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MANUAL DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA NICO DE INFORMACIN DE TRMITES SUIT MANTENIMIENTO DEL SUIT Coordinacin de Desarrollos Tecnolgicos

s Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en Lnea


Repblica de Colombia - Derechos Reservados

Bogot DC., abril de 2011

MANUAL DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA NICO DE INFORMACIN DE TRAMITES - SUIT MANTENIMIENTO DEL SUIT
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Ttulo: Fecha elaboracin Sumario: Palabras Claves: Formato: Dependencia: DOC Lenguaje: Espaol DOCUMENTO MANUAL DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA NICO DE INFORMACIN DE TRAMITES - SUIT MANTENIMIENTO DEL SUIT 2009-11-03 Este documento tiene por objeto establecer el contenido y criterios de aceptacin para el entregable MANUAL DE OPERACIN DE ADMINISTRADOR de la solucin MANTENIMIENTO DEL SUIT.

Ministerio de Tecnologas de la informacin y las Comunicaciones - Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en Lnea. Coordinacin de Desarrollos Tecnolgicos. Versin: 5.0 Estado: Aprobado

Cdigo: Categora: Autor (es):

Grupo por demanda Fbrica de Software Heinsohn Business Technology Diana B. Clavijo Vargas Gerente de Proyecto Heinsohn Business Technology Lisney Astrid Forero Holgun Consultor Tcnico REDCOM Diana Carolina Martnez Lder de Solucin Programa Agenda de Conectividad Gerardo Gonzlez Pardo Lder Funcional del SUIT Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Mara del Pilar Garca Gonzlez Coordinadora de SUIT Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Firmas:

Revis y aprob:

Informacin Adicional: Ubicacin: http://gforge5.heinsohn.com.co / SUIT / 03 Fase de ejecucin / 03 Implementacin / 04 Manuales de operacin / 01 Funcionales

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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN 1.0 1.1 1.2 1.3 2.0

FECHA 03/11/2009 09/12/2009 28/12/2009 31/12/2009 31/12/2009

No. SOLICITUD

RESPONSABLE Equipo U.T. Ubiquando Consulting.net Equipo U.T. Ubiquando Consulting.net Equipo U.T. Ubiquando Consulting.net Equipo U.T. Ubiquando Consulting.net Equipo U.T. Ubiquando Consulting.net

DESCRIPCIN Elaboracin del Documento Modificaciones al documento de acuerdo a sugerencias de PAdC. Modificaciones al documento de acuerdo a observaciones de PAdC. Modificaciones al documento de acuerdo a observaciones de PAdC. Aprobacin del documento. Actualizacin del documento segn ajustes realizados al SUIT: Visualizacin de la reclasificacin automtica de trmites y servicios, exportar trmites en Excel, clasificacin temtica, Subtemas de SUIT con los temas del PEC, ajuste a la informacin del excel exportado, eliminacin de la pgina principal del SUIT el "Contenido", entre otros. Ajustes observaciones de Interventora y PAdC. Aprobacin del documento Ajuste al documento de acuerdo a los cambios realizados al SUIT en el proyecto de Mantenimiento del SUIT. Ajuste al documento de acuerdo a las modificaciones realizadas al SUIT con el requerimiento ReqFuncional-016. Ajustes al documento de acuerdo a observaciones del PAdC y la Interventora. Versin aprobada del documento.

2.1

22/10/2010

U.T. Interfactory

2.2 3.0 4.0 4.1 4.2 5.0

05/11/2010 11/11/2010 2011-04-01 2011-04-06 2011-04-11 2011-04-14 No aplica No aplica No aplica No aplica

U.T. Interfactory U.T. Interfactory Heinsohn Business Technology Heinsohn Business Technology Heinsohn Business Technology Heinsohn Business Technology

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA NICO DE INFORMACIN DE TRAMITES - SUIT MANTENIMIENTO DEL SUIT

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3.

AUDIENCIA ......................................................................................................................... 11 INTRODUCCIN .................................................................................................................. 12 MANUAL ADMINISTRADOR SUIT ......................................................................................... 13 3.1 3.2 CMO FUNCIONA LA ADMINISTRACIN DEL SUIT? ............................................................. 13 MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIN QUE SOBRE SU ENTIDAD APARECE EN EL PORTAL 14 3.3 USUARIOS DEL SISTEMA ..................................................................................................... 14 3.4 REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS PARA LA ADMINISTRACIN...................................... 15 3.5 INGRESAR AL SISTEMA ....................................................................................................... 17 3.6 ASPECTOS CONCEPTUALES BSICOS ................................................................................... 20 3.7 TAREAS.............................................................................................................................. 20 3.8 TAREAS PENDIENTES .......................................................................................................... 21 3.8.1 Asignar tareas.............................................................................................................. 22 3.8.2 Fecha de ltima modificacin ........................................................................................ 23 3.8.3 Informar a los diferentes responsables el estado de cada tarea ........................................ 23 3.8.4 Publicacin de trmites, servicios o contenidos ............................................................... 23 3.8.5 Ingreso de comentarios................................................................................................. 23 3.9 ENTIDADES ........................................................................................................................ 25 3.9.1 Actualizar Entidades ..................................................................................................... 26 3.9.2 Buscar Entidad............................................................................................................. 31 3.9.3 Buscar Entidades ......................................................................................................... 32 3.10 TRMITES Y SERVICIOS ...................................................................................................... 34 3.10.1 Registrar Trmites ........................................................................................................ 34 3.10.1.1 Informacin general ...................................................................................................... 35 3.10.1.2 Lugares y Fechas......................................................................................................... 40 3.10.1.3 Pasos y requisitos ........................................................................................................ 44 3.10.1.4 Respuesta ................................................................................................................... 50 3.10.1.5 Normas y estadsticas................................................................................................... 53 3.10.1.6 Verificacin Entidad ...................................................................................................... 59 3.10.1.7 Exporte la Informacin Sobre Racionalizacin del Trmite ............................................... 59 3.10.1.8 Estados de un trmite ................................................................................................... 61 3.10.1.9 Aprobacin para publicacin de un trmite creado........................................................... 62 3.10.1.10 Modificacin de Trmites Publicados ....................................................................... 64
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA 3.10.1.11 Bsqueda del trmite ............................................................................................. 65 3.10.2 Registrar Servicios ....................................................................................................... 67 3.10.2.1 Informacin General ..................................................................................................... 68 3.10.2.2 Lugares y Fechas......................................................................................................... 72 3.10.2.3 Pasos y Requisitos ....................................................................................................... 74 3.10.2.4 Respuesta ................................................................................................................... 82 3.10.2.5 Normas y Estadsticas .................................................................................................. 84 3.10.2.6 Verificacin Entidad ...................................................................................................... 90 3.10.2.7 Exporte la informacin sobre Racionalizacin del Servicio ............................................... 90 3.10.2.8 Estados de un servicio .................................................................................................. 92 3.10.2.9 Aprobacin para publicacin de un servicio creado ......................................................... 93 3.10.2.10 Modificacin de servicios publicados ....................................................................... 94 4. 5. TERMINOLOGA ................................................................................................................. 99 APNDICES ...................................................................................................................... 101

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TABLA DE FIGURAS
Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura 1. SUIT Web .............................................................................................................................................14 2. Habilitar opcin Origen de datos entre dominios......................................................................................15 3. Seguridad, Nivel personalizado ...............................................................................................................16 4. Habilitar acceso a origen de datos entre dominios ...................................................................................17 5. Mensaje de advertencia .........................................................................................................................17 6. Ingreso al sistema .................................................................................................................................18 7. Men de mdulos..................................................................................................................................19 8. Men mdulo Tareas Pendientes ............................................................................................................21 9. Buscador de Tareas Pendientes..............................................................................................................22 10. Resultado bsqueda Tareas Pendientes ................................................................................................22 11. Agregar comentario .............................................................................................................................24 12. Descargar HTML tareas pendientes.......................................................................................................25 13. Men mdulo entidades .......................................................................................................................26 14. Actualizar entidad ................................................................................................................................27 15. Tipo de orden .....................................................................................................................................28 16. Tipo territorial .....................................................................................................................................28 17. Datos sede central...............................................................................................................................28 18. Canales de atencin al ciudadano .........................................................................................................29 19. Formulario de contacto o quejas y reclamos..........................................................................................30 20. Sedes y puntos de atencin .................................................................................................................30 24. Ejemplo men Buscar Entidad ..............................................................................................................32 25. Resultado del buscador de Entidades ....................................................................................................32 26. Buscador general - mdulo Entidad ......................................................................................................33 27. Buscador avanzado - mdulo Entidad ...................................................................................................33 28. Resultado buscador - mdulo Entidad ...................................................................................................34 29. Men mdulo de Trmites y Servicios ...................................................................................................35 30. Seccin informacin general del trmite - mdulo Trmites....................................................................36 31. Seccin A quin est dirigido el trmite - mdulo Trmites ..................................................................37 32. Persona Natura l - mdulo Trmites......................................................................................................37 33. Persona Jurdica - mdulo Trmites ......................................................................................................37 34. Clasificacin Temtica - mdulo Trmites..............................................................................................38 35. Guardar trmite - informacin general ..................................................................................................39 36. Mdulo Trmites y Servicios .................................................................................................................39 37. Opciones de Bsqueda.........................................................................................................................39 38. Buscador de trmite ............................................................................................................................40 39. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el trmite ......................................................................41 40. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el trmite - Mdulo Trmites (Campos activos) ................42 41. Seccin Lugar y horarios en que se puede realizar el trmite - mdulo Trmites......................................42 42. Puede ingresar todas las sedes o puntos de atencin que necesite .........................................................43 43. Guardar Trmite y fecha ......................................................................................................................44 44. Seccin Requisitos - mdulo Trmites ...................................................................................................44 45. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para tipo de requisito...........................................................45
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Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. Seccin documentos necesarios - mdulo Trmites ...............................................................................46 Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de documento ......................................................46 Seccin pasos que debe seguir el usuario - mdulo Trmites .................................................................47 Seccin datos sobre el pago del trmite - mdulo Trmites ....................................................................48 Seccin datos sobre el pago fijo - mdulo Trmites ...............................................................................49 Seccin datos sobre el pago variable - mdulo Trmites ........................................................................49 Seccin cuenta en la que se realiza el pago - Mdulo Trmites ...............................................................49 Seccin pasos que se deben realizar al interior de la entidad - Mdulo trmites.......................................50 Guardar trmite Lugares y fecha ..........................................................................................................50 Seccin respuesta del trmite - mdulo Trmites...................................................................................51 Seccin pasos Seguimiento del Ciudadano - mdulo Trmites ................................................................52 Seccin Vigencia del trmite - Mdulo Trmites.....................................................................................53 Guardar dato vigencia del trmite .........................................................................................................53 Pestaa de Normas y Estadsticas - Mdulo Trmites .............................................................................54 Seccin normatividad que regula un trmite - Mdulo Trmites ..............................................................55 Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de Norma.............................................................55 Seccin relacin del trmite con otros trmites - mdulo Trmites..........................................................56 Seccin Estadsticas - mdulo Trmites .................................................................................................57 Seccin Racionalizacin del trmite - mdulo Trmites...........................................................................57 Adicin de enlaces a campos y/o secciones para el Tipo de Norma .........................................................58 Si elije la opcin Acta se deshabilita el listado Soporte Jurdico ............................................................58 Guardar Trmite Normas y Estadsticas .................................................................................................59 Guardar Trmite Normas y Estadsticas .................................................................................................59 Bsqueda de trmites ..........................................................................................................................59 Exportar los datos de los trmites consultados ......................................................................................60 Ventana de informacin y decisin .......................................................................................................60 Hoja de Excel con los trmites consultados ...........................................................................................61 Proceso para publicar un trmite ..........................................................................................................62 Accin de un trmite............................................................................................................................62 Comentario de un trmite ....................................................................................................................63 Aprobacin de un trmite.....................................................................................................................63 Haga clic sobre el icono comentarios ....................................................................................................64 Hacer comentario de un trmite ...........................................................................................................64 Mensaje de advertencia para la accin de un trmite .............................................................................65 Enviar trmite a actualizacin o edicin.................................................................................................65 Buscador general de trmites ...............................................................................................................65 Buscador de entidades.........................................................................................................................66 Buscador avanzado de trmites ............................................................................................................66 Resultado buscador de trmites............................................................................................................67 Men mdulo de Trmites y Servicios ...................................................................................................68 Seccin informacin general del Servicio - mdulo Servicios ...................................................................69 Seccin a quien est dirigido el Servicio persona natural .....................................................................70 Seccin A quien va dirigido el Servicio persona jurdica .......................................................................70 Seccin Clasificacin Temtica - mdulo Servicios..................................................................................71 Guardar Servicio ..................................................................................................................................71
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Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura Figura 91. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el servicio - Mdulo Servicios ..........................................72 92. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el Servicio......................................................................73 93. Seccin Lugar y horarios en que se puede realizar el servicio - Mdulo Servicios .....................................73 94. Guardar cambios realizados .................................................................................................................74 95. Pestaa de Pasos y Requisitos de Servicios - Mdulo Servicios ...............................................................75 96. Seccin Pasos y Requisitos - mdulo Servicios.......................................................................................76 97. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para tipo de requisito...........................................................76 98. Documentos necesarios .......................................................................................................................77 99. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de documento ......................................................77 100. Seccin documentos necesarios - Mdulo Servicios ..............................................................................78 101. Seccin pasos que debe seguir el usuario - mdulo Servicios................................................................79 102. Seccin Datos sobre el pago fijo - mdulo Servicios .............................................................................80 103. Seccin Datos sobre el pago variable - mdulo Servicios ......................................................................80 104. Seccin cuenta en la que se realiza el pago - mdulo Servicios.............................................................80 105. Seccin pasos que se deben realizar al interior de la Entidad - Mdulo Servicios ....................................81 106. Guardar cambios realizados................................................................................................................81 107. Seccin respuesta del servicio - Mdulo Servicios.................................................................................82 108. Seccin pasos Seguimiento del Ciudadano - mdulo Servicios ..............................................................83 109. Seccin vigencia del servicio...............................................................................................................84 110. Guardar respuesta .............................................................................................................................84 111. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de Norma ...........................................................86 112. Seccin relacin del servicio con otros servicios - Mdulo Servicios .......................................................87 113. Seccin Estadsticas - Mdulo Servicios ...............................................................................................88 114. Seccin Racionalizacin del servicio - Mdulo Servicios.........................................................................88 115. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Soporte jurdico .........................................................89 116. Si elije la opcin Acta se deshabilita el listado Soporte Jurdico ..........................................................89 117. Guardar Servicio Normas y Estadsticas ...............................................................................................90 118. Bsqueda de Trmites y Servicios.......................................................................................................90 119. Exportar a Excel los servicios consultados ...........................................................................................91 120. Ventana de decisin para descargar informacin .................................................................................91 121. Hoja de Excel con los servicios consultados .........................................................................................92 122. Proceso para publicar un servicio ........................................................................................................92 123. Aprobacin para publicacin de un servicio creado ..............................................................................93 124. Botn Preview ...................................................................................................................................93 125. Botn Comentarios ............................................................................................................................93 126. Comentario de un servicio ..................................................................................................................94 127. Hacer comentario de un servicio .........................................................................................................95 128. Mensaje de advertencia para la accin de un Servicio ..........................................................................95 129. Enviar servicio a actualizacin o edicin ..............................................................................................95 130. Buscador de Trmites y Servicios - Bsqueda General..........................................................................96 131. Buscador de Trmites y Servicios - Bsqueda avanzada .......................................................................96 132. Resultado buscador de servicios .........................................................................................................97 133. Resultado de una bsqueda del servicio ..............................................................................................98

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DERECHOS DE AUTOR
menos que se indique de forma contraria, el derecho de copia del texto incluido en este documento es del gobierno de la Repblica de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones: a) El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido. b) La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente. c) Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engaoso. d) Las copias sern acompaadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la Repblica de Colombia. Todos los derechos reservados." e) El ttulo del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicacin o servicio. Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propsitos, debe solicitar el permiso entrando en contacto con el Programa Gobierno en Lnea del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones de la Repblica de Colombia.

