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i gac ivul D

nto m ie edi roc el p nd

e d y l ro os t n t o n C e m ros u c t o is d g re

11 _9_v9 P1

Necesita mos controlar los document os?

Por qu?

muy itle Pmo r D [TTeneictus e] ocumentos ados z s , desactuali e. generale c e n o l os c on o n o la getut e] te itle co s [TLas Picsar se hacen diferen na a otra y de u de un rea a. agencia a otr e las nir clarament ada Falta defi c abilidades de respons uno.

Contenido de esta presentacin

Concepto s

Procedimientos y formatos

Registros

3 4

Doc. Externos

"Si un hombre no tiene sus conocimientos en orden, cuantos ms posea mayor ser su confusin." Spencer

C onceptos

10. Documento 2. Documentos 5. Copia no 8. Documentos del obsoleto internos controlada SGC 11. Documento 3. Documentos 6. Registro 9. Administrador Anulado externos documental 6 Documento un 12 Es un nmero 8 Documentos cuyo 3 Documentos que 12. Versin de que documento consecutivo que suministra objeto hace parte empieza en 1 y no son elaborados evidencia de un del alcance del SGC representa el nmero por Casamotor sino por hecho o contiene certificado. Se identifide veces que ha sido entidades pblicas o datos para estadsemitido o modificado. can en el encabezado proveedores y que son tica. Puede estar en (DEL SGC). En la web utilizados por la un formato o no. se listan por separado empresa. los documen7 Conjunto de 2 Son elaborados en la 5 Documento al que 10 Documento que ya actividades tos no aplica para su no se le controla su mutuamente relacioempresa, y pueden ser uso por haber sido actualizacin. Es nadas o que intermodificados internamente modificado y valido para el uso actan, las cuales (Procedimientos, reemplazado por solo por el da de transforman elementos formatos, manuales, una nueva versin su impresin. de entrada en listados, etc) ya vigente. resultados

Relacione el concepto con su significado controlada Proceso 1. Documento 4. Copia 7.

1
Informacin y su medio de soporte.

Copia fsica o electrnica de un documento que est sujeta a control de actualizaciones. Se identifica con sello color azul

Personal del rea de Procesos, quienes codifican los documentos y apoyan la gestin documental de toda la empresa.

11

Documento que ya no aplica para su uso porque la actividad objeto del documento no se realiza o no es necesaria.

dimie ntos y forma tos

Dnde se podrn consultar los www.casamotor.com.co/index.php Proce procedimientos?

Login

Contrasea: cm2011

Usuario: El mismo del correo. Ejemplo: j.diaz Contrasea: cm2011

Cuando un documento que le aplique sea emitido o modificado, Ud. recibir un correo con el link, es necesario que antes haya iniciado sesin con su usuario. De lo contrario debe entrar y buscarlo por cdigo.

dimie ntos y forma tos

Dnde se podrn consultar los Proce procedimientos?

compras

ntos y forma tos

Y los que no tienen computador Proceasignado, cmo podrn consultar una copia Habr los dimiedocumentos? controlada impresa en cada agencia, EDS o

DA I A OL A P CO NTR O C

lugar de operacin, identificada con un sello Azul de COPIA A cargo del CONTROLADA. administrador de la agencia, EDS o lugar de operacin. No se deben sacar fotocopias. los nicos Estos sern

Se procurar hacer documentos ms sencillos, resumidos y grficos.

documentos vlidos y autorizados para su uso.

Cuando se emitan nuevas versiones, los administradores reunirn a los implicados y les explicarn los cambios. Con registro de capacitacin.

Proce dimie ntos y forma tos

Cmo ser el control de los documentos?


Quin da la CONTAR CON DOCUMENTOS Aprobacin y cmo? PRECISOS, CONCISOS, REALES EnSiempre con debe qu consiste la se autoridad R/ La persona Y APLICARLOS Revisin? capacitar? la para garantizar Auditora interna

