Acta de Entrega de Archivo Cp. Martinez

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Pág.
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COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES
Código: FO-SECEJ-CEAYG-702
EJÉRCITO NACIONAL ACTA DE ENTREAGA
Versión: 0
BATALLON ESPCIAL ENERGETICO Y VIAL N°5
Fecha de emisión: 2017-06-14
ACTA No__ ___/

REG. FOLIO No__ ___/
LUGAR Y FECHA: El Bagre - Antioquia 22 Marzo 2021
INTERVIENEN MY. PENILLA PINEDA ALONSO

Ejecutivo y Segundo Comandante BAEEV N.º 5
CP. CUELLAR LOZANO JHON JADER
Suboficial de Gestión Documental (RECIBE)
CP. MARTINEZ SERRANO JESUS ANTONIO
Suboficial de Gestión Documental (ENTREGA)
ASUNTO: TRATA DEL ACTA DE ENTREAGA DEL ARCHIVOS CENTRAL DEL BATALLON ESPECIAL
ENERGETICO Y VIAL N°5 QUE HACE EL SEÑOR CP. MARTINEZ SERRANO JESUS SUBOFICIAL GESTION
DOCUEMNTAL (SALIENTE) AL SEÑOR CP. CUELLAR LOZANO JHON SUBOFICIAL GESTION DOCUMENTAL
(ENTRANTE) POR INTERMEDIO Y ORDEN DEL EJECUTIVO Y SEGUNDO COMANDANTE DEL BAEEV N° 5
Fe en la Causa
Km 1 vía Alto de Mineros, El Bagre Antioquia.
Wthasap 3112178565
Email. Comandobaeev5@gmail.com
HOJA EN BLANCO
Fe en la Causa
Wthasap 3112178565
1. FUNDAMENTO LEGAL
REALIZAR LA TRAZABILIDAD DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA UN DEBIDO
FUNCIONAMIENTO DE LA MISMA.
2. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
GESTIÓN DOCUMENTAL – ARCHIVO CENTRAL - REGISTRO
3. MISION Y FUNCIONES QUE DESEMPEÑA
3.1 MISION
La oficina de Gestión Documental del Batalló especial energético y vial N°5 tiene como misión, liderar y conducir el
proceso en cuanto a normatividad archivística preocupándose porque cada una de las dependencias cumplan de
acuerdo al reglamento según ley 594 de 2000, directiva 01016 para la gestión documental en el Ejército Nacional,
reglamento 4-35-1 para los procesos de gestión documental. Del mismo modo todo lo relacionado con la archivística
conservando y preservando la documentación bajo custodia.
3.2 FUNCIONES
GESTIÓN DOCUMENTAL
Difundir en las secciones del Batalló especial energético y vial N°5 lo pertinente a las Tablas de Retención
Documental que le corresponden a cada Despacho u oficina y los procedimientos relacionados con la recepción,
catalogación, mantenimiento, consulta y transferencias de los archivos teniendo en cuenta los lineamientos
normativos del archivo general.
Salvaguardar los archivos bajo su custodia con el propósito de mantener su integridad fácil uso y acceso cumpliendo
la normatividad vigente.
Mantener la documentación contenida en expedientes de tipo administrativo, debidamente organizada y
administrada acorde con los principios de Tablas de Retención, con el fin de facilitar su consulta, teniendo en cuenta
los lineamientos normativos de Archivo General.
Asumir la recuperación de los archivos que se encuentren en las bodegas del Batalló especial energético y vial N°5,
con el fin de prepararlos y transferirlos de acuerdo a la normatividad.
Fe en la Causa
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Realizar el seguimiento del Batalló especial energético y vial N°5 frente al proceso de Gestión Documental, con el fin
de verificar el cumplimiento de las normas establecidas de archivo.
Mantener y organizar el Archivo de acuerdo a la normatividad vigente.
ARCHIVO CENTRAL
Verificar el avance de la organización y sistematización de la documentación del Batalló especial energético y vial
n°5 para la posterior transferencia.
Brindar respuesta de cualquier requerimiento o comunicación oficial solicitando información almacenada en el
Archivo Central de la Unidad Táctica, previendo los parámetros de la Reserva legal y Nivel de Clasificación de
Seguridad de la Información.
Velar por la seguridad de las instalaciones en donde se encuentra almacenado la documentación de la Unidad
Táctica (Archivo Central).
Ordenar, controlar y verificar el mantenimiento y limpieza en seco de los medios de conservación y estantería en
donde reposa la documentación bajo custodia de la unidad.
Restringir el acceso a las instalaciones del archivo central a personal no autorizado
4. ORGANIZACIÓN
(00-00-00)
5. PERSONAL
Omitido
6. DOCUMENTACIÓN
Verificando en el archivo central se encontró la siguiente documentación
CAJA 01 8 CARPETAS CAJAS 02 8 CARPETAS CAJAS 03 4 CARPETAS

