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  • Manual de Administración de Procesos 27-08-2021

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    MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS 27-08-2021

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    MANUAL DE Honnne veneense ADMINISTRACION DE PROCESOS | LE | MANUAL DE ADMINISTRACION DE PROCESOS j)) COOPTENA AHORRO Y CREDITO copie GPRM '® COOPTENA MANUAL DE Srantreiot | _,pyanIsTRACION DE PROCESOS l [vErsiGns 0 PaGINNS 1 BITACORAHISTORICA Elaborado por: | Revieado por: | Aprebado por: | Desciipelén Lenker Saaear | ng, Vine cate consjode | Ata 008.2021 eagouatese ‘SERENE asmmaresea | Fecte 208-2021 CONTROL DE CAMBIOS amore Tipo de modificacion Foha | Sa VeRO Tee aeD aaa | ern 10 = MANUAL D§ADMINSTRACION De ROCESS [CODKGO: GIL PRMA.OOL ) COOPTENA MANUAL DP [reciaczrawant | Sel vereere | ADMINISTRACION DE PROCESOS | VERSIGN: 1.0 l Pais 13 4. INTRODUCCION El Manual de Adminisraciin de Procesos es un mecanismo apropado para Ia planfieacion de la Cooperativa y logo de los objetivos organizacionales. Orsens, Socumenta y controla los. procesos, permiendo racionaizar el uso de recursos: al ‘Smplitear tarntes, evar funciones repettvas, elminar cuellos de botdlas, eviar Ia ‘evasion de responsabildades, lo cual permite ahoro de tiempo, movmientes y Costos, Ee una herramienta que permite orienta y falta ora del personal, sobre la forma tomo ee elecuta ls procesoe, cuales son sus componentes, como se contolan, miden y gestionan. Este manual esta enfocado en el meloramiento continuo, ya sea por detisiones 6 la fasminsiracion a través de la Gerencia en trabajo conjunto con los Consejos de ‘Raminstracisn y Viglancia, colaboradores y socis, todo lo anterior siempre con mies a ta optimizacion ¢e procesos. Se encuentra constiuido de tal manera que se puedan Socumentar todos los cambios ealzados @ un mismo proceso y garantizar que siempre teste debidamente actualzados y comunicados ilemamente. 2, ANTECEDENTES: Con la fnalidad de iniciar un melo de gestion basado en procesos, la Adninistacién de fa Cooperativa a creldo conveniente ilar un esquema organizaconal enfocado en la mmejora continua, es asi que se han lovantado los procesos existenies dentro de Cooperaiva, asi como. su. metodologla de manejo. que permitra a la Cooperatva promover métodos organizadoe de trabajo dentro de ls proceses, asi como del manejo Secumental, 3. OBJETIVos + Establecer los principios y directrices que permitan a la Cooperata adopter do manera efectva un enfogue basado en procesos para la gestion de sus actividades y feeurses, asi como la eetandarzacén de los documentos que consttuyen los lineamientos peincpales para su acministracié. + Identicar todos los process existentes y que requera la Cooperative de acuerdo a sus actividades, «+ Estendarizary documentar los procesos de la Cooperativa, mismos que deberén ser ‘aplcados bajo los eteros de presente Manual. “+ Establecer polticas y procedimientos que mantengan coherencia y seen de fac ‘comprension para el personal de la Cooperativa + Difundiy comunicar los rocesos a toda la eganizacion, buscando geantizar su total, aplcacion ee erin ~ MANUAL OF ADMNISTRACN DE PREESOS 3 [eprGD- GCP, TENA MANUAL DE_ FECHA. 77-06-2001 seseer ae ADMINISTRACION DEPROCESOS. [VERSION 10 PAGINAS 1 4. BASE LEGAL + Cécigo Orgénico Monetaro y Financiero + Ley de Economia Popular y Solidriay su Reglamento. { Codfieaciin de Resolucones de la Superintendencia de Economia Popular y Soldaria ‘+ Estalulo Insttuconal de la Cooperativa 5, ALCANCE Las cisposiciones emidas en el presente Manval son de cumplmiento obigatorio para todo e! personal involucrado en lot procesos dela Cooperativa de Ahoro y Gréito Tena Ui, 6. POLITICAS DE ADMINISTRAGION DE PROCESOS: 4. E1 Responsable de Procesos seré el encargado de documentary difundir tos procesos fevantados, y en coordinacién con responsable del drea involucrada ‘apacitar alos usuarios intervenes, sobre os procecimientos estabecidos, 2. | Consejo de Adminstracion seré quien apruebe las policas de la Insttucon, Ssiendo responsablidad del Gerente aprobar los cambios alos procedimientos Internes, en caso que fueren necesaris para mejorar un proceso determinado, 3. El Responsable de Procesos, sera el custodo dela documentacion aprobada por ‘Consejo de Administracion y mantener todas las versiones actualzadas de este ‘documento en un repost, 4, Toda la documentacién elaborada denro de la entidad deber ser coditcada de cverdo sl powese Gus portnece y debe estendrzarae conforme « loo formatee festablecdos en este Manval '5, Todas las areas de la Cooperativa son resporsables de proporcionar al Area de Procesos, informacién cara y precsa de las actvdades que ejecutan para ‘laboracion de la documentacon {6 Toda la documentacon es de cardcter confidencal y su uso es obligaoro para todo cel personal de a Cooperate, 7. DEFINICIONES Macro proceso. Conjunto de dos o més procesos que se orentan a cumplr un mismo objeto, Proceso Conjunto de actividades que emplean insumos, agregan valor y entregan un producto @ un sod. Subproceso rsdn 0» Manual oF ADNISTRADON BEFROCOS ‘ [eOpIG0,GHLPRNALOL COOPTENA ‘MANUAL DE Rca 27-56-20 Farase verterte | _pMINISTRACION DE PROCESOS | VERSION: 1.0 paGINes: 13 ‘Operativizar la descripcion de actividades enfocadas hacia el detale de cada tarea dentro ‘doun tema especiico forando en cuenta sus partcpantes, actividades y documents, Procesos gobernantes o estratégicos Se consdevaran a aqualos que propercionan directices a los demés procesos y son ‘jecutados por el nivel directo de la Cooperativa para poder cumplr con bs objetvos y polices organizacionales. Se reieren ala pansicacon estrategica, ls reamientos de Secon basieos. la estructura. crganizadional y los procesos “de. seguimienio al ‘cumplimiento 6e los desatios departamentales. Procesos productivos, fundamentales u operativos Son les procesos esenciales de la entidad destinados a levar a cabo las axlvidades que Dermitan ejecuarefectvamente las plticas y estrategies relacionadas con la calidad de los productos o servicios que orecen a sus soci. Procesos habiltantes, de soporte o apoyo Son aguelos que dan soporte todo nivel alos procesos gobemantes y sroductvos, se tencargan de proporcionar personal competente,reducr os riesgos del trabajo, preservar la calidad de los servicios, equips y heramientas, asi como mantener las condiciones de ‘operathidad y funcionamiento, coortinar y controlar la eficacia del desempeho ‘administrative y la optimizacion de lo recursos. ‘Actividad Es el conjnto de tareas Procedimiento Es el metodo que especific los pasos a seguir para cumpli un propésito determinado, fesponde a las siguientes preguntas: .QU se hace?, ,Quién lo hace?, zCémo lo hace”, Para qué lo hace?, zDénde lo hace? Diagrama de flujo Es el conjunte de nasce © actividades que conducen a un resultado final visible y rmesurable. Eficacia Es la capacidad para contribu al logro de los objtvos institucional ce conformidas ‘con os parémetrs establecidos. Eficlencia Es ia capacidad para aprovechar racionalmente lo recursos disponibles en pro dl logro Ge los bjelvos InstUcionales, procurando la optmizacién de aquelbs.y evtando ispersiones yerores. ‘bjetivos del proceso Especiicacion de los objetvos formalmente asignados al proceso por los organismos ‘Conductores, Su contraste con los reeutades permite, enre tres, obtener conclusiones Sobre el grado de coherencia del proceso respecto de su concepcién orga. Entrada Ingumo 0 actvdad inal que responde al estandaroextero de aceptacon defnido y ue proviene de un proveedor (ntemo o externa) Salida ern 20 = MAYA § ADMIRE PADCESOS s CODIGD:GHLPRNAOH MANUAL DE FECHA 77-0620, ADMINISTRACION DE PROCESOS _|ERSIEN: 19 Producto 0 resultado de un servicio que representa algo de valor para el cliente ylo colaborador. Recursos {los elementos necesaros para la transformacion det producto en proceso. Los recursos pueden ser, por elemplo: Fisicas (infaestructura), tecnolégicos (equipes, maqunara, Informateos), Fanciers (dinero, benefcis del proyecto, econémics). Documentacién de Procesos Istodo estrcturado para comprender el contexto y ls detalles do los procesos. Siempre ‘que un proceso vaya a ser redisefado 0 mejoredo su documentaciin es esencial Anilisis de procesos. ‘Anaize a contrbucién de cada activided al logro de los objets e indica el rea y factor {a éxito come punto de apicacién de los controls a implementarse. Control Es toda accion que tend @ minimizar ls riesgo, significa analizar el desempero de las ‘operaciones, evidencando posibles desviscones frente al resultado espsrado para la fopeion de medidas preventivas, Los confoles proporcionan un modelo cperacional de Seguridad razanable en et loge de los objelvas y deben ser ejecuiados por empleados ‘jones ala persona que cotidianamentereaiza la acivided. Mapa de Procesos Herramianta grea que sive para identfiar todos los procesos de la Cooperatva tomando en venta le 3 macro procesos (gobemantes, abitantesy productves). Manual Documento que contene informacién valida y cascada sobre una determinada materia, de la Cooperatva, Es un compendo, una colescén de fexios seleccionades yfécimente Iocalzabes fomande en cuenta e rea operacional que tiene la insttucin, 8, METODOLOGIA La gestion por process comprende la Identcacién, establecimiento de interecciones, rmedicin, anaes y mejca dels procesos. Fase |, Modelamiento del negocio er Visién sietémica de procesos +Analza y modela la cadena de valor de la insttucion, satisfaciondo a las partes involucradas de acuerdo ala naturaieza del proyecto, + Determinan lo procesos gobernantes, productive y de apoyo. ‘Etapa 1. Estructura de las necesidades Para asegurar un desempeto acorde ala metodologia por procesos, es irprescndibe ‘Sonoamiento de las neceeidades y expectativas de las porscnas que se relacionan con la Cooperatva,y no puede afectar al negoco. Esto permit darinsumos ala Gerenciay ala Adminisvacion de la Cooperatva. edn 40 = MANUAL OF AoneNSTRAGN BE PROCESS . [cOuiGo-GHPRWAGD: |) COOPTENA ‘MANUAL DE PHCHA 27-08-2021 ig ADMINISTRACION DE PROCESOS _[YERSION: 1.0 Etapa 2, entiieacion de los procesos. La identfcacion de los procesos de trabajo es requsito primordial para establecer un sistema de gestion adminstraiva siempre olentada ala satisfeccion de la ‘Administracién, Socios y Colaboradores. 42) Levantamiento De Procesos Para el levantamiento 6e los procesos el Responsable de Procesos debe aplcar la siguiente metedologla + Determinar fechas y hora de reunién con el funcionaro en su estasion de trabajo para lovanar los proces0s reales ala vez que toma los tiempos de ejecucién de ada actividad. Previamente para todo esto deberd ser revisado con el Jefe de trea para preven interupciones al trabajo a realizarse y quien debera establecer tl reemplazo necesari, “+ Preparacin de formates para recopiar informacion del proceso y mapeo, + Entrevistas con los responsables de los procesos y su equipo de trabsjo para recoplar informacion sobre. los process, subprocescs y procedmientos (actividades, tareas, controle, politas yIineamietos). “+ Documenta la informacion cbtenida de la reunién con el funcioraio utizando slagramas de uj, cuya representacin réfica de las secuencias de un proceso {fu ce taboo), perme comprendero en su totaiied, faciitanés su andlisis y mejora + En casos existentes debe asegurarse la ectualzacién en sus dsthtas versiones Se (ode lo que involucre sl tambo, pov ejemplo, manuaies. crocedimiento instucciones de trabajo y diagramas de jo Simbotogia Los aiagramas de fujo de los procesos y subprocesos documentados utitzan la siguiente simbologia, Versio 0 = Al D&ADMINSRACON DE PDCESOS > @ so0P TENA 601. GTA MANUAL DE CHA 27-052001 ADMINISTRACION DE PROCESOS | VERSIEN: 10 PAGINIS. 1b Gnas iced Aen cc ‘Signi el conienzooFralznion de un proceso Detalede una acvidad o aes (andi, ovis, ‘Deca: Toma de decisions (sina) fer Fechas: Sefiain la drocclbn o sonido el jp dl “Gonector den d a misma pagina "Anacenamieni Ge nlermadion en Base de ios gy Q}/G}U} fo “Conectr den de pagina ') Revision De Procesos Levantados Es fundamental que el Responsable de Prooeses revise los procesos documentados y realce las corecciones respectvas cuando sea necesaio,tomando en cuenta que todo ‘cambio debera ser revisado por el Jefe inmediat y aprobado por la Gerencaa Geneval, ein 20 = ANWAL OE ADMNITRACION DE FROCEIOS a ‘MANUAL DE ADMINISTRACION DE PROCESOS [eOIGo: GH PRNADDT ©) Gertficacién 1 duete del procese realizar la certficacién de la elecucén do este y cebera realizar tuna fia de aceptacion en el éiagrama de fujo en la esquina superior deca. Dentro ‘el dagrama defo deberan consarla segregacion de funciones y patipantes. Etapa 3, Asignacién de procesos + Asignar el proceso levantado, reviado y certncado ta matrz de procescs. + Establecer role y esponsablidades de cada uno dels procesos. + Identfiear los procesos provsts por terceros. + Evaluar las actividades y tareas a finde establecer aquellas que no ayregan valor y “+ Hdentiicar controle sobre los procescs ls actividades ejecutadas en el proceso ‘ Establecer las variables a medi dentro del proceso, que permitan mejorar su efcencia Yy eficacia (rdleadores de gestén cualtatves 0 cvaitatves). “EI duefio de! proceso es el responsable de la capactacion los funcionaios involucrados en la ejecucén del proceso, con ayuda de los procesos debidamente ‘documentados revisados, validados y frmados. 4) Coditicacion de Procosos La documertacion do los provesos de la entidad, se cciicarin consigerando el macro prosese J prose al que pertanecen 9 eu numeracion ra jerdrqulea depended de Subproceso del que dependan, cabe menconar que el sistema de gestion por procesos {que ha impementado 'a ccoperatva tiene una profundidad de tes nivles, Prof 5 decr ‘acroprocasos, proces0s y subprocesos, para esto todo documento o diagrama de fjo debe cumplr con la siguiente nomenciatra: “IPO PROCESO. NOMBRE 60160 DDESCRPCION WAGROPROGESO || Geatonrabitone || OF nels Maer process PROCESO ‘Conable 0 Tics dl Pooeso 'SUBPROGESO —][ wana de Conn [UA Ticals del ibproceeo NUMERAGION — ][ om SE aor] So8a0 ae arama ein 19 = nana atnansrascdn De PoCESOS COiGD GH PMADRT ADMINISTRACION DE PROCESOS [YERSIGN: 1.0 PAGINIS: 1S Ccabe mencionar que la documentacién, ai come los regstos deberd tener una lista ‘macsta la cual permis veriicar las versiones actual de los documentos para evtar la Uttzacién 6 fs cocumentos absoletos, Fase I, Estandarizacion de los process. ‘Es realzada por el Responsable de Procesos y comprende las siguientes eapas: > Capaciacion del equipo en estandarzacin de procesos, > Elaboracion del plan detallado de implementacion. > Estandarizacion de lo procesos productvos, apoyo y gobernantes, Mojoramiento de los procesos. Para efectos de cumplimiento de los puntos anteriores se utiizarén los siguientes canales ‘de recoplacién de informacion + Observaciones de auditoras extemas contratadae 0 ejecuciones de entes de contol (Guporintondencia de Economia Popular y Soldaria, Servicio de Rentas Iternas, entre 709), ‘Cambios en as estrategiasplanteads por la Administracion, += Creacién de nuevos productos en lo concemlente a defi orediseio de oducts, ‘Cambios en plataformas tecnolégicas. ‘Recomendaciones de mejoras o cambios en procesos realizadas por os diferentes riveles dentro de la estructura organica funcional ‘Comité de Calidad ol cual debers reunrse por lo menos trimestramente donde el Responsable de Procesos presentaré como temas del da: '1) Avances que se hayan ejecutado en el sisema de gestion por procesos, 2) Recomendaciones por parte de colaboradores. 3) Cambios. pedidos. por Gerencia, Jefes departamentales o Consejos do ‘Adminisvacion Viglancia 4) Haliazgos en revsiones de cumplimiento do los procesos, esas revsiones eberin ser eecutadas por el Responsable de Procesos en conjunto con ‘Auciora Interna y demas que considere necesaria la Gerenca General 65) Resultados de incicadores de gestion. 1 Responsable de Procesos deber recoger la informacién entregada por cualquiera de los canales anteriormente nomibrades y deberé documentar los cambios en planes de ‘esi (accones correctvas o preventvas), En cas0 de que se realicen cambios sin previo conocimionto del Responsable de Procesos serd responsablidad Unica del trabajador responsable la no aplicacén 0 ‘esconociminto del personal involucrado y deberd aplicarse las sanciones correspondietes. isin 10 = MANUAL CE ADUITRACION BE FROCEOS ® [CODIGD- GH PR MADD COOPTENA MANUAL DE rece Frees vereate | apyiniSTRACION DE PROCESOS [VERSION 18 Acros 13 Indlcadores de Gestion (De acuerdo al movimiento operative, la Gerencia en conjunto con la Adrnistracin, los, jefes de area y el responsable de procesos, deeran establecer indicadores de gestion los cuales darén una idea clara del estado de la Cooperatva tanto en sus movimientos ‘operatives, fnancieros, de talento humane entre otros. Estos reports deberén ser presentados en todas las reuniones del Comié de Calidad ‘ai como cuando la Gerencia cisponga. 1 Responsable de Procesos procederé a reunirse con los Jefes de Area y entregaré el ‘ndlsis estadistco respective del Macroproceso 0 Proceso anualmente 0 cuando Ia ‘easién lo amente, de esta manera esta informacion servré como herrantenta de toma ‘de decsiones para la Gerencia General y Consejos de Administracién y Viglancia Control de Procesos “Los duefies de los procesos son los encargados de contolar que se ejecuten ‘correctamente los procesos. + Es competencia del Responsable de Procesos monitorear de manera sleatoria que se jee ns mers prpuesas y qu aplqun ls prooetos qe se encuenten en vigencia “EI Responsable de Procesos natficara mediante correo electénico 0 por escrito al ‘duefio del proceso cuando no se esién ejecutando debidamente determinados procesos. 9, OBLIGACIONES + Es reeponsablidad del dueno del proceso transmit el detalle del proceso que se esté levantando para su corecta documentacion “Es responsabilidad de! duefio del proceso entregar las correciones en el tempo Indicado por el Responsable de Procesos, ‘La ausién de un documento sin la notiicacion al Responsable de Procesos, es responsabilidad exclusiva de la persona que lo dfundis, “En caso de que no se hayan efectvizado las observaciones el Responsable de Procesos enviar un corte on una segunde comunicacién con copia a la Gerencia General, 410. DOCUMENTACION El istoma de gestion por procescs de la cooperatva, tiene documentalmente varios tipos e documentos como son: ern 49 - sanun. oe AnsRADEN DE PROCESS ” ‘CopiGe: GHENT) MANUAL DE FECHA 27-06-01 ADMINISTRACION DE PROCESOS _|YERSIGX: 1.0 : PAGINNS: 1 ‘+ Manusles (agrupa varios procedimientos de acuerdo a su mturaleza en interrlacion de actividades). + Provedimientos (descripcién de actividades de manera secuencal e involucra a los responsables, recursos, cconteles y servicios a dar sea socios 0 @ colaboradores. + Instrucvos (lat Instructves son descipcones de tareas muy esvecificas que ‘estan constando dentro del procedimiento), + Insiruciones Operativas: acaraciones puntuales para ejecutar una tarea y que

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