Caso práctico: Beta Industries.

Implementación de un ERP

Objetivos de la actividad
» Con el siguiente caso se pretende que el alumno ponga en práctica los conocimientos
adquiridos en el Tema 4 de la asignatura sobre los sistemas ERP. Los hechos que se
relatan en el caso están basados de forma parcial en situaciones reales pero se han
cambiado los datos, nombres de personas, empresas y lugares.

Descripción de la actividad
» Miércoles, 1 de abril de 2015: John Smith se encuentra sentado en su despacho en el
décimo piso de un edificio de oficinas de la 5ª Avenida de Nueva York y aprovechando
un momento de tranquilidad al final de la jornada reflexiona sobre lo que ha sucedido
esta semana. Tiene 45 años y lleva los diez últimos años trabajando para un
conglomerado empresarial americano llamado Beta Industries cuya matriz cotiza en la
bolsa de Nueva York formando parte del S&P 500. Este conglomerado empresarial se
encuentra bastante diversificado contando con compañías en varios sectores
fundamentalmente en el sector industrial y de la electrónica. Dentro del área electrónica
el conglomerado empresarial cuenta con varias compañías. John Smith trabaja como
alto directivo en la matriz del grupo dentro del área de negocio de la electrónica.

Hace dos días, el lunes, recibió una llamada de su jefe para que se presentara en su
despacho. Su jefe, Todd Edwards es el responsable del área de negocio de electrónica de
Beta Industries, uno de los vicepresidentes ejecutivos y también responsable del área de
IT para todo el grupo. John se presenta en el despacho de Todd y este le explica que
tiene un encargo importante para él: debe ocuparse de liderar la implementación de un
nuevo sistema Enterprise ResourcePlanning (ERP) para todo el grupo.

La estrategia de implantación en las empresas del grupo será gradual y la implantación

a modo de prueba piloto se realizará en una de las compañías más importantes del
grupo: AXC Electronics. Si la prueba piloto resulta exitosa la idea es realizar
posteriormente la migración de los sistemas de información existentes en el resto de
compañías integrantes del grupo al nuevo ERP.
Según le cuenta Todd Edwards a John, la compañía lleva ya trabajando en este proyecto
más de un año. Desde el área de IT del grupo se ha liderado un proyecto en el que han
colaborado personas pertenecientes a diferentes áreas funcionales de todas las
compañías del grupo. Se ha realizado una toma de requerimientos a partir de los inputs
de estas personas que han llevado a un proceso de selección de soluciones y
proveedores. Tras completar el proceso de selección y negociación con los diferentes
posibles proveedores, la solución software escogida ha sido SAP ERP en su versión 6.0
y el implantador será la compañía consultora XRR Consulting. Esta propuesta fue
presentada al Consejo de la compañía y este lo aprobó la semana pasada, por lo que la
próxima semana se realizará la reunión de inicio del proyecto donde ambos estarán
presentes.

Todd Edwards le dice a John que ha pensado en él como la persona adecuada para
liderar este proyecto por su total confianza en él y porque sabe que hace años trabajó de
consultor realizando implantaciones de ERP SAP. Todd le entrega a John una copia de
la presentación que él realizo al Consejo de Administración y le dice que durante esta
semana le irá facilitando el resto de información y convocará una reunión interna con el
resto de personas clave en el proyecto dentro de la organización.

Presentación realizada al Consejo.

La presentación que hizo Todd Edwards al Consejo de Administración del grupo tenía la
siguiente agenda:
o Situación de la compañía.
o Qué es un sistema ERP.
o Funciones de un sistema ERP.
o El porqué de la elección de la solución de SAP ERO.
o Factores clave para el éxito del proyecto.
o Análisis económico de la propuesta de implantación de SAP ERP.

Situación de Beta industries.

Beta Industries cuenta con varias compañías, fundamentalmente dedicadas a la
fabricación y comercialización de diferentes tipos de productos industriales y
electrónicos.
Estas compañías han ido siendo adquiridas por Beta Industries a lo largo de los años,
por lo que los sistemas de información de estas compañías resultan de lo más diverso.
Cada una de las empresas del grupo funciona de forma autónoma y el reporte de los
resultados y datos relevantes de la actividad de dichas compañías a la dirección del
grupo se realiza mediante hojas de cálculo.

Dentro de las propias compañías, en muchas de ellas, existen multitud de softwares

distintos con los que se realiza la gestión de las actividades diarias de estas como
pueden ser la producción, compras, actividades comerciales, logística, etc. En otros
casos la gestión de muchas de estas actividades se encuentra centralizada y cuentan con
un sistema ERP, aunque normalmente no cubre todos los procesos y existen software
externos que realizan parte de las tareas. Además, es habitual que los departamentos
trabajen con pequeñas bases de datos u hojas de cálculo con información necesaria para
las actividades departamentales. En muchos casos estos paquetes de software están
muy personalizados, por lo que el soporte de este software lo proporciona la compañía
que lo ha desarrollado o integrado. De alguno de estos paquetes no existe soporte
porque la compañía que lo desarrolló o lo integró ha dejado de dar soporte o ya no
existe más.

Preguntas sobre el caso

A partir de la información aportada en el enunciado del caso sobre Beta Industries, los
conocimientos adquiridos en el Tema 4 de la asignatura, el dedicado a los sistemas ERP
(Enterprise ResourcePlanning) e información que el alumno pueda obtener de
diferentes fuentes (libros, publicaciones periódicas o diferentes fuentes de Internet) el
alumno debe elaborar una presentación con el mismo contenido que tuvo la
presentación que hizo Todd Edwards al Consejo de Administración de Beta Industries.

El alumno deberá elaborar por un lado una presentación al consejo con la misma
agenda de la presentación de Todd Edwards y, por otro lado, en un documento
adicional el texto de la exposición que realizaría al Consejo usando como soporte la
presentación anterior.

A continuación, algunas aclaraciones al respecto de algunos de los puntos de la agenda

de la presentación:
o El porqué de la elección de la solución de SAP ERP: Características de la solución
SAP ERP (puede compararse con otras soluciones ERP del mercado si el alumno lo
considera oportuno) que lo hacen adecuado para una organización como Beta
Industries.
o Factores clave del éxito del proyecto: según la opinión del alumno cuales pueden ser
los factores clave que hagan que la implantación del ERP sea un éxito.
o Análisis económico de la propuesta de implantación de SAP ERP: Cómo no se
aportan los datos económicos de la propuesta de implantación compañía consultora
XRR Consulting, lo que se solicita al alumno es que indique un importe de
implantación razonable para una implantación en cinco empresas del grupo con
unos doscientos usuarios/empresa. Además del posible importe de la operación se
debe mostrar una posible distribución de la propuesta económica (porcentaje de
hardware, software, servicios profesionales, etc.).