R/ La persona deberbastar R/ Algunas veces leer el implementacin del Solicitar la creacin o cambios de un documento al rea de Procesos verificar aplicacin. documento para asegurar con documento. Lee el informar los cambios. Y que todo debe Revisar quin lo definido en es La capacitacin ste documento asegurar loscoherenciaparadocumento documentos, elporla es lo indispensable hacer, el que se debe cuando del Entonces quin editar, los Codificardocumentoconveniente,revisar y aprobar y definirde es nuevo, o y responsables lo adecuado y uno?objetivos jefe polticas y con las debe elaborar los para asegurar quepedir cambios son profundos. La R/ qu le debo lo descrito Y por No necesariamente. el de la organizacin. Firma documentos, losdesignado realmente originalde se se hace realiza persona(s) con Lo har Procesos o al rea de la alguien que puede comenzar Elaborar el Procesos? a hacer. documento por autoridad quien aprueba el me cree un o conocimiento formato si R/ No necesariamente. documento. del temala persona que su yo lo puedo hacer? Lo har para asegurar R/ Porque aplicabilidad. si es deben revisar sea asignada Revisar el documento por el necesario crearlo o siaprobar Responsable de ya existe sea pueda modificar, unoOel documento, con el que se que ya no consultandel Administrador podr crear ni apoyo con el dueo del Aprobar el documento proceso y si deciden crearlo siquiera un Documental (Funcionario debendel rea queProcesos). validar de que formato aplique para las otras agencias, asignarle necesite? cdigo o asegurarse sea Capacitar y Divulgar a los interesados R/ S. Pero solo por revisado y aprobado, antes de medio del rea de usarlo. PROCESOS. Distribuir las copias controladas impresas y subir en la web

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS


LISTADO DEL SGC
C O DIG O : VERSIO N: L1 4

LISTADO MAEST DE DOC UMENT RO OS

F. AC TUALIZAC IO N: RESPONSABLE:

21/ 09/ 2011 ADMIN. DOC UMENTAL

SUBPROCESO C ALIDAD C ALIDAD TIC C ALIDAD C ALIDAD


C ALIDA D C ALIDA D C ALIDA D DISTRIBUC IO N DISTRIBUC IO N DISTRIBUC IO N

NOMBRE

LINEA

SG CODIGO
SG C

CDIGO VERSION ANTIGUO NAC -C P NAC-GUIA01 NACGUIA02 7 1 0 6 5


4 5 1 7 4 1

ESTADO VIG ENTE ANULADO VIG ENTE VIG ENTE ANULADO


V IG ENTE V IG ENTE V IG ENTE V IG ENTE EN REV ISIO N EN ELA BO RA C IO N

FECHA ACTUALIZAC ION

C ARAC TERIZAC ION DEL PRO C ESO ADMINISTRAC IO N DEL SISTEMA DE G ESTI N D TO DE C ALIDAD NO RMA FUNDAMENTAL DE ELABO RAC IO N TO D DE DO C UMENTO S C O DIFIC ADO S DEL SG C REALIZAC IO N DE C O PIAS DE SEG URIDAD TO D PARA EL SERVIDO R BASE DE DATO S SAP C O NTRO L DE DO C UMENTO S TO D C O NTRO L DE REG ISTRO S TO D
CA RA C TERIZA C I N DE PRO CESO A UDITO RIA INTERNA A UDITO RIA INTERNA A UDITO RIA S INTERNA S EN 5S TO D TO D TO D

SG C SG C SG C SG C SG C SG C SG C SG C SG C SG C

17/ 05/ 2011

P1

NAC-PG01 NAC-PG02 AAI-CP AAI-PG01 AAI-PG02 BDS-CP

17/ 05/ 2011

CA RA C TERIZA C I N DE PRO CESO DISTRIBUCILUB N DISTRIBUCI N DE LUBRIC A NTES LUB

26/02/ 2010 Pe nd te rmina r

P2 P3

BDS-PG01

DESPA C HO DE M ERC A NC IA EN C O NSIG NA CIO N LUB

Nos permitir asignar cdigos, controlar versiones y ubicar rpido los documentos de un proceso, lnea o

Proce Relacione el concepto con su significado. <Tipos de documentos> TIPO dimieDE N INFORMACION QUE CONTIENE EL DOCUMENTO DOC. ntos y 2 forma tos
CODIGO

MANUAL

1) Descripcin completa de un proceso. Incluye el objetivo, las entradas, las actividades, las salidas, la documentacin relacionada, los requisitos legales, los responsables, los registros, los indicadores, etc.

