10 posible (compatible con la eficacia requerida), brindando seguridad y ge- : aerando la inform: izati F Bee, rprescnta una buen base sobre la que Se pute ESE tendo ls iformacin que cada nivel organizativo necesita para una correcta Ips objetivos propuestos cereecaaces se! E, Ee los sistemas administrativos puedan satisfacer estos requisitos, las actividades rutinarias deben contemplar algunos detalles sig-i que se esté operando fuera de los limites de control ———SISTEMAS AD) MINISTRATIVOS ¥Y SISTEMAS DE INFORMAg nificativos. En primer lugar, la secuencia de operaciones, que debe Mente determinada y especificada, tiene que ser debidamente coms He Personas que actuarin cn cada procedimiento. Para este fin, soe Tepresentaciones graficas simb6licas, usualmente denominadas cup” que ticnen la particularidad de ser un medio de comunicacién claro yon ermitiendo que la informaci6n de las tareas a realizar, pueda ser trang equivocos ni ambigUedades. (En un capitulo posterior se establecer a de diagramacién de los cursogramas). "ean En segundo lugar, el disefto de la secuencia de operaciones ytareas procedimientos cumplen con normas minimas que hacen a su eficienia ca dad, comunicatividad, competitividad y, especialmente, con la seguridad rin ejecutados a salvo de errores e irregularidades. En este dltimo wine control interno, que de esto se trata, es el entcargado de prover la mayoriagely pautas que estardin asociadas e incorporadas en el disefio de las rutinas adm, trativas; un procedimiento va a poder ser entendido en su l6gica través del conocimiento de las normas y principios de control i hayan utilizado en su confeccidn. Realizando ahora un andlisis ion, puede decirse que el control interno de una organizaci6n estard en de la calidad y eficiencia con que los sistemas administrativos ejectie reas Por iltimo, los sistemas requieren actualizaciones y ajustes perms Para esto es menester considerar alguna metodologia de estudio d que asegure el cumplimiento de todas las etapas necesarias que p zar un correcto relevamiento, anilisis, diseiio e implementacién de las me} reformas a En conclusi6n, el sistema administrativo es el: ‘conjunto de, cionadas bajo un csquema predefinido, en el cual las decisiones est politicas adoptadas por el nivel superior de la organizaci6n, s© trades 1 tivizan en una multiplicidad de operaciones y decisiones que resuelvenl rias operat figuran la total de la organi: tran y conservan (apoyado a su vez en el sistema contable), 105 informaci6n por medio de los cuales las operaciones realizadas y INS tomadas se comunican documentadamente a fin de impulsar el be realizacién de los trabajos. Concomitantemente, el sistema realiza la CH elaboracién y transmisisn de informacién hacia los centros decisorios, ra de que éstos puedan actuar aplicando acciones correctivas, en 4 ecturas seleccionadas ‘apoyo para las operaciones comerciales, asimismo, resultan eficientes en ta medi ‘sean tolerables con e} nivel de actividad itenas aininativos srven Je oe juctivas de 1a organtzacién, man una cantidad de recursos que de i crrest > oe ica se conocen como “falas de procedimicnto” aquelas qu [en are nin ora eeazment su foi de poyo a a set ava 6 que, haciéndol, Tesulten demasiado onsrosss, ta recuerdo con este enfoaue, los procedionentos.que pueden, considerarse sorateoncn eben cumplir dos fequsitos aes oy niacin viene nessidads opeaivas, 0 compra. vender brat © + ane mtatalmiisrativo que se isiaure debe contemplr qu la Fa Ta cumple sin ning tipo de problea Tis peblemas que haitualmente se presentan Se refiren onenido ls conveniencia de la operac6n. So ae wi sionesdeben proucirse deat de térmninos perenorios: su ejeucién oer dnhes plas puede generar inconvenientes 0, en determinadas eircunstan- te eater eda, La liquidacign y pago de remuneraciones, por ejemplo, Gt pratacine en el pzo legal, Defect en el aparato administativo que impidan reducila ea exe (crmiao acarrearn, sin duda, ademis de las posibles sanciones Tess, rblemas de resquemor ¢incsablidad con el personal. Si la entvega de vn prance vendo debe realizase hasta una hora, 0 fecha tope, es probable que si ella Se hace posteiormente el producto sea rechazado y la venta se fruste. La provisign de un tera pina debe ensamblarse con la necesidad de produccin pertinene, Su feneza, anticipada © tarJia, ocasionard pStdidas por inmovilizacién de capital © por paros linea determina I oportunidad, al ee sso ree cn cones Suse dehenehegu pact ei ‘ati ie 2 as la ident ae eats Jos tamajios, los envol- os os pesos y condiciones convenidas ‘atributos de Ja negociacién, Um etd files deal pede oni cenvenemtesgoe ¥n Seen de ft eros eae espa oa Seva otc har an gtr gor pa Geren con Fepeticidn de problemas de este tipo. Es trascendente que el sistema Aina identigue i dite math ientiique y propenda ata ejecucin de las operaciones con la proc Finalmente, tas operaciones, cst una ica y posible cone Fespuesta a un eiimulo de opc ae jue ejecuta la organizacién no son unitarias en si, ni crcién, En efecto, el sistema administrativo debe dar ‘ones, que pueden seguir caminos bifureados. Encada ‘caso pueden establecerse prioridades dé ejecucién, derivando ata yOu natva Tal sera el caso, por ejemplo de a eevul de Pages. AN agi tuna masa limitada de fondos, debe decidirse la pnoridad entre los conceptos, | Los sistemas administrativos