Portal ZonaSer

Portal Transaccional del Aportante

 BIENVENIDA

Portal Transaccional del Aportantes le permitirá autogestionar oportunamente los trámites

de:

• Registro como Usuario en el Portal, asignando múltiples usuarios dentro de la

organización, para cada tipo de gestión.
• Actualizar información de contacto.
• Movilidades de sus empleados (Régimen Subsidiado al contributivo).
• Radicar prestaciones económicas.
• Visualizar el histórico y estado de trámite de sus solicitudes de afiliación y prestaciones
económicas.
• Conocer el estado de cuenta de sus cotizantes.
• Expedir certificados y estado de cuentas de prestaciones económicas.
Tabla de contenido

1. Registro y gestión de contraseñas ....................................................................................... 4

1.1. ¿Cómo me registro en el portal? .................................................................................. 4
Le saldrá este mensaje indicando que de debe entrar al correo registrado para continuar
con el proceso ....................................................................................................................... 5
1.2. ¿Cómo asigno contraseña para iniciar sesión en el portal? ......................................... 9
1.3. ¿Cómo recupero la contraseña? .................................................................................. 11
2. Contenido del Portal de Aportantes ...................................................................................14
2.1. ¿Cómo acceder a las opciones de la aplicación Aportantes?......................................14
3. Recaudos y Cartera.............................................................................................................. 17
3.1. ¿Cómo consultar el estado de cuenta?........................................................................ 17
4. Gestionar Afiliados ............................................................................................................. 23
4.1. ¿Cómo registrar un afiliado? ....................................................................................... 23
4.2. ¿Cómo consultar un afiliado?...................................................................................... 29
5. Gestionar Empresa .............................................................................................................. 31
5.1. ¿Cómo visualizar los datos de mi empresa? ................................................................ 31
5.2. ¿Cómo actualizar los datos básicos de mi empresa? ................................................. 32
6. Descarga de documentos.................................................................................................... 35
6.1. ¿Cómo descargar los formatos y formularios de Aportantes? ................................... 35
7. Prestaciones Económicas ....................................................................................................36
7.1 ¿Cómo radicar prestaciones económicas?.......................................................................36
7.2. ¿Cómo consultar respuestas de prestaciones económicas radicadas? ......................39
7.3. ¿Cómo consultar estado de cuenta de prestaciones económicas? ........................... 42
1. Registro y gestión de contraseñas.

1.1. ¿Cómo me registro en el portal?

Para realizar el registro de un aportante, es importante tener los siguientes
documentos en formato pdf (tamaño no mayor de 210 k), los cuales serán solicitados
al final del proceso:

- Certificado de Cámara de Comercio.

- Certificación Bancaria del aportante (no mayor a 3 meses).
- Fotocopia documento de Identidad de Representante Legal.
- Registro único Tributario (RUT)

Ingresar al Portal del Aportante en el siguiente enlace

https://portalzonaser.mutualser.com/auth/login dando clic en a la opción de Solicitud
de registro:

Una vez se ingresa a esa opción, se despliega el Formulario Solicitud Registro de

Terceros, solicitando los datos del usuario a crear:
Cuando visualice el formulario, debe seleccionar el “Tipo de Tercero”: Aportante,
diligenciar los campos que se piden. Antes de Enviar debe seleccionar la casilla “No
soy un robot”.

Le saldrá este mensaje indicando que de debe entrar al correo registrado para
continuar con el proceso:
Ingresar al correo electrónico registrado donde se visualiza la notificación para el
ingreso al formulario, como se muestra a continuación. Debe hacer clic en
“Diligenciar Formulario”.

A continuación, se visualiza un formulario solicitando los datos básicos,

cuestionarios de deberes y derechos del aportante o empleador, como se muestra
a continuación:

• Actualización de datos básicos

• Deberes del Aportante o Empleador: Todas las respuestas deben estar en
“SI” para poder continuar con el formulario. Clic en “Siguiente”.