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CRDITOS
sta versin actualizada del documento Manual del Administrador del SUIT fue realizada por Heinsohn Business Technology.

Este documento es revisado y aprobado por los consultores y profesionales del Programa Agenda de Conectividad y Departamento de Administracin de la Funcin Pblica, previa revisin de REDCOM, empresa interventora del contrato.

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1.AUDIENCIA

ste documento est dirigido a todas las personas que realizan la planeacin, ejecucin, control y seguimiento de soluciones de tecnologas de informacin y comunicacin (TIC), previstas en la Licitacin Pblica No. 07 de 2008, cuyo objetivo es el de contratar los servicios de implementacin y mantenimiento adaptativo y evolutivo de soluciones de Gobierno en Lnea mediante el modelo de fbrica de software. Incluye a profesionales y consultores del Programa Agenda de Conectividad (PAdC), de la empresa que realiza la Interventora del contrato (REDCOM), a personal del Ministerio de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones relacionado con el objeto del proyecto y a profesionales y consultores que conforman los equipos de trabajo del contratista (Heinsohn Bussines Technologyes).

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2.INTRODUCCIN

ste documento presenta la informacin necesario para que el administrador pueda interactuar con el Sistema nico de Informacin y Trmites (SUIT) desarrollndola como una herramienta sencilla y amigable. El documento contiene las actualizaciones desarrolladas por Heinsohn Business Technology en el contrato de Mantenimiento del SUIT.

Los apndices a este manual presentan la documentacin funcional del Servicio de Integracin SUIT Distrito, y la documentacin del Proceso Automtico de Alcaldas GEL-T y Distrito en el SUIT.

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3.MANUAL ADMINISTRADOR SUIT


s una herramienta Web que permite la carga y actualizacin de informacin de trmites y servicios que se publican en el Portal del Estado Colombiano www.suit.gobiernoenlinea.gov.co/admin. As mismo, facilita a la administracin central del DAFP el seguimiento de las tareas que cada usuario del sistema tenga asignadas y realizadas, permitiendo as llevar estadsticas y control sobre cada una de ellas.

3.1

CMO FUNCIONA LA ADMINISTRACIN DEL SUIT?

En cada Entidad existe un administrador de contenidos y un administrador de trmites y servicios del SUIT, ellos son los responsables de cargar y mantener actualizada la informacin que sobre su Entidad ser publicada en el portal www.gobiernoenlinea.gov.co. Con el fin de asegurar la calidad y la pertinencia de la informacin que los administradores cargan desde la Entidad, sta es revisada y aprobada por una administracin central del Portal. Un aprobador de contenidos se encarga de darle el visto bueno a la informacin bsica de la Entidad. Un equipo de aprobadores de trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica se encarga de asegurar la calidad de la informacin sobre trmites que es cargada en el sistema. Slo despus de recibir el visto bueno de los aprobadores, la informacin aparece publicada en el SUIT.

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Figura 1. SUIT Web

La informacin que se publica en el SUIT llega al ciudadano por dos canales: el primero es la interfaz de usuario del SUIT, es decir, el sitio Web www.gobiernoenlinea.gov.co. El segundo, el cual fue desarrollado pensando en la poblacin colombiana que por diferentes motivos no tiene acceso a un computador o a una conexin a Internet, es un centro de atencin telefnica. Llamando a esa lnea sin costo alguno y mediante un operador telefnico dedicado a entregar informacin al ciudadano, los colombianos pueden obtener la informacin que necesitan para interactuar de una manera ms eficiente, efectiva y econmica con las Entidades que conforman el Estado. Mediante el uso de las bitcoras de acceso que guarda el sistema, la administracin central del portal est en capacidad de hacer seguimiento detallado de todas las acciones ejecutadas por los administradores, as como de la periodicidad con la cual se realizan revisiones y actualizaciones de informacin por parte de los administradores de cada Entidad.

3.2

MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIN QUE SOBRE SU ENTIDAD APARECE EN EL PORTAL

Los resultados de no actualizar la informacin que se publica en el SUIT con referencia a su Entidad son de dos tipos: consecuencias a nivel de imagen para su Entidad y consecuencias legales para los responsables. Si la informacin no es cargada o actualizada correctamente en el sistema, los ciudadanos que consulten el Portal del Estado Colombiano y/o el centro de contacto ciudadano no encontrarn la informacin que necesitan o, aun peor, encontrarn informacin errada que los inducir a cometer errores en su interaccin con el Estado. El resultado se reflejar en ms filas, ms tiempo y dinero perdido, y un efecto negativo sobre la imagen del Estado y de la Entidad en especial ante los ojos de los ciudadanos. A nivel interno, su Entidad tiene que incrementar costos, destinando ms funcionarios y recursos para brindar la informacin requerida por los usuarios y para repetir las solicitudes de trmites que no cumplen los requisitos o presentan documentacin incompleta. A nivel legal, la Entidad estar en contrava de las normas vigentes en materia de racionalizacin de trmites, incurriendo en una causal de mala conducta y de falta grave en cabeza del representante o jefe de la respectiva Entidad o dependencia, corriendo el riesgo de ser sancionada por la Procuradura General de la Nacin.

3.3

USUARIOS DEL SISTEMA

Existen 4 tipos bsicos de administradores del SUIT: Administrador central: encargado de la administracin de las funcionalidades bsicas del SUIT: roles, administradores, parmetros, etc., as como de ejercer una auditoria permanente sobre el desempeo de estos.
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Aprobador de trmites: encargado de aprobar para su publicacin los trmites que cargan y actualizan los administradores de Entidad. Administrador de trmites de Entidad: encargado en cada Entidad de cargar y mantener actualizada la informacin referente a los trmites de la institucin. Administrador de contenidos de Entidad: encargado en cada Entidad de cargar y mantener actualizada la informacin bsica de la misma, as como los enlaces directos a la pgina Web e informacin relevante para la ciudadana. Si as lo decide la misma entidad, una sola persona puede estar encargada de la administracin de trmites y contenidos.

3.4

REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS PARA LA ADMINISTRACIN

Para poder hacer uso de la interfaz de administracin, la entidad deber poner a su disposicin: Un computador con procesador de 800 mhz. o superior, con mnimo 256 Mb de memoria RAM. IMPORTANTE: El computador debe contar con un monitor y dems prestaciones de video necesarias para mostrar imgenes en una resolucin mnima de 1024 x 768 pxeles. Una conexin a Internet, preferiblemente superior a 56 Kbps. Un navegador Internet Explorer 7.0 superior con javascript habilitado. En las configuraciones de seguridad de su navegador deber habilitar las ventanas emergentes (Pop-ups) para el sitio http://www.gobiernoenlinea.gov.co. Y verificar que se encuentre activa la opcin Tener acceso a origen de datos entre dominios. Dar clic en el men Herramientas y el submen Opciones de Internet como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 2. Habilitar opcin Origen de datos entre dominios

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Dar clic en la pestaa Seguridad Dar clic en el botn Nivel personalizado.

Figura 3. Seguridad, Nivel personalizado

A continuacin se mostrar la siguiente pantalla. Desplace la barra vertical hasta el final y busque de abajo hacia arriba la opcin que dice Tener acceso a origen de datos entre dominios Dar clic en la opcin Habilitar.

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Figura 4. Habilitar acceso a origen de datos entre dominios

Dar clic en el botn de Aceptar Aparecer la siguiente advertencia:

Figura 5. Mensaje de advertencia

Dar clic en el botn S. Dar clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar las opciones de la configuracin. As mismo, usted como administrador de entidad deber: 1. Haber sido dado de alta en el sistema y contar con nombre de usuario y clave. 2. Contar con los permisos necesarios para poder adelantar alguna de las tareas que se pueden ejecutar dentro de la herramienta de administracin del SUIT.

3.5

INGRESAR AL SISTEMA

Toda accin sobre el sistema de administracin del SUIT se ejecuta a travs de un navegador. Se recomienda la utilizacin de Internet Explorer 6.0 o superior. La direccin para acceder al sistema es http://www.suit.gobiernoenlinea.gov.co/Admin/. En esa direccin encontrar la siguiente pantalla:
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Figura 6. Ingreso al sistema

Ingrese su nombre de usuario y su clave. Presione la tecla <Enter> o haga clic en el botn [Ingresar]. Si su informacin es vlida podr acceder con xito al men principal, a travs del cual tendr acceso a todas las funcionalidades de la administracin para las cuales tenga permisos activos. La primera opcin que va a ver es Consultar Trmites y Servicios (si tiene permiso a ella) que ser presentada ms adelante.

Men administrador de trmites:

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Figura 7. Men de mdulos

El sistema controla el nmero de intentos realizado por el usuario, permitiendo un nmero mximo de tres intentos por sesin. Una vez bloqueado el sistema, es necesario comunicarse con el administrador del SUIT para que la clave sea activada nuevamente.

Debe tener en cuenta La administracin del SUIT se lleva a cabo en su totalidad a travs de Internet. Esto significa que: No es necesario hacer ninguna instalacin de software para poder administrarlo. La velocidad de respuesta de la herramienta depender en gran medida del canal con el cual usted se conecta con Internet. Con mucha frecuencia, la seleccin de una opcin en un listado traer como consecuencia inmediata el refresco de la pgina sobre la cual est trabajando. Asegrese que despus de ste refresco de pgina su trabajo contine en el campo correcto. Despus de aproximadamente 1 hora de inactividad de la herramienta de administracin, el sistema terminar automticamente su sesin de trabajo.
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Asegrese de seguir conectado al retomar su trabajo como administrador del SUIT despus de cualquier interrupcin.

3.6

ASPECTOS CONCEPTUALES BSICOS

Recuerde en todo momento que la informacin que se est cargando y actualizando en el SUIT tiene como destinatario al ciudadano colombiano. Por lo tanto, al llenar los campos de los diferentes formularios tenga siempre en cuenta stas recomendaciones: 1. A la hora de ingresar informacin de trmites o servicios, seleccione palabras que permitan un mejor entendimiento al usuario final. Recuerde que el ciudadano comn no conoce la estructura del Estado, ni las abreviaturas o trminos propios de la administracin pblica. Describa los trmites, los enlaces y cualquier otro elemento, utilizando palabras que permitan una fcil compresin. 2. Escriba de la manera ms clara posible. Utilice frases cortas y con estructura sencilla, excluya metforas y otras figuras literarias. 3. Elimine palabras innecesarias. As reduce el nivel de ruido en la pgina y realza el contenido verdaderamente prctico. 4. Escriba para facilitar la lectura en pantalla. Leer el texto que aparece en un monitor de computador es un 25% ms difcil que leer del papel. Por este motivo, la gente se desanima ante una pgina con extensos bloques de texto. Para facilitar la lectura en pantalla: a. Escriba la mitad de lo que escribira sobre el papel. b. Utilice vietas para detener el flujo de texto uniforme. c. Utilice negrillas y cursivas para resaltar palabras clave. 5. Recuerde que no est escribiendo para el sitio Web de su Entidad. La informacin que usted carga en la herramienta de administracin se le presenta al ciudadano en el Portal del Estado Colombiano (PEC) organizada por temas, no por Entidades. Teniendo esto en cuenta, titular un enlace como Normatividad, el cual aparecer rodeado de muchos otros enlaces que llevan a otros textos en otros sitios Web, resultar desorientador para el ciudadano. Un enlace a Normatividad sobre transporte areo resultar mucho ms claro. De la misma forma, un trmite titulado Actualizacin de informacin para solicitar crdito resulta confuso. En cambio, si el trmite se titula Actualizacin de informacin para solicitar crdito de vivienda al Fondo Nacional del Ahorro el ciudadano tiene mucho ms claro a qu va cuando pulsa el botn de su ratn sobre ese enlace.

3.7

TAREAS

La funcionalidad de este mdulo est encaminada a ayudar a los administradores de trmites y servicios a
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA controlar sus actividades relacionadas con el SUIT, al permitirles visualizar cada una de las tareas asociadas a ellos, visualizar su estado y ejecutar las acciones necesarias para su culminacin. Cuenta nicamente con la opcin tareas pendientes.

Figura 8. Men mdulo Tareas Pendientes

3.8

TAREAS PENDIENTES

Mediante esta opcin se pueden revisar las tareas pendientes que requieren atencin, las cuales pueden ser consultadas por los parmetros tales como: sector, Entidad, tipo (Trmites, servicios, contenido, documento).

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Figura 9. Buscador de Tareas Pendientes

Figura 10. Resultado bsqueda Tareas Pendientes

Aqu podr editar el listado de tareas pendientes haciendo clic en la lista Entidad, Nombre del trmite o Nombre del servicio. Mediante esta opcin se pueden realizar tareas tales como:

3.8.1 Asignar tareas En el momento en que sea creada una nueva tarea esta ser asignada al administrador correspondiente
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA para que por medio de un correo electrnico, este sea notificado y pueda iniciar las gestiones necesarias hasta alcanzar su publicacin. La asignacin de tareas se realiza mediante la seleccin de una accin: 3.8.2 Enviar para aprobacin Corregir y Complementar Desactivar Archivar

Fecha de ltima modificacin

En los resultados de tareas pendientes se muestra la fecha de ltima modificacin del contenido, trmite y servicios, a diferencia de los resultados de la bsqueda de contenidos y trmites y servicios que muestra la fecha de creacin. 3.8.3 Informar a los diferentes responsables el estado de cada tarea

Mediante un correo electrnico cada una de las personas que intervienen en el proceso de publicacin, bien sea de un trmite o un contenido, sern informadas del estado de los mismos. 3.8.4 Publicacin de trmites, servicios o contenidos

Una vez surtidos los diferentes pasos de un trmite, servicios o un contenido la Entidad aprobadora podr publicarlos desde esta interfaz. 3.8.5 Ingreso de comentarios

Cada una de las personas que intervienen en el proceso, pueden ir ingresando sus comentarios con el fin de mantener la retroalimentacin necesaria durante el mismo. Para ingresar un comentario se debe hacer clic sobre el cono de la columna Comentario vs. la fila donde se encuentra el trmite o contenido al cual se requiera hacer comentario.

