BOLIVIA Sefiores BBVA PREVISION AFP sok FUTURO DE BOLIVIA S.A. AFP. GESTORA PUBLICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL D Presente.- ‘Tramite: N° 174220 Ref.: Procedimiento para la transferencia del Archivo Documental Contable Historico. De mi consideracion: En cumplimiento a lo establecido en el articulo 175 de la Ley N° 065 de Pensiones de 10 de diciembre de 2010, el articulo 2 del Decreto Supremo N°4585 y el articulo 13 de la Resolucién Administrativa APS/DJ/DP/N°043/2022 de 14 de enero de 2022, que dispone la transferencia de la informacién, documéntaci6n y archivos electr6nicos, relacionados con las transacciones contables del Fondo de Capitalizacién Individual y el Fondo de Capitalizacién Colectiva a cargo de las Administradoras de Fondos de Pensiones a la Gestora Publica de la Seguridad Social de Largo Plazo, la presente Circular tiene por objeto establecer lineamientos para la transferencia de la documentacién historica de las transacciones contables fisicos y digitales, en adelante: Archivo Documental Contable Historico. 4. AMBITO DE APLICACION Las disposiciones contenidas en el presente procedimiento son de estricto cumplimiento por parte de las Administradoras de Fondos de Pensiones - AFP: BBVA Prevision S.A. AFP y Futuro de Bolivia AFP S.A. y de la Gestora Publica de la Seguridad Social de Largo Plazo— GESTORA. 2. OBJETO Transferir el Archivo Documental Contable Histérico original de la Seguridad Social de Largo Plazo de las AFP a la GESTORA, en el marco de la Ley N° 1732 de 29 de noviembre de 1996, el Decreto Supremo N° 24469 de 17 de enero de 1997, ‘la Resolucién Figina ides ‘Ofigs Caan 1a Calla Reyes One N*73 ong. Facain Bato, Tomes Gundlach, Txre Ets, ao 4 ‘Cosi stat 10794 Tedlone (91-0 2381212. PAK (9912) Batzz23 Ea contactanoctapegobbo @ wwwians goboAPS a BOLIVIA Administrativa SPVS-IP No. 011/98 de 28 de diciembre de 1998, la Ley N° 065 de 10 de diciembre de 2010, Decreto Supremo N° 0778 de 26 de enero de 2011, Decreto Supremo N° 0822 de 16 de marzo de 2011 y demas normativa conexa; correspondiente a la documentacién contable historica recibida y generada desde el periodo de mayo de 1997 hasta diciembre de la gestién 2021 La documentacién contable recibida y generada por las AFP, correspondiente a la gestion 2022 y 2023, sera transferida de acuerdo a normativa especifica emitida por la APS antes del inicio total de Actividades de la Gestora. 3. RESPONSABILIDAD DE LAS ENTIDADES DE LA SEGURIDAD SOCIAL DE LARGO PLAZO. |. Las AFP son responsables de la entrega de toda la informacion y documentacion historica recibida y generada durante el periodo de mayo de 1997, hasta diciembre de la gestion 2021, relacionada al Archivo Documental Contable Histérico. Il. La GESTORA es responsable de efectuar la recepcién, custodia y resguardo de todo el Archivo Documental Contable Histérico a ser transferido por las AFP. Ill, Las AFP son responsables de la informacién contenida en el Archivo Documental Contable Histérico que transfieran a la GESTORA, debiendo subsanar y regularizar las observaciones que la GESTORA identifique dentro el plazo establecido en el paragrafo X de la Disposicién Transitoria Segunda del Decreto Supremo N° 2248 de fecha 14 de enero de 2015. 4, ENTREGA DEL ARCHIVO DOCUMENTAL Las AFP deben entregar a la GESTORA, todo el Archivo Documental Contable Histérico original, correspondiente al periodo mayo de 1997 hasta diciembre de la gestién 2021 en Medios fisico y digital, de acuerdo a lo siguiente: |. La documentacién historica del Fondo de Capitalizacién Individual — FCI y el Fondo de Capitalizacién Colectiva — FCC, a ser transferida por las AFP a la GESTORA, debera contener la siguiente informacion mencionada de forma enunciativa y no limitativa conforme se detalla a continuacién: a) Estados Financieros Auditados b) Estados de Cuenta ¢) Libros Mayores ) Libros Diarios Pagina 2de5 Conia Canta a Calle Reyes Orte N73 eng, Peden Beto, Trae Gundloch Tor Ete, iss 4 ‘coals Pasta 10794 telefon: G942) 2581212. FAK (67h 2) 2812223" a contactoncseapagebibe— Q) wiwapegobbo.2 €) Conciliaciones de todas las cuentas bancarias que figuran en los Balances Generales de los Fondos #) Registros Auxiliares g) Estados de cuenta h) Auxiliares Patrimoniales y Auxiliares de Pasivos i) Otros documentos relacionados con el registro contable : Cualquier otra documentacién que no se encuentre en la lista anterior y que corresponda a la documentacién contable histérica del FCI y FCC, las AFP deberan incluirias en la documentacién para su transferencia. Il, Esta documentacién debera ser transferida en cajas en buen estado, debidamente identificadas, precintadas y detalladas, por gestion, conforme lo siguiente: a) Las cajas deberan contener toda la documentacién debidamente identificadas, precintadas y numeradas. b) El contenido de cada caja debe ser descrito.a detalle, en medio fisico y digital, en cuatro (4) ejemplares, uno para la AFP, Gestora, Entidad Reguladora y el Notario de Fe Pablica Ill.La entrega del Archivo Contable Histérico sefialado en paragrafos precedentes sera realizada en el lugar indicado y fecha definida-en el cronograma de transferencia. La Gestora debera proveer que el lugar de entrega de la documentacién sea adecuado IV.La entrega del Archivo Documental Contable Histérico serd respaldada mediante Acta Notariada suscrita entre las AFP y la Gestora, en el que se registre la cantidad de cajas entregadas por las AFP, detalle fisico del contenido de las mismas segiin lo establecido en los incisos a), b) y c) del paragrato Il del presente punto y almacenado en medio 6ptico, con el cédigo de seguridad (HASH) que salvaguarde cualquier tipo de modificacién. V. Para la entrega del medio digital, adicionalmente a lo establecido, debe cumplir con las caracteristicas € informacién establecida en los incisos d)'y g) del articulo 9 de la Resolucién Administrativa SPVS-IP No. 011/98, asi como lo establecido en todo el acapite ‘Respaldo del archivo fisico documental" del citado cuerpo normative. Vi.La GESTORA y las AFP deberan suscribir un Acta de Conformidad de entrega y recepcién del “Archivo Documental Contable Histérico, una vez finalizadas las actividades descritas en el Cronograma de Traspaso. Paina 3de5 ‘Gags one a a oles Ons N73 ng Ere sus Tatar Gana. Tr Ee ko < al OPO Tlctono: G71 asta 12 FAOC Ot) aso ‘ontactenos@apscebbo — @ wwmaphgobibo5. CRONOGRAMA DE TRASPASO DEL ARCHIVO DOCUMENTAL . El traspaso del Archivo Documental Contable Histérico debera efectuarse de forma coordinada entre las AFP y la GESTORA, conforme lo siguiente: |. Dentro de los cinco (5) dias habiles administrativos, computables a partir del dia siguiente habil administrative de notificado el presente procedimiento la Gestora debera comunicar mediante nota a las AFP el lugar de entrega de la documentacion fisica y digital relacionada con el Archivo Documental Contable Histérico; cuya copia debera remitir a esta Autoridad. IL La transferencia de la documentacién fisica y digital debera cumplir el siguiente cronograma: Plazo | Fechade | Fechade Actividad Responsable | (dias) | inicio | finalizacion Entrega y recepcién de la | arp documentacién correspondiente a las | GreToRA 5, | 27/02/2028 | 3/03/2023 gestiones 1997 a 2000 7 .| Entrega y recepcion de la| aep documentacion correspondiente a las | Crstora 5 | 6103/2023 | 10/03/2023 gestiones 2001 a 2010 Entrega _y recepcién de la | arp documentacién correspondiente a las | Gre tora 5 | 13/02/2023 | 17/03/2023 gestiones 2011-2021 Apertura de cajas precintadas para la | app verificacién de la documentacién € | Grerop, informacién contenida en las mismas 20 | 20/03/2023 | 14/04/2023 Regularizacion de las observaciones de la verficacién de la documentacién | ap informacion contenida en las mismas, si existiese. 9 | 17/04/2023 | 21/04/2023 Suscripcion de Acta de Conformidad | ppp de entrega_y recepciin de la 3. | 24/04/2028 | 26104/2023 documentacién fisica GESTORA Pagina des ‘fina Carl ts Paz Calle Ropes Ona N73 ePrice Blo, Tres Gunclach, Tora Et, Pika d ln Postal 10794 tlelonos WOU 2UsI212. FAR (SPA) 2512875 Ea contactenor@apagobbeG@) wwwmopegabibe6. REVISION DE LA DOCUMENTACION TRANSFERIDA |. La GESTORA debera revisar la documentacién e informacién transferida por las AFP, debiendo dar su no objecién en cuanto a la cantidad de la documentacién fisica y digital recibida, de conformidad al plazo establecido en el paragrafo X de la Disposicién Transitoria Segunda del Decreto Supremo N° 2248 de 14 de enero de 2015 |. La lista de toda la documentacién generada producto de la Transferencia del Archivo Documental Contable Hist6rico de las AFP a la GESTORA, debe ser remitida en dos (2) ejemplares a la APS hasta el viernes 28 de abril de 2023. Esther Cruz Lopes fi EJECUTIVA feraclasoda y Coto acs 7 Sequos= APS oc. Ach, MECLVSARUAVAeoc Pagina 5 de (fens antral ia Paz sii Calle Royes One N°73 est Faden Buto, Torres Gundlach, Tor Este, Pisa ‘costs Postal 10798" Tefona(9h21 2351212. fant pn) catzaee a contactonasapsgabibo— @ wwapsgobib