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HERRAMIENTAS PARA LA

ORGANIZACIÓN EFICAZ
Pablo Alemparte Guerrero
Ingeniero Comercial – Lic. en Ciencias Económicas
MSc (c) en Estadística Aplicada

Bachillerato en Ciencia y Tecnología


Marzo de 2006
Temario
† Diseño Organizacional:
„ Análisis y Diseño de Puestos
† Diagnóstico Organizacional:

Administración para los Negocios 2006


Análisis y Diseño de Puestos

† Análisis de flujos de trabajo


† Cargo
† Diseño de Cargos
† Descripción de Cargos
† Análisis de Cargo
† Evaluación de Cargos

Administración para los Negocios 2006


Análisis y Diseño de Puestos

ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
DE RECURSOS
DE RECUERSOS
HUMANOS
HUMANOS

SUBSISTEMA
SUBSISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA
DE DE
DE DE DE DE
PROVISION APLICACION MANTENIMIENTO DESARROLLO CONTROL
APLICACION

Diseño de cargos. Descripción y Análisis


Orientación y Ubicación (Socialización)
Evaluación del Desempeño
Administración para los Negocios 2006
Análisis del flujo de trabajo
† El proceso de analizar como se crea o
añade trabajo en los procesos actuales de
una organización.

† El análisis del flujo de trabajo observa


cómo se mueve el trabajo desde el
cliente (la fuente de la demanda) a través
de la organización, hasta el momento en
que ese trabajo abandona la
organización en forma de producto o
servicio para el cliente (la respuesta a la
demanda).

Administración para los Negocios 2006


Análisis del flujo de trabajo
† De igual modo, ayuda a hacer
adelantos importantes en
reingeniería del proceso productivo
(RPP).

† La RPP es un replanteamiento
fundamental y un nuevo diseño
radical de los procesos
empresariales para conseguir
mejoras considerables en costos,
calidad, servicio y velocidad.

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Procesamiento de una solicitud de crédito
Análisis del flujo de trabajo
en IBM Credit Corporation, antes y después
de la RPP
Flujos de trabajo utilizando especialistas
Recepcionista Controlador Especialista Al
Fijador
del servicio de de créditos en prácticas Administrador consu-
de precios
consumidores empresariales midor

Llama al Verifica los Modifica el Fija el tipo de Convierte la


representante créditos del crédito estándar interés del información
de ventas consumidor en función de crédito en cláusulas
las necesidades
del consumidor

Flujos de trabajo tras la reingeniería del proceso productivo


Estructurador Al
del acuerdo consumidor

Utiliza un sofisticado programa informático


para procesar todapara
Administración la solicitud del crédito
los Negocios 2006
Análisis del flujo de trabajo
† Métodos de Descripción y Análisis de
Trabajos.

Estas tareas de descripción y el análisis del


trabajo son de responsabilidad de la línea y
función del staff.

† Los métodos que mas se utilizan son:

„ Observación Directa
„ Cuestionarios
„ Entrevista Directa
„ Métodos Mixtos
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Las técnicas
Análisis deldel análisis
flujo del trabajo
de trabajo
Grupo de Método de
empleados recopilación Resultados
Técnica centrados en de datos del análisis Descripción

1. Análisis del Un gran Cuestionario Clasificación Las tareas se clasifican en


inventario número de de tareas función de la persona
de trabajo trabajadores envuelta en el trabajo*, el
supervisor, o el analista. Las
clasificaciones pueden ser
en función de características
tales como la importancia de
la tarea o el tiempo para
realizarla.
2. Técnica de las Cualquiera Entrevista Descripción de Para cada dimensión del
incidencias comportamientos trabajo, se identifican los
críticas incidentes de
comportamiento que son
malos para un rendimiento
excelente.

* El término involucrado hace referencia a la persona que ocupa el trabajo en cuestión.


Administración para los Negocios 2006
Las técnicas del análisis del trabajo
Análisis del flujo
Grupo de
de trabajo
Método de
empleados recopilación Resultados Descripción
Técnica centrados en de datos del análisis

3. Cuestionario Cualquiera Cuestionario Clasificación Los elementos se clasifican


de Análisis de 194 según seis escalas (por
de Posiciones elementos ejemplo, grado de
(CAP) de trabajo utilización, importancia del
trabajo). Las clasificaciones
son analizadas por una
computadora.

4. Análisis del Cualquiera Entrevista Clasificación Originalmente diseñado


Trabajo de grupo/ del afectado y para mejorar la asesoría y
Funcional (ATF) Cuestionario su relación el empleo de los inscritos
con la gente, en la oficina local de
los datos y las empleo. Se generan
cosas definiciones de los trabajos
y se presentan a los
involucrados*para que
cualifiquen dimensiones
tales como la frecuencia y
la importancia.
Administración para los Negocios 2006
Las técnicas del análisis del trabajo
Análisis del flujo de trabajo
Grupo de Método de
empleados recopilación Resultados
Técnica centrados en
Control
de datos del análisis
Descripción
Evento medible

Tipos
5. Análisis
de Tiempo Tiempo
Manufacturas Observación Medio sistemático para
Control
de métodos
(estudio de
por unidad
actividad
de trabajo
determinar el tiempo
estándar de diversas
actividad
movimientos) tareas laborales. Basado
• Control en la información y
cronometraje de las
Preventivo tareas.

Técnica s d e C on trol 10
6. Análisis del Cualquiera Entrevista Calificación y Los involucrados en un
dirigida
trabajo
s al f ut uro conocimientos trabajo identifican las
orientado
Técnpor
ica de Eval uaci ón y necesarios obligaciones, así como
Revisi ón de Pr ogra mas .
líneas directrices los conocimientos,
cualificación,
(PRO GRAM E VALUAT ION habilidades físicas y
AND RE VI EW T ECNIQU E) otras características
La P lanea cio n de Redes necesarias para realizar
eje mpl ifica das p or las el trabajo. 28/0 4/2 006
Administración
redes para los Negocios
P ERT. 2006 33
Cargo
† Las personas trabajan en las
organizaciones a través de los cargos que
ocupan.
† El cargo se fundamenta en las nociones
de tarea, atribución y función.

„ Tarea: actividades que ejecuta el


ocupante del cargo.
„ Atribución: es una tarea un poco mas
sofisticada por ejemplo: firmar cheques.
„ Función: Conjunto de tareas o
atribuciones.

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Cargo
† Definición:

Conjunto de funciones (tareas o


atribuciones) con posición
definida en la estructura
organizacional, en el organigrama.

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Diseño del Cargo
† Diseñar un cargo implica establecer
cuatro condiciones fundamentales.

„ Conjunto de tareas y atribuciones (contenido


del cargo)
„ Como deberá cumplir esas atribuciones y
tareas (métodos y procesos de trabajo)
„ A quien deberá reportar el ocupante del cargo
(responsabilidad), relación con su jefe
„ A quien deberá supervisar o dirigir
(autoridad), relación con subordinados

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Diseño del Cargo
† Cinco enfoques del Diseño del Cargos:

„ La Simplificación del trabajo


„ La Ampliación del trabajo
„ La Rotación del trabajo
„ El Enriquecimiento del trabajo
„ El Diseño del trabajo en función de equipos

Administración para los Negocios 2006


Diseño del Cargo
• La Simplificación
del trabajo
Supone que el trabajo puede
dividirse en tareas simples y
repetitivas que maximizan la
eficiencia.

La simplificación puede ser


mas eficiente en un entorno
estable, es menos eficaz en un
entorno de cambios, en el que
los consumidores demandan
productos personalizados de
alta calidad.

La simplificación lleva a altos


niveles de rotación de
trabajadores y bajos niveles de
Administración para los Negocios 2006
satisfacción
Diseño del Cargo
• La Ampliación del
trabajo y Rotación del
trabajo

Se utiliza para volver a diseñar los


cargos y reducir la fatiga y el
aburrimiento de los trabajadores
que realizan un trabajo simplificado
y altamente especializado.

La ampliación del trabajo aumenta


la cantidad de tareas de un trabajo.

La rotación del trabajo hace que los


trabajadores se turnen en distintas
tareas bien definidas sin que se
interrumpa el flujo de trabajo.
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Diseño del Cargo
El Enriquecimiento
del trabajo
Amplia la dimensión horizontal
como vertical de un trabajo. No
solo mas partes de una cadena
de montaje si no la totalidad del
producto es de su
responsabilidad.

El enriquecimiento del trabajo


ofrece mas oportunidades de
autonomía y retroalimentación a
los trabajadores, también se les
da mas responsabilidad para la
toma de decisiones, tales como
la programación del trabajo, la
determinación de los métodos, y
la valoración
Administración para los de la calidad.
Negocios 2006
Diseño del Cargo
El Diseño del cargo
en función de
equipos
En este caso los trabajos se
diseñan para un equipo, no para
una persona. Se trata de un equipo
que realice una tarea completa. Los
miembros del equipo tienen la
capacidad de decidir entre ellos
como van a realizar el trabajo.

Este diseño del trabajo en equipo


se ajusta mejor a estructuras planas
y sin fronteras.

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Modelos de Diseño de Cargos
† Modelo clásico o
tradicional

† Modelo Humanista de las


relaciones Humanas

† Modelo Situacional o de
Contingencia

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Modelo clásico o tradicional
Énfasis en la fragmentación de
las tareas, la simplificación de
las actividades, la súper
especialización del trabajador.
Búsqueda de eficiencia máxima.

† Idea:

„ THE BEST WAY


(determinación de la mejor
manera de desempeñar las tares)

„ RACIONALIZACION DEL
TRABAJO (utilización de
incentivos salariales)

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Modelo Humanista de las relaciones
Humanas
Este modelo no se preocupa por el
diseño del cargo, su diferencia radica en
las implicaciones humanas.

El modelo humanista permite una


mayor interacción entre las personas y
sus superiores y la participación en
algunas decisiones acerca de las tareas de
la unidad, como un medio para satisfacer
sus necesidades individuales y aumentar
la moral del personal.
† Idea
ƒ El contexto del cargo (envoltura)
ƒ Las condiciones sociales en el que se desempeña
ƒ No importa su contenido o su ejecución.
Administración para los Negocios 2006
Modelo Clásico versus Humanista
Modelo Clásico v/s Modelo Humanista
Énfasis en la tarea y en la tecnología Énfasis en la persona y el grupo social

Concepto del hombre económico Concepto del hombre social


Recompensas Salariales y Materiales Recompensas sociales y simbólicas
Mayor eficiencia gracias al método de Mayor eficiencia, gracias a la satisfacción
trabajo
de las personas
Preocupación por el contenido del cargo Preocupación por el contexto del cargo
El gerente imparte las ordenes El gerente es el líder
Ordenes e imposiciones Comunicación e información
Obediencia estricta Participación en las decisiones
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Modelo Situacional o de Contingencia
Es el enfoque mas amplio y
complejo; tiene en cuenta dos
variables: 1.-Las diferencias
individuales de las personas y 2.-
Las tareas involucradas. De ahí la
denominación de situacional,
porque depende de la adecuación
del diseño del cargo a esas dos
variables.

† Idea
„ La estructura organizacional
„ La tarea
„ La persona
Administración para los Negocios 2006
Modelo Situacional o de Contingencia
Este modelo hecha por tierra
las suposiciones de estabilidad
y permanencia de los objetivos
y procesos organizacionales, se
basa en la ampliación continua
del cargo mediante el
enriquecimiento de las tareas.

Los cargos cambian


“evolucionan” con el
desarrollo personal del
empleado y el desarrollo
tecnológico de la tarea.

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Descripción y Análisis de Cargos

Descripción del Cargo

Un documento escrito que


identifica, describe y define un
puesto de trabajo en función de sus
obligaciones, responsabilidades,
condiciones laborales y
especificaciones.

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Descripción y Análisis de Cargos

Descripción del cargo


Existen dos tipos:

1.-Descripciones especificas del trabajo


2.-Descripciones generales del trabajo

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Descripción y Análisis de Cargos
BUROCRATICA
1.-Descripciones especificas DIRECCION ARRIBA-ABAJO
del cargo, es un resumen MUCHOS NIVELES JERARQUICOS
detallado de las tareas, TAREAS MUY ESPECIALIZADAS
DESCRIPCION MUY DETALLADA DE
obligaciones y TAREAS
responsabilidades de un FRONTERAS RIGIDAS ENTRE TAREAS Y
UNIDADES
trabajo. LOS INDIVIDUOS TRABAJAN
INDEPENDIENTES
LA CARRERA ES JERARQUICA DENTRO
Este tipo de descripción se DE UNA MISMA FUNCION
asocia con estrategias de flujo
de trabajo que destacan la
eficiencia, el control y la
planificación detallada del
trabajo. Se ajusta mejor a una
estructura burocrática, con
fronteras bien definidas que
separan las distintas funciones y
niveles de dirección.

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Descripción y Análisis de Cargos
PLANA
2.-Descripciones generales DIRECCION DESCENTRALIZADA
POCOS NIVELES JERARQUICOS
del trabajo,es un descripción TAREAS DEFINIDAS EN TERMINOS GENERALES
nueva se asocia con DESCRIPCION GENERICA DE TAREAS
FRONTERAS FLEXIBLES ENTRE TAREAS Y
estrategias de flujo de trabajo UNIDADES

que destacan la innovación,


ENFASIS EN LOS EQUIPOS
FUERTE ATENCION EN EL CLIENTE
la flexibilidad y una LA CARRERA ES HORIZONTAL ENTRE
DISTINTAS FUNCIONES
planificación amplia del
trabajo.

Este tipo de descripción se


adecua mejor a una
estructura plana o sin
fronteras, en la que los
limites entre funciones y
niveles de dirección están
difusos.
Administración para los Negocios 2006
Descripción y Análisis de Cargos
Descripción del cargo
2.-Descripciones generales del trabajo.

SIN FRONTERAS
•JOINT VENTURES CON CONSUMIDORES,
PROVEEDORES Y COMPETIDORES
•ENFASIS EN LOS EQUIPOS, CUYOS
MIEMBROS PUEDEN CAMBIAR DE LUGAR
DENTRO DE LAS FRONTERAS DE LA
ORGANIZACIÓN

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Descripción y Análisis de Cargos

† Descripción del
Cargo
Preguntas
¿Qué hace el ocupante?
¿Cuándo lo hace?
¿Cómo lo hace?
¿Por qué lo hace?

Básicamente, es hacer un inventario de


los aspectos significativos del cargo y
de los deberes y las responsabilidades
que comprende.

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Descripción y Análisis de Cargos
† Descripción del Cargo
a.-Nivel del
1.-Nombre del Cargo Cargo
2.-Posición del cargo b.-Subordinación
en el organigrama c.-Supervisión
Descripción d.-Comunicaciones
Del = Aspectos Colaterales
Cargo Intrínsecos

Diarias
3.-Contenido Tareas Semanales
del Cargo o Mensuales
Funciones Anuales
Esporádicas

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Descripción y Análisis de Cargos
† Análisis de Cargos
Una vez identificado el contenido del
cargo (aspectos intrínsecos), se
analiza el cargo en relación con los
aspectos extrínsecos, es decir, los
requisitos que el cargo exige al
ocupante.

La idea es estudiar y determinar los


requisitos de calificación, las
responsabilidades implícitas y las
condiciones que el cargo exige para
ser desempeñado de manera
adecuada.

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Descripción y Análisis de Cargos
a.-Instrucción Básica
† Análisis de Cargos b.-Experiencia Necesaria
1.-Requisitos
Intelectuales c.-Iniciativa Necesaria
d.-Aptitudes Necesarias

a.-Esfuerzo Físico
2.-Requisitos b.-Concentración Necesaria
físicos c.-Constitución Física
Análisis Factores Necesaria
Aspectos
de = De
Extrínsecos
Cargo Especif. 3.-Responsa- a.-Por Supervisión
b.-Por Materiales y Equipos
bilidades c.-Por Métodos y Procesos
Implícitas d.-Por dinero, títulos, valores
o documentos
e.-Por Información Confidencial
f.-Por Seguridad de Terceros

4.-Condiciones a.-Ambiente de trabajo


de Trabajo b.-Riesgos Inherentes

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Evaluación de Cargos
† Con la información obtenida de
cada cargo dentro de la organización
los especialistas en compensaciones
o analistas de cargos cuentan con
información básica para evaluar los
cargos.

† Las evaluaciones de cargos son


procedimientos sistemáticos para
determinar el valor relativo de cada
cargo, considera; las
responsabilidades, habilidades,
esfuerzos y las condiciones de
trabajo.
Administración para los Negocios 2006
Evaluación de Cargos
† Objetivos y Métodos de
Evaluación
El objetivo de la evaluación del cargo es
decidir el nivel de sueldos y salarios que
corresponderá a cada uno.

Los sistemas empleados son variados


pero los mas utilizados son.

1) Método de Jerarquizacion
2) Graduación de puestos
3) Comparación de Factores
4) Sistemas de Puntuación

Administración para los Negocios 2006


Evaluación de Cargos
† Objetivos y Métodos
de Evaluación
1) Método de Jerarquizacion
Los cargos se integran en una escala
subjetiva de acuerdo a su importancia
relativa, a veces se considera grados
diferenciadores. (responsabilidad,
capacitación, esfuerzo, etc.)

2) Método de Graduación de Puestos


Graduación o clasificación de cargos,
consiste en asignar a cada cargo un
grado.

Se compara la descripción del cargo con


una descripción estandarizada.

Administración para los Negocios 2006


Evaluación de Cargos
3) Método de Comparación de
Factores
Se evalúan los componentes National Position Evaluation Plan de la MAA
esenciales de los cargos y se valora
cada uno de los componentes Puntos asignados según los grados de los factores
básicos de los puestos esenciales, Primer Segundo Tercer Cuarto Quinto
los componentes esenciales Factor nivel nivel nivel nivel nivel
son los factores comunes a
todos los cargos Habilidades
(responsabilidad, capacitación, 1. Conocimiento 14 28 42 56 70
esfuerzo mental, esfuerzo físico y 2. Experiencia 22 44 66 88 110
condiciones laborales), 3. Iniciativa e ingenuidad 14 28 42 56 70
posteriormente mediante Esfuerzo
comparación se determina la 4. Exigencias físicas 10 20 30 40 50
importancia relativa de cada 5. Concentración visual o mental 5 10 15 20 25
cargo. Responsabilidad
6. Equipo o proceso 5 10 15 20 25
4) Método de Puntuación 7. Material o producto 5 10 15 20 25
Similar a de comparación de 8. Seguridad de otras personas 5 10 15 20 25
factores pero mas profundo (mas 9. Trabajo de otras personas 5 10 15 20 25
diferenciador). Condiciones del empleo
10. Condiciones de trabajo 10 20 30 40 50
Administración para los Negocios
11. Peligros 5 10 15 20
2006 25
Evaluación de Cargos
Objetivos y Métodos de Evaluación
4) Método de Puntuación

Jerarquía de puestos de trabajo administrativos, niveles


salariales y bandas salariales semanales de una oficina
hipotética
1 2 3
Puntos nivel salarial Banda salarial
semanal
Rep. del servicio al cliente 300 5 500-650$
298
Secretaria ejecutiva/ Auxiliar administrativo
Secretaria de dirección 290
Secretaria 230 4 450-550$
Oficial mayor 225
Encargado de cobros y pagos 220
Contable 175 3 425-475$
Administrativo general 170
Secretaria de depart. jurídico/Adjunto 165
Operador jefe de tratamiento de textos160
Operador de tratamiento de textos 125 2 390-430$
Administrativo de compras 120
Administrativo de nóminas 120
Mecanógrafo 115
Encargado de archivos 95 1 350-400$
Encargado de correspondencia 80
Encargado para
Administración de personal
los Negocios 80 2006
Recepcionista 60