CODIGO: FOR-26-PRO-SIG-01

PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

VERSIÓN: 01
VIGENTE DESDE: 23/09/2020
FORMATO: DETERMINACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
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Procedimiento de Remisión de Comunicaciones por la Mesa de Salida

DETERMINACIÓN DE RIESGOS
Exposición al riesgo Plan de tratamiento de los riesgos

Descripción de la actividad Riesgo Causas Consecuencias Impacto (I) Probabillidad (P) Verificación de la Oportunidad de mejora
Factor de Riesgo Zona de Plan de acción/ medidas a
Nivel del Riesgo Responsable Recursos Plazo Seguimiento implantación de
(IXP) Riesgo implantar
acciones

Proporcionar capacitación
Material de
Registro de al registrador -
Registro inadecuado de El registrador comete errores al Podrían enviarse documentos a Encargado de la Mesa capacitacion, Evaluar la calidad de Verificar registros de Comunicaciones
Comunicaciones para 5 2 10 ALTO ALTO Implementación de un 1 mes
comunicaciones registrar las comunicaciones destinatarios equivocados de Salida tiempo de los registros manera regular registradas sin errores
su Remisión proceso de doble
capacitación
verificación

El auxiliar de correspondencia o el Retrasos en la entrega de Establecer un cronograma Calendario, Supervisar el

Elaboración de plan de Retrasos en la elaboración del plan Auxiliar de Comparar los plazos con
encargado de correspondencia no documentos importantes, lo que 5 1 5 MEDIO MEDIO estricto para la elaboracion herramientas de 2 semanas progreso del plan Plan de ruta sin retrasos
ruta de entrega de ruta correspondencia el cronograma
elaboran el plan de ruta a tiempo afectaría la eficiencia del proceso. del plan planificación diariamente

Tiempo de
El encargado de correspondencia no Podrían enviarse documentos de
Aprobación del plan de Aprobación insuficiente del plan de Implementar un proceso de Encargado de revisión. Verificar la calidad Evaluar comentarios y Plan de ruta aprobado a
revisa adecuadamente el plan de manera inadecuada o sin considerar 5 2 10 ALTO ALTO 2 semanas
ruta ruta revisión exhaustiva correspondencia Formularios de de las revisiones retroalimentación tiempo
ruta la prioridad de entrega.
revisión

Documentos importantes podrían Proporcionar capacitación Supervisar la

Realizar seguimiento de
perderse o entregarse a destinatarios al mensajer externo, Material de entrega y Distribución de la
Distribución de la Errores en la distribución por parte El mensajero externo comete Supervisor de la capacitación y evaluar
incorrectos, lo que podría tener un 5 2 10 ALTO ALTO establecer un sistema de capacitación y 1 mes recolección diaria e correspondencia al
correspondencia del mensajero errores en la distribución mensajero el rendimiento del
impacto grave en la reputación de la registro de entrega y asignar rutas de entrega investigar cualquier destinatario correcto
mensajero
institución. rutas de entraga claras error reportado

Desarrollar un plan de Probar el plan de

Seguimiento al contingencia detallado. Personal asignado contingencia Evaluar la eficacia del Detectar problemas y
Podría ser difícil detectar problemas Encargado Mesa de
sistema de Falta de un sistema de seguimiento Falta de planificación 4 1 4 MEDIO MEDIO Asignar roles y y recursos de 2 meses periódicamente y plan despues de cada resolverlos antes que
o retrasos en el proceso a tiempo. Salidad
correspondencia responsabilidades en caso contingencia capacitar al personal incidente afecten el sistema
de problemas sobre el plan