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Figura 11. Agregar comentario

Escriba el comentario en el cuadro de texto Hacer Comentario, hacer clic en el botn Hacer Comentario, cuando este es nuevo se muestra en la parte superior con letra tipo negrilla, para los comentarios anteriores la letra no aparece con tipo negrilla. Hacer clic en Cerrar Ventana, cada vez que se ingresa un comentario a un trmite o contenido el cono correspondiente muestra la palabra Nuevo. Cuando se hace clic sobre un cono de la columna comentario que tenga la palabra Nuevo este abre la ventana de comentarios y muestra en negrilla el ltimo comentario ingresado, al cerrar la ventana comentarios, la palabra Nuevo desaparece del cono quiere decir que ese trmite o contenido tiene todos sus comentarios ledos o no tiene comentarios. Funcionalidad para los resultados de las bsquedas de trmites, servicios y contenidos:

Vista previa (preview). Durante todo el proceso, cada una de las personas que intervienen en el mismo puede visualizar el estado del trmite, servicio o del contenido. Descargar HTML. Desde este punto es posible tambin descargar una pgina con el sello de aprobacin del trmite.
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Los administradores de trmites de las Entidades no pueden descargar el archivo HTML de los trmites que no estn en estado Aprobado, casos para los cuales en la bsqueda de resultados de Trmites y Contenidos no se muestra el cono que representa que el archivo puede ser descargado.

Figura 12. Descargar HTML tareas pendientes

3.9

ENTIDADES

La informacin bsica de la Entidad que se carga en el SUIT est disponible para los colombianos que necesitan ponerse en contacto con la Entidad. Los ciudadanos consultan esta informacin no slo a travs del Portal del Estado Colombiano www.gobiernoenlinea.gov.co, sino tambin a travs del Centro de Contacto Ciudadano, un centro de atencin telefnica que le facilitar a los ciudadanos el acceso a la informacin del gobierno. Esto significa que la informacin que usted carga y actualiza en el SUIT tiene la posibilidad de convertirse en un factor de cambio importante en la forma en que el ciudadano se relaciona con el Estado. Una informacin actualizada, precisa y oportuna al alcance del ciudadano, puede cambiar la imagen que el ciudadano tiene de las Entidades pblicas y sus funcionarios. Si lo que dejamos al alcance del ciudadano es una informacin desactualizada y desorientadora, slo lograremos reforzar la imagen de un Estado ineficiente. Mediante esta opcin el administrador SUIT, estar en capacidad de crear, editar y eliminar las Entidades que tendrn potestad para ingresar y administrar informacin de trmites. Para esto cuenta con dos opciones:

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Figura 13. Men mdulo entidades

3.9.1 Actualizar Entidades Aqu podr actualizar informacin general de la entidad, la interfaz del tema es la siguiente: Datos de la Entidad: a continuacin se listan los campos que se deben diligenciar: Nombre: nombre de la Entidad, Ej.: Caja de Compensacin Familiar Campesina. Sitio Web (URL): sitio Web de la Entidad, Ej.: http://www.comcaja.gov.co. Representante Legal: nombre del representante legal de la Entidad, Ej.: Germn E. Crdoba. NIT o RUT: Nit. o Rut de la Entidad, Ej.: 800231969. Clasificacin Orgnica: corresponde a la organizacin de los distintos entes integrantes del sector pblico, Ej.: Rama Ejecutiva. Naturaleza Jurdica: seleccin mltiple, Ej.: Corporacin sin nimo de lucro. Nivel: seleccin mltiple, Ej.: Descentralizado. Sigla/Abreviatura: representacin corta del nombre de la Entidad, Ej.: COMCAJA. Cdigo (DANE): cdigo. Cargo: cargo representante legal, Ej.: Director.
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Figura 14. Actualizar entidad Pgina 27 de 101

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Tipo de orden:

Figura 15. Tipo de orden

Sector: *es requerido si la clasificacin orgnica es la rama ejecutiva y el tipo de orden es nacional, Ej: Sector Agricultura y Desarrollo Rural. Territorial: si el tipo de orden es territorial debe seleccionar departamento y municipio.

Figura 16. Tipo territorial

Enlace al Portal de Contratacin: URL al portal de contratacin. Pertenece a GEL-T: s o no. Direccin XML: es obligatorio al seleccionar en el campo Pertenece al GEL-T la opcin Si.

Sede Central Ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: Direccin: escriba la direccin de la sede administrativa central de la Entidad. Este campo es obligatorio, Ej.: Carrera 19 No 91-03. Departamento: escriba el departamento en el cual est localizada la sede de su Entidad. Este campo es obligatorio, Ej.: Bogot D.C. Municipio: escriba el municipio en el cual est localizada la sede de su Entidad. Este campo es obligatorio y es de seleccin mltiple, Ej.: Bogot. Conmutador: escriba el conmutador de la sede administrativa central de su Entidad. Este campo es obligatorio, Ej.: (57) (091)6000000 Ext. 6000-6001. Fax: escriba el nmero de fax principal de su Entidad. Este campo es obligatorio, Ej.(57)(091)6000001. Horario de atencin: escriba el horario de atencin al pblico de la sede administrativa central de la Entidad. Este campo es obligatorio, Ej.: lunes a viernes de 8:30AM a 5PM.

Figura 17. Datos sede central

Esta informacin es de vital importancia para facilitar el contacto entre la entidad y sus usuarios. Mantngala actualizada.
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Canales de Atencin al Ciudadano Los canales de Atencin al ciudadano estn divididos en: Lneas de atencin al ciudadano y correos de atencin al ciudadano.

Figura 18. Canales de atencin al ciudadano

Lneas de Atencin al Ciudadano Lneas de Atencin. Descripcin. Principal: al marcar esta casilla la lnea de atencin al ciudadano se define como principal. nicamente permite seleccionar una como principal. Permite el ingreso de varias lneas de atencin o la edicin de una de ellas, haciendo clic sobre la columna Lnea de Atencin en la lnea que se requiere editar, la informacin pasa a los campos Lneas de Atencin, Descripcin y Principal, modificar la informacin y hacer clic en el Botn [Editar Lnea].

Correos de Atencin al Ciudadano Correo de Atencin. Descripcin. Principal: al marcar esta casilla el correo de atencin al ciudadano se define como principal. nicamente permite seleccionar uno como principal.

Permite el ingreso de varios correos electrnicos o la edicin de un correo electrnico, haciendo clic sobre la columna Correo Electrnico en la lnea que se requiere editar, la informacin pasa a los campos Correo de Atencin, Descripcin y Principal, modificar la informacin y hacer clic en el Botn [Editar Lnea].
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Formulario de contacto o quejas y reclamos

Figura 19. Formulario de contacto o quejas y reclamos

La siguiente es la informacin que debe ser ingresada: Formulario para Contacto o Quejas y Reclamos: Direccin URL. Descripcin. Permite el ingreso de varias URL. Permite la edicin de un Formulario, haciendo clic sobre la columna Formulario de contacto o quejas y reclamos en la lnea que se requiere editar, la informacin pasa a los campos Formulario de contacto o quejas y reclamos, Descripcin, modificar la informacin y hacer clic en el Botn [Editar URL].

Sedes y Puntos de Atencin Ingrese la informacin correspondiente a las sedes o puntos de atencin diferentes a la sede principal de la entidad, si existen.

Figura 20. Sedes y puntos de atencin

Crear Sedes o Puntos de Atencin Diligencie los siguientes campos: Nombre: nombre de la sede o punto de atencin, Ej.: UT Amazonas. Direccin: escriba la direccin en la cual se encuentra localizada la sede o punto de atencin, Ej.: Calle 14 No 10-60. Telfono: escriba el(os) nmero(s) telefnico(s) de la sede o punto de atencin, incluyendo el
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA indicativo, Ej.: (57) (091)6000000 Ext. 6000-6001. Fax: escriba el nmero de fax de la sede o punto de atencin, incluyendo el indicativo. Tipo de lugar: escoja si el sitio es una sede (Oficina o edificio en el cual se encuentran oficinas administrativas SIN atencin al usuario de la Entidad) o un punto de atencin (Oficina donde se presta atencin a los usuarios de la Entidad). Horario de atencin: escriba el horario de atencin al pblico de la sede administrativa central de la Entidad. Pas: seleccione el Pas en el cual est localizada la sede o punto de atencin. Departamento: seleccione el departamento en el cual est localizada la sede o punto de atencin. Municipio: seleccione el municipio en el cual est localizada la sede o punto de atencin.

Finalmente, verifique la informacin para asegurarse que ha sido correctamente cargada en el sistema. Luego presione el botn [Adicionar punto de atencin]. La informacin sobre la sede o punto de atencin deber aparecer en la tabla ubicada bajo el botn [Adicionar punto de atencin]. Para cargar otra sede o punto de atencin repita todas las indicaciones especificadas anteriormente.

Borrar, corregir o actualizar la informacin de una Sede o Punto de Atencin de la Entidad. Este paso se realiza nicamente cuando se considera necesario modificar la informacin de un punto de atencin previamente cargado en el sistema. La informacin correcta debe ser cargada como una nueva sede o punto de atencin. Siga las instrucciones sealadas para el paso Busque su entidad. Desplace la pantalla hasta ver el listado de sedes o puntos de atencin de su entidad. Seale la caja de seleccin localizada en la ltima columna del registro correspondiente a la sede o punto de atencin a borrar. Haga clic sobre el botn Borrar localizado al final del listado de sedes y puntos de atencin. Despus de verificar la operacin, pulse el botn Aceptar de la ventana de verificacin de la operacin.

Si el objetivo de borrar una sede punto de atencin es corregir o actualizar la informacin del mismo, la informacin correcta o actualizada debe ser cargada como un registro nuevo. 3.9.2 Buscar Entidad En el Administrador del SUIT, es comn encontrar un botn que al dar clic muestra una ventana para consultar una Entidad.

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Figura 21. Ejemplo men Buscar Entidad

El resultado de la bsqueda se mostrar en un listado de la siguiente forma:

Figura 22. Resultado del buscador de Entidades

Para asociar la Entidad marque la casilla correspondiente y luego accione el botn Asociar 3.9.3 Buscar Entidades En el link Buscar Entidades podr buscar las Entidades por diferentes opciones. Bsqueda General

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Figura 23. Buscador general - mdulo Entidad

Nombre: ingrese el nombre de la Entidad, puede ingresar el nombre completo o una parte, Ej.: Registradura Nacional del Estado Civil o Registradura. Sitio Web (URL): Ingrese la URL de la Entidad, completa o una parte. Sigla/Abreviatura: Ingrese la Sigla/Abreviatura de la empresa. Sector: Seleccione el sector al que pertenece la empresa.

Bsqueda Avanzada Para realizar la consulta con ms detalle haga clic en bsqueda avanzada.

Figura 24. Buscador avanzado - mdulo Entidad

Nombre: Ingrese el nombre de la Entidad, puede ingresar el nombre completo o una parte. Sitio Web (URL): ingrese la URL de la Entidad, completa o una parte. Sigla/Abreviatura: ingrese la representacin corta del nombre de la Entidad. Sector: seleccione el sector al que pertenece la empresa. Representante legal: ingrese el nombre del representante legal, completo o una parte. Cargo: ingrese el cargo del representante legal, completo o una parte.
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Clasificacin orgnica: corresponde a la organizacin de los distintos entes integrantes del sector pblico, Ej.: Rama Ejecutiva. Cdigo (DANE): ingrese el cdigo DANE. Naturaleza jurdica: seleccione de la lista la naturaleza jurdica. Nivel: seleccione de la lista nivel. Clasificaciones especiales: marque la casilla correspondiente. Tipo de orden: seleccione la opcin correspondiente.

Presione el botn Buscar. El resultado de la bsqueda se mostrar en un listado de la siguiente forma:

Figura 25. Resultado buscador - mdulo Entidad

Puede editar una Entidad haciendo clic en el Nombre de la Entidad. Para borrar una o varias Entidades, se deben marcar en la columna Borrar y posteriormente oprimir el botn Borrar.

3.10 TRMITES Y SERVICIOS

3.10.1 Registrar Trmites Cuenta con dos tareas que permiten crear, editar y eliminar trmites.

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Figura 26. Men mdulo de Trmites y Servicios

Teniendo en cuenta que en el PEC se encuentran publicados los trmites y servicios que en su Entidad se originan, los cuales estn dirigidos a los ciudadanos, empresarios, servidores pblicos y extranjeros, se debe brindar una informacin oportuna, completa y veraz sobre los mismos, por lo tanto, debe cargar o actualizar dicha informacin de manera permanente. Es importante debido a que brinda disponibilidad y veracidad de la informacin publicada sobre trmites en el Portal del Estado Colombiano (PEC), para que el ciudadano que accede a ella pueda obtener un resultado desde varios puntos de consulta, evitando demoras en consultas personalizadas y facilitando las relaciones con la Administracin Pblica. Aqu usted podr crear un trmite nuevo ingresando los datos de cada trmite, la interfaz para el diligenciamiento de la informacin est dividida en diferentes secciones.

3.10.1.1

Informacin general

Cargue o actualice los datos correspondientes a la seccin Informacin General del Trmite.

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Figura 27. Seccin informacin general del trmite - mdulo Trmites

Ingrese los datos correspondientes a los campos de esta seccin: Tipo: indique si el registro que va a crear es un Trmite o un Servicios. Esta opcin solo est disponible para los usuarios que tienen el rol Super Administrador. Nombre del Trmite: Incluya en este recuadro el nombre del trmite, el cual debe estar definido por la accin que va a realizar el ciudadano, la cual normalmente es una solicitud, suscripcin, registro, presentacin o pago, para obtener un producto o servicio especfico que ste requiera, por tal motivo, deber enunciarse en forma clara, corta y precisa. Tipo de Trmite: seleccione de la lista la categora que ms se ajuste a la definicin del trmite. En qu consiste: describa de manera clara y sinttica de qu se trata el trmite. El propsito es contextualizar y describir el nombre del trmite, y se debe redactar teniendo en cuenta el siguiente orden: - Tipo de usuario que solicita el trmite (persona natural o jurdica, organizacin civil o pblica). - Indicar qu se espera obtener, mencionando el nombre del trmite. Trmite realizado por medios electrnicos: seleccione de la lista la opcin apropiada segn el trmite. Posee las opciones No disponible, Parcialmente y Totalmente, cuando se selecciona est ltima opcin se activa un nuevo campo llamado URL en el cual se debe ingresar la direccin electrnica donde se puede consultar. El SUIT vlida que siempre inicie con http://. Servicio XML: si dispone de una direccin IP donde se publique una actualizacin peridica del servicio, marque en esta opcin Si, el sistema automticamente le mostrara un campo de texto donde debe ingresar dicha direccin. Actualmente se encuentra deshabilitada est opcin.

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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Cargue o actualice la informacin A quin est dirigido el Trmite Seleccione la opcin adecuada en los siguientes campos de seleccin: A quin est dirigido el trmite: seleccione la opcin Todos, si el trmite est dirigido tanto a personas naturales como jurdicas, se activarn todas las opciones pertenecientes a cada clasificacin "Ciudadanos" (Ciudadano Colombiano, Ciudadano Extranjero, Residente), "Edad" (Mayor de Edad, Menor de Edad) y "Persona Jurdica" (Derecho Pblico, Derecho Privado), como se detalla en la siguiente figura:

Figura 28. Seccin A quin est dirigido el trmite - mdulo Trmites

Deshabilite la opcin Todos, si el trmite no est dirigido tanto a personas naturales como jurdicas, se desasociaran todas las opciones pertenecientes a cada clasificacin "Ciudadanos" (Ciudadano Colombiano, Ciudadano Extranjero, Residente), "Edad" (Mayor de Edad, Menor de Edad) como se detalla en la siguiente figura: Persona natural: De las siguientes opciones seleccione las que se ajustan al trmite. Ciudadano: Seleccione una o varias opciones simultneamente segn el trmite. Solamente elija una opcin si sta se ajusta de manera precisa al trmite, de lo contrario no es necesario que marque alguna. Edad: seleccione una o varias opciones simultneamente segn el trmite.