• Derechos del Aportante o Empleador: Leer sus derechos como Aportante y

dar “Finalizar” para poder continuar.
Le saldrá una ventana para adjuntar los soportes. Seleccione el ícono de “+
ADJUNTAR SOPORTES” en cada uno de los documentos, como se muestra a
continuación:

Una vez se cargan todos los soportes hacemos clic en la X que se encuentra en la
parte superior izquierda de la ventana, como se muestra a continuación:

Si todo el proceso cumple con los criterios o está debidamente completado,

hacemos clic en el botón finalizar y se visualiza un mensaje confirmación de registro,
con el radicado de la solicitud:
 De igual manera llegará esta notificación con el radicado al correo registrado,
informando que su solicitud se encuentra en verificación y se dará respuesta en un
plazo de 48 horas.

1.2. ¿Cómo asigno contraseña para iniciar sesión en el portal?

Una vez la solicitud de registro sea aprobada, llegará al correo registrado una
notificación para asignación de contraseña. Dar clic en el botón “Asignar
contraseña”, finalizado este proceso usted podrá iniciar sesión.
Se visualizará la siguiente ventana en dónde se diligencia y confirma la contraseña
para ingreso al portal. Tener en cuenta las recomendaciones para asignar
contraseña que allí se indican:

• Mínimo 8 caracteres.
• Mínimo una letra en mayúscula.
• Mínimo un carácter especial.
• Mínimo un número.
• No puede tener espacios.
1.3. ¿Cómo recupero la contraseña?
En los casos que se olvide la contraseña de acceso al portal, existe una opción en el
inicio de la sesión llamada ¿Olvidaste tu clave de acceso?

Una vez diligenciado el correo electrónico, tipo de documento, numero de

documento de la cuenta a recuperar y validar “No soy un robot” dar clic en Enviar.
Llegará un mensaje de confirmación al correo electrónico con un enlace para
recuperar la contraseña.
Al seleccionar la opción Recuperar contraseña, se muestra una ventana para
ingresar la nueva contraseña:
Luego de ingresar la contraseña y confirmarla, se habilita la opción Recuperar
contraseña, lo cual nos permite realizar el cambio en el portal para acceder.
2. Contenido del Portal de Aportantes
2.1. ¿Cómo acceder a las opciones de la aplicación Aportantes?
Para iniciar sesión en el Portal ZonaSer, deberás colocar el correo electrónico que
ingresaste en el Formulario de Registro de Terceros y la Contraseña que asignaste.

Al iniciar sesión en el portal Zona Ser, visualizaras las políticas del sitio, dónde
deberás leer cuidadosamente cada ítem.

Una vez leído toda la información, dar clic en el botón aceptar, de inmediato te
mostrará un mensaje de aceptación de las políticas anteriormente leídas.
Luego darás clic en el botón continuar, dónde indicaras si desea omitir o iniciar el
recorrido de la aplicación.

Después de haber seleccionado cualquier botón para el recorrido, en el panel

izquierdo se encuentran los iconos representativos de las aplicaciones a las cuales
previamente se les ha otorgado el acceso, ingresamos a Mercadeo y luego
seleccionamos Aportantes, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Al seleccionar Aportantes, se despliegan todos los módulos disponibles para el

aportante hasta la fecha, como se muestra a continuación:
Es importante mencionar que en cada uno de los módulos vienen inmersas a
opciones relacionadas al mismo tema, como se muestra en el ejemplo:
3. Recaudos y Cartera

3.1. ¿Cómo consultar el estado de cuenta?

Para consultar el estado de cuenta, es importante ingresar al portal ZonaSer,
aplicación Aportantes, módulo Recaudos y Cartera, opción Consultar estado de
cuenta, como se visualiza a continuación:

Hacemos clic en la opción Consultar estado de cuenta, en dónde se muestra un

panel de filtros, con dos opciones Aportante y Afiliado, por defecto la opción
Aportante debe estar seleccionada como se visualiza a continuación:

Para realizar la búsqueda de la opción aportante debemos seleccionar el estado de

cuenta
 • Aportes efectuados: Es obligatorio seleccionar el año.

