Fundamentos de Bases de Datos

Segundo corte Evaluativo. Documento Visión

Estudiante:
- Jaime Alfonso Solis Zepeda. 22010529

Docente:
Yader Rodriguez López.

Managua, Nicaragua
Lunes 18 de Septiembre del 2023
 Tabla de Contenidos

1. Introducción
2. Aprobaciones
3. Audiencia
4. Propósito
5. Alcance
6. Antecedentes
7. Oportunidad de Negocio
8. Definición del Problema
9. Definición de la Visión
10. Descripción de los Participantes
11. Lista de Necesidades
12. Descripción del Producto
13. Restricciones y Supuestos
14. Requisitos de Calidad
15. Prioridades
16. Productos por Entregar
17. Otros Requisitos
18. Estimación Económica
19. Análisis de Riesgo Preliminar
 Introducción

Este documento delineará la visión para el desarrollo e implementación de un nuevo

Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) en la Biblioteca Pablo Antonio Cuadra de la
Universidad Americana UAM. Dada la rica historia de la biblioteca y su crecimiento
constante desde 1992, es imperativo que la gestión de sus recursos evolucione para
coincidir con los estándares modernos de tecnología y eficiencia. El proyecto busca
superar las limitaciones del sistema de gestión actual, que se basa en métodos
manuales y arcaicos, reemplazándolo con una solución digital innovadora que facilite
no solo el préstamo y la devolución de libros, sino también una serie de otras
funciones críticas, optimizando así la experiencia para el personal de la biblioteca y
los usuarios.

Aprobaciones

Nombre Cargo Firma Fecha

Julieth López Encargada de

Biblioteca

Mayerling Analista Documental

Baquedano

Lesli S.Artola Oficial de Sistemas

Noel Gavarrete Decano de la

Facultad

Audencia

El presente documento está dirigido a:

● El equipo de colaboradores de la Biblioteca Pablo Antonio Cuadra

● La administración de la Universidad Americana UAM
● Los estudiantes, profesores y personal administrativo que son usuarios de la
biblioteca
● Cualquier parte interesada involucrada en la financiación, desarrollo e
implementación del proyecto

Propósito
El propósito de este documento es establecer una visión clara y focalizada para el
desarrollo e implementación de un sistema ILS moderno y eficiente. Al hacerlo, se
busca abordar y superar las ineficiencias del sistema actual, introduciendo una
solución digital que mejore significativamente la gestión de los recursos
bibliográficos y optimice la experiencia de los usuarios y el personal de la biblioteca.

Alcance

El alcance del proyecto abarca el diseño, desarrollo e implementación de un Sistema

Integrado de Bibliotecas (ILS) que incluirá las siguientes funcionalidades:

● Automatización del proceso de préstamo y devolución de libros físicos,

reduciendo los tiempos de espera y los errores humanos.
● Gestión, catalogación y actualización de los recursos bibliográficos para
asegurar que la información esté siempre actualizada y sea fácilmente
accesible.
● Desarrollo de una interfaz digital accesible para los usuarios,
permitiéndoles buscar y solicitar préstamos de libros desde sus dispositivos
electrónicos.
● Módulo de renovación de préstamos en línea, facilitando la extensión del
período de préstamo sin visitar físicamente la biblioteca.
● Sistema de reportes eficiente, que permita generar reportes de solvencia y
otras estadísticas relevantes con facilidad y precisión.
● Integración fluida con el sistema existente de inventario, permitiendo una
actualización en tiempo real del estado del inventario con cada préstamo o
devolución.

Este proyecto no cubrirá la digitalización de los libros físicos existentes ni se

encargará de la creación de material nuevo para la biblioteca.

Antecedentes

La Biblioteca Pablo Antonio Cuadra de la Universidad Americana UAM ha sido un

pilar fundamental desde su fundación en 1992, experimentando un crecimiento
constante y sostenido en su colección, que al día de hoy alberga más de 8,000 libros
físicos. Además de este acervo, la biblioteca ofrece una gama de servicios digitales,
incluyendo un repositorio institucional, una base de datos por suscripción y acceso
libre, un catálogo bibliográfico y una pinacoteca digital.

A pesar de estos avances, la biblioteca aún opera con un sistema de préstamo manual
que involucra procesos laboriosos y propensos a errores, incluyendo el uso de fichas
de papel y entradas manuales en hojas de Excel. Esta situación no solo ralentiza las
operaciones diarias, sino que también da lugar a problemas como pérdidas de libros y
dificultades en el manejo del inventario.

El equipo de la biblioteca, compuesto por tres colaboradoras dedicadas, ha expresado

la necesidad de una solución que modernice y automatice el sistema de gestión de la
biblioteca, facilitando una experiencia más fluida y eficiente para todos los usuarios.
Oportunidad de Negocios

El proyecto surge de una necesidad crítica de mejorar y modernizar las operaciones de

la biblioteca, y representa una oportunidad significativa de:

● Optimizar los procesos actuales, eliminando los métodos manuales y

propensos a errores y reemplazandolos con un sistema digital integrado.
● Mejorar la satisfacción del usuario, proporcionando un sistema que permita
a los usuarios buscar y reservar libros fácilmente desde sus dispositivos
electrónicos.
● Facilitar la administración del inventario, permitiendo un control más
preciso y actualizado de los recursos disponibles.
● Potenciar el crecimiento futuro de la biblioteca, creando una base sólida
que pueda soportar la expansión y evolución continua de la biblioteca.

En general, este proyecto tiene el potencial de transformar la biblioteca en un espacio

más moderno, eficiente y centrado en el usuario, alineado con las expectativas y
necesidades de una institución educativa contemporánea.

Definición del Problema

El sistema de préstamo y gestión actual de la biblioteca enfrenta una serie de

problemas significativos, incluyendo:

● Procedimientos manuales y arcaicos para el préstamo y la devolución de

libros, lo que resulta en procesos lentos y una mayor probabilidad de errores.
● Dificultades en la renovación de préstamos, requiriendo que los usuarios
visiten físicamente la biblioteca para extender el período de préstamo.
● Gestión ineficiente del inventario, con un sistema que no permite actualizar
el estado del inventario en tiempo real al prestar un libro.
● Problemas con el sistema de sanciones por retrasos en la devolución y
pérdida de libros, complicando el proceso de reportar y rastrear las sanciones
aplicadas a los usuarios.

Estos problemas no solo crean una experiencia negativa para los usuarios, sino que
también aumentan considerablemente la carga de trabajo del personal de la biblioteca,
lo que a su vez afecta la eficiencia general de la biblioteca.
 Definición de la Visión

La visión del proyecto es crear un Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) moderno, eficiente
y fácil de usar que revolucione la manera en que la Biblioteca Pablo Antonio Cuadra gestiona
sus recursos y sirve a su comunidad. Este sistema:

● Automatizará el proceso de préstamo y devolución de libros, eliminando los

procedimientos manuales y mejorando la eficiencia.
● Facilitará la renovación en línea de los préstamos, ofreciendo una mayor comodidad
a los usuarios.
● Modernizará la gestión del inventario, permitiendo un control preciso y actualizado
de los recursos disponibles.
● Integrará una plataforma digital accesible que permitirá a los usuarios buscar y
reservar libros con facilidad.

A través de este proyecto, buscamos transformar la biblioteca en un entorno más productivo y

centrado en el usuario, donde la tecnología facilita un acceso más rápido y más sencillo a una
rica variedad de recursos.

Descripción de los Paticipantes

Los participantes clave en este proyecto son:

● Julieth López (Encargada de la Biblioteca): Será la principal usuaria administrativa

del sistema, encargada de supervisar todas las operaciones de la biblioteca y
garantizar que el sistema funcione eficientemente.
● Mayerling Baquedano (Analista Documental): Tendrá un papel crucial en la
catalogación y actualización de los recursos bibliográficos utilizando el nuevo
sistema.
● Lesli S. Artola (Oficial de Sistemas): Será fundamental en la fase de
implementación, trabajando en conjunto con el equipo de desarrollo para asegurar que
el sistema cumpla con los requisitos técnicos y operativos necesarios.
● Estudiantes, Docentes y Personal Administrativo: Serán los principales usuarios
finales del sistema, utilizando las interfaces digitales para buscar, reservar y renovar
préstamos de libros.
● Equipo de Desarrollo del Sistema ILS: Este equipo estará encargado de diseñar,
desarrollar y mantener el nuevo sistema, trabajando de cerca con el personal de la
biblioteca para entender y satisfacer sus necesidades.

Lista de Necesidades
Basándonos en los problemas identificados y las oportunidades presentadas, se identifican las
siguientes necesidades clave:

1. Un proceso de préstamo y devolución de libros más rápido y eficiente que elimine los
procedimientos manuales actuales.
2. Un sistema de renovación en línea que permita a los usuarios extender el período de
préstamo sin tener que visitar la biblioteca físicamente.
3. Un sistema de inventario modernizado que proporcione una visión en tiempo real de
los recursos disponibles.
4. Un sistema robusto de reportes que facilite la generación de reportes de solvencia y
otros informes relevantes.
5. Una interfaz amigable y accesible que permita a los usuarios buscar y reservar libros
con facilidad.
6. Una plataforma que facilite la administración de sanciones por retrasos en la
devolución y pérdida de libros.

Descripción del Producto

El producto será un Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) que incluirá:

1. Módulo de Préstamo y Devolución: Facilitará el proceso de préstamo y devolución,

reduciendo los tiempos de espera y evitando errores humanos.
2. Módulo de Renovación en Línea: Permitirá a los usuarios renovar sus préstamos de
forma remota, a través de una interfaz digital accesible.
3. Módulo de Gestión de Inventario: Ofrecerá una herramienta potente para la
administración y control del inventario de la biblioteca, proporcionando datos en
tiempo real sobre la disponibilidad de los recursos.
4. Módulo de Reportes: Facilitará la creación de reportes diversos, incluyendo informes
de solvencia, estadísticas de uso, entre otros.
5. Portal del Usuario: Un espacio digital donde los usuarios podrán explorar el catálogo
de la biblioteca, reservar libros, y gestionar sus préstamos.

Descripciones y Supuestos

Restricciones
● Presupuesto Limitado: El proyecto deberá ajustarse a un presupuesto preestablecido,
lo que podría limitar algunas funcionalidades deseadas.
● Tiempo: El proyecto tiene una fecha límite de entrega, restringiendo el tiempo
disponible para el desarrollo.

Supuestos
 ● Adopción Tecnológica: Se asume que todos los usuarios tendrán un nivel básico de
alfabetización digital, permitiéndoles utilizar el nuevo sistema sin problemas
significativos.
● Infraestructura existente: Se supone que la infraestructura tecnológica existente en
la biblioteca es suficiente para soportar el nuevo sistema.

Requisitos de Calidad

Para asegurar el éxito del proyecto, el sistema debe cumplir con los siguientes criterios de
calidad:

● Usabilidad: El sistema debe ser intuitivo y fácil de usar tanto para el personal de la
biblioteca como para los usuarios finales, facilitando la adopción rápida del sistema.
● Fiabilidad: El sistema debe ser confiable y estable, garantizando un funcionamiento
continuo sin interrupciones significativas.
● Seguridad: Debe garantizar la seguridad y confidencialidad de la información del
usuario, incluyendo datos personales y registros de préstamos.
● Escalabilidad: El sistema debe ser diseñado para facilitar futuras expansiones y
mejoras, permitiendo la incorporación de nuevas funcionalidades a medida que
evolucionan las necesidades de la biblioteca.
● Interoperabilidad: Debe ser capaz de integrarse sin problemas con otros sistemas
existentes en la universidad, incluyendo sistemas de gestión académica y de
inventario.

Prioridades

Las prioridades del proyecto han sido establecidas para asegurar una implementación exitosa:

● Desarrollo del Módulo de Préstamo y Devolución: Dada la importancia crítica de

este módulo para las operaciones diarias de la biblioteca, su desarrollo ha sido
priorizado.
● Módulo de Gestión de Inventario: Este módulo es esencial para mantener un
registro preciso de los recursos disponibles en la biblioteca.
● Portal del Usuario: Facilitará una experiencia de usuario mejorada, permitiendo a los
estudiantes y al personal acceder a los servicios de la biblioteca de forma remota.
● Módulo de Reportes: Aunque es vital para la administración efectiva de la biblioteca,
se ha priorizado ligeramente más bajo debido a su naturaleza auxiliar en comparación
con los otros módulos.

Productos por Entregar

Los entregables del proyecto incluyen:

 ● Documentación del Sistema: Manuales de usuario y guías de administración del
sistema para facilitar su uso y mantenimiento.
● Sistema ILS: El sistema operativo completo, incluyendo todos los módulos
detallados en la descripción del producto.
● Capacitación: Programas de capacitación para el personal de la biblioteca y talleres
informativos para los usuarios finales.
● Soporte Técnico: Un servicio de soporte técnico para resolver cualquier problema
que pueda surgir durante la implementación inicial y operación del sistema.

Otros Requisitos

● Compatibilidad con Dispositivos Múltiples: El sistema debe ser accesible desde una
variedad de dispositivos, incluyendo computadoras, tablets y smartphones.
● Soporte Multilingüe: Dado el diverso cuerpo estudiantil, el sistema debe ofrecer
soporte en varios idiomas para facilitar su uso por parte de todos los estudiantes.
● Accesibilidad: El sistema debe cumplir con los estándares de accesibilidad para
asegurar que sea usable por personas con discapacidades.
● Migración de Datos: Deberá facilitarse la migración segura y efectiva de los datos
existentes al nuevo sistema.

Con estas secciones, hemos establecido los criterios de calidad que el sistema debe cumplir,
identificado las prioridades del proyecto, detallado los entregables clave y delineado otros
requisitos importantes que deben ser considerados durante el desarrollo del sistema.

Estimación Económica

1. Desarrollo del Sistema:

● Personal de desarrollo: Costo asociado con la contratación de un equipo de

desarrollo cualificado.
● Licencias de software: Costo de adquisición de las licencias necesarias para el
software y las herramientas de desarrollo.

2. Implementación:

● Hardware: Inversión necesaria en infraestructura tecnológica (servidores,

computadoras, etc.).
● Capacitación: Costo asociado con la formación del personal de la biblioteca y los
usuarios finales.

3. Mantenimiento y Soporte:

● Mantenimiento del sistema: Costo anual estimado para el mantenimiento y

actualizaciones del sistema.
 ● Soporte técnico: Estimación del costo anual para proporcionar soporte técnico
continuo.

4. Misceláneos:

● Publicidad y marketing: Fondos para crear conciencia sobre el nuevo sistema y

fomentar su adopción.
● Contingencia: Un fondo de reserva para cubrir cualquier costo inesperado que
pueda surgir durante el proyecto.

Se recomienda llevar a cabo un estudio detallado para determinar los costos exactos
asociados con cada uno de estos elementos.

Analisis de Riesgo Preliminar

En esta fase inicial, es crucial identificar y analizar los posibles riesgos que podrían afectar
el desarrollo y la implementación del sistema. Algunos de los riesgos identificados son:

1. Resistencia al Cambio:

● Riesgo: Los usuarios y el personal de la biblioteca pueden resistirse a adaptarse al

nuevo sistema.
● Mitigación: Ofrecer formación exhaustiva y demostraciones prácticas para
familiarizar a los usuarios con el sistema.

2. Sobrepaso del Presupuesto:

● Riesgo: El proyecto puede exceder el presupuesto asignado debido a costos no

anticipados.
● Mitigación: Establecer un presupuesto realista con una asignación adecuada para
contingencias.

3. Retrasos en el Cronograma:

● Riesgo: El proyecto puede experimentar retrasos debido a desafíos no anticipados

durante el desarrollo.
● Mitigación: Establecer un cronograma realista con hitos claros y tiempo suficiente
para cada fase del proyecto.

4. Problemas Técnicos:

● Riesgo: Se pueden encontrar problemas técnicos no anticipados durante la fase de

desarrollo.
● Mitigación: Contar con un equipo técnico experimentado y realizar pruebas
exhaustivas para identificar y resolver problemas a tiempo.
Realizando un análisis de riesgo cuidadoso y proactivo, se pueden tomar medidas para
mitigar estos riesgos y aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.