Solamente elija una opcin si est se ajusta de manera precisa al trmite, de lo contrario no es necesario que marque alguna.

Figura 29. Persona Natura l - mdulo Trmites

Persona jurdica: Seleccione una de las opciones o las dos, si es necesario.

Figura 30. Persona Jurdica - mdulo Trmites Pgina 37 de 101

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Cargue o actualice la informacin Clasificacin Temtica El trmite debe estar clasificado en temas y subtemas dependiendo de en qu consiste el trmite, y del perfil y la audiencia de los usuarios a los que va dirigidos (Ciudadanos, y/o Empresarios y/o Servidores Pblicos y/o Extranjeros), de esta manera, el usuario podr consultar en el PEC el trmite que necesita no solo por el nombre sino tambin por la clasificacin nombrada.

Figura 31. Clasificacin Temtica - mdulo Trmites

Seleccione los datos correspondientes a los siguientes campos: Seleccione en Perfil la opcin que corresponda segn el perfil del(os) usuario(s) quienes son objeto del trmite, se puede seleccionar entre ciudadanos, empresarios, servidores pblicos o extranjeros, y de acuerdo con la eleccin se refrescar la lista de seleccin de audiencias. Seleccione la Audiencia en la segunda lista de seleccin con la cual se desea relacionar el trmite. Si desea vincular con todas las audiencias del perfil seleccione Todas las audiencias. Seleccione el Tema y Subtema apropiado para clasificar el trmite. El listado de temas y subtemas cambia dependiendo del perfil del usuario(s) que haya(n) sido elegido(s) en el campo anterior. Presione el botn Adicionar, o si desea eliminar alguna que ya ha sido seleccionada, escjala y presione el botn Retirar. Las opciones elegidas se reflejarn en el recuadro eventos seleccionados.

La administracin de estas de esta clasificacin temtica es responsabilidad del Portal del Estado Colombiano. Para la clasificacin temtica del trmite usted debe analizar la informacin que se presenta, pensando en el usuario final. Igualmente debe relacionar el trmite con tantos Perfiles / Audiencias/ Temas / Subtemas como sea necesarios, pero siempre desde el punto de vista del ciudadano.

Guarde los cambios realizados Ninguna de las modificaciones realizadas mediante los pasos anteriores de esta tarea queda grabada en la base de datos hasta que usted haga clic el botn [Salvar]. Si usted abandona esta pantalla sin grabar la informacin en la base de datos, nada del trabajo se reflejar en el SUIT.

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Figura 32. Guardar trmite - informacin general

Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Pulse el botn [Salvar] localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Cargue o actualice la informacin de Trmites Existen Entidades que ya cuentan con trmites y servicios en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT, por lo tanto, es necesario que indague primero si se encuentra o no para saber si debe crearlo o solamente actualizar su informacin, entonces: En el men principal escoja del mdulo Trmites y Servicios. Seleccione la opcin Buscar Trmites y Servicios.

Figura 33. Mdulo Trmites y Servicios

Existen varias opciones de bsqueda:

Figura 34. Opciones de Bsqueda

1. Primera opcin de bsqueda: en la parte superior del abecedario haga clic en la letra correspondiente a la letra inicial del trmite que busca, se desplegarn todos los trmites que tenga en su nombre esta letra como inicial. Una vez lo encuentre del listado de resultados, dar clic sobre el nombre del trmite para poder ver el contenido de trmite. 2. Segunda opcin de bsqueda: busque el trmite por cualquiera de los criterios, puede diligenciar uno o varios campos del formato, luego presione el botn [Buscar], pulse el trmite que va a ser actualizado que debe aparecer en el listado de resultados. 3. Tercera opcin de bsqueda: presione el botn [Buscar], aparecer la lista de todos los trmites de
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su Entidad, luego pulse clic sobre el nombre del trmite el que va ser objeto de actualizacin. Debe tener en cuenta las siguientes observaciones: Si busca por el nombre del trmite, no es necesario poner el nombre completo. Digite en el espacio del campo de nombre una palabra o parte de una palabra que haga parte del nombre y sea exclusiva de ste. Despus oprima el botn Buscar. Pulse el trmite que desea actualizar, la informacin que lo constituye est clasificada en cinco (5) secciones o pestaas tituladas: Informacin General, Lugares y Fechas, Pasos y Requisitos, Respuesta, Normas y Estadsticas y Verificacin.

Figura 35. Buscador de trmite

3.10.1.2

Lugares y Fechas

En esta seccin se ingresan los datos de las fechas en las cuales se pueden o deben realizar los trmites, al igual que indicar las sedes o puntos de atencin que se encuentran habilitadas para realizar dichos procesos. Las opciones de En cualquier fecha:, En periodos determinados: y Peridicamente: son excluyentes entre s por lo cual solo se puede seleccionar una de estas opciones. Seleccione la opcin que ms se acomode a la informacin del trmite. La Sedes o Puntos de atencin que se muestran en pantalla dependen directamente de las sedes o puntos de atencin que se hayan ingresado en la informacin de la Entidad.

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Figura 36. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el trmite

Cargue o actualice las fechas en las que se debe o puede realizar un trmite Ingrese y seleccione los datos correspondientes a los siguientes campos: Fechas en que se debe o puede realizar el trmite: active la opcin que ms se acomode a la En cualquier fecha: active est opcin si el trmite se puede realizar en cualquier fecha. o Comentarios adicionales: estos comentarios se activan si seleccion la opcin En cualquier fecha: por lo cual debe ingresar comentarios adicionales. En perodos determinados: active est opcin si el trmite tiene periodos determinados para su realizacin y diligencie los campos Desde:, Hasta: y Comentario: o Desde: abra la seleccin y elija del calendario que se despliega la fecha en que inicia el perodo de realizacin del trmite. o Hasta: abra la seleccin y elija del calendario que se despliega la fecha en que termina el perodo de realizacin del trmite. o Comentario: ingrese comentario relacionado con las fechas en las que se debe realizar el trmite (opcional). Para finalizar oprima el botn Adicionar Perodo. Si requiere incluir ms perodos, repita las indicaciones anteriores. Los perodos incluidos se reflejarn en la lista de perodos seleccionados.
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Peridicamente: active esta opcin para el caso en que el trmite se debe realizar nuevamente despus de un perodo de tiempo determinado; especifique el(os) perodo(s) de tiempo, entonces deber diligenciar los campos: o Cada: escriba el nmero y seleccione la medida de tiempo correspondiente al trmite (das, horas, minutos, meses, aos). o Notas Especiales acerca de los horarios: describa las observaciones especiales con respecto a los horarios, incluya horarios diferentes a los incluidos en el formato Datos generales de la Entidad.

Para establecer la fecha en la cual se debe o puede realizar un trmite debe tener presente:

Figura 37. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el trmite - Mdulo Trmites (Campos activos)

Para describir los horarios de atencin al usuario se debe tener en cuenta el Decreto 2150 de 1995 artculos 2 y 32, respecto a los Horarios extendidos, y la Ley 92 de 2005 artculo 9 sobre la obligacin de atender al pblico. Solamente puede utilizar una eleccin de perodo de tiempo por trmite.

Cargue o actualice el Lugar y horarios en que se puede realizar el trmite

Figura 38. Seccin Lugar y horarios en que se puede realizar el trmite - mdulo Trmites
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: Sedes / Puntos de Atencin: seleccione cada uno de los lugares en donde se puede solicitar el trmite. Cheque en la columna Seleccionar aquellos lugares en donde se puede solicitar el trmite y, si lo desea, puede incluir una nota en los campos de texto ubicados en la columna Comentario. Si desea adicionar todos los puntos y sedes de atencin registrados en la tabla, haga clic en el link Todos. Si desea eliminar una opcin ya seleccionada, haga clic sobre el campo de chequeo de la columna Seleccionar correspondiente a la sede o punto de atencin. Recuerde que para hacer efectivos los cambios, debe hacer clic sobre el botn Guardar.

Debe tener en cuenta las siguientes observaciones: Para diligenciar los campos correspondientes a Sedes / Puntos Atencin, debe ingresar previamente la informacin completa de la Entidad al realizar la tarea ingreso de datos generales en opcin sedes y puntos de atencin. Puede seleccionar los valores que necesita de la tabla Sedes / Puntos Atencin haciendo clic en el botn de chequeo ubicado en la columna [seleccionar], el sistema almacenar los valores seleccionados. Si desea adicionar uno o ms valores de la lista Sedes / Puntos Atencin debe repetir los pasos descritos. Puede retirar uno o ms valores de los escogidos en la tabla Sedes / Puntos Atencin, para ello debe seleccionar los botones de chequeo ubicados en la columna [Seleccionar] y accionar el botn Guardar, el sistema guardar los valores seleccionados.

Figura 39. Puede ingresar todas las sedes o puntos de atencin que necesite

Cuando el usuario haga clic sobre el botn Guardar, ubicado en la esquina inferior derecha el sistema debe guardar en la base de datos toda la informacin ingresada y/o modificada en esta ficha del trmite correspondiente. Puede ingresar todas las sedes o puntos de atencin necesarios para la realizacin del trmite,
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no existe un nmero lmite. Para describir los horarios de atencin al usuario se debe tener en cuenta el Decreto 2150 de 1995 artculos 2 y 32, respecto a los Horarios extendidos, y la Ley 92 de 2005 artculo 9 sobre la obligacin de atender al pblico.

Guarde los cambios realizados Ninguna de las modificaciones realizadas mediante los pasos anteriores de esta tarea queda grabada en la base de datos hasta que usted no haga clic sobre el botn [Salvar]. Si usted abandona esta pantalla sin grabar la informacin en la base de datos, nada del trabajo se reflejar en el SUIT o en la base de datos.

Figura 40. Guardar Trmite y fecha

Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Pulse el botn [Salvar] localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

3.10.1.3

Pasos y requisitos

Cargue o actualice los requisitos para la realizacin del Trmite Para el desarrollo de este paso es conveniente tener claro el concepto de pasos y requisitos: Requisitos: son las condiciones necesarias para la obtencin del producto o servicio procedente de la Entidad. Pasos: son las acciones o actividades que debe realizar el ciudadano o usuario para la obtencin del producto o servicio procedente de la Entidad.

Figura 41. Seccin Requisitos - mdulo Trmites


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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: 1. Tipo de requisito: seleccione de la lista el tipo de requisitos que ms se ajusta al que debe cumplir el solicitante del trmite para iniciarlo. 2. Observacin: ample la informacin sobre el requisito, describa claramente y sencilla cul es el requisito exigido por la Entidad. Si requiere adicionar enlaces a campos y/o secciones para acceder a archivos o pginas Web, relacionados con el tipo de requisito puede utilizar la barra de herramientas (actvela haciendo clic en el cono ) de esta forma podr adicionar la informacin requerida para el trmite. 3. nicamente debe diligenciar el campo URL indicando la direccin correcta y verificar que el Destino posea el valor Nueva ventana (_blank). 4. La informacin ingresada aparecer en la lista de requisitos seleccionados.

Figura 42. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para tipo de requisito

Debe tener en cuenta las siguientes observaciones: No debe confundir el(los) requisito(s) con el(los) paso(s) que debe seguir el ciudadano para la realizacin del trmite. Es posible la edicin de los requisitos asociados a un trmite, para ello debe realizar la bsqueda, ubicarse en el mdulo Pasos y Requisitos y seleccionar el tipo de requisito que desea editar. El sistema desplegar los datos ingresados por el usuario en una tabla con las columnas Tipo, Observacin, ubicada al final de la seccin Requisitos. Cargue o actualice los documentos necesarios para la realizacin del trmite Para el desarrollo de este paso es necesario saber cul es la definicin de documento: Escrito que sirve para ilustrar, acreditar, o como medio de prueba para demostrar algn hecho. Tomemos como ejemplo el documento de identidad, el cual acredita la nacionalidad, edad, o ciudad de nacimiento de un ciudadano (Definicin tomada de www.gobiernoenlinea.gov.co/documentos/).

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Figura 43. Seccin documentos necesarios - mdulo Trmites

Especifique cada uno de los documentos que se deben aportar para la resolucin del trmite: Tipo de documento: seleccione de la lista el tipo de documento que se ajusta al documento solicitado, puede hacer relacin con el requisito requerido. (Obligatorio). Si r equiere adicionar e nlaces a c ampos y/o s ecciones p ara a cceder a rchivos o p ginas Web, relacionados con el Tipo de documento, puede utilizar la barra de herramientas (actvela mediante el botn, localizado en la parte inferior del campo Tipo de documento) de esta forma podr adicionar la informacin adicional requerida para el trmite.

Figura 44. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de documento
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Descripcin: describa cul es el documento requerido para la realizacin del trmite sin confundirlo con el(os) paso(s) que debe seguir el ciudadano para su realizacin. Entidad que lo origina: a. Presione el botn Buscar Entidad. b. En el buscador de Entidades que se abre en una ventana emergente busque la Entidad por cualquiera de los criterios. Los criterios Nombre o Abreviatura le darn los resultados ms precisos. c. Presione el botn Buscar. d. Seleccione la Entidad que necesita a travs del cuadro de seleccin correspondiente, la cual debe aparecer en listado de resultados y presione el botn Asociar, finalmente se reflejar en el campo Entidad que Origina. Otra Entidad: escriba el nombre de la Entidad que corresponda. Este campo solamente se utiliza cuando la Entidad que origina el documento no aparece en base de datos de Entidades del estado que originan trmites. Atributo del documento: seleccione de la lista la opcin que corresponda con la forma de presentacin del documento solicitado, haga clic en [Adicionar], el atributo seleccionado se mostrar en la lista inferior, para quitarlo de la lista haga clic en [Retirar]. Relacin con un requisito: seleccione de la lista la opcin que vincule al documento con uno de los requisitos ya incluidos. Presione el botn Adicionar Documento. Se reflejar en la lista de documentos seleccionados. Debe tener en cuenta las siguientes observaciones: La mayora de documentos garantizan un requisito, como ejemplo tenemos que el requisito en cierto trmite es ser mayor de 18 aos, el documento que lo respalda es la cdula de ciudadana. Los campos precedidos de asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento.

Cargue o actualice los pasos que debe seguir el usuario desde el inicio del trmite hasta su finalizacin

Figura 45. Seccin pasos que debe seguir el usuario - mdulo Trmites

Describa una a una la serie de acciones que debe ejecutar el usuario de la Entidad para la realizacin
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de un trmite: Paso: especifique la accin que debe ejecutar el solicitante del trmite, no debe confundirse con un documento o un requisito. Orden: escriba el nmero de orden que corresponde el paso descrito.

Debe tener en cuenta la siguiente observacin: El paso es la accin que debe llevar a cabo el ciudadano para la realizacin del trmite, es importante tener en cuenta que el paso no es un requisito o un documento.

Cargue o actualice los datos sobre el Pago del Trmite

Figura 46. Seccin datos sobre el pago del trmite - mdulo Trmites

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: El trmite requiere pago: active la opcin Si se requiere pago para el tramite, si se activa esta opcin se desplegar el campo: Paso qu consiste en un Pago: Seleccione en cul de ellos se debe llevar a cabo este pago de la lista desplegada de los pasos incluida en el paso anterior. Fijo: active esta opcin si el pago es Fijo. Si se activa esta opcin se desplegar los campos: o Valor: escriba el dato correspondiente del costo del tramite sin incluir signos de pesos o separaciones de moneda como miles, millones. o Tipo Moneda: seleccione el tipo moneda de la lista de opciones que por lo general se debe cancelar en pesos colombianos. Variable: active esta opcin si el pago obedece a alguna condicin variable. Si se activa esta opcin aparecern dos campos que debern ser diligenciados: o Condicin: especifique cual es la condicin exigida segn la variable. o Valor: escriba el valor correspondiente segn la condicin, solo se puede incluir datos numricos. o Tipo Moneda: seleccione el tipo moneda de la lista de opciones. o Vlido hasta: seleccione del calendario que se despliega la vigencia del valor o los valores antes ingresados.

El valor que se ingresa en el campo de Variable de pago de trmite, nicamente se debe hacer en datos numricos, si la condicin obliga a incluir datos alfanumricos, es necesario incluirlos dentro del paso correspondiente al pago. Solamente se acepta una opcin sobre el tipo de pago del trmite.

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Pago Fijo

Figura 47. Seccin datos sobre el pago fijo - mdulo Trmites

Pago Variable

Figura 48. Seccin datos sobre el pago variable - mdulo Trmites

Cargue o actualice la cuenta en la que se realiza el pago del trmite

Figura 49. Seccin cuenta en la que se realiza el pago - Mdulo Trmites

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: Tipo: seleccione la opcin que corresponde al tipo de cuenta que tiene la Entidad para que le sea consignado el valor relacionado con el pago del trmite, Ej.: ahorros. Banco: seleccione el Banco en donde la Entidad tiene la cuenta para que le sea consignado el valor relacionado con el pago del trmite, Ej.: Banco Santander. Nmero de la Cuenta: escriba el nmero de cuenta del banco antes seleccionado. Presione el botn Adicionar Cuenta la informacin digitada se reflejar en la relacin de Cuenta(s) para realizar el pago. Repita las indicaciones de este paso cuantas veces se requiera otro tipo de cuentas bancarias.
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Cargue o actualice los pasos que se deben realizar al interior de la Entidad para dar solucin al trmite

Figura 50. Seccin pasos que se deben realizar al interior de la entidad - Mdulo trmites

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: Paso: describa la accin a realizar al interior de la Entidad para que se produzca el trmite. Orden: escriba el nmero de orden que corresponde al paso descrito. Hacer clic en el botn Adicionar Paso, se adicionar el ltimo creado, los pasos adicionados se reflejarn en la relacin de pasos incluidos. Guarde los Cambios Realizados Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Hacer clic en el botn Salvar localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Figura 51. Guardar trmite Lugares y fecha

3.10.1.4

Respuesta

Cargue o actualice los datos correspondientes a la respuesta del trmite


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Figura 52. Seccin respuesta del trmite - mdulo Trmites

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Dependencia que resuelve el trmite: escriba nombre completo de la dependencia a la que corresponde la coordinacin administrativa del trmite. Cargo: especifique el nombre completo del cargo que resuelve definitivamente el trmite. Tipo de respuesta: seleccione la opcin que ms se ajuste al tipo de respuesta que se obtiene como resultado del trmite. Descripcin: describa con mayor claridad, la respuesta que se obtuvo como resultado del trmite. Condicional: diligencie este campo en caso de respuestas condicionales, describiendo la condicin que se debe aplicar para recibir esta respuesta. Hacer clic el botn Adicionar o Retirar para incluir o eliminar los atributos elegidos. Si necesita incluir ms clases de atributos de la respuesta, repita la indicacin anterior el nmero de veces necesario, el resultado se reflejar en la lista de atributos seleccionados. Forma de envo de la respuesta: Seleccione la forma de envo del resultado o respuesta del trmite.

Hacer clic en el botn Adicionar o Retirar para incluir o eliminar las formas de envo elegidas. Si necesita incluir ms Formas de envo de la respuesta, repita la indicacin anterior el nmero de veces necesario, el resultado se reflejar en la lista Formas de envo seleccionadas. Plazo para dar la respuesta: escriba en el recuadro el nmero de tiempo en el cual se le da respuesta a una solicitud del trmite: - De la lista de seleccin, elija la unidad de medida de tiempo (minutos, horas, das, meses,
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aos). Aproximado: Active este campo si es necesario.

Hacer clic en el botn Adicionar Respuesta para incluir todos los datos registrados relacionados con respuesta. Si es necesario incluir otras formas de respuesta repita todas las indicaciones.

Cargue o actualice el dato correspondiente a Seguimiento al Ciudadano

Figura 53. Seccin pasos Seguimiento del Ciudadano - mdulo Trmites

Seleccione el dato correspondiente al siguiente campo: Seguimiento del ciudadano: active la opcin apropiada de acuerdo al trmite. Si selecciona la opcin Si, se desplegarn los campos correspondientes a: o Medios: ingrese la respectiva informacin referente a seguimiento al ciudadano de los siguientes campos: o Tipo de medio: elija de la lista el medio que tiene la Entidad para que el ciudadano pueda hacer seguimiento al trmite. o Descripcin: especifique en qu consiste o cmo se accede al medio que puede realizar este paso. Ejemplo: si el medio por el que se puede realizar el paso es a travs de la pgina Internet de la Entidad, se debe escribir el sitio Web (URL) a donde el ciudadano va acceder. Igualmente, si es a travs de una lnea telefnica mencionar su nmero con las extensiones exactas.

En conclusin, se trata de detallar los datos que el ciudadano debe conocer para ejecutar el paso que se est incluyendo. Presione el botn Adicionar Medio, incluir todos los datos ingresados en los campos pertenecientes a este paso. Los resultados se vern reflejados en la lista de medios seleccionados.

Cargue o actualice el dato correspondiente a Vigencia del Trmite


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Figura 54. Seccin Vigencia del trmite - Mdulo Trmites

Cantidad: ingrese en cantidad el nmero que corresponda a la vigencia del trmite, en el campo correspondiente seleccione una opcin a la cual corresponda de acuerdo a la lista desplegable. Cuando no necesita ingresar una cantidad debe seleccionar de la lista la opcin Todos e ingresar un comentario. Comentario: ingrese un comentario relacionado con la vigencia del trmite.

Presione el botn Adicionar Vigencia, incluir todos los datos ingresados en los campos pertenecientes a este pas. Si desea incluir ms vigencias repita todas las indicaciones anteriores. Los resultados se vern reflejados en la lista de medios seleccionados. Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Pulse el botn Salvar localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Guarde los Cambios Realizados Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Pulse el botn [Salvar] localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Figura 55. Guardar dato vigencia del trmite

3.10.1.5

Normas y estadsticas

En la pestaa de Normas y Estadsticas se ingresa la informacin correspondiente a las normas que respaldan los trmites (Acuerdos, circulares, leyes, estatutos, decretos, etc.), la interdependencia entre los trmites anteriormente registrados y el nuevo trmite, la informacin estadstica de algunos tems correspondientes al ao anterior y la informacin de racionalizacin del trmite. La pestaa completa se puede observar en la siguiente imagen.
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Figura 56. Pestaa de Normas y Estadsticas - Mdulo Trmites


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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Cargue o actualice los datos correspondientes a la normatividad que regula el Trmite

Figura 57. Seccin normatividad que regula un trmite - Mdulo Trmites

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Tipo de Norma: elija de la lista de seleccin el tipo de la norma corresponde. Si requiere adicionar enlaces donde se pueda acceder archivos o pginas Web, relacionados con la norma puede utilizar la barra de herramientas (actvela haciendo clic en el cono ) de esta forma podr adicionar la informacin adicional requerida para el trmite.

Figura 58. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de Norma

Nmero: escriba el nmero de la norma y su nombre, incluyendo los artculos que tienen referencia con el trmite. Ao: escriba el ao en que fue expedida la norma. Artculo: ingrese el artculo o los artculos relacionado con la norma. Haga clic en el Botn Adicionar Articulo.
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Presione el botn Adicionar Norma, el cual adiciona la totalidad de informacin ingresada al respecto, incluyendo los artculos. Si requiere adicionar ms normas repita las indicaciones anteriores, los resultados se vern reflejados en la lista de Normas. Si desea borrar alguna disposicin legal marque el recuadro correspondiente y hacer clic en el botn Borrar. En el campo Nmero es indispensable escribir el nmero del soporte jurdico y el articulado que hace relacin al trmite, as mismo, en este recuadro se escribe el nombre de la disposicin legal, como en el caso del trmite Solicitud para obtener la Nacionalidad Colombiana del Ministerio de Relaciones Exteriores en donde una de sus normas es el Decreto 1869 Cdigo de Procedimiento Civil, artculo 259, Ao 1993.

Cargue o actualice los datos correspondientes a la relacin del trmite con otros trmites precedentes

Figura 59. Seccin relacin del trmite con otros trmites - mdulo Trmites

La informacin que se incluya en este paso es de vital importancia para llevar a cabo un anlisis sobre aquellos trmites debe realizar el ciudadano previamente para iniciar el trmite en su Entidad. De esta manera, se pretende lograr una racionalizacin de trmites transversal a varias Entidades la Administracin Pblica Colombiana. Asimismo, se pretende disminuir los pasos que deben ejecutar tanto los ciudadanos como las Entidades a su interior, reduciendo requisitos, documentos, demoras y costos innecesarios. Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Hacer clic en el botn Buscar Trmite: en el buscador de trmites que se abre en el marco principal busque el trmite que se relaciona con el que est siendo cargado o actualizado por cualquiera de los criterios, el criterio Nombre le dar un resultado ms preciso. No es necesario escribir todo su nombre solamente con alguna palabra y presionando <Enter> puede encontrase fcilmente. Los resultados se reflejarn en la lista de trmites seleccionados. Puede presionar el botn Retirar si desea eliminar algn trmite que no corresponda. Cargue actualice las estadsticas sobre el trmite Ingrese y seleccione los datos correspondientes a los campos de texto: Diligencie los campos correspondientes a Valor Ao Anterior y Valor Ao Vigente. Presione el botn Actualizar Indicadores, actualiza el ao del valor anterior y del ao vigente del indicador.
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Figura 60. Seccin Estadsticas - mdulo Trmites

Los indicadores que se muestran en este paso fueron incluidos de manera previa por el Administrador del DAFP (Departamento Administrativo de la Funcin Pblica), solamente debe actualizar los valores del campo valor ao vigente. Cargue o actualice la informacin sobre racionalizacin del trmite

Figura 61. Seccin Racionalizacin del trmite - mdulo Trmites

La informacin que incluya en este paso corresponde a los datos de trmites que han sido racionalizados alguna vez. Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Tipo de Racionalizacin: seleccione el tipo de racionalizacin realizada. Descripcin Antes: describa la racionalizacin realizada y los resultados obtenidos para el proceso actual. Descripcin Despus: describa la racionalizacin realizada y los resultados obtenidos para el proceso que est ingresando.
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Fecha de racionalizacin: pulse la flecha, del calendario que se despliega seleccione la fecha en que se llev a cabo la racionalizacin. Tipo Norma: escriba el tipo de norma con que se oficializ la racionalizacin. Si requiere adicionar enlaces a campos y/o secciones para acceder archivos o pginas Web, relacionados con el tipo de soporte jurdico puede utilizar la barra de herramientas (actvela mediante el botn, localizado en la parte inferior del campo tipo de requisito) de esta forma podr adicionar la informacin adicional requerida para el trmite.

Figura 62. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para el Tipo de Norma

Acta: Si elije la opcin Acta se deshabilita el listado Tipo de Norma

Figura 63. Si elije la opcin Acta se deshabilita el listado Soporte Jurdico

Ao Norma: diligencie los datos correspondientes en relacin con la norma que se est ingresando.

Presione el botn Adicionar Racionalizacin, para adicionar el ltimo registro creado y podr visualizar en la parte inferior toda la informacin referente a racionalizacin del trmite. Guarde los Cambios Realizados
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Figura 64. Guardar Trmite Normas y Estadsticas

3.10.1.6

Verificacin Entidad

En la ltima pestaa del formulario de trmites se encuentra la pestaa de Verificacin Entidad la cual contiene informacin del administrador vigente en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, responsable de la verificacin ingresada al sistema por parte de la entidad. Esta pestaa es solo informativa.

Figura 65. Guardar Trmite Normas y Estadsticas

3.10.1.7

Exporte la Informacin Sobre Racionalizacin del Trmite

Ingrese por la siguiente ruta (MEN DE HERRAMIENTAS Trmites y Servicios Buscar Trmites y Servicios), y realice la bsqueda de los trmites que desea exportar.

Figura 66. Bsqueda de trmites

Seleccione la opcin Exportar Datos, ubicada en la parte inferior de la seccin Resultados de la


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bsqueda.

Figura 67. Exportar los datos de los trmites consultados

Una vez ejecutado el vinculo Exportar Datos, se presenta un mensaje informando que se va a descargar un archivo en formato .zip (comprimido) y que para abrir el archivo requiere de una herramienta que con la cual se pueda descomprimir dicho archivo.

Figura 68. Ventana de informacin y decisin

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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA La descompresin del archivo se puede realizar con la utilidad de extraccin que posee Windows Xp en adelante o con herramientas libres y/o gratuitas como es el caso de 7-Zip. En la parte inferior del mensaje existe un enlace para descargar la herramienta 7-Zip desde Internet. Despus de descomprimir el archivo se puede consultar el archivo de Excel con los trmites consultados.

Figura 69. Hoja de Excel con los trmites consultados

3.10.1.8

Estados de un trmite

Un trmite creado no est aun publicado en el SUIT, de igual modo, para ejecutar alguna modificacin sobre un trmite publicado, es necesario que la modificacin sea autorizada por el Administrador Central el cual revisa el cambio que la Entidad pretende realizar de tal manera que la aprueba o desaprueba. El Portal del Estado Colombiano debe verificar cuidadosamente la informacin sobre el trmite, pues lo que queda publicado en este sistema corresponde a la informacin oficial y nica sobre el trmite, y ningn funcionario de la Entidad podr exigir documentos o requisitos diferentes a los aqu publicados. Es por esta razn que los trmites, despus de haber sido cargados en el sistema o si es necesario realizar alguna modificacin, deben pasar por la aprobacin de la administracin central del SUIT, esto conlleva a que el trmite pase por una serie de estados que se muestran a continuacin:

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Figura 70. Proceso para publicar un trmite

3.10.1.9

Aprobacin para publicacin de un trmite creado

Figura 71. Accin de un trmite

En el men principal escoja la opcin Tareas Pendientes del mdulo Tareas. En el listado de tareas pendientes que se abre en el marco principal busque el trmite que desea enviar para aprobacin. Si antes de enviar el trmite a aprobacin desea comprobar la forma en la que el ciudadano ver la informacin sobre el trmite, con el botn principal del ratn pulse el cono preview ( ). Una vista previa de lo que ver el ciudadano al entrar a la informacin sobre el trmite aparecer en una ventana emergente. Cierre la ventana emergente de vista previa para continuar. Bajo la columna Accin, de la lista que aparece, seleccione la opcin Enviar para aprobacin. Si desea aadir comentarios adicionales para que sean ledos y tenidos en cuenta por el aprobador de trmites, siga estas instrucciones: Haga clic sobre el cono ( ) que aparece en la columna Comentarios. Aparecer una ventana emergente
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA con el formulario para hacer comentarios. Introduzca su comentario en el campo de texto destinado para tal fin. Haga clic sobre el botn Hacer Comentario, el comentario deber aparecer en la tabla localizada en la parte superior de la ventana emergente. Repita el procedimiento si desea agregar ms comentarios, para terminar el procedimiento de aadir comentarios, hacer clic en Cerrar Ventana.

Figura 72. Comentario de un trmite

Para realizar la aprobacin del trmite, presione la flecha campo Accin.

localizada inmediatamente a la derecha del

Figura 73. Aprobacin de un trmite

En la pantalla de Tareas Pendientes usted encontrar los trmites que se encuentran En edicin o En Correccin por parte del aprobador de trmites. Usted puede modificar stos elementos y enviarlos para ser aprobados y publicados. Con este paso finaliza la tarea Cargue o actualice la informacin de trmites.
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3.10.1.10 Modificacin de Trmites Publicados En el resultado de la bsqueda de trmites desde el men trmites seleccione el trmite a modificar, el cual debe estar en estado Publicado. Bajo la columna Accin, seleccione la opcin Enviar para actualizacin o Enviar para edicin. Si desea incluir comentarios adicionales para que sean ledos y tenidos en cuenta por el aprobador de trmites, siga estas instrucciones:

Figura 74. Haga clic sobre el icono comentarios

Comentarios. Aparecer una ventana emergente con el formulario para hacer comentarios. o Introduzca su comentario en el campo de texto destinado para tal fin. o Hacer clic sobre el botn Hacer Comentario.

El comentario deber aparecer en la tabla localizada en la parte superior de la ventana emergente, para terminar el procedimiento de aadir comentarios, hacer clic en Cerrar Ventana.

Figura 75. Hacer comentario de un trmite

En comentario en caso de modificacin de un trmite publicado es obligatorio, si no ingresa ningn comentario aparece el siguiente mensaje.
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Figura 76. Mensaje de advertencia para la accin de un trmite

Para someter el trmite a adicin o actualizacin, presione la flecha derecha del campo Accin.

localizada inmediatamente a la

Las acciones Enviar para Edicin y Enviar para Actualizacin se muestran nicamente para trmites publicados. Cuando el trmite cambia a estado En Edicin este no queda publicado en el Portal del Estado Colombiano. Cuando el Trmite cambia a estado En Actualizacin este trmite se actualizara apenas se autorice su actualizacin Portal de Estado Colombiano.

Figura 77. Enviar trmite a actualizacin o edicin

3.10.1.11 Bsqueda del trmite

En la opcin Buscar Trmites podr buscar los trmites por diferentes opciones: Bsqueda General

Figura 78. Buscador general de trmites

Nombre: ingrese el nombre del Trmite, puede ingresar parte del nombre o digitar el nombre completo. Perfil: seleccione una de las opciones que presenta la lista de perfil como ciudadano, empresario, servidores pblicos. Sector: seleccione una de las opciones que presenta la lista de los sectores administrativos.
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Buscar Entidad: al hacer clic en el botn Buscar Entidad se presentar una nueva pantalla donde despliegan campos de bsqueda adicionales para una Entidad.

Figura 79. Buscador de entidades

Bsqueda Avanzada

Figura 80. Buscador avanzado de trmites

Nombre: ingrese el nombre del Trmite, puede ingresar el nombre completo o una parte del nombre. Perfil: seleccione una de las opciones de la lista como son Ciudadanos, empresarios, Servidores pblicos. Sector: seleccione una de las opciones de la lista de los sectores administrativos. Buscar Entidad: haga clic sobre el botn y seleccione una Entidad. Situacin Laboral: seleccione una de las opciones de la lista. Tipo de Trmite: seleccione una de las opciones de la lista. Estado: seleccione una de las opciones de la lista. Edad: seleccione una de las opciones de la lista. Trmite realizado por medios electrnicos: marque una de las opciones. Grupos Especiales: seleccione una de las opciones de la lista. Trmites Visibles desde el Portal del Estado Colombiano: marcar la casilla si la consulta de resultados quiere realizarla visibles al ciudadano. Trmite: cuadro de chequeo para buscar y mostrar la informacin de trmites. Servicio: cuadro de chequeo para buscar y mostrar la informacin de trmites.
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Presione el botn Buscar. El resultado de la bsqueda se mostrar en un listado de la siguiente forma:

Figura 81. Resultado buscador de trmites

Puede editar una Entidad al hacer clic sobre el Nombre del Trmite, el cual se encuentra subrayado y donde aparecer una mano que indica que puede ser consultado. Para borrar uno o varios Trmites, se deben marcar en la columna Borrar y posteriormente hacer clic en el botn Borrar. Otra opcin de bsqueda es haciendo clic en la letra correspondiente a la letra inicial del trmite que busca, se desplegarn todos los trmites que tenga al comienzo de su nombre esta letra como inicial. Una vez lo encuentre del listado de resultados, plselo para traer el contenido de su informacin y pueda actualizarla.

3.10.2 Registrar Servicios

Cuenta con dos opciones que permiten registrar, editar y eliminar servicios.

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Figura 82. Men mdulo de Trmites y Servicios

En el Portal del Estado Colombiano (SUIT) se encuentran publicados los servicios que en su Entidad se originan, los cuales estn dirigidos a los Ciudadanos, Empresarios y Servidores Pblicos, se debe brindar una informacin oportuna, completa y veraz sobre los mismos, por lo tanto, debe cargar o actualizar dicha informacin de manera permanente. Esto debido a que brinda disponibilidad y veracidad de la informacin publicada sobre servicios en el Portal del Estado Colombiano (SUIT), para que el ciudadano que accede a ella pueda obtener un resultado desde varios puntos de consulta, evitando demoras en consultas personalizadas y facilitando las relaciones con la Administracin Pblica.

3.10.2.1

Informacin General

Cargue o actualice los datos correspondientes a la Seccin Informacin General del Servicio

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Figura 83. Seccin informacin general del Servicio - mdulo Servicios

Ingrese los datos correspondientes a los campos de esta seccin: Tipo: indique la caja de chequeo en el servicio del cual se va ingresar la informacin. Nombre del Servicio: incluya en este recuadro el nombre del servicio, el cual debe estar definido por la accin que se realiza el ciudadano, normalmente es una solicitud, suscripcin, registro, presentacin o pago, para obtener un producto o servicio especfico que ste requiera. Deber enunciarse en forma clara, corta y precisa. Tipo de Servicio: seleccione de la lista la categora que ms se ajuste a la definicin del servicio. En qu consiste: describa de manera clara y sinttica de qu se trata el servicio. El propsito es contextualizar y describir el nombre del servicio, se debe redactar teniendo en cuenta el siguiente orden: Tipo de Servicio que brinda la institucin hacia el ciudadano, empresario, o servidor pblico. Indicar qu se espera obtener, mencionando el nombre del servicio. Servicio realizado por medios electrnicos: seleccione de la lista la opcin apropiada segn el servicio si cuenta con este en medio electrnico. Servicio XML: si dispone de una direccin IP donde se publique una actualizacin peridica del servicio, marque en esta opcin Si, el sistema automticamente le mostrara un campo de texto donde debe ingresar dicha direccin electrnico o URL.

Los campos precedidos con asterisco (*) son de obligatorio cumplimiento.

Cargue o actualice la informacin A quin est dirigido el servicio Seleccione la opcin adecuada en los siguientes campos de seleccin: A quin est dirigido el Servicio: seleccione la opcin Todos si el servicio est dirigido tanto a personas naturales como jurdicas se activarn todas las opciones pertenecientes a cada clasificacin "Ciudadanos" (Ciudadano Colombiano, Ciudadano Extranjero, Residente), "Edad" (Mayor de Edad, Menor de Edad) y "Persona Jurdica" (Derecho Pblico, Derecho Privado), como se detalla en la siguiente figura: Deshabilite la opcin Todos, si el servicio no est dirigido tanto a personas naturales como jurdicas se
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desasociaran todas las opciones pertenecientes a cada clasificacin "Ciudadanos" (Ciudadano Colombiano, Ciudadano Extranjero, Residente), "Edad" (Mayor de Edad, Menor de Edad) y "Persona Jurdica" (Derecho Pblico, Derecho Privado), como se detalla en la siguiente figura:

Figura 84. Seccin a quien est dirigido el Servicio persona natural

1. Persona natural: de las siguientes opciones, seleccione las que ms se ajustan al servicio: Ciudadano: seleccione una o varias opciones simultneamente segn el servicio. Solamente elija una opcin si est se ajusta de manera precisa al servicio, de lo contrario no es necesario que marque alguna. Edad: seleccione una o varias opciones simultneamente segn el servicio. Solamente elija una opcin si est se ajusta de manera precisa al servicio, de lo contrario no es necesario que marque alguna. Situacin laboral: seleccione la situacin laboral que corresponda si aplica para el servicio y hacer clic en el botn Adicionar, si necesita incluir ms opciones repita esta indicacin, si por el contrario desea eliminar una ya escogida, seleccinela y hacer clic en el botn Retirar, el resultado se desplegar en el recuadro situaciones seleccionadas. Solamente elija la(s) opcin(es), si est(s) se ajusta(n) de manera precisa al servicio, es decir, nicamente se toma la opcin si el servicio est dirigido de manera exclusiva a personas en determinada situacin laboral, de lo contrario no es necesario que marque alguna. Caractersticas especiales: seleccione de la lista la opcin de caracterstica especial que corresponda segn a quien est dirigido el servicio y oprima el botn [Adicionar], si necesita incluir ms opciones repita este proceso, si por el contrario desea eliminar una ya escogida, seleccinela y hacer clic en el botn Retirar. Solamente elija la(s) opcin(es) si sta(s) se ajusta(n) de manera precisa al servicio, de lo contrario no es necesario que marque alguna.

2. Persona jurdica: Seleccione una de las opciones o las dos si es necesario.

Figura 85. Seccin A quien va dirigido el Servicio persona jurdica

Cargue o actualice la informacin Clasificacin Temtica

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Figura 86. Seccin Clasificacin Temtica - mdulo Servicios

El servicio debe estar clasificado en un tema dependiendo de en qu consiste el servicio y del perfil del(os) usuario(s) que lo debe(n) realizar (Ciudadanos, y/o Empresarios y/o Servidores Pblicos), de esta manera podr consultar en el SUIT el servicio que necesita no solo por el nombre si no por el tema y segn la clasificacin temtica del servicio. Seleccione los datos correspondientes a los siguientes campos: Elija en Clasificacin temtica la opcin que corresponda segn el perfil del(os) usuario(s) quienes son objeto del servicio. Puede seleccionar entre ciudadanos, empresarios o servidores pblicos, de acuerdo con la eleccin se refrescar la pantalla. Escoja el Tema y Subtema apropiado para clasificar el servicio, el listado de temas y subtemas cambia dependiendo del perfil del(os) usuario(s) que haya(n) sido elegido(s) en el campo anterior. Hacer clic en Adicionar, o si desea eliminar alguna que ya ha sido seleccionada, escjala y presione el botn Retirar. Las opciones elegidas se reflejarn en el recuadro eventos seleccionados.

Cada vez que elija una opcin en los campos Tema y Subtema, la pgina se refrescar para cargar el listado de opciones dependientes de la opcin elegida. Usted puede relacionar el servicio con tantos Perfiles / Temas / Subtemas como sea necesarios, pero siempre desde el punto de vista del ciudadano.

Guarde los Cambios Realizados Ninguna de las modificaciones realizadas mediante los pasos anteriores de esta tarea queda grabada en la base de datos hasta que usted haga clic el botn Salvar. Si usted abandona esta pantalla sin grabar la informacin en la base de datos, nada del trabajo se reflejar en la base de datos.

Figura 87. Guardar Servicio

Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Hacer clic en el botn Salvar localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

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3.10.2.2 Lugares y Fechas

Cargue o actualice las fechas en las que debe o puede realizar un servicio

Figura 88. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el servicio - Mdulo Servicios

Ingrese y seleccione los datos correspondientes a los siguientes campos: Fechas en que se debe o puede realizar el servicio: active la opcin que corresponda de acuerdo al servicio: En cualquier fecha: active esta opcin si es la opcin apropiada. o Comentarios Adicionales: si seleccion la opcin En cualquier fecha deber ingresar comentarios adicionales. En perodos determinados: si esta es la opcin que corresponde, actvela y diligencie los campos: o Desde: abra la seleccin y elija del calendario que se despliega, la fecha en que inicia el perodo de realizacin del servicio. o Hasta: abra la seleccin y elija del calendario que se despliega, la fecha en que termina el perodo de realizacin del servicio. o Comentario: relacionado con las fechas en las que se debe realizar el servicio (Opcional). Hacer clic en el botn Adicionar Perodo. Si requiere incluir ms perodos, repita las indicaciones anteriores. Los perodos incluidos se reflejarn en la lista de perodos seleccionados. Peridicamente: active esta opcin para el caso en el que el servicio se debe realizar nuevamente despus de un perodo de tiempo determinado. Especifique el(os)perodo(s) de tiempo, entonces deber diligenciar los campos:
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA o o Cada: escriba el nmero y seleccione la medida de tiempo correspondiente al servicio (das, horas, minutos, meses, aos). Notas Especiales acerca de los horarios: describa las observaciones especiales con respecto a los horarios, incluya horarios diferentes a los incluidos en el formato Datos generales de la Entidad.

Figura 89. Seccin fecha en que se debe o puede realizar el Servicio

Para describir los horarios de atencin al usuario se debe tener en cuenta el Decreto 2150 de 1995 artculos 2 y 32, respecto a los Horarios extendidos, y la Ley 92 de 2005 artculo 9 sobre la obligacin de atender al pblico.

Cargue o actualice el Lugar y horarios en que se puede realizar el Servicio

Figura 90. Seccin Lugar y horarios en que se puede realizar el servicio - Mdulo Servicios

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: Sedes / Puntos de Atencin: seleccione cada uno de los lugares en donde se puede solicitar el servicio. En la columna Seleccionar haga clic sobre aquellos lugares en donde se puede realizar el servicio, si lo desea, puede incluir una nota en los campos de texto ubicados en la columna Comentario.

Si desea adicionar todos los puntos haga clic en el link Todos. Si desea eliminar una opcin ya seleccionada, haga clic sobre el campo de chequeo de la columna Seleccionar, recuerde que para hacer efectivos los cambios, debe hacer clic sobre el botn Guardar.
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Para diligenciar los campos correspondientes a Sedes / Puntos Atencin, debe ingresar previamente la informacin completa de la Entidad al realizar la tarea ingreso de Datos Generales de la Entidad. Puede seleccionar los valores que necesita de la tabla Sedes / Puntos Atencin haciendo clic en el botn de chequeo ubicado en la columna Seleccionar, el sistema almacenar los valores seleccionados. Si desea adicionar uno o ms valores de la lista debe repetir los pasos descritos.