Una vez diligenciado todos los criterios de búsqueda hacemos clic en el botón
buscar.

Se muestra una ventana de resultados con la siguiente información: Nombre del

Aportante, fecha de ingreso, fecha de retiro, año, mes, número de planilla, aportes,
IBC y días. De igual manera se cuenta con los botones de ver cifras y exportar.

• Periodo en mora: para hacer una búsqueda por periodo en mora

solo se debe seleccionar esa opción en estado de cuenta y hacer clic
en el botón buscar.
Se muestran los resultados de los criterios ingresados

Para realizar la búsqueda de la opción afiliado el check de afiliado debe estar

seleccionado.
Al momento de seleccionar el tipo de documento se visualizará una lista
desplegable con los diferentes tipos de documentos.
Una vez escogido el tipo de documento, diligencie el número de documento;
teniendo estos campos diligenciados se precargará el campo de nombres y
apellidos.
Además, contamos con la opción de buscar por estado de cuenta, ya sea por aporte
efectuado o por periodo de mora y por último con el año a realizar la búsqueda.

Después de haber diligenciado los primeros campos, seleccionamos la opción de

estado de cuenta periodo de mora, una vez seleccionado todos los criterios de
búsqueda hacemos clic en el botón buscar.
Al ingresar la búsqueda se muestra una ventana de resultados con la siguiente
información: Nombre del Aportante, año, mes en el cual se encuentra en mora.

Al momento de visualizar la información, contamos con el botón de ver cifras, que

al dar clic se mostrará el valor en mora.

Además, se cuenta con el botón Exportar, en dónde podrá descargar la

información ya sea en formato PDF o CSV.
Ahora seleccionen la opción de estado de cuenta aporte efectuado, escogiendo un
año en específico.

Una vez seleccionado todos los criterios de búsqueda hacemos clic en el botón
buscar.

Además, se cuenta con el botón Exportar, en dónde podrá descargar la

información ya sea en formato PDF o CSV.
4. Gestionar Afiliados

4.1. ¿Cómo registrar un afiliado?

Para registrar un afiliado, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación
Aportantes, módulo Gestionar afiliados, opción Registrar afiliado, como se
visualiza a continuación:

Una vez nos encontramos en esa opción, se solicita ingresar el Tipo y número de
documento:

Si el usuario ingresado previamente se encuentra registrado y posee relaciones

laborales activas con el aportante que se encuentra en sesión, entonces se visualiza
un formulario para completar los datos del afiliado y sus beneficiarios (Si desea),
como se muestra a continuación:
Este formulario se compone de las pestañas de datos básicos, datos del beneficiario,
datos de contacto, datos adicionales, datos laborales, cuestionarios, declaraciones y
autorizaciones y soportes.

• Datos básicos: Sección que contiene información básica del aportante.

• Datos del beneficiario: Sección que contiene información del beneficiario

del cotizante, para agregar hacemos clic en la opción agregar beneficiario.
Luego de hacer clic en agregar formulario se nos muestra el formulario a diligenciar,
el cual se muestra a continuación:

• Datos de contacto: Sección que contiene información de contacto del

aportante.

Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el botón siguiente,
 • Datos adicionales: Sección que contiene información de la condición física del
cotizante.

Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el botón siguiente,

• Datos laborales: Sección que contiene información del lugar de trabajo del
cotizante.

Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el botón siguiente,
 • Cuestionario de Carta de Derecho y Deberes del Afiliado y del Paciente y Carta
de Desempeño.

Nota: Es importante tener en cuenta que todas las opciones deben estar marcadas
en (si) para poder continuar con el formulario. Una vez se diligencian todos los
campos hacemos clic en el botón siguiente.

• Declaraciones y autorizaciones.

Una vez se diligencian todos los campos hacemos clic en el botón finalizar y se nos
muestra una ventana en la cual se debe adjuntar los soportes.
Una vez se cargan todos los soportes hacemos clic en la X que se encuentra en la
parte superior izquierda de la ventana como se muestra a continuación.

