SEMINARIO SOBRE GESTIÓN DE PROYECTOS DE I+D

SEMINARIO SOBRE GESTIÓN DE PROYECTOS I+D.
4 y 11 de octubre de 2011

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I. ESPECIFICACIÓN DE UN PROYECTO

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1. INTRODUCCIÓN: ¿Qué temas vamos a tratar? Ejecución de un proyecto: • Especificación de un proyecto: • Roles de un proyecto • Búsqueda de información • Indicadores de gestión • Planificación del proyecto • Ejecución del proyecto • Trabajo en equipo • Conclusión y revisión
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2. CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO
Un proyecto es un conjunto de acciones que: • se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida (especificaciones). • para l que se cuenta con una d lo determinada cantidad d recursos ( é i i d id d de (técnicos, humanos, económicos). Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales (por ejemplo, una modificación al hogar), profesionales (la creación de una empresa, o la fabricación de un producto) o investigativos (un proyecto científico), posee una estructura dividida en fases que permiten obtener la meta u objetivo establecido: • Definición de especificaciones. • Planificación. • Ejecución. • Conclusión y revisión.
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¿Qué conseguimos con una buena gestión de los proyectos? Se finalizan los proyectos más rápido y a un menor coste (planificación y p y p (p ejecución). Las soluciones se ajustan mejor a las necesidades (definición inicial de requisitos). Resolución de problemas más rápido (trabajo en equipo).

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II. II ROLES EN UN PROYECTO

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¿Qué es un rol? (Del ingl. role, papel de un actor). función que alguien o algo cumple. ¿Qué roles hay en un proyecto? • Jefe de Proyecto. • Integrante del equipo de Proyecto. • Cliente. • Proveedor

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III. INDICADORES DE GESTIÓN Ó

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• Los indicadores son sistemas de medida que determinan el rendimiento de un proceso o una determinada actividad con respecto a una referencia u objetivo. • Nos ayudan a determinar la distancia que separa el “cómo es” del “cómo debería ser”

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Características de los indicadores: • • • • • • Medible Verificable (observable y examinable) Asequible en su coste Representativo respecto a lo que se desea medir Gestionarse de manera sistemática Los i L imprescindibles i dibl

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IV. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Ú Ó

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Búsqueda de información
¿Qué es la información? Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje ¿Qué son las fuentes de información? Son todos los recursos que contienen datos formales, informales, escritos, orales o multimedia. ,

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A/ Tipos de fuentes de información
¿Cómo podemos clasificar las fuentes de información? Según el formato que presentan: texto, grafico, audio, audiovisual, multimedia, hipertexto e hipermedia Según el soporte que contenga ese formato: documentos impresos, de audio, audiovisuales, multimedia o web

Según el contenido de la información se dividen en tres tipos:
• • Primarias: Contienen información original, que ha sido publicada por primera vez y que no ha sido filtrada, interpretada o evaluada por nadie más. Son producto de una investigación o de una actividad eminentemente creativa. Secundarias: Contienen información primaria, sintetizada y reorganizada. Están especialmente diseñadas para facilitar y maximizar el acceso a las fuentes primarias o a sus contenidos. Componen la colección de referencia de la biblioteca y facilitan el control y el acceso a las fuentes primarias. Terciarias: Son guías físicas o virtuales que contienen información sobre las fuentes secundarias. Forman parte de la colección de referencia de la biblioteca. Facilitan el control y el acceso a toda gama de repertorios de referencia, como las guías de obras de referencia o a un solo tipo, como las bibliografías.

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B/ ¿Cómo hacer una búsqueda de información?
1. 2. Identificar la necesidad de información que se tiene, ¿qué busco?
características de lo que buscamos (tamaño, cobertura, nivel de dificultad, idioma, formato). concretaremos las

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Identificar qué fuentes van a ser más apropiadas para nuestra consulta, para ello hay que conocer los diferentes tipos de fuentes de información que existen y seleccionar aquellas que nos resulten más apropiadas. Localizar y recuperar la información, ¿cómo y dónde lo busco? para ello determinaremos qué estrategia de búsqueda vamos a utilizar y diseñaremos un itinerario para buscar en los dos entornos de búsqueda: la biblioteca o Internet, para finalizar consultando en las herramientas de búsqueda específicas de cada entorno. Seleccionar y valorar la información: ¿Qué he encontrado de lo que buscaba? analizar y valorar si el resultado de la búsqueda se corresponde con nuestras expectativas al inicio del proceso, continua analizando el contenido de los documentos localizados, y para ello es importante aplicar algunos criterios de valoración (rigor y fiabilidad, exhaustividad o cobertura y tratamiento de la información) Evaluar si se ha realizado el proceso de búsqueda correctamente.
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V. PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

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La planificación de un proyecto puede incluir las siguientes actividades. Sin embargo, no es necesario usarlas todas en todos los proyectos, o completar cada una de ellas meticulosamente.
• • • • • • • • • Dividir el proyecto en “Paquetes de Trabajo”. Asignar un coordinador para cada “paquete de trabajo”. Estimar la duración, recursos necesarios y coste. Plan de control y entrega de cada “paquete de trabajo”. Diagrama del proyecto. Gestión del riesgo. Asignación de recursos recursos. Plan de actividades y gastos. Comunicación y documentación.

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VI. EJECUCIÓN DE UN PROYECTO Ó

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6.1. Control y seguimiento del proyecto, ajustándose a las previsiones de tiempo y coste. Los pasos para controlar con éxito el proyecto son los siguientes:
• Usar la planificación del proyecto como la principal herramienta para coordinar el proyecto. • Seguimiento del plan y actualización continua: el que esté elaborada la planificación no implica que se cumplan las etapas. Para ser útil, debe actualizarse regularmente para que muestre el progreso logrado. • Recordar que la comunicación/información es la clave para un control efectivo. Este nivel de comunicación/información debe ajustarse a cada nivel. El gerente requiere informes de progreso, mientras que los miembros del equipo de proyecto necesitan mucho mayor nivel de detalle. • Seguimiento periódico del avance del proyecto y compararlo con lo planificado para identificar y anticipar desviaciones.
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VII. TRABAJO EN EQUIPO Q

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Diferencia entre grupo y equipo • Grupo: es un conjunto de personas unidas en forma espontánea, informal. • Equipo: es un grupo organizado, que posee objetivos compartidos, con roles y responsabilidades, con relaciones de poder claros, con un líder aceptado por todos, con reglas, principios, valores. Todos deben conocer y comprometerse con esas reglas y el papel que le corresponde a cada uno.

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Para que un grupo se transforme en un equipo, es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos: • • • • • Cohesión Asignación de roles y normas Comunicación Definición de objetivos Interdependencia

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VIII. CONCLUSIÓN Y REVISIÓN DE UN PROYECTO

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8.1. Finalización del Proyecto. Cuando se completa un proyecto, tenemos que comprobar que los requisitos y fechas límites se han cumplido y, a la vez, realizar el cierre contractual y administrativo para asegurar la satisfacción de los clientes internos y externos. La lista de actividades incluye:
• • • • Finalización administrativa, cierres contables, etc. Finalización del contrato con los proveedores, si procede. Reunión de información de los miembros del equipo y clientes. Celebración de una reunión para revisar el proyecto con el Jefe de p p y Proyecto y la Dirección. • Reconocimientos de la contribución de cada componente del equipo de Proyecto. • Preparación de un informe de conclusión del proyecto.
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