CAJA 04 7 CARPETAS CAJAS 05 14 LIBROS CAJAS 06 4 CARPETAS
Fe en la Causa
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CAJA 16 9 CARPETAS CAJA 17 1 CARPETAS 3 LIBROS CAJA 18 9 CARPETAS
CAJA 19 3 CARPETAS CAJA 20 8 CARPETAS CAJA 21 12 LIBROS
CAJA 22 9 CARPETAS CAJA 23 6 CARPETAS CAJA 24 05 LIBROS
CAJA 25 12 CARPETAS CAJA 26 4 CARPETAS CAJA 27 12 CARPETAS
CAJA 37 8 CARPETAS CAJA 38 13CARPETAS CAJA 39 13 CARPETAS
CAJA 46 6 LIBROS CAJA 47 6 CARPETAS CAJA 48 11 CARPETAS
CAJA 67 3 LIBROS CAJA 68 7 CARPETAS 1 LIBRO CAJA 69 16 CARPETAS
CAJA 86 6 CARPETAS 1 CAJA 87 8 CARPETAS CAJA 88 7 CARPETAS
LIBRO
Fe en la Causa
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CAJAS 101 6 CARPETAS CAJAS 102 4 CARPETAS CAJAS 103 4 CARPETAS
CAJAS 118 12 CARPETAS CAJAS 117 7 CARPETAS CAJAS 116 04CARPETAS
CAJAS 119 6 LIBROS CAJAS 120 8 CARPETAS CAJAS 121 05 CARPETAS
CAJAS 125 08 CARPETAS CAJAS 126 16 LIBROS CAJAS 127 17 CARPETAS
CAJAS 128 04 CARPETAS 02 LIBROS CAJAS 129 11 CARPETAS CAJAS 130 08 CARPETAS
CAJAS 137 08 CARPETAS CAJAS 138 09 LIBROS CAJAS 139 03 LIBROS
CAJAS 143 13 CARPETAS CAJAS 144 13 LIBROS CAJAS 145 10 CARPETAS
CAJAS 146 17 LIBROS CAJAS 147 15 CARPETAS CAJAS 149 10 CARPETAS
CAJAS 150 12 CARPETAS CAJAS 151 06 LIBROS CAJAS 153 07 LIBROS
CAJAS 16310 CARPETAS CAJAS 164 04 LIBROS CAJAS 165 10 CARPETAS
CAJAS 170 03 CARPETA CAJAS 171 07 CARPETA CAJAS 172 15 CARPETA
CAJAS 173 09 CARPETA CAJAS 174 13 CARPETAS 01 CAJAS 175 10 CARPETA
LIBRO
Fe en la Causa
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CAJAS 179 05 LIBRO CAJAS 180 04 CARPETA CAJAS 181 21 CARPETA
CAJAS 182 07 LIBROS CAJAS 183 08 CARPETA CAJAS 184 10 CARPETA
CAJAS 185 14 CARPETA CAJAS 186 13 CARPETA CAJAS 187 11 LIBROS
CAJAS 197 06 CARPETA CAJAS 198 04 CARPETAS Y OFICIOS CAJAS 199 07 CARPETAS OFICIOS
CAJAS 218 9 CARPETA CAJAS 219 06 CARPETA CAJAS 220 11 LIBRO
CAJA 221 7 LIBROS CAJAS 222 04 CARPETA CAJAS 223 13 CARPETA
CAJAS 245 9 CARPETA CAJAS 246 9 CARPETA CAJAS 248 04 CARPETA 1LIBRO
Fe en la Causa
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CAJAS 257 9 LIBROS 1 CARPETA CAJAS 258 12 CARPETA CAJAS 259 10 CARPETA
CAJA 279 CARPETA 07 CAJA 280 CARPETA 05 CAJA 281 CARPETA 11
CAJA 303 CARPETA 10 CAJA 304 CARPETA 12 CAJA 305 LIBROS 12
CAJA 315 CARPETA 09 CAJA 316CARPETAS 20 Y 2 CAJA 317 CARPETA 07
LIBRO
CAJA 339 LIBRO 9 CAJA 340 CARPETA 15 CAJA 341 CARPETA 08
CAJA 342 LIBRO 12 CAJA 343 CARPETA 06 CAJA 344 CARPETA 03
Fe en la Causa
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CAJA 357 CARPETA 05 CAJA 358 CARPETA 07 CAJA 359 09 CARPETAS
CAJA 360 8 CARPETA CAJA 361 CARPETA 09 CAJA 362 10 CARPETAS
CAJA 363 9 CARPETA CAJA 364 12 CARPETAS CAJA 365 05 CARPETAS
CAJAS 372 03 CARPETAS 02 LIBRO CAJA 373 09 CARPETAS CAJA 374 77 CARPETAS
CAJAS 381 4 CARPETAS 3 LIBROS CAJA 382 05 CARPETAS CAJA 383 08 CARPETAS
CAJAS 384 09 CARPETA CAJA 385 07 CARPETAS CAJA 386 08 CARPETAS
CAJA 404 15 CARPETA CAJA 405 05 LIBRO CAJA 406 09 CARPETAS
CAJA 413 8 CARPETA CAJA 414 6 CARPETA CAJA 415 3 CARPETA
Fe en la Causa
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CAJA 425 15 CARPETA CAJA 426 5 LIBRO Y CARPETA CAJA 427 11 CARPETA CAJA
Fe en la Causa
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MATERIAL DE CONTROL ADMINISTRATIVO QUE NO SE ENCUENTRA CARGADO
ELEMENTOS MARCA SERIAL TOTAL
Computador HP CNK8030N0Q 01
Cpu HP MXJ93900HR 01
Teclado HP MXL1360586 01
Mouse HP - 01
Impresora EPSON S3YK071401 01
Regulador Automático ASC ELECTRONICA - 01
Escritorio madera café 02
Silla rotatoria negra 01
Silla fija negra 01
Cartelera madera paño rojo 01
Estantes metálicos 14
Estantes madera 02
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8. ACTIVIDADES REALIZADAS
Se logró organizar las diferentes cajas que continuación se reflejan según la ley de archivo 594 asi:
Año cajas año caja
2014 10 2010 50
2013 19 2009 37
2012 29 2008 24
2010 43
9. ACTIVIDADES PENDIENTES
Fe en la Causa
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Organizar el archivo según Ley 594 de 2000 directiva permanente N.º 010169 de 2016 Reglamento EJC 4-35-1 Instrucciones para la
aplicación del proceso de gestión documental.
OBSERVACIONES:
1. los depósitos de archivo y la estantería no cumplen con las especificaciones técnicas y requisitos mínimos exigidos para la
ad ecu ad a p reserv ació n y co n serv ació n d e la in fo rm ació n .
2. no se cumplió con los planes de trabajo para la organización de fondos documentales por cuestiones de falta del personal en
la dependencia.
3. El archivo del BAEEV5 no cuenta con computadora ni impresora primordial para sistematizar la información archivística.
4. Se verifica el almacenamiento de la documentación 489.
5. cajas x-200 faltantes por digitalizar reposan en carpetas falta todo el proceso de gestión documental .
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6. La seguridad del archivo no es la indicada teniendo en cuenta el acceso a este es fácil .
7. El archivo de consulta y él no se encuentra inventariado ni organizado de acuerdo a la TRD.
8. El archivo se está organizando por años ya que se encuentra en desorden, posterior a esto se organizara de acuerdo a cada dependencia y se
realizara el respectivo proceso para dejarlo de acuerdo a la ley de archivo.
9. A la fecha se encuentran un total de 137 cajas pendientes por organización, de la misma forma como se ha venido trabajando
en años anteriores con toda la información que se encuentra organizada por años.
10. No se evidencia documentación en medio magnético de acuerdo a la lista de verificación de años anteriores.
11. El equipo de cómputo se encuentra en mal estado, no funciona y tampoco la impresora.
12. Los documentos no se encuentran foliados de acuerdo a cada carpeta en su respectiva caja.
Fe en la Causa
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13. N o se h a realizad o tran sferen cia d e las d ep en d en cias a la secció n d e arch iv o cen tral d esd e el añ o 2014 p o r tal razo n n o se
evidencia actas de trasferencia.
14. N o fu e en treg ad a n in g ú n tip o d e d o cu m en tació n d e trab ajo s realizad o s o cu m p lim ien to d e p lazo s n i en m ed io m ag n ético n i en
medio físico.
No Siendo Otro El Motivo De La Presente En Constancia Firman Los Que En Ella Intervienen
Fe en la Causa
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CP. MARTINEZ SERRANO JESUS ANTONIO CP. CUELLAR LOZANO JHON JADER
Sub Gestion Documental (Saliente) Sub Gestion Documental (Saliente)
MY. PENILLA PINEDA ALONSO

Ejecutivo y Segundo Comandante BAEEV Nº 5
Fe en la Causa
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ACTA No _/

LUGAR Y FECHA: El Bagre - Antioquia 22 Marzo 2021

INTERVIENEN MY. PENILLA PINEDA ALONSO

CAJA 01 8 CARPETAS CAJAS 02 8 CARPETAS CAJAS 03 4 CARPETAS

ELEMENTOS MARCA SERIAL TOTAL

Impresora EPSON S3YK071401 01

Regulador Automático ASC ELECTRONICA - 01

Escritorio madera café 02

Silla rotatoria negra 01

Silla fija negra 01

Cartelera madera paño rojo 01

Año cajas año caja

ad ecu ad a p reserv ació n y co n serv ació n d e la in fo rm ació n .

4. Se verifica el almacenamiento de la documentación 489.

7. El archivo de consulta y él no se encuentra inventariado ni organizado de acuerdo a la TRD.

realizara el respectivo proceso para dejarlo de acuerdo a la ley de archivo.

11. El equipo de cómputo se encuentra en mal estado, no funciona y tampoco la impresora.

evidencia actas de trasferencia.

MY. PENILLA PINEDA ALONSO

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