eficientes son los que preven esquemas de pring centros de autoridad que deciden dichas prioridades: si ellos no estuvieran 9 | y los pagos surgieran por rutina (por ciemplo, por riguroso orden’ de antig duda el resultado final de todo el proceso no serfa el més conveniente pata lagi zacién, pay b) Eficientes: 1a actividad minimo posible para concretar cada una de las operaciones que hacenial-ctimp de sus objetives. Dos situscioaes confluyen para ello: 1) que el gasto quel sistema sea tolerable, o sea que el cost > zg Jirecto que produce la operacién comercial y, 2) que existen alternativas’ cada una con sus caracteristicas operativas, que tiene , en consecuencia, de costo En estos casos el equilibrio’ es la. meta-del hot sistemas; debe seleccionarse Ja variunte que, cumpliendo en) grado sat necesidades operativas (eficacia), resulte menos onerosa.(eficienci esta forma los sistemas dptimos desde el punto de te no sostenibles, y, por el comtario, deben desecharse las variantes no satisfagan los tequerimientos minimos de operatividad, ‘ Es frecuente asoeiar el concepio de “costo de funcionamien nntidad de personal administativo: si bien Ia dotacién es un En primer lugar cabe cits el insumo de tiempo, si bin tiempo final puede no reflejarse direetamente. Si una tarea leva demasiado tiempo | ci6n demoreda, sino el g tiempo. oportuno. En sepundo lugar el espacio que requiere tna admis llegar a tansformarse ex factor critic, y la conservaciGn inadecuada 3 rsnenaso innecesariamente, Metros euadradas 4 idad pueden ser mucho més caros que el personal au {eonexos, tales como forsmularios, franqueo, archivos, etc., pueden relevancia. Bo cuarto lugar el gasto en equipos de procesamient ‘complementaras han legado a superar al insumo en: personal, como En quinto lugar, finalmente, los gastos de mantenimiento de la les Como seguros, servicios de apoyo, mantenimiento de equipos, de personal, etc, son factores de costo no despreciables tivas de sistemas. J Los procesos organizacionales a organizacién no es s6lo la forma o articulaciOn de los recursos y capacidades en un momento lugar determinados (visiOn sinerbnica). El concepto de organizaci6n | caticn nos habla de Ia continuidad en el tiempo, de procesos recurrentes bajo elertz ceidiciones y dentro de ciertos limites (visi6n diacrOnica). El hospital no slo esté freparado para offecer salud como im proceso continuado en l marco de su relaign rrr a poblaci6n demandante, En el fluir de esas actividades podemos ver que {) se tahaja con cieros recursos (materiales, energia,informacién) que se transfor a durante el proceso, como fas tareas de obtenci6n de materias primas en producto final, en una fabrica; }) tienen alguns Idgica, un método o racionalidad dominante que se manticne durante In sctvidad y que permite identificar al proceso: por ejemplo, la bisqueda de modos de reducir el dolor y la cha contra la enfermedad en los procesos de atenciGn médica: ‘existe alguna orientacin, sentido 0 intencionalidad en 1a tarea cuando evaluamos fos efectos en términos de la organizacién 0 el medio ambiente; por ejemplo, el ceci- imiento de la organizacién a través de procesos de inversién o eapacitacién de recur- 508; 4) hay un permanente recomenzar de las actividades (recurrentes), las cuales no se detienen salvo una discontinuidad por erisis o conflicio~. Por caso, es normal decir que la organizacién aprende, y dado que es un proceso, ello significa que nunca termina de aprender. El proceso es algo que sicmpre est en marcha. Somos nosotros, ‘como analistas quienes le establecemos un comienizo y ua final. El-concepto de proce. 50 © aplica ala visiGn diacréniea (a través del tiempo) de la organizaciGn. Es diferente 4 la mirada puesta en una situaci6n o estado conereto, en un momento también deter- minado (visin sinerdnica). Por ejemplo, el proceso de Ta comunicacién nos muestra «mo las partes estén intentando influir en sus acciones o modos de pensar: Lo hacen snviando y recibiendo informacién a través del tiempo. Proceso quiere decir que las Parts se estin hablando y escuchando. No es una foto de la'relacidn, es el movimien- 40 en los elementos de la relaci6n. El concepto de proceso refiere a la idea d ent ee a de estar produciendo, transformando, ae riers direcciGn. En la comunicaciGn, el proceso modifica el saber o tra dnktcimiento de emisores y receptores. Los procesos refieren entonces a (Cons) ca os hechos, aunque sus resultados puedan Hevar tanto a mantener Cleiaya ome # modificar el estado de cosas, Hay cambios inlernos que regresan ean fee elibvio anterior (reponer el stock de mereadertas), y otros que modi< Fe cua Previas(fimmar un nuevo convenio laboral): En este sentido pode es distnguir e i “lee ge cut £1 simple movimiento y los procesos de cambio. Se ciiende, Born cea? Het que ver con el concepto de organizaci6n, en cuyo marco scion con el sistema mayor, nos lleva a pensar en los niveles de Teursivided en la orpaniea iti, se ee Esto es, observar dentro de ‘qué actividad mayor se Risser cali cntiende cada conjunto de actividades. Por ‘ejemplo, cémo tos Es peran dentro del proceso més amplio o completo de la fabria.Los procesos mantienen ciertos sta continuidad a la organizacion y un dispersos sino que muestran una c sentido podemos hablar de proce continuados. | Etkin, J. 2000. Polttica, Gobierno y Gere Prentice Hall. A