Adicionalmente, en el último paso del formulario se muestra una opción Imprimir

formulario, la cual permite descargar en un archivo PDF un formato con todos los
datos previamente diligenciados:

Se adjunta formato ejemplo del formato que genera el aplicativo:

74_NI_806008567.pdf
 Para terminar este proceso, se selecciona la opción Finalizar y se muestra una
notificación de éxito.

Si previamente se ha realizado una solicitud de registro, al tratar de registrar

nuevamente ese mismo usuario, se muestra el siguiente mensaje:

4.2. ¿Cómo consultar un afiliado?

Para consultar un afiliado, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación
Aportantes, módulo Gestionar afiliados, opción Consultar afiliado, como se
visualiza a continuación:

Al realizar la búsqueda, el sistema encuentra información según los criterios

ingresados se muestra una ventana con información básica del afiliado:
Al momento de visualizar el resultado de la búsqueda se muestra una columna
llamada acción, la cual cuenta con el ícono ver más, al seleccionar el icono se permite
visualizar información del afiliado como se muestra a continuación:

En la parte inferior de esa ventana existe una tarjeta que permite visualizar
información del grupo familiar:

Además, cuando se visualiza la información del afiliado, se obtiene el botón de

Opciones en dónde podrás descarta en formato PDF el certificado de afiliación y el de
grupo familiar.
5. Gestionar Empresa

5.1. ¿Cómo visualizar los datos de mi empresa?

Para visualizar los datos de mi empresa, es importante ingresar al portal ZonaSer,
aplicación Aportantes, módulo Gestionar empresa, opción Perfil empresa, como
se visualiza a continuación:

A continuación, se visualiza el perfil de la empresa en tres secciones:

• Datos básicos: Sección que contiene información básica del aportante.

• Datos de contacto: Sección que contiene información de contacto del aportante.

 • Responsables: Sección que contiene información de los responsables de los
tramites ante la EPS e información del representante legal.

• Botón Descargar RUAT: contamos con un botón el cual nos permite descargar
en PDF el archivo RUAT

5.2. ¿Cómo actualizar los datos básicos de mi empresa?

Para actualizar los datos de contacto y responsable de los trámites ante la eps de
mi empresa, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación Aportantes,
módulo Gestionar empresa, opción Perfil empresa, como se visualiza a
continuación:
 • Editar datos de contacto, sol se puede editar la dirección.

En el caso de la dirección, deberá hacer clic en el icono de editar y se desplegará el

modal de Ingresar dirección.

Una vez diligenciada la información, podrá confirmar la acción y posteriormente

actualizar la dirección y/o celular registrado.

• Editar responsable de los tramites ante la Eps, hacer clic en el botón de

editar
Podemos editar los siguientes campos primer nombre, segundo nombre, primer apellido,
segundo apellido, cargo teléfono, Ext, correo, celular, como se muestra a continuación.

Hacemos clic en el botón guardar y se actualizan los datos.

6. Descarga de documentos

6.1. ¿Cómo descargar los formatos y formularios de Aportantes?

Para descargar los formularios y formatos para los afiliados del régimen
contributivo, es importante ingresar al portal ZonaSer, aplicación Aportantes,
módulo Descarga de documentos, opción Formatos y formularios, como se
visualiza a continuación:

Aparecerá un listado de formatos y formularios disponibles para descargar:

7. Prestaciones Económicas

7.1. ¿Cómo radicar prestaciones económicas?

Ingresar a Prestaciones económicas, opción Radicar prestaciones económicas
como se visualiza a continuación:

Nota: Tenga en cuenta que, si no ha radicado una prestación económica en los

últimos 30 días el portal le pedirá actualizar los datos de cuenta bancaria y adjuntar
el certificado con vigencia no mayor a 30 días.
A continuación, se muestra la ventana principal con dos opciones en la parte
superior derecha: actualizar cuenta bancaria y agregar +.