Guarde los Cambios Realizados Ninguna de las modificaciones realizadas mediante los pasos anteriores de esta tarea queda grabada en la base de datos hasta que usted no haga clic en el botn Salvar. Si usted abandona esta pantalla sin grabar la informacin en la base de datos, nada del trabajo se reflejar en el SUIT o en la base de datos.

Figura 91. Guardar cambios realizados

Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Hacer clic en el botn Salvar localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

3.10.2.3

Pasos y Requisitos

Cargue o actualice los requisitos para la realizacin del Servicio Para el desarrollo de este paso es conveniente tener claro el concepto de pasos y requisitos. Requisitos: Son las condiciones necesarias para la obtencin del servicio procedente de la Entidad. Documentos: Son las pruebas documentales necesarias para la obtencin del servicio procedente de la Entidad. Pasos: Son las acciones o actividades que debe realizar el ciudadano o usuario para la obtencin del servicio procedente de la Entidad.

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Figura 92. Pestaa de Pasos y Requisitos de Servicios - Mdulo Servicios Pgina 75 de 101

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Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto:

Figura 93. Seccin Pasos y Requisitos - mdulo Servicios

Tipo de requisito: seleccione de la lista el tipo de requisito que ms se ajusta al que debe cumplir el solicitante del servicio para iniciarlo. Si requiere adicionar enlaces a campos y/o secciones para acceder archivos o pginas Web, relacionados con el Tipo de requisito puede utilizar la barra de herramientas (actvela mediante el botn, localizado en la parte inferior del campo tipo de requisito) de esta forma podr ingresar informacin adicional requerida para el servicio.

Figura 94. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para tipo de requisito

Observacin: describa claramente cul es el requisito exigido por la Entidad para obtencin del servicio. Perfil Requisito: seleccione de la lista la opcin que ms se ajuste al perfil.

Hacer clic en el botn Adicionar Requisito, para incluir los datos ingresados, si es necesario adicionar ms requisitos repita las indicaciones anteriores las veces que sea necesario. La informacin ingresada aparecer en la lista de requisitos seleccionados. No se deben confundir el(os) requisito(s) con el(os) paso(s) que debe seguir el ciudadano para la realizacin del servicio.
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Es posible la edicin de los requisitos asociados a un servicio, para ello debe realizar la bsqueda del servicio, ubicarse en el mdulo pasos y requisitos y seleccionar aquel que desea editar.

Cargue o actualice los documentos necesarios para la realizacin del Servicio Para el desarrollo de este paso es necesario saber cul es la definicin de documento: Escrito que sirve para ilustrar, acreditar, o como medio de prueba para demostrar algn hecho. Tomemos como ejemplo el documento de identidad, el cual acredita la nacionalidad, edad, o ciudad de nacimiento de un ciudadano. Especifique cada uno de los documentos que se deben aportar para realizar el servicio.

Figura 95. Documentos necesarios

1. 2.

Tipo de documento: Seleccione de la lista el tipo de documento que se ajusta al documento solicitado, puede hacer relacin con el requisito requerido. (Obligatorio) Si requiere adicionar enlaces a campos y/o secciones para acceder archivos o pginas Web, relacionados con el Tipo de documento, puede utilizar la barra de herramientas (actvela mediante el botn , localizado en la parte inferior del campo Tipo de documento) de esta forma podr adicionar la informacin adicional requerida para el servicio.

Figura 96. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de documento Pgina 77 de 101

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3. 4. Descripcin: describa cul es el documento requerido para la realizacin del servicio, sin confundirlo con el(os) paso(s) que debe seguir el ciudadano para la realizacin del servicio. Entidad que lo origina: Hacer clic en el botn Buscar Entidad. En el buscador de Entidades que se abre en una ventana emergente busque la Entidad por cualquiera de los criterios. Los criterios Nombre o Abreviatura le darn los resultados ms precisos. Hacer clic en el botn Buscar. Seleccione la Entidad que necesita a travs del cuadro de seleccin correspondiente, la cual debe aparecer en listado de resultados y hacer clic en el botn Asociar. Finalmente se reflejar en el campo Entidad que Origina. Otra Entidad: escriba el nombre de la Entidad que corresponda. Este campo solamente se utiliza cuando la Entidad que origina el documento no aparece en base de datos de Entidades del estado que originan servicios. Atributo del documento: seleccione de la lista la opcin que corresponda con la forma de presentacin del documento solicitado, haga clic en Adicionar, el atributo seleccionado se mostrara en la lista inferior, para quitarlo de la lista haga clic en Retirar. Relacin con un requisito: seleccione de la lista la opcin que vincule este documento con uno de los requisitos ya ingresados. Datos relevantes del Documento: ingrese y seleccione los datos necesarios para diligenciar los campos de texto correspondientes: Dato: especifique los datos relevantes del documento que son necesarios para el procesamiento del servicio. Tipo de dato: seleccione la opcin que corresponda segn el dato escrito en el campo anterior. Codificacin: defina si la Entidad utiliza un cdigo para este dato. Hacer clic en el botn Adicionar o Retirar, segn sea el caso para incluir o eliminar la informacin de estos campos, los resultados se vern reflejados en la lista Datos relevantes. Repita estas indicaciones si desea incluir ms datos relevantes del documento.

5.

6.

7. 8.

Figura 97. Seccin documentos necesarios - Mdulo Servicios


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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA La mayora de documentos garantizan un requisito, como ejemplo tenemos que el requisito en cierto servicio es ser mayor de 18 aos, el documento que lo respalda es la cdula de ciudadana. Los campos precedidos de asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento.

Cargue o actualice los pasos que debe seguir el usuario desde el inicio del servicio hasta su finalizacin

Figura 98. Seccin pasos que debe seguir el usuario - mdulo Servicios

Describa una a una la serie de acciones o pasos que debe ejecutar el usuario de la Entidad para la realizacin de un servicio. Paso: especifique la accin que debe ejecutar el solicitante del servicio, no debe confundirse con un documento o un requisito. Orden: escriba el nmero de orden que corresponde el paso descrito.

Hacer clic en el botn Adicionar Paso para adicionar el ltimo creado. Se reflejar en la lista de Pasos seleccionados.

Cargue o actualice los datos sobre el Pago del Servicio Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: El servicio requiere pago: active la opcin si se requiere para desplegar el campo. Paso en que consiste en un Pago: de la lista de pasos incluida en el paso anterior, seleccione en cul de ellos se debe llevar a cabo este pago. Fijo: active esta opcin SI el pago es fijo, si se activa esta opcin anterior se desplegar el campo: o Valor: escriba el dato correspondiente sin incluir signos. o Tipo Moneda: seleccione el tipo moneda de la lista de opciones.
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Variable: active esta opcin si el pago obedece a alguna condicin variable, si se activa esta opcin aparecern dos campos que debern ser diligenciados: o Condicin: especifique cual es la condicin exigida segn la variable. o Valor: escriba el valor correspondiente segn la condicin, solo se puede incluir datos numricos; si la condicin obliga a incluir datos alfanumricos, es necesario incluirlos dentro del paso correspondiente al pago. o Tipo Moneda: seleccione el tipo moneda de la lista de opciones. o Valido Hasta: seleccione del calendario que se despliega la vigencia del valor o los valores antes ingresados.

El valor que se ingresa en el campo de Variable de pago de servicio, nicamente se debe hacer en datos numricos, si la condicin obliga a incluir datos alfanumricos, es necesario incluirlos dentro del paso correspondiente al pago. Solamente se acepta una opcin sobre el tipo de pago del servicio.

Pago Fijo

Figura 99. Seccin Datos sobre el pago fijo - mdulo Servicios

Pago Variable

Figura 100. Seccin Datos sobre el pago variable - mdulo Servicios

Cargue o actualice la cuenta en la que se realiza el Pago del Servicio

Figura 101. Seccin cuenta en la que se realiza el pago - mdulo Servicios


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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: Tipo: seleccione la opcin que corresponde al tipo de cuenta que tiene la Entidad para que le sea consignado el valor relacionado con el pago del servicio. Banco: seleccione el Banco en donde la Entidad tiene la cuenta para que le sea consignado el valor relacionado con el pago del servicio Nmero de la Cuenta: escriba el nmero de cuenta seleccionada en los campos anteriores.

Hacer clic en el botn Adicionar Cuenta la informacin digitada se reflejar en la relacin de Cuenta(s) para realizar el pago. Repita las indicaciones de este paso cuantas veces se requiera.

Cargue o actualice los pasos que se deben realizar al interior de la Entidad para dar solucin al Servicio

Figura 102. Seccin pasos que se deben realizar al interior de la Entidad - Mdulo Servicios

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los siguientes campos: Paso: describa la accin a realizar al interior de la Entidad para que se produzca el servicio. Orden: escriba el nmero de orden que corresponde el paso descrito.

Hacer clic en el botn Adicionar Paso, se adicionar el ltimo creado.

Guarde los Cambios Realizados Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Pulse el botn [Salvar] localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Figura 103. Guardar cambios realizados Pgina 81 de 101

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3.10.2.4 Respuesta

Cargue o actualice los datos correspondientes a la Respuesta del Servicio

Figura 104. Seccin respuesta del servicio - Mdulo Servicios

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Dependencia que resuelve el servicio: escriba la dependencia a la que corresponde la coordinacin administrativa del servicio. Cargo: especifique el nombre del cargo superior que resuelve definitivamente el servicio. Tipo de respuesta: seleccione la opcin que ms se ajuste al tipo de respuesta que se obtiene como resultado del servicio. Descripcin: con mayor claridad, describa la respuesta que se obtuvo como resultado del servicio. Condiciona: diligencie este campo en caso de respuestas condicionales, describiendo la condicin que se debe aplicar para recibir esta respuesta. Atributo de la respuesta: seleccione la opcin o caracterstica que ms se ajuste al resultado del servicio. Hacer en el botn Adicionar o Retirar para incluir o eliminar los atributos elegidos. Si necesita incluir ms clases de atributos de la respuesta, repita la indicacin anterior el nmero de veces necesario, el resultado se reflejar en la lista de Atributos seleccionados. Forma de envi de la respuesta: seleccione la forma de envo del resultado o respuesta del servicio. Hacer en el botn Adicionar o Retirar para incluir o eliminar las formas de envo elegidas. Si necesita incluir ms Formas de envo de la respuesta, repita la indicacin anterior el nmero de veces necesario, el resultado se reflejar en la lista formas de envo seleccionadas. Plazo para dar la respuesta: escriba en el recuadro el tiempo en el cual se le da respuesta a una solicitud del servicio. De la lista de seleccin, elija la unidad de medida de tiempo (minutos, horas, das, meses, aos)
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Aproximado: Active este campo si es necesario. Hacer en el botn Adicionar Respuesta para incluir todos los datos registrados relacionados con respuesta.

Cargue o actualice el dato correspondiente a Vigencia del Servicio

Figura 105. Seccin pasos Seguimiento del Ciudadano - mdulo Servicios

Seleccione el dato correspondiente al siguiente campo: Seguimiento del ciudadano: active la opcin apropiada de acuerdo al servicio. Si presiona la opcin S, se desplegarn los campos correspondientes a: Medios: seleccione o ingrese la respectiva informacin a los siguientes campos: o Tipo de medio: elija de la lista el medio que tiene la Entidad para que el ciudadano pueda hacer seguimiento al servicio. o Descripcin: especifique en qu consiste o cmo se accede al medio que puede realizar este paso. Ejemplo: si el medio por el que se puede realizar el paso es a travs de la pgina Internet de la Entidad, se debe escribir el sitio Web (URL) a donde el ciudadano va acceder. Igualmente, si es a travs de una lnea telefnica mencionar su n mero con las extensiones e xact as. En co nclusin, se trata de detallar los datos que el ciudada no debe conocer p ara ejecutar el paso que se e st incluyen do.

Hacer clic en el botn Adicionar Medio, incluir todos los datos ingresados en los campos pertenecientes a este paso. Los resultados se vern reflejados en la lista de medios seleccionados. Cargue o actualice el dato correspondiente a Vigencia del Servicio ingrese la cantidad de das, horas, meses que puede durar la ejecucin del servicio.

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Figura 106. Seccin vigencia del servicio

Cantidad: ingrese en nmero la cantidad, en el campo correspondiente a seleccione escoja una unidad de tiempo de la lista desplegable. Cuando no necesita ingresar una cantidad debe seleccionar de la lista la opcin Todos e ingresar un comentario. Comentario: ingrese un comentario relacionado con la vigencia.

Hacer clic en el botn Adicionar Vigencia, incluir todos los datos ingresados en los campos pertenecientes a este paso, si desea incluir ms vigencias repita todas las indicaciones anteriores. Los resultados se vern reflejados en la lista de Medios seleccionados. Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Guarde los Cambios Realizados Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Hacer clic en el botn Salvar localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Figura 107. Guardar respuesta

3.10.2.5

Normas y Estadsticas

Cargue o actualice los datos correspondientes a la normatividad que regula el Servicio En la pestaa de Normas y Estadsticas se ingresa la informacin correspondiente a las normas que respaldan los servicios (Acuerdos, circulares, leyes, estatutos, decretos, etc.), la interdependencia entre los trmites anteriormente registrados y el nuevo trmite, la informacin estadstica de algunos tems correspondientes al ao anterior y la informacin de racionalizacin del trmite y/o servicio. La pestaa completa se puede observar en la siguiente imagen.

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Cargue o actualice los datos correspondientes a la normatividad que regula el Servicio

Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Tipo de Norma: elija de la lista de seleccin el tipo de la norma corresponde.

Si requiere adicionar enlaces donde se pueda acceder archivos o pginas Web, relacionados con la norma puede utilizar la barra de herramientas (actvela haciendo clic en el cono ) de esta forma podr adicionar la informacin adicional requerida para el servicio.

Figura 108. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Tipo de Norma

Nmero: escriba el nmero de la norma y su nombre, incluyendo los artculos que tienen referencia con el trmite. Ao: escriba el ao en que fue expedida la norma. Artculo: ingrese el artculo o los artculos relacionado con la norma. Haga clic en el Botn Adicionar
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Articulo. Presione el botn Adicionar Norma, el cual adiciona la totalidad de informacin ingresada al respecto, incluyendo los artculos. Si requiere adicionar ms normas repita las indicaciones anteriores, los resultados se vern reflejados en la lista de Normas. Si desea borrar alguna disposicin legal marque el recuadro correspondiente y hacer clic en el botn Borrar. En el campo Nmero es indispensable escribir el nmero del soporte jurdico y el articulado que hace relacin al servicio, as mismo, en este recuadro se escribe el nombre de la disposicin legal, como en el caso del servicio Solicitud para obtener la Nacionalidad Colombiana del Ministerio de Relaciones Exteriores en donde una de sus normas es el Decreto 1869 Cdigo de Procedimiento Civil, artculo 259, Ao 1993.

Cargue o actualice los datos correspondientes a la relacin del servicio con otros servicios precedentes

Figura 109. Seccin relacin del servicio con otros servicios - Mdulo Servicios

La informacin que se incluya en este paso es de vital importancia para llevar a cabo un anlisis sobre aquellos servicios que debe realizar el ciudadano previamente para iniciar el servicio en su Entidad. De esta manera, se pretende lograr una racionalizacin de servicios transversal a varias Entidades la Administracin Pblica Colombiana. Asimismo, se pretende disminuir los pasos que deben ejecutar tanto los ciudadanos como las Entidades a su interior, reduciendo requisitos, documentos, demoras y costos innecesarios. Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Cargue actualice las estadsticas sobre el servicio Ingrese y seleccione los datos correspondientes a los campos de texto: 1 Diligencie los campos correspondientes a Valor Ao Anterior y Valor Ao Vigente. 2 Presione el botn Actualizar Indicadores, actualiza el ao del valor anterior y del ao vigente del indicador.

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Figura 110. Seccin Estadsticas - Mdulo Servicios

Los indicadores que se muestran en este paso fueron incluidos de manera previa por el Administrador del DAFP (Departamento Administrativo de la Funcin Pblica), solamente debe actualizar los valores de los campos valor ao anterior y valor ao vigente.

Cargue o actualice la informacin sobre racionalizacin del servicio

Figura 111. Seccin Racionalizacin del servicio - Mdulo Servicios

La informacin que incluya en este paso corresponde a los datos de servicios que han sido racionalizados alguna vez. Seleccione e ingrese los datos correspondientes a los campos de texto: Tipo de Racionalizacin: seleccione el tipo de racionalizacin realizada. Descripcin Antes: describa la racionalizacin realizada y los resultados obtenidos para el proceso
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA actual. Descripcin Despus: describa la racionalizacin realizada y los resultados obtenidos para el proceso que est ingresando. Fecha de racionalizacin: pulse la flecha, del calendario que se despliega seleccione la fecha en que se llev a cabo la racionalizacin. Soporte Jurdico: escriba el tipo de norma con que se oficializ la racionalizacin. Si requiere adicionar enlaces a campos y/o secciones para acceder archivos o pginas Web, relacionados con el tipo de soporte jurdico puede utilizar la barra de herramientas (actvela mediante el botn, localizado en la parte inferior del campo tipo de requisito) de esta forma podr adicionar la informacin adicional requerida para el servicio.

Figura 112. Adicin de enlaces a campos y/o secciones para Soporte jurdico

Acta: Si elije la opcin Acta se deshabilita el listado Tipo de Norma.

Figura 113. Si elije la opcin Acta se deshabilita el listado Soporte Jurdico

Nmero Ao Norma: diligencie los datos correspondientes en relacin con la norma que se est ingresando.

Presione el botn Adicionar Racionalizacin, para adicionar el ltimo registro creado y podr visualizar
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en la parte inferior toda la informacin referente a racionalizacin del servicio.

Guarde los Cambios Realizados Verifique que la informacin cargada o modificada en la pgina es correcta. Hacer clic en el botn Salvar localizado en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Figura 114. Guardar Servicio Normas y Estadsticas

3.10.2.6

Verificacin Entidad

En este formulario se encuentran los datos del administrador vigente en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, responsable de la verificacin ingresada al sistema por parte de la entidad usuario. No es necesario tomar ninguna accin en esta pantalla.

3.10.2.7

Exporte la informacin sobre Racionalizacin del Servicio

Ingrese y seleccione la siguiente ruta (MEN DE HERRAMIENTAS Trmites y Servicios Buscar Servicios), realice la bsqueda de los servicios que desea exportar a Excel.

Figura 115. Bsqueda de Trmites y Servicios

Seleccione la opcin Exportar Datos, ubicado en la parte inferior de la seccin Resultados de la bsqueda.
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Figura 116. Exportar a Excel los servicios consultados

Figura 117. Ventana de decisin para descargar informacin

El sistema despliega en pantalla una hoja de Excel con los servicios consultados.

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Figura 118. Hoja de Excel con los servicios consultados

La informacin generada en archivo Excel es el resultado de la bsqueda realizada por el usuario, este archivo contiene informacin nicamente para los servicios que tengan registros de racionalizacin. 3.10.2.8 Estados de un servicio Un servicio creado no est aun publicado en el SUIT, de igual modo, para ejecutar alguna modificacin sobre el servicio es necesario que la modificacin sea autorizada por el Administrador central el cual revisa la modificacin que la Entidad pretende realizar de tal manera que la aprueba o desaprueba. El Portal del Estado Colombiano SUIT, debe verificar cuidadosamente la informacin sobre el servicio, pues lo que queda publicado en este sistema corresponde a la informacin oficial y nica sobre el servicio, y ningn funcionario de la Entidad podr exigir documentos o requisitos diferentes a los aqu publicados. Es por esta razn los servicios, despus de haber sido cargados en el sistema o si es necesario realizar alguna modificacin, deben pasar por la aprobacin de la administracin central del SUIT, esto conlleva a que el servicio pase por una serie de estados que se muestran a continuacin.

Figura 119. Proceso para publicar un servicio


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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA 3.10.2.9 Aprobacin para publicacin de un servicio creado

Figura 120. Aprobacin para publicacin de un servicio creado

Accin de un servicio creado En el men principal escoja la opcin Tareas Pendientes del mdulo Tareas. En el listado de tareas pendientes que se abre en el marco principal busque el servicio que desea enviar para aprobacin. Si antes de enviar el servicio a aprobacin desea comprobar la forma en la que el ciudadano ver la informacin sobre el servicio, con el botn principal del ratn pulse el cono preview ( ). Una vista previa de lo que ver el ciudadano al entrar a la informacin sobre el servicio aparecer en una ventana emergente. Cierre la ventana emergente de vista previa para continuar.

Figura 121. Botn Preview

Bajo la columna Accin, de la lista que aparece, seleccione la opcin Enviar para aprobacin. Si desea aadir comentarios adicionales para que sean ledos y tenidos en cuenta por el aprobador de servicios, siga estas instrucciones:

Figura 122. Botn Comentarios

Haga clic sobre el cono ( ) que aparece en la columna Comentarios. Aparecer una ventana emergente con el formulario para hacer comentarios. Introduzca su comentario en el campo de texto destinado para tal fin. Haga clic sobre el botn Hacer Comentario. El comentario deber aparecer en la tabla localizada en la parte superior de la ventana emergente. Repita el procedimiento si desea agregar ms comentarios. Con el ratn pulse el botn Cerrar Ventana para terminar el procedimiento de aadir comentarios.

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Figura 123. Comentario de un servicio

Para someter el servicio a aprobacin, presione la flecha derecha del campo Accin.

localizada inmediatamente a la

En la pantalla de Tareas Pendientes usted encontrar los servicios que se encuentran En edicin En Correccin por parte del aprobador de servicios. Usted puede modificar stos elementos y enviarlos para ser aprobados y publicados. Con este paso finaliza la tarea Cargue o actualice la informacin de servicios.

3.10.2.10

Modificacin de servicios publicados

En el resultado de la bsqueda de Servicios desde el men Trmites seleccione el servicio a modificar, el cual debe estar en estado publicado Bajo la columna Accin, de la lista que aparece, seleccione la opcin Enviar para actualizacin o Enviar para Edicin Si desea aadir comentarios adicionales para que sean ledos y tenidos en cuenta por el aprobador de trmites, siga estas instrucciones: 1. Haga clic sobre el cono ( ) que aparece en la columna Comentarios. Aparecer una

ventana emergente con el formulario para hacer comentarios. 2. Introduzca su comentario en el campo de texto destinado para tal fin. 3. Hacer clic sobre el botn Hacer Comentario. 4. El comentario deber aparecer en la tabla localizada en la parte superior de la ventana emergente. 5. Repita el procedimiento si desea agregar ms comentarios. 6. Con el ratn pulse el botn Cerrar Ventana para terminar el procedimiento de aadir comentarios.

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Figura 124. Hacer comentario de un servicio

En comentario en caso de modificacin de un servicio publicado es obligatorio, si no ingresa ningn comentario aparece el siguiente mensaje.

Figura 125. Mensaje de advertencia para la accin de un Servicio

Para someter el servicio a Edicin o Actualizacin, presione la flecha inmediatamente a la derecha del campo Accin.

localizada

Las acciones Enviar para Edicin y Enviar para Actualizacin se muestran nicamente para trmites publicados. Cuando el Servicio cambia a estado En Edicin se mantiene publicado en Portal del Estado Colombiano. Cuando el Servicio cambia a estado En Actualizacin se deshabilita en el Portal de Estado Colombiano.

Figura 126. Enviar servicio a actualizacin o edicin

Bsqueda del servicio En la opcin Buscar Trmites y Servicios podr buscar los Trmites por diferentes opciones:

Bsqueda general

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Figura 127. Buscador de Trmites y Servicios - Bsqueda General

Nombre: ingrese el nombre del servicio, puede ingresar el nombre completo de la entidad o una parte del nombre. Perfil: seleccione una de las opciones de la lista. Sector: seleccione una de las opciones de la lista. Buscar Entidad: haga clic sobre el botn y seleccione una entidad.

Bsqueda avanzada

Figura 128. Buscador de Trmites y Servicios - Bsqueda avanzada

Nombre: ingrese el nombre del servicio, puede ingresar el nombre completo de la entidad o una parte del nombre. Perfil: seleccione una de las opciones de la lista. Sector: seleccione una de las opciones de la lista. Buscar Entidad: haga clic sobre el botn y seleccione una entidad. Situacin Laboral: seleccione una de las opciones de la lista. Tipo de Servicio: seleccione una de las opciones de la lista. Estado: seleccione una de las opciones de la lista. Edad: seleccione una de las opciones de la lista.
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COORDINACIN DE DESARROLLOS TECNOLGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA Servicio realizado por medios electrnicos: marque una de las opciones. Grupos Especiales: seleccione una de las opciones de la lista. Servicios visibles desde el Portal del Estado Colombiano: marcar la casilla si la consulta de resultados quiere realizarla visibles al ciudadano. Servicio: cuadro de chequeo para buscar y mostrar la informacin de servicios.

Presione el botn [Buscar], el resultado de la bsqueda se mostrar en un listado de la siguiente forma:

Figura 129. Resultado buscador de servicios

Puede editar una entidad haciendo clic en el <Nombre del Servicio> Para borrar una o varias Trmites, se deben marcar en la columna (Borrar) y posteriormente oprimir el botn [Borrar]. Otra opcin de bsqueda es haciendo clic en la letra correspondiente a la letra inicial del trmite que busca, se desplegarn todos los servicios que tenga en su nombre esta letra como inicial. Una vez lo encuentre del listado de resultados, plselo para traer el contenido de su informacin y pueda actualizarla.

Existen entidades que ya cuentan con servicios en el Portal del Estado Colombiano SUIT, por lo tanto, es necesario que indague primero si se encuentra o no para saber si debe crearlo o solamente actualizar su informacin, entonces: Si busca por el nombre del servicio, no es necesario poner el nombre completo. Digite en el espacio una palabra o parte de una palabra que haga parte del nombre y sea exclusiva de ste.
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Despus oprima el botn [Buscar]. Si busca por estado en que se encuentra el servicio, debe seleccionar de la lista el estado que desea consultar.

Bsqueda Avanzada por Edad El sistema presentar los resultados de la bsqueda por estado del servicio:

Figura 130. Resultado de una bsqueda del servicio

Pulse el servicio que desea actualizar; la informacin que lo constituye est clasificada en cinco (5) secciones o pestaas tituladas: Informacin General, Lugares y Fechas, Pasos y Requisitos, Respuesta, Normas y Estadsticas y Verificacin Entidad.

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4.
DAFP. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. GEL. Gobierno en Lnea. HSH. Heinsohn Business Technology.

TERMINOLOGA

Log. Un log es un registro oficial de eventos durante un rango de tiempo en particular. Para los profesionales en seguridad informtica es usado para registrar datos o informacin sobre quin, qu, cundo, dnde y por qu (who, what, when, where y why) un evento ocurre para un dispositivo en particular o aplicacin. Mantenimiento: El estndar IEEE 1219 [IEEE, 1993] define el Mantenimiento del Software como la modificacin de un producto software despus de haber sido entregado (a los usuarios o clientes) con el fin de corregir defectos, mejorar el rendimiento u otros atributos, o adaptarlo a un cambio en el entorno. Mantenimiento Adaptativo: son las modificaciones que afectan a los entornos en los que el sistema opera, por ejemplo, cambios de configuracin del hardware, software de base, gestores de base de datos, comunicaciones, etc. Mantenimiento Correctivo: son aquellos cambios precisos para corregir errores del aplicativo. Mantenimiento Evolutivo: son las incorporaciones, modificaciones y eliminaciones necesarias en el aplicativo para cubrir la expansin o cambio en las necesidades del usuario. Mantenimiento Perfectivo: son las acciones llevadas a cabo para mejorar la calidad interna de los sistemas en cualquiera de sus aspectos: reestructuracin del cdigo, definicin ms clara del sistema y optimizacin del rendimiento y eficiencia. PAdC. Programa de Agenda de Conectividad. Racionalizacin de Trmites. Es aplicar estrategias efectivas de simplificacin, automatizacin y optimizacin de los procesos y procedimientos para que los trmites sean simples, eficientes, directos y oportunos para acercar el Estado al ciudadano. RDC. Redcom de Colombia. Firma interventora. Servicio. Es el conjunto de acciones o actividades de carcter misional, diseadas para incrementar la satisfaccin del usuario, dndole valor agregado a las funciones de la entidad. Los servicios se entienden como los procedimientos administrativos que deben ser publicados en el Portal del Estado Colombiano PEC de acuerdo la Ley 962 de 2005. Sistema nico de Informacin de Trmites (SUIT). Sistema administrado por el DAFP para el control de informacin de los diferentes trmites y servicios ofrecidos por entidades del estado Colombiano. Software Base. Software de sistemas operativos, motores de bases de datos, servidores de aplicaciones, software de seguridad basado en certificados o firmas digitales, sistemas misionales de entidades.
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Trmite. Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin, prevista o autorizada por la ley. El trmite se inicia cuando un particular activa el aparato pblico a travs de una peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando la Administracin Pblica se pronuncia sobre ste, aceptando o denegando la solicitud. Webservice: Un servicio web (en ingls, Web service) es un conjunto de protocolos y estndares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones. Distintas aplicaciones de software desarrolladas en lenguajes de programacin diferentes, y ejecutadas sobre cualquier plataforma, pueden utilizar los servicios web para intercambiar datos en redes de ordenadores como Internet. La interoperabilidad se consigue mediante la adopcin de estndares abiertos. Las organizaciones OASIS y W3C son los comits responsables de la arquitectura y reglamentacin de los servicios Web. Para mejorar la interoperabilidad entre distintas implementaciones de servicios Web se ha creado el organismo WS-I, encargado de desarrollar diversos perfiles para definir de manera ms exhaustiva estos estndares.

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5.
Documentacin Funcional del Servicio de (GLFS_HSH_SUIT_DocFuncIntegracionDistrito.v1.0.doc). Integracin SUIT

APNDICES
Distrito

Documentacin del Proceso Automtico de Alcaldas GEL-T y Distrito en el SUIT (GLFS_HSH_SUIT_DocUsoTareaActualizacionEntidades.v2.0.doc).

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