C#

CTRL. DE ACTUALIZACION Por versin y fecha

LISTADOS TABLAS

8 7 6 4 5 3 1

REGISTROS FORMATO

INSTRUCTIVOS

ESPECIFI-CACION

2) Documento que recoge lo esencial o bsico de una materia, tema o actividad. El manual de calidad especifica el sistema de gestin de calidad de la compaa. 3) Describe como se deben realizar actividades de amplio alcance en los procesos de la empresa. 4) Describe como se deben realizar actividades de pequeo alcance en los procesos de la empresa 5) Establece requisitos o caractersticas tecnolgicas o tcnicas que deben cumplirse en procesos, productos o servicios. Ejemplo: Ficha tcnica de productos o servicios. 6) Son formularios para el registro de informacin. Despus de diligenciado se trata como un REGISTRO.

M#

Por versin fecha Por versin fecha Por versin fecha Por versin fecha

P# I# E#

y y y

F#

Por versin y fecha (mm- yy)

PROCEDIMIENTO S

7) Suministra evidencia de hechos o informacin sobre resultados obtenidos. Ttulo No son Puede estar contenida en un Formato o no (VER 5.1.5) cd. actualizables formato 8) Listas de tems o informacin tiles para la realizacin de las tareas de los Cd: L# Por versin y procesos, cuya particularidad es que es altamente cambiante. Deben tener un fecha responsable de actualizar su contenido.

CARACTERIZACION PROCESO

DE

dimie ntos y forma tos

Cmo ser la forma de los Proce procedimientos? DOCUMENTO DEL SGC TIPO DE
TITULO
ELABOR <Nombre> <Cargo> REVIS <Nombre> <Cargo>

Pgina _____ de _____ CODIGO: VERSION: F. ACTUALIZACION:

APROB <Nombre> <Cargo>

Objetivo: Corresponde al fin con el cual se est elaborando dicho documento. Alcance: Corresponde al cubrimiento de las actividades descritas o empleo de dicho documento. Definiciones: Definiciones de trminos o conceptos utilizados en el texto del documento, que no sean fciles de entender o que sean propias del proceso. Condiciones generales: Corresponde a las polticas, Normas, o condiciones especiales a ser tenidas en cuenta en el desarrollo de la actividad o proceso documentado, tambin se utiliza para incluir los puntos de control cuando apliquen. Desarrollo o Descripcin de actividades: Debe contener como mnimo la siguiente informacin: Actividades a realizar, responsables, registros, documentos referencia o complementarios. La informacin podr presentarse en forma de tabla, flujo-grama, redaccin de texto, o la que se considere ms adecuada teniendo en cuenta los usuarios del documento. Documentos y registros asociados: Se listan los nombres y cdigos de todos los documentos, Registros, Circulares o Documentos externos relacionados con las actividades descritas. Anexos: Se insertan todos los documentos que se considere necesario

Proce dimie ntos Tambin se y controlarn las forma versiones. tos


Cmo sern los formatos?


FORMAT O F ICHA DE DIST RIBUCIN DE DOCUMENT OS
S UCURS : AL
FECHA: (ACT UALI ZACION DE LI A) ST C D: F1 VERSIO N: 4 FEC HA: 20-05-2011

AREA DE TRABAJ O: RES PONS ABL E: FIRMA RECIBIDO:

NOMBRE DOCUMENT O

CODIGO

VERSION

No. COPIAS ENT REGADAS

OBSOLET O RECOGIDO

Objetivo, instrucciones y cambios a versin anterior estarn en hoja adicional al formato, para consulta. Pre-impresos obsoletos podrn usarse hasta agotar existencias. Lo decide quien aprueba teniendo en cuenta que no se pierda informacin necesaria, que no se generen confusiones o trastornos en los

C ONTROLD P RMIS L E E OS ABORAL S E


FECHA: NOMBRE TRABAJADOR: CEDULA N: FECHA DEL PERMISO: HORA SALIDA: DURACION (Das): HORA REGRESO: RECUPERA TIEMPO AREA/AGENCIA:

a.m. p.m.

a.m. p.m. MOT IVOD LPE MIS E R O

SI
PERSONAL CALAMIDAD

NO

CONSULT.MEDICA GENERAL CONSULT.MEDICA ESPECIALISTA CONSULT. ODONTOLOGIA ESTUDIO OTRO: OBSERVACIONES: FIRMA JEFE Q AUTORIZ A: NOMBRE: Vo.Bo. GESTION HUMANA
F6_v1_07-11

LICENCIA POR LUTO DILIGENCIAS LEGALES

FIMA DEL TRABAJADOR:

DESCONTABLE SALARIO

SI

NO

Registros

Registros

Listado ubicado en la web para consulta de todos.


LISTADO DEL SGC
CODIGO: VERSION:

L2 4 24/06/2011 ADMIN. DOCUMENTAL

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

F. ACTUALIZ RESPONSABLE:

SUBPROCE SO

NOMBRE

SG

Cdigo formato

Medio de soporte

Responsable Archivo Gestin

Agencia(s)

Ubicacin o Ordenamient ruta de o archivo Carpeta rotulada con el nombre del formato Carpeta rotulada con el nombre del formato Carpeta rotulada con el nombre del formato Carpeta rotulada con el nombre del formato

Tiempo retencin Archivo Gestin

Disposicin

DISTRIBUCI LISTA DE CHEQUEO ON VEHICULO

SGC

F2

ADMINISTR. DE IMPRESO AGENCIA/JEFE DE BODEGA IMPRESO CONDUCTORES ADMINISTR. DE IMPRESO AGENCIA/JEFE DE BODEGA

TODAS

Cronologico 1 ao

Eliminar

DISTRIBUCI PLANILLA DE CONTROL SGC ON DIARIA MANEJO DE VEHICULOS DISTRIBUCI HOJA DE VIDA VEHICULOS ON

F3

TODAS

Cronologico 1 ao Todo el ciclo Cronolgico de vida del vehculo Cronolgico 2 MESES

Eliminar

SGC

F4

TODAS

Enviar a inactivo

DISTRIBUCI CARGUE DE MERCANCIAS SGC ON PARA DESPACHO A CLIENTES

F5

IMPRESO JEFE DE BODEGA TODAS

Eliminar

El almacenamiento se har de acuerdo al ao calendario o mes vencido. Ejemplo: 2010 completo en archivo + lo corrido de 2011.

Trasladar los registros generados al archivo Central o al Inactivo, eliminar o conservar indefinidamente, segn se establezca en el LMR, cuando se cumpla el tiempo de retencin establecido

U N N S S N S A n Doc. n o o d e Externos o m e l r t s e o e i s o n d e t i p s p i d e o e d m o s o o o n SUBPRO C ESO / AREA n t d e n s c t d s r o n a a i a o b s n t f b d o fe i i o p t s c e r l f o e o c a p r o l i n o d x a d s o c a r o t r n p d c c a e p a o u u e n n r c r o m m u x a e e n r m n n l t p o o e a e t e s o d s a o n r l s t a o p n e e q y u t

Documentos Externos Cmo y cules se controlarn


LISTADO DEL SG C
C O DIG O : VERSIO N : L3 2 10/ 09/ 2011 ADMIN . DO C UMEN TAL DISTRIBUIR A (AG ENC IAS O PERSONAS)

LISTADO MAESTRO DE DO C UMENTO S EXTERNO S


FEC HA VIG ENC IA

F. AC TUALIZAC IO N : RESPO N SABLE:

NOMBRE DOC UMENTO TIPO DOC UMENTO ENTIDAD QUE EMITE SG G ua Leg isla c i n c o nta b le Leg isla c i n la b o ra l Leg isla c i n trib uta ria Ma nua l d e o p era c i n N o rm a d el sec to r

RESPONSABLE

Consultar en: www.cortolima.g ov.co

Doc. Externos

Documentos Externos:
Lo que har el responsable asignado en el listado

3. Cu id ar de a ad id

4. Re e m pl az ar ob sol et os x la ve rsi n ac tu ali za da

5. Eli mi na ro id en tifi ca r los O bs ole to s

Re on bl de 1 un C do lo m a oe la ex f no h

Tareas
1.

Buscar todos los procedimientos, instructivos y formatos que tenga en su puesto de trabajo y enviarlos al rea de Procesos, para su revisin y codificacin. Hacer un listado de los documentos externos que utilice y enviarlo a Procesos para su definicin de control.

1.

Gracias !

Compromisos
1. 2.

3.

Siempre que necesite crear o modificar formatos u otros documentos lo informar al rea de Procesos. Me comprometo a hacer las cosas como indican los procedimientos. Cuando se presente algn cambio le informar a Procesos para actualizar el documento de una vez.

4.

5.

6.

No aceptar un registro que llegue a mis manos incompleto o con tachones. Archivar los registros segn lo indique el Listado maestro de registros (LMR). Eliminar o enviar a inactivo los registros en los tiempos que indique el LMR.

FIN

GRACIAS!
"El conocimiento es un proceso de acumulacin de hechos; la sabidura consiste en su simplificacin. Martn H. Fhischer