Para registrar una prestación económica dar clic botón agregar +, donde se
mostrará el formulario para el ingreso de incapacidades y licencias.

Una vez ingresamos al formulario se debe seleccionar el tipo de prestación

económica e ingresar los siguientes datos: fecha de inicio de prestación
económica, días solicitados, tipo y número de documento del cotizante.
Al hacer clic, se visualizan los datos del cotizante: primer y segundo apellido, primer
y segundo nombre, teléfono celular y correo electrónico (estos dos últimos campos
se pueden actualizar en caso necesario).
Una vez estén diligenciados los campos se debe adjuntar los soportes dando clic en
la opción soportes ubicada en la parte superior derecha, como se muestra a
continuación:

De acuerdo con el tipo de prestación económica ingresada se solicitarán los

soportes necesarios, los cuales deben ser cargados en formato PDF (tamaño no
mayor a 210k). Los soportes obligatorios están marcados con un * de color azul.
Para cargar cada documento, hacemos clic en + adjuntar soporte y seleccionamos
el archivo desde nuestro equipo.

Cuando todos los documentos sean adjuntados de manera exitosa (mensaje

soporte exitoso), hacemos clic en la X que está en la parte superior izquierda de la
ventana, para continuar con el proceso de radicar prestaciones económicas.

Para finalizar el proceso de radicación de una prestación económica hacemos clic

en el botón terminar, se nos muestra una notificación de éxito.
 Por cada solicitud de reconocimiento se podrá cargar máximo 8 prestaciones
económicas, en caso de que usted tenga más prestaciones pendientes por radicar
debe abrir una nueva solicitud.

7.2. ¿Cómo consultar respuestas de prestaciones económicas radicadas?

Ingresar a Prestaciones económicas, opción Consultar respuestas de prestaciones
económicas radicadas, como se visualiza a continuación:

A continuación, se muestra una ventana donde se deben ingresar los criterios para
realizar la búsqueda:
 Podemos realizar la búsqueda por dos criterios:
• Estado: Se puede consultar por: recibida, rechazada, registrada, radicada,
no pertinente o no elegir ningún estado si desea consultar todos.

• Fecha de radicación: Es obligatorio y se puede elegir un rango de fecha

entre inicio y fin, máximo de un año.

Una vez seleccionado todos los criterios de búsqueda hacemos clic en el botón buscar.

Si no se encontró ninguna solicitud se mostrará el siguiente mensaje:

Si los criterios de búsqueda encuentran una solicitud esta se muestra en la ventana de la
siguiente manera:

Para visualizar todas las prestaciones económicas asociadas a cada solicitud, se deberá dar clic
en ver detalles:

Así se visualizarán las prestaciones que se encuentran en la solicitud. Si la prestación fue

rechazada podrá ver la causal dando clic en ver detalles:
7.3. ¿Cómo consultar estado de cuenta de prestaciones económicas?
Ingresar a Prestaciones económicas, opción Consultar estado de cuenta de
prestaciones económicas, como se visualiza a continuación:

A continuación, se muestra una ventana donde se deben ingresar los criterios para
realizar la búsqueda, los cuales son:

• Tipo y número de documento del cotizante.

• Por estado: (Devuelto, En Proceso de Liquidación, Liquidado, No
pertinente y Pagado).
• Por fecha de radicación: Se puede elegir un rango de fecha entre inicio y
fin, máximo de un año.
• Por fecha de pago: Se puede elegir un rango de fecha entre inicio y fin,
máximo de un año.
 Nota: para la búsqueda es obligatorio ingresar rangos de fecha de radicación o
fecha de pago.

Al ingresar la búsqueda se muestra una ventana de resultados con la siguiente información:

Si usted desea conocer a detalle se debe dar clic en resultado detallado:

Si se desea descargar la información consultada puede hacerlo dando clic en el botón

exportar, ubicado en la parte superior derecha. Lo puede realizar eligiendo en formato
PDF o CSV.

Si se desea descargar el certificado de una prestación debe dar clic en la columna

certificado, como se muestra a continuación: