Tecnologa aplicada en Mejora Continua de Procesos Business Process Management Suite(BPMs)

Tecnologa aplicada en Mejora Continua de Procesos (BPMs)

Autor: Lic. Javier Mauricio Orellana

Una autopista de conocimiento y alta velocidad

Cuando evaluamos la implementacin de una tecnologa en nuestra organizacin, pensamos cmo impactar su adopcin y cmo gestionaremos el cambio cultural. Necesitamos determinar el recupero de la inversin y analizar cmo afectar en las operaciones del da a da. Luego de varios aos de estudio y evolucin en Administracin, en gestin de mejora continua, y en tecnologa aplicada, BPM (Business Process Management) representa el punto donde se une la experiencia (Administracin en estado de arte) y el conocimiento (Administracin con base cientfica) de un conjunto de tcnicas profesionales de nuestra rama, la Administracin. BPM incluye herramientas tales como Lean, Six Sigma, Calidad Total, Teora de las Restricciones, Costo Basado en las Actividades (ABC); y tcnicas utilizadas para la revisin y evaluacin de proyectos (PERT/CPM). Tambin incluye el anlisis de la informacin generada en los procesos, consolidndola en un cuadro de mando integral, permitiendo as un monitoreo continuo (BSC). Todos los principios fundamentales de estas tcnicas y de estas herramientas han sido incluidos dentro de los softwares identificados con las siglas BPMs (Business Process Management Suite). Se ha combinado la tecnologa de la informacin con estas metodologas de proceso y gobierno, con el fin de gestionar los procesos de manera eficaz, eficiente, y efectivamente, dentro y fuera de una organizacin (por ejemplo se pueden integrar polticas, normas y procedimientos, y que las mismas sean compartidas automticamente por todos nuestros proveedores e incluso clientes). Un BPMs logra simplificar la agenda de actividades de los involucrados en un proceso y llevar la administracin del flujo de informacin y almacenamiento de documentacin. Algunos BPMs son tan amigables que el usuario de negocios puede disear y ejecutar sus diagramas de flujo (Workflow), sin tener como requisito previo conocimientos de lenguaje de programacin. Esta ventaja alivia el arduo trabajo que tiene diariamente el rea de Tecnologa de la Informacin (TI), en casi todas las organizaciones*. Adicionalmente, cuando hablamos de la gestin en cualquier organizacin, un factor determinante es el personal involucrado en cada proceso. Estos usuarios tienen la posibilidad de efectuar la primera etapa al disear sus diagramas de flujo, volcando su expertis dentro de un BPMs. Podrn plasmar todo su conocimiento en estos softwares de gestin y administracin organizacional. Utilizando BPMs contamos con la posibilidad de documentar todo el trabajo, que se piense bien de una vez, obtener resultados homogneos, estandarizar el proceso que se analiza, y automatizar lo que sea necesario. Luego compartir y comunicar a toda persona que se requiera, que est dentro o fuera de la organizacin.
* Recordemos que en un esquema general, simplificado, y sin entrar en mucho detalle, para modificar el alcance o la funcionalidad de algn aplicativo, el circuito comienza con el anlisis por parte del negocio y del rea de TI, identificando unvocamente la necesidad, luego se evala la relacin Costo-Beneficio, y de acuerdo a la agenda, cuando los recursos de TI estn disponibles, nuestro requerimiento entrar en la fila de espera de proyectos a realizar por parte de TI. Pgina 1 de 3 Enero 2011 Lic. Javier Mauricio Orellana

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En una segunda etapa comienza el ciclo de mejora continua, en donde surgen naturalmente nuevas formas de hacer las cosas (estas herramientas permiten realizar un anlisis constante de tiempos, cuellos de botella, desbalanceo de cargas de trabajo, por ejemplo). La flexibilidad que tiene un BPMs hace que las organizaciones tengan la posibilidad de actualizar o modificar sus estrategias operativas, con el fin de adaptarse a las situaciones cada vez ms cambiantes del mercado, en pocos pasos y en muy poco tiempo.

Qu es lo que soluciona un BPMs?

Soluciona la gestin de cualquier proceso estratgico que se requiera. Las herramientas de mejora continua apuntan a reducir tiempos, reducir costos, y aumentar la calidad en un proceso. Esto es lo que se consigue con la implementacin de un BPMs. A continuacin se describe una muy breve lista de los procesos en los que ha sido comprobada esta tecnologa: Gestin presupuestaria, Gestin de costos, Gestin de la calidad, Gestin de Produccin, Gestin de campaas de marketing, Gestin de Productos, Gestin de Post-venta, Gestin de compras, Gestin de Contrataciones, Gestin de vacaciones, viticos, y liquidacin de gastos.

Cules son los resultados obtenidos?

Los resultados podemos resumirlos con algunos indicadores: Caractersticas de un proceso
Ingreso de datos manuales Resultado estandarizado Tiempo de ciclo de proceso Posibilidad de capacidad analtica del usuario Toma de decisiones de forma racional Anlisis preventivo o predictivo Eliminacin de errores y superposiciones Consistencia en la informacin Control de riesgos Entorno de trabajo intuitivo

Sin BPMs
Alto Bajo Alto Baja Baja Bajo Baja Baja Bajo Bajo

Con BPMs
Bajo Alto Bajo Alta Alta Alto Alto Alta Alto Alto

*Recordemos que en un esquema general, simplificado, y sin entrar en mucho detalle, para modificar el alcance o la funcionalidad de algn aplicativo, el circuito comienza con el anlisis por parte del negocio y del rea de TI, identificando unvocamente la necesidad, luego se evala la relacin Costo-Beneficio, y de acuerdo a la agenda, cuando los recursos de TI estn disponibles, nuestro requerimiento entrar en la fila de espera de proyectos a realizar por parte de TI.

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Lic. Javier Mauricio Orellana

Tecnologa aplicada en Mejora Continua de Procesos Business Process Management Suite (BPMs)

En cada proceso de negocio que se implementa un BPMs se logra una fuerte reduccin de negocios costos, de tiempos operativos y de errores, dejando a las personas mayor tiempo para as efectuar un anlisis inteligente, obteniendo resultados homogneos y predecibles, en todas predecibles las operaciones ejecutadas. n , Un proceso sin la utilizacin de BPMs es como cubrir un largo trayecto, por un camino sinuoso, con condiciones y resultados inciertos, mientras que cuando utilizamos un BPMs logramos que la incierto informacin y documentacin del proceso transite por una autopista de alta velocidad y autopista velocidad llegue a cada usuario involucrado en el momento justo y lugar indicado, monitoreando todas y cada una de las instancias intermedias. intermedias El impacto en la adopcin de este nuevo paradigma t tiene claramente un resultado positivo, logrando en el corto plazo el re-pago de su implementacin, realizando de forma eficiente re zando naturalmente todas las operaciones involucradas. En conclusin esto es una tendencia una forma diferente de administrar una organizacin y todos tendencia, sus procesos. En el mundo existen infinidades de empresas que hace diez aos han adoptado un BPMs. En Argentina, empresas de primera lnea, de diferentes rubros, ya han implementado esta tina, lnea tecnologa, o estn proyectando hacerlo.

Autor: Lic. Javier Mauricio Orellana

Acerca del autor: Javier Mauricio Orellana tiene ms de 15 aos de experiencia en anlisis de : empresas. Es Profesor de Seminario (en materia de Teora de la Decisin) en la Universidad Kennedy, investigador en la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de Buenos Aires (UBA), Profesor invitado en la misma casa de estudios, desde el ao 2004, en materia de Procesos, Produccin y Comercializacin. Su desarrollo profesional siempre ha estado de la desarrollo mano de la evolucin de la tecnologa aplicada, buscando de manera constante su uso productivo y funcional. Para ver Perfil Profesional completo visitar: http://ar.linkedin.com/in/javierorellana

*Recordemos que en un esquema general, simplificado, y sin entrar en mucho detalle, para modificar el alcance o la funcionalidad de algn funcionali aplicativo, el circuito comienza con el anlisis por parte del negocio y del rea de TI, identificando unvocamente la necesidad, luego se evala la relacin Costo-Beneficio, y de acuerdo a la agenda, cuando los recursos de TI estn disponibles, nuestro requerimiento entrar en , la fila de espera de proyectos a realizar por